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会议纪要的格式要求范文1
会议纪要是一种用于记载会议主要精神和议定事项的公务类公文文种。主要是用来反映党政机关、人民团体、企事业单位的领导机关开会研究问题、部署工作以及通过对涉及有关工作的重要方针、政策和理论原则问题的交流、讨论情况的纪实，为机关单位开展工作提供指导和依据。企业会议纪要作为企业管理活动中的一种公文文种，为企业正确贯彻国家经济发展方针、政策，及时传达各级政府会议精神，安排部署和督办检查工作发挥着十分重要的作用，
一、正确掌握企业会议纪要的概念、特征及其类别
按照国家行政机关公文处理实施办法对会议纪要的概述，结合企业实际，我们可以说企业会议纪要就是指根据企业工作需要，记载会议基本情况和传达会议主要精神，对议定事项作出具体安排，提出明确要求的一种规定性文种。
企业会议纪要有以下特征：
（1）纪实性。
企业会议纪要与政府机关的会议纪要一样，都是根据会议的宗旨、会议的发言记录、会议研究决定的问题（事项）等会议实况来写，如实传达与会者的共识和共同议定的事项，具有鲜明的纪实性。
（2）指导性。
企业会议纪要是对议定事项作出决定安排，提出明确要求，会议最终形成意见对企业内部相关部门（单位）或个人工作具有很强的指
导作用和约束力。同时，也是督办部门督办检查的主要依据。
（3）时效性。
企业会议主要是为解决企业实际存在的问题，会议形成的意见对一定时间、地点、对象、事项都有着明确的约定和要求，属于现实的、动态的实然范畴，具有明显的时限和效果特点。
根据企业会议纪要的不同特点可分为以下多种类型：
（1）办公性质会议纪要。
主要是指经营管理层围绕企业发展目标和各项具体工作任务，对所涉及的生产经营、安全管理、行政党务等事项，进行安排部署召开会议形成的纪要，多倾向于事务性会议。
（2）决议性质会议纪要。
是指经营管理层研究决定企业发展规划、政策制定、人事任免、体制机制建设、利益分配、奖惩等涉及公司管理重大事项召开会议形成的纪要。
（3）专项性质会议纪要。
是指企业内部各业务部门（单位）举办的各类技术评审、交流、座谈、研讨等专题性会议所形成的纪要。
二、客观认识企业会议纪要整理过程中存在的问题
在企业会议纪要整理中往往存在着以下问题：一是文秘工作人员对会议召开的背景，议定事项的意义、作用等会议精神认识不深，领会不准，对会议议定事项要点掌握不透彻，对主要领导的意图、意见表述不到位；或是认为会议纪要多是关系企业内部事项的文种，没有
请示、报告等上行文重要，对会议纪要重视不够等。二是文秘工作人员在整理会议纪要时，对会议记录与会议纪要的区别界定不清，这里的界定不是文体和具体标准上，而是在整理纪要时经常依照会议记录照搬抄写，对会议形成的意见缺乏分析归纳、总结提炼，致使会议纪要在签发过程中要反复修改，不能过关。三是语言和文风存在一些问题。主要表现为：结构布局、格式欠规范严谨，表述逻辑不够严密、条理不够清晰、层次不够分明，语言冗长，修饰语多，长句、复句多，文字不够凝练简洁。
三、写好企业会议纪要要注意的几个问题
1.加强会议纪要管理，强化文秘人员专业知识的学习、业务技能的培训和综合素质的提升。
根据对企业公文实际应用统计，会议纪要多涉及企业内部管理，应用广泛，作用突出，更具有“企业内法（条例）”色彩，注重议定事项落实结果，是一项企业管理过程中很重要的管理措施和方法。写好企业会议纪要需要做到以下几点:一是要重视起来，结合企业实际，对企业会议类别作出明确划分，梳理制定并形成一套可参考实用性强的会议纪要标准规范和明晰格式。同时，文秘人员要做有心人，养成“本不离身，笔不离手，多听多写，多看多集”的良好工作习惯。平日注重收集积累与企业生产经营、行业管理、专业技术等相关的国家、区域宏观政策、法规等动态信息和企业内各部门（单位）生产、销售、安全、技术、管理等微观要素信息，对企业形成立体式了解和全方位认识，写起东西就会得心应手。二是强化文秘人员知识学习和素质提
升。一方面要对文秘岗位人员加强专业知识学习培训，鼓励其参加专业培训班，系统学习应用写作知识，提升应用文写作水平。另一方面要鼓励倡导文秘人员“学工结合，相互促进”。在工作同时，自觉地涉猎如语言学、文字学、逻辑学、历史学、哲学等领域的知识，增强文化底蕴，提升综合素质。
2.充分了解会议召开的背景信息，全面掌握会议有关材料，完整表达会议思想和要求。
负责会议纪要工作的文秘人员，一是要树立走进事内、站在事外的工作思想和工作方法。所谓走进事内是指在会议召开前，对收集的上会议题要通读，掌握会议材料，对重点事项要心中有数；在会议召开整个过程中，要认真倾听，详细记录，确保会议记录完整性和客观性；会后要趁热打铁，尽快整理纪要。站在事外是指要站在局外人的角度，让那些没有参加会议甚至是不了解情况的人一看纪要就明白要干什么，怎么干，确保纪要指导性和可操作性。二是要充分了解会议召开的背景、意义、作用，掌握具体要求、标准、规范。不同的背景下召开的会议，其意义、作用、要求、标准、规范不同，相应的写法也有区别。三是要统筹考虑，兼顾各方。有时会议议定的一些涉及企业多个部门（单位）比较复杂的事项，就需要我们统筹考虑，兼顾各方，确保信息表述的一致，责任主次分明，否则影响纪要的执行效果，事倍功半。
3.要准确记录会议信息，分类、分层、分序地分析归纳、总结提炼，确保会议纪要的纪实性和指导性。
文秘人员要严格按会议的实际进程，详细记录开会的情况和每位发言人的发言，保证会议记录的完整客观。同时要在记录会议信息上下工夫，提高书写速度、准确度，或是借助现代录音设施，会后整理记录，确保会议原始材料完整、客观、全面、准确。这是整理好纪要的首要条件。二是在会议记录基础上，围绕会议议定事项，逐一分类、分层、分序地加以分析归纳，总结提炼。所谓分类就是按照企业生产要素不同，对会议议定事项分出相应的类别，按照此类别的规范、标准、要求来描述；分层是指对同一事项描述要分清轻重、主次、大小关系；分序是指对不同但具有一定联系的事项要分清先后，对同类但有明确次序关系的事项要按次序描述。分析归纳，总结提炼是指对纪要初稿做修订时，要遵循“理解领导意图，把握领导风格”和“来源于记录但高于记录，服从但不完全听从主要领导发言意见”的指导思想来做最后的升华。有些意见尽管是会议上定的，但要从整个会议的主题、议定事项的内涵、事情的变化和纪要产生的影响的角度来综合分析认识，适当调整，总结提升。
4.语言要精确洗练，简明扼要，叙述要条理清楚，层次分明，格式要统一规范。
会议纪要的格式要求范文2
一、会议纪要的性质及其制作中存在的问题
什么是会议纪要？会议纪要具有何种特点？它应当具备何种形式和实质要件？应当记录何种内容？它的程序和范围及其法律后果如何？我国有关法律法规对这些问题都没有涉及。实践中对这些问题的界定一直处于不完全确定的状态。笔者认为，会议纪要是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，用于记载和传达行政机关有关会议情况和议定事项，是行政机关公务活动的重要载体和工具，与行政机关制发的“决定”、“命令”等具有相同的法律效力。
然而实践中出现的一些不规范的公文纪要带有越来越多的非“公文”特征，它不是相对原则和抽象的，仅仅提供处理问题的原则和方法，而是对所谓的“具体问题和专项事宜”作出最终规定或实体决定，越权代替下级机关直接作出决定。如某县政府的会议纪要直接决定对城区某一道路进行改造，为保证改造工程按期完成，会议纪要还规定了具体的拆迁期限和补偿标准。这种情况下的会议纪要完全背离了其“公文”特征，演变成一种典型的具体行政行为。这些会议纪要由于侵犯了有关的行政管理相对人的合法权益，行政管理相对人会通过适当的程序、在适当的场合表达他们的意愿。于是，针对会议纪要的纠纷产生了，由于缺乏足够的思想准备，许多行政机关往往在突如其来的“ 纠纷”面前手足无措，无所适从。
二、会议纪要的可诉性问题
实践中，有些行政管理相对人将会议纪要作为一项独立存在的具体行政行为，就其合法性和合理性问题提出行政复议申请或行政诉讼。这就涉及到会议纪要的可诉性问题。对此应当如何处理，办案法官认识不一。笔者认为，会议纪要本身的“记载”功能显然不是也不能是对会议内容的简单复制，“记载”的过程应当是一个浓缩、提炼和加工的过程，它所记载的应当是处理某一具体问题的原则和办法，只对下级行政机关处理具体事务提供指导性意见，没有代替某一特定行政机关的具体行政行为，不是解决该具体问题的最终决定。它是一种抽象行为，是行政机关的决策行为，其本身并不当然具有可诉性。以某县政府的会议制度为例，根据有关规定，需要制作会议纪要的县政府会议大体有四类，分别是县政府全体会议、县政府常务会议、县长办公会议和县政府专题会议。其中，县政府全体会议、县政府常务会议和县长办公会议有一个共同的事项是对县政府工作或日常工作中的重大事项进行讨论和作出决定，这一讨论和决定的过程，是制定政策的过程，是纯粹意义上的行政决策行为，不具有可诉性。因此，规范的会议纪要不具有可诉性。
会议纪要的格式要求范文3
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境， 为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。
课程目标：
? 了解公文写作的重要性
? 掌握基本的公文写作要点及规范
? 熟练掌握常用企业公文写作方法
课程形式：讲授、讨论、演练等
课程对象：基层员工、中层管理人员
课程时间： 6小时
课程内容：
第一部分：概述
? 公文写作的概念与作用
? 公文写作的种类和特点
? 公文写作的基本原理
? 行政公文与一般事务性公文的理解及误区
第一部分：公文写作过程
? 公文写作的一般步骤
? 公文写作的主题与材料
? 公文写作的结构和语言
? 学习行政公文写作的意义与方法
第三部分：请示、报告以及批复
? 什么情况下用请示？报告？批复？（讲授）
? 如何写请示、报告、批示（练习，改错）
? 请示、报告的分类（讲授）
? 写作规范模式（见三类模式表格）
第四部分：计划和总结
? 了解计划的多种“变体”和时间限定（讲授）
? 熟悉计划和总结的写法（练习，改错）
第五部分：通报、通告及通知
? 辨析这几类常见公文，结合受训单位性质确定讲授重点。（讲授）? 熟悉通知的几种类型和写法（练习，改错）
第六部分：会议纪要
? 学会在会议记录的基础上写作会议纪要。（讲授）
? 了解会议纪要的成文格式。
第七部分：命令、决定、意见、公告、函
? 学会熟悉以上公文写作规范
第八部分：公文处理
? 基本程序：收文和发文
会议纪要的格式要求范文4
培训时间：2天
培训形式：
讲授、讨论、演练、纠错等
培训目的：
1、了解企业公文写作的重要性；
3、掌握基本的公文写作要点及规范；
4、掌握商务公文的写作流程与技巧；
5、了解和避免公文写作的常见问题；
6、提升、拔高企业员工的公文写作能力。
培训对象：
力资源部。
培训背景：
在科学技术迅猛发展、企业竞争日趋激烈和信息时代高速发展的今天，商务文书已成重要的作用，公文写作的好坏直接影响企业对外的品牌形象，对内的信息传达；商务文书是记录企业运营的信息载体，是企业沟通力、执行力的重要保障因素；高效规范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理水平的标志，同时也是衡量评价员工任职能力的重要尺度之一，是管理者不可忽视的基本功；因此，公文写作值得企业及职业者的高度重视。
面对领导的要求——
往往不知如何下笔？
是用通知还是用函？
是用请示还是用报告？
办公桌上的公文——
格式准确吗？
行文规范吗？
用语得体吗？
书本是怎么写的？
经验是怎么说的？
企业内部又有什么特殊的规定？
例剖析,结合讲师自身的行政管理经验，颠覆纯理论的传统授课方式，增加课程的趣味性和互动性，扭转学员对公文写作“枯燥无用”的错误观念，掌握简单易行的公文写作技巧，使公文写作变得“快乐而简单”。
培训大纲：
第一部分：公文写作规范篇
一、公文写作课程导入
1、公文是美而有趣的！
2、“言而无文，行之不远”
4、谭小芳老师独家：透过公务说公文
分享：杜拉拉如何写公文？
二、公文写作概述
3、公文写作的基本原理
4、行政公文与一般公文的理解及误区
三、公文写作步骤与意义
1、行政公文写作的一般步骤
3、行政公文写作的结构和语言
4、学习行政公文写作的意义与方法
四、请示、报告与批复
1、什么情况下用请示？
3、什么情况下用批复？
4、如何写请示？
5、如何写报告？
6、如何写批示？
7、请示、报告的分类
（见三类模式表格）
五、计划和总结培训篇
1、了解计划的多种“变体”
2、了解计划的时间限定
（练习、改错）
六、通报、通告及通知篇
1、结合单位性质，辨析几类常见公文
（练习、改错）
七、社交礼仪文书写作
1、社交礼仪文书目的
2、社交礼仪文书要求
3、社交礼仪文书种类
、情感信函
5、请柬请帖
6、信纸信封
八、商务信函写作培训篇
1、写作要求“6个C”
、写作格式
3、常用标注
4、商务信函样例
5、商务传真写法
九、经济（法律）文书写作
、经济文书特点
2、经济文书要求
3、意向书
4、合同
5、标书
1、会议记录
2、会议纪要
3、了解会议纪要的成文格式
（练习、改错）
1、电子公文概述
2、电子公文的特性
3、电子公文的制作
4、电子公文的归档
1、发文处理
2、收文处理
3、公文管理流程
4、范围设限规则
5、归口管理规则
第二部分：公文写作技能提升篇
一、掌握公文写作的规律
1、公文阅读者的思维
2、公文的四个构成要素
4、主动写作与被动写作的区别
5、通过公文表达主旨的五种方法
案例+练习：总经理的通知
二、公文高效写作五步法
、收集材料
2、构思大纲
3、起草初稿
4、修改润色
5、定稿发出
1、周知公务信息
2、沟通上下左右
3、建立规矩方圆
4、包容大事小情
5、处事张驰有度
、求财滴水不漏
7、轻松不忘办事
8、互通内外有无
四、握住生花之“妙笔”
1、强化公文的规范性
3、用语与文种统一和谐
4、公文写作要正确使用名称
5、公文写作严谨的标点符号
6、公文写作的数字使用规则
7、公文写作计量单位的使用
9、提高商务公文的情感指数
10、公文运用事例和引用的窍门
11、5W2H方法在公文写作中的作用
互动：公文范例分析与常见弊病改错
1、精：公文的发文主旨
2、气：公文的正式程度
3、神：公文的核心思想
4、韵：公文的线条结构
会议纪要的格式要求范文5
本章教学目的：
1·了解各类公文的特点及其对写作活动的影响。 2·了解各类公文写作的特殊规律性，掌握撰写的方法。
学时分配：10小时
教学环节：讲授习题习题讲评文例讨论
主要内容：
第一节陈述呈请性文件
一、陈述呈请性文件的特点
陈述呈请性公文的一般特点是：公文的强制执行效用仅表现为对受文者阅处公文的行为有强制性影响，但不能强制对方执行公文的内容；行文需满足诸多条件限制；语言平和。
二、请示
陈述呈请性文件的一种，用于向上级机关请求指示或批准。其正文一般由这样几部分组成：行文的依据、原因；待解决的问题及初步方案，不只一个方案时的倾向性意见及理由；行文要求，即请上级复文的要求，常用“当否，请示。”“当否，请批复。”“请审核批复。”“妥否，请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。
撰拟请示时应注意的事项。
三、工作报告
陈述呈请性文件的一种，用于在日常工作中，根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。其正文主要包括：行文的根据（应要求还是有了情况主动汇报）或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题（时间、地点、人物、背景、经过、结果等）并对其性质进行概要分析；建议（要求谁，何时，做什么，怎样做，方法、措施、期限、考核指标等），如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向；结语，有建议的报告提出批转建议：“以上意见，如无不当，请批转（单位）执行。”请上级指出问题的报告则为：“如有不当，请指正（示）”。其他报告则以“特此报告”“此报告”等结尾词强调行文目的。
撰拟工作报告时应注意的事项。
四、调查报告
调查报告用于向上级机关反映调查研究的结果。其特点是针对性强；讲求新意；重对“研究”结果的反映等。
调查报告由标题、正文、作者、日期组成。
正文由导语、主体、结尾三部分构成。导语的具体形式有概述式、主旨直述式、结论式、设问式等几种。主体的结构形式有纵式、横式、交错式三种。
写好调查报告应注意的事项。
五、总结报告
总结报告用于在某项工作、某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求，汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报下一步工作计划安排。
总结报告的正文主要包括：工作情况，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎样，有哪些成绩，存在哪些问题和不足；主要的经验体会，即对取得成绩的原因进行分析，获得对工作规律性的认识；检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；下一步工作的初步规划、设想。
在撰拟总结报告时应注意的事项。
第二节会议文件
一、会议文件的特点
会议文件专门形成或使用于各类会议；信息传递交流过程中存在一个将文字形态的信息变换成声音形态信息的过程；同一文种的内容性质也会因会议性质、内容或作者身份的不同而有很大差异；同一文件的上下文部分的内容性质有时也将发生较明显的改变；……。
二、会议记录
在会议进行中完成的对会议组织状况和会议内容的原始记录，经履行必要的程序手续（整理、发言人或有关领导审阅签字、记录者签字等）后，会议记录可用于查证事实或指导工作。
会议记录有两个组成部分，一是会议的组织状况（会名、会址、时间、出席情况、主持人、记录人等）；二是会议内容（议题、发言情况、决议决定的内容、表决结果等）。根据内容详略程度的不同，会议记录可分为两种：摘要性记录与详细性记录。摘要性记录，只录发言要点和议题、结论、决定决议、表决结果等，常用于一般性会议。详细性记录是有言必录，不仅记下原意还需要记下原话，只有在重要会议上才采用。作会议记录是一项耳、眼、脑、手同时并用的艰苦劳动，要求记录者有较深厚的基本功，做到：快、准、全、清。
三、会议纪要
会议纪要用于记载和传达会议的情况与议定事项。
议决性会议纪要的正文主要要包括：导语，概述会议基本情况，如目的、会名、会址、会期、与会者、主持人、主要发言人、报告人、主要议程、会议总体效果等（例行性会议可省略其中的某些内容）；议决的事项，即与会各方共同确认的在完成一个共同目标过程中各方承担和享受的责任、义务、权利、利益，或就某个问题形成的一致认识等；提出号召、要求，或提出执行议定事项的措施或要求。
消息性会议纪要的正文主要包括：导语；就会议议题与会各方发表的认识、意见；提出号召、希望、展望，或提出一个新问题，有时则以向有关方面致谢，或对下次会议作出原则性安排作结。
撰拟会议纪要时应注意的事项。
四、会议报告
会议报告用于由领导者代表本机关依法定的程序或惯例向权力机关（大都为会议形式）或有关代表会议作工作汇报，经会议讨论通过后，文件的性质由陈述性转为领导指导性，文件中的有关部分将成为指导有关方面工作的纲领。
会议报告的标题除使用一般公文的标题外，还有几种特殊形式。受文者一般直称“各位代表：”“同志们：”等。
会议报告的正文由这样几部分构成：一是开头，简要说明代表谁、报告什么问题，提出审议要求即可，必要时则要交代一下根据什么来作报告。二是主体部分，具体有四个组成部分：首先是对工作情况、形势的说明与分析，对经验教训的总结，要求分清工作中的成绩与缺点、主流与支流 ；其次是指出今后所面临的任务；再其次是阐述完成新任务应采取的方针、原则与方法措施；最后是向下级机关或人民群众等提出要求或号召。三是结尾，通常主要为对未来前景的展望或对文件内容再作一个概括性总结。
在撰写会议报告时应注意的事项。
五、开幕词
开幕词是在大型隆重会议的开始由有关领导者所作的致辞。开幕词的主要内容包括：宣布会议开幕；概要说明会议背景、状况（人数、对象范围等）；介绍会议的组织过程、会议目的、中心议题、议程；向与会者提出希望要求；最后，以预祝会议成功的祝愿辞结束。从一定意义上说，开幕词就是会议的简要纲领。因此，在撰写时应注意文字的高度简洁明确，字句要铿锵上口，讲究一点声调的和谐配合。同时，应注意使文件有一定的说服力、鼓动性，以充分调动与会者开好会议的积极性。
六闭幕、
闭幕词词是会议的结束语，一般均很简短。其主要内容为：宣布会议闭幕；概述会议任务的完成情况、会议成果及其意义；肯定与会者的积极努力；向为会议做出贡献的单位或个人表示谢意；提纲挈领地提出新的工作任务；提出希望、号召和要求等。对闭幕词的要求，主要是简洁流畅，富于鼓动性和号召力。
第三节函、合同、计划
一、函
函是商洽性文件的一种，用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准。函有多种。
发函的正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的事项；需要询问、商议或批准的具体问题和事项，向对方介绍自己、介绍自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景材料；提出希望或要求，如“请复文”“请予批准”“望予合作”等。有时以“此致”“特此函告”等结尾词作结。向对方请求批准的发函的正文与请示的组成情况相近。
复函的正文主要包括：指明所针对的来函（标题、文号、时间等）；答复询问，表明态度、立场和解决问题的办法，提出疑问，陈述有关理由、情况；提出希望要求，致谢。有时以“特此函复”等结尾词作结，答复对方请求批准事项的复函，其正文组成与批复相近。
撰拟函时应注意的事项。
二、合同（协议）
合同是一种证明性文件，是由当事双方（或两方以上）为共同达到一定目的，明确相互责任、权利、利益关系而签订的书面契约。合同主要由这样几个部分构成：标题、编号、当事各方的名称（包括简称）、正文、作者签署、用印、鉴证机关用印、签约日期、附件、其他（电话、银行帐号、联系人等）。
正文主要包括如下几方面内容：订约目的；标的（各方所共同要求实现的结果）；各方的权利、利益、义务、责任；违约方面应负的责任及对其的制裁措施；文件有效执行期限；履约的地点及方式；文件份数与保管方法；对有关附件的说明（名称、效力）；仲裁机关；不同文本的效力等。
撰写合同文件时，应注意遵循特有的要求。
三、工作计划
工作计划用于对将要进行的工作活动提出目标并安排好实施步骤、措施和方法。对实际工作进程具有指导作用，同时也是总结衡量任务完成情况和效果的重要依据。其主要内容包括：提出目标、任务的依据；对完成任务的主客观条件的分析；工作任务及要求、指标；主要步骤、方法和措施；分工及完成任务的时限及其他有关注意事项。工作计划既可用文字叙述形式（文章），又可用表格形式，也可两种形式兼而用之。为使文件切实发挥效用，应注意充分调查研究有关情况和问题；积极稳妥地规定任务和指标；步骤、方法和措施务求具体而明确、便于检查和执行；文字表达过程中，一般不作议论，以说明为主。
第四节表格文件的设计与填制
一、表格的分类
文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件，它以线框表明字词的具体含义和组配关系，可以更加简明、直观、具体地表达信息。
根据不同的标准，可对表格文件进行多种划分。
二、表格文件的结构格式
表格文件一般由标题（表名）、正表、说明组成。
三、表格设计
表格设计的内容包括：明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式；选择用纸，确定幅面规格；确定文件的图文区与白边区尺寸；确定文件数据构成；确定数据项目的名称；确定各项数据的位置与相互次序；确定各栏目的尺寸；选定字体字号，选定线条的型制；作出有关数据的定义或说明，形成填报说明书、术语表、计算公式等。
表格设计规则是：实用、标准、通用、简便。
四、表格的填制方法
填写表格文件时应注意：按规定的项目和内容填写，不得随意增减项目；用语要高度精确，保证语意单一明确；字迹须工整、清晰。
思考题：
1·撰写陈述呈请性公文、会议公文的一般规律是什么？
会议纪要的格式要求范文6
Abstract: The project management industry is intelligence-intensive service industry, and it will create a informationization management system of construction project management. Learning and using information tools, enhancing the efficiency of project management is the new general requirements of project management staff.
关键词:工程管理;数码相机;笔记本电脑;工具软件;录音U盘;网络 OCR
Key words: project management;digital camera;notebook computers;tool software;recording U disk;network OCR
中图分类号:TU7文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)28-0049-02
0引言
电子数码信息产品技术创建发展日新月异,性能不断提高,价钱不断下降,小巧玲珑携带方便,现不仅在千家万户百姓家普遍使用,也成为工程管理的一种有效工具。管理服务的建筑产品千变万化,工地分散流动性高,隐蔽工程多。工程管理不仅要熟练的使用电脑,还很需要使用各种数码信息工具配套使用,记录和交流工程的各种信息,以提高管理工作效率。根据目前使用信息产品的水平参差不齐,对各种信息产品在工程管理的创建学习应用作简单讨论。
1电脑工具
台式电脑早已普及,大量的工程文件已经由台式电脑处理。由于工作的流动性,现场管理人员十分需要能方便携带的电脑,能做到在各个工地现场方便使用,及时查阅资料规范,计算,上网信息传送。10~15家壕显示屏的笔记本电脑是最适用于各级工程管理人员,它体积较小,一般重量2~3公斤。笔记本电脑的各种功能非常齐全,即能处理文字,又能处理图形,特别适用工作流动性大的现场管理工程师使用。现场工程管理人员把台式电脑的工作,逐步转移到可以方便流动的笔记本电脑上。笔记本电脑使总监有了更大的灵活性,可以方便地将电脑系统从一个工地带到另一个工地,从公司带到家里,再从家里带回公司,甚至在汽车上飞机上也能工作。总监可以借助电脑随时查阅各种图形文件:各种规划设计总图,建筑施工设计图,结构施工设计图,水电施工设计图,设备施工设计图,市政施工设计图,绿化施工设计图。文字类文件:工程预算书,招投标文件,合同文件,施工合同,施工组织设计,会议纪要,监理文件,各种建筑工程法规。有些已是电子表格文件,例如工程预算书,施工组织设计,会议纪要等。有些不是电子表格,也可以通过扫描仪录入计算机,形成电子文件档案文件存入电脑,工地需要时随时可以查阅。电脑是信息工具的主体,创建与管理管理项目相适应的电脑系统,首先学习提高各级管理人员的电脑技术水平,其次用好各种配套的信息工具。
2拍照工具
数码相机应是最常用的拍照工具,功能很强,数码相机一般有光学变焦,闪光灯,在各种环境的场合,光线不足或拍摄点距离较远时,仍然可以取得较好清晰的现场照片。数码相机体积越做越小,也很方便工地携带。数码相机不需要冲胶卷,工地一趟可以照回几十张,上百张数码相片,放入电脑进行筛选。拍照手机是最新发展的拍照工具,它体积小携带方便,与流动电话一体化,即是联络工具,还可以作为相机使用。一般的拍照手机的像素在130万~200万之间,内存插卡在256M~1G之间,价位在600~2000元,拍照手机虽然相片效果差一些,但非常方便携带,在工地拍照要求也不高,近距离也能及时地记录现场的较清晰画面。摄像监控设备目前多用于工地现场施工实况大面积进行安全性监控。将摄像监控探头系统接入网络控制系统,很容易实现工地现场远程监控,特别是工地的作业环境较差时,就可以用远程摄像监控设备进行现场观测,再把图像传回电脑屏幕,让设计、监理、甲方、施工的专家共同研究。例如,人工挖孔桩桩底施工质量检查,管道焊缝检查等。
3软件工具
当信息工具硬件配齐后,相应的管理工具软件,才能发挥信息工具的作用。常用的工程管理软件有以下几种:①Word是字处理软件,日常办公文字处理,提供了多种字样和表格,同时,还能将文字、图片、声音和视频等信息混合编排,真正实现了 “图文并茂”。可以这么说,项目管理的文字编辑和处理相关的工作,管理人员利用Word都能出色地完成。②Exce1是目前最流行的电子表格软件之一。具有强大的计算和分析能力,能够胜任从简单的家庭理财到各种复杂的财务分析、数学分析和科学计算等各种工作。工程招标文件,工程量清单,投标综合报价单,都采用Exce1电子表格处理。③Project是管理软件,各企业目前多用于工程进度计划编制与管理。Project还有很强大的管理功能,它可以把项目工作任务能够同文件夹信息的一样用新建、分类、打开、保存和关闭,组织项目结构和多项目管理。提供了多种进度计划管理的方法,自动生成关键路径。④AUTOCAD是最用的绘图软件,绝大部分工程图纸是AUTOCAD图形文件,工程预算也利用AUTOCAD编制三维工程量计算,工程管理人员可以利用三维工程量计算模型,改造为工程施工虚拟模型。
各个软件专业公司也为工程管理的电脑使用,编写了大量的工程专业软件,例如项目网络计划管理软件,四维工程量计算软件,三维钢筋计算软件,预算造价软件,资料管理软件,施工安全管理软件,标书制作软件,合同管理软件,材料管理软件,工程管理软件,等专业技术性较强的软件,经过多年的不断改进和提高,也在工程管理中发挥作巨大的作用。
4录音工具
工程管理过程中有各种会议召开,参加会议的各方都提出各种问题,要求,汇报各种数据。各方对会议提出的问题,或各种会议决定,都要写成会议纪要,有时会议纪要需要作为工程合同的补充文件。会议纪要通过会议参加者快速的笔记,记录会议的内容,由于笔记的速度有限,把会议各方面内容全部记录很不容易。用数码录音笔或手机录音作为一种会议的录音工具。普通的录音一般能连续录4小时以上,能把整个会议的讲话内容全部录下,会议后可以把声音重放,整理出的会议纪要不会出现错漏,负责会议记录的工作压力减轻。
5网络工具
网络是一种信息工具交流的巨大渠道,将网线接入各个现场工地,实现现场办公网络化,可用大大提高现场工地办公效率。办公文件的大量来往,传送无比迅速,通过网络可实现信息资源共享,建筑工程的法律、法规、规范、标准等信息特别多,应由企业联网实现网络资源共享。各级企业领导也可通过网络监测各工程的基本情况,各工程的进度,成本,质量,安全等重要信息,政令畅通,减少了人员,简化了手续,大大节约工作时间,提高工作效率。只有当现场工程管理人员配备数码相机,笔记本电脑可以连上网络,或接上无线网卡,将不受时间、区域的限制,实现全方位数字化交流。有网络电子文件的传递往来已经是普遍使用。有网络可以上网查询各种工程问题,难题,查看各种技术资料,论文,标准图。有网络可以把有用的文件,图集,资料中下载。有网络QQ可以用远程控制功能,让另一台电脑远程控制你电脑,电脑对电脑教你用电脑。有网络使用抓图软件,可以打印不能下载图片。
6存储工具
信息处理的一个重要特点是信息资源特别多,信息数据相互交流特别大。能随身携带的存储工具也是十分必要,随时都有各种资料要保存或发送。U盘是一种体积小,存储量大的存储工具,几乎每个电脑工作者都有一个或一个以上。由于U盘的目前容量最大为16G。我们把它作为大容量的存储工具,应发挥它更大的作用。现场管理人员应把必要的电子版规范(防火规范、施工规范、设计规划规范等),计算工具,小型软件,字处理系统整理,存入U盘。通常携带笔记本电脑不方便地方,可以利用他人电脑,把U盘的资料、工具、规范、小型软件调出使用。光盘刻录机价格最便宜,一张CD光盘能刻760MB数据文件,一张DVD光盘能刻4.7GB数据文件。Combo光驱,DVD±RW,DVD刻录机。笔记本电脑大多配Combo光驱。工程管理信息资料很多,施工组织设计方案用一个光盘,项目工程预算、工程决算也是一个光盘,工程例会,会议纪要,报建资料,竣工资料,所有的电子文档资料,工程竣工后应汇总在一起刻成一个光盘,作为一个项目管理资料登记成册保管,而这个资料将可以做成具有文字,图纸,图片,有声有色的摄像记录的项目工程历史资料,将厚厚的文字资料,制成簿簿的光盘,使档案管理工作在信息化内容更加丰富。移动硬盘是一种很好的存储工具。为了防止主机硬盘的内容意外丢失,经常性把主机硬盘工作数据容存入移动硬盘进行备份,可以避免意外丢失的重要数据资料。CD、DVD光盘也因盘片的质量不同,保存的时间有限,一、二年左右。也应把前面所提到的各种文字资料,照片资料,音像资料存入移动硬盘保存。
7扫描仪与OCR文字识别技术
早期的扫描仪只用于简单的图形扫描,随着扫描仪价格的降低和OCR识别软件技术的发展,管理工程师也能使用扫描仪进行图像处理和文字处理。文字文件、资料、规范需用把它们转成电子文档,在这里介绍用扫描仪将文字图像转成可处理的Word文字文件两种方法。
7.1 扫描仪可以扫描图像,还有一些扫描仪可以直接扫描文档文字,市场常见的HP,CANON,Epons,紫光等一体机,安装好扫描仪的驱动程序,按指定的按键,或按电脑的有关提示操作,就轻松地把文字图片转成Word电子文件。
7.2 使用Office2003中有OCR识别汉字工具,可处理图片文字处理为Word可编辑的电子文件。
做法是:①重新安装Office2003时出现“典型安装、完全安装、自定义安装”时,选择“完全安装”。②由“开始”“程序”“Microsft office 2003”从 “Microsft offce 2003工具、Excel,Word,Access,Infopath,Outlook,PowerPoint,Publisher,OneNote”列表中选出“Microsft office 2003工具”“Microsft office Document Imaging”。③用“Document Imaging”可控制扫描仪扫描图片,或打开电脑的图像,从“工具”中选择“使用0CR识别文本”,再选择“文本发送到Word”,已经把图片文字转换Word文档。当然转换的文字是还有些错字出现,你还得对文本进行重新排版和校准的。④如果没有扫描仪,或者书太厚不方便扫描,也可以用数码相机微距拍照,将数码相机输出的图片转为TIF格式,用以上方法处理同样可以得到Word可编辑文件。⑤扫描得到的Word文件正确率大约为90%,需要人工局部处理。同时可以用扫描仪自带的转换Word程序处理,与Document Imaging软件处理的结果对比,也可以用黑白扫描,灰度扫描,彩色扫描所得结果进行对比。
