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工程监理档案管理制度范文1
一、监督档案的职能和主要内容
监督档案属工程技术档案，是对工程项目质量监督过程立卷归档，其职能是为工程质量监督站监督工作服务。根据国务院《建设工程质量管理条例》和建设部《关于建设工程质量监督机构深化改革的指导意见》的精神，工程质量监督站的职责、监督程序和内容，主要监督方式都有转大的转变:即按照政府赋予的监督管理职能，加大建设工程质量的监督力度，确保工程质量。监督工作必须包括如下程序和内容:办理工程质量监督注册登记手续;制定质量监督工作方案(或制定质量监督计划及质量“控制点”);对工程参建的建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位等各方主体质量行为进行监督;以抽查为主，辅以科学的测试手段，对建设工程的实体质量进行监督;工程竣工验收的监督;工程竣工验收后出具工程质量监督报告;受建设行政主管部门委托实施工程竣工验收备案;建立建设工程质量监督档案。由此可见，工程质量监督站的职责决定了监督档案内容。监督档案围绕工程质量监督站的工作程序和内容而建立，其意义深远，在新形势下的质量监督工作中，只有充分发挥监督档案的信息资源、咨询意识和监督作用，使之显示整体效应，才能充分体现工程质量监督工作在工程质量管理系统中的地位和作用。
根据工程质量监督工作程序的要求，监督档案包括以下三个方面:
(一)基本要求
1.建设工程应按单位工程建立监督档案，档案应及时、真实、完整。字迹工整，用档案要求用笔书写。
2.监督档案统一用国际标准用纸A4号(或统一表格)，按档案管理规定装订。
3.监督档案应按工程重要程度保存，保存年限按有关档案管理要求。
(二)主要内容:1.监督档案封页:标明工程名称、建设、勘察、设计、施工和监理单位名称，开竣工日期及档案编号;2.档案目录;3.工程项目报监资料，包括:①委托工程质量监督注册登记表;②工程质量监督书;③施工单位、监理单位中标通知书;④施工图设计文件审查意见;⑤施工合同、监理合同的副本;4.工程参建各方责任主体单位的资质和有关责任人员资格审理登记表及签署的质量责任书，工程质量保证体系审查表;5.质量监督记录:①单位工程质量监督计划及质量“控制点”;②工程质量监督交底会议纪要;③工程质量整改通知书及整改报告;④历次监督抽查记录;6.结构(地基与基础、主体)工程报告;7.地基与基础、主体及单位工程质量监督报告;8.工程质量事故报告(或质量鉴定报告);9.工程竣工验收备案表(房屋建筑工程、市政基础设施工程);10.竣工图纸;11.其它内容:①委托见证人员授权书;②重新组织竣工验收通知单。
(三)质量监督工程师认为应归档的必要内容:包括结构检测记录功能性质量检验结论，涉及结构安全质量问题的有关文字记载、设计变更手续及图片、光盘、录象带等实物性见证材料。
二、监督档案的建立和归档要求
监督档案的建立要抓住施工现场和材料整理两个环节:前者是真实而客观地说明工程实体和环境质量控制的过程，是监督档案的基础;后者是完善监督档案的重要手段。建立监督档案的重要是要确保地基与基础、主体结构、竣工验收“三到位”的同时，对工程实体质量的抽查、巡检，然后向对工程参建各方的质量保证体系的监督上指导延伸。如果某一住宅楼工程，结构类型为砖混六层。按照 监督计划要求:首层砌体(样板墙)为“质量控制点”。一层砌体设计标号为M10水泥砂浆砌筑，二层以上为M7.5水泥砂浆砌筑。当一层砌体(样板墙)施工时，经施工现场检查实体质量符合规范要求，参建各方质量行为合法，制作M10水泥砂浆试块一组。质量监督工程师重点记录了试块制作情况和质量控制过程后转入下道工序施工。在工程进入二层砌体砌筑时，经查M10水泥砂浆强度值仅达到设计标号的92%，经设计单位演算可满足使用要求及时完善了手续，但仍造成了该工程的质量缺陷。为确保主体结构砌体质量，质量监督工程师及时会同施工单位和有关参建各方人员，加强了砌体砂浆的质量控制，从原材料和施工方法上进行了调整。在后期主体工程施工中，砌体强度都达到设计要求。因此，掌握第一手材料，跟踪工程质量及时处理质量问题，积累成果，变事后弥补为事前控制和事中控制，是每一项工程质量监督的重点，也是完善监督档案的方法。要把这两个环节紧密结合起来，是作好监督档案工作的基本保证。
监督档案应实行以质量监督工程师为主的立卷归档责任制，分房屋建筑工程和市政基础设施两类，按单位工程建档(市政工程为市政道路、桥梁和排水工程分别建档)，从实施质量监督起止时间，在每项工程完成后要系统整理监督档案，内容上要有一定的技术含量和深度，具有专业性和综合性，并签字盖章齐全，前后一致，交圈完整，经部门主管领导审查验收后归档。
正确的归档程序很重要。工程项目建设周期长、点面多，质量监督工程师重实际工作轻档案管理的意识存在，影响了监督档案及时归档。因此，在制定工程质量监督计划的同时，也要作好监督档案的归档计划，对不同类型的工程项目，建立不同的归档计划。对于建设周期长的大型项目，高层建筑和市政工程，可按照单位工程，建档立卷，或由质量监督工程师根据工程实施阶段的监督工作情况进行归档。
归档手续应该是在单位工程(或子单位工程)监督任务完成后，工程竣工验收合格后十个工作日内，由质量监督工程师填写“单位工程质量监督档案归档说明书”经主管领导或技术负责人审核后，向工程质量监督站档案室移交。档案室档案管理人员验收合格后，由质量监督工程师和档案管理人员在“监督档案归档移交单”上共同签字。
三、加强监督档案管理应采取的措施
(一)更新领导观念。加强新时期监督档案工作的管理，在加大监督力度，狠抓工程质量的同时，注重监督档案的管理质量，把监督档案工作摆在议事日程，在人员配置、资金运用和管理条件上给予支持，提高工程质量监督站的综合管理水平。
(二)加强学习。要采取不间断、全方位的学习和业务培训方式，提高质量监督工程师队伍的思想和业务素质，增强责任意识和法律意识。正确运用条例、法规和强制性条文，掌握新形式下工程质量监督工作的重点，做到工程质量监督与监督档案归档并重，使监督档案的作用和价值得到充分和发挥，从而更好地保证建设工程的质量管理。
工程监理档案管理制度范文2
【关键词】基本建设项目档案；工程建设；竣工验收
一、项目前期准备阶段预先谋划
（1）从工程立项开始，建设单位就将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程，着手开展文件材料的收集、积累和整理工作。（2）建立档案工作组织机构，明确分管领导和档案人员，做到在人员上的落实。（3）在建设单位在编制招标文件时明确文件形成、归档和管理要求，将竣工文件编制工作水平作为选择施工、监理单位的依据之一。（4）在签定勘察、设计、施工、监理和设备采购合同时，对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求.
二、建立完善的档案管理制度
制度建设是根本，没有一套切实可行的档案管理制度作保证，档案管理工作将无所适从。档案工作建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多。因此，参照《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》（DA/T28－2002）、《电力工业企业档案分类规则》等电力档案管理相关标准要求，制定《基建工程档案管理实施细则》、《项目档案保管期限表》、《声像、实物档案管理制度》、《项目档案利用制度》等制度作为各参建单位编制、整理竣工档案的指南。
三、加强档案管理人员业务知识培训
各施工单位档案管理人员往往是技术人员兼职的，个别单位还有临时聘用的，他们对档案专业知识知之甚少，对国家和行业档案管理法律法规及标准也是一知半解。因此，明确各参建单位兼职档案人员，建立档案管理网络，建设单位必须在工程建设之初就要组织参建单位档案管理人员进行集中培训，迅速提高他们的档案管理专业知识。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导工作。
四、定期召开档案工作协调会
定期召集有关参建单位档案管理人员参加项目档案工作协调会议，相互通报各单位负责的单项工程项目进度和该项目档案工作进度，对工作中存在问题并及时解决。
五、做好各单位控制工作
（1）建设单位在检查工程质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况。在进行单项工程验收，同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。竣工档案正式移交前严格通过竣工文件的编制方、监理部门、质监检部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行逐卷逐册会审；对存在问题的部分一一提出整改内容并限期整改，整改完毕经建设单位确认并办理交接手续。（2）施工方根据法律、规范的规定及建设单位签订的有关建设工程合同的规定接受工程监理方对其建设行为进行的监督管理，接受并配合监理其履行合同。业务上极积主动与建设单位、监理单位档案员沟通好，明确对施工方所要移交的工程档案有什么样的具体要求，这样在施工过程中也可控制形成材料的质量。（3）监理单位除对自身形成的文件进行积累、整理、归档外，须重视对施工资料的监理，按照监理合同中约定的监理范围，负责监督检查施工文件的形成管理情况，在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。（4）设备档案的收集和管理方面，档案人员参加设备开箱工作，及时收集相关资料，并根据工程管理负责人确定的分发单位及数量分发，并做好相关记录。在设备档案的收集过程中，建设单位对设备厂家文件材料不齐全及不规范问题，不是被动地等设备厂家最后付款时才后补有关材料，而是根据设备合同，列出每台设备所缺的详细资料内容、数量与质量要求，通过及时出具“设备资料欠缺单”交计划部及物资部或财务部从厂家剩余的合同款扣款等方式来有效控制资料的追交。
总之、工程项目档案作为工程项目建设的最终结果，它的形成、积累、归档及管理贯穿工程项目的整个过程，涉及到工程计划、设计、管理、施工、监理等多个环节。因此要做好工程项目档案管理，除了搞好档案业务建设工作外，需要各级领导和部门支持。工程项目档案是一项严肃、认真、繁琐的工作，确保它的质量。
参考文献
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1 树立档案管理意识，掌握档案基础知识是搞好竣工档案工作的基础
1.1 依法治修是搞好竣工档案工作的指针 工程竣工档案的收集和管理，是国家法律赋予建设工程的责任和义务。《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》明确规定了档案工作的地位和责任。作为工程监理工作，也应遵守国家法律，履行法律赋予的责任和义务。工程监理工作中必然涉及工程竣工档案的编制、收集、整理和移交。因此，依据《档案法》来规范工程档案工作，不仅是现今法治社会遵法守法的实践，也是工程档案工作走向法制化轨道的实践。在工程监理工作中，要搞好工程竣工档案工作，首先必须树立法律意识。应熟知《档案法》，增强法律观念，自觉依法来管好工程竣工档案，为今后竣工档案的开发利用打好基础。
1.2 树立档案管理意识是搞好竣工档案的前提 人的思想决定人的行动，思想意识的不同，行动的结果也会不同，反映在工程档案工作上也是这样。有没有档案意识和有什么样的档案意识，往往对档案工作的结果产生直接的影响，这是显而易见的。因此，要搞好竣工档案工作，就必须提高档案管理的意识。要采取一定的措施和手段来提高工程监理领导和工作人员的档案管理意识。只有监理工作从领导到工作人员树立了较好的档案管理意识，才能在监理工作中按照要求编制好竣工资料，收集整理好竣工资料，最后形成完整的竣工档案。
首先应提高监理工作领导的档案管理意识。监理工作领导负有决策的职责，领导档案意识的有无和强弱，都会直接体现在决策的结果中。要做好工程竣工档案工作，需要领导在决策时将档案工作纳入其中，给予应有的重视和支持。这是档案工作能够组织、实施和正常开展的基本保证。因此，提高监理工作领导的档案意识对于做好工程竣工档案工作的重要意义是不言而喻的。要提高领导的档案意识，首先必须主动积极的向领导宣传《档案法》。让领导明确《档案法》赋予的责任和义务。按照法律要求来重视档案和档案工作。第二应及时和积极地向领导反映档案工作中遇到的问题和困难。汇报档案工作的开展情况，让领导及时掌握和了解档案工作，以便能够及时在工作决策中将档案工作统筹考虑其中。第三还应做好档案工作。用出色的工作让领导看到和体会到档案和档案工作的作用和效益，更加认识到竣工文件编制、归档的重要性，增强支持档案工作的信心和动力。
其次应提高监理工作人员的档案管理意识。监理工作人员是工程档案的直接产生者和管理者，他们的档案管理的意识有无和强弱，也直接影响到工程竣工档案编制、收集、整理的是否符合要求，是否管理到位。要提高监理工作人员的档案意识，应从三个方面来采取措施。首先必须组织监理工作人员和施工单位的档案员、技术员进行认真的学习和培训，通过档案工作基本理论和业务知识和竣工档案特殊要求的讲解和说明，一方面让他们了解掌握做好竣工档案的基本知识，另一方面提高做好工程竣工档案的思想意识。第二应加强上岗证的管理，在上岗培训和考试内容中，加入工程竣工档案的内容，督促上岗人员学习档案管理基本知识和树立档案工作思想意识。第三应适时组织在岗人员的档案管理的继续教育，让他们及时掌握档案工作的新要求和新知识，帮助他们完成知识升级，让他们能够适应档案工作的发展要求。例如，在一年多的地铁施工中，该公司积极组织监理和施工单位相关人员参加地铁档案室竣工文件编制培训班，并请来建总验收时的工程师进行培训。在日常工作中，遇到问题，马上向地铁管理人员请教，及时组织监理工程师及施工单位相关人员进行学习。并在工作中贯彻执行，与设计院专业人员一同学习地铁档案室对竣工文件的编制要求，获得他们的大力支持，保证了后期竣工图归档的质量。
2 制定科学、实用的竣工档案管理工作制度是竣工档案工作科学化、规范化的基本保证
2.1 建立制度的必要性 工程竣工档案的管理是一个系统工程，它包括了工程竣工档案的编制、收集、整理、向档案管理部门移交一系列环节，每个环节节节相关。相互制约和影响，其科学性和系统性的特点决定了要搞好这项工作就必须依靠一套科学适用的工作程序和规则。这就是工作制度，因此，制度对于保证科学化和规范化有着重要的意义。相反，没有制度的规范和制约，工程竣工档案工作就极容易给人混乱、责任不清、管理疏漏、隐患叠出的状况，其科学化和规范化就很难得到保证。因此，制度作为搞好工程竣工档案工作的一个基本手段是具有其必要性的。
2.2 制定制度的方法 建立档案工作制度必须遵循以下要求：一，规章制度要体现合理性、科学性，建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便使用、简便运行，可操作性强为目标，以便更好的发挥制度的指导和规范作用。三，坚持制度执行的严肃性。在规章制度执行过程中，比较注意体现了以上原则。在施工中，首先依据《广州市轨道交通工程规则制度汇编》的要求，对竣工文件的收集、归档验交工作做出了统一规定。规定监理工程师专人负责，对三号线直线段五个站的机电安装及装修工程竣工文件的编制与施工进度“三同步”制度，即布置施工任务与布置竣工文件的编制工作同步进行；工程施工进度与施工资料形成、积累同步进行；工程验交与竣工文件交接同步进行。四，随时对制度的执行情况进行观察和分析，及时对不符合实际和不够科学的内容进行修订。即使制度拟定的非常充分，但由于执行个体对制度措施的认识理解不一致，执行过程中有可能出现一些意想之外的结果，这就是要随时认真地对制度的落实情况进行检查，对制度的适宜性、合理性进行调查，发现存在缺陷应及时进行矫正，确保制度的科学和适用。
3 提高制度的执行力是保证工程竣工档案收集齐全、完整的关键
有了切实可行、完善的管理制度，还要有着坚决的执行力，才能保证制度的落实和理想工作效果的实现。要做到把档案工作与施工进展同步推进，就必须加强和完善督促检查机制。在施工中，监理部门领导应随时按竣工档案管理制度要求检查督促监理工作人员，让他们在监理工作中按照要求及时推进和完成档案的检查和监督工作，监理人员应随时对施工单位的资料整理工作进行检查、监督指导，发现问题及时督促其整改。
资料是档案的前身。在工程交工验收前的质量鉴定中会经常发现资料不齐、表格中检测项目不全、内容填写不规范等问题。为确保档案的真实、齐全、完整、规范，在工程开工伊始，监理就应对资料的编制整理工作进行整体布署，组织、督促各专业监理工程师及施工单位相关人员，认真学习各类报检报验资料的规范填写方法，无论是从检验批的划分还是材料的报检报验，都由监理亲自把关，凡是不规范的全部打回去重新填写，直到符合要求为止。该公司在工作实践中采取了三项措施：
3.1 布置施工任务的同时布置竣工文件编制工作 工程在开工之前，总监就在竣工文件编制工作会议上要求各施工单位均由项目总工负责抓这项工作，专职工程师或档案人员做具体工作。各施工单位对竣工文件的管理基本上形成了网络，层层都有专人负责，并根据工程进度安排，督促将竣工文件的编制与施工任务一起下达到施工基层，并把竣工文件编制要求等纳入到施工组织设计中。
3.2 竣工文件材料的形成、积累与施工进度同步进 行 工程竣工文件的基础材料是工程施工单位在施工过程中形成、积累起来的，该公司要求各施工技术人员在工程施工过程中将每个单项工程的各种文件材料，按项目、分专业积累起来，待工程竣工时，这些平时积累起来的文件材料就是编制工程竣工文件的依据。
工程监理档案管理制度范文4
关键词：电力工程 档案管理
1导致电力工程档案的管理不完善的原因
1．1工程参建单位技术人员和档案人员的档案意识淡薄
在施工过程中，由于某种需要当技术人员对原设计方案进行更改时，有的领导和职工缺乏档案意识，不注意将变更文件及时纳入企业的工作计划，或归档后分类、组卷不规范，未能纳入领导的议事日程，造成部分工程建设档案管理混乱、散失或丢失情况，严重影响了事后的查找利用。
1．2企业档案管理人员管理不到位．编研开发力度不强
有的工程监理单位只看重工程质量的监理，而忽视了对档案管理的监理。一些电力项目参建单位对竣工图的编制不够重视，造成施工、监理单位都没有及时收集、变更单随意修改、签字不合要求，这些都为档案管理和利用带来了麻烦。不重视档案编研、信息开发利用工作，没有充分发挥档案在企业发展中的作用。
1．3档案人员的业务素质不够高
有些企业档案人员身兼数职，抽不出时间学习档案业务知识，甚至有些单位也不愿意提供档案人员参加业务培训的机会，以致一些基层单位的档案人员业务素质参差不齐，不能适应现代企业制度下档案管理工作发展的需要。电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作。因此，要做好档案收集和管理工作，加强电力企业档案管理的新对策。
2提高档案人员的素质，保证档案资料收集的完整性
2．1全面提高档案人员的综合素质
档案部门要引进计算机，信息、外语专业人材，采取接收其他专业与档案专业并重原则，使其他专业人才和档案专业人才知识互补，适应信息化的需要。为适应新的形势，档案人员要自觉学习，理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，使档案管理人员成为既有专业知识，又熟悉计算机。实现高速、高质量的档案信息收集、开发、传递工作。档案人员要早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建没项目的单项工程验收、评审活动。按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出修改意见，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。电力企业档案人员只有真正融入企业管理，主动关心企业发展，以知识与创新为导向，不断更新知识，档案工作才能与企业同步发展。同时档案管理人员要努力学习法律法规，增强职业道德修养，处理好保护企业利益和信息开放两者之间的关系
2．2加强档案编研工作．发挥档案的基础作用
档案部门应始终坚持以人为本，服务基层为宗旨。积极创造条件，改进服务方式，以适应市场的需要。为了满足众多利用者的各种需求，有选择地加强档案编研工作。建立功能健全的检索工具，实现计算机检索、配置照相机、摄影服务等方便利用者。企业档案只有搞好开发利用，为企业取得明显经济效益，才能充满生机和活力。档案工作通过网络做到层层有人管、处处有人抓，档案收集自然全面到位。
3建立和健全档案管理制度，确保档案工作有序发展。
由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广，各施工单位归档工作的工作制度不一样。必须建立一套科学、合理，适用和操作性强的项目档案管理制度，使档案工作有序进行，从组织领导，管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。进一步加强《档案法》的宣传，提高依法冶档的自觉性。根据电力企业发展的需要，制定企业档案管理制度，做到统一标准、统一规范、统一管理。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。
4规范电子文件归档
电力工程建设中的档案管理人员一定要将文档整理规范，同时要熟悉建设部门制定的《工程项目管理规范》、《工程项目监理规范》以及相关的管理标准和要求，清楚收集．归档范围，才能在电力工程建设中把握住档案工作的重点，对设计，施工、监理等各个环节的档案工作开展规范，有效地组织、监督和指导。在工程建设过程中．各施工单位会产生大量的电子文件，为保证电子文件归档的完整率，要求施工单位在纸质文件归档的同时，相应电子文件同时归档。扎实做好工程档案的收集工作。
5抓好项目工程档案工作与工程建设管理
随着电力事业的迅速发展，火电机组的容量也不断增加。电力工程项目的建设工期较长，从工程的立项开始，就会产生各种不同类别、不同性质的档案资料。因此，形成的工程档案数量大、给项目工程档案收集来一定难度。因此，要加大工程档案的管理力度，工程建设开始时就与开展档案工同步进行，工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行，工程竣工收时，要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行。要确保项目工程档案的完整、准确。做事前、事中、事后控制，坚持经常地、广泛地、连接不断地利用各种机会进行档案资料的收集。对不合格的竣工资料、档案，管理人员应及时提出具体修改意见，限期整改。
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关键词：建筑工程；资料；质量管理
Abstract: the construction of cities and provinces of construction material is very department attention, especially with the construction industry over the past few years of development and the construction market gradually standard, how well the construction engineering material quality management as the main content of construction management. This article from the building engineering material the problems existing in the management and the causes of construction projects on how to regulate material management, improve the management of the engineering information put forward effective measures.
Keywords: building engineering; Material; Quality management
中图分类号：F253.3文献标识码：A 文章编号：
工程资料的涵盖范围很广，可以说包括建设工程中形成的各种形式的信息记录，例如基建文件、施工资料、监理资料、竣工图等。工程资料作为建筑工程中重要的组成部分，不仅是一个工程建设以及验收的重要条件，同时也是进行质量检测、日后维护以及管理、改建、使用的原始数据支持。文章从根本上阐述了建设工程资料的重要性以及出现的问题与相应的解决措施，希望可以为施工工作提供指导作用。
1.建筑工程资料管理中存在的问题及成因
1.1建筑工程资料管理中存在的问题
（1）工程质量验收签证资料缺失。例如在急于满足施工进度要求的前提下，建设“四方”现场验收后并没有按照国家的相关行业标准办理书面签字仪式。
（2）施工综合管理文件原件缺失。由于在施工中个别的建设、监理以及设计单位下发的施工管理等重要文件是复印件，很难满足工程资料档案管理的质量标准。
（3）施工验收原始签证资料格式不规范。由于原始的施工验收签证资料并非在开工前就完备并且在格式上统一，而是在施工的过程中，通过不断的更新种类以及添加内容得到的，因此具有格式不统一、格式不规范以及不便于装订的特点。
（4）竣工文件编制不规范。在建筑工程资料的质量管理中，原始资料没有按照分类要求装订成册，即使装订成册的原始资料也会因为缺少目录或者目录不准确而缺少实用性。同时有的工程由于使用了代用图现象，在竣工文件中又因为要求使用分部工程组卷，从而导致图纸的大量的缺失。
（5）工程资料移交不及时。由于工程的竣工资料不能按照统一的时间上交，致使统一管理的时间延误以及工程资料的丢失。
（6）施工原始资料书写不规范。在原始资料中存在文字自己潦草、使用汉字不规范以及错别字现象，即使被修改的地方也没有加盖单位的公章或者是修改人的签字，从而为工程资料的编制带来了较大的困难。
1.2工程资料管理问题的成因分析
（1）档案管理制度不健全。尽管各建设单位存在着资料管理方面的制度，但是相应的制度都不健全，很难确保资料整编工作的开展。例如档案管理中的技术通知没有统一的规定、规格不统一、编号没有系统或者系统混乱、资料的移交以及保管没有专门的制度，人员的变动没有良好的手续交接等，致使资料严重的遗失。
（2）档案意识薄弱。由于档案管理宣传力度不够，致使监理人员、工程管理人员以及施工领导等的档案意识薄弱，存在着重建设轻档案的现象。
（3）人员素质不高。素质不高主要的体现在：首先是监理单位的施工管理水平较差，对于现场签证资料的管控松懈；其次是施工单位的技术力量薄弱以及管理水平有限，直接的导致竣工文件质量低下以及不规范的结果；然后是现场缺乏懂技术又懂档案管理的综合性人才，致使两部分工作分割，从而影响了工程材料质量。
（4）责任落实不到位。责任落实不到位主要由以下两方面导致:首先是施工方缺乏完善的管理网络，档案管理人员缺乏管理档案的知识；其次是没有与之配套的监督管理机制；最后是施工单位与建设单位签订的合同中对于工程资料的内容、深度以及整编责任的要求不明确。
（5）过程控制不到位。由于资料员在编制资料过程中没有结合实际，致使施工中出现的资料编制与进度不相符的问题。
2.规范建筑工程资料管理及改进工程资料管理措施
2.1从工程项目立项抓起
项目资料管理机构以及管理人员的设立要从工程项目立项开始，主要的负责资料的收集、整理以及归档等工作，从而实现地施工单位工程资料的监督与指导。工程资料的编制工作要实行“三同步”的管理制度，即工程完工验收与资料验收同步；工程施工过程与工程资料形成同步；工程立项开始与工程验收同步。
2.2重视档案知识宣传教育
要通过档案知识的宣传教育，不断的加强承包商、监理工程师以及建设管理部门对工程资料的重要性的认识，达到有计划、有措施以及有措施的对工程管理人员、施工单位管理以及技术人员进行项目的培训。坚决的杜绝施工中不规范的操作以及文件的遗漏，确保高质量的竣工档案资料以及一流的工程。
2.3建立健全资料管理制度
项目的管理部门在工程建设初期就应该根据工程的实际情况制定相应的资料管理规章，明确施工单位、监理单位以及建设单位的具体职责，做到分工明确以及责任明确。
2.4加强过程控制
在施工中要遵循工程建设与资料整理同步进行，避免先完成施工任务再补充资料的现象。档案管理人员要经常的深入施工现场，检查各施工单位资料的真实性、同步性、完整性以及准确性，严格的做好工程档案的资料管理。
2.5严格把住竣工验收关
竣工验收要求监理工程师、工程项目管理部门以及专职或者兼职的资料管理人员严格的按照要求进行审查与验收。着重的检查工程变更单的落实情况以及隐蔽工程记录的真实性等。
此外，还可以通过一些措施强制性的规范施工方重视档案归档工作，充分的发挥工程监理单位的监督职能等也可以促进工程资料的管理。
3.结束语
建设工程的资料管理作为一项繁杂、专业且系统的工程，要保证工程资料的完整性、齐全性、系统性以及准确性以及记录的真实性，就必须不断的加强施工各个方面的基础管理水平，同时强化过程的监控、档案人员的监督以及严把审查关这三方面，促进工程资料质量管理再上一个台阶。
参考文献：
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工程监理档案管理制度范文6
[关键词]重大建设项目；档案管理；问题；措施
近年来，国家重大建设项目工程逐年增多，项目档案既是工程的历史记录，也是项目竣工后业主单位进行维修、管理、改建、扩建和技改等工作的重要依据，是工程质量的重要组成部分。为保证重大建设项目档案的齐全完整准确和系统，促进项目档案管理规范化，提高项目档案管理水平，国家档案局先后制定印发了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《重大建设项目档案验收办法》，并开展了一些业务指导和执法检查，这对推动重大建设项目档案的规范化建设无疑起到了积极作用。然而由于重大建设项目的建设周期较长，参建单位众多，工程资料比较复杂，因而造成重大建设项目的档案管理工作存在一定的难度。如何采取有效措施，保证国家重大建设项目档案的齐全完整和有效利用，为企业生产经营及各项管理工作服好务是我们档案工作者面临的一项艰巨任务，这就要求我们必须深入了解和掌握重大建设项目档案的特点，积极探索项目档案的形成规律，切实地做好重大建设项目档案的管理工作。
一、重大建设项目档案工作管理存在的问题
1、档案意识薄弱，对重大建设项目档案管理工作认识不足。当前，有部分重大建设项目单位档案意识比较簿弱，对建设项目档案管理工作缺乏足够的认识，在项目建设过程中存在“重建设、轻档案”的思想，没有认识到重大建设项目档案是项目建设规划和管理的重要依据，是工程建设正常运转的技术保障，而缺乏管好重大建设项目档案的历史责任感。特别是在施工阶段，由于施工任务重、项目多，这时候参建单位的领导往往比较重视工程建设进度、质量、资金等，而忽视了档案工作，没有将项目档案工作“五纳入”（既：纳入项目工程质量领导责任制、项目法人责任制、招投标、工程监理和合同管理制）落实到位。待到工程要验收竣工时，才纳入议事日程。这种“秋后算帐”的管理方式，致使项目档案的成套性、准确性、真实性得不到保证，从而影响到日后档案的提供利用。
2、重大建设项目档案管理运行机制不完善，各部门职责不清。重大建设项目涉及到项目法人、管理总承包、设计、施工、监理等众多工程参建单位。目前，档案部门虽然制定了规章制度，但存在形同虚设的现象，对工程没有形成有效的管理和监督机制，在制度执行上也存在“软”的现象。而管理总承包对重点工程档案工作管理任务又不明确，没有做好组织协调布置档案工作，没有形成有效档案组织管理网络，各个部门职责划分不明确，缺乏沟通与配合，造成文件材料运行和管理渠道不畅通，档案材料的齐全完整得不到保证，有的甚至不知在何处的现象，直接影响了档案收集归档工作。
3、承包单位档案管理人员更换频繁，档案管理缺乏保障机制。因监理、施工单位大多采用灵活的用工制度，档案管理岗位工作被错误认为技术含量要求较低，导致专职管理档案的人员少，兼职管理档案的多，人员流动频繁，加上许多单位没有将重点工程文件的形成、积累、整理、归档纳入到有关人员的职责范围，档案移交手续不完备，往往容易造成档案遗失或需归档的档案资料分散在工程管理部门或技术人员手中，工程竣工时常因时间长、人员流动等原因导致档案资料流散。
4、项目档案管理制度不健全，执行国家和行业标准的力度不够。工程开工后，工作千头万绪，档案工作有时被疏忽，在建设过程中，往往忽视建立各个环节文件材料形成、积累、整理、归档制度。由于制度不健全，大批材料分散在各分包单位和工程技术人员手上，工程竣工后各参建单位的人员已撤离，这更增加了收集工作的难度。工程质量监督不力，既没有按工程进度的每个环节检查施工文件进度，也没有按档案工作国家和行业标准检查工程档案整理情况，致使施工文件材料不全，资料收集零乱、整理不规范。
5、重大建设项目档案质量不符合要求。从归档情况看项目档案的质量存在诸多不尽人意之处，其表现主要有以下几个方面：一是工程材料归档不齐全，尤其是工程安装及设备调试的纸质材料和照片、声像等载体的档案归档不到位，难以保证档案的齐全完整和开发利用。二是档案的整理质量不规范，存在着文件材料分类不科学、组卷不合理现象，文件材料签字手续不完备等等。三是有个别竣工图没有将变更文件或现场变更修改的内容全部准确无误地修改补充到相应的图纸上，或没有准确说明修改依据的出处，以至无法确保竣工图的真实性、完整性，直接影响了竣工图编制的质量。
二、加强重大建设项目档案管理的措施
为了有效地解决重大建设项目档案管理工作存在的问题，确保重大建设项目档案工作规范管理，我认为应着重做好以下工作：
1、完善项目档案管理制度，建立符合实际的项目档案工作管理体制。档案部门要根据本单位重大建设项目的实际情况制定出操作性较强的各项规章制度，提出项目档案的收集、整理、移交、验收等工作的具体要求，为确保重大建设项目档案规范管理提供有力的保障。要由项目建设单位牵头建立档案管理网络 ，要求各施工、设计 、监理等单位配备专职或兼职档案人员负责建设期间工程资料的收集、整理、归档工作 ，建设单位要设一位项目主管领导主抓项目档案工作，做好统筹和协调，同时要明确档案部门切实对施工、监理等单位履行监督、指导和检查职责，使档案工作真正渗透到项目建设的各个环节，真正形成重大建设项目档案统一领导、分级管理的格局，使整套工程档案在建设全过程都处在受控状态中，确保重大建设项目档案齐全完整。
2、严把合同签订关，确保项目档案工作与项目建设同步进行。重大建设项目工程均是通过招标签订合同或协议后开始实施的，乙方档案部门要积极参与合同或协议的签订工作，以了解工程情况和甲方需求。甲方应把工程文件材料的积累整理归档工作纳入合同或协议中，作为一项独立的条款，按照“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，对竣工文件材料的归档份数、移交时间、归档质量及违约责任等提出明确要求，以引起承包商的足够重视，保证工程档案的完整准确和真实。要在合同中明确监理单位对竣工文件和竣工图的审核责任，同时履行监督检查职责，对施工过程中形成的文件材料是否齐全、完整，竣工图与实体是否吻合，书写材料是否规范，文件材料的质量是否符合归档要求进行监督检查，特别要重视对工序、质量和隐蔽工程产生的质量保证材料的真实性、准确性的审核，形成监督检查工作机制，定期或不定期进行检查，做到项目档案工作与项目建设同步进行。
3、加强档案员业务指导和培训，确保工程档案质量。针对重大建设项目档案质量及档案人员业务水平参差不齐的现象，档案部门应加强对档案人员的指导和培训，专职档案人员除平时手把手进行指导外，还要帮助项目一线的专兼职档案人员深入学习和理解有关标准规范，掌握业务技能，可以通过讲座、培训等方式进行，不断提高业务水平。一方面应配备专业水平和档案管理水平高、工作能力强的专兼职档案管理人员负责重大建设项目档案全过程形成的文件材料的收集、整理工作。另一方面档案人员要相对稳定，这样有助于了解工程动态，掌握文件材料的形成部门、方式和过程，了解工程档案材料的流向，确保档案材料收集齐全、完整、准确。
4、采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。从近几年项目档案信息的利用情况看，运用现代化技术手段进行项目档案信息管理和利用，是信息化建设发展的必然趋势，也是提高项目档案信息开发和利用质量的重要手段。要积极创造条件为项目档案信息化建设配备相关的设备，加快电子计算机终端网络的应用，逐步提供项目档案信息网络化服务，它可以为项目档案信息利用和开发创造优越的条件，使档案工作人员能够从繁重的手工劳动中解脱出来，使大力开发和科学合理、有效利用项目档案信息资源成为现实。
