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电子档案办法范文1
1.档案安全保护意识薄弱档案安全保护教育不普遍，档案安全意识淡薄，缺乏安全风险意识，突出表现在档案网络工作“安全第一、预防为主”的意识不强。档案服务及利用人员由于网络安全防护技术较低和安全防护意识不高，造成的无意侵权或电子档案光盘存储的选择等问题，都给农机监理电子档案的安全保管带来威胁。
2.计算机软硬件的设备故障由于农机监理的电子档案一般不能直接利用，它的形成和处理与利用均需借助计算机软硬件设备的支持才能实现。而计算机系统是由许多部分组成，每个部分的薄弱环节都极易遭到破坏。如：数据易被误输；应用软件易被篡改或盗用；硬件设备中的芯片和电子线路易被损坏等。这些故障的发生都有可能导致农机监理电子档案的丢失或破坏，从而对农机监理造成不可挽回的损失。
3.电子档案存储载体的保护技术问题农机监理电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。并且磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场的影响而导致退磁、消磁等。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料，这些材料不稳定，易氧化，易与碱溶液发生反应。因此，电子档案载体材料的这些特点，决定了农机监理电子档案容易受外部环境的影响。
4.计算机病毒与黑客的攻击计算机病毒已成为当今破坏计算机操作系统的头号杀手，它是一种特殊的具有破坏力的计算机程序，具有自我复制能力，会以各种方式和途径攻击计算机系统的应用软件和数据库以及硬件设备，并可通过非授权入侵在可执行程序或数据文件中，从而造成电子文档的破坏或系统的瘫痪。此外，有些计算机黑客也利用电脑网络进行犯罪活动，他们伺机寻找系统和软件方面的某些缺陷来攻击，通过破译口令与密码而获取使用权限。非法访问、删除或修改某些重要电子文档，使文件所有者和利用者均遭受巨大损失。
加强农机监理电子档案安全管理的相应对策
1.加强电子档案安全管理的宣传教育，增强责任意识要大力普及农机监理电子档案信息安全知识及网络窃密知识，使广大农机监理档案人员了解电子文档的特性，防范农机监理电子文档无意丢失或泄密，提高对各种攻击手段的认识和警惕性，如不随意下载或安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。对农机监理电子档案保护意识融入到档案的价值论中，从而营造农机监理电子档案安全保护新环境。
2.充分采用信息备份技术信息备份是信息安全保障最重要的辅助措施，它可以为受损或崩溃的信息系统提供良好、有效的恢复手段。一旦原文件遭到破坏，还有相同的备份文件可以取而代之，为了防止存档载体物理性能变化或设备故障而丢失信息，农机监理电子档案的备份系统可以从硬件级备份、软件级备份、人工级备份三个层次入手。每年应对备份磁带或光盘进行抽检，并对农机监理电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记，这种多层次的综合应用才能达到理想的备份目的，做到万无一失。
3.加强电子文件的载体保护电子文件载体使用的是磁性、光学材料等精密型载体，对保存环境提出了很高的要求。因此对电子文件载体的保护可以参照《电子文件归档与管理规范》的要求，改进电子档案的存放环境，保持适应的温湿度，采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节档案库内温湿度。并将农机监理电子档案避光保存，避免光线尤其是紫外线直接照射光盘，最大限度地减少电子档案曝光时间和曝光强度。同时，农机监理电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、消磁器、无线电装置等具体退滋或消磁设备的干扰。
电子档案办法范文2
关于会计档案管理办法
第一条 为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定本办法。
第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。
第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。
县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
第五条 单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
第六条 下列会计资料应当进行归档：
(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿;
(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改;
(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。
单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。
第十三条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。
单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。
第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为20xx年和30年。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。
第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限;对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：
(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。
第二十一条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。
第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。
第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。
第二十四条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。
第二十六条 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。
第二十七条 违反本办法规定的单位和个人，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。
第二十八条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。
第三十条 各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门，新疆生产建设兵团财务局、档案局，国务院各业务主管部门，中国总后勤部，可以根据本办法制定具体实施办法。
第三十一条 本办法由财政部、国家档案局负责解释，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)同时废止。
附表：1.企业和其他组织会计档案保管期限表(略)
关于会计档案管理办法里的第五条规定
第五条
单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
(一)客体要件
本罪的客体是会计档案管理制度。
会计档案，是指会计凭证、会计帐簿和财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案具有以下主要的特点：
(1)会计档案并非是人为故意制造的，而是机关、社会团体和企业事业单位等会计主体在会计活动过程申自然形成的，是具有合法地位的会计机构和会计人员依法履行职务活动的产物。
(2)会计档案产生的直接目的，不是为了故意形成会计档案供人查阅，而是作为一种核算手段，为了处理会计事项的需要而产生的。
(3)会计档案是反映经济业务活动的史料，但又不同于一般的文献资料，文献资料通常是由特定的机构组织制定的，而会计档案是由会计人员和经济业务的当事人为体现，反映经济业务事项办理会计手续所形成的。同时，会计档案作为会计核算的专业材料、是对经济业务事项的客观记录和描述，没有经过人为的修饰，可以比较客观地反映当时的经济活动情况。
(4)会计档案是按照一定的规律集中保存起来的、会计凭证、会计帐簿和财务会计报告等会计资料，不是随意保留下来就自然形成会计档案，而是必须按照一定的要求集中保存起来，才能形成会计档案。
会计档案具有以下主要的作用，(1)会计档案既是国家档案的重要组成部分，又是各单位的重要档案，是记录和反映国家机关、社会团体、企业事业单位开展经济业务活动的重要历史资料和证据。通过会计档案，可以反映出各单位开展经济业务办理会计手续、进行会计核算、执行会计制度的情况
(2)会计档案可以比较详细地反映出一个单位会计基础工作规范中的一些情况，如果一个单位存在会计帐目混乱、手续不清、资料散失等问题，可以清楚地从会计档案中体现出来;同时，如果一个单位存在弄虚作假、违法乱纪等活动，也可以从会计档案中反映和体现出来。
电子档案办法范文3
第一条为了加强对全区电子文件归档与管理工作，确保电子档案的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》、《电子文件归档与管理规范》等法规制定本办法。
第二条本办法所称的电子档案是指按照一定归档要求，将整理好的具有保存价值的内容信息、结构信息、背景信息一并以数字形式存储在磁性载体或光学载体上保存的电子文件。
第三条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件。
第四条本办法适用于我区各级机关、团体。企事业单位和其他社会组织可参照执行。
第二章管理结构和职责
第五条各单位应明确电子文件归档与管理的分管领导，明确职能部门负责人主管、档案人员具体管理的管理体制。档案人员应忠于职守、遵守纪律，具备档案专业知识和计算机相关知识，熟悉掌握本单位计算机系统的操作技能，并能积极主动地做好电子档案的管理和利用工作。
第六条各单位应建立健全电子档案管理制度和技术措施，做好电子文件归档与管理工作，对电子文件实行全程管理，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。
第七条电子文件的形成、承办、运转等工作，由承办部门负责，电子文件归档管理的日常监督、指导和整理、保管、利用等工作，有档案部门负责。
第八条各单位的电子档案与其它各种门类的档案必须实行集中统一管理，积极提供利用，为单位各项工作服务。单位档案部门要与业务部门相互兼容的计算机软硬系统，保证电子文件的有效归档与管理。
第九条各专业主管单位在统一领导、分级管理的原则下，必须对所属单位和本专业系统的电子档案工作进行监督和指导。
第三章归档范围和保管期限的划分
第十条各单位在职能活动中产生的，具有参考和利用价值的电子文件均应归档保存。
第十一条电子文件归档范围
电子文件的归档范围按照国家关于文件材料归档和不归档的范围等业务规定执行，主要包括：
（一）电子文件稿本及代码
M－草稿性电子文件；U－非正式电子文件；F－正式电子文件。
（二）子文件类别及代码
T－文本文件；D－数据文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A－声音文件；P－计算机程序；O－多媒体文件。
（三）电子文件信息类型
1.文本文件：指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件等。归档时应注明文件存储格式和属性，重点收集定稿电子文件和正式电子文件。
（1）定稿电子文件：用计算机起稿时形成的最后一稿草稿文件。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应加以标识以示区别。
（2）正式电子文件：指已修改、签发完毕的定稿、能行使文件职能、注明正式文件文号的电子文件。
2.数据文件：指采用数据库形成存在的具有文件属性的记录。
3.图像文件：指用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制作的静态图像文件。
4.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
5.影像文件：指用数码摄像机等视频设备录入的动态图像文件。
6.声音文件：指用音频设备录入并转换为数字形式的文件。
7.计算机程序：指计算机使用的系统软件、应用软件及软件的版本等。
8.多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。
（四）电子文件载体类型
电子文件载体主要分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘光学载体包括只读光盘、可写入光盘、可擦写光盘等。
第十二条各单位电子文件的形成部门定期将具有凭证性、依据性和参考利用价值的电子文件制作脱机备份。需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档；转换成纸质版本的，及时归入相应门类档案管理。
第十三条归档电子文件的保管期限参照国家和行业有关规定执行。
第四章电子文件的归档要求
第十四条电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档指在计算机网络上进行不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。逻辑归档可实时进行，物理归档按纸质档案的规定完成。各单位电子文件归档时，必须进行物理归档。具体做法按《广西壮族自治区档案管理系统》进行归档和管理。
第十五条使用局域网的单位，电子文件归档报经同级档案行政管理部门同意后，实施归档，基本要求是：
（一）电子文件归档操作由具体经办人完成。
（二）档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。
（三）网络管理人员应把电子文件的物理地址存放在指定的计算机服务器上，并采取可靠的备份措施。
（四）归档电子文件要有文件产生及运行过程的元数据，即描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）局域网应有可靠的安全措施，系统设备更新时，应制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行；档案人员应参与设备更新时的数据转换工作，并做好更新记录。
（六）电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。
第十六条局域网条件有限或没有局域网的单位，电子文件采用物理归档方式，要求：
归档电子文件存储的载体光盘、磁盘等介质应注明是否做检毒和清毒处理；含有病毒或其它安全隐患的数据文件不得归档。
第五章归档电子文件的整理
第十七条归档电子文件的整理按《广西壮族自治区电子文件整理规则》的规定进行。
第六章电子档案的移交
第十八条电子文件的形成部门应按规定将每年办理完毕应归档的电子文件向档案部门移交。移交前，各承办部门应检查电子文件的真实性、完整性和有效性，做到移交及时、数据完整、内容准确、手续完备等。
第十九条单位的档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的整理、编目、保管、开发利用工作。档案部门应检验承办部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损、稿本准确，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。
第二十条各单位要按照国家和自治区的有关法律法规，定期向档案馆移交电子档案，移交进馆的电子档案一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。
第二十一条撤并单位的电子档案应按规定向接管单位或档案馆移交。
第七章电子档案的保管
第二十二条接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于40％，发现问题要及时补救。
第二十三条系统设备更新时，要及时对电子档案进行迁移和备份。
第二十四条对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。本办法推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。禁用软磁盘作为电子档案保存的载体。
第二十五条磁性载体上的电子档案，每四年要复制一次。需要抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。
第二十六条保管的电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段进行保管。电子档案载体应直立存放于防磁、防光、防尘。防要害气体的装具中，温度控制在17℃－20℃,相对温度控制在35％－45％。
第八章电子档案的利用
第二十七条电子档案的提供利用要注意以下事项：
（一）查阅应在许可范围，并遵守保密规定。
（二）通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
（三）封存的电子档案不得利用和外借。
第二十八条到期销毁的电子档案，应按档案销毁的有关规定进行，并确保载体与信息彻底销毁。
第九章附则
电子档案办法范文4
一、档案法定定义应对电子档案有明确表述
电子档案存在的现实是档案法规必须面对的事实。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)中所称的档案应当对电子档案给以明确的表述。《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。在档案法定定义中，对档案的形式列举了“文字、图表、声像”三种形式，虽然也提到了“……等不同形式”，好像也可以将电子档案包括在其中，但这似乎仅仅是出于立法技术的考虑，以便使法律具有必要的灵活性和稳定性，它并不表明不需要对电子档案给以明确的表述。因为电子档案的大量产生已经成为现实，取代纸质档案只是时间的问题。但是，电子档案是一种完全不同于以往任何载体形式的档案。“从远古的泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，人类世世代代使用的都是人工可以识读的记录符号”，“人可以在各种书写载体上直接写入信息，也可以读出这些信息”，而电子档案的信息是非人工可以识读的，“电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号――数字式代码，将输入计算机的任何种类信息都转换成二进制代码，即只用若干个0和1来表示。”“只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。”①电子档案实质上是一种以0和1的数字代码形式存储在磁盘和光盘等载体上的档案。它既不是文字形式，也不是图表和声像形式，而又可以将文字、图表、声像等形式全部包括在其内。电子档案应该是对国家和社会有保存价值的档案的组成部分，而且将成为主要组成部分。如果还将电子档案划入“……等不同形式”中，不在档案法定定义中给电子档案以明确的表述，那么将会使电子档案工作处于无法可依的被动地位，不利于国家对电子档案的管理和积累。
二、“直接形成的……历史记录”这一表述档案概念的术语还适不适合电子档案?
《档案法》在表述档案定义时，使用了“直接形成的……历史记录”这一指明档案最基本属性的术语。虽然这里并没有用“原始记录”和“原件”等概念，但谁都清楚“直接形成的……历史记录”指的就是档案是“原始记录”，是“原件”而非复制件。如在吴宝康教授主编的《档案学概论》中把档案定义为：“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其各种形式的原始记录”，简述为：“档案是原始的历史记录”，并认为：“原始记录性乃是档案的首要的根本的屑性”，“所以档案注重原本、原稿和孤本，很多档案往往只有一份。”②陈兆、和宝荣教授主编的《档案管理学基础》把档案定义为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其各种方式和载体的历史记录”，简述为“档案是原始的历史记录”，他们也认为：“档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。③尽管学术著作的档案概念不能与《档案法》中的档案概念混为一谈，但是档案是原始记录、是原件的意思应该是相通的。而且，陈兆、和宝荣教授的档案定义与档案法定定义是基本相同的，并在简述中用“原始”代替了“直接形成的”。然而，电子档案的出现却冲击了这种观点。电子档案是不是“直接形成的”，不好回答，但有没有“原件”的问题，似乎已经有了清晰的答案。不管是物理归档还是逻辑归档，电子档案都很难再保持“原件”形式。先说物理归档，只要脱机保存，得到的必然是复制件，而不是计算机上原来形成的原件。逻辑归档虽然仍保留在原形成的计算机上，但因其可能被随时修改删除，而不得不进行数据备份，这数据备份就是复制。而且即便是不进行数据备份，随着时间的推移，计算机老化或更新换代，仍需要进行数据迁移，而所有的数据迁移，实质上都是复制，结果得到的还是复制件，仍不是“原件”。电子档案的这一特性，使保持其“原始记录性”成为悬而未决的难题。它不仅使《档案法》中的档案定义难以包容，而且也给其如何表述出了难题。
三、电子档案给档案的开放与公布出了难题
按照《档案法》的规定，档案的开放与公布是两个不同的概念。“档案开放是指由将原来处于封闭状态的档案依法向社会公开，供社会各方面利用，将过去控制在一定范围内使用的档案转变为供社会利用”。“档案的公布是指由国家授权的档案馆或机关，依法将可以向社会开放利用的档案的全部或部分原文，或者档案记载的特定内容，通过报纸、刊物、图书、声像、电子出版物发表、电台和电视台播放、公众计算机信息网络传播以及公开出售、展览、公开陈列等形式，首次向社会公开，使社会知晓的行为。”④两者的区别就在于首次向社会公开。对档案的开放与公布的规定，很显然是针对档案馆保管的纸质档案而制定的。然而，随着电子档案的进馆和馆藏档案的数字化，情况则发生了变化，使档案的开放与公布出现了矛盾，电子档案的开放与公布变得不再好区分而合二为一了。电子档案信息主要是靠网络传播的。对于利用者来说，如果他不是非要到保存电子档案的所在地去利用档案，他利用电子档案的惟一途径就是计算机信息网络。而如果人们不是通过网络利用的话，那么电子档案的优越性就显不出来了。然而，这就带来一个问题，对于电子档案来说，它的开放与公布是同时发生的。因为《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十三条规定，档案公布可以“通过公众计算机信息网络传播”，这时，开放即公布，两者没有了区别。但是，由国有档案公布而引起的纠纷是要档案馆来承担的。在保管纸质档案为主的情况下，档案馆可以采取消极办法，不管能不能引起纠纷的档案一律不公布。但是对电子档案来说就会出现矛盾和问题：一是利用者不会再出现任意公布或擅自公布尚未公布的开放档案的现象，但是却将原来利用者任意公布或擅自公布尚未公布的开放档案可能造成侵害国家利益和公民合法利益的风险转嫁给了档案馆；二是档案馆要避免上述风险，即使采取身份认证、访问控制和声明开放的档案是未公布的档案等措施也无济于事。因为对利用者来说他利用的是档案法规规定的档案公布途径传播的档案信息，是已公布的档案信息。档案馆惟一有效的做法是不开放这些有可能引起纠纷的应开放的档案，但这样做又有违反档案开放法规之嫌；三是档案法规关于档案开放与公布条款的规定，使电子档案的开放与公布处在两难的矛盾境地，如果默许电子档案开放与公布是同时进行的做法，又会使档案法规关于开放和公布的规定陷入尴尬的境地。
四、电子档案同等效力的问题
《实施办法》第二十一条规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微晶代替原件。档案缩微晶和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”。这条规定的出发点主要是为了保护档案原件的完整与安全，并对提供社会利用档案应以缩微品和其他复制件等代替原件及档案复制件的法律效力做出的规定。然而，电子档案的产生，却带来了问题，其一，正如上文所述，电子档案已难有“原件”的概念，而且不论是物理归档还是逻辑归档，最后都要脱机进馆，也就是说档案馆所保存的电子档案不可能有电子档案的“原件”，而都是复制件。即使按照《电子签名法》的规定被视为满足法律法规规定的原件形式要求的电子档案，本身也是复制件，只不过是赋予了与原件同等的效力，从理论上说并不是原件。没有了“原件”，“档案……其他复制形式”，“具有与档案原件同等的效力”的规定对电子档案就没有了意义；其二，接收进馆的电子档案和馆藏档案的数字化档案，实质上它们都是档案的复制件。而对这样的档案复制件，现有档案法规规定很难使其具有与原件“同等效力”。不论是从档案室脱机得到的上述电子档案，还是在档案馆计算机网络上得到的上述电子档案，它们都是档案复制件。对这些档案复制件，如果要在其上加载档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记，按照《电子签名法》的要求，必须对其进行加密处理，加密与解密都是一个比较复杂的技术问题。而对档案收藏单位来说，要在电子档案上加载档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记，不仅在技术操作上有比《电子签名法》的规定复杂得多的问题，还有《电子签名法》规定范围之外的电子档案“同等的效力”的问题，还有如何保证电子档案就是与原件相同和证明其没有被修改等等问题。如果不能针对电子档案的特性，在档案法规中做出相应的规定，就很难发挥电子档案“与档案原件同等的效力”。注释：
①冯惠玲：认识电子文件《拥有新记忆――电子文件管理研究》摘要之一，档案学通讯，1998(1)
②吴宝康主编，档案学概论，北京：中国人民大学出版社，1988．1：32-41
③陈兆、和宝荣主编，档案管理学基础(修订本)，北京：中国人民大学出版社，1996．5：10-16
电子档案办法范文5
彻实施意见，结合我市各级机关办公自动化建设的实际情况，就电子公文的归档管理提出以下意见：
一、各单位要清楚地认识到管理电子公文的重要意义。电子公文的管理、归档工作关系到各级党政机关政务信息资源长期安全存储和
有效利用问题，是我市电子政务信息化建设的基础性工作。把各级党政部门存储在电子公文中的政务工作信息，及时、妥善地保存起
来，向党政部门和社会提供利用，对促进我国的信息化建设有着事半功倍的作用。各有关部门负有保管党政信息并提供利用的法律责
任，要在管理好纸质文件档案同时，管理好电子公文档案。
二、各单位要加强对电子公文归档管理工作的领导，完善有关制度，健全保障措施，切实保证电子公文的安全。要制定科学、严格的
电子文件归档管理制度，并根据本地、本单位计算机应用情况，健全规范、严谨的技术保障措施，做好电子文件的收集、归档、管理
工作，切实保证电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性。
三、各地、各单位要把电子公文的归档管理工作与各级政府的电子政务建设工作结合起来。电子公文的归档管理是我市政务信息化建
设的重要组成部分，只有把形成的电子公文妥善地保管起来，政务信息化才能构成一个完整的体系。要积极主动参与本地、本单位的
信息化建设，认真组织实施电子公文归档管理。电子公文管理可按照《广东省档案信息化建设实施意见》（粤档发〔*〕38号）的要
求，根据本地、本单位信息化建设的具体情况组织实施。已经或准备建设办公自动化系统的单位，其自动化系统档案管理功能要符合
《电子公文归档暂行办法》和国家标准《电子文件归档管理规范》（GB/T18894-*）等有关标准规范和文件技术要求。
四、档案工作者要积极学习新技术，在实施电子公文管理的过程中，认真研究新技术条件下的档案管理工作新情况、电子公文管理的
新特点，探索电子公文及其他各类电子文件管理的新模式，尤其是要重点研究如何真实、完整、安全、有效地保管电子公文，如何安
全、快捷地提供利用电子文件，如何制定切实可行、操作性强的管理方法，充分利用新技术优势，实行标准化、规范化管理等等，使
档案管理工作更加适合我市信息化建设的要求，开创档案工作新局面。
电子档案办法范文6
二、抓紧制订或完善《办法》实施细则。《办法》确定了省级统筹、属地管理的基本原则。已出台省级学籍管理办法的省份要按照《办法》的规定进行完善和调整，尚未出台省级学籍管理办法的省份要根据《办法》要求抓紧研究出台实施细则，明确各类学籍变动的具体条件和操作办法。
三、有效开展《办法》教育培训。要按照职责划分组织对学籍管理人员和学籍系统技术支持人员进行培训。主要内容是，加强学籍管理的重要意义、《办法》的基本内容、学籍系统的基本功能、学籍信息采集的基本要求、学籍变动操作办法等。对省级培训由教育部教育管理信息中心实施。
四、建立加强学籍管理的长效机制。要加快制订实施工作方案，明确责任人、工作任务和时间表。要建立学籍核准制度、信息保密制度、责任追究制度，严肃追究违反规定人员的责任。各级教育督导部门要对《办法》实施情况进行专项督导。我部安排教育管理信息化经费和其他经费时将与《办法》实施情况和成效挂钩。
五、营造实施《办法》的良好舆论环境。要利用报纸、电视、互联网、家长通知书等多种方式进行政策解读和宣传，重点介绍必要性、重要性和预期成果。要取得家长理解和支持，使《办法》家喻户晓。要让教育部门认识到《办法》对于科学决策的价值，让学校感受到对于提高整体管理水平的作用，让家长和社会体会到教育部门促进教育公平、提升服务水平的坚定决心。
【附】
中小学生学籍管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范中小学生学籍管理，提高新形势下基础教育科学管理水平，保障适龄儿童、少年受教育的权利，根据《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国义务教育法》等有关法律，制订本办法。
第二条 本办法适用于我国所有由政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、普通高中、特殊教育学校、工读学校（以下简称学校）和在这些学校就读的学生（以下简称学生）。
第三条 学生学籍管理采用信息化方式，实行分级负责、省级统筹、属地管理、学校实施的管理体制。
国务院教育行政部门宏观指导各地学生学籍管理工作，负责组织建设全国联网的学生电子学籍信息管理系统（以下简称电子学籍系统），制订相关技术标准和实施办法。
省级教育行政部门统筹本行政区域内学生学籍管理工作，制订本省（区、市）学籍管理实施细则，指导、监督、检查本行政区域内各地和学校学生学籍管理工作；按照国家要求建设电子学籍系统运行环境和学生数据库，确保正常运行和数据交换；作为学籍主管部门指导其直管学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理。
地（市）级教育行政部门负责指导、督促县级教育行政部门认真落实国家和本省（区、市）关于学生学籍管理的各项规定和要求；作为学籍主管部门指导其直管学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理。
县级教育行政部门具体负责本行政区域内学校的学生学籍管理工作；应用电子学籍系统进行相应管理；督促学校做好学生学籍的日常管理工作。
学校负责学籍信息收集、汇总、校验、上报，应用电子学籍系统开展日常学籍管理工作，确保信息真实、准确、完整。
第二章 学籍建立
第四条 学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案，通过电子学籍系统申请学籍号。
学籍主管部门应通过电子学籍系统及时核准学生学籍。
第五条 学籍号以学生居民身份证号为基础生成，一人一号，终身不变。学籍号具体生成规则由国务院教育行政部门另行制订。
逐步推行包含学生学籍信息的免费学生卡。
第六条 学校不得以虚假信息建立学生学籍，不得重复建立学籍。学籍主管部门和学校应利用电子学籍系统进行。
学籍管理实行“籍随人走”。除普通学校接收特殊学校学生随班就读、特殊教育学校、工读学校外，学校不接收未按规定办理转学手续的学生入学。残疾程度较重、无法进入学校学习的学生，由承担送教上门的学校建立学籍。
第七条 学校应当从学生入学之日起1个月内为其建立学籍档案。
学生学籍档案内容包括：
一、学籍基础信息及信息变动情况；
二、学籍信息证明材料（户籍证明、转学申请、休学申请等）；
三、综合素质发展报告（含学业考试信息、体育运动技能与艺术特长、参加社区服务和社会实践情况等）；
四、体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息等；
五、在校期间的获奖信息；
六、享受资助信息；
七、省级教育行政部门规定的其他信息和材料。
学籍基础信息表由国务院教育行政部门统一制订。
第八条 学籍档案分为电子档案和纸质档案。电子档案纳入电子学籍系统管理，纸质档案由学校学籍管理员负责管理。
逐步推进学籍档案电子化，同时保留必要的纸质档案。
第九条 学生转学或在基础教育阶段升学时，学籍档案应当转至转入学校或升入学校，转出学校或毕业学校应保留电子档案备份，同时保留必要的纸质档案复印件。学生最后终止学业的学校应当归档永久保存学生的学籍档案，或按相关规定办理。
学校合并的，其学籍档案移交并入的学校管理。
学校撤销的，其学籍档案移交县级教育行政部门指定的单位管理。
第十条 如学生父母或其他监护人提出修改学生基础信息的，凭《居民户口簿》或其他证明文件向学校提出申请，并附《居民户口簿》复印件或其他证明复印件，由学校核准变更学籍信息，并报学籍主管部门核准。
第三章 学籍变动管理
第十一条 各学段各类学籍变动的具体条件和要求由省级教育行政部门根据国家法律法规和当地实际统筹制定。
第十二条 正常升级学生的学籍信息更新，由电子学籍系统完成。
第十三条 学生学籍信息发生变化，学籍进行转接或学生毕业（结业、肄业）时，学校应及时维护电子学籍系统中的有关信息，并将证明材料归入学生学籍档案。学籍主管部门应及时对学生学籍变动信息进行更新。
第十四条 学生转学或升学的，转入学校应通过电子学籍系统启动学籍转接手续，转出学校及双方学校学籍主管部门予以核办。
转入、转出学校和双方学校学籍主管部门应当分别在10个工作日内完成学生学籍转接。
第十五条 学生办理学籍转接手续后，转出学校应及时转出学籍档案，并在1个月内办结。
第十六条 学生转学或升学后，转入学校应当以收到的学籍档案为基础为学生接续档案。
第十七条 特教学校学生转入普通学校随班就读，或普通学校随班就读残疾学生转入特教学校就读的，其学籍可以转入新学校，也可保留在原学校。
进入工读学校就读的学生，其学籍是否转入工读学校，由原学校与学生的父母或其他监护人商定。
第十八条 省（区、市）直管学校、设区的市直管学校学生的转入转出情况，由学校每学期书面告知所在地县（区）教育行政部门。
第十九条 学生休学由父母或其他监护人提出书面申请，学校审核同意后，通过电子学籍系统报学籍主管部门登记。复学时，学校应及时办理相关手续。
学生休学期间学校应为其保留学籍。
第二十条 学生到境外就读的，应当凭有效证件到现就读学校办理相关手续。回到境内后仍接受基础教育的，应接续原来的学籍档案。
第二十一条 学生死亡，学校应当凭相关证明在10个工作日内通过电子学籍系统报学籍主管部门注销其学籍。
第二十二条 学校应将义务教育阶段学生辍学情况依法及时书面上报当地乡镇人民政府、县级教育行政部门和学籍主管部门，在义务教育年限内为其保留学籍，并利用电子学籍系统进行管理。
义务教育阶段外来务工人员随迁子女辍学的，就读学校的学籍主管部门应于每学期末将学生学籍档案转交其户籍所在地县（区）教育行政部门。
第四章 保障措施
第二十三条 地方教育行政部门和学校应当为学籍管理提供必要的保障条件，配备或指定学籍管理员，完善管理制度，建立工作机制。
对学籍管理员当实行先培训后上岗，并保持相对稳定。各级学籍管理员的基本信息须报送上一级教育行政部门。
第二十四条 地方教育行政部门和学校应当每学期复核学生学籍，确保学籍变动手续完备、学生基本信息和学籍变动信息准确。
第二十五条 各级教育行政部门和学校要建立严格的保密制度。非经学籍主管部门书面批准，学籍信息一律不得向外提供，严防学籍信息外泄和滥用。
第二十六条 教育行政部门违反本办法的规定，由上一级教育行政部门责令改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法处理。
第二十七条 学校违反本办法的规定，有下列情形之一的，由主管部门责令改正；情节严重的，依法追究校长和相关人员责任：
一、不为已接收学生建立学籍档案的；
二、以虚假信息建立学籍或学籍档案的；
三、不及时把学籍变动信息纳入学籍档案的；
四、不及时报告义务教育阶段学生辍学情况的；
五、接收学生不为其办理转学手续的；
六、不按规定为学生转接学籍档案的；
七、泄露或非法使用学生学籍信息的；
八、违反本办法规定的其他行为。
第五章 附 则
第二十八条 学校的外籍学生和港澳台学生学籍管理，参照本办法执行。
