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档案管理概念范文1
关键词：科技档案；价值；管理
科技档案是保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件，它蕴藏着科研人员的劳动成果和实践经验，是人类的宝贵财富。什么是科技档案价值？如何衡量？怎样实现？以下从科技档案的价值研究、科技档案管理队伍建设两方面做一综述。
1 科技档案价值研究
1.1 科技档案价值概念和价值观
科技档案价值概念是科技档案价值理论的元概念，是构建科技档案价值理论体系的基石。对科技档案价值概念理解和认识不同，从而导致科技档案价值观的不同。
我国档案界根据研究目的和角度的不同，对档案价值概念大致有三种观点：
一是传统的档案价值观。这种观点认为，“在档案学和档案工作实践中，通常所说的档案价值，指的是档案的“利用价值”。这种档案价值观，主要是从档案的属性以及从鉴定工作的角度认识档案价值。
二是从价值哲学角度来研究档案价值。这种观点认为，档案价值是档案与主体对它的需要之间的一种特定关系。是指档案的存在、属性及其变化是否满足主体生存和发展的需要以及满足的程度。这种观点可称为主体价值观，从哲学角度使档案价值的研究更具一般性，对档案价值鉴定工作也有指导意义。
三是从经济学角度来研究档案价值。这种观点认为，档案价值就是凝结在档案中的人类劳动、是无差别的人类劳动的“结晶”，为档案价值的实体。它反映的不是档案的属性与人类利用需求的关系，而是档案价值的创造者和利用者之间的一种社会的、历史的“交互关系”。从商品价值角度研究档案价值是一种新的视角，为档案信息交流，特别是科技档案信息的交流、商品化等提供了一定的理论依据和实践依据。但是，它无法全面、本质地反映档案价值这一概念的内涵，对档案价值鉴定工作也没有直接的指导意义，因为档案价值鉴定时并不是以档案商品价值的大小为依据的。
科技档案价值概念上的不同认识，说明了科技档案价值内涵的丰富性和结构层次的多维性。孤立地将科技档案价值看作只是某一种价值形态，是不可取的。而三种不同的科技档案价值观实质上是构成了科技档案价值体系的不同层次或侧面，相互之间并非完全排斥，经过调整、补充可以组成完整、丰富的科技档案价值体系，科技档案价值研究应走向对科技档案价值体系的研究。
1.2科技档案价值因素和价值量化
科技档案的价值量与科技档案价值因素是紧密相联的。一般认为，科技档案的价值量是由几种重要的相关的价值因素规定或制约的。对科技档案价值进行量化计算，使鉴定工作实现定量化，虽然实践中还缺少普遍运用和检验，但其探索方向是可取的，其中比较突出的是模糊综合评判方法。这种方法具有以下四个特点：一是以价值因素为基础。科技档案价值的综合评判，离不开对科技档案价值因素的具体分析，价值因素是综合评判的依据和基础。鉴定工作不仅要分析和确定影响科技档案价值量大小的价值因素，而且要把它们在构成科技档案价值中的重要程度进行量化，即确定不同价值因素的权重，从而设立评判因素集。二是经验和判断仍具有重要作用。模糊综合评判法，没有也不可能完全脱离实践经验和在此基础上的分析判断，定量计算必须建立在定性研究的基础之上。三是全方位、多层次的立体考察，提高鉴定的准确性。四是可以而且必须运用现代技术手段。模糊综合评判法较复杂，单凭人力手工计算有很大局限，必须借助计算机进行工作，才能提高其适用性。
1.3 关于科技档案价值与其商品化
科技档案商品化的理论前提，就是经济学意义上的科技档案商品价值观。关于科技档案能否成为商品存在着三种认识：一是科技档案具有商品性或商品价值，可以成为商品；二是科技档案复制品可以成为商品；三是科技档案不能成为商品。
科技档案商品化问题实质上是科技档案中所记载和反映的科学技术商品化。应该承认，在科技档案商品化研讨中，一开始就走进一个误区。即“科技档案商品化”概念提法不够严密。没有准确地把握事物的本质，忽略了科技档案实体和信息的不同及其可分离性。那些认为科技档案可以成为商品的学者，在强调科技档案信息是商品的同时，忽视了科技档案实体对形成者作为历史记录物的价值，科技档案仍应由形成者保存；那些认为科技档案不能成为商品的学者，在强调科技档案是形成者应保存的历史记录物的同时，却忽视了科技档案信息的商品属性。因此，对这一概念的准确提法应为“科技档案信息商品化”，也就是说，上述第二种观点是比较恰当的。随着社会主义市场经济体制的建立，技术市场日益成熟和发展，为科技档案信息商品化发展提供了有利条件。科技档案信息商品化，是实现科技档案价值的重要途径。
2 科技档案管理队伍建设
随着科技档案信息化管理的推进，档案管理队伍由专业档案管理人员构成已无法满足时展的需求。复合型科技档案管理人才培养及队伍建设变得越来越重要。
在科技档案管理工作的信息化推进过程中，必须将各相关专业的技术进行有机结合，才能使档案管理工作做得有声有色、切合实际。计算机技术人员只有在真正明了档案管理工作的全面需求时，才能针对实际情况建造出优化的数据库结构与信息传递平台；而档案管理人员只有在逐步提高现代化管理技能的同时，才能更好地利用现代化的档案管理系统。同时，在科技档案管理过程中，更需要档案管理部门人员的知识层面向被管理的相应专业领域延伸。科技档案材料源自于科研活动，更要服务于科研活动，这就需要科技档案管理部门各个层面的人员对产生科技文件的相应领域、相应专业技术、科研工作流程等有较深入的了解和掌握，才能使科技档案管理做到及时、准确、系统、全面，否则就会出现缺损、混乱等现象。
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一、概念的界定
社会化本是社会学的专业名词，目前社会学家普遍认同的社会化概念是“指个体在与社会互动的过程中，逐渐养成独特的个性和人格，从生物人转变为社会人，并通过社会文化的内化和角色知识的学习，逐渐适应社会生活的过程”。社会学的社会化概念是指人作为个体融入社会的过程。
目前社会化一词被人们广泛提及，如生产社会化，社会化分工，社会化营销等，社会化的主体不再仅仅是个人，而是延伸到各个领域，由此可见社会化已经不再局限原有内涵，已经被人们赋予广阔的外延。现如今档案管理社会化在档案界已经形成共识：档案管理作为一个个体融入社会的过程。虽然目前众多学者对档案管理社会化都给出了定义，但是笔者认为最为详细和具体的解释应为――所谓企业档案管理社会化协作就是在企业档案管理过程中，将某一部分档案的管理职能委托给企业外部特定的组织机构（如档案事务所、档案咨询服务中心、档案寄存中心等），由这些机构利用其专业优势，对这些档案信息进行有偿地管理和开发利用。
二、档案管理社会化的必然趋势
企业人事档案管理社会化是当今档案管理的一种新型模式，就目前来看，虽然这种模式的提出时间不长，却已经逐步在各大城市开始实行，许多档案管理中介机构不断出现，并取得了较好的经济和社会效益。笔者认为档案管理社会化发展如此迅速并逐渐成为一种新的模式有着深刻的社会、市场和技术原因：
（一）社会根源
随着社会的发展和科技的创新，社会分工日益细化，社会机构的发展也日益专业化。而原先企业中相对完整的职能机构势必会造成企业的成本过高，负担过重，影响其在市场中的竞争力。在市场经济中，企业的目标是实现利润最大化，促进企业的发展，而取消企业一部分职能机构，把这部分业务投放到社会专门机构中，是档案管理社会化的社会根源之一。另外，目前国家对档案管理加大了重视力度，近期出台了许多关于档案中介机构的政策和规定，为档案中介服务市场营造出了良好的市场秩序和市场环境，也为档案中介服务市场的发展提供了法律依据。
（二）市场需求
首先，企业为了减少管理成本，提高管理效率，急需把自身内部的档案管理机构精简掉，把档案业务外包出去，由此催生了档案管理中介机构。其次，随着现代企业制度的建立和完善，企业对档案信息的重视程度也在不断加强，特别是在当今信息社会，知识产权，企业人事等信息对企业来说具有很大的价值，但是目前一些中小企业对自身档案没有能力进行专业化管理，因此需要专业的档案服务机构能够代替其进行管理。最后，目前经济快速发展，企业的重组、兼并和破产已经屡见不鲜。但这个过程中，会产生大量的无人管理的档案文件，这些档案的保管不利会给企业和社会造成极大的损失。正是这些迫切的需求的驱动下，使得企业档案管理社会化的实现有了实践动力，成为了可能。
（三）技术支持
当今社会是是信息化社会，信息技术被应用到各个行业领域中，自然也为档案管理社会化提供了技术保证和支持。当企业内部档案管理机构无法满足档案管理需求的情况下，依靠外界专业的管理团队和服务机构提供服务。这些社会机构通过先进的科学技术，先进的信息管理手段一方面能够保证高效的管理水平，形成企业内外在社会范围内的有效协作，降低企业档案管理的成本，提高企业的经营管理效益；另一方面还可以通过先进的科学技术随时与企业进行交流，保证了企业能够及时的掌握其档案信息及最新动态，提高工作效率。
三、措施及建议
通过上文可知，档案管理社会化能够有效地实现企业档案管理的各项职能，创造出良好的社会、经济效益，从而能够有力的促进企业的发展，同时越来越多的企业开始重视而且已经投入档案的社会化管理中去，档案管理的社会机构也开始遍地开花的运行起来。因此如何更好地实现企业档案管理的社会化就成为目前档案部门急需解决的问题。笔者认为应该从以下两个方面入手：
（一）健全中介机构，加强管理规范
首先加强对档案中介机构的行政管理。目前我国的档案中介结构包括档案事务所、咨询服务中心、事务服务中心等。虽然目前我国对于这些机构有一些法律法规进行约束，但是档案中介服务市场比较庞大，秩序还是比较混乱，不排除一些机构为了个人私利，损害客户权益的行为。因此，要加强对中介服务机构的管理和规范，不仅需要政府的法律法规的约束，还需要档案行政管理部门对其的监督指导。其次要加强中介机构自身建设。档案中介机构作为一个服务机构，提高服务质量是机构的战略核心，只有提高了服务质量，健全了机构业务，才能使企业放心的把档案管理的职能委托给机构。提高服务质量除了加强管理，积极拓展业务外，还需要有先进的技术设备和高素质的从业人员。
（二）加强市场的引导作用，转变传统观念
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1 办公自动化的基本概念及其特点
1.1 办公自动化的基本概念。办公自动化主要指使用计算机、网络等现代化技术对办公室工作以及相关信息进行相应处理，能够实现信息传输、自动发送、存储以及接收。能够将信息的流动速度进行极大提升，并能够显著提升信息的可靠性以及真实性。
1.2 办公自动化的特点
1.2.1 工作效率高。在目前实际的办公自动化过程中，由于医院各个部门功能以及作用的不同，档案分类为人事、病历、文书、专题以及实物等，涵盖有教学、财务、基础设施等影响医院运作的各个方面相关信息。能够将常规的档案管理工作逐渐进行科学化以及合理化处理，更好实现信息的检索效果。
1.2.2 存储方式安全可靠。传统的纸质医院档案在实际实施管理过程中，往往无法较好地进行管理。湿度、温度、气候等较多外部原因会对纸质档案造成极大威胁。通过使用办公自动化形式，能够缩小档案存储空间，也能够更好地让档案管理过程趋于便捷，延长档案实际寿命，这对于档案管理以及使用有着极为重要意义。
1.2.3 能够实现资源共享的效果。办公自动化在实施档案管理过程中进行计算机技术使用，能够帮助档案管理更加科学化以及规范化，最大限度地保证资源利用效率以及档案管理的实际效果。也能够实现较高的查找率，能够较好地脱离空间限制，更加完善地实现资源共享，增强了档案管理过程中的安全性。
2 在实施办公自动化环境中医院档案管理的问题和改善策略
2.1 在实施办公自动化环境下档案管理的问题。目前，最为常见的问题就是档案管理人员自身水平不高，无法较好地进行办公自动化过程中的档案管理。另外，档案管理也缺乏统一标准，容易出现较多问题，影响到档案管理质量以及效率。在目前的办公自动化过程中，系统开发不规范，运行水平参差，软件投入较少以及模式并不合理等情况，使实际使用效果不佳。
2.2 如何解决办公自动化环境下医院档案管理过程中出现的问题。提升档案管理人员自身素质。随着目前医疗卫生事业标准的不断提升，出现较多的新技术以及新内容。医院在招收档案人员过程中，尽量招收档案管理专业人才，扩充医院中档案人员的专业程度以及管理水平。而对于目前的档案管理人员，也可以加强专业知识培训，提升实际专业化水平。
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现代科技的迅速发展，使地质科技档案信息电子化、网络化，严重冲击了传统的地质科技档案管理工作模式，给地质档案工作的发展带来了机遇。特别在以市场经济为主体的当今社会中，我们更应该提高自己的认识水平，转变思想观念，树立全面的地质档案工作服务观和效益观，为经济建设和社会发展作出更大贡献。
一、树立全面的地质档案工作效益观
传统的地质档案工作，虽然也重视档案的利用，把档案的利用作为地质档案工作根本目的来认识和对待，但仅从“效益”观点出发追求最佳效益是不够的。这是因为，第一，档案在利用上多是被动的，即是以档案实体为提供形式与手段的被动服务，而主动服务即以档案信息为单元的传递、利用和发展不够。这实际上是不注重效果，或者说没有注重获得最佳的利用效果。第二，档案的利用并不核算成本。传统的地质科技档案管理，没有档案利用成本的概念，更没有从产出与投入比的角度去分析地质档案工作或地质科技档案工作的效益。显然这样的地质科技档案工作是建立在不讲消耗、不讲效果、一切由国家承包的计划经济模式之下的。第三，没有把优质档案的增加看做是地质档案工作的效益，导致“效益观”的片面性，从而影响地质档案工作全面效益的提高。
在以市场经济为主体的当今社会中，地质档案工作更要讲究系统功能的完善，而其完善程度最终要以地质档案工作的输出――档案管理工作效益为标准进行衡量。当然，档案管理工作效益，在许多情况下是难以具体衡量的，但是树立地质档案工作效益观的概念，产出尽可能增多、消耗尽可能减少的观念，却是现代档案管理工作必须树立的重要理念之一。因为档案管理工作也和其他工作一样，效益明显才会受到社会的重视与支持。讲究效益，树立全面的效益观，就是千方百计地提高地质科技档案管理工作的效益，从根本上推动这项工作的发展。树立全面的档案管理工作效益观，还必须处理好档案管理工作的局部效益和整体效益的关系、现实效益和历史效益的关系。
二、明确地质科技档案管理工作效益的特点
地质科技档案管理工作效益，都附着和渗透在科技工作和有关的工作当中，而它本身不能独立表现出来。第一，地质科技档案的利用效益附着和渗透在利用者的劳动之中，人们看到的是利用者的工作产生效益，而忽略了档案人员的贡献因素。第二，由于科技人员利用的档案，均产生于一定的形成者，给人的印象是地质科技档案的形成者给了利用者的效益；对馆藏的增量也认为是别人移交的，忽略了地质档案工作者的劳动。其实，科技档案管理工作必须经过收集、整理、鉴定、保管、利用、统计六个重要环节，经过前四个环节所形成的科技档案虽然储存在内部单位，但它和已发表的论文、著作一样，也存在“著作权”问题。如果没有地质档案工作者的辛勤劳动，有关档案文件材料就可能不存在，或是残缺不全，科技人员也无法利用。第三，档案管理工作的效益均附着和渗透在科技人员的劳动对象之中，使它总是不能独立显现，而隐含在科技人员的劳动和总体效益之中，难免人们往往忽略地质档案工作者的效益贡献。
地质科技档案管理工作效益，在有些情况下是不明显的，例如地质科技成果的利用，以及地质储量报告的利用、图件文件的应用等，在为地质工作服务中，地质科技档案管理工作的效益更多的是隐含的，由于档案价值的潜在性，档案利用效益的缓释性，使档案管理工作效益在短期内不能集中表现出来，而是通过漫长的岁月才能实现。如果地质档案工作者认识不到这一特点，有急功近利的思想，或者能够在眼下显示出档案管理工作的效果，但这是不能持久的，也是有害的。
三、区分档案管理工作效益和档案利用效益
地质科技档案管理工作效益与地质科技档案利用效益是有区别的。构成地质科技档案利用效益的因素包括地质科技档案管理人员的劳动因素，档案利用者的智能劳动因素和档案形成者的劳动因素。这里谈的地质科技档案管理工作效益，是指地质科技档案管理作为一项专业性工作，在科技工作中的贡献。区分地质科技档案管理工作效益和地质科技档案利用效益，有利于我们更全面地看问题。历来人们把档案管理工作的效益等同于档案利用效益，所以追求的目标基本是现实的利用效益，其中又主要是经济效益，特别是在市场经济条件更是如此。表现在档案学术理论的研究中，多以档案利用为主题，甚至形成了一种“急功近利”的档案利用畸形观点。地质科技档案管理效益理论告诉我们，档案管理工作不仅要取得现实最大利用效益，同时还要取得档案潜在价值、潜在效益的增量上，也就是地质档案的增量上。
四、处理好经济效益和社会效益的关系
地质档案工作要讲经济效益，但还必须讲社会效益，二者并重，不能偏废。不论是基层档案室在为本单位科技工作服务中取得的直接或间接的经济效益，还是档案馆在为历史研究服务中取得的社会效益，都同等重要，都是对社会的贡献。这两利，效益在一定条件下可以互相转化，不讲社会效益，单纯追求经济效益是有害的。
五、促进档案管理由封闭型向开放型转变
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一、思维思路与服务理念的创新
第一，思维思路的创新。
档案管理工作思维思路的转变，首先需要档案工作者创造性思维的概念转变。总结档案管理工作的经验，解放束缚的思想，利用前瞻性思维实现档案管理的创新。在企业档案管理工作的基础上，必须按照企业对档案部门工作时间和实践的要求，继续深化档案管理人员对档案管理各种文件的认识，时刻关注档案工作出现的新形势，把握好企业档案工作未来的发展方向，在信息网络化的档案管理中，档案管理人员要有超越自我的勇气和敢于挑战权威的信心，做到档案文件的标准管理，使自己从档案管理的新理论，新系统，新技术，新方法，新的服务和创新的理念中取得进步，成为新时代创新型的档案管理人才。
第二，树立信息服务的概念。
在档案管理工作中，要建立信息服务的概念，使信息系统广泛得到应用，形成有深度的、大量高品质的电子文献信息资源，让更多的用户群体使用信息系统，来进行更广泛的信息服务，这就要求档案工作人员必须建立信息服务的概念。
进行档案管理工作的信息服务，就要专注于主动服务。档案部门对信息来源，信息共享需要保持高度的敏感性，要多想办法，找不同的渠道去收集信息，还要对系统用户进行调查和了解，在得知他们的需求后进行有针对性的规划、设计不同层次的服务，形成电子文档信息，便于资源的开发，加工，改造，并制作成信息产品和服务的计划。公共信息系统功能模块设计，要对文件和档案管理业务进行充分的功能性考虑。目前在用户使用信息的时候，更多的只是想找到文件本身，希望快速、准确的获得信息。在全面调查信息需求的基础上，创建专题收集，筛选，加工信息，依靠先进的技术，使用光盘进行存储，使用多媒体进行宣传，这样就可以为企业领导和业务部门提供信息产品的信息服务，也可以为用户远程通信的使用要求，提供时间和空间的信息服务。
第三，创新服务的核心。
档案管理工作创新服务的核心是创新服务的内容。这就需要在档案服务的领域上、对象上、模式上、态度上、环境上、时间上都要随着时间的推移去不断创新。电子文件成为档案室广泛使用的一种新形式信息资源，增加了档案室的档案存储性能和文件管理功能，新的档案管理工作正从实体文件管理逐步转化到传输文件的信息资源管理，这就需要在档案管理中管理者积极增加应用网络化、数字化的对象技术，增多通信技术等先进技术的应用。档案工作要紧跟时代和改革发展的实际需要，为不同领域、不同层次的用户进行档案管理服务，新时代对档案管理要实现突破性发展的要求必须要紧抓创新服务的核心，依靠科技创新，加快档案信息化建设，增加信息技术和设备投资，增强员工的业务能力。
二、在档案服务效率上创新
第一，建立企业档案网页，开展网上服务。新的档案管理需要适应新时展的需求，尤其是在很多企业都开通自己的网站进行宣传后，作为企业档案管理部门也要在企业网站中建立自己的网页，以适应新时期企业档案管理部门为企业服务的需求。企业的档案管理人员应在企业内广泛收集信息，尽快完成企业档案数据库的建立，在网页上要进行实时的管理，并设立电子文档存储区域，网页的建立，可以使档案管理转向数字档案信息资源的管理，通过数据库建设服务，实现新时期企业档案自动化管理工作。
第二，建立“电子档案数据管理中心”。企业档案部门要利用新时代的信息化技术，在企业内部相关部门大量信息收集的基础上，建立电子档案数据管理中心，使企业的档案数据、信息数据可以集中进行管理，尤其是一些具有保密性质的文件，档案室可以采用光盘、硬盘等形式进行保存，档案管理部门在网页上也可以提供限制性或非保密电子文档的查询、使用服务，可以实现电子文档信息资源共享，提高文件的使用效率。
第三，电子文件的自动上传收集。单一的电子文档的管理与收集，是信息网络时代档案收集不可忽视的问题。相比于传统的纸质文件管理与收集，电子文档的收集可以采用文件下载和上传的形式，更快捷方便，正因为如此，档案部门可以改变传统的经营模式，在网页上创建的窗口里自动上传电子文档，形成了档案管理的快速收集和归档。
第四，开展在线服务。随着信息网络时代的发展，档案查阅与展览、拷贝等必然要使用新的服务形式。传统的档案文件和档案部门的纸质档案，特别是原始档案，想进行查阅与展览、拷贝是很不方便的，但是电子信息的存在改变了人们的工作、学习、生活环境，使人们更加注重通过信息系统以及网络的信息来及时、准确地获得各种信息，这就要求信息网络时代的企业档案管理要在服务上开展创新，进行网络的在线服务，方便用户信息查找的途径。
第五，加强档案资源建设，开展现行文件阅览服务。随着社会发展和人民群众的档案法律意识水平逐年增加，在这个阶段，越来越多的企业已经经历了重组、合并和转移，工人需要保护自己的合法权益，并希望能够更方便地了解政策信息，这些都需要企业的档案部门进行完善。
三、充分利用信息网络技术进行资源共享的创新
计算机技术的发展，信息网络技术的普及，电子文档的广泛使用，都对新时期企业的档案管理工作提出了新的要求，企业更加需要档案管理部门提供各种信息，档案部门也需要快速、广泛的收集信息，这些都要求档案管理工作必须实行网络化管理，使档案资源实现最大限度地共享。这就要求档案工作者要改变传统的检索方法，逐步过渡到使用标准的信息化管理系统进行档案的分类和编目工作中，发展收集数据库的功能，实现了真正意义上的档案信息资源共享。
第一，电子文件的自动上传收集。
信息网络化使档案信息的收集更加快速。新时代的档案管理部门，可以在自己的网页上设置自动上传电子文档窗口，在网页上创建档案室，可以将新的档案信息存档到服务器里。这就需要一个新的信息化管理的系统，目前国内外有很多相关的档案管理信息系统，这些系统的工作原理大致差不多，都是企业相关人员通过网站发送自己单位的非机密性文件的文本到企业的档案室的网页上，企业的档案室通过信息系统进行分类归档。这样就可以省去发送档案人员的时间，再需要档案的时候也可以通过数据库查询以及电子邮件和其他服务的方式，实现与档案室的网上信息交流，使服务更快捷。档案室对档案的归档也可以采用光盘、硬盘、电子文档、纸质文档等多种形式，保证档案材料的真实性和保存价值。
第二，档案信息开发创新发展。
档案信息的开发和利用是企业档案管理的重要组成部分，好的档案管理服务，是对企业管理的有效补充，档案管理可以为企业在生产经营、质量管理、成本核算等多方面提供需要的信息，因此，做好档案信息的开发和利用对企业的经营发展有着重要的意义。在新形势下，企业档案信息的开发和利用更多的采用电子文档的形式，通过信息化、网络化进行的深层次的知识管理和发展，增加文件信息，促进企业的每一名员工和决策者实现知识共享、知识交流，在生产经营活动中促进知识的重要性。
四、结语
档案管理概念范文6
一、档案工作者要有吃苦耐劳的奉献精神
档案的收集和整理是很大的工作量，档案工作者需要做大量繁琐的工作，如必须要建立档案材料的收集归档制度、索取制度、检查催要制度、收集登记制度等，要向建档单位收集归档的范围和要求等。档案整理是耗时最多、最劳累的工作。档案工作者必须按照有关规定和要求，将每份收集起来并经过鉴别的档案进行分类、排序、编号，登记目录，技术加工，书写卷名和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。
随着社会经济和信息技术的不断发展，为跟上时代的步伐，科学地管理档案，档案室响应号召，积极地开发档案管理软件，以将纸质的库存档案输入计算机。将上万份的档案手动输入计算机，需要档案工作者有极强的责任心。此外，细心、耐心也是必不可少的，因为档案问题关系重大，容不得一点马虎。没有吃苦耐劳，乐于奉献的精神，怎么能做好档案管理工作呢？
二、档案工作者要了解档案与相关事物的关系
（一）档案与信息
信息既不是物质，又不是能量，而档案由档案载体和档案信息构成，因此，档案是物质。档案中包含着信息，是重要的信息资源。还有一点应该注意，就是档案信息绝不仅仅指档案文字或图纸、数据等形成者主观所要表达的信息，还包括档案载体信息和信息元素排列的结构信息。通过某一个朝代纸质档案可以获得该朝代的造纸技术信息，如清代文书书写的抬头制度和避讳制度所反映出来的封建文化等信息，同样题材的画稿给人们的美感不同等，这些信息也都包含于档案之中。
（二）对于档案与文件（文书）
我国传统的观点认为，文件没有归档以前称之为文件，归档以后称之为档案，并且认为，从文件转化为档案要具备三个基本条件：（1）文件必须完成文书处理程序；（2）文件必须具有档案价值；（3）文件必须经过整理，使文件之间的有机联系得以构建。
西方的文件生命周期理论认为，文件和档案同为一个本体，不具有本质的区别。文件从形成保存于本机关到文件中心，再到档案馆是文件整体生命的不同阶段，尽管在不同的阶段，其价值、结构、保管地点以及管理行为都有所差别，但是更应着眼于文件本体没有改变。所以从这个角度来说，文件和档案的关系只是“萝卜和一筐萝卜”的关系。
（三）档案与图书
档案与图书都是文献的下位类概念，其区别在于：
1.社会功能。档案与图书的社会功能不同。图书主要的社会功能是人类知识的交流，记录历史和再现历史是第二位的；而档案主要是为了记录历史和再现历史，知识的传递和交流是第二位的。
2.档案直接形成于档案（文件）内容记述的社会活动之中，具有原始记录性，而图书不是。
3.凭证价值是档案的本质价值，而图书主要是参考价值。
（四）档案与情报
按照严怡民先生的观点，被人类破解的信息就是知识，能够使利用者的知识结构发生变化的那一部分知识才是情报。所以，信息、知识和情报属于一个家族，都不是物质，这是与档案的主要区别。但是根据我们前面对档案的讨论，档案中不但包含着信息，也包含着知识和情报。
（五）档案与资料
