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二级档案管理办法范文1
【关键词】规范化；专业化；真实、准确、完整；经济资源集体采集利用
《会计法》明确规定：“国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位），须依照本法办理会计事务。”各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。会计机构、会计人员依照本法规定进行会计核算、实行会计监督。会计机构、会计人员依法真实、完整地办理了会计事务，也就是说，会计人员生产出合格“产品”了。那么，如何把这一合格“产品”—即会计档案保管好、使用好，是各单位普遍存在的问题。本文就拟把会计档案管理规范化和管理专业化结合统一方面进行探讨。
财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知，自1999年1月1日起执行，对会计档案管理有了明确规定。但是目前的状况是：有的单位会计档案管理比较规范，有的单位会计档案管理的随意性比较大，有的单位在会计核算年度终了，把会计档案往库里一堆了事。没有专职档案人员进行管理，也没有配备兼职人员进行管理，谁需要资料谁都可以查找，严重违反了会计档案管理办法。
随着我国社会主义市场经济的发展，会计工作越来越重要。会计记录的经济活动信息都归集在会计档案中。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各级政府经济信息统计基础性资料，是微观和宏观经济规划的重要依据，也是单位负责人是否廉洁施政的重要证据，会计档案是经济活动综合的反映。
1.会计档案管理的专业化
会计档案管理的专业化，包括两个层面的含义：既包括了会计档案管理需要有专业化的队伍承担管理工作，有包括了管理会计档案的工作人员的专业化工作水平。
县团级以上企事业单位，会计业务量大的，应配备专职会计档案管理人员。事业单位会计档案管理人员应给出编制。国有大型企业配备专职会计档案管理人员，应从会计人员选拔产生。县团级以上企事业单位，会计业务量比较小的，应当在会计机构内部指定专人保管。只有专业化，才能规范化。专业化是会计档案管理规范化的前提和基础。只有专业化和规范化有机结合，才能达到会计档案管理规范的有序统一。
一个单位内部，有不同的会计主体：即一级法人单位，还有二级会计核算单位（即非法人分支机构或二级报账制单位）。不论什么样的会计主体，都有大量的会计档案需归档。单位内部还有不同的行业，会计核算、会计监督对象也不同，客观上也要求会计档案管理的规范化和专业化。不能简单地把会计档案一归档就了事。造成经济信息资源永久沉淀，得不到及时开发和利用。
无论是上述何种会计档案的管理方式，都需要对从业人员进行专业化知识的培训，提高管理人员的档案管理水平。需要做到以下几个方面：首先，从领导层面上要增强对会计档案管理工作的重要性认识，意识会计档案对于本单位开展工作的重要意义和潜在的经济利益；第二，给予一定的物质、经济支持，会计档案的收藏与保管需要一定的物理场地，保证会计档案的安全完整也是提高会计档案馆里专业化水平的重要指标之一；第三，对档案管理人员提供培训的支持，目前很多从事会计档案管理的人员对档案管理知识较为缺乏，或者是对专业性质较强的会计档案的管理缺乏一定的认识，所以对管理人员进行专业化的培训，既有利于提高会计档案的信息质量和保存价值，又有利于提高对会计档案中蕴藏的信息的开发与使用。
2.会计档案管理的规范化
《会计档案管理办法》明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严禁毁损，散失和泄密。”明确了会计档案保管期限和目的，就是要及时对会计档案信息资源有效开发利用。一定时期经济信息资源及时采集利用，可能会对经济社会有极大地推动作用和促进作用；过了保管期限，随着经济的发展，经济和社会工作中的新情况、新问题不断出现，原经济信息资源开发利用价值也就随之终结。及时开发利用会计档案信息资源是关键，把握时代脉搏，需要不断学习型人才，才能有效开发利用会计档案经济信息资源。从开发利用角度看，也需要会计档案管理规范化和专业化。
会计档案管理的规范化需要从制度上进行建设。《会计档案管理办法》是各个单位对会计档案管理制度建设的基本原则，在此基础上对会计档案的立案归档、管理利用、编纂开发和鉴定销毁形成规章制度。实施的细则需要包括以下的几个方面：第一，要建立制度保证会计档案的安全完整，这是会计档案发挥作用的基本前提；第二，要建立档案制度的保管制度，会计档案的主要作用就是为了日后的对于账目的清查鉴定的作用，因此需要建立制度对会计档案的归档期限、范围、种类和使用人员的范围有明确的制度规定；第三，要建立会计档案的鉴定与销毁制度，虽然建立会计档案是为了防止财会人员，但是会计档案还是存在着一定保管规律，要对会计档案的要建立完整的鉴定制度，及时对超过保管期限的档案进行销毁，同时也要对销毁档案的流程和方法进行制度建设，即建立起销毁制度。
会计档案管理规范化和专业化的统一，着重加大对会计档案管理规范化检查的力度。对各单位会计档案是否建档和归档，依据《会计档案管理办法》进行一次大检查，对没有按《会计档案管理办法》管理会计档案的单位进行整顿，限期改正；经过整顿，仍没有按管理制度执行的，给予处罚。同时应把会计档案管理规范化，纳入单位年终考核体系，使之制度化、规范化、专业化、经常化。使用多种手段和措施，促进各单位会计档案管理升级，：开展会计档案管理创先争优活动；会计档案管理知识有奖抢答赛活动；开展会计档案管理学术活动等等。依法促使本单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性、合法性负责。
二级档案管理办法范文2
关键词：二级学院 教学档案管理 问题对策
教学档案是指运用文字、图像、声像等介质对教学实践及其教学管理的相关资料进行收集、保存的，具有档案保存查考价值的教学资料的统称。教学档案真实地记录了学校所有的教学实践和教学管理过程，是一所学校成长与发展的真实的记录。因此，一般来说，教学档案是具有历史查考和证实的效用与价值，同时也是高校档案的有机组成部分。随着学院学科和专业建设的快速发展，各二级学院教学档案资料的数量随之快速增加，因此对教学档案收集和管理就至关重要。
一、高校二级学院教学档案管理的意义
一般来说，教学档案、学籍档案、教师业务档案一起构成了二级学院的教学档案，其中，又以教学档案最重要，数量最多。程卫民、刘音认为，教学档案是指：“高校二级学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、音像等载体材料”[1]，包括：关于高等教育的规定、途径、专业培训课程、教学大纲、课程和实施细则、每学期教学任务分配表、专业见（实）学习表、教师工作量计算、使用教料、题库、试卷、考试记录、试卷分析、论文答辩和其他材料。
一般来说，高校有了教务和档案管理部门，对于二级学院教学档案的设立与否存在争议。然而事实是，各高校二级学院的教学档案材料是平日教学工作材料的收集，是档案收集和管理的基础和根本，是处于一线的档案管理工作单元。其对学院正常的教学秩序的维持、高校档案建设和管理发挥着不可或缺的重要作用。这些档案资料是二级学院进行教学改革和教学管理的重要参考和主要依据，是对提高教学水平、推动教学改革和提高教书育人的有力保障。
（一）教学档案管理是维持教学秩序和发挥教学功能的重要保障
学校最基本也是最主要的功能是教学，教书育人是其根本宗旨。但是要维持日常正常的教学秩序，有效发挥学校的教书育人的功能，就离不开日常教学档案的收集和整理。每学期初的教材订购、课程安排、课表制作以及教学计划收集等，缺少教学档案的支撑就无法高效合理的运行。而每学期末教学档案的收集又是一个学期师生教学活动的记录和凭证，为下一年教学工作的开展提供借鉴；对良好的教学手段的学习和成功经验的借鉴，提高学校教学质量具有重要作用。
（二）教学档案是二级学院教学工作和高校教学质量评估的基础
高校二级学院教学档案是评估提供重要资料和依据，教学档案管理的优劣很大程度上直接关系到评估的好坏。教学档案作为教学管理的综合材料，是反映和衡量整个教学质量的一个重要基础，是重要的学术和管理水平的依据。“高校实际教学评估指标体系的各个条目的评分标准，都以教学档案作为评估的依据，每个条目的内容都是教学档案的具体体现[2]。”
教学档案在教学评估中的重要作用，还可以体现在教学管理的年度考核、教师的教学记录、学生的学习成绩查询等等方面。只要保存完整的教学档案就可以成为追溯历史的原始凭证，能为学校的教学管理、教学质量和教学改革等方面的评估提供数据支持。
（三）教学管理需要教学档案的信息支持和反馈
建立和管理教学档案是对日常教学工作的原始资料的收集，其主要内容不仅涉及教学管理的评估，而且对教学质量的高低好坏也具有直接的信息参考价值，是高校进行教学管理改革的重要依据和信息来源。这种信息帮助和信息回应，能为教学改革出具无数的教学案例材料，可以反映出教师的教学水平、教学效果；尤其是师生的反馈信息对今后的教学改革能否准确反映实际情况、合乎教学改革的基本规律和学校教学发展的基本趋势具有重要意义。同时，为提高教学水平和教学质量给予支持。
二、二级学院教学档案管理存在的问题
我国高校教学档案经过近40年的发展取得了巨大发展，并随着高校二级学院的迅速发展，各二级学院的教学档案建设也取得了较大发展，对高校的教学改革和教学管理发挥着重要作用，但也存在不少困难与问题。
（一）二级学院的领导和教职员工对教学档案归档意识淡薄
二级学院的教职员工对教学档案材料的归档意识淡薄，对教学档案建设的重要性以及教学档案归档范围、如何归档和管理都不明确。
首先，二级学院的领导在对待教学档案的建立和管理上认识不够，既没有建立相应的资料收集保管规章制度，也没有设立专门的二级学院教学档案管理人员岗位，导致二级学院大部分都是兼职档案员，兼职的档案管理员工作职责难以明确，增大工作难度；而且，兼职档案管理人员缺乏相应的补偿机制，因此很多时候也是敷衍了事，工作积极性不高。
其次，教师基本不会主动移交教学资料，每年归档时都要催交，有的老师对教学资料的归档存在抵触态度，认为教学经验和科研成果是自己的教学成果，有一定的保密性，所以不愿意作为公共资源来保存；还有的教师工作中本来就比较拖拉形成习惯，再加上在对待自己教学档案的提供和建立上认识不足，导致教学档案管理人员在资料收集上存在困难。
（二）教学档案管理缺乏专业人员，整体素质不高且不稳定
目前高校很多教学档案管理人员并不是专业的专职档案人员，他们不是档案管理学专业出身，缺乏必要的档案管理知识。首先大部分二级学院教学档案管理员都是由教学秘书兼任，而教学秘书平时要处理烦琐的教务教学、实践等事物的工作，根本没有多余的时间和精力去学习专业的档案管理知识，平时学校也不会安排他们去参加相应的培训，因此对教学档案的收集整理和归档不熟悉，很多时候是应付了事；其次二级学院的教学秘书经常更换，这就导致档案管理人员也经常变动，有的二级学院的档案管理人员几乎每年都在变动，队伍极不稳定。
（三）教学档案没有形成规范的体系制度
对档案材料的整理没有明确的范围和要求，许多不同种类的教学档案管理人员按照工作习惯来组织、整理，因此各二级学院保存的教学档案资料不统一。二级学院除了教学档案还有科研档案、学生档案、行政档案等等，这些档案基本是谁收集谁存放谁管理。由于二级学院办公场所有限，所有档案都放置在一起，又没有专业人员统筹管理，因此档案存放比较凌乱。二级学院几乎没有专门的独立的教学档案室，教学档案管理环境差，难于进行集中管理。
（四）二级学院档案教学及档案利用率不高
教学档案资料的保存与管理的目的是为了日后能利用，能作为教学改革和教学管理的参考和凭证。由于档案收集、建设和管理需要人员、场所和资金，而大多数高校二级学院领导和教师们还不能完全理解教学档案的重要性，加之建设资金严重缺乏，使得教学档案管理未能实现网络化收集和管理，信息化建设严重不足，只能限于目录检索上，实际利用年率不高；而且由于教学档案的现代化建设水平不高，基本的设施和人员不足，使得档案的文件目录及文件的重要内容未能及时录入计算机，连接上互联网，增加了教学档案的信息检索难度，致使教学档案的利用耗时长、查准率与查全率较低，难以满足教学管理的需求和难以适应现代教育的发展要求。
（五）教学档案的数字化建设意识薄弱
教学档案数字化“是指利用计算机、扫描设备、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的教学档案，根据需要进行数字化处理，形成数字档案资源的过程[3]。”教学档案数字化建设是在当代网络技术尤其是数字化网络技术的飞速发展的基础上，随着我国高校快速发展和现代化管理发展的产物。虽然档案数字化发展是未来档案建设的发展趋势，对高校教学和管理具有重要意义，但是我国高校档案数字化起步晚，学校领导对档案数字化建设不够重视，无论在建设资金或专业人员配置等方面均存在严重问题。因而目前大多数高校的二级学院教学档案依然采用纸质档案管理方式，这必然不能满足日益发展的网络化数字化教学发展的需求，也不能适应当今全球经济社会的数字化发展趋势。这不得不是一个需要相关领导引起高度重视的现实问题。
三、提高二级学院教学档案管理的对策
（一）提高领导、老师和档案管理员的档案管理意识
首先，二级学院的领导要高度重视教学档案的管理工作，尽量配备专业的专职人员负责，至少也要保持管理人员的相对稳定，并做好人员更换时的衔接工作，确保教学档案的完整性和延续性。
其次，强化教学档案管理人员的服务意识，要求教学工作的教师积极配合和支持档案管理人员的工作，从根本上改变教学档案管理的不利局面。
最后，学校应派档案室的专职人员经常去二级学院宣传档案工作的重要性、最新动态和学科前沿的一些理论实践知识，还可依据《普通高等学校档案管理办法》和《中华人民共和国档案法》，结合二级学院实际情况，制定相应的规章制度和管理办法，明确相关内容，提高大家的档案意识。
（二）加大资金的投入，规范档案管理
各高校对学校的发展和教学管理改革投入大量的资金，而对各二级学院教学档案管理的资金投入非常之少。为规范教学档案管理，加强档案管理的标准化、现代化，充分发挥教学档案的作用，更好地为二级学院的建设和发展服务，学校应加大对教学档案管理的基础设施进行资金投入；增加或者引进专业的教学档案管理人员，派出学院的兼职档案管理人员外出进行档案类专业的培训。此外，学院还可以制定一些针对教学档案建设的扶持政策，强化档案管理人员工作的积极性和主动性等，从而提高二级学院教学档案的现代化管理水平。
（三）提升二级学院教学档案管理人员的素养
档案利用和档案资源开发与管理人员的素养密切相关，提高档案管理人员的专业素质是档案工作的性质决定的。为提高档案管理人员的服务意识，端正思想认识和专业水平，二级学院应加大力度提高教学档案管理人员的专业素养。如通过对档案管理人员进行档案知识的业务培训，或安排到省、市举办的档案培训班学习，或到其他高校参观取经等方式，使档案管理人员的素养尽快达标，从而更好地服务于二级学院的教学与管理。
（四）学校应建立完善教学档案规章制度并加强监管
学校必须建立行之有效的管理体制，明确教学档案的内容和各教师的责任，由各二级学院主抓教学的副院长主管教学档案管理工作，配备工作认真并有奉献精神的专兼职档案员。同时，还应当对二级学院的档案管理人员或者兼职档案管理人员的补助和奖励进行制度化规定，从制度上支持和鼓励教学档案管理人员工作的积极性和主动性，从而为更好地进行教学档案建设和管理服务。此外，对于二级学院的档案管理工作要定期按照规章制度，由管教学的副院长和相关人员进行监管督促和检查，以保证教学档案管理工作的顺利有效地开展。
（五）加强教学档案的网络化数字化管理的建设
随着网络和科技的快速发展，高校的教学档案也应跟上时展的脚步，逐步由原来的纸质档案转变为电子档案，建设档案信息化。目前，大学的数字化信息网络平台，加强并推动了教学档案和资料管理的现代化进程。例如，现在高校实行的数字化校园信息平台，全校师生可以随时进入学分制系统查询成绩、课表、课程安排和考试安排等信息，而且这些信息都是永久的保存。因此我们应加大力度建设校园信息平台，将更多地教学档案录入校园网的数据库，利用网络技术来实现良好的快速的档案管理，轻松地为教师和学生提高资源共享服务。
参考文献：
[1] 程卫民，刘音.浅议高等学校二级学院教学档案的作用及其管理[J].陕西教育：高教版，2009（10）.
二级档案管理办法范文3
1 思考之一：为什么要对地市级档案馆馆藏永久档案实施分级管理
1.1 有利于缓解现行档案价值鉴定理论的单一性与档案管理中的多样性之间的矛盾。现行档案价值鉴定理论强调鉴定与实践的结果，目的是确定档案的保管期限（档案室阶段档案鉴定）和档案的存毁（档案馆阶段档案鉴定），特别认为地市级档案馆馆藏永久保管档案可以不再进行重复鉴定，无法将地市级档案馆馆藏永久档案的价值区别进一步体现。而地市级档案馆馆藏具有永久保管价值的档案，各自重要、珍贵程度和史料价值却各不相同。由于没有相关法规规定，地市级档案馆馆藏永久保管档案中的珍贵档案只能按照统一的形式与要求进行保管、利用等，不利于珍贵档案的安全保护和有效利用；而如果全部永久保管档案都按珍贵档案进行保管，则费用上负担沉重。对地市级档案馆永久保管档案实施分级管理，可以把重点放在珍贵档案上，对珍贵档案实施一级管理，在人力、财力、物力上给予一定倾斜。
1.2 有利于缓解馆藏永久保管档案数量迅速增加与投入资金不足、档案管理水平低下之间的矛盾。近年来，地市级档案馆馆藏永久保管档案迅猛增长，虽然，地市级人民政府在资金投入方面作了许多努力，但地市级档案馆的设备、人力、技术一时难以得到显著增加和改善，给档案的安全保管带来很大压力。即使对有限的资金，按照现行档案管理办法，绝大多数地市级档案馆在保存和管理馆藏永久档案方面不加区别，给予同等对待。这势必造成许多重要的、珍贵的、具有较高史料价值的档案没有得到优先照顾。近几年来，国家财政每年给地市级档案馆拨出成百上千万的档案抢救费，无奈，“粥少僧多”，地市级档案馆在使用抢救费时，依然感到“捉襟见肘”。要彻底改变这一局面，只有对地市级档案馆永久档案实施分级管理，按照馆藏档案等级的不同合理分配档案抢救费并依据等级的不同申请档案保护费。对于那些馆藏档案等级高或高等级档案数量大的地市级档案馆，国家在划拨档案抢救费时应重点倾斜。
1.3 有利于解决档案依法管理与有效查处档案违法案件之间的矛盾。在现行档案管理模式中，由于没有对地市级档案馆馆藏永久保管档案实施分级管理，一方面，许多地市级档案馆及其工作人员并未明确自身保管的档案在国家档案财富中所处的价值地位和所具有的价值内涵，甚至有些收藏保管着明显具有国宝价值档案的地市级档案馆，至今未对珍贵的档案做精细的整理编目目录。对珍贵档案的数量、完好程度和附属重要标识没有详细记录；另一方面，在档案利用时，档案借阅登记很粗糙，以致当档案卷册中部分档案遗失或其附属标识物脱落乃至被盗等问题发生时无从查起、无从还原，查处时缺乏有力的证据和证明。同样，在处理偷、盗档案或损毁档案等档案违法案件时，由于相关的法律、法规没有规定档案的等级，地市级档案馆永久保存的档案无论其珍贵与否在法律上均处于同等地位。当珍贵的档案遭损坏或被盗后，对当事人的查处，只能比照永久档案统一标准来追究法律责任。这样的惩罚，一方面，不能有效遏制档案违法犯罪活动，另一方面，犯罪成本的低廉，也使一些人铤而走险，致使同类案件屡屡发生，而档案执法却显得非常无奈。大量档案违法案件的产生，说明依法加强档案的管理，必须对地市级档案馆馆藏永久档案实行分等级管理。
2 思考之二：如何对地市级档案馆馆藏永久档案进行分级鉴定
根据《中华人民共和国档案法实施办法》第三条“各级国家档案馆馆藏永久保管档案分一、二、三级管理”之规定，地市级档案馆馆藏永久档案可分为“一级档案”、“二级档案”和“三级档案”。凡对国家和社会具有特别极其重要的保存价值的馆藏永久档案可定为“一级档案”；凡对国家和社会具有比较重要的保存价值的馆藏永久档案可定为“二级档案”；凡对国家和社会具有一定的保存价值的除一、二级档案以外的其他馆藏永久档案可定为“三级档案”。
2.1 对地市级档案馆馆藏永久档案实施分级鉴定的原则
2.1.1 全面性原则。即对地市级档案馆馆藏永久档案进行分级鉴定时，要全面兼顾档案的内外特征，不能单纯只依据某一方面特征就下结论确定为馆藏永久档案的等级。全面性原则要求全面分析地市级档案馆馆藏永久档案的各方面特征，考虑到影响档案价值的一切因素，从档案的来源、内容、时间、作者、载体、外形、名称等方面综合判定档案价值。
2.1.2 整体性原则。即对地市级档案馆馆藏永久档案进行分级鉴定时，要把有关的档案材料联系起来，从整体角度判定档案价值，确定地市级档案馆馆藏永久档案的等级。整体性原则要求在一定的范围内把有关的档案材料联系起来，从整体系统中全面地分析每份文件、某部分档案的价值，不能孤立地只从一个个单份文件、某部分档案去断定它的保存价值。
二级档案管理办法范文4
学校是贯彻、实施国家教育方针、政策的地方，在管理学校过程中形成的真实记录――学校档案，是一种信息资源，是学校发展记忆的基石，是一个对学校历史负责、为学校现实服务，为学校未来着想的平台，是学校的财富，也是国家社会的财富，它在学校的对内管理、对外宣传、科学研究、评估办学水平等各方面发挥着重要作用，它的质量和完整程度将影响到各级各类教育事业的发展甚至整个社会记忆的留存，加强和改善学校档案管理工作，是依法管理学校的需要。
民办高等学校是国家高等学校的重要组成部分，也是高等教育体系中的重要组成部分，那么这些学校的档案的重要性，也绝不在公办高等学校档案之下。
目前民办高等学校的档案管理工作，相比公办高等学校，仍然有一些不足和有待改进之处，这直接影响到民办高等学校的办学水平、对内管理、对外宣传等各个方面。就笔者看来，民办高等学校的档案管理，有以下几个主要问题：
第一、档案资料不够齐全完整；从学校开办的第一天开始，档案就形成了，它是一所学校的原始记忆，见证了学校的发展，但是民办高等学校在收集档案资料方面，与公办高等学校比较起来，无论是数量还是种类，都有一定的差距。一般来说，高等学校档案资料包括党群档案（党建和群众工作档案）、行政档案、教学档案、科研档案、基本建设档案、学生档案、产品档案、仪器设备档案、财会档案、出版档案、外事档案、声像档案共十二类档案，每一个种类档案都不可缺少。但是目前一些民办高等学校的所有档案，尚且不能完全涵盖以上十二类，并且每个种类的档案里面，还有一些欠缺之处，缺少任何一个种类的资料，就会使得档案变得不完整，从而给学校以后的工作留下麻烦和后患。
第二、档案资料分类不够清楚；高等学校档案资料十二类，即党群档案（党建和群众工作档案）、行政档案、教学档案、科研档案、基本建设档案、学生档案、产品档案、仪器设备档案、财会档案、出版档案、外事档案、声像档案，每一种档案在归档的时候都应当分门别类摆放，同一种类的档案放在一起。但是与公办高等学校比较起来，民办高等学校的档案分类，在一些地方还不是很清楚，有的时候同一份文件材料在不同种类的档案中重复出现，例如同一份文件在教学档案和科研档案中分别出现，混淆了不同档案的分类界限。
第三、档案资料的保管不够妥善，一些方面不符合有关规定的标准；根据《高等学校档案管理办法》的规定，高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求；应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建；应当设有专门库房存放档案；存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防水、防有害生物等必要设施；学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
但是目前一些民办高等学校的档案机构，在以上各个方面尚有一些欠缺，例如，档案与一般档案存放在一起，没有专门库房；档案室内没有除湿器，灭火器数量有限，除湿和通风器材不完善，消防器材不完善；没有专门库房放置声像和电子等特殊载体档案等等。
针对以上三方面问题，笔者认为，要加强民办高等学校的档案管理，提升民办高等学校对内管理、对外宣传、办学三方面的水平，就必须严格按照《档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规来收集、整理、管理档案。
首先，在收集档案资料的时候，应当尽量完整全面，严格按照《高等学校档案实体分类办法》中的规定，将党群、行政、教学、科研、基本建设、学生、产品、仪器设备、出版、财会、外事、声像十二类档案收集整齐。
《高等学校档案管理基础》中对以上十二类档案，每一类都有一张《归档范围和保管期限表》，详细列举了每一类档案的范围和所有需要归档的文件资料，在初步收集了十二类档案的基础上，应当严格按照《高等学校档案管理基础》中的十二张《归档范围和保管期限表》一一区分、整理每一类的档案，严格按照表格中的序号排列文件资料，使每一类档案文件资料都完整有序，并且万一文件资料有缺漏，也能及时查出，方便补救，不给学校以后的工作留下麻烦和后患。
其次，在给档案资料分类的时候，也应当严格按照《高等学校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理基础》中的各项规定，将每一份文件资料与《归档范围和保管期限表》的类目名称仔细对照，文件属于哪一种类的档案资料，就归入到这一种类的档案资料中去，相同种类的所有文件放在一起，不同种类的文件要分开放置；每一类档案资料要首先设置和标识一级类目，然后进行排列整理，全部排列整理完毕后，应当及时做好一份总体目录，继续设置和标识出二级类目，每一个二级类目下面的档案文件资料，应当及时做好相应的子目录，方便查找。
再次，在保管档案资料的时候，应当以预防为主，防治结合，保证档案的完整与安全，具体来说，有以下一些要求：
（一）应当严格按照《高等学校档案管理办法》中的规定，在档案资料入档案室之前，应当去污、消毒、去酸；（二）应当用复印或者加膜的方式保护一些不利于保管的纸质材料和字迹；（三）应当去除一些不利于保管的包装物；（四）应当去除纸质档案文件上大头针、回形针、订书钉等一切金属物；（五）重要的档案应当在具备条件的情况下考虑异地备份保存；（六）底图应当放在底图柜中，不宜折叠；（七）应当及时修复或者复制已经破损或者字迹褪色的档案；（八）应当及时数字化重要档案和破损、褪色修复的档案，加工成电子档案保管；（九）磁带、录音带、录像带等磁性材料应当存放在防磁柜中；（十）光盘、微缩缩胶片、底片应当存放在专门的装具内；（十一）应当严格按照《高等学校档案管理办法》、《档案馆建设标准》（建标103-2008）、《档案库房建筑设计规范》中的有关规定建设档案室、档案库、档案馆；（十二）每个种类的档案应当按照档案号顺序排放；（十三）库房里的每一个柜架都应当编写顺序号；（十四）各个档案柜、各个档案库、全档案馆和档案室都应当有存放档案资料的标志图和示意图；（十五）档案室和档案馆应当采取防火、防高温、防水、防有害气体、防光、防灰尘、防虫、防盗等措施，配备灭火器材和除湿器材；（十六）控制档案室和档案馆的温度和湿度，定期登记温度湿度，温度和湿度应当符合各种档案载体的保管要求；（十七）档案室和档案馆应当定期打扫，保持干净整齐，避免积累灰尘；（十八）定期检查档案室和档案馆的设备运转情况，及时消除安全隐患，尤其是对档案资料威胁最大的火灾隐患，并且一一记录在案；（十九）定期清理、核对档案室和档案馆的档案，做到账物相符合，档案室和档案馆的档案发生变化（例如新增进来或者移送到他处），都应当记录说明；（二十）关于档案，应当尽可能创造条件设置专门库房放置，如果没有条件，也应当将档案集中放置在专门档案柜里，不宜与普通档案放在一起。
以上是笔者对民办高等学校档案管理的一些认识，民办高等学校与公办高等学校一样，都是高等教育体系和高等学校的重要组成部分，它们的档案与公办高等学校的档案有着同等的重要性，同样是我国高等教育发展的见证，是教育战线上宝贵的信息资源，是民办高等学校的基石，同时也决定着民办高等学校的未来。加强管理民办高等学校档案，无论是对民办高等学校的发展，还是对整个高等教育体系的完善，都起着不可替代的作用，应当与公办高等学校的档案同等对待，采取同等的重视态度，用同等的要求和标准来管理。（作者单位：嘉兴南洋职业技术学院）
参考文献：
[1] 高等学校档案工作规范；
[2] 高等学校档案实体分类办法；
[3] 高等学校档案管理办法；
二级档案管理办法范文5
档案工作是一项行政管理的基础工作，更是一项连接过去、现在和未来的重要工作。通过高校评估档案的有效利用，充分发挥学校档案信息资源丰富的优势，强化档案为教学、科研、管理服务的主动性，以服务促进管理，以管理完善服务，使学校档案管理工作迈上一个新的台阶，为学校新一轮的评估做好信息资源的储备。
二、现行高校评估档案管理存在的问题
(一)评估档案管理缺乏明确思路。
评估档案管理应对策略滞后，导致高校对评估档案缺乏明确的管理思路。高校在迎评中容易把精力集中在迎评材料的准备上，在迎评结束后容易把精力放在教学工作的整改提高上，评估档案或者被分割分散到不同部门、或者整体移至档案部门静态存档，或者无人问津，造成信息丢失、封闭和管理资金的浪费。即使评估档案被作为专题档案保管，也没有完全实现评估档案的规范化、制度化管理，对评估档案的管理只是权益之计。
(二)评估档案前端控制缺乏制度规范。
档案管理制度不能与时俱进，导致评估档案形成缺乏前端控制。高校在整理迎评材料的过程中，一部分材料可以利用原有学校档案，但仍有一部分材料应该在学校日常管理中形成却没有形成，甚至没有形成可供加工整理的基本素材。其原因一方面是学校日常工作本身不到位，另一方面是工作人员档案形成和管理意识薄弱，而产生这两种现象的原因之一是，学校没有根据评估的深入开展对档案管理制度进行修订、完善，使评估档案的形成过程缺乏制度的规范和制约。
(三)评估档案形成过程缺乏科学管理。
档案管理过程出现空白点，导致评估档案形成不规范。评估过程档案产生于学校接受评估的全过程，在此期间学校往往把更大的精力投入到迎评档案的准备上，而忽视了对评估过程档案的产生和管理过程的控制。
三、高校评估档案有效管理模式
(一)校院结合评估档案管理体系的完善。
绝大多数评估档案来自各职能部门和教学单位、教辅机构等基层部门，目前部分高校虽然已建立起校院两级管理体系，但在落实上往往出现上紧下松、前紧后松的状况，因此应该完善二级档案管理体系。
首先，健全校院二级档案工作网络体系，学校一级的档案馆或档案室由校长或校长办公室直接领导，各部门均建立档案室，设立兼职档案员，由学校统一领导。同时，必须打破现有的单向流动体系，不仅各部门的档案室要指向学校档案部门，而且学校档案部门要及时通过考核、自评等方式及时了解部门归档情况和达标程度。对于评估非常重要的档案，应建立评估指标档案任务下达机制和完成责任制。应赋予学校档案部门在临时迎评机构成立前的档案任务分配和指导职权，这样有利于评估档案在形成过程中就能全面地反映本科教学工作实践，成为良好的评估档案信息源。
其次，在二级档案部门内部，实行三级档案层级管理体制，与学校一级档案部门的指导相结合。授予二级档案部门对教研室、实验室等三级档案部门的监督指导职能，同时学校档案部门对三级档案部门进行直接业务指导。这种做法，在一定程度上会造成时间、精力上的消耗，但这种直接的业务指导对于促进评估档案管理的规范性、及时性具有重要意义。
再次，在现有基础上规范二级档案的管理。强化校院二级网络体系的职能和作用，使评档案在基层业务单位的产生和运动过程形成稳定的流向。除按规定定期向学校档案部门移交档案材料之外，院级档案部门也负有保存部分档案材料的职责，学校必须明确其归档内容、范围和要求。
1、以教学质量考评为契机，不断完善评估档案管理。
在教学质量考评动力作用下，绝大多数高校在接受评估前都加大了档案建设力度，显示出集中人力、物力和时间全面推进档案建设的热情和解决档案工作问题的决心。高校档案部门要以此为契机，加快解决现存问题，完善档案管理机制，提高管理效能。
2、完善制度，加强管理。
对评估档案的管理采取相对独立管理的方式，符合评估的内在需求。在评估过程中。评估主体和客体工作的核心就是评估指标体系，这一体系虽然随着评估的发展不断被修正、改进。但总体而言，评估指标体系已经形成了一套相对稳定的测评标准体系。坚持实行“三纳入”、“四同步”，即把档案工作纳入学校整体规划，列入领导议事日程；纳入教学、科研工作计划和规章制度；把文件材料的形成积累、整理、归档纳入各项工作程序，列入有关部门和人员的职责范围；要求布置、检查、总结、验收各项工作与布置、检查、总结、验收档案工作同步。
根据《中华人民共和国档案法》和《关于普通高等学校档案管理办法》等的要求，制定了一系列符合本校特征的规章制度，全面规范了档案工作管理体制、档案工作业务建设、档案信息开发利用等各个方面。
二级档案管理办法范文6
关键字：境外机构 会计档案 归档
会计档案是一个单位经济往来的真实历史记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。随着中原油田境外机构数量不断的增加，会计档案业务和管理工作越来越重要，做好境外机构的归档整理和管理，就能更好地发挥会计档案在企业经营活动中的作用。
一、境外机构会计档案的移交归档
根据“走出去战略”， 中原油田在非洲、中东等地进行了积极的市场开拓，先后申请注册成立了十几个公司。这些境外机构在业务活动中形成了大量的会计档案，这些档案如何移交归档，我们进行了如下探索。
1.移交。境外机构会计档案的前期装订、整理工作依据《会计档案管理办法》执行。境内与境外在移交时间方面有差异。在境内，当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。而在境外，境外机构从事经营管理活动必须遵守所在国法律规定，会计档案一年期满后，受各种条件限制，不可能立刻运回境内保存，只能先寄存在各个境外机构。通常情况是境外机构项目结束时，由会计部门人员将档案运回国内。例如2009年4月，ZPEB埃塞俄比亚公司项目完工后，会计部门人员把2007-2009年会计档案61卷运回国内。另外一种情况是境外机构路途遥远，项目运作周期较长，会计部门人员会把一定期限形成的会计档案一起运回国内。例如2009年11月，会计部门人员把ZPEB苏丹公司2004-2007年会计档案801卷运回国内交档案部门保存。
2.分类。首先，区分各境外机构，对已接收的会计档案进行再次核对，清除凭证中的订书钉、曲别针等金属物，确保每个境外机构的档案齐全完整。其次，对每个境外机构会计核算单位内的档案按年度—类型分类。会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告和综合四大类。
3.装盒。档案部门接收的会计档案一律装盒保管。装盒前把年度、题名、保管期限、卷号填写完整。中原油田境外机构的会计档案，“回归”国内，是没有“外衣”的，这就要求会计部门装盒。境内的会计凭证是特定的格式，比B5还要窄一些。境外的会计凭证都是国际标准A4大小，所以境内凭证盒不适合境外的会计凭证，只能装在账本盒中。 境外会计凭证装在账本盒中，按要求填写题名、年度、期限、卷号，凭证号写在账本盒背脊中的目录号下，这样案卷排列一目了然，有利于查阅。其中，会计凭证案卷题名的格式为：单位+时间+凭证名称+（凭证号），如苏丹公司2007年1月现金凭证（1-39号）。账本的案卷题名格式为：单位+时间+账本名称，如尼日利亚公司2008年现金日记账，对于几类明细账合订一本的案卷，要罗列出所有类别的名称。报表的案卷题名格式为：单位+时间+报表名称。综合类案卷题名格式为：单位+时间+文件材料名称。
4.档号。中原油田的会计档案为一级类目，下设若干二级类目。会计档案档号由“一级类目号+二级类目号+单位代号+年度号+案卷顺序号”组成。一级类目号是一位数，用英文字母“I”表示；二级类目是两位数，凭证为01，账本为02，报表为03，综合为04；单位代号和年度号都为两位数，年度号取年度后两位数；案卷顺序号为三位数，在二级类目内分年度和单位各自流水编号。如境外机构苏丹公司的2008年一月份会计报表，档号为I030108001（I是一级类目，是会计档案；03为二级类目，是报表的代号；01是单位代号，苏丹公司为01；08是年度号，是2008年的后两位；001是顺序号，也是流水编号）；埃塞俄比亚公司的2009年总账、现金账和三栏式明细账，档号为I020209001（I是一级类目，是会计档案；02为二级类目，是账本的代号；02是埃塞俄比亚公司的单位代号；09是2009年的后两位；001是顺序号，也是流水编号）。
二、境外机构会计档案的管理 转贴于
1.各级领导的高度重视是有效提高境外机构会计档案管理的根本保证。2010年中国石化集团公司办公厅召开了两次全系统档案工作的视频会议。会议传达了党组领导同志的重要批示，体现了集团公司党组对档案工作的重视和肯定，对档案工作提出了更高要求，指出了明确方向，极大地振奋了档案队伍，为提高境外机构档案管理工作提供了保证。
2.制定相适应的境外机构档案管理规定，使境外机构有法可依，有章可循。中石化集团公司下发了《中国石油化工集团公司驻外机构档案管理规定（试行）》的通知，对境外会计档案的立卷归档、保管、统计、利用、安全和保密制度做出了具体规定，严防境外机构会计档案的损毁、散失和泄密。根据会计档案的特点及境外机构背景，制定出行之有效的、符合境外会计档案实际的档案管理制度，使境外会计档案有法可依，有章可循。
3.针对境外机构的特殊性，保证会计档案的完整。境外机构的会计档案要全部归档，财会管理部门或经办人员必须按规定将应归档的会计档案全部移交到档案管理部门，保证档案的齐全完整。如果会计档案残缺不全，将会大大降低会计档案的保存和利用价值。
