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档案管理的必要性范文1
[关键词]数字化；档案管理；必要性
随着社会的日趋进步，我国的档案事业也随之发展。从最初的手工档案管理，到公文、档案一体化管理，不仅繁冗、复杂，浪费了很多的人力物力以及存储空间，而且不可避免的是纸质的档案不能长期完好的被保存下来。新技术革命的到来，计算机的广泛应用，使档案领域进入电子时代。全国档案信息化建设正在掀起新的热潮，为档案管理建设注入了新的活力，加快了档案进入信息社会的脚步。档案信息化是在加强档案信息数字化管理基础上，逐步向网络化发展，通过网络最大限度的开发利用已开放档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。
一、档案数字化是信息时代的必然要求
档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
（一）提高经济效益
社会经济的飞速发展使机关落后的办公方式与庞大的信息量之间形成了尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
（二）提高办公效率
数字化档案管理能够使资料及时归档，尽快提供利用。以人事档案管理为例最有说服力，由于其管理对象繁多，且具有很强的流动性，如职工人数、退休、调动等，要想正确统计，动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后才能查知，而通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。出于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供方便的信息控制中心。
二、实现档案数字化管理的主要困难
由于档案数字化管理在我国还属于新兴事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，数字化档案管理还存在着各种问题，主要有以下四个方面。
（一）资源浪费
电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在—些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、不同类型的文件并发、保存的局面，造成了人力、物力、财力的浪费。
（二）电子文件归档困难
办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档造成困难。据了解，目前很多大型企业都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难。
（三）管理的长期保存有困难
电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据易丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。
（四）数字化档案的利用率不高
虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机仅限于文字录入、编辑和打印，成为名副其实的“高档打印机”。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力、物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。
三、实现档案数字化管理需要注重把握的环节
（一）建设系统工程，实现信息共亨
档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案管理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各大型机关、企业日常工作中，每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采取双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传，达到资源共享的目的。
（二）建立横向通道，衔接办公系统
针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立个通道，将电子文件和纸质文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体的质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。软件方面，要通过采用多级权限、密码管理、多层结构、加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
（三）建设专职队伍，提高管理水平
人才是档案信息数字化的保证，科技人才是档案数字化建设的关键。档案信息数字化是一项技术性很强的工作，这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者除了掌握档案基础理论知识和档案管理知识外，还应掌握计算机技术、网络技术等现代技术知识。档案管理部门一方面要积极引进具有计算机等专业知识的专门人才；另一方面要加大对现有档案干部队伍素质的提高，举办各种信息技术培训班，为档案工作者综合素质的提高创造条件。尽快建立管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍体系，以满足档案信息化建设的需要。
档案信息数字化建设是一项复杂的系统工程，牵涉到技术、政策、法律、管理等方方面面，许多问题需要深入探索研究。我们必须抓住国家信息化建设和“加强信息资源开发利用工作”的契机，创新工作机制，加快档案信息数字化建设的步伐，促进档案信息化建设的进程，充分发挥档案信息资源的作用，推动档案事业的新发展。
参考文件：
[1]陈勇.论电子政务系统中的电子公文管理[J].办公自动化。2006（9）.
[2]吕元智.数字档案馆信息资源建设管理研究[D].武汉大学，2004.
[3]李曙光.电子政务信息保障问题研究[D].湘潭大学，2004.
档案管理的必要性范文2
关键词：项目 档案 管理
河南煤化集团新疆公司自2008年进疆以来，发展迅速，在伊犁、准东、吐哈、库拜已形成四大产业基地，目前正有序的向克州和塔城地区拓展。产业涉及煤炭开采及洗选、煤化工产品开发、电力、物流贸易等。笔者在参与的130万吨/年焦化项目、20万吨/年焦炉煤气制甲醇项目、40亿立方米/年煤制天然气项目及2×1000MW煤电一体化等十余个大项目的建设工程中，逐渐领悟到，加强项目档案管理，对于促进项目的健康发展的是非常必要的。
1、加强项目档案管理的意义
项目档案记录了项目建设的全过程，是项目建设的历史见证，是维护建设单位和各参建单位合法权益的重要凭证，同时项目档案也是项目建设后生产、管理、维修、维护、改建、扩建的重要参考文件；这不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应与安装等参建单位共同来完成，具有不可再生，很难办理，经手人员多，人员变化大等特点。因此，加强项目档案管理，确保项目档案的齐全、完整、准确具有非常重要的意义。
2、项目档案管理的现状
计算机的出现，不仅给生活带来的翻天覆地的变化，同时也给项目档案管理带来了极大的方便，运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，计算机的引入，是档案管理史上的一大飞跃。总体形势让人乐观，但是项目档案管理仍存在着不少问题，急需进行改进。
2.1 项目文件管理的职责混乱
各参建单位之间文件材料的收集整理分工不明确，对范围内应收集、归档的文件材料不清楚，没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。
2.2 项目档案管理人员流动性大
特别是项目建设处于初期阶段时，人员框架还未组建完善，专业技术人员调动频繁，资料管理没有统一的流程，一般由临时指定的兼职档案管理人员保管各种会议文件及初期的审核或批复公文。待项目走上正轨时，项目档案已几经移手，难免有重要文件出现缺失遗漏。
2.3 项目文档资料收集不齐
建设项目前期文件缺失较多。如：项目委托书、重要的会议纪要等；建设项目设计文件不全，如：方案、设计等文件的优化方案；建设项目施工文件不全，如：质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸等；建设项目监理文件不全，如：工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等；设备文件不完整，如：无设备开箱记录、无检验报告等。
2.4 存档文件不规范
文件格式不规范，文件材料没留装订线；签认手续不完整、不真实；使用不耐久字迹材料记录文件；文件材料的内容自相矛盾（竣工图与设计变更不符）；部分重要文件存在代签等现象。
2.5 文件材料整理编目不规范
文件的组卷不合理，如：施工文件中的安装记录文件与相关文件（工程质量报验单）等分别组卷；案卷标题拟写不规范（名称、内容、文种）；案卷题名没有提示卷内文件的全部信息等。
2.6 建设项目文件整理归档不及时
平时对文件资料不注意收集，工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理，很难保证项目档案的齐全、完整与准确。
3、如何加强项目档案管理
随着河南煤化新疆公司项目发展的不断深入和壮大，在工作中形成的档案材料越来越多，对档案管理的要求越来越高，所以加强档案管理工作，使项目档案更好的服务于项目发展显得尤为重要。
3.1 健全档案管理制度，提高档案管理意识
要从思想上认识到项目档案管理的重要性，切实增强档案管理的责任感，树立认真负责的工作态度。制定适合项目实际的制度，使档案资料的收集、整理、编制工作有切实可行的依据，在项目实施过程中明确项目各参与单位在档案管理工作中的所负的责任，使档案管理自始至终贯穿整个项目实施过程中，把档案管理作为项目管理工作的重点。
3.2 加强档案知识学习，提高档案管理人员的素质
项目档案管理是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。随着当今社会和经济生活的快速发展，对档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求和挑战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，做到努力学习，不断提高自身综合技能，不仅要掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，还要熟悉所属项目工艺流程，实现由单一专业型向多样复合型的转变。
3.3 及时收集档案资料，合理分类归档
在项目建设与管理过程中及时收集、整理每个阶段形成的材料，严格把关，认真进行核查验证，剔除不真实不规范的材料，根据档案建设的要求及时督促有关建设单位在规定的时间内形成完整、规范的材料，杜绝后记、补记、伪造等现象的发生。在档案的整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，区分不同类型，并按短期、长期、永久三大保管期限准确把握立卷归档的时效性，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档、移交等方面的工作。
3.4 档案工作现代化
计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。
档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。
参考文献：
[1]李巧存.浅论如何提高图书管理人员素质[J].科技创新，2013，02.
档案管理的必要性范文3
纵观当前较多单位人事档案管理，其仍旧包含一定的缺陷与不足。首要问题在于材料不完整，而引发成因在于形成人事档案的阶段中牵涉到较多部门，例如行政机构以及组织机关等。这样一来便会导致要收集整理的人事档案范畴广泛，在有关机制没能健全完善之时，形成档案部门无法弄清楚材料具体的归档范围，进而导致应该进行归档的资料无法按时上交到档案机构。另外，基于人事档案管理并非从属首个工作范畴领域，因此致使人事档案机构日常工作始终过于被动，加之人事档案管理人员欠缺合理有效汇总收集的理念，无法通过创建归档管理制度，主动快速的完成收集工作，相反是被动的坐等材料上门，发掘材料不足也不积极的进行补全，影响了人事档案信息的完整性，尤其是新进职员工档案不随人走的问题极为常见。核查人事档案完整性需要投入较多的精力、任务量大，多为重复脑力劳动，由于工作人员精力与耐心有限，经常会导致漏检问题。从档案信息内容来讲，其呈现出一定的空泛性，依照我国人事档案管理标准，其材料内容涵盖十个类别，多为反映工作人员社会关系、政治背景信息，难免偏重于形式，对人才进行考核评定的信息则较为类似，而反映其实践技能、科学研究、取得成果的内容则不多，无法凸显出不同员工的特点与个性，影响了人事档案材料应用价值。基于人事档案管理工作体现了一定的规范严格性，因而实践工作中需要从事大量的手工劳动，另一方面也影响了其信息化管理的程度。而人事档案信息内容体现了高保密性，因此在信息管理系统设计过程中，需要充分的考虑这一特征。伴随现代化信息手段的快速发展，档案管理工作不断对信息化系统提出更高的要求，这也使人事档案管理信息化面临了更大的考验与挑战。
2人事档案管理信息化必要性
人事档案管理信息化是顺应时代潮流的必然趋势，其离不开现代化信息管理系统的有效支持，同时工作人员还应具备较高的信息化素质，不断的更新工作思路，方能令较多重复冗余的工作变得更加简单、便利。实践工作中为确保档案资源更加有效、更为科学，应通过整合信息化手段，创建完整的信息数据库。人事档案内容之中最能够反映工作人员实践能力、取得成就的信息收集起来具有一定难度，为此应通过信息化手段，创建科学合理的网络系统模块对员工有关的奖励信息进行登记，弥补人事档案内容空泛的缺陷问题。人事档案管理信息化必要性在于，广大应用者可更合理的看待个人档案，更新以往对人事档案的错误认识。员工还可利用信息化系统自主充实有关奖励的信息，提升人事档案管理重视度，渐渐养成个人信息归档有责的良好习惯。由档案管理工作人员层面来讲，人事档案管理信息化不仅可充实个人信息还可凸显员工个性，由以人为本的角度入手汇总有关奖励信息与材料，还可使搜集档案难度大大降低，显著提升实践工作效率，为挖掘有价值信息提供基础的原始材料。信息化平台的设计应用应全面考量安全性以及有关应用管理权限，预防信息内容被恶意篡改、删除或是非法应用。员工个人补充档案信息应经过档案机构的审核方能，通过验证原件材料有效预防弄虚作假问题。人事档案资料的查缺补漏工作开展起来难度较大，需要不断的重复验证，涉及数据量庞大且耗费较多时间，应用信息化管理系统则可有效的应对重复不断同时具有一定规律的资料内容。人事档案信息的十个类别体现了严格规律性，对此类规律做深入细致的研究，可依照人事档案内容之中的基础信息编写查漏信息表，同当前的人事档案目录做比对研究，并全面统计出欠缺的材料。应用计算机信息处理手段，可依照人员信息各个项目为员工定制查漏目录表格，同他们的人事档案目录做对比查漏，进而令此项工作能够批量化进行，通过自动化控制手段显著缩减档案员工不断从事的脑力劳动，大大提升实践工作效率。另外，需要依照现实状况做更新调整，令其向着智能化方向发展，满足查漏工作需要。此工作可由人事档案信息化管理系统之中的功能模块完成，通过模块完成有关系统数据项、信息内容的模糊性对比以及子系统二次开发。
3结论
档案管理的必要性范文4
当前，很多高校在档案管理中还存在一定的问题，尤其是在档案信息化不断加快的今天，传统的档案管理技术已经难以满足现代档案管理的需要。所以本文正是基于这一背景，主要就高中物理档案管理中物联网技术应用的必要性进行了思考。希望通过本文的论述，更好地促进高校档案管理水平的提升。
【关键词】高校档案管理 物联网技术 应用 必要性
高校档案管理中的物联网技术，主要是在高效档案管理中，通过加强信息传感设备的应用，在一定的协议下，实现档案与互联网的联系，从而在交换信息和通信的过程中达到识别智能化、定位自动化、追踪动态化和监管一体化的现代网络技术，从而达到“物物对话”的目的，因而其在整个智慧校园建设中有着不可或缺的作用。
1 应用现状概述
1.1 就实体档案而言
主要是通过物联网技术将实体档案所在的位置实时的反馈出来，不仅能促进手工操作的简化，而且还能从传统的繁琐的档案管理工作中解脱出来。利用这一技术进行档案信息查找时，主要是利用芯片进行信息交换，从而得到想要的信息。尤其是在重要档案管理中，利用网络监控应对其所在地点进行查询，且利用服务器对其调阅记录进行记录，对于出现的异常能及时的进行警报。这主要是因为档案信息在芯片中存储，当储存环境变化时，就能准确的感知，从而实现对其的精准控制和实时预警，对于实现档案管理的智能化和科学化具有十分重要的意义。
1.2 就档案库房而言
通过物联网技术的应用，对整个档案库房实时全天候24小时不间断、无缝的监测，并能结合实际需要，对库房的环境进行调节和优化，从而达到智能化监管档案库房的目的。加上很多档案自身在存放环境上要求较为特殊，通过这一技术对库房环境的监测，就能有效的提高档案管理的安全性，及时的掌握其情况，利用所采集的数据与预先设定的监测指标进行对比之后，就能有效的提出相应的提示和警报，从而更好地利用远程视频对库房的运行情况进行观察。
1.3 就档案馆舍而言
主要是利用这一技术构建互动式的档案馆厅、展览馆和博物馆等，这样就能实现一馆多能多用。
2 必要性分析
2.1 有助于档案管理网络化的实现
要想实现网络化的档案管理，主要是在利用网络将信息化的档案数字信息存储在数据之中，并利用网络为师生提供查询和使用。所有档案的卷宗上均贴上标签，并将其与数据库内的数字信息之间相互对应，加上智慧校园网络的支持，给高校档案管理利用效率的提升奠定了坚实的基础。档案管理人员只需要点击鼠标就能清点和移交档案，并对其进行在线整理、在线发挥，所有校园用户均能对开放的高校档案信息进行查阅。所以高校档案管理中加强物联网技术的应用就显得尤为必要。
2.2 有助于档案管理智能化的实现
在物联网技术的支持下能实现档案管理平台的智能化，主要是因为在档案查询和归档时均能实现自动化的完成，不仅能加强与档案管理人员的交流，而且还能与档案进行直接对话，并对工作环节规范与否进行判断，有效的确保档案的安全。例如在查阅者进入档案馆之后，利用管理系统就能有效的对其身份进行自动识别，并对其权限进行判断，若非法进入，就会及时的报警。这主要是因为档案馆中安装了诸多传感器，能有效的对馆内的环境参数进行实时的采集、分析和监控，利用传感器的性能完成不同的工作。例如利用温度传感器能对馆内的温度进行智能化的调节，既能满足实际需要，又能有效的降低能耗。而光控传感器则能在智能照明系统中调节馆舍的亮度，收集每个位置的光照信息，并智能化的调节灯光的亮度和窗帘的开度。而烟雾传感器则能有效的监控和探测烟雾，一旦存在烟雾就会报警，有效的避免出现火灾事故。即便是出现火灾，也能及时的报警，消防人员就能利用视频监控查看现场情况，并利用灭火器控制单元自动化的远程打开灭火装置，为火灾的初期救援和救援方案的确定具有十分重要的意义。
2.3 有助于档案管理人性化的实现
在日益注重人本理念的今天，在档案管理工作中，要想实现人性化的管理，加强物联网技术的应用就是不错的选择，对于拓展档案管理服务水平人性化的提升具有不可或缺的作用。尤其是在当前档案查询者在信息需求方面更加多元化的今天，为了更加全面、个性化的满足需求，在物联网技术的支持下，就能能自动识别身份，从而更好地对其需求进行联想和猜测，进而结合用户所查询的信息对查找的内容进行优化，有效的节约时间的同时提高效率。
3 对物联网技术在高校档案管理中应用的思考
目前，虽然很多高校已经意识到应用物联网技术的必要性，并在实际应用中加强对其的投入，但是物联网技术的应用是否意味着在今后的档案管理中就能实现一劳永逸呢？答案显然是否定，而现实的存在的，一些高校在引入物联网技术之后，过分的依赖物联网技术，错误的任务物联网技术的引进之后就能高枕无忧，而实际是行不通的。因为物联网技术的应用带来了诸多便利，同时也面临着诸多威胁和不足，所以必须引起高校档案管理人员的反思，尤其是在网络安全威胁、用户访问量剧增和管理人员自身等方面的不足，必须针对性的进行处理和完善。这就需要我们切实加强对其的管理和维护，及时的做好网络安全的防护，尤其是在档案查询系统中，加强对其的防病毒和防黑客等工作，加强对其的安全投入，强化对系统的维护，对系统的开放时间、开放量进行优化和完善，强化现有档案管理人员的教育和培训，不断的提高其自身专业技术水平的同时，还应切实加强现代科学技术的应用，尤其是在计算机技术、数据处理技术、互联网技术和物联网技术等方面，才能更好地将其余信息资源进行有效的整合，切实提高档案管理效率，预防进入先建设后规范、先应用后完善的怪圈，否则将得不偿失。
4 结语
综上所述，在高校档案管理工作中，我们只有切实注重物联网技术的应用，才能促进其档案管理水平的提升。但是这必须建立在应用质量方面，在人员、技术和资金加大力度，才能更好地促进管理水平的提升，从而提供更加优质高效的档案服务。
参考文献
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[2]尹晶华，王秀娟，崔红.物联网技术在高校学生档案动态管理中的作用[J].吉林省教育学院学报（中旬），2014（12）：130-131.
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档案管理的必要性范文5
【关键词】乡镇档案管理;纸质档案;电子化
一、我国乡镇档案管理中的问题
乡镇档案管理对于加强我国乡镇社会文化与经济建设都有着重要的意义，但我国目前乡镇档案管理的状况不容乐观。目前我国乡镇档案管理工作中存在的问题主要包括：乡镇领导对档案管理工作重视不足，认识不到档案管理对于乡镇经济发展与社会建设的重要意义，缺乏对档案管理工作的有效安排;乡镇档案管理制度不完善，缺乏有效的管理机制，不能形成完整的档案管理体系，缺乏制度保障，导致乡镇档案的收集与归档不完整，档案管理实际操作缺乏规范性，影响档案管理工作的质量;档案管理设备落后，技术更新缓慢，乡镇受制于发展速度与水平等因素，很多地区在档案管理设备上不能及时有效地更新，甚至在档案保护设备与方案上也很不完善，这不仅影响着档案管理的质量，还埋下了档案因缺乏有效保护出现丢失、腐蚀、以及污损等情况，影像档案的使用;档案管理人员频繁变动，交接工作复杂繁琐，易出现漏洞，新任管理人员不易掌握档案管理技术要点，加之缺乏有效的监督管理机制，致使乡镇档案管理工作效果不理想。
二、乡镇档案管理方式
纸质档案管理，我国大多数乡镇在档案管理工作中人主要应用纸质档案，对纸质档案的管理在管理过程中的很多环节相对较复杂，工作量也较大，这些都是由与纸质档案的载体纸张的特点决定的。纸质档案在使用中存在着一定的优点，有与纸质档案不易修改，及时修改后也会留下痕迹，如果重新抄录也很难时间内完成，这也增加了纸质档案的真实性与可靠性。但与此同时，纸质档案易燃且易污损，这也一定程度上增加了纸质档案的保存难度;纸张受到版面的限制，其承载档案信息的量十分有限，而乡镇档案随着经年累月的积累，往往档案的信息量十分巨大，也使得纸质档案的体积十分庞大，对档案存储空间也有很大的要求。
电子档案管理，随着现代信息技术的发展，电子计算机与信息化办公技术在政府工作中广泛得到应用，部分乡镇政府也通过有效的改革措施，加强了办公现代化信息化的建设，在档案管理方面，也逐渐开始采用电子化的管理方式。电子档案主要是建立有效的档案管理系统，通过计算机进行档案信息的录入，通过电子存储设备进行档案信息的存储，利用网络进行档案的传输与分享，档案的管理主要是通过档案管理系统与计算机的操作来完成，相对纸质档案管理繁琐的过程，具有更强便捷性。电子化的档案管理也将是我国乡镇档案管理未来发展的主要趋势。
三、乡镇档案管理电子化的优势
乡镇档案管理电子化能够安全有效的实现档案的长期保存。纸张的易损性导致纸质档案在保存的过程中容易出现腐蚀、污损等情况，造成档案信息无法辨认，给档案管理工作造成困难，而电子档案在应用中，只需将档案信息通过计算机录入管理系统，并通过电子信息存储设备进行有效保存，在保存中不会出现腐蚀或损坏的问题。
乡镇档案管理电子化能够更方便实现档案信息的收集、整理、查阅、修改、传递、分享等管理操作。利用计算机操作能够更快的进行档案信息录入，在档案信息收集中有很大优势，同时计算机的信息处理能力也能够更好的实现大量繁杂的档案信息的有效整理，在档案的查阅中也免去了在档案库中翻找的麻烦，只需简单的操作，就能将档案调出进行查阅，档案的修改也可以通过计算机轻松完成。
四、档案管理纸质到电子化对乡镇档案管理的必要性
（一）乡镇档案管理电子化是档案管理信息化建设的要求
乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料，对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。鉴于乡镇档案的重要性，在2000年的《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。乡镇档案管理的电子化是乡镇档案部门贯彻执行国家加强信息化档案建设的战略方针的必然要求。
（二）档案管理电子化是解决乡镇档案管理中出现的问题的有效途径
乡镇档案对乡镇的发展有着重要的意义，它真实准确地记录着乡镇的发展历程，为乡镇在新时代变革中的各项决策、事务留下凭证和依据。然而我国乡镇档案管理实际工作中，存在着很多问题，档案管理电子化对于接解决我国乡镇档案管理中的一些问题有很好的效果。电子化档案管理能够通过简便的录入操作，进行档案信息的收集与整理，大大减轻了档案管理人员的工作压力，也能够更好的保证档案信息收集工作的完成;电子化档案管理可以通过管理权限的设定促进档案管理制度的完善，确保档案管理的规范性与可靠性;电子化档案管理方式操作简单，管理效率也更高，在档案管理人员的更换过程中，可以更快的完成档案管理工作的交接，同时，新任档案管理人员也能够更容易的掌握档案管理的操作要领;除此之外，乡镇档案管理电子化还能够有效的解决乡镇档案部门档案积存过多，档案库数量及存储空间不足的问题。在此基础上加强乡镇政府对档案管理的重视，将能够有力的推动我国档案事业的全面发展。
参考文献
档案管理的必要性范文6
关键词：人事档案管理 信息化建设 必要性 建设策略
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2013）011-148-02
人事档案管理工作的主要任务是信息资源的管理，随着信息技术的不断发展，我国社会经济发生了深刻变革，人事档案管理内涵也有了新的延伸，在新的社会形势下，只有坚持与时俱进，贯彻落实科学发展观，对人事档案管理工作进行优化和改革，加快人事档案管理信息化建设，才能不断提高人事档案管理的工作效率和工作质量，人事档案管理工作才能更好适应时代和社会发展要求。
1 人事档案管理信息化建设的必要性和作用
（1）近年来，社会信息化进程逐渐加快，信息资源成为人类社会经济活动的重要战略资源，而人事档案作为个人成长历史的重要载体，其在人力资源管理中的重要性日益凸显，加上信息技术的发展和人事档案管理开放化、社会化转变，为人事档案管理信息化建设提供了条件，这是时展的必然趋势，也是我国信息化管理工作的迫切需要。
（2）人事档案信息化管理主要以计算机技术和网络技术为支撑，改变了传统的以纸质承载重要信息的方法，档案信息通过电子文件保存在计算机内，不仅能够为人事管理提供全面信息，还能有效避免信息的丢失，可见，进行人事档案管理信息化建设对于保证档案信息的安全、提供档案资源利用率具有重要意义。
（3）在人事档案管理中必然会涉及大量新信息，通过网络可以加快更新速度，对本部门管理范围内的档案信息进行实时更新，实现资源共享，消除传统纸质信息更新的繁琐工作，降低工作人员的劳动量，使管理人员有更多时间扩充知识，有利于提高工作人员的业务水平，信息数据库上有关于员工和干部的最新考核信息，这些能够为领导的选拔决策提供帮助，因而，人事档案管理信息化建设是节约劳动力、加快信息更新速度、提高信息资源时效性的必要途径，有利于提高人事档案管理水平，提高工作效率和工作质量。
（4）人事档案信息化管理中，对于档案的查询、修改、更新等都是在计算机上进行的，有效避免了对原始档案的破坏，保证了原始档案的权威性与客观性。每个人都有人事档案知情权，人事档案信息必须建立在尊重员工的基础上，只有档案信息得到员工的知情和认可，档案才更具有使用价值，通过信息化建设，在进行人事档案管理时，可以通过网络使员工了解自己档案，并对员工的疑义给出解答，有利于消除矛盾，体现了人性化服务。因此，人事档案管理信息化建设是提高人力资源管理水平、创建和谐劳动关系的重要手段。
2 人事档案管理信息化的建设策略
2.1 加强信息化建设的指导思想
在人们越来越重视信息化建设的今天，加强人事档案管理信息化建设主要目的是对自动化信息管理系统的开发和应用，以体现其动态性、即时性和快捷性，不断提高档案管理水平，因此，必须加强人事档案管理的指导思想，对信息化建设的作用和意义予以充分明确，这就对人事档案管理人员提出了更高要求。（1）档案管理人员必须积极上进，具有良好的学习态度，具有敢于创新的勇气，能够不断创造条件对先进信息技术进行充分利用；（2）提高档案管理人员的档案意识，实现人事档案管理工作的系统、统一和全面，坚持以人为本，从全局出发，统筹兼顾，做好各项管理工作的组织安排，充分调动档案管理人员的积极性和主动性；（3）人事档案管理工作不是一蹴而就的，必须坚持一切从实际出发，做到循序渐进，不断在实践过程中对信息化系统应用水平的提高做出研究，并对档案信息化管理的内容、自动化系统情况进行综合考虑，及时总结存在问题，找出解决措施，促进人事档案管理信息化建设的顺利进行。
2.2 实现一体化管理
在进行人事档案管理信息化建设过程中，要加强对过程的管理，运用科学管理手段加强对电子档案的管理，为档案信息的完整性、安全性、有效性提供保障，安全、快捷地实现档案信息资源共享，使人事档案管理在计算机技术和网络技术的基础上支持人事档案工作的所有业务，比如建档管理、归档管理、档案综合查询、档案借阅、档案借出、档案盘点、档案处理、档案转出等，实现对档案信息接收、传送、存储、使用管理的一体化，使人事档案管理具有一体化服务职能。
2.3 营造良好档案管理信息化氛围
在人事档案管理信息化建设过程中，营造良好的工作氛围能够充分调动工作人员的工作积极性，因此，为了促进档案管理信息化建设的顺利进行，首先应对政务信息化建设进行详细规划，并将档案管理信息化建设纳入其中，引导档案管理人员积极进行科技创新，坚持以人为本，建立健全档案管理人才、科技人才的培训机制和激励机制，注重发展企业文化，营造良好的档案管理信息化氛围，有效推进人事档案管理信息化建设。
2.4 加大对人事档案管理信息化软件的研发力度
人事档案管理信息化建设需要一定的信息化操作平台，只空谈而不行动是不现实的，这就要求档案管理人员和科技人员加大对人事档案管理信息化软件的研发，加快各类操作系统的更新和升级，在此基础上，应建立一套完整的档案信息数据管理系统。对于档案数据管理系统的建立，必须考虑档案管理工作的具体需求，系统必须具有代码和格式管理功能、维护功能、查询功能、传输功能、交换功能、处理功能等。在人事档案信息化管理中，信息数据库集合了相关人事档案的全部数据，这些数据需要重复使用，因此，必须将信息数据库建设作为人事档案管理信息化建设的核心，以提高数据利用率，实现各种信息资源的共享。一套全面的档案信息化管理系统必须具有实用性、科学性、安全性、统一性、专用性，只有这样才能提高信息数据库的服务质量，提升系统的可靠性和档案利用率，这对加快人事档案管理信息化建设步伐具有重要作用。
2.5 加强信息沟通
实现人事档案资源的开发和利用不仅仅是档案管理部门的职责，它是与企业的全部部门息息相关的，这就要求建立完善的协调机制，加强各部门之间的信息沟通，保障干部档案信息形成的规范性和全面性，企业需要集中一切可行力量进行信息数据库建设，确保档案信息资源的完整和安全，以便实现资源共享，加快人事档案管理信息化建设步伐。
3 结语
人事档案是重要的社会资源，是人力资源开发和科学利用的重要依据，也是人力资源管理的重要内容。随着社会经济水平的提高，对人才的标准要求也越来越高，人事档案管理的作用越来越突出，因此，利用现代化科技和信息技术加强人事档案管理信息化建设是社会和时展的必然趋势，是实现档案管理安全性、加快档案信息更新速度、提高资源利用率的要求，也是构建和谐劳动关系、提升人力资源管理水平的必要途径。所以，必须做好人事档案管理信息化建设，只有这样才能使管理主体更好服务于现代社会的发展。
参考文献：
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