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档案的数字化管理范文1
一、当前我国档案管理的主要问题分析
管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。
（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。
（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。
目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。
二、我国人事档案发展的方向和趋势展望
（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。
（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。
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（一）全面考虑各种实施要素
明确目标后，应确定各种实施要素，即数字化档案信息的重点发展项目，如全文信息化项目、局域网数字化服务项目、广域网信息服务项目等等。各种实施要素需采用不同的评估方法，可借用某些指标性体系。
（二）保障系统的建立
构建保障系统也是为了保障数字化档案信息管理的顺利实施，保障系统指的是数字化档案信息管理体制、运行及保障机制。即档案信息的数字化建设及实施需要各项规章制度、组织、机构、人力、财力及物力的支持，更无法脱离保障系统。
二、加快立法，确保数字化档案信息的法律效力
（一）加快立法
我国已经颁布了《合同法》，其中涉及到电子信件、合同、电报、传真、电子信息交换、邮件等等有形的内容形式，对于实现我国数字化电子档案的法律效力具有积极的作用。此外，有关《政府信息公开条例》也对破坏政府信息的违法分子进行了刑事及行政责任的规定。就某种意义而言，伪造电子档案数字签名的后果，和破坏印章、文件所应承担的法律责任相同。如今，逐步实现数字化电子档案法律效力已然成为一种趋势，除采用技术、方法来保障其完整性与可靠性以外，还应加快立法，明确其法律地位。
（二）加强监控，确保数字化档案信息的法律效力
为了确保数字化档案信息具有足够的法律效力，不少国家纷纷制定标准化监控及管理程序，以进一步明确数字化档案信息的重要性。在完善的监控程序及高效的管理体系下，想要确保数字化档案信息的真实性与完整性并非一件难事，但是，应当注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，应当着重强调的一点是电子档案数字化进程中的著作权及数字化权等问题。目前，不少法律案件均涉及到数字化权问题，为保障著作权者的合法权益，在档案信息的数字化过程中，应对档案来源进行鉴别，看其是否受到《著作权法》的保护，若在《著作权法》的保护范围内，应全面考虑档案信息数字化权问题。若不受《著作权法》保护，则无需考虑这些问题。同时，还应确认档案信息的所有权，数字化档案信息仍属复制行为，必须同著作权人积极协商，给予其足够的报酬，并获得其许可之后，方可将其档案信息收录数据库中。
三、引入新型安全技术，保障数字化档案信息的安全性
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关键词：城建档案，数字化，作用
Abstract: the digital service function of the municipal files plays an important role in promoting the municipal files work to walk road of the information, which is beneficial to the work of the municipal files of quick and convenient; Members of the file information form, structure, the change of the municipal files work must be decided to step into the digital age.
Keywords: members of the file, digital, role
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
计算机技术、网络通信技术、高密度存储技术、多媒体技术的高速发展，使城建档案的载体从纸张到磁盘、光盘、U盘、移动硬盘等出现了大量的电子文件。为适应信息化发展的需求，传统的档案管理模式必须向现代化的管理模式转变。我们城建档案事业要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用。
一、城建档案信息化建设的历史背景
城建档案信息化的发展基本上是跟着计算机技术的发展走过来的。不管采用了什么新技术，但是本质上，实现的功能就是一个：用计算机这种现代化手段来实现城建档案的接收、管理和检索利用。只不过是随着计算机技术的发展，同一个功能用了不同的、更高的技术来实现而已。
1、20世纪八九十年代是我国档案馆的重要发展阶段。从总体上看， 20世纪90年代以前的档案馆以收藏纸质档案为主，通过卡片式或书本式目录或指南反映馆藏，这时档案馆业务工作的开展基本上以手工为主。
2、20世纪90年代以后，计算机开始进入档案馆，出现了机读式检索工具与一定数量的机读档案，计算机在档案馆中的应用为档案馆进入自动化阶段揭开了序幕。这时档案馆对于计算机的运用还主要以单机形式为主，通过功能简单的档案管理系统完成档案的著录与检索利用工作，大量的工作还是以手工为主。
3、21世纪初到现在，以计算机技术、数据存储技术、网络通信技术为核心的信息技术全面渗透到档案馆领域，将档案馆推向自动化发展阶段。这时相当一部分档案馆尤其是大型综合档案馆和大型企业档案馆建起了馆内局域网，用户可以通过局域网访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统。一小部分档案馆实现了与互联网的连接，大量的档案目录数据库在该时期建立起来，为档案馆馆藏档案的网络化服务奠定了基础。
4、《全国城建档案信息化建设规划实施纲要》指出目前还未建立计算机管理系统的馆要建立城建档案计算机管理系统，实现城建档案计算机辅助作业和辅助管理；正在进行馆藏档案目录数据库建设的馆应完成数据库的建设，全面实现馆藏档案检索计算机化；已建成城建档案计算机管理局域网络系统的馆，应实现与政府部门政务网的衔接和专题数据库建设；正在开展城建档案数字化转换和信息资源建设的馆，要完成数字城建档案馆和网络信息服务系统的构架。
总之，城建档案馆需要将电子文件收集归档、保管、并向社会提供利用服务，这就是数字城建档案馆产生的历史背景，也是时代赋予城建档案馆的任务。
二 、信息化是城建档案事业发展的必然要求
我们城建档案现在的主要现状是在工程环节中形成大量的电子文件未能得到有效收集，造成资源流失、重复加工。传统的城建档案管理已不适应信息化的发展趋势，使城建档案馆的宝贵资源没有得到很好的开发利用。所以我们应该积极利用现代信息技术，全面采集、提炼和开发城建档案信息资源，把城市地上、地下的建筑物、构筑物信息进行数字化处理，实现档案管理的科学化、规范化、动态化和信息化。
第一个方面，全球信息化的大趋势决定城建档案工作必须适应新形势。目前的社会是一个以信息为主导的时代，人们获取信息的手段和方式也步入信息数字化时代。各行各业以互联网为依托，进行着数字化生存和发展。城建档案信息是城市建设、规划及其管理过程中形成的宝贵的信息资源，在这种时代背景下必定要融入数字时代，信息化建设是必由之路。
第二个方面，未来的数字化信息社会对城建档案服务功能的需求决定了城建档案工作必须走信息化之路。传统的实体利用形式已经难以满足社会对城建档案信息的需要。未来的数字化信息时代，必将促使城建档案馆的社会服务功能发生变化。各部门的信息化建设、电子政务建设尤其是建设系统信息化的建设等等方面，建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等单位基本上都已应用计算机制作档案，这样就产生了大量的建设电子文件， ――这些在建设工程管理环节中形成的大量电子档案的接收、管理、利用要求城建档案工作必须步入信息化、数字化管理。
第三个方面，城建档案的信息形态、结构的变化，决定了城建档案工作必须步入数字时代。建设工程在勘察、设计、施工、监理各工程环节中计算机辅助施工、计算机出图等等形成大量的建设电子文件；勘察设计行业CAD技术得到普遍应用；甲乙级设计单位计算机出图率达到100％；计算机辅助施工技术（CAC）也在建筑施工领域得到应用；建设工程管理中已普遍实现了计算机辅助管理。城建档案作为城市建设的资源库，将不容置疑的步入信息化时代，向数字化发展迈进。
第四个方面，城建档案信息产业化的发展趋势决定了城建档案工作必须步入数字时代。 在我们建设领域产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证在信息时代城乡建设活动中的真实历史记录长期保存下来并向社会随时提供利用。以提供信息、服务社会为主导的城建档案事业必将融入信息产业化的潮流之中。这种需求、这种信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必将步入数字时代。
四、城建档案信息化建设的近期主要任务
数字城建档案馆――是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物，代表着城建档案事业的发展方向，也是城建档案信息化的表现形式。那什么是数字城建档案馆呢？数字城建档案的定义是，一个依靠信息技术接收、管理城建档案并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。对城市的发展而言，数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程，是城市的基础平台建设工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服务能力的建设工程，建设好这样一个工程，意义重大，影响深远，非常必要。
从城建档案工作实际出发，推动城建档案信息化的进程。 以需求为导向，以应用促发展，把发展作为主题，把信息化作为主线和动力，把卓有成效地为城市建设和社会发展服务作为根本出发点的职能要求。积极开展、探索电子档案接收与管理，加强对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档的监督与指导。 加强电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。创建城建档案特色数据库，基础地理信息数据库， 地下综合管线数据库，规划审批成果数据库，重要竣工项目数据库城市规划方案数据库，声像资料数据库。
数字城建档案馆可以进一步强化传统城建档案馆的档案信息服务功能，提供新的管理和服务机制。数字城建档案馆构建了虚拟的城建档案信息环境，用户所需的城建档案信息可以通过网络动态的进行组织，而不管其是否是本馆的馆藏，城建档案服务也可以突破馆界的限制，有效地利用城建档案信息。我们应建成全方位、多层次、技术先进的城建档案信息化管理、服务体系，实现资源共享。深层次开发城建档案的内在价值，为城市的规划、建设和管理提供全方位的信息，提高城市建设的科学化管理水平。建成门类比较齐全的城建档案基本信息数据库和专业信息数据库，信息服务达到及时、准确和权威；信息资源的开发和利用达到较高水平，并取得较好的社会效益和经济效益，使城建档案信息化成为城市建设事业不可缺少的有力保证。
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档案的数字化管理范文4
关键词：数字化；信息；档案；新思路
一、数字化档案管理的内涵
所谓数字化档案管理是指对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管并实施电子存取服务。数字档案馆是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现，是档案馆建设在信息时代的必然要求。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新一代的档案管理将是数字化全息档案管理的方式。
二、数字化档案管理的重要性
档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。计算机的广泛使用，使大量的数字档案信息形成，同时也为档案的数字化管理提供了可能。它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理还能使资料能及时归档，尽快提供利用。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。从而提高了办公效率。
数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。
档案资料经过数字化加工后，社会公众(开放档案)和各职能部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。实现资源共享，提高工作效率
档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成威胁。而档案进行数字化加工后，可通过电子方式提供利用，减少了原件的使用频率，有效地保护档案实体的安全。
三、实现数字化档案管理的新思路
（一）管理人员的素质需提高
队伍素质的提高是有重点地抓好数据库建设的必要准备。由于档案信息数字化的发展，档案信息呈爆炸式地增长，档案利用的骤增，使档案信息分析成为一
项非常重要的工作。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才，就不可能实现档案信息网络化管理和服务。档案工作者不仅要掌握传统档案管理知识，更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。坚持用新思路、新体制、新机制、新方式进行培训，在短时间内走出加快档案数字化建设的新路子，不断推进网络信息共享，同时，坚持以人为本，全面提高素质教育。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的再培训、再教育，使广大档案工作者加强档案业务基础知识的更新，树立档案数字化工作是第一要务的思想。从基本知识入手，全面细致掌握档案工作中的每个环节和知识点，熟练运用现代化技术手段来管理档案，早日实现数字化档案室。
（二）数字化管理中需要个性化服务
数字化管理不能局限于单个档案馆管理系统，而是要集成全社会的资源构成
强大的档案管理资源体系，为用户提供多样化的动态性档案管理服务。档案管理要求根据用户的实际任务搜集选择各种信息，档案管理强调利用自己独特的档案信息和能力为用户创造价值，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值；通过直接介入用户课题的最关键部分来提高服务价值。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神为用户提供创新性的服务，做好个性化服。
（三）实现档案信息与社会信息相联结
要建立档案信息系统，实现档案信息与社会信息的联结，这既是提高数字化档案利用率的要求，也是加强档案数字化管理软件发展自身的要求。在档案信息网上设立站点或网页，实现档案信息网络的互联。打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。
同一种档案在数字化后可以生成不同的格式，在实际工作中，采用最多的就是TIFF和PDF两种格式。其中TIFF格式主要用于存储生产图纸等输出精度要求较高的图像文件；而PDF格式一般用于存储输出分辨率要求不高或者多页的文字内容较多的文件。
采用服务器、磁盘阵列、光盘等多种存储方式对数字化后的文件进行安全存储，依据档案的类别建好相应的目录结构，以文件的档号为扫描后的图像文件命名，再将文件存储到对应的目录下。规范文件名称及存储逻辑结构，便于对加工好的文件进行组织和挂接利用。
参考文献
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[2]吴化.当前我国档案信息网站建设状况分析与思考[J].档案学研究，2001，（6）.
档案的数字化管理范文5
档案数字化管理的主要特征
更加便利的信息资源。对企业档案采取数字化管理后，其首要特征在于更加便利的信息资源。企业档案的数字化管理要求利用计算机、多媒体技术以及网路设备等，为企业的生产经营提供了更多的信息资源。对于这些信息资源的利用比较简单。数字化程度的提高。和其他档案管理方式相比，企业档案的数字化管理，具备了标准化程度高的特征。因为档案的数字化管理，要求该电子档案要符合有关管理标准，同时还需要符合我国档案管理的相关规范等。这使得档案的数字化管理逐渐朝着规范化方向发展，档案管理更加正规。大型网络的运用。企业档案的数字化管理，联合利用各个网络，为提取企业信息提供更有效、便捷的环境。大型网络的运用，势必会成为档案数字化管理的主要特征。在企业档案的数字化管理过程中，唯有改善网络环境，扩大网络应用范围，才能够为企业的生产经营提供更有效的信息来源，才能够确保所提取的数据资料的完整性与有效性。
加强企业档案的数字化管理的重要意义
对企业档案加强数字化管理，能够提高本企业的经济效益。社会的逐渐进步以及市场经济的发展，使得庞大的企业档案资料与传统的办公模式之间的矛盾更加激烈。以往企业采取的是粗放型档案管理模式，通过增加办公人员以及办公费用等措施来解决问题。这样直接导致企业管理成本的增加。而企业在管理档案的过程中采取数字化管理模式，能够节约更多的人力资源与物理资源，节省保管费用，降低管理成本。能够实现档案办公效率的提高。企业在档案管理过程中，采取传统的管理模式，只能调阅纸质档案资料后才能够阅览到档案资料。在阅览档案时，可能会导致纸质档案的磨损或遗失等，并不利于纸质档案的保管。而采取档案数字化管理后，利用互联网实现了档案的无纸化保管，同时还能够提高档案的阅览效率。企业档案的数字化管理是企业管理的必然趋势。信息时代的来领，使得企业在管理档案的过程中，遵循与时俱进的管理原则，促进档案资料的数字化管理，提高档案的保管质量，充分发挥档案资源的实际利用效率。这成为了企业管理的一个必然发展趋势。企业档案的数字化管理，利用计算机、多媒体、网络通讯以及数字化技术等，促进档案的现代化管理进程。企业档案数字化管理的具体应用做好档案资料汇集工作。我国各类企业对档案进行数字化管理的过程中，首先需要做好档案资料汇集工作，将更多的资料信息收集起来，以此应对档案管理系统的各种突发性事件，避免电子档案系统发生问题后，企业信息来源的中断，使得各种工作难以顺利开展。企业进行档案资料汇集的工作中，应灵活运用各种措施，大范围收集更多的有关资料信息，并对所收集到的资料信息采取有效措施进行保管和存放。唯有这样才能够为企业提供及时的信息帮助，推动企业的稳步发展，为企业领导阶层的决策提供信息支持。这是我国企业加强档案的数字化管理的重要内容。企业应制定全新的档案管理方案与管理原则。企业在对档案加强数字化管理的过程中，应充分运用网络技术与信息技术，制定全新的档案管理方案、档案管理原则，提高档案工作效率以及现代化管理水平；搭建全新的档案服务结构以及档案管理模式，充分开发企业各种信息资源；加强对档案资料原件的保护和管理。全面提高档案管理员的工作意识。企业在对档案进行数字化管理的过程中，应全面提高档案管理员的数字化管理意识，提高工作效率。首先企业应大力宣传档案的数字化管理模式，从而让档案管理员树立数字化管理观念。此外，档案管理员则应加强业务培训，提高档案管理能力，掌握计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术的应用，使得他们能够利用上述技术对档案加强数字化管理，从而为企业额各个部门提供更优质的信息服务。
企业应处理好传统档案管理和现代化档
档案的数字化管理范文6
【关键词】山东中学；档案数字化；意义；现状及建议
随着社会不断发展和网络电子信息化的日新月异，档案作为一种原始记录是历史的真凭实据，它在社会上的使用范围及利用率在不断攀升。而现有的档案传统管理模式及手工翻阅查询方式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理数字化的优势已日益突显，形成及时、准确、系统的数字化档案网络，成为档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。
一、档案数字化的优点
1、节约时间，提高效率
数字化档案的实施利用，极大地减少了人们对档案的查询时间，提高了效率。传统的档案查询方式基本上都是手工翻阅，要想查询一本比较厚的档案资料，工作人员就需要花费很长时间，这是既浪费时间也降低办事效率的表现。而数字化电子档案可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。改善了查询的时间和空间问题，给查询人员带来了更有效便捷的方法。
2、成本的节约
利用数字化技术管理档案，在很大程度上降低了管理成本。传统的档案管理，为了提高档案的利用率，都是采用增加档案工作人员和加大办公费用的方式的，导致档案管理的成本不断增加。而数字化档案的机读档案技术取代了传统的以纸质为载体的档案信息，节约了由于复印、打印、装订所产生的费用，同时也节约的档案库房的使用面积，极大地降低了档案的管理成本。
3、利于保护档案原件和对档案的充分利用
数字化档案取代纸质的档案后，人们查阅档案主要是在计算机上调阅并直接输出，减少了对原始档案的翻阅次数，尤其是保存时间比较长的档案材料，它们本身就容易破损，而进行数字化处理后，对其起到了更好的保护作用。另外，数字化电子档案在提供原件阅览的同时，还能够根据利用者个人的需要对其中的信息进行分类、统计、打印等。档案工作人员还可以根据需要对电子档案进行编辑，从而节省时间。
二、中学档案管理的意义
1、基础性
中学档案管理是学校各项工作的基础，是保证学校教学工作、教学改革、教学研究和教学发展顺利进行的基础，是教书育人的真实记录，是评价教学质量的重要依据。中学档案是学校自身形象和价值观建设的直接依据及载体。中学档案一直贯穿着学校的开办、发展、变化的全过程，涉及中学教育教学工作及其组织、管理的各个方面，真实地反映了学校的教学、管理、运行的发展轨迹，是学校重要的信息资源库。
2、重要性
中学档案室，是为了对本学校的档案进行管理、收集、保管并提供利用。学校的档案管理工作既是记录学校教学工作的重要凭证，又是提高学校教学水平的主要途径。中学档案室虽小，但内容却极为丰富，正所谓“小小的世界，却包罗万象”。里面不仅包括科技档案，教学档案，设备仪器档案、基建类档案；还收集了财务报表、帐簿、凭证等的会计档案；以及声像、相片类的声像档案。中学档案室的建设，一是为了把真实地记载了每个学校的发展与兴衰、学生的成功与失败、教师的汗水与功勋的校史资料很好的保存和保护起来。二是为了能让自己的学生们以后对自己的中学回忆有所依靠，在教学档案中，客观地记录了教师每学期对学生学习情况的记录，学生成绩的评定和老师对学生表现的评定记录等，当他们长大成人之后，就能很好的利用学校的档案室来找寻他们在这里留下的五彩缤纷的少年足迹。
三、山东中学档案管理现状
就山东各中学的档案管理现状，作出如下几个概况：
1、有些中学聘请的档案管理人员都不是专业化的，他们几乎都是学校的一些退休老师，并没有受过专业的训练。他们管理档案也只是混口饭吃，抱着应付上级的检查的态度，使得档案管理工作处于被动地位，不能充分发挥其应有的作用。这对学校档案的有效管理带来了困难，直接影响着档案管理的规范化、科学化、现代化程度。
2、有些中学的校领导对教学档案管理的重要性认识不足，对档案室并不重视。他们对档案意识的薄弱，使得档案室变成一个常常被学校遗忘的一角。校领导只会在有上级部门来校指导时，象征性的开设档案室。这在一定程度上造成档案收集的困难，有效的档案得不到及时的整理，致使档案的散失、泄密，有些人甚至恶意销毁等。
3、而档案现代化程度几乎为零是山东各个中学都存在的现状。我国很多的档案馆，都已经采用先进的数字化电子来管理档案，而在这些中学还完全是传统的档案管理模式，形成了相当大的差距。这也正是体现的了上级档案部门工作的不到位，没有及时的对中学档案管理进行好的检查、监督、指导和帮助。
由上可见，对山东各个中学加强档案管理显得尤为重要，并要实现档案的数字化管理模式。
四、实施档案数字化的建议
1、提高档案管理工作人员的素质
所谓档案管理工作人员的素质，是指档案人员的专业水平，以及适应环境、做好本职工作能力的总称，包括政治素质、文化素质、业务素质和心理素质。档案数字化管理的技术要求工作人员必须具备专业的素质，精通档案理论知识及日常管理技能的同时，要掌握计算机、网络知识的利用方式。现代的档案工作者一定要有丰富的、广博的知识，而且在政治、经济、科学、文化方面的知识也要掌握一点，自然懂的外语最好，因此，在平时的工作中学校还应创造条件，让学校档案管理人员要定期的参加进修培训，这种培训既要包括职业道德上的教育还要包括专业技术水平方面的提升，使档案管理人员巩固档案管理工作的基础知识和基本技能外，不断掌握新知识和新技能，这样才能不断适应新时期新形势对档案工作者的要求。
2、加强对数字化档案建设的认识
为加强多种形式的档案管理工作，我们要从纸质档案管理中蜕变出来，逐步向档案数字化管理转变。虽然当前的数字化档案尚未普及，但从目前的发展趋势来看，今后数字化档案必然会在档案管理中占据重要的一部分。对于刚刚到来的新事物，档案工作者应有这种先见之明，搞好准备工作，结合各时各地的实际情况，做好数字档案室的建设工作，同时加强对已有的数字化档案的管理，积极积累相关方面的工作经验。同时对于纸质档案的管理工作也丝毫不能马虎，档案是由收集、整理、鉴定、保管、统计等环节组成的，各个环节联系密切，哪一个环节出现问题都会影响其他环节的质量及工作成果。纸质档案的信息内容附在纸质载体上，因此真实性和原始性容易鉴别，电子档案的信息必须通过计算机等专用设备的转换才能实现阅读，操作上容易造成信息的丢失或删改，所以我们在档案管理过程中要保护好原始资料，既要保存好电子档案也要保存好纸质档案。因为即使数字化档案全面普及了，对于一些需要长期保存的重要史实材料、文献记录，仍需要以纸质文件的形式来存储和管理。
五、结论
变革档案管理工作人员的知识结构已经迫在眉睫，为了适应信息技术和档案事业的发展，要求档案管理人员必须时刻让自己在跟上时展的步伐，始终立足于与时俱进、改革创新，不断提高自身整体素质，强化服务意识、法制意识，终生学习，丰富自身的知识结构，才能成为新世纪档案工作的复合型管理人才，才能为促进档案事业的发展出一份力。
传统的手工管理档案方式已经无法满足当今社会发展的需要，档案管理数字化的应用，正是顺应了潮流、适应了时展的新举措、新要求。
参考文献：
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