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公司档案管理方案范文1
1保障性住房的界定与类别
保障性住房与其它形式的住房不同，是政府部门为了保障中低收入家庭的基本生活而采取分类保障的措施，为这部分人群提供住房，以此政府部门有详细规定，供应对象、建设标准、销售价格、租金等都有特殊的要求和限制，体现出社会保障性。我国重视保障性住房建设工作，所涵盖的内容比较广泛，城市低收入住房困难的廉租房，经济适用房，农民安置房，棚户区改造房都属于保障性住房的范畴，除此之外一些林区、垦区、煤矿棚户区改造问题也提到议事日程上来，游牧民定居工程正在开展之中，农村危房改造试点工程已初步取是成效。
2住房保障档案的特点
所有的档案材料都要遵循真实性、客观性的原则，除了这些基本要求外，住房保障档案还具有自身的特殊性，下面予以详细介绍:
2．1复杂性
从住房保障档案的内容看，需要对保障性住房的房源真实的记录下来，另外住房保障对象的情况也需要掌握，这些资料必须是真实有效的，由街道办事处、住房保障机构、公安民政等部门提供，必要时可以向住房公积金管理部门以及社会保障部门调取相关资料，税务部门和工商管理部门也要提供支持，档案内所有资料都必须是真实的，要把住房保障管理的情况真实记录在案。
2．2专业性
为了加强保障性住房的管理，国家档案局在2011年11月规定，对住房保障档案进行调整，被列入民生类、国家基本专业档案目录之中，由专业主管部门行使管理权，档案行政管理部门则承担起监管控制的责任。保障性住房档案管理必须要加强，遵循严谨规范的原则，内容要具有广泛性，涉及国家方针政策、法律法规、城市规划等方面的内容，具有较强的专业知识和技能。
2．3实用性
住房保障档案是一项重要的管理内容，参考价值和凭证作用显著，如果住房出现产权变更或用途变更时，需要进行档案查询来进行后续操作。在遇到房拆迁和产权纠纷时，查询档案可以更好的解决问题。尤其是随着档案管理的升级，电子档案已应用于房产管理之中，记录和调阅更加方便快捷，档案管理的功效更加突出。
2．4动态性
由于住房保障形式呈现出多样化的局面，加之制度改革对管理具有促进作用，保障房的手续也发生变化，申请条件和保障标准处于调整之中，而保障房的档案内容也不断发生变化。保障房与商品房不同，并非终身制，即使获取了保障房，如果人口和收入发生变化，也可能会不符合保障条件;而待保障家庭也会因为家庭收入的变化符合或失去保障资格。
3实施住房保障档案信息化管理的方法
3．1住房保障档案信息化建设的目标
住房档案实行信息化管理是发展的需要，首先要做的是档案资料数字化，在此环节涉及到申请对象所提供的财产证明、房产证、婚姻证等相关资料，各种审批表格和资料也需要进行数字化处理，运用扫描的方法使这些资料能够快速的被收录到档案信息管理之中。需要强调的是住房保障业务管理与档案信息管理通过有效的方法进行对接，使保障性住房申请操作更加规范化，各项业务的审核等工作由于运用了数字信息等高科技手段，使可视化管理模式变为现实。另外不同部门的管理者在查询和使用管理系统时，要在权限允许的范围内进行操作。
3．2住房保障档案信息化建设的建设方案
3．2．1住房保障档案的业务管理流程
住房保障档案管理随着时代的发展而进步，信息化管理模式已初步构建完成，但是业务流程还需要优化并随时进行调整，业务管理和档案管理不再处于独立状态，而是实施有效的结合，在进行业务管理活动时，需要把档案管理纳入其中，并使其成为业务管理的基础环节，在整个业务管理活动中，档案管理是重要内容，是后继业务开展的基础。
3．2．2住房保障档案信息化管理的数据处理流程
在住房保障档案信息化管理过程中，需要遵循标准化业务流程，并对相关数据和内容进行处理等操作，在此过程中，街道住房保障部门起到重要作用，大部分资料收集工作由该部门负责，并把所搜集的纸质资料进行处理，使其转化为电子影像资料，所有相关资料都要转入数据库中进行统一管理，以便在住房保障业务管理系统中发挥出管理和调用功能。
3．2．3住房保障档案信息化管理的综合管理系统分析
档案管理信息系统所涵盖的内容具有广泛性，而住房保障档案信息化管理是重要部分，是住房保障档案管理升级的标志，为了更好的对住房保障档案进行有效管理，需要运用先进的科学技术，要把网络技术和数据库术应用于其中，尤其是GIS技术被纳入到管理体系中之后，住房档案信息化管理趋于完善。数据管理是个复杂的过程，在进行时需要以受保障对角为中心，对各项数据进行分析并实施有效管理，由房屋的地理位置等标识的关联性入手，使档案管理、文件管理、业务管理相互结合起来，管理效果更加显著。需要重视的是数据管理所涉及的内容比较广泛，需要与公安、银行、民政等部门进行数据信息的交流共享，采取这种方式虽然使信息来源被扩大，同时也使数据关系呈现出复杂化的特征。在这种情况下构建综合住房保障档案信息管理系统更具有必要性和重要性，不但可以使管理效率大幅提升，更主要的是实现信息共享，促进住房保障工作更加完善。
4结语
住房保障工作涉及到民生，社会效应较大。必须实施有效的住房保障档案管理，处于新的发展时期，相关部门要认识到完善管理的重要性，并在住房保障档案管理中融入现代高科技元素，构建完善的管理体系，使信息的透明度增强，促进住房保障工作向着规范化、合理化的方向发展。
作者:刘友海 单位:河北省秦皇岛市保障性住房管理中心监察科
参考文献:
公司档案管理方案范文2
摘要：档案管理信息化是档案管理工作的大趋势。文章分析了档案管理信息化为传统档案管理工作带来的巨大机遇，从地方院校特点出发，指出了当前地方院校在档案管理工作中存在的主要问题，提出了发展重点和对策。档案管理信息化是档案管理工作的大趋势。文章分析了档案管理信息化为传统档案管理工作带来的巨大机遇，从地方院校特点出发，指出了当前地方院校在档案管理工作中存在的主要问题，提出了发展重点和对策。
关键词 ：档案管理信息化 地方院校 共享
随着经济社会的快速发展，计算机技术、互联网技术日新月异，数字化、信息化手段突飞猛进。特别是近年来大数据、云计算的运用和飞速发展，互联网+成为我国经济社会进入新常态的新的发展引擎。互联网技术、计算机技术的发展给传统档案管理工作带来了巨大的机遇。
一、信息化为传统档案管理带来的机遇
长久以来，提到档案管理，往往使人联想到档案室、档案橱、档案袋、文件夹，与数字技术、计算机技术不搭界。信息技术、计算机技术与网络技术的迅猛发展，促进了档案管理信息化，给传统档案管理带来了崭新的发展机遇。
所谓档案管理信息化，通俗地讲，就是在档案管理的入档、保存、查询、利用等各个环节，运用现代的计算机、信息、网络技术，实现方便、快捷、安全地处理、管理、开发利用的过程。与传统的档案管理方式相比，档案管理信息化具有占用空间小、对保存环境要求低、不易损毁、存储方便、查询快捷、易于复制、利于传播、方便共享的优点，通过计算机、服务器就能存储海量的文字、音频、视频等各种介质档案，给传统档案管理带来革命性的变革。
1.改进储存保管方式，提高了档案管理的安全性和保管期限。数字化、信息化的档案管理是对传统档案储存、保管方式的根本性变革，也是有效补充。它能避免传统档案保管受外界环境影响大的弊端，如受潮、虫蛀、灾害风险等，也能杜绝因档案反复查询、借阅等容易造成的遗失、损坏等隐患。原始档案与数字档案相结合，甚至根据保管时效、重要性等选择只保存数字档案，将大幅度节省档案保管场馆与经费，为档案工作开创新局面。
2.方便查询、复制，充分发挥档案的信息功能。档案是重要的信息资源，档案的重要性不仅体现在通过提供佐证和相关资料，促进管理的规范化和决策的科学化，而且能为相关领域的调研分析、文献研究提供研究对象和证据资料。尤其应该指出的是，随着对档案的开发利用，随着档案信息共享的提升，“死档案”变成“活数据”，其重要性将获得极大提高。档案管理的信息化将极大地方便档案的检索查询、复制引用，从而使档案的信息功能得到充分发挥。
3.在线检索、联网共享将使档案功能产生质的提升。孤立的档案资料，经过信息化的处理手段，通过互联网平台，连接成线成网，实现联网共享，将在大数据、云计算等背景与平台下，产生一加一大于二的效果，使档案工作和档案功能产生质的飞跃，其重要性将随着信息技术、计算机技术、互联网技术的快速发展而逐步显现。
二、地方院校档案管理工作存在的主要问题
地方院校是我国高等教育的主体和主力军，是服务区域经济社会发展，为地方培养高素质人才的骨干力量。无论是学校数量，还是在校生规模，地方院校都占全国高等教育的绝大多数。但与全国重点高校相比，地方院校在办学条件、经济实力、政府支持力度等方面都不可同日而语，档案管理工作基础薄弱、投入不足、信息化程度低，难以适应信息化需求。
1.重视程度不够。受办学条件、资金实力等方面的限制，地方院校的档案管理工作往往起点低，底子薄，得不到足够的重视，不同程度地存在档案馆藏面积不足，设备陈旧，专业人员缺乏的问题，甚至部分学校的档案管理仅限于人事档案的保管和公文的保存，分布在各个职能部门，档案管理的信息化无从谈起。
2.投入不足。档案管理的信息化需要一定的投入，需要经济实力作为支撑。部分地方院校因为扩招和新校区建设，负债累累，有限的财力被优先用于保障教学、科研，作为小配角的档案管理自然投入不足，限制了场馆建设、信息化设备投入、人才引进和培养。
3.信息化程度亟待提高。首先是受管理体制及缺乏标准化的限制，档案分散于各个职能部门，没有实现校内联网、共享；其次是档案管理以传统方式为主、原始档案为主，多数未经过数字化处理，不适应档案信息化管理要求；再次是即使经过数字化、信息化处理，往往不能实现在线查询检索，未与社会联网，没有实现共享，没有充分发挥档案的信息效能。另外，地方院校档案管理工作中，不同程度地存在着管理体制不协调、标准规范相对滞后、管理人员素质不平衡的问题，不适应高校档案管理信息化建设的需要。
三、加强地方院校档案管理的重点和对策
加强地方院校档案管理信息化，必须立足院校实际，根据本校的经济实力和工作基础，先易后难，突出重点，强化特色，逐步推进档案管理信息化。
1.完善基础设施建设，加强纸质档案管理。首先从思想上重视档案工作，提高对档案信息价值的认识，逐步完善档案场馆等基础设施建设，为档案管理工作提供必要条件；其次要完善管理体制，加强档案标准化建设，按统一标准，及时做好相关档案的入档、采集、保管，把分散在各部门、各院系的档案集中管理；另外，考虑到我国的具体国情以及地方院校的实际情况，在很长时间内纸质档案仍是档案管理工作的主体，其特有的法律效力及原始凭证性质非电子档案能够替代，不能因为档案管理的信息化趋势而忽视纸质档案的管理。
2.加大信息化投入，强化档案的数字化和电子档案的收集、归档。多渠道筹措资金，加大对档案信息化工作的投入，配备必要的计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码相机等设备，逐步开展纸质档案的数字化加工和信息化处理，实现纸质文件、照片图纸、音像资料的数字化存储。同时，重视对电子档案、电子文件的采集、归档工作，发挥电子方案方便检索、存储、复制、传播的优势，作为纸质档案的有效补充。
3.逐步创造条件，实现档案信息的共享。通过构建档案管理信息系统，完善数据库建设，利用局域网和互联网平台，实现校内查询、检索、共享。在保证信息安全的前提下，通过数据加密、访问权限、安全通信等手段，实现档案信息的网络共享和在线利用，充分发挥档案的信息功能。
4.突出院校特色，提高档案信息对学校发展的贡献度。无论是综合性院校还是专业院校，虽然发展水平不同，办学历史有长短之分，但都对地方经济社会发展做出了突出贡献，也在办学中形成了自己的特色，培育了自己的重点学科和培养方向。发挥本校优势，突出自身特色，在条件有限的情况下重点做好有特色、本校特有档案的管理工作，如重点学科、特色专业、历史名人、校史沿革等档案管理，能发挥档案的独特价值，为学校的发展提升服务。
参考文献
[1]俞志华,王军宁.数字化时代高校档案管理信息化建设[J].合肥工业大学学报(社会科学版),2007,21(2):78-81
[ 2 ] 孙桂秀. 信息时代档案管理面临的挑战及对策[ J ] . 科技信息,2007(35):481-482
[ 3 ] 郭鸿雁. 加快高校档案管理信息化建设[ J ] . 商丘职业学院学报,2012,11(4):119-120
[4]高力.高校档案管理信息化建设的思考[J].中外企业家,2011(5):184-185
公司档案管理方案范文3
基于知识服务的档案管理模式的主要实践
1.基本活动方面
(1)从传统档案收集向档案知识积累拓展。建立数字档案馆系统与主要业务系统(包括工程项目系统、创新管理系统、客服知识库等)的接口与集成，全部实现数据自动归档导入；通过业务流程分析，确定每项主要业务活动中会产生哪些文件，哪些文件有价值，应该归档，从而制定更为详细、具体的文件材料归档范围；制定外部信息收集范围与程序；建立隐性知识显性化(文档化)的制度与方法，即确定哪些员工的哪些方面的隐性知识应该以何种方式进行显性化，形成文档；采用内容管理技术，全面推进企业内各种信息、知识的整合与集成，建立公司统一的知识库。
(2)从传统档案整理向档案知识组织发展。建立以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系，逐渐取代原来的分类方案，主分类体系。辅分类体系按照信息类型依次分为：制度与流程、模版与表格、行政公文、最佳实践与案例、计划与总结、合同与协议、策划与方案、会议材料、出版物、资质与证书、调研与咨询报告、媒体报道、行业资讯、培训课件与资料、技术图纸、其他，共计16项类目。
(3)从传统档案鉴定向档案知识评价创新。采用宏观鉴定论，根据机构的级别、职能活动的重要性对文件进行批处理式的鉴定，将高层机构在重要职能活动中形成的文件定为长久保存，将低级别机构在不重要的职能活动中形成的文件定为无需保存或短期保存。与档案形成者、利用者合作，共同鉴定档案价值。通过对利用情况的统计与对用户反馈信息的掌握，研究将一些档案的保管期限降低的可行性。
(4)从传统档案服务向档案知识服务过渡。将档案信息集成到省公司的统一搜索之中，为其他业务系统提供插件式服务，将档案知识服务融入企业工作流程，例如将档案知识服务融入到公文起草环节；以珠海分公司为试点，打通档案管理系统与知识管理系统之间的接口，将档案信息转化为知识资源，供知识管理系统调用；继续做好年鉴编纂，围绕公司核心业务、中心工作与战略决策，选择并实施编研项目。
2.支撑活动方面
(1)营造促进档案管理的企业文化。组织对各部门负责人、主要业务员工的档案知识管理培训，提高全员的档案知识意识；档案部门经常以彩信或短信的形式将档案工作情况发给各位员工了解，推动档案工作的发展；在公司网站、数字档案馆系统上，一组档案开发利用案例，提高公司员工对档案价值的重视；倡导“信息传递价值”、“知识创造价值”的企业文化氛围，打造成功的学习型组织。
(2)建立完善的档案管理组织与制度体系。广东移动建立了一套以省公司档案管理室为中心的，包括各市公司档案室，各部门、各项目专兼职档案管理人员在内的档案知识管理组织体系，并组织修订了知识管理工作制度、岗位职责、考核指标体系，使形成、积累文件，文件归档、知识贡献成为全员职责，这些为RMBKS的实施提供了充分的组织保障。
(3)实施档案人员的知识转型。公司组织对全省专职、兼职档案人员有关RMBKS的专题培训，积极参加移动通信系统内部的垂直交流与省内其他企事业单位的横向交流。同时，公司成立了内部档案工作协作组，针对档案知识管理热点难点、档案信息化等专题组织研讨。
(4)构建先进的数字档案馆系统。增加数字档案馆的内容管理功能，实现对各业务系统产生的各种各类数据、文档等的自动获取、充分集成；建设知识门户功能，形成统一的对外服务界面。借助数字档案馆系统，广东移动实现了档案借阅、赋权的短信审批，打造出了7×24(每周7天，每天24小时)的档案馆，实现档案管理由“纸质化无纸化无址化”的转变。数字档案馆系统的总体架构如图2所示。
3.基于知识服务的档案管理的总体成效
(1)档案知识资源体系基本建成。自2009年起，公司文件归档率接近100％；企业内部以文档为载体的显性知识归档、收集率达到100％；企业外部与公司经营战略、主要业务相关的信息收集达到80％以上；内部知识型员工的隐性知识显性化(文档化)达到50％以上；完成了数字档案馆系统与所有主要业务系统的接口或集成，基本实现了各种信息、知识的集成；数字档案馆系统新增了内容管理功能，基本建成了公司的知识文档库。
(2)档案开发利用体系初步形成。2005-2010年，省公司档案利用平均为8465卷件次／年，利用人次平均为39478人次／年；档案利用覆盖率达到90％，用户满意度达到80％以上；平均每年完成3册以上档案编研成果；平均每年为公司核心业务、中心工作和战略决策提供2次专题性档案知识服务。
(3)省市公司全部通过“国家二级”评审。2008年11月5日，省公司顺利通过企业档案管理“国家二级”评审。2010年9月，全省各市公司100％通过企业档案管理“国家二级”评审。2011年1月，广东移动成为广东省首批档案管理示范单位。
基于知识服务的档案管理模式的创新之处
1.理念与模式的创新
(1)从知识资产的角度重新认识档案。在传统观念中，档案是“历史记录”，人们更多地将其视为“故纸维”、“旧资料”。而RMBKS使人们充分地认识到，档案作为一种显性知识的载体、隐性知识显性化的工具，是企业重要的信息资源和知识资产。良好的档案管理可以有效地支持公司业务运转、有力地推动企业战略落实。
(2)体现以用户为中心的理念。RMBKS实行“用户需要什么，我们就收集什么”的档案知识积累原则，从用户的习惯出发进行档案知识组织，尊重用户的判断开展档案知识评价，实行“用户想怎样用，就让用户怎样用”的档案知识服务原则，充分体现了以用户为中心、以需求为导向的理念。
(3)实现从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。RMBKS从传统的对档案实体的关注，转移到了对档案所蕴含的信息、知识的关注；用先进
的信息技术、知识技术取代了传统的手工管理技术；从为用户提供浅层的、零散的档案实体查阅、复制等服务，提升到了提供深层的、系统的信息、知识服务，从而实现了从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。
(4)实现文档一体化、图书情报档案一体化。RMBKS强调运用文件生命周期理论、文件连续体理论和信息全生命周期理论，对文件运动和文件管理实行全过程管理和前端控制，而且强调档案管理与业务流程集成，将文件生成、归档与利用等活动，嵌入业务流程中，从而真正实现了文件、档案一体化管理。RMBKS强调将企业外部的信息(图书情报)也纳入档案知识资源范畴，一并管理，完全实现了图书、情报和档案一体化管理。
2.业务与制度的创新
(1)对归档与收集范围的拓展。RMBKS不囿于传统档案的概念，将一些非正式的文件材料、企业外部的信息、文档化的隐『生知识纳入档案知识资源范畴，纳入文件归档与档案收集范围，大大拓展了传统的归档与收集范围。
(2)对档案分类方案的丰富。RMBKS提出了以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系的概念与方案，是对传统档案单一分类方案的丰富。
(3)对档案鉴定制度的创新。RMBKS尊重用户对档案的知识价值的认识与判断，强调档案形成者、利用者参与档案价值鉴定的过程，是对传统档案鉴定制度的创新。
(4)对档案服务体系的变革。RMBKS的档案知识服务相对于传统档案服务在服务理念、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程、服务时效等方面具有革命性的创新。
3.技术与方法的创新
(1)档案管理系统功能的强化与完善。相对于传统档案管理软件而言，RMBKS大大增强了业务系统数据的导人与归档、外部信息的筛选与抓取、异构数据的集成管理、全图文检索、关键词搜索、RSS订阅、知识推送等方面的功能，使得RMBKS具有内容管理、知识管理的功能和特征。
(2)各种新技术在档案管理中的应用。RMBKS应用了内容管理、智能、统一搜索平台等先进技术，也使得档案知识门户、电子文件管理元数据等技术得到相应的完善。
基于知识服务的档案管理模式的推广意义
1.可以提升企业核心竞争力
RMBKS将档案视为信息资源和知识资产进行管理，强调充分实现档案的知识价值；RMBKS应用先进的技术，创新和拓展档案管理的各项业务环节，使之能更好地提供档案信息、知识服务，满足员工的需求，支撑核心业务的运转，从而可以大大提升企业的核心竞争力。
2.可以提高档案工作的地位与作用
RMBKS强调档案管理与业务流程相结合，为业务活动提供档案信息、知识服务，使档案管理由后台性、辅的工作变为前台性、支撑性的工作，可以大大提高档案工作的地位与作用。
公司档案管理方案范文4
1.系统开发。根据提升档案信息化建设的业务需求，经过调研、立项、招标、调查等建设步骤，最终确定系统开发公司，系统开发坚持开放性、完整性、易用性、可扩展性、安全性、先进性、规范性、可靠性、高效性等原则，确定公司需求的档案管理系统方案，依据系统方案开发档案管理系统。
2.应用架构。建设规划包含公司总部和所属单位，系统设计考虑了公司总部和所属单位的档案系统应用问题，采用统一规划、分级管理、按单位分布应用、数据集中存储、实体属地管理、数据逐级移交的总体管理模式，应用架构如下图所示：
3.系统功能。根据业务需要总共设置为收集管理、档案管理、档案利用、信息开发、系统维护等五大功能模块，实现文档管理业务的全过程、全方位的计算机管理，包括各种方式渠道的信息收集和实体收集、各种模式的信息整理和档案整理、实体档案保管和电子档案存储、档案信息综合开发和利用及实体档案利用、实体档案鉴定销毁和电子档案的销毁等管理功能。
4.数字化建设。档案数字化建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化装换、资源整理加工、建立资源库等内容，公司档案室采取三种方式进行数字化处理：第一是借助接口管理将收发文管理系统和项目管理系统中的电子文件进行接收管理，经整理形成可用电子文件；第二是采取自主加工与委托方式，利用数字化加工设备对所需要数字化档案进行加工，形成电子文件；第三是将积累保存的电子文件与档案管理管理系统进行链接，有效地满足档案数字化需求。
5.保障体系。安全保障体系上采取配备保护系统安全的软硬件设施和建立安全保障制度的方法，通过定期备份、权限管理、水印加密、网络控制等措施实现在安全体系下的档案利用、信息传递和资源共享，安全体系。
6.平台接口。平台接口就是采用开放的数据格式标准、统一的数据转换流程、集成的交换处理界面、便于扩展功能的模块化系统架构，无缝集成于OA平台、项目管理系统以及各项业务系统中，通过WEBSERVICE，实现人员CA身份认证、数据检索、数据传输和资源共享。
7.检索利用。档案管理系统全文检索系统内嵌快速OCR技术，可以无须人工干预，自动识别扫描文件，形成索引库，同时嵌入档案信息服务网站之中，受到档案权限的管理和控制，与档案管理系统融为一体，利用者根据需求，调取利用文件，如需原件，可进行网上预约借阅，检索利用。
二、成效与创新
截至目前，档案信息化建设稳中求进，综合档案管理系统运行正常，所属各单位及各部门反应良好，档案管理网页年均浏览量28012次/人，现场调阅年均5166次/人，年均借阅18617于件（卷），有效地服务于公司生产经营、安全运营和品牌建设，各个阶段性成果受到上级单位及本单位领导的认可，特别是公司特级资质申报过程中受到国家住房建设部领导认可与好评。档案信息化建设中探索适合于新形势下档案工作特点和需求的现代化档案管理模式，结合项目档案建设的自身特点和发展需要，开展档案管理和利用模式的创新、理念创新和技术创新，建设成果体现了档案信息存储简便、利用上不受时间和空间限制的优势，同时，档案工作者也在信息化建设过程中创新了管理。
1.新的技术成果广泛利用。系统管理开发过程中，充分利用在线OCR技术、XML技术、图像处理技术、检索技术、数据交换技术、流数据文件浏览技术、高压缩比技术和系统接口技术等前沿的新技术、新方法、新模式，体现了档案信息化建设水平上的提升。
2.传统借阅方式的改变。基于数字标签识别技术的电子文件跟踪系统的开发和应用，使得档案管理系统能够实现智能化的条形码打印，档案人员在档案整理中，将档案号和条形码通过打印设备打印出条码纸，档案利用者借阅档案时，档案人员使用条码扫描器对档案上条码读取，系统将自动读取条码信息，进行系统借阅，档案利用者可以通过档案网页查询到借阅信息，档案借阅过程采取系统管理方式，改变了传统的纸质签字手续方式，体现先进的管理水平。
3.灵活适用的系统开发。档案管理信息系统灵活便捷体现在完善的定制工具功能上，系统采用结构化思想开发，各项功能采用积木式组合与集成，流程发生变化时可组合出新的需要管理平台。可定义各种类型档案的数据结构、屏幕显示布局、打印格式、数据完整性限制要求、数据正确性限制要求、辅助组卷规则、快速输入辅助信息等。通过定制工具，可以定制适合各自业务需求的档案管理信息系统。
公司档案管理方案范文5
移动行业档案管理的集成思想与“四化”建设
所谓集成是指为实现特定的目标，集成主体创造性地对集成要素进行优化，并按照一定的集成模式构造成为一个有机整体系统，从而更大程度地提升集成体的整体性能，适应环境的变化，更加有效地实现特定的功能目标的过程。集成不是要素之间的简单叠加，而是按照一定方式进行的构造和整合，其目的在于实现集成整体功能的倍增和涌现。所以，集成的实质在于管理的创新与资源的整合。
从本质上说，集成管理是一种思想，它需要与具体的实践活动结合起来，才能充分地体现其价值。对于移动行业而言，将集成管理思想注入档案管理领域，尤其是提供电子文件管理解决方案，是非常适用的，但如何针对该行业档案管理的特点，在实践中发挥该种思想的价值，为企业的战略目标服务，则是一种管理模式能否成功的关键。
江苏省移动公司设计档案管理系统时就充分体现了集成思想，该管理系统的核心思想可以用“四化”来概括和描述，即档案资源数字化、管理流程一体化、信息管理标准化和信息服务网络化。
（1）档案资源数字化。从目前的实践状况看，移动公司的档案资源主要有两种形式，一种是天生的电子文件，一种是派生的电子文件，即传统档案的数字化。对于天生的电子文件要及时、完整的捕获和收集；而对于派生的电子文件，则需要通过一定的技术手段将传统档案进行模数转化。
（2）管理流程一体化。通过建立文档一体化，实现各类电子文件及时归档，使档案收集在时限上提前成为可能。通过与其他系统的无缝链接，以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控，跟踪管理，实时接收，用现代化手段对档案业务各流程进行管理，保证档案信息的齐全、完整、准确，从而实现真正意义上的文档一体化。
（3）信息管理标准化。标准化是信息资源集成和共享的前提条件之一。档案管理系统的建设必须要充分考虑这一因素，在系统搭建、流程设计和技术应用等方面都要兼顾国内外的一些相关的规定，尤其是面对移动企业内部“林立”的业务系统生成的档案信息，更需要采用统一、规范的管理方法和技术手段。
（4）信息服务网络化。移动公司的档案管理将是以价值为导向的档案知识管理模式，它将对档案资源进行整合和深度挖掘，通过统一的网络平台，及时有效地提供档案信息为企业服务，从而实现以企业战略为目标的价值管理模式，达到档案知识管理模式的进一步创新。
经笔者调研发现，正是以上述核心思想为基础，江苏移动设计和实施的档案管理系统，在实践中取得了很好的效果，进一步提高了江苏移动的档案信息化水平，有效帮助江苏移动实现了档案管理工作的新一轮发展。
解决方案的模式分析
移动行业形成的档案具有复杂、高密度、分散和规范等特点，结合这些特点，贯彻集成理念，移动行业档案管理要从档案信息资源集成、档案管理活动集成、业务活动集成、利用服务集成和纵向控制集成五个方面入手。
上述管理思想落实在实践中，需要有一定的技术方法加以实现。量子伟业在广西移动和江苏移动的档案管理系统建设项目中提出了一些科学、合理的解决方案。
1. 统一信息系统平台的建设
该平台的建设是为了解决移动行业文档的复杂性和分散性的问题，使文档信息资源得到“一体化”的管理。同时，该系统平台也为其他功能的实现提供了一个载体。其他子系统的建设都可以集成与该平台之上，进行统一管理。
针对移动企业的特点，在该平台的建设上采用了J2EE多层体系结构和Web Service 技术。
J2EE平台是目前为企业级应用提供分布式的、高可靠性的先进解决方案。J2EE 也是一个已经被实践证明，成熟的、成功的企业级应用解决方案，拥有大量的成功案例，J2EE 架构一般在大中型应用中使用比较多，在移动行业电子档案管理系统这样大型重点建设项目中，选择了J2EE 也就意味着选择了一个开放、自由、大型的技术应用平台。J2EE具有跨平台能力、成熟性、稳定性、安全性和第三方支持的优点。采用J2EE 技术架构，将大大提高系统的可移植性、安全性、标准化、可伸缩性、负载平衡和可重用性。
Web Service 是下一代的WWW技术，它允许在Web 站点上放置可编程的元素，能进行基于Web 的分布式计算和处理，把Internet/Intranet 变成一个虚拟计算环境的技术。在由Web Service 组成的虚拟环境中使用者可以为任何的客户端软件，例如浏览器，一般的Windows 或是Java 应用程序或是电子行动设备等，来调用Web Service 提供的服务。这一点非常有利于两家移动公司的电子档案管理系统有效利用档案信息。
2. 纵向集中式管理――省集中式管理
纵向集中式管理可以很好地解决移动行业文档分散型的特点，从省公司到市公司、县公司，对其进行统一的集中式管理。既提高文档利用的有效性，也提高了知识共享和创新的水平。在江苏和广西移动通信有限责任公司进行该系统建设时，其选择了省集中式管理的技术。
该技术主要是根据省集中管理、市县分级维护的运行管理模式，建立省集中服务器、省集中的存储备份、省集中的系统软件(Web服务、数据库、文件服务器)，省集中的业务管理模式，同时在应用上分级应用，支撑市和县的三级应用；集中式可解决初期投入和后期运营支出，还可减少接口协调工作，快速完成系统部署。
省集中模式主要包括电子档案存储集中在省公司专门存储设备上、数据库服务器集中、Web服务器省集中、应用服务器省集中、文件服务器省集中。这项管理方式的建设非常适用于移动行业的集团式管理。
3. 多文件格式浏览
移动行业的文档形成来源多，比较繁杂，有的来自人工填写的表格，有的来自网络，有的来自于手机。比如在办公自动化系统中产生Word、Excel 等文书档案，而科技档案需要管理各类的图纸等设计文件。不同的来源形成的文档的格式类型各异。在对这类格式繁多的文件档案利用过程中，利用者不可能对于每种文件类型都去安装对应的应用程序，因此，需要一种统一而且有效的文件浏览方式。同时，基于档案文件安全性的考虑，不能在利用过程中被下载到客户端上。因此，要求移动行业的文档管理系统能够实现多文件格式浏览的功能。
在广西移动公司的文档管理系统建设中，采用了多文件格式浏览技术，该技术支持400 多种文件格式浏览，客户端无须安装任何浏览工具软件，可以直接对不同格式文件进行读写。
文件浏览服务器让使用者只要简单地使用Web 浏览器，就可以浏览文件和存取文件的目的。因此，没有软件安装或训练的必要。此外，当系统改进并有新版本发行时，只有文件浏览服务器需要更新，在客户端的机器上就可以使用新增的功能。在浏览的过程中，安全性问题不必担心，因为文件在服务器端被转换，然后一个可现实的文件才被发送到客户端。因此，采用文件浏览服务器的操作方式消除了任何关于文件安全性的考虑。
4. 多系统集成
在档案管理系统中强调信息的集成，即档案的信息能贯穿电子文件生命周期的各阶段，并方便各阶段不同类型工作的使用。江苏移动档案综合信息系统的数据主要来源是OA系统，OA系统中的数据是文书档案等相关的信息的来源。因此，量子伟业为其采用了接口程序技术，解决了文档管理活动集成的最关键问题――环节接口。
公司档案管理方案范文6
怀化市局于2011年9月23日-24日对我局排污费征收、环境监察工作进行了稽查，发现在排污费征收、环境监察等方面存在一些问题。按照有关要求，我局进行了整改，现将整改情况汇报如下：
一、少征排污费追缴情况
在怀化市局对我市的锰业公司、港翔公司2009年、2010年排污费征收情况进行稽查是发现两公司少征排污费17.6865万元。我局在怀化市局下达稽查决定书后积极同两公司进行沟通，积极宣传有关环保收费方面的法律法规，依法分别于11月28日、12月2日前将两公司欠缴排污费17.6865万元追缴到位。
二、规范排污申报、排污费核定、征收情况
在此次稽查后，我局加强了排污申报、排污费核定、征收工作的程序、资料整理、报表填报工作。在2012年的排污申报工作中，制定了具体的申报方案，在方案中明确了组织领导、工作程序及要求等，为全面做好2012年的排污费核定、征收规范化做好准备。
三、环境监察档案管理情况
由于我局办公场地限制，没有专门的环境监察档案室，因此档案管理较为混乱。在通过此次怀化市局对我局环境监察档案管理情况进行检查并指出问题后，我局积极进行整改。一是明确专人负责档案的管理，二是加强企业档案收集整理，对国控重点源、危废排放企业等资料收集完备，三是临时设置专门的环境监察档案柜，所以环境监察档案进柜统一保存。
