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档案管理规范化范文1
新形势下，计划生育档案管理工作规范化具有重要意义，有利于实现信息互通、方便管理决策、为流动人口提供服务。但目前管理工作存在不足，需要采取改进和完善措施；健全制度，明确责任；增加投入，强化管理；健全台账，规范管理；改进服务，注重档案资源的有效利用。
【关键词】
计划生育档案；档案管理；规范化；管理制度；资金投入
为提高计划生育服务水平，确保各项工作的制度化和规范化，采取相应措施，提高档案管理水平，促进档案管理规范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人员的综合技能偏低，制约档案管理水平的提升，需要采取措施改进和完善。
一、新形势下计划生育档案管理工作规范化的意义
采取相应措施，推动档案管理规范化具有重要作用，也是必须重视和关注的内容，其重要意义表现在以下方面：
（一）有利于实现信息互通。规范档案管理，有利于档案管理人员和利用者进行有效交流和沟通，为档案资料查阅和利用创造便利。通过对档案信息的记录、采集和查阅，可以对计划生育档案的政策法规、生育指标、生育措施、优惠政策等资料进行整理和归纳。进而有效解答人民群众遇到的疑惑和困难，促进信息有效交流和沟通。
（二）有利于方便管理决策。计划生育档案记录计划生育档案政策的执行和落实情况，采取措施促进档案管理规范化，有利于管理部门在作出相关决策时，具有可靠的参考资料和依据。在制定计划生育决策时，通过查阅各项历史资料和记录，进行对比和分析，然后结合当前计划生育工作实际，有针对性地制定解决方案。不仅提高决策水平，还能推动计划生育各项工作顺利进行。
（三）为流动人口提供服务。促进计划生育档案管理规范化，建立并完善档案管理制度，能对流动人口的数量和方向进行准确把握，及时掌握流动人口的婚育情况，了解不同地区计划生育执行效果和人口流动情况。并且还可以实现信息交流与互动，构建计划生育信息交流平台，防止工作疏漏，促进计划生育档案管理水平的提高。
二、新形势下计划生育档案管理工作的不足
由于相关制度没有严格落实，一些管理人员素质偏低，制约档案管理水平提升，存在的不足表现在以下方面：
（一）制度缺失。一些单位的计划生育档案管理制度不完善，相关人员职责不明确，制约各项工作有效开展下去。奖惩激励机制不健全，难以有效调动管理人员的积极性。管理人员的培训机制不完善，难以有效提升管理人员素质，对计算机技术的掌握程度不够，制约档案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相关单位将工作重心放在其他方面，对档案管理不够重视，资金投入不足，难以有效提升档案管理工作水平。由于资金缺失，计算机、扫描设备等投入不够，忽视设备更新和完善。管理人员培训的资金投入不足，难以提高他们的素质。奖惩激励机制不健全，制约管理人员素质的提高。
（三）管理不当。一些档案管理人员的责任意识淡薄，管理台账不完善，没有严格执行管理规范措施。对档案资源的开发和利用存在不足，管理流程不规范，难以提高计划生育档案管理水平。
三、新形势下计划生育档案管理工作规范化的路径
为弥补存在的不足，推动档案管理规范化，可以采取以下改进措施：
（一）健全制度，明确责任。建立健全完善的档案管理制度，明确管理人员职责，推动管理工作制度化和规范化。建立并严格落实责任制，让档案管理人员认真履行职责，严格落实各项制度措施，提高管理工作的规范化水平。建立完善的管理人员培训制度，落实奖惩激励机制，让管理人员努力开展工作，提高计划生育档案管理水平。
（二）增加投入，强化管理。增加相应的资金投入，合理安排档案管理预算，满足各项工作需要。资金投入用于管理人员工资、管理人员培训、计算机和扫描设备的购买和更新等。要加大资金投入，满足档案管理的资金需要，为各项活动顺利开展提供资金支持。重视资金使用的监督和管理，确保各项资金落实到位，使其为计划生育档案管理工作的有效开展提供保障。
（三）健全台账，规范管理。根据计划生育档案管理的相关规定，制定健全完善的制度措施，有效规范档案管理。在建立健全本单位档案资料管理制度的同时，还要严格管理规章制度，明确相关人员的职责和权限，推动档案管理规范化。另外还要建立并完善本单位的档案卷宗目录、全引目录、归档文件目录、查询借阅登记簿、利用登记簿等。建立计划生育档案安全检查、档案库存温度和湿度记录簿，有效规范和引导各项工作，努力提高档案管理水平。
（四）改进服务，注重利用。提高档案管理人员素质，改进服务，为档案资料使用人员提供热情、周到的服务，提高人们的满意度。构建完善的管理服务系统和信息平台，方便档案资料查阅。注重对计划生育档案资料的查阅和利用，对档案资料进行整理和汇编。从而为决策者提供便捷服务，让利用人员能够高效、便捷、迅速使用所需要的档案资源，最大限度挖掘档案的利用价值，为计划生育各项工作顺利开展提供参考和依据。
四、结语
总之，推动计划生育档案管理规范化具有重要意义。作为管理人员，应该明确不足，健全并落实各项制度措施，增加资金投入，注重档案资源利用和开发。从而有效规范档案管理工作，提高服务水平，为计划生育各项工作开展提供更加优质的服务。
作者：潘之柱 单位：菏泽市巨野县卫计局
【参考文献】
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[2]武丽荣.人口与计划生育档案规范化管理途径[J].兰台世界,2014(6)：67.
档案管理规范化范文2
【关键词】新农保；档案管理；研究
新型农村社会养老保险（以下简称“新农保”），是继农村地区取消农业税、开展农业直补、建立新型农村合作医疗等政策之后农村的又一项重大惠农政策。新型农村社会养老保险制度遵循的是“保基本、广覆盖、有弹性、可持续”的基本原则，根据党的十七大和十七届三中全会精神，国务院决定从2009年起开展新型农村社会养老保险的试点工作，至此，新型农村居民养老保险档案管理工作同步开始建立和开展起来。
一、新农保档案管理规范化的意义
1.有利于维护农村居民的合法权益
实施规范化的新农保档案管理，是保证全体参保农村居民利益的最好保障。农村居民参保新农保，需要提供个人相关证明资料并经审核通过才可参保，需要定期交纳参保费用并留存信息，参保资金合法使用计息并归入相应帐户，养老资金依法支付并核算收支状况，各环节管理均要制定规范化的程序和制度，才能维护参保农村居民的合法权益不受侵害。参保农民的档案信息是证明农民参保、付费并享有养老保险待遇的主要依据，是农村养老保险管理工作的重点，因此，在档案管理全过程中要严格遵照国家相关法律法规和规章制度开展工作，使新农保档案管理有法可依、有据可循，让参保农民放心，令参保农民信服，才能更好地保障全体农民的合法权益。
2.有利于城乡养老保险的统一和公平
开展规范化的新农保档案管理，是建立统一的城乡居民基本养老保险制度的基础和保障。2014年国务院《关于建立统一的城乡居民基本养老保险制度的意见》中提出，到2020年前，全面建成公平、统一、规范的城乡居民养老保险制度。我国三项养老保险制度的衔接合并，首先需要的就是信息资源的整合和完善，还需要详尽的档案信息资料、相似的档案管理方法、一致的档案管理模式以及相同的信息管理系统，这些都有利于城乡养老保险制度的统一。我国三项养老保险制度的同步推进，体现了国家对农村农民的重视，体现了在社会保障面前人人平等，体现了我国社会主义的公平正义。
3.有利于农村养老保险管理工作效率的提升
建立规范化的新农保档案管理，是提高政府管理效率的最好方法。规范化的资料采集收录、资料归纳整理、资料查询利用，大大降低农村基层档案管理的工作难度和强度，提高档案管理工作效率。同时规范化的档案管理工作反过来也促使农村养老保险资金的筹集、分配、使用更加科学合理，形成互相制约互相促进的机制，有利于农村养老保险档案管理整体水平的提高，有利于新型农村养老保险制度的可持续发展。
二、新农保档案管理中存在的问题
1.农村基层档案管理人员重视程度和专业程度不够
农村基层的档案管理工作一直是整个档案管理的薄弱环节，部分地区没有专职的档案管理人员，只是随意的安排人员处理档案工作，重视程度严重不足。个别地区的领导甚至没有档案管理的意识和观念，根本认识不到档案管理的重要性，无视上级部门对档案管理的要求和监管。注重直接利益、眼前利益、短期利益，完全是一种短视行为。对于档案管理这种不能直接创造收益的工作、不能立竿见影看到效果的工作或者认为只有投入没有任何产出的工作放任自流，任其发展。这种不规范的档案管理直接造成对参保人员信息统计不全面、不准确，影响正常养老保险工作的进展，也极大地影响了参保人员的积极性，阻碍了新农保的普及推广。农村地区养老保险档案管理人员专业能力差别很大，专业素质参差不齐。档案管理工作人员不固定，流动性太强，岗位调整频繁，普遍采用兼职人员，即使是专职管理人员也很少具有本专业知识，都是转行过来，缺乏档案专业人才。没有专业人才，很难胜任繁琐复杂的档案管理工作，随着农村养老保险参保人员不断增多，城镇养老保险的接续衔接，档案资料会越来越多，工作会越来越零散，管理难度会越来越大，没有很好的档案管理能力，没有统筹的管理思路，没有规范化的操作方案，档案管理工作只会拖累养老保险进程的推进，阻碍我国社会保障改革的发展。
2.农村养老保险档案资料损毁丢失现象严重
基础设施匮乏，基本办公条件不具备。有些农村地区养老保险机构自身办公场所很简陋，甚至没有独立的办公场所，都是和其他部门合署办公，专门的档案室更不具备，收集的参保人员资料随意放置，没有建档归档，没有整理梳理，损毁丢失现象时有发生。即使有档案室，档案资料摆放整理混乱，没有条理，一旦发生参保人员调入调出，资料变更情况、查询、改动都很困难。由于经常性的翻动查找，有些资料发生损坏，信息被破坏。个别农村地区养老保险档案管理还未完全实现电子化、信息化、网络化，甚至连基本的电脑都不具备，档案管理难度很大，档案信息很容易遗失。保障措施不到位。档案管理部门安全防范意识差，措施不得力，卫生条件不合格，档案资料容易发生受潮、霉变、虫蛀，甚至发生水淹、火灾、腐烂，偶尔还有失窃现象发生，资料受损、毁坏、丢失，造成无法挽回的损失。
3.缺乏统一的档案管理标准和规章制度
目前养老档案管理方法还不一致，管理程序还不明确，管理体系还不健全，管理制度还不规范，各个环节均存在不同程度的问题，致使档案资料管理效率低下。资料是否留存、是否销毁、是否归档、是否分类，农村居民养老保险跨地区转移如何延续，城乡养老保险如何转换，各地档案管理还处于各自管理、各自为政的局面，尚未形成统一的规范化的管理制度。档案管理标准的缺失，缺少相应的档案管理规章制度，就无法进行统一的约束和监管，档案管理的规范化就无法实现。即便很多地区制定了相应的管理标准和规章制度，但实际执行过程中仍然存在很多漏洞，缺乏管理的严谨性、高效性和规范性。管理中任何环节的疏忽和遗漏，都可能影响到参保农民利益，影响到保障资金公平公正的运行。比如，目前比较严重的问题主要体现在对参保农民的信息管理的更新不及时。每年都会有农民参保，每年都会有适龄人群达到补偿标准，也会有一部分逝去的老人，不能按照规章制度定期开展检查和核实，不能及时修改和完善信息，并将造成信息收集的错误，从而影响部分农民的利益和保障资金的分配使用。随着我国老年人越来越多，新农保档案管理难度会越来越大，各种新问题也必将不断出现。
三、提高新农保档案管理规范化的对策
1.加大农村档案管理的宣传教育，提高管理人员的整体素质和能力
对农村基层管理人员加强宣传教育，档案管理绝不是可有可无，让他们认识到档案管理工作的重要性，逐渐建立起日常资料留存归档的习惯，提高日常档案管理的意识，不断提高养老保险档案管理的质量和效率。农村参保人员人数众多，分布广泛，人口流动性大，这些都给养老保险机构带来很大困惑，档案管理起来愈发复杂繁琐，管理难度巨大，所以档案管理工作人员需要有细心认真、一丝不苟、高度负责的态度，看似简单枯燥，实则要求很高，需要农村养老保险机构配备合适人员从事此项工作，不能随意安排。档案管理工作需要有比较固定的专业人员从事，岗位人员调整不能过于频繁，谨慎使用兼职人员。养老机构还要统一对档案从业人员定期进行培训，并对培训效果进行考核，考核合格者方可从事档案管理工作。随着农村养老保险工作的不断深入，档案管理也要与时俱进，跟上养老保险改革的步伐，档案管理要统筹安排、整体梳理、细化分解，做到越来越规范化、专业化。专业人才是养老保险档案管理发展的基础，因此要加大人才培养力度，组建专业人才队伍，提高人才整体素质，为档案管理人才搭建学习交流的平台，共同研讨，共同提高。
2.加强档案管理软硬件建设，保证档案资料的完整
规范化的档案管理需要完善的基础设施作为保障，需要完备的软硬件条件作为基础。县乡村各级养老保险机构均要提供相应的办公区域，配置相应的办公条件，方便档案管理工作的顺利开展。办公场所要科学划分、分区明确，保证各项工作不受干扰。我国已进入大数据时代，先进的档案管理是电子化、信息化、网络化、自动化的结合，农村养老保险档案管理要跟上信息时展的步伐，所以要利用先进的档案管理技术，实现信息资源共享。个人信息个人可以通过网络随时调取查询，信息变动随时监控，使档案管理更加现代化和规范化。各级政府部门必须加大投入，全面采用电子网络化办公，使用统一的养老保险参保软件，整合城镇居民和职工养老保险各种信息资源，共同纳入我国社会保险子系统，为我国“金保工程”建设打好基础，全面提升社会保障各项业务的管理水平。养老保险档案信息关系到全体参保人的利益，必须高度重视，严格管理。档案信息的保存要求很高，无论是纸质版还是电子版档案材料，在保证空气通畅的环境下抓好各方面细节，房间温度湿度控制要适宜，需要做好防火、防盗、防水、防潮、防光、防虫、防鼠、防尘“八防”措施，电子版资料还要做好备份和日常检查工作，杜绝一切安全隐患，确保档案质量，避免损坏。
3.完善养老保险档案管理规章制度，保证管理方法的科学性
档案管理各地区要遵循统一的管理方法，明确的管理程序，制定完善的规章制度。档案管理的每一个环节都应该有科学的管理方法作为指导，明确的管理程序作为保障，规范的管理制度作为约束，管理人员按照标准管理体系按章办事、依法管理。如建立人员责任制度、收集制度、整理制度、存档制度、保密制度、统计制度、归档制度，等等。县乡村各级工作人员要分工明确，责任到人，制度上墙，按照制定好的工作程序和要求，科学有序的开展各项档案工作。档案管理是一项长期的持续性的复杂繁琐的工作，需要严格按照工作流程和规章制度办事，做到定期更新参保农民信息，及时调整档案归类，工作人员要深入农村基层，掌握参保农民的最新详细信息，相应的及时修改和补充档案资料，保证信息的准确性和时效性。在档案管理规范化的基础上，同时档案管理还要有一定的灵活性，面对复杂的工作要学会化繁为简，在工作中探索新的管理方法和手段，提高档案管理工作效率。新农保经过8年的发展，已经完成了初期建机构、保基本、广覆盖的阶段，进入可持续发展时期，所以必须对新农保进行规范化管理，才能保证和城镇居民养老保险的顺利合并，保证和城镇职工养老保险的衔接有序，最后实现全国养老保险制度的统一。
【参考文献】
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[3]龙桂珍．完善农民工群体社保档案管理[J]．档案管理，2014，（4）：92-93．
档案管理规范化范文3
一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化
土地是我国农村重要的生产资料,随着经济结构的变化,农村土地流转现象越来越多,城乡建设频繁征占用农户承包地,农户土地承包状况时常发生变动,这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要,一方面关系到切实维护农民的正当权益,另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻,事关农民土地承包权益的维护保障。
调查显示,由于种种原因,当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化,保护措施疲软,诸如:有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档,可能导致信息遗失;还有工作人员变动时对档案资料交接不到位,也容易造成信息遗漏和档案损失;再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐,不符合《档案法》的规定,更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖,甚至带来实际的消极影响,给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。
二、如何完善农村土地流转档案管理工作
各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性,在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式,加强责任意识和忧患防范意识,以期确保档案的完整与安全,为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。
1.普及档案管理法制知识,提升管理能力
档案管理必须全面依循国家的档案管理法制,要注意宣传法制知识。首先,要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训,加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识,促进各单位依法开展档案工作。其次,要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核,考核合格后领取《法制培训合格证》,然后才能参加档案管理工作,这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容,在综合培训中加强法律知识的培训,以增强全员的法律意识。
2.明确管理责任,严格依法归档
各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任,明确管理权限和责任是规范管理的基础,只有这样才能落实依法归档,才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如,签订五年或五年以上土地流转合同的,必须一式五份,县、乡、村、当事人各存一份,还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外,土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管,不得遗失。
一般来说,目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存;土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料,由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座,责任由归,防止管理上越俎代庖造成混乱,杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。
3.严审档案质量,规范收集整理
传统的档案大多是手写体,其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中,土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效,要求数据准确、字迹工整、图谱易读,落款、日期及公章签字等清晰明确,具有可标识性和合法性;纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写,纸张及装订要严格按照档案保护的要求,不易损坏和失散。
及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度,责任到人,及时将合同信息及相关材料进行收集整理,完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询,合同整理归档后,应编制目录以备查询。
4.注意安全保管,完善信息管理
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关键词：经济社会发展；档案管理；规范化
档案管理是指收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用档案的活动。档案记录着一个国家、公司和单位的历史沿革，它可以真实地反映一个国家、单位、企业职能活动的过去的整体面貌，同时也为以后的工作提供资料参考和利用。新时代档案管理工作的规范化、标准化是档案管理工作的重点之一，是提高档案工作效率和质量的基本保证。新时代的背景，要求档案管理工作必须要运用科学的原则、方法和手段，才能使档案管理与时俱进，适应新形势，使档案管理工作逐渐规范化、标准化、现代化。
1 新时代档案管理规范化的作用
档案是一个单位发展、建设的重要无形资产。随着新时代的不断发展，档案管理工作也显得越来越为重要，逐步受到社会各界的重视，尤其是现代化、信息化的发展，档案管理工作的现代化更是刻不容缓。要使档案工作适应新形势的发展，做好档案管理标准化、规范化，是实现档案工作现代化的关键环节。
档案是单位的一项重要的信息来源，档案管理工作是信息产业的重要组成部分。档案对于单位做出各项关键决策提供了一定的依据。规范化的档案管理，可以为今后档案资料的查找和利用提供方便，为单位的信息收集具有巨大作用，才能发挥档案最大化的贡献，成为单位信息来源的动力。
2 档案管理存在的问题及因素分析
2.1 档案管理观念落后，重视不够
档案管理工作者在观念认识上比较落后，认为自己就是一个“仓库管理员”，只负责各种资料的收集和整理，对于现代化的档案管理的重要性没有足够的重视，认为保管好就行，处于了一种松懈、安于现状的状态，落后的档案管理观念，缺乏现代化创新意识，严重影响了档案管理规范化的进程，使得单位不能很好地利用档案中有用的信息资源。由于领导对档案工作缺乏重视，工作的条件和场所很差，每天重复着琐碎繁杂的工作，工作人员无法认识到自身工作的重要性，认为自己的工作可有可无，产生自卑心理，对档案管理的规范化建设产生了十分消极的作用。
2.2 档案管理人员素质有待提高
档案管理工作是一个需要有一定责任心，工作认真、细心、严谨的岗位，专业素质要求也较高。然而目前档案管理工作人员多数综合素质偏低，新时代新形势对档案工作人员的素质的要求更高，管理者的整体素质问题更加严重。对于档案管理工作缺乏认识和重视，安排一些年龄偏大、兼职、新调动人员做档案工作，导致档案工作的质量得不到保证，严重影响管理工作的效率和水平。但是，科班出身的档案管理人员数量极少，而且薪资待遇不高。这就导致极少的专职人员流失，更加影响了档案工作的信息开发和编研，档案管理规范化建设难以进一步发展。
2.3 管理技术手段落后，设施陈旧
同样由于对档案工作的重视不足，财力投入偏少，使得陈旧的档案管理的设施得不到更新，基础设备缺乏，很多档案室存在到不到规定的安全指标，建设不规范、不标准，严重阻碍了档案管理现代化的建设。我国大多数单位的档案室的管理技术和手段落后，依然停留在传统的手工工作方式，跟不上科学技术手段的不断更新，没有对档案工作信息开发和编研的意识。有些档案室随配置先进设施，管理人员却不利用，使其搁置成为摆设，先进的管理技术也就流于形势，没有实际的操作和利用，因而造成人力、物力和财力资源的极大浪费。这种现象严重制约着新时代档案管理规范化的进程。
3 新时代档案管理规范化的对策
档案管理工作对我国经济发展和现代企业制度改革发挥着至关重要的作用。要规范化管理好档案工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，完善档案管理工作的新要求，激发档案管理工作人员的历史责任感和使命感。
3.1 全面普查案卷
这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重复现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。
3.2 提高案卷质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
3.3 严格立卷归档原则
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。
3.4 用“关键词”替代“主题词”
用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。
3.5 实施“以我为主”的归档原则
“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。
3.6 提高人员素质
档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。
参考文献
[1]孙光礼.新世纪档案工作宏观管理的探讨[J].档案学通讯，2000，6.
档案管理规范化范文5
关键词：办公室；档案管理；创新
一、办公室档案管理工作的重要性
随着时代的进步、社会的发展，办公室档案管理面临着更多问题和挑战！档案管理是一项涉及面广，涉及信息量大的工作，办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义。首先，档案管理规范化能够促进一个部门甚至整个单位的管理水平。档案可以反映出部门、单位的业务水平和人迁情况，但本单位与其他部门产生业务关联时，查阅对方相关档案是双方相互了解的最为简便和真实的途径。所以，档案管理工作能够推进单位和部门的工作进程，反映出单位的管理能力。其次，档案管理工作规范化能够丰富现代管理手段。档案管理工作已经逐步自动化，网络电子信息化档案管理方式加强了办公室档案管理的准确性。充分利用计算机技术存储，将网络电子信息化技术应用于档案管理工作，以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式，不仅能够将单位内部的各种档案分门别类地进行管理，对复杂的档案资料进行有序整理，而且不会造成办公室资料长期堆积，避免了查找上的困难，节省了大量的人力、物力、财力。这样，在提高了档案管理工作效率的同时，更能够及时整理归类各类档案文件，使资料检索变得更加准确快捷。第三，规范档案管理工作有利于档案管理人员素质的提升。办公室的临时档案管理一般是由文书或者其他人员兼职，并未配备专业人员负责，致使工作人员的专业知识不够，同时由于缺乏相关档案专业的管理知识的培训，使得很多单位办公室档案管理人员素质不高。规范档案管理工作，能使执行者充分认识到档案管理工作的重要性，提高对单位档案管理工作的重视。在规范档案工作的同时，有利于提高档案工作人员素质及档案管理水平。档案管理工作在单位中起着极其重要的作用，做好档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到推动作用，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。
二、如何加强办公室档案管理工作规范化
（1）构建档案管理信息化平台。构建档案管理信息化平台，是指将档案数字化，从档案的实体管理转向信息管理，使档案的管理方式从传统的手工纸质管理向现代计算机管理转变。首先是要将档案材料信息化。将档案材料信息化是指利用技术手段将纸质材料、声音和录像等文件，通过统一、完整的档案数据库以数字化形式进行有序存储。建立档案数据库是一个循序渐进的过程，是信息化管理模式的核心。其次，建立档案资源管理系统。用数字化存储的方式将以各种载体形式存在的档案资料存储于网络档案信息平台中，实现信息资源的全文存储、网络传输和智能检索。各单位应充分认识构建的档案管理信息化平台的必要性和迫切性，制订详细的信息化建设方案，加大资金投入力度，建设一套技术完善、管理科学的信息管理系统。
（2）建设完善的办公室管理机制。要改变传统的办公室档案管理方式，规范办公室档案管理工作，首先要建设完善的管理机制，正规化的单位管理其实质就是依靠好的机制，从而将一切管理的井井有条。办公室档案管理也需要依靠良好的工作机制将其规范化，即制定适合自身发展的制度模式，进行办公室档案的标准化建设，对档案材料实行全过程的管理和监控，包括材料的形成、收集、鉴定和归档等过程，逐步实现管理的标准化。将纸质文件按照重要性和保密性分开存放，建立存取级别制和登记制，其他非重要文件可以按照时间、类别、发文机关等分别存放，便于查阅和整理。还有一些其他类的参考资料，如设备说明书、员工学习资料等要与文件分别存放。并且，文件档案的存放要符合档案的存放管理时限，将有保存年限和永远保存的文件资料分区保存。
只有科学管理，使档案工作按照制度化去运行，才能够保证工作的质量和效率，促进档案工作的有序高效进行。
（3）加强人才队伍建设。办公室档案管理人员大都不是档案专业或计算机专业方面的人才，从事档案管理工作的积极性不高，在选任办公室档案管理工作人员时，要坚持德才兼备的标准，尤其是在道德品质方面，要挑选爱岗敬业、遵纪守法的人员从事档案管理工作。信息时代下，档案管理人员要增强使命感和责任感，提高自身素质，通过多种形式的学习、培训、交流、研究，优化工作人员的知识结构；要有扎实的信息理论知识，掌握信息管理领域的相关理论和专业技能，熟悉当代政策法规，提高计算机水平。
通过改善办公室档案管理人员的知识结构，提升获取新技能的意识，能增强办公室信息方面的安全意识和保密意识，培养管理人才，从而使办公室管理人员的业务能力和职业素质得到全面提升。
参考文献：
[1]蒋学才.关于做好国企思想政治工作的思考[J].管理观察，2012（3）.
档案管理规范化范文6
一、建立完善收集整理归档机制，确保档案信息资源丰富齐全
收集、整理、归档工作是档案管理的起始环节，是提供档案信息、实现有效利用的前提。所以说，档案的收集整理归档工作意义重大。因此必须建立完善收集整理归档机制，形成系统的、丰富完整的档案资料。一方面，要做好档案资料的收集、征集工作。为加强电力工业企业档案标准化、现代化管理，促进企业档案工作的综合整体建设，健全和完善企业的信息工作，以更好地服务于企业生产和经营管理的需要，要依据国家档案局《工业企业档案分类规则》制定本地区的电力企业档案分类规则。从行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资等五类进行收集。
要根据自身实际，对各个部门、各种门类、各种载体的档案资料以及辅助材料尽可能地收集齐全。特别是工程档案是电力企业档案的重要门类，真实地记录了工程项目从开始立项建设到竣工交付使用的历史面貌，反映了工程项目建设成果，是企业生产、维护、扩建、技改等项目不可缺少的重要依据。工程项目档案的收集、整理、归档和移交应该与项目设计同步进行，实施事前介入、事中控制、事后核查和验收把关。把工程档案管理关口前移，抓住关键环节，确保竣工档案的质量。总之，只有抓好收集工作，才能确保档案的齐全、完整、准确、系统，才能从根本上保证档案的质量，为企业健康有序的发展提供强有力的保证。另一方面，做好分类整理和归档工作。要将收集到的档案资料，按照归档范围和保管期限分门别类进行整理和编目造册，同时进行档案数字化管理，以利于档案的保管和提供利用。
二、建立完善开发利用机制，提高档案信息资源的价值
档案利用是档案利用者通过档案利用系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。完整的档案信息对于供电事业发展及企业文化建设等方面发挥着无可替代的作用。电力企业的改革发展,离不开信息资源。在各种信息资源中,电力档案因与企业各种经营活动的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性质而占有独特的地位。档案价值的实现,档案工作目标的实现,档案工作系统与外部环境的联系与沟通,无不与档案的开发利用工作息息相关。
电力企业要结合本单位工作的特点和实际情况，按照档案法律法规制定适合本单位的档案利用制度。
一是抓好档案利用制度的落实。
二是建立完备的档案检索体系，运用传统形式的检索系统和计算机检索系统相结合，特别是计算机检索能加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。
三是建立完善的咨询服务体系。档案工作者要能熟练的解答利用者所遇到的各类问题，提醒利用者在查阅中的注意事项，提供方便快捷的利用，更好地发挥档案的作用，为供电事业发展提供优质、高效的服务。
三、建立完善素质能力提升机制，增强档案管理软实力
档案管理作为一门专业性很强的工作，它要求档案管理人员要有扎实的档案管理理论知识和业务知识，特别是要下一番工夫学习和掌握计算机知识，才能使自己成为综合型档案管理人才。可以说，档案人员的素质决定档案管理工作的质量。提升档案队伍的综合素质,激发他们的动力,是建设电力企业档案队伍的关键之所在,同时还是保障电力企业快速发展的基础条件。因此,面对新时期、新要求、新挑战,电力企业应该建立完善素质能力提升机制，提升干部队伍的综合素质和业务能力，确实增强档案管理工作的软实力。一是提高档案工作重要性的认识。明确档案工作者的地位和作用，增强做好档案工作的使命感、责任感。二是丰富自身的业务知识。要系统掌握各门类载体档案的整理方法，掌握档案的保管、保护，档案的利用、编研，档案信息化和档案法制建设等各方面的知识。三是养成严谨细致的工作作风。严格遵守档案工作各项制度规范，保证工作质量。四要学习了解一些电力工程的基础知识，以便及时准确地为工程人员提供档案利用，更好地为企业经营生产服务。五档案工作人员要有较强的档案服务意识。在服务方法上，要由过去的被动服务变为主动服务、超前服务；在服务方式上，在不损害国家利益、企业利益的同时，最大程度实现科技档案的价值，更好地为企业的发展建设服务；在服务手段上，要手工管理与计算机管理同步进行，提高工作效率和服务质量。
