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档案分类管理范文1
档案的分类问题一直是受到广泛关注的问题，它是各单位档案管理中重要的首要问题之一。由于现代各单位的归档材料同过去相比无论是在数量、形式还是内容方面都有了较大的变化，现代仍采用全宗号、案卷目录号、案卷号的编号方法来管理和固定案卷的位置，已经无法满足现代档案管理的需要了，也不利于开发档案的信息资源。为此，人们必须创新档案管理方式，该文为学校档案实体分类管理提出一些建议和意见，并浅述增强档案管理的措施。
1 学校档案分类中存在的问题
在以往的学校档案管理中，一般把档案划分为文书档案和教学档案，并由两个部门分开保管。随着学校里各类型文件材料种类和数量的增加，实际要进行归档的材料文件越来越多，事实上有很多不属于文书档案和教学档案的其它材料，由于缺乏足够的分类管理理论指导，以全宗管理的方法很难将这些专业档案管理妥善，因此，各学校在档案划分标准和管理方法上有很大的差异[1]。有的学校将全部关于某个专题的材料不分载体和来源全部归档至一起；有的则根据载体形式的不同将同一专题材料分开存储等，这种情况对档案的管理和利用非常不利，影响了档案管理现代化以及信息化发展，也影响了档案库的建设。
2 增强学校档案实体分类管理建议
2.1 提高档案管理的重视度
为提高对档案管理的重视度，学校应该重视宣传和教育我国档案相关法律法规，以及档案管理工作的重要性，从而提高对档案利用工作重要性的认识。还要加强有关档案的价值、作用以及利用效果的宣传，不断发展档案信息化建设，积极收集保管好档案资料，并转变档案管理的思想观念，将被动服务的观念价值转变为主动服务的观念价值。
2.2 判断档案价值，增强档案管理
在档案管理中的每个管理单元，对同一个目标常常是直接或间接地开始工作。虽然档案划分无论是形式上还是内容都有所不同，但是，有多种类型的文件之间存在明显的相关性。因此，在确定归档档案时，要全面掌握文件之间的链接价值，并从文件特征的所有方面进行全面的分析，从源文件、内容、时间、文本、形状等方面进行价值考虑，全面预测社会对档案的需要。因此，鉴定档案价值要充分考虑社会的需求，既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要[2]。在判断档案的价值时，要从效益的角度进行分析，这种效益指的是档案发挥出的作用高于保存成本时具有的保存作用。所以在档案保存时一定要考虑到档案的这种收支比，只有确定其价值高于保存成本时，才能进行保存，并努力平衡财力和义务。
2.3 增强档案保管工作和利用效率
在考虑如何进行档案分类时，不能忽视档案的保管和利用问题。大多数学校中一般都只有一个立档单位，一个全宗档案库，因此在考虑档案实体分类问题时，要全方位的考虑档案保管和利用问题：第一，对于不同载体和形式的档案，其保管要求是不同的，虽然其内容上可能会有所关联，但为了延长实体档案的寿命，必须分别妥善保管，将相同载体或同一形式的档案集中保管在一起，将其视为一种组合档案。第二，要尽量节省档案库房存储箱柜，减少倒架，提高管理效率。对专业类档案进行分类时，其类目设置不宜过细，一定要控制层次，并能够通过检索工具来揭示和反映档案主题。第三，管理档案的目的是为了满足用户对档案信息的利用和需求，所以在分类档案时，一定要尽可能的方便用户，充分考虑各种因素。
3 增强学校档案管理的方法
3.1 应用计算机信息档案管理技术
计算机信息技术为档案的分类和管理方法提供了更科学，更先进的使用条件。计算机的分类搜索工具，允许档案馆在进行档案实体分类时，能够更加注重档案的保管因素，提高管理水平，使其稳定有序。简化套装档案的数量，并建立一个统一的系统参考编号，并通过检索系统，将归档的同一主题的档案联系起来，形成一套完整的文件信息提供给用户，这样更易保管载体不同的一组文件。
3.2 灵活进行实体档案管理
学校在进行档案实体分类时可以使用“年度-部门”这种分类方法，有利于减少归档整理档案时的工作内耗，以提高工作效率。它形成档案库将如实的、客观的反映出各个职能部门的工作历史，维护了归档文件来源的真实性，是遵循文件形成规律的。由于近些年各个学校规模的扩大，其职能部门也越来越多，为了保证学校档案管理能够跟的上学校的发展速度，在设置“部门”分类时，可以按组织机构的类别进行划分，比如将党务组织、各群体团队性部门等统一划分为党群类；将学校行政各职能部门划分为行政类；将学校各二级院系统一划分为院系类，这样的分类号可以由“部门分类+部门代号（通常为三位数）”组成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有关党务工作或行政管理的临时机构，可以按其挂靠部门进行分类，若是单独行使职能的临时部门，则应该单独进行分类。
档案分类管理范文2
一、确保分类体系具有思想性
档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。档案分类体现了人们对档案的基本认识，是人类主观意识的反映。
首先，要充分体现依法治档的理念，中学学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排要以《中华人民共和国档案法》、《档案法实施条例》等法规标准为依据，从实际出发，突出教学、学籍等档案在中学学校档案中的中心地位，强化行政、管理、安全、思政等各类型档案的管理，使档案工作科学、真实地反映学校管理工作全貌，全面系统反映新时期中学职能活动的新情况、新特点。
其次，要充分体现综合性，学校档案的分类体系是一项系统的工程，特别是面向中学具有普遍适用性的分类体系，涉及面广，包括法律、法规、规章、技术标准、实施细则等多方面内容，并且要将档案基础标准、业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准准确应用到实践中，使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展。
再次，要确保具有操作性。我国档案工作已经形成了以《档案法》及其实施办法为核心，各行业档案管理规定为主干的法律体系，成为档案工作的宏观、原则、概括的导向，确立了档案工作的基本目标。对于中学学校档案工作来说，除了宏观的导向外，还必须根据学校档案工作的规律和特点建立具有操作性的工作规范，为中学学校档案工作的开展提供微观、具体、量化的保证。对于档案分类来说，就是要在《中国档案分类法》的指导下，坚持整体性、结构性、层次性、有序性、开放性的原则，拟定中学学校档案的分类方法。
二、增强分类体系的科学性
科学性主要体现在两个方面，一方面是从实践的角度来看，要实事求是，符合学校档案工作的实际；另一方面是从理论的角度来看，要遵循档案基础理论和形式逻辑原则。两个方面要有机地结合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力争实现分类表的全覆盖。
首先要形成科学的概念体系。采用“学校档案”这一具有综合性的概念，学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属学校档案。中学学校档案以中学全部档案为对象，按照不同类型档案形成的领域范畴以及特点，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
其次要把握档案的形成规律和内容、特点，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法――教育档案分类表》（即信息分类）体系的协调。再次，确立科学的类目体系。类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变，在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
最后，类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到中学学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
三、提高分类体系的适用性
首先，要具有适度的灵活性。中学具有多样性的特点，不仅分初级和高级中学，还分普通中学和职业中学等。因此，中学学校档案的分类体系在强调宏观和总体原则统一的同时，采用多元、灵活的处理方法，照顾不同类型、规模、层次院校的特点。各校可以在总的分类体系基础上，根据档案工作的实际情况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。
其次，要具有较好的包容度。根据中学学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，可以初步将学校档案分为党群、行政管理、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10大类，在此基础上对每一类档案进行二级分类，根据档案的数量确定分类的层次。
档案分类管理范文3
摘要：图书馆蕴藏着大量的历史与文化，是重要的文化资源，大学图书馆作为大学生学习与寻求知识的重要场所，只有大学图书馆在得到有效分类管理下，才能确保大学生在阅读，寻找资料过程中更便捷、准确，本文主要对当前大学图书馆的分类管理现状就行了分析，就大学图书馆的分类管理模式提出了一些建议，希望能够对大学图书馆有所帮助。
关键词：大学图书馆；分类管理；管理模式
随着知识经济时代的到来，人才竞争日益激烈，我国加大了大学教育投资，尤其是各校图书馆的建设，大学图书馆对于学生综合素质提高有着重要意义，但由于图书馆内图书类型增多、资料形式多样化等，所以在管理上存在很大困难。为了确保图书馆的有序管理，应该进行科学合理的分类管理，为大学生在图书馆阅读过程带来便利，充分发挥图书馆的育人作用。下文将从图书馆的分类管理现状出发，分析存在的问题，进而提出有效解决措施。
一、国内大学图书馆分类管理现状
分类管理作为图书馆的重要工作内容之一，由于图书种类不同、内容不同、材质不同、形式不同，在图书馆内的摆放与保存方式不同，所以需要通过分类管理来方便大学生的阅读与使用，也可以方便图书馆工作人员的工作，更好的保护书籍，提高图书馆的管理效率。目前，国内的大学图书馆已经逐渐使用分类管理的手段，比如说，随着互联网与计算机的全国普及，图书不仅局限于纸质图书，还包括无纸化书籍、资料，所以，学校根据材质不同，构建了图书阅读室与电子书籍阅览室；根据书籍的历史年代不同，很多大学图书馆进行了年代书籍分类，按照作品形成时间分类，可以让学生迅速查找到所需年代的书籍资料；根据图书、资料的重要性进行分类，因为很多书籍、资料具有重要的参考价值，需要妥善保管与收藏，而报刊杂志是更新替换频繁的，所以应该根据资料使用、保存特点进行合理分类。由于大学包含了多个专业与学科，为了方便学生查找专业需要资料，图书馆工作人员通常都会根据不同学科内容进行分类。
在完成以上分类的基础上，大学图书馆工作人员还会根据出版时间对图书进行分类、排序，让大学生更方便查找、阅读书籍，同时也为工作人员的有序管理打好重要基础。现下，很多大学图书馆已经使用电子条码，通过计算机与互联网来更妥善的完成图书分类管理工作，提高图书馆服务与管理效率。
二、大学图书馆的分类管理存在问题
尽管，大学图书馆在管理上已经做出了诸多改革与调整，但是分类管理还存在很多缺陷，需要不断完善，主要体现在以下几点。
（一）重要历史书籍保护措施不健全
现在大学图书馆对书籍资料的管理主要侧重于大学生经常使用的学科专业资料和报刊杂志类的日常用书，对具有收藏与保护价值的历史性书籍、重要档案文献等还缺乏有效健全的保护，尤其是年代久远的纸质书籍，经过多年流传，很容易受到破坏。学校按照常规书籍资料进行摆放、管理、保护，而不进行特殊管理、保护、清洁，就会导致学校内大量历史性资料、珍贵书籍资料受到损坏，造成了大量历史资料缺失，影响大学图书馆的可持续管理模式建成。其中还包括学校的珍贵历史档案、教学资料等，往往从办校开始就保存下来，由于没有进行合理分类管理，资料较多，导致查阅困难，失去其参考意义。由于缺乏健全的重要资料保护措施，会导致学校历史不完整，某些专业领域发展受影响。
（二）不利于引导读者进行自助阅读
大学图书馆往往都会根据书籍出版年限进行二次分类管理，但大学图书馆的书籍借阅量和图书实际出版时间关联并不大。因为很多大学生在借阅书籍时，往往只了解所需要书籍的大致内容、信息，对书籍出版日期并不是很清楚，所以学生很难利用出版日期寻找到所需要的书籍。通常读者对书籍资料阅读比较集中，且有针对性，比如说建筑专业学生在借阅书籍时，往往与自身专业相关，但是学校将书籍按照出版时间分类，学生在查找所需专业书籍时就因为比较分散，很难快速查找到。
（三）还未全面利用条码管理技术
图书馆由于藏书较多，所以在管理上难度较大，条码管理技术作为信息技术发展的产物，也逐渐运用到大学图书馆的分类管理中，可以运用计算机系统来帮助学生完成自助或是半自助的书刊准确查找，可以掌握书刊摆放在图书馆的准确位置，从而迅速获取所需书籍，大大提升了图书馆的分类管理效率。但目前大学图书馆的条码管理还未完全使用，条码管理技术还未全面运用到学生自主借书阅读上，因为图书借阅人数多，学生在查阅后不一定会摆放在原位，所以扫描管理技术并不能在实际运用中迅速、准确找到书籍资料，只能作为人为管理的重要辅助工具。
三、构建图书馆分类管理模式的有效措施
为了提高大学图书馆的管理效率，确保大学生可以自助迅速查找借阅到所需书籍，学校需要构建科学合理的图书馆分类管理模式。
（一）对历史悠久、珍贵的书籍采用特殊保护管理
大学图书馆在进行分类管理时，应该将历史悠久、珍贵的书籍进行特殊保护与管理。建立专门的收藏室，确保室内干燥，书籍不会受潮，定期对书籍进行清洁与检查，对于有破损的书籍或是学校珍贵档案要进行及时修复。对于此类珍贵材料，图书馆可以将当中的信息、内容录入到计算机中，让需要查阅的学生通过电子阅读方式来完成无纸化阅读，不损害到书籍。或者对此类资料进行复印备份，供学生参考阅读。对于学校的珍贵教学资料，图书馆工作人员应该定期搜集，然后进行汇总、分类、管理，并将所有材料按照学科、时间进行分类，并将此类资料进行单独保存，方便查阅与收藏。
（二）根据学生实际需求进行合理分类管理
大学图书馆的建设目的是为广大师生提供阅读、参考的书籍资料，所以应该根据学校的教学需求、学生实际需求进行合理分类管理。首先，应该根据书籍种类分类，报刊杂志类、学科专业类、百科知识类；其次，应该再进行详细划分，比如说学科专业类，大学专业很多，学校图书馆应该根据学科不同，将专业性指导用书按照学科分类，像是建筑类、经济类等等；然后再根据学生的借阅集中度进行划分，将热点书籍放在比较显眼的地方，让学生可以迅速找到，而将使用较少的书籍则可以摆放到书架底部或是顶部。通过这样层层划分，让学生能够节约查找时间，并实现图书馆的有效分类管理。
（三）提高学生图书分类管理意识、落实条码管理技术
由于学生在阅读完书籍后，大多都随手摆放，而不是归还到原始位置，这导致条码技术一直未能落实到图书馆工作中。所以，学校应该注重提高学生的图书分类管理意识，养成良好的还书习惯，在规定时间内，将书籍摆放到原本位置，可以让条码管理技术得到运用、落实，减少图书馆的分类归档工作量，方便学生后续阅读，方便管理人员工作，学生可以通过条码扫描就了解书籍具置与相关信息，大大节约了查找与管理书籍的时间。
四、结束语
大学图书馆是大学生课后学习的重要场所，是学生获取知识的重要途径，为了全面提高大学生文化素质，很多大学都建立了自己的图书馆。由于藏书较多，为了更有效为学生提供服务，学校应该进行合理的分类管理。注重历史久远书籍的保护，更要按照学生实际需求进行合理分类，采用新的信息技术来减少图书馆管理的工作量。（作者单位：贵州财经大学公共管理学院）
参考文献：
[1]方敏.高效图书馆档案的分类管理与分级实施[J].黑龙江档案，2008（3）
[2]方平.ABC分类法在图书管理中的应用[J].科技资讯，2009（16）
档案分类管理范文4
对风险分类重要性认识不到位
长期以来，由于受“重经营、轻管理”的思想的影响，部分农村信用社对五级分类的重要性缺乏认识，没有把五级分类同风险防范、改善信贷质量和提高自身效益联系起来，只是把它看成是一项简单的统计工作。花大量的时间、人力、物力进行农信社贷款五级分类只是为了应付上级检查，并不在意分类的结果，使分类工作没有发挥它应有的作用。
基层农村信用社信贷管理人员的素质偏低
近年来，农村信用社虽然进行了机构改革，但人员年龄偏大，新进高素质人员少，整体学识水平低，而贷款风险分类是以风险控制为中心的动态管理机制，客观上要求认定人员必须全面、认真、准确地了解、掌握、分析与贷款有关的全部定性和定量因素，包括借款人的财务状况、现金流量、行业定位、发展趋势以及担保、抵押情况等等，而素质低的分类人员难以满足这一要求，影响了分类的准确性、权威性和严肃性。
信息资料的缺乏，影响了分类的准确性五级分类管理要求与贷款档案管理紧密结合，为借款人建立完整的档案。事实上由于以前对信贷档案管理不够重视，造成信贷档案资料残缺，有的借款人根本没有任何档案资料;加之，农村信用社小额农户贷款笔数多、金额小、分布广，非财务资料难以保证其真实性、有效性;另外，银行间的激烈竞争给少数企业以可乘之机，他们利用银行间的竞争提供虚假的档案资料，骗取贷款，有些经营困难的企业甚至不报报表，造成信贷档案资料失真，影响了分类结果的真实性。
贷款质量信息时效性滞后，动态监测不到位
目前农村信用社贷款大多实行“一月一定，按月调整”的分类方式，而且进入不良类别的分类结果要层层认定，最终决定后已经具有滞后性;再者，当前经济形势瞬息万变，各行业的经营状况也会因大局势的影响而变化，一个季度内企业的经营状况有时就会有很大的变化，因此这种按季分类的方法没有体现五级分类作为一个连续、动态的过程对农村信用社的信贷资产起到实时监控的作用，不利于作为监管检查和宏观决策的依据。
五级分类工具软件不成熟，手工操作工作量大
目前，大多数农村信用社五级分类依靠手工操作，因分类的资料多，动态调整次数频繁，手工操作工作量大且准确性差;虽然有的地方信用社运用了分类操作软件，但也受到技术方面的限制，造成统计口径的差异，影响了五级分类管理。
分类管理不到位
主要表现在对五级分类人员的管理、分类偏离了考核，激励机制的未建立，造成分类管理敷衍了事，时常出现错误，有的干脆不进行动态调整。
为了进一步提高贷款五级分类的管理水平，达到控制风险的目的，笔者提出以下建议：
一是提高对贷款五级分类工作的认识。国家全面推行贷款五级分类工作就是为了彻底认清贷款质量和风险程度，发现贷款发放、管理、催收工作中存在的问题和不足，改善信贷管理，防范和化解资产风险，提高银行经营水平。
二是加强基层信贷管理人员的培训，提高分类人员的业务素质。一方面是对现有信贷管理人员有步骤、有针对性地开展业务培训，特别是要加大信贷管理人员对《贷款通则》、《合同法》、《担保法》等金融法律法规的培训力度;另一方面是向信贷管理队伍充实高素质的人员，进而达到提高贷款管理水平、防范信贷风险、控制信贷风险的目的。
三是尽快加强和完善信贷登记咨询系统的功能。人民银行应把所有贷款企业和个人的一切资料记录在案，增加透明度，使所有银行达到资源共享，进而获得贷款企业的真实情况和真实资料，为分类工作提供真实的原始资料，提高分类结果的质量。
四是调整分类期限，把分类工作日常化。建议各行改“一季一定”为适时调整，提高五级分类的时效性。同时给基层信用社分类人员以充分的自主权，取消上级联社及银监部门对五级分类工作的干预和对不良贷款基数的锁定，使分类结果能及时、真实地反映现有资产质量，为上级行和有关部门提供真实可靠的决策依据。
档案分类管理范文5
关键词：档案管理系统 档案借用 档案归还
中图分类号：TP314 文献标识码：A 文章编号：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对员工档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。
2、系统功能分析
本系统主要任务是对档案进行分类和分柜管理，还可进行档案借用和档案归还管理。另外还提供友好的用户操作界面，并且具有密码和权限管理功能。其功能主要有如下几项：
(1)密码和权限管理功能，不同权限的用户具有不同的操作权利。
(2)应用程序与数据卡服务器连接配置功能，用于在应用程序中配置SQL Server 2000数据库服务器名和档案管理系统数据库名。
(3)档案分类资料录入，包括分类序号、档案分类名、档案分类所属部门、备注、建档人员、建档日期、修改人员、修改日期。
(4)档案柜资料录入，档案柜号、档案柜名称、备注。
(5)档案记录录入，包括档案编号、档案名称、档案柜号、档案人姓名、档案人工号、修改人、修改日期、建档人、建档日期、正文页数、附件件数、附图张数。
(6)档案借用记录录入，包括档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注。
(7)档案归还记录录入，包括档案编号、档案名称、归还人员、归还日期、备注。
(8)档案分类资料和档案柜资料记录的修改和删除功能。
(9)档案记录的修改、删除和组合查询功能。
(10)档案借用和归还记录的修改、删除和查询功能。
3、系统主要窗体详细设计
3.1 档案管理窗体设计
档案管理窗体是档案管理系统的核心，在这里可以增加、修改、删除和查询记录。在“档案管理”窗体中，档案分类信息表的档案分类名称字段记录会显示在树状检视元件TreeView对象的档案分类节点下。双击档案分类名，程序自动从档案记录信息表中提取双击档案分类名的所有档案记录，显示在右边的DBGrid对象里。单击“增加”按钮可以在选择的档案分类名下增加一条档案记录，其中建档人员、建档日期、修改人员和修改日期字段自动填写为档案分类记录中的对应字段值。与创建档案分类管理窗体一样，将窗体命名为“F_Manage”，对应“Archives_Manage.pas”单元文件保存。档案管理窗体如图1所示。
3.2 数据记录组合查询窗体设计
本系统具有通用性组合查询窗体。在档案管理窗体中单击“查找”按钮打开“数据记录查询”窗体。选择了查找字段和查找条件，再输入或选择查找值，单击“增加”按钮可以增加一条参数查找条件记录。参数查找条件记录显示在列表检视元件ListView中，在列表检视元件ListView第一列上选中一条参数查找条件记录，单击“删除”按钮可以从ListView对象中删除该记录。添加好参数查找条件后单击“查找”按钮，执行查询操作。也可以单击“全部数据”按钮来提取得到所有档案记录。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件对象，与ImageList搭配使用，在每一个列表项前可以显示图标。查找条件列表使用了ListView控件对象，它可以实现资源管理器右半边的四种显示方式。
3.3 档案借用和归还窗体设计
当“档案借用和归还管理”窗体开始时，档案编号文本框处于不可编辑状态，单击“增加”按钮，档案编号文本框处于可编辑状态。在档案编号文本框中输入想借用的档案编号，并且自动启动过滤功能，如果档案在档案记录信息表存在，则会自动填写档案名称字段值。此时才可以单击“保存”按钮来增加一条档案借用记录，如果输入的档案编号在档案信息表中不存在，当然也就没有借用档案之说了。单击“档案归还管理”属性页，可以方便地切换到档案归还管理操作界面，其操作过程于档案借用管理差不多。档案借用和归还管理窗体如图2所示。
4、结语
该档案管理系统给预拌混凝土企业的管理工作带来了极大的方便，为企业档案管理提供了有效的管理工具，提高整个部门的工作效率、技术水平和管理服务水平。
参考文献
[1]张增强.Delphi7实用教程.第一版第三次印刷.北京:中国铁道出版社,2003.5.
档案分类管理范文6
关键词：中职学校 文书档案 管理工作 现状分析 对策研究
中图分类号：G63 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）01（a）-0171-01
对于整个中职学校来说，文书档案工作是每一个职能科室工作中所必需的工作。学校通过文书档案工作来整理每一份文件，并对其进行周期性地处理。文书工作和档案工作是相辅相成的，前者是基础，后者是延续和发展。就目前中职学校的情况而言，中职学校必须在文书档案管理工作上下功夫，通过不断地提高工作水平，及时为各职能科室提供完善的档案信息，从而满足学校各方面的需求，适应当前社会的发展。
1 中职学校文书档案管理工作的现状分析
1.1 认识不足
文书档案工作是需要对文件的全部生命周期进行相应地处理的，是一个长期积累的过程，所以，文书档案工作的成绩显现也比较缓慢，通常也不容易引起他人的注意，这也就导致了长久以来很多人并没有认识到文书档案管理工作的重要性，反而错误地认为文书档案管理工作就是对相关材料进行简单的抄写、保管和整理。只要档案工作人员不把档案信息泄露出去或者弄丢，只要保管整理了能应对档案科对档案的检查，就与学校的发展关系不大。正是这些错误的观念，使得大多数人没有重视学校的文书档案管理工作。
1.2 不易保存和整理
随着学校的不断发展，各个科室需要归档的东西越来越多，文书档案也就日益增多，不仅仅是内容有一定的增加，文书档案的式样也逐渐增多。由于传统的文书档案管理存在着一定的缺陷，比如说文书档案保存的环境比较潮湿、纸质文案所占地面积过大等等。针对如此大量的文书档案，需要花费文书档案专职工作人员更多的时间去进行分类的保存和整理，不仅程序非常繁琐，而且整理出来的效果也不一定让人满意，难以保证案卷的质量。
1.3 对文书档案资源的开发不够
很多单位都错误地认为，只要能够保存和管理好文书档案，不让档案受损或缺少就可以了，这种做法其实只是注重了对档案的收集、整理和保管工作，是没有真正地发挥文书档案应有的作用的。文书档案工作作为每一个职能科室工作中的一个重要的组成部分，是需要在各个科室与档案工作人员有效地配合之下才能够顺利完成的。如果部门与部门之间都不愿意把重要的、需要归档的文件资料交给档案管理工作人员，不配合工作人员的档案工作，不仅不利于档案工作人员充分发挥自我能力，制约档案管理的水平，而且很容易造成重要的文件资料的散失。
2 加强中职学校文书档案管理工作的对策
2.1 切实提高认识
要想使教职工认识到文书档案管理工作的重要性，最重要的就是必须要在思想上彻底转变他们对文书档案工作的认识，只有当人们从思想上开始认识到文书档案工作的重要性，才会认真去了解，才会给予充分的重视。具体可以体现在以下两个方面：一方面，学校要在物质上加大对文书档案管理工作的支持，通过有效的运行机制，及时、完整地提供档案信息，并且规范化管理文书档案工作；另一方面，学校在规划和安排单位全年的工作时，应该把文书档案管理工作纳入全年的工作之中，通过这种方法提高文书档案管理工作的地位和影响力度，让教职工充分意识到学校的文书档案管理工作对学校发展的重大意义。
2.2 改革文书档案管理体制
传统的文书档案管理存在着一定的缺陷，这就要求中职学校应该根据现有的情况不断地改革和创新，以便能够更好地满足学校发展的需要。一方面，要想改革创新，首要工作就是改革创新文书档案管理的体制，把原先简单化、刻板化的文书档案工作变为适合档案员管理的灵活度强、适应性强的工作，充分发挥文书档案应有的作用和潜能，更好地为学校服务。另一方面，学校应该加大对文书档案工作的物质支持，通过建立健全的运行机制，加大规章制度的管理和约束力度，提高各个科室或者档案员的行为作风，从而不断提高对文书档案管理的质量。
2.3 加强部门之间的沟通协调
文书档案工作是需要各个科室的配合才能顺利完成的，而不是通过自我默默苦干就可以做好的事情，另外，如果部门同事不愿意把重要的需要归档的文件资料交给档案管理人员，也是不利于顺利完成档案工作的。因此，各个部分需要积极配合档案工作人员的工作，及时沟通，才有利于档案员齐全地收集文书档案资料。并且，档案工作人员在与部门同事沟通的时候也要注意一定的技巧，首先自己要明确收集的范围和要求，然后正确向部门同事阐明，这样才能减少两者之间的工作摩擦，才能够达到“双赢”的效果，才能提升文书档案工作的效率。
2.4 改革传统的整理方法
传统的文书档案管理都是档案工作人员人工立卷的，这种管理纸质档案的方法，繁琐复杂，整理起来既费时又费力，并且由于不同的档案管理员对文件的理解不一样，在分类管理的时候也就会产生一定的分歧，这样不仅会影响案卷的质量，而且也会给以后的利用工作带来许多不便。根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定了新的《归档文件整理规则》，省去了以往的案卷标题分类，只需要以件为单位来分类管理就可以了，这时候，利用计算机整理或检索文件，不仅省时省力，方便快捷，而且也可以避免人为因素对文书档案分类管理的影响，从而提高了档案工作的效率，真正达到事半功倍的效果。
2.5 大力培养档案管理人才
文书档案工作与其他的工作有所不同，是一项相对比较寂寞的工作，这也就要求档案工作人员热爱这个事业。档案工作人员只有对这份工作具有强烈的敬业精神，才能不断地去思考、去探索。因此，学校要加强培养档案工作人员的业务素质和综合素质，通过业务培训班等形式定期培养档案工作人员的档案专业知识和现代化管理技术，不断提高档案工作人员的业务素质，同时要求档案工作人员努力学习计算机知识和信息技术，为把档案工作人员培养成为一个综合型的文书档案管理人才而努力。
参考文献
[1] 霍世清.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].攀登，2007（5）.
