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档案的数字化管理范文1
医院档案医院的一笔宝贵财富，对于医院各项管理经营、科研创新、文化建设都有着举足轻重的意义。档案是医院开展日常经营活动的重要基础。譬如，病历档案是医院开展医疗服务的有效凭据，具有法律效力，当发生医疗纠纷时，举证倒置原则下，医院可以依据患者的病历档案进行维权，保护医院和患者的正当权益。而人事档案记录了医院所有人员的各项资料，是现代医院队伍建设、人力资源优化、岗位结构调整等的重要依据。数字化档案管理是医院信息化建设的内容之一，也是当前我国医疗行业转型的必然要求。
1 档案数字化管理中存在的问题
1.1 人才制约
专业人才的缺乏是当前档案数字化管理的最大障碍。由于缺乏专业人才，医院在开展档案数字化建设时不能有效地开展整体规划和具体细节的制定。即使数字平台搭建好后，也会由于档案工作缺乏必须的网络操作技术，而导致平台的利用名不副实。此外，部分医院甚至是由其他员工兼职档案管理，其工作能力不但有待考量，甚至其工作热情和日常工作量都难以保证。
1.2 制度有待完善
医院档案是医院人在长期社会实践活动中留存下来的历史真迹[1]。它记录了医院在不同发展阶段包括前身、建设规划、基础建设、财务活动、设备科研、党建工作等在内等的各项事务，保存好医院档案能够使我们全面地认识医院的发展轨迹以及历史沿袭。不同性质的档案管理有着不同的要求。但目前医院的档案工作由于多种限制而存在粗放式管理，制度笼统松懈，针对性不强。因此造成了档案出现遗漏遗失、损坏甚至是偷盗篡改。这样不仅不利于档案的长期有序管理，而且还可能使医院的内部信息、保密成果受到破坏与泄露。
1.3 档案管理意识落后
开始医疗改革后，医院公益性质和事业单位性质逐渐削弱，医疗服务和经济利益成为了其发展的主要方向，像档案管理这类后勤保障类的工作逐渐受到冷落。致使在医院领导层以及档案人员都逐渐放松了对档案工作的管理。这样下来，致使档案工作的物理环境、经费投入、人员制度保障等都难以满足档案管理的正常需求，更谈不上档案的数字化管理。
2 提升医院档案数字化管理的对策建议
2.1 树立医院档案管理的数字化观念
数字化是现代档案管理的基本发展思路。医院开展档案数字化工作，必须首先转变观念，摒弃传统的人工操作。医院管理层应积极树立现代化的档案管理观念，深刻认识档案数字化发展对于提升档案管理成效，构建医院信息化体系的重要意义。档案部门应当深刻到当前形势下档案工作肩负着提升医疗水平，创新工作局面的承前启后职能。档案人员应当尽早树立数字化意识，同时积极开展学习。只有首先树立了现代档案管理意识，才能确保数字化工作的有序开展。
2.2 推进档案数字平台建设
数字化档案管理应当充分依托医院的信息化平台。一是积极在医院局域网内积极构建档案管理网络，重点建立档案的电子资源库。从而逐步实现手工作业向数字化管理的转型。二是重点开发档案网络与医院信息化平台的有效对接和信息共享。实现平台对接和信息共享后，档案的采集与筛选工作就可以直接通过信息平成，而不必再经过纸质资料这一过程。三是开展重点项目的档案管理。对于医院的科研立项、管理试点等重大项目应当建立独立档案，并与其所属档案分类项目的管理并行。同时积极协助课题组完成项目立项、资料整理、建档归档及组卷等工作。此外还应当适当开放医院档案，为医院的医疗科研、经营管理、文化建设等工作提供资料与参考。
2.3 加快传统作业与数字化融合
从目前来看，医院档案管理的数字化仍然处于降低水平。仅仅是人工的手写记录操作转变为了电子形式，而远没有实现依托计算机技术的信息处理平台。笔者认为，今后医院开展数字化档案管理工作应当着重将档案管理从传统人工向数字自动转变。实际上，传统档案管理是其数字化的前提和基础，也是其过渡阶段的重要辅助工具。这两者之间既有形式上的区别，又有着内在联系。因此医院在推进数字化档案工作时，应当充分依托传统档案管理，积极开展数字化的档案业务再造，分阶段分步骤地开展数字化改造。
2.4 开展软件硬件建设
在医院科技档案数字化建设过程，要以计算机分布和网络设施为基础的硬件建设[2]。数字档案管理的建设不可一蹴而就，需要全院上下全员参与。它涉及广泛，包括了网络工程、软件系统、硬件支撑、信息的采集处理及存储规则、网络安全等诸多技术问题。笔者认为医院当前的档案数字化工作应当从以下方面入手：一是积极开展软硬件建设[3]。硬件建设，包括基础的机房、计算机、办公自动化、网络通信等。医院前期应积极投入资金，加强硬件环境建设，开发引进软件平台。在构建信息平台的过程中，重视平台的移植性和实用性。二是积极统筹档案资源。由于医院档案管理工作覆盖面广，包括了医院建设沿袭、人事档案、病例资料、科研成果等等。这些档案由于长期采用封闭式的人工管理，其中本身就存在着一些归档错误、填写不规范、资料破损遗失等问题。因此在开展档案数字化建设时，应当对现有档案工作进行全面的梳理与校验。同时医院内部深入调研档案资料采集、筛选、审核以及保管过程存在的问题，也为今后的数字化发展提供参考。
2.5 加强数字化档案队伍建设
数字化档案管理工作除了在软硬件环境上需要医院积极投入资金，购买基础设备，引进信息平台。现代档案工作应尽早从传统的手工作业步入自动化、网络化管理阶段[4]。医院应将人员培训纳入数字化档案管理的实施路径中。档案人员应当尽快转变心态，树立现代化的档案管理观念。尽早围绕数字化工作成立专业小组，积极开展档案调研，引进其他医院成功的数字化档案建设模式与经验。同时联合医院信息中心积极制定数字化档案工作的实施路径、步骤等问题，邀请专业数字化档案人员来院开展工作指导和业务培训。从而加速数字档案工作的进程，并提高人员数字化业务操作水平。
3 结语
随着社会现代化进程的持续推进，医院档案数字化管理已经成为了趋势。然而数字化并非可一蹴而就的。医院应当积极树立档案管理的数字化观念，推进档案数字平台建设，加快传统作业与数字化融合，同时开展软件硬件建设以及加强数字化档案队伍建设。只有始终围绕档案数字化管理，多管齐下，结合医院工作实际采取多种举措，才能有效提升医院的档案管理成效，建设一条特色数字化档案管理路子。
参考文献
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档案的数字化管理范文2
关键词：房地产档案；不动产档案；数字化管理
房地产业的发展，牵动着社会上每一个人的神经。人民对房地产业的要求越来越高，同时也对房地产业彻底的规范性有着极高的要求。有效实现房地产档案转型不动产档案，并且推动数字化管理，是适应于经济社会发展以及满足人民要求的必然选择。
1 房地产档案转型不动产档案数字化管理的意义
房地产档案转型不动产档案数字化，就是通过一些信息技术手段，比如计算机、扫描设备、数据库技术以及多媒体储存技术等具有鲜明的信息化特征的先进、科学、发达的技术，有效实现将各类不动产档案转化为明确的数字信息，并且讲这些信息储存在数据库里，借助网络将全国的不动产档案信息统合起来，并且通过计算机、大数据挖掘等技术进行统一管理，目标就是要建立一个系统、前面、科学、完备、安全的不动产信息数据库，供社会各界人士在国家机关的允许之下使用。这种方式极大方便了房产档案的集中管理与高效传输，在很大程度上实现了数字资源在全社会的共享。
2 实现房地产档案转型不动产档案数字化管理的重要性
在经济快速发展的今天，房地产已经成为了我国经济的支柱性产业，房产交易数量自2002年以来一直保持在高位，同时还在不断扩大，同时房地产交易的方式也发生的重大改变，传统的房地产档案管理模式已经无法适应新形势下房地产业的发展形势。不动产档案数字化管理可以很好的克服传统的房产档案的很多缺陷，信息取得方面、信息传输、信息分析的处理速度大幅度提升。同时不动产档案登记时可以采用数字化的方式，记录更多的信息，比如图像甚至是视频资料。在档案保存方面，由于是数字化的档案，只需要建设完备的数据储存设备既可。完全不需要像传统的房产档案那般，需要保存大量的纸质档案，同时还要注意档案的分类、整理、储存，传统的管理方式查询档案也是一件非常繁琐的工作。而数字化的档案管理工作，只需要设置好管理逻辑，就可以自动进行不动产档案的分类、整理、储存，档案调取也极为方便。这些优势能够不断推动不动产档案的管理水平提升，推动不动产档案管理的发展，更好的为国家掌握详实数据、为房地产企业发展提供正确、科学的信息提供帮助，为我国房地产事业发展提供最专业、最规范、最方便的数据服务。
3 提高不动产档案数字化管理水平的有效策略
3.1 加强不动产档案数字化管理的认知
近年来，虽然不动产档案管理方式方法在不断改进和完善，但是进度不快，效果并不是很明显，一个很主要的原因就是不动产档案管理人员以及各地地税房地产管理部门没有对不动产档案数字化管理的认识不足，重视程度不够。很多的相关人员及部门，将不动产档案数字化管理仅仅视为简单的文案处理工作，忽视了这项工作成果对于国家和房地产行业的重要作用。因此，在实际的管理实施过程中，没有对信息采集和分类工作抱有足够严谨的工作态度，使得信息收集过程形式化过重，严重破坏了信息的完整与准确，从而降低了使用价值，也耽误了工作时间，影响效率。
3.2 提升管理人员的业务能力和专业水平
应当正确认识的是，不动产档案数字化管理已经早已超越了传统的手工劳动范畴，而发展到了知识型技能型的工作。我国缺乏不动产档案数字化管理的相关专业人才，管理人员只要具有相当的级别才会有相应的档案管理专业的人员，其余人员也没有经过严格的识别与培训，有的是其他人员富余的岗位补充过来的人员，这些人对于不动产档案数字化管理的重要性认识不足，也没有相关工作经验及技能，无法有效开展相关工作。
数字化管理不动产档案，是一项复杂的工作，涉及到的工N多、专业多，对于专业能力和技术能力有着很高的要求。数字化管理不动产档案的相关人才，必须要有全面系统的知识框架、强大的观察能力与数据处理能力，同时还要有缜密的思维以及细致的工作作风。管理部门必须要培养一支专业素质高、思想观念好、文化水平高的卓越的不动产档案数字化管理人才。这些人才还要熟练掌握各种自动化办公设备的应用。相关单位和企业应当重视培养专业的不动产档案数字化管理人才，目的就是要培养一支专业、敬业、精业的团队。
3.3 其他措施
实现不动产档案数字化管理的目的在于科学、系统得管理房产档案，方便数字档案的调用、查阅以及相关部门与房地产企业及其他单位合法研究，为此就要保证档案的完整、权威、科学与便利，为国家以及企业管理者制定决策提供科学的参考依据。如果档案管理过程因为管理不善，导致档案内容缺少、信息记录不完整、不规范，这一定会导致档案信息的全面性、真实性和适用性大打折扣，进而失去了数字化不动产档案的存在意义。想要快速有效实现不动产档案的数字化管理，必须要不断提高数字化管理不动产档案的工作能力与工作效率，相关机构与单位应当从思想入手，深化人员不动产档案的数字化管理重要性的认识，让员工充分认识到不动产档案的数字化管理对于我国房地产业发展以及政府的有效管理的重要性。然后再管理过程中，不断加大人力与经费的投入，以最快速度消除不动产档案的数字化管理工作存在的弊端，推动相关工作向着更好、更快、更完备的方向发展，促进档案管理现代化建设。
4 总结
快速发展的房地产行业对我国房产档案转型不动产档案的数字化管理带来了新的挑战，同时也带来了新的发展机遇。相关部门以及企业要充分认识房产档案转型不动产档案的数字化管理的重要性，加大相关领域的投入，建设一支专业的团队，为我国房地产行业发展做出贡献。
参考文献
[1]李群英，战恺.房产档案的数字化管理[J].中国档案，2007，03：36+41.
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档案的数字化管理范文3
关键词：档案管理 数字化 应用
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）11（c）-0150-01
信息技术的发展对档案管理工作提出了新的要求，为适应信息化发展和满足档案管理需求，提高档案管理水平，改善服务质量，数字化技术被广泛地应用在档案管理工作中。传统的手工档案管理模式具有工作效率不高、档案易破损且无法实现资源共享的缺陷，而数字化技术具有存储空间大、误差小、可实现资源共享等优点，将其应用在档案管理中，能够有效弥补传统档案管理模式的空白。
1 档案数字化管理概述
档案数字化管理是指通过网络技术、扫描技术、多媒体技术、存储技术和数据库技术的有效结合，将档案信息以数字化的形式存储起来，最终构建一个使用效率较高的档案信息数据库，进而实现资源共享。档案数字化管理主要是指对档案原件和档案数据的管理，档案原件、扫描件和数据是数字化档案的主要存储形式。
2 档案管理特征
2.1 日常网络化管理
档案日常网络化管理能够快速地进行信息的搜集、整理和移交等操作，档案一旦受理，就能够在网络上对其进行综合利用，这不但能够充分利用信息，还便于档案统计、检索工作的进行，并节省一定的时间。网络能够将档案中的文字信息和图像信息有效地结合起来，借助网络完成所用的工作，能够最大限度地提高工作效率。
2.2 内容数字化
在传统的手工档案管理模式中，档案内容以纸质的形式存放，它的内容和载体是一个整体，不可分割。而档案数字化管理通过计算机设备、多媒体技术等将档案以数字化的形式存储，不但完整地保留了档案内容，还实现了内容和载体的分离，档案的实际载体作为初始依据保存下来，只要查阅存储在计算机中的信息就能够实现日常管理。
2.3 服务社会化
数字化技术在档案管理中的应用，有效弥补了传统手工档案管理模式的空白，实现了资源共享。用户只要通过计算机网络就能够自主、快捷查询和下载自己所需要的内容，这种服务具有社会化的特点，代表着社会的进步。
2.4 全面服务
档案数字化将文字和图像存储在计算机中，人们借助互联网通过身份确认后，能够在网络上查询到所有信息，这种以网站为载体的档案管理模式，使得档案服务呈现多元化、全面化。
3 档案管理数字化建设几种容易出现的问题
3.1 资料搜集和记载的漏洞
近年，社会各界更加关注档案管理工作，相关法律法规也日益完善，然而在此之前的档案资料搜集并不完整。另外，档案信息的记载与实际情况也存在一定差别。
3.2 缺少服务创新理念
一直以来，档案管理工作单纯地停留在为用户提供证明或者咨询服务，缺少对档案的实际利用效果的进一步分析，并较少研究信息资料上网服务的可行性，在一定程度上阻碍了档案的开发利用。
3.3 条件制约
在原有的档案数字化管理模式中，主要依靠手工操作，辅以计算机来管理档案的原始载体，却不是对档案信息的数字化处理。计算机数据存储、归档信息，导致无法完整显示纸质材料中的全部内容，最终查询的信息也缺少完整性。
4 档案数字化管理措施
4.1 加强档案人才的培养
创新是档案管理人才需要具备的基础素质之一，要实现档案的开放、多元化发展，档案人才需要更新观念，不断探索，勇于创新。档案人才还应熟练操作计算机，具体是指能够熟练地应用办公自动化软件、全面掌握现代通信、网络技术，并能够有效进行计算机设备的维护。另外，档案人才还应了解自己行业档案管理的基础知识。加强对档案人才的培训和建设，使其掌握最新理念和技术，树立积极的服务理念，增强业务能力。
4.2 规范档案资料
满足社会需求是数字化技术应用在档案管理的根本初衷，若档案资料信息残缺、不完整，则会失去档案数字化管理的价值，并会给用户带来不便。因此，要保证档案资料的完整、准确、规范。
4.3 构建档案标准体系，不断完善
统一的标准和规范能够约束档案数字化管理工作的有序、规范进行。现阶段，个别部门存在忽略档案管理工作，缺少档案管理标准化体系的现象，这阻碍了档案管理工作的发展进程。
4.4 建立档案信息数据系统
现阶段，纸质档案仍是主要实体，纸质档案数字化制作方式是指借助计算机完成人工录入或者使用扫描仪扫描，这种制作方式在有限的存储空间内，能够存储大量的数据信息，真正实现了档案全部内容的数字化。然而档案记录方式的多样性削弱了计算机识别的真实性。另外，人工录入又降低了工作效率，这缩减了数据信息的使用价值。对于通过扫描仪逐页扫描，并绘制成图形，实现了档案初始文件的信息数字化。这种方式与人工录入相比具有一定的优势，能够缩减数据信息的录入时间，大大提高了工作效率，且误差较小。因此，扫描仪扫描具有更广阔的应用前景。
4.5 建立档案信息传输平台
档案信息传输平台，能够显著提高数据库的利用效率，这主要是因为档案信息只有在传输过程中才能最大限度地发挥自身价值。在档案数字化管理中，档案信息以数字的形式存在，而数字网络系统是其传输数据的主要平台，档案信息传输平台的建立，使得信息数据的远程传输摆脱了时间和地点的束缚，这便于档案信息的快速流动，并充分发挥了核心数据库的功能。
5 结语
档案的数字化管理已经成为社会发展的必然。虽然，现阶段数字化管理过程中仍然存在一定的问题，但是与传统的档案管理模式相比，具有使用效率高、占用空间小等优点，它代表了社会科学技术的进步，并伴随着国家相关法律法规的出台和完善，将不断创新档案数字化管理模式，有效解决存在的问题，从而提高档案数字化管理水平，充分发挥档案信息的价值，使其更好地服务于人民群众。
参考文献
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档案的数字化管理范文4
一、数字化在城建档案管理中的必要性
就以往来说，城建档案主要是利用人工纸质的方法进行保存管理，其成套性的特点决定了城建档案存储占用面积大，且案卷之间密不可分的有机联系会使查阅档案时调卷量大，因而常常出现要查阅某个问题时需要调阅几卷甚至几十卷档案，且所需要的信息还要经过人工的方式再进行甄选，致使调阅耗时长，工作效率低下。其次，城建档案是在城市规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，反过来又为城市规划、管理及新建、改扩建工程提供依据。随着城市建设的不断发展，城建档案调阅次数的递增会使纸质档案造成不同程度的破坏，尤其是比较久远的档案材料，其损坏几率会大大增加。再次，传统纸质档案材料有时因保管条件的限制，会导致字迹模糊；纸张发黄变脆，而一旦遭遇自然灾害(水灾、火灾等)侵袭，便会毁于一旦。最后，传统档案管理在广度及深度上存在一定的缺陷，只能实现馆室间的调阅查看，无法实现远程调阅，资源共享性及交换性较差。这一系列问题的存在使得城建档案的管理工作面临严重阻碍，城建档案存储量的不断增加，各级城建档案馆都面临着库房面积的不足、查找利用效率低下、纸质材料容易磨损等问题。但城建档案数字化既节省了档案存储空间又方便查找、利用，从而保护档案资料，提高档案管理工作的效率。
二、数字化在城建档案管理中存在的问题
就目前来看，数字化在城建档案管理中仍然存在一定的问题，其中最为严峻的问题便是档案的长期存取。传统纸质档案资料的存储载体及保存期限较佳，具有较高的可靠性。相比之下，数字化城建档案信息存储时间受物质载体性能的影响，其性能的优劣会对存储时间产生直接的影响，因而要对存储载体的使用性能以及稳定性能进行合理确定，避免出现数字档案无法正常使用的情况。其次，数字化城建档案信息完整性及安全性偏低，这是因为传统的档案管理借助纸质材料实现，纸张作为城建档案信息的重要载体，其信息完整性、安全性较高，因而具有较强的法律效益。相对而言，数字化信息管理的安全性和完整性较差，原始档案信息的保存风险较大，易受多种因素影响，因而其法律价值需要一段时间才会体现。数字化的档案管理需要实现资源的共享，因而需要制定统一的规范、标准对资源共享问题进行约束和规范，提高档案信息的安全性。但就目前来看，我国的数字化城建档案信息管理的相关约束规范还不健全，这在一定程度上对信息资源的交换和共享造成了一定的阻碍。另外，由于城建档案具有成套性的特点，决定了每套工程档案中有部分资料的利用率极低，可以说是只有工程不出现大的质量问题，在长长的保管期限内基本上处于休眠状态，这部分档案资料从数字化的成本和社会效益来看明显不匹配，因此从事城建档案数字化还应该从成本和社会效益两方面进行考虑。
三、提高数字化在城建档案管理中作用的举措
(一)落实档案前期准备工作
要想强化数字化城建档案管理的作用，首先应重视档案的前期规划准备工作，即将以往使用的纸质材料全部转化为数字材料，因而工作量较大，且存在一定的信息改变风险。因此，在使用数字化管理城建档案时，应先了解档案馆的馆藏，通过调查分析，实现对档案的归档及数字化的规划。在进行城建档案规划工作时，应严格按照相关的规范流程，捋顺工作重心，落实档案前期准备工作，奠定数字化的应用基础，强化其在城建档案管理中的重要作用。其次，还应根据数字文档资源共享的特点制定相关的规范标准，完善规范体系，一般包含：数字化档案规范管理体系、信息化标准规范体系等等。通过系列标准体系的建立实现对档案信息的采集、提取、整理以及安全维护，确保其安全完整性。最后，根据各工程项目的实际出发，对查找、利用率高的档案如：项目前期准备阶段及竣工验收文件、竣工图纸应及时进行数字化加工，对利用率极低、基本处于休眠状态的档案应考虑小部分或完全不进行数字化，以此来控制城建档案数字化成本。
(二)有效建立数字档案馆
城建数字档案馆对于推动数字化档案管理进程具有重要意义。档案信息存在的地方便是档案馆，有效建立档案馆能够推动数字化在档案管理中的应用。在城建档案管理过程中，数字化的应用能够从一定程度上转换档案管理模式，使其由以往的被动管理模式逐渐转化为主动的信息管理模式。为实现档案信息合理利用以及资源的共享，城建档案馆的建立具有极其重要的意义。以我国信息化建设要求来看，城建档案管理部门是较为重要的社会资源外在反映部分，因而应充分利用档案馆的信息共享平台，为信息资源提供展示场地，全面推动数字化城建档案管理工作的正常有序开展。
(三)提升相关档案管理人员素质
受以往档案管理模式的影响，部分档案管理人员对数字化档案管理模式的应用还存在认识上的不足，急需培养新型的档案管理专业人才。实际人才培养过程中，不仅要注重对档案管理人员业务素质的培养，还应注重现代化技术应用人才的培养，优化管理队伍结构，并及时更新领导阶层的管理知识，改变其知识结构，从而领导员工做好数字化档案管理工作。结合信息开发，实现数字化在城建档案管理中的重要作用。
四、结语
档案的数字化管理范文5
关键字：新时期；档案管理；数字化
伴随着科技的进步，尤其是以计算机技术为核心的信息技术的发展，传统的档案管理正面临着严峻的挑战。我国的档案管理还大多采用传统模式，这相对于发达国家还有着很大差距，已经严重影响了我国现代化建设的步伐。所以，国家档案局在“十五”计划中把数字化档案管理作为我国档案管理的发展目标。
一、什么是档案的数字化管理
数字化档案信息是由当今快速发展的计算机网络，数据库和各种其他多媒体技术相结合而产生出的一种全新的档案信息形式，这种信息形式把原本在不同储存载体和储存地点的信息资源加以整合，转化为数字信息的形式进行储存。这些数字信息可以通过网络互相关联并集中管理查询，方便利用分析，从而实现了信息资源的共享。
二、档案信息数字化管理的优势
2.1可以提高企事业的经济效益
随着社会经济的不断进步，传统的档案管理方式已经不足以处理当今企事业部门日益庞大的信息量，以往的对策是不断增加档案部门工作人员，这给整个单位带来了更大的压力。新的数字化管理模式变传统的纸质载体的档案信息为可以在计算机读取的垫子数字档案，这在节约信息管理费用和物理空间的同时，也方便了信息的查阅和利用，对于人力物力的节省都有很大的帮助。
2.2有效提升办公效率
档案管理的数字化可以令资料及时归档，能够在短时间内被提供利用。比如当今企事业单位的人事档案管理往往对象繁多，且流动性较强，包括职工统计、人员调动等数据，这些数据不但比较庞杂，而且不断变动，传统的档案管理方式很难及时准确地归档利用，但伴随着计算机和网络技术发展产生的数字化管理却能及时有效的对这些信息加以记录，而且查询的过程也变得更加简单方便。再加上通过网络彼此联系实现资源共享，信息资料的数字化提高管理上的安全系数和保持的长久性，可以说数字化档案管理给以往的办公方式带来了巨大的变革和解放。
三、档案管理数字化所面临的主要问题
在我国，由于目前档案的数字化管理才刚刚起步，而且相应的技术和硬件设施还很不完善，档案管理的数字化还面临着许多问题，总结起来主要有以下几点。
3.1档案管理与办公自动化系统不兼容。
据悉，目前有相当一部分的企事业单位以采用以计算机网络技术为核心的自动化办公系统。这种办公系统一般使用本单位或者上级的主管部门研发的软件，而本单位的档案管理部门却使用档案行政管理部门为实现数字化和标准化而推广的现代化档案管理的软件。由于设计部门不一样，这两套软件难以实现数据的相互转换和电子文档的归档，从而为原始数据的采集和记录造成困难。
3.2电子文件存在不安全因素。
电子文件在具有操作简洁，传递迅速，节省存储空间等优点的同时，也会有很多的不安全因素。比如过于依赖软硬件设备，容易发生被篡改，数据丢失以及遭受病毒侵害等情况。这些问题给电子文档的安全管理和长期存储带来了很大影响。
3.3档案数字后利用率过低。
尽管自动化办公系统已经被推行了一段时间，但还有很多企事业单位没有树立电子文件管理意识，管理工作者还保持原有的观念和管理模式，文档的检索调阅都靠人工进行，不能充分发挥计算机的作用，而仅仅用其进行文字录人，编辑以及打印工作。工作人员只能利用眼前有限的档案，忽略了网络传递方法的使用，不仅浪费人力物力，还令现代化的电子文档管理得不到合理的开发利用。对以上问题进行总结分析，会发现问题的主要根源在于以下几个方面：a.没有标准的信息化网络平台，不能形成统一的数据库系统以及信息共享机制；b.是各部门之间缺乏系统上的统一管理，不能进行有效的信息资源共享，缺乏电子数字管理的意识；c.对电子文件的管理缺乏健全规范的制度，存在安全性上的隐患。
四、如何加快推动档案管理数字化的进程
针对企事业部门档案管理数字化进程中存在的各种问题，需制定相应对策加以解决，否则不但会阻碍办公自动化的进展和深化，还会令电子文档遭受不必要的损失。所以，在推动档案管理数字化过程中，必须注意以下几个方面：
4.1建设统一系统使信息共享。
档案数字化的建设是一项系统工程，它包括总体设计，软件开发，档案整理，文件录入，系统管理备份，查询管理以及安全措施等等软硬件结合的系统。由于企事业单位各部门日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录人和管理，因此该系统应采用双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、企业分类管理等，从而从机制上提高各部门的信息共享能力。
4.2建设档案与办公系统之间的通道
针对企事业部门办公自动化系统与数字化档案管理系统充分衔接的问题，笔者建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现与现有的财务系统OA系统、人事管理系统的无缝集成。
4.3提高档案管理人员的素质水平
当今社会的知识信息量正以指数形式增长，相应的档案管理工作也必须从劳动密集型转向知识密集型。所以档案的管理者也必须有较强的分析能力，能够筛选精确重要的信息；同时，要能根据调阅者的要求提供准确的档案信息。所以管理者需具备现代化的素质水平和专业技能，有关部门应加强档案人员的培训，教授有关知识，提高其数字化管理意识，努力提升电子文件的管理水平。
五、小结
伴随着计算机网络技术的持续高速进步，档案管理的数字化已经成为现代档案管理发展的重要趋势。相信在不久的将来，传统的高大档案室将不复存在，长期大量的文献资料都将以数字化信息的形式保存在小巧的存储设备中。为实现这一目标，需要企事业单位档案管理者和相关部门的合作努力。
参考文献：
[1]赵屹.档案信息化建设过程中档案管理工作的嬗变 （下）[J].办公自动化.2007.02.
档案的数字化管理范文6
关键词：档案管理；数字化
中图分类号：C93 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-000-01
随着生活与医疗条件的改善，中国老龄化的步伐进一步加快，老年大学是适应社会老龄化、丰富老年人文化生活、建设“终身学习”和谐社会的最恰当体现。老年大学的档案是学校发展的重要历史记录，它记录和反映了学校各个时期的行政文书、人事变动、教学管理、学员信息、学员成绩与作品、声音影像、宣传刊物以及设施设备器材等资料，是老年大学提高教学质量和规范教学行为的重要基础。在社会信息化高速发展的今天，如何让老年大学的档案管理工作与时俱进，紧跟信息化时展的需求，如何推进高效、专业的老年大学数字化档案管理进程，笔者结合自己多年从事老年大学档案管理工作经验，略抒已见，希望能够给其他各个领域的档案管理工作以启发与借鉴。
一、观念上的更新
传统保管方式，在管理和使用过程中存在不易存储、占空间大、不易查阅，时间长了易失真等诸多不利因素。社会信息化的飞速发展，冲击着各领域，老年大学的档案管理也不例外。档案数字化管理是随着互联网技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影 （录音、录像） 技术、数据库技术、多媒体技术等的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，形成一个有序结构的档案信息库，以网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，供及时查询、修改、利用，实现资源共享。目前，档案的数字化已非常普遍。我们的观念必须与时俱进，档案数字化管理势在必行。
二、硬件、软件上的配备
要实现档案数字化管理，必要的硬件配置不可少，例如互联网、计算机、扫描仪、刻录机、数字照相机、数字摄影机等数字化设备，以保证能够实现利用现代化信息处理技术对纸制档案、文书、照片及其他各种载体的档案资料进行数字化处理和存储。
同时，要以相应的软件系统为载体，依托档案信息网络系统和数字化平台实现数据处理、信息传输、交换和资源共享。例如，可以依托有关技术力量，创建先进、适用和可靠的档案管理软件，通过数据库创建数字化平台，以满足大量的数据归类、存储、查询、修改等功能，通过数字化平台呈现交互，加快档案信息数字化处理步伐。
三、技术上的提升
（一）资料处理
档案的数字化处理必须做到不可变更，即“固定化”。如对于纸质档案，要尽可能采用扫描仪进行图片扫描或利用照相机进行拍照的方式，做到对纸质档案内容的保真。对于录音录像资料，除保持数据原样永久存储外，还要利用刻录机刻录复本进行备份存储。对于电子文档要做到草稿、修改稿、正文一并归档，修改稿要保留草稿字样和改稿人姓名、修改内容、修改时间、并做到整套归档的电子文件不可改变。同时，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，以达到灵活建档实现数字化目的。
（二）安全保密
档案内容涉及到安全、保密，数字化档案信息通过网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，所以，提高档案资源数字化的安全管理是档案信息化建设首要的前提条件。必须要采用一套完整的安全措施，保证系统信息传输的过程中重要信息不会泄漏或被篡改。
档案管理的安全保密工作主要涉及三方面的内容：一是保证存储信息的安全，数字化档案的存储应该使用带自动备份功能的专用服务器，设置工作站与办公网络相连接、同时使用光盘库定期刻录备份，而且最好备有另一个异地保管的备份；二是保证档案信息网络系统和数字化平台运行安全，网络系统必须采用物理隔断和功能强大的防火墙等措施，配备入侵检测系统和信息传输加密产品，安装防病毒系统，防止黑客的攻击和病毒的入侵，保证网络系统安全性，使数据和应用系统不被破坏；三是保证登录者的身份安全，需采用严格的身份认证和权限管理，通过登陆身份安全认证、动态口令等方式，严把登录者身份，以保证档案数字化管理系统的登录安全。
（三）人才提升
档案管理的数字化建设，人才是关键。要不断提升管理者的技能水平，提升管理者档案专业技能及计算机操作技能，让管理者成为既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，以推进档案管理的数字化进程。
