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档案管理的基本知识范文1
随着知识经济时代的到来，对信息的存储、 类、查询等各方面提出了越来越高的要求。高校的档案管理工作更好的朝着规范化、现代化的趋势发展，以及使档案信息开发、收集、传播和资源共享的数字化、网络化发展的更加完善，对档案的管理者的素质也提出了新的、更高的要求。档案工作者积极提高自身素质，拓宽知识层次，努力增强服务意识，才能提高高校档案管理水平和档案服务质量。
1.当前高校档案人员的素质状况
档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。概括地说就是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。然而，如今很多高校的档案人员素质达不到要求。
1.1 业务水平不高，专业知识贫乏
档案工作是一项专业性很强的工作，档案人员应接受专业的教育培训，掌握专业知识，才能胜任此项工作。但目前大部分高校档案人员实际情况是业务水平不高，专业知识贫乏。高校专职档案人员中，很多都未接受过任何档案专业教育或培训。另外，很大一部分更是非专业学历人员较多，他们多半路出家，来自其它专业，这就使得他们的档案专业知识贫乏，业务水平不高，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展，严重制约着高校档案各项工作的顺利开展。
1.2职业情感淡薄，主观能动性不强
当前，在高校中有些档案工作者事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性。加之档案工作的性质要求是细致、严谨、环节多、程序多、耗时多，所以在完成工作的过程中时间的弹性非常大，使原本工作的思想会在很大程度上造成是“干良心活”的阴影，档案管理工作者特有的工作性质和工作环境给从业人员的“惰性”提供了生存的温床。原因是高校专职档案工作人员不多，而且工作环境相对封闭，在完成档案收集工作这一环节后，和外面人员接触的时间大大减少，“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”这是档案工作者真实工作状况。
1.3 制度的不统一，档案人员素质低
某些高校没有制定统一的立卷归档制度，对纳入档案管理的内容也没有明确的要求和统一的管理标准和模式，仅仅是根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，同时，还有些高校在目标管理考核方案中，尚未将档案管理纳入目标考核，致使档案收集效率不高，档案不齐全。另外， 档案管理人员学历偏低、知识面较窄、不具备专业技能等因素也是影响档案管理工作效率低、缺乏创新与活力的重要因素
2.高校档案人员的素质要求
2.1 要有较高的专业素质
档案工作人员应该安心奉职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉高校内部自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。
2.2 要有较高的职业道德修养
档案人员的职业道德在档案领域中的具体体现，主要包括以下几个方面。不为名利，甘为人梯、热心服务。档案工作的职业活动，社会职责，工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性，条件性的工作。其出发点和最终目的在于为社会主义现代化服务，为社会广义物质文明和精神文明服务，此外，档案工作是为各项工作提供条件的。 因此，要求档案专业人员必须具有为“人梯”，热心服务的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百计为利用者提供报务。
2.3 计算机的基本知识和操作技能
随着计算机网络技术在行政工作、业务工作中的普遍应用，电子文件与电子档案在各单位形成和使用的文件中所占比例越来越大，使电子档案在档案管理工作中的地位与重要性日益显现。档案工作者如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很能难有所突破。为了提高档案信息工作的工作效率和工作质量，提高档案信息工作的现代化水平，高校的档案信息部门基本上都已应用了计算机管理，并且正在向着更深层次的应用方向发展，如光盘技术、多媒体技术等等。这些都要求高校档案信息管理人员必须掌握必要的计算机知识和熟练的操作技能。
2.4 具备高度的法治观念
档案管理工作，要求工作人员必须严格遵纪守法。而严格执行法律的规定，必须严格遵守国家法律和档案法规，严明党的纪律，严格规范自己的行为。必须牢固树立法律意识，全面提高法律知识水平，并把法律的规定运用到日常业务中去，时刻依照法律规范自身的行为，自觉接受社会监督和法律的约束。许多档案记载着学校、老师或学生的机密。因此，档案专业人员必须具有严格的保密观念和良好的习惯。正确处理好保密与利用的关系。以确保学校档案的安全。
2.5 要努力培养自己的综合性知识
目前，随着高校的发展，具有综合性水平的档案人员十分紧缺。对高校档案管理人员来说，其综合性已超越了以往任何时期，除具有熟悉档案信息管理专业知识和计算机应用能力外，还必须具有对档案信息资源进行扫描加工、数量控制、质量监控、数据录入以及拥有档案信息化所需人、财、物的统筹兼顾管理等能力。因此，档案人员要努力培养自己的综合性知识与业务技能，才能适应和满足当今学校发展的需求。
档案管理的基本知识范文2
[关键词]医疗保险；档案管理
中图分类号：TD327.3文献标识码：A文章编号：1009-914X（2015）38-0168-01
医疗保险作为我国社会保障制度的重要组成部分，当人们受到重大伤害或重大疾病之后，国家给予他们一定的经济帮助，减轻居民的经济负担。医疗保险档案是对参保单位和参保人员缴费、享受医疗保险各项待遇的真实情况的反应，是支付各种医疗保险待遇的唯一依据，所以医疗保险档案管理的工作对居民生活有着重要的影响。
一、医疗保险档案管理的现状
1、对医疗保险档案管理不够重视，缺少对医疗保险档案管理重要性的正确认识。随着医疗保险参保人数的逐年增加，导致医疗保险档案的数量也急剧增长，因为医疗保险档案工作比较复杂，有些领导对医疗保险档案管理不够重视，缺少资金的投入导致人员配备不足，导致档案缺失的现象比较明显。业务员对医疗保险档案管理意识薄弱，认为档案管理对自己没有意义而松懈。
2、医疗保险档案的材料没有收集齐全，医疗保险档案是参保过程中具有保存价值是医保事业的真实记录和历史反应。但是由于人员调动时没有及时交接，导致有些档案不完整甚至丢失。
3、对医疗保险档案没有专业的管理和统一的标准。每个地区的医疗保险档案管理不一致，那些资料需要归档，怎样归档；那些资料需要分类，怎样分类。目前尚没有一个统一的规范。所以很容易造成档案的遗失或者归档错误的情况发生。
4、医疗保险档案管理人员没有进行过专业培训，档案管理水平比较低。目前医疗保险大多为兼职人员，并没有接受过专业的档案管理的训练，缺少档案管理的基本知识，另外他们的业务水平低，所以在管理档案是缺少责任心，直接影响档案管理的工作。
二、医疗保险档案管理的必要性
医疗保险作为我国社会保证体系的重要组成部分，是对未来不确定疾病或意外的一种帮助制度，医疗保险制度的建设是由国家立法，强制实施的。医疗保险档案是在医保过程中形成的文字、电子文档等具有保存价值的原始记录。医疗保险是参保人员重要的原始资料，更是参保人员享受医疗保险各项待遇的重要依据，很多人对于医疗保险档案管理工作存在很多误区，他们认为没有必要成立医疗保险档案管理部门。其实，医疗保险档案管理对我们的身体健康有着重要的作用。电子文件的管理形式优于传统的档案管理方式。
对医疗档案有一个科学的管理能够有效提升管理水平，只有做好医疗保险档案管理的开发，并且充分利用它进行工作，才能实现档案管理工作的价值而且可以为医疗保险档案管理打下坚实的基础。所以，要对医疗保险档案管理有一个标准，使其具有科学性、及时性和准确性，保证档案的真实性和完整性，可以使医疗保险档案管理规范化、信息化和专业化。
医疗保险作为一项民生工程，涉及面广，政策性、专业性强，工作环节多，业务管理繁杂。所以医疗保险档案管理的发展具有举足轻重的作用。一方面可以给领导提供依据，医疗保险档案管理主要是基金的管理，建立系统的、规范的医保档案管理体制，不仅可以为数据统计、会计核算和基金收支提供详细的资料，而且对于建立科学、高效的医疗保险基金管理提供有力的信息支持。因为医疗保险成立时间短还有很多不切实际的问题，需要不断地完善有关的政策，方便成立和群众的需求相适应的的制度，医疗保险档案管理便为领导的决策提供了资料。另一方面可以为参保单位和参保人员提供服务。医疗保险档案能清楚的写明参保单位和参保个人的参保情况、费用记录和年限计算依据。其中，现金结报资料作为基金支付的重要凭证，能够为参保人查阅提供方便；政策宣传资料为参保人员了解医疗保险参保办法及享受的待遇做了详细的介绍。这些档案能够让参保人员学习一般知识、了解医保信息并且可以为维护自身权益提供直接凭据。
三、医疗保险档案管理的措施和办法
1、提高对医疗保险档案管理的程度。对档案管理的高度重视是保障档案管理工作顺利进行的基础和前提，在平时的管理中，需要加强宣传和教育档案管理的重要性，让领导和员工意识到档案管理的重要性，档案管理水平不断提高。
2、提高档案管理人员的管理技术水平。因为目前档案管理的人员很多是兼职人员，管理水平都比较低，所以要对档案管理人员进行培训。一方面让他们掌握基本的法律和专业知识，使他们的管理能力不断提高，可以完成复杂的医疗保险档案管理的工作。另一方面，还要对他们进行思想教育工作，让他们端正自己的工作态度。要为医疗保险档案管理打造一支高水平、高素质的队伍。
3、要对档案管理工作方法进一步完善。我们要尽可能的利用各种先进技术来改善档案管理的方法。例如，在医疗保险档案管理中，一方面我们可以投入大量的微机设备，这样我们可以为各种先进技术的应用提供必要的硬件设备。另一方面我们要应用各种技术和相应的软件的开发，这样可以建立一个医疗保险档案管理的工作平台。通过对档案管理工作方法的改进，实现了对档案检索、统计以及借阅管理的自动化，在很大程度上提高了档案管理的效率。
4、要对档案管理制度进一步完善。我们应该从实际出发，根据《档案法》和《保密法》等，对档案管理制度进一步完善。因此，我们科以在以后的档案管理中，可以对档案的收集、存档、保管、整理和移交有章可循，工作流程清晰，不仅提高了工作效率，而且还能保证档案管理的质量。
5、要积极推进档案管理的信息化建设。传统的档案管理是由工作人员手工收集、整理，不仅工作量大，而且效率低。这就要求我们极力发展档案管理信息化建设，来提高档案管理的效率和水平。这就要求档案管理人员必须熟练掌握和运用计算机软件，这样不仅减少了工作人员的工作量，而且也便于参保人员的查询。
四、总结
综上所述，我们在医疗保险档案管理中存在着一系列的问题，我们在解决这些问题时要坚持科学、合理、有序的原则，还要国家相关部门统筹兼顾，强化引导，建立一个交流的平台，可以提高医疗保险档案管理的工作效率。
参考文献
[1]张素芹.城镇居民基本医疗保险档案管理工作思考[J].黑龙江史志，2014-05.
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[3]贾丽敏.城镇居民基本医疗保险档案信息化建设的思考[J].电子技术与软件工，2014-10.
[4]林素梅.医疗保险档案的收集与整理[J].上海档案，2002-05.
[5]秦文辉.浅谈医疗保险档案工作的收集[J].山西档案，2012-04.
档案管理的基本知识范文3
1 “会计委派直接管理”形式
即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。
2 “财务集中制”形式
即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位的银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。
3 目前，会计委派制下会计档案管理存在的一些问题，主要表现为：
3.1 有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案
这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
3.2 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档
会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。
”保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
3.3 会计工作与会计档案管理相脱节
会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案管理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
3.4 会计档案管理制度亟待完善
制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
4 针对会计档案管理的上述问题，我认为，医院财务方面应做好以下几个方面的工作：
4.1 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制
实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
4.2 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量
会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
档案管理的基本知识范文4
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位财务的重要史料和证据。目前，会计委派制下的会计档案管理存在的主要问题如下：
一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案，不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出，“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但其所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
二要加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
档案管理的基本知识范文5
【关键词】 高职院校档案；信息化建设；问题；制约因素；路径与方法。
【中图分类号】G64.21 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）22-0-02
档案信息化建设已成为档案管理现代化建设的最主要的内容。因此，加强高职院校档案信息化建设，既是《档案法》赋予档案部门及工作人员的神圣使命，也是信息化社会的必然要求。
一、高职院校档案信息化建设存在的问题与制约因素
（一）档案管理队伍整体素质偏低
大多数高职院校尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。有的学校档案工作队伍中无本科及以上学历的人员，学历普遍偏低；有的人员是从其他行业转入档案管理部门的，不具备档案管理专业的必备知识，知识结构及不合理；有的学校档案管理人员的年龄偏大，“断层”现象严重；有的学校无高级职称的档案管理人员，其职称结构域档案信息化建设很不相称。另一方面，高职院校各部门的兼职档案员几乎都未接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能。
（二）基础设施简陋
由于大多数高职院校是在原中专学校基础上升格或由大、中专学校合并组建而成，基础设施薄弱，即使千方百计挤出资金进行基本建设，也只能重点建设与教学、科学紧密相关的项目，无资金投入档案管理的基础设施建设，因而大多数高职院校的档案设施设备十分简陋，少数学校没有专门的档案馆，甚至没有微机、空调等基本设施，档案柜陈旧破烂，库房条件达不到要求，管理手段基本停留在传统的阶段。
（三）管理体制比较乱
“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高职院校尚未真正落实。目前，有的地方政府还没有将高职院校的档案管理工作纳入议事日程，政府档案馆路机构除通知学校档案工作人员参加一些会议和培训外，很少过问学校档案工作甚至很少涉足学校进行检查和指导。
（四）数字化建设水平低
大多数高职院校还未将现有的各种载体档案通过与计算机硬件、软件结合而实现数字化管理。没有计算机的档案室，档案数字化管理是一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。同时，有的高职院校档案室虽然实现了内部数字化管理，但未与外界联网，也谈不上真正的数字化管理。
（五）档案利用率极低
大多数高职院校的档案资源未得到充分的开发利用，档案利用率低，档案固有的作用未能很好地发挥出来。据有关人员调差统计，高职院校档案案卷年均利用率仅为20%左右。
二、高职院校档案信息化建设的路径与方法
（一）充分提高认识，切实转变观念
高职院校档案是我国整个档案事业的重要组成部分，是高职院校过去和现在的教学、科研、管理等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录，它具有历史价值和使用价值，并具有查考凭据、参考依据、科学研究、宣传教育等多方面的作用，在高职教育中具有十分重要的意义。搞好档案信息化建设，可以促进高职院校的全面发展。要树立国际化观念、创新观念、服务观念、法制观念，用心的观念指导高职院校档案信息化建设。
（二）明确指导思想，确立相关原则
档案信息化建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，在高职院校档案信息化建设中，要坚持量力而行、循序渐进、实用实效的指导思想。同时，要确立相应的原则。一是保障重点的原则，就是在可能的人力、财力条件下，对重要的档案资料进行数字化加工，将这一部分信息化处理后的档案先行提供利用。二是分类建设原则，即依据档案的性质和重要性的不同，按轻重缓急的顺序对档案进行数字化加工。三是技术实用性原则，就是对档案数字化处理要采用最有实用价值的模式，如：文本模式较图像模式的实用性强，高职院校在进行档案数字化处理中，以采用文本模式为优。
（三）增加经费投入，务实物质基础
经费短缺，是制约档案信息化建设的最主要因素。因此，增加档案信息化建设的经费投入，已是当务之急。一方面，各级政府要依法增加对高职教育的经费投入，以便高职院校有可靠的资金投入档案信息化建设。另一方面，高职院校要多方筹措资金，投入专项资金进行档案信息化建设。通过增加经费投入，逐步配置防盗、防火、防水、防震、防潮、防尘、防虫、放有害光、防高温设施和装订工具、复印机、装裱设备等必要设施，装备缩微摄影机、电子计算机、光盘等技术设备，切实务实档案信息化建设的物质基础。
（四）加强人员培训，提高队伍素质
档案管理队伍素质的高低，是关系档案信息化建设的关键因素。因此，要克服对人员培训的舍不得花钱的倾向，坚持全员培训，全面提高队伍素质，要为档案工作人员的培训学习创造良好的条件、出台优惠政策，选拔档案工作人员到本科院校的档案管理专业学习深造，组织档案管理人员外出考察和调研，定期举办培训班和对档案管理人员进行专业培训，拓宽视野和知识面，改善知识结构和学历结构，提高综合业务能力。
（五）建立健全制度，完善管理体制
一是要依法建立健全档案管理制度，包括修订原有的规章制度和制定新的规章制度，使档案管理步入制度化、规范化、科学化的轨道。二是要理顺档案管理体制，真正建立起“统一领导、分级管理”的档案管理体制。高职院校应建立独立的档案管理机构，统一管理档案。只有制度健全、管理顺畅，才能有效地促进档案信息化建设。
（六）搞好总体设计，建立信息网络
建立档案信息网络，实现档案信息管理的网络化，充分融入现代网络世界，是社会对档案事业的必然要求。高职院校要根据人、财、物的实际情况，逐步推进档案信息网络化建设。档案信息网络化建设是一项投资大、周期长的管理技术工程，其建设必须遵循系统规划、协调发展、标准开的和安全可靠等原则，切实搞好总体设计，确定网络的基本功能、建设任务、总体思路、组网模式和发展规划等，然后按计划分步实施。首先要抓好档案网站建设，即采取虚拟主机、主机托管、联通专线等不同的技术方案，按照一定的入网程序建立起高职院校的各自的档案网站，并采取“以网站服务补网站维护”的运营模式。其次是搞好档案馆（室）局域网建设，组成信息网络，在网上资源共享和信息快速传输的基础上实现档案管理和档案信息服务的网络化。
（七）提高服务水平，扩大利用范围
服务水平和服务质量是影响档案利用的重要因素，也是影响档案信息化建设的因素之一，因而高职院校档案工作人员要切实提高服务水平和服务质量。一是要明确服务方向，树立服务思想，要改善服务态度；要开动脑筋，研究利用工作的新情况、新特点，解决利用中的新问题，采取各种方式改革服务手段和方法，主动为社会和学校各项工作服务。二是加强基础工作，提高服务质量。高职院校档案馆（室）必须做好档案收集、鉴定、整理、检索、编研、保管等基础工作，才能使档案利用工作得以顺利开展，才能提高服务质量。三是熟悉馆（室）藏，了解和研究利用者的需要。四是利用多种途径和形式提供档案利用，包括接待查阅、档案外借、制发档案复制本、制发档案证明、开展咨询服务、档案馆（室）藏介绍、举办陈列展览、建立档案目录中心等。
综上所述，人类已进入信息社会，信息化浪潮正以不可阻挡之势席卷全球，信息化水平已成为一个国家强盛的重要标志之一。在这种形式面前，高职院校档案信息化建设势在必行，刻不容缓。
参考文献
[1]刘庚兰等.机关档案管理[M].档案出版社，1991（3）.
[2]湖北档案局.档案法规基本知识[M].中国档案出版社，1998（3）.
[3]湖北档案局编.科技档案基本知识[M].中国档案出版社，1998（3）.
档案管理的基本知识范文6
【关键词】教育；档案；素质
中小学档案是学校活动的直接记录，是学校科学研究、教学评价、教师晋升、教代会、学代会、毕业生报考等教学活动直接的信息资料来源。随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，中小学档案管理已成为学校建设工作中的重要内容。作为中小学档案管理人员，面对新的形势，必须站在时代的前沿。针对新形势下学校档案管理工作的特点，应该不断的探讨新的管理模式和工作方法，以适应形势发展的需要。所以全面提高档案管理人员的素质，不仅是新形势下中小学发展的客观要求，也是中小学档案管理队伍自身建设的内在要求。
1.新时期中小学档案管理人员素质现状
档案是一种重要的文化信息资源，档案人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁。但是目前有相当一部分中小学档案人员还跟不上时代的步伐，还缺乏必要的素质和开发档案信息的能力。这主要表现在以下三个方面：
1.1业务素质不高
（1）专业技术人员偏少。中小学专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例还是偏低，社会的发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求，专业技术人员占有极其微弱的比例，是目前档案工作急需解决的问题。
（2）档案专业人员贫乏。几年来，中小学档案专业人员队伍和文化水平虽普遍有所增加和提高，但档案专业人员却极其贫乏，包括档案专业职业高中毕业生在内，毕业于档案专业学校的寥寥无几。
（3）复合型的档案管理人才严重缺乏，极大地影响了学校档案的信息开发和编研工作。
1.2思维调整速度不快
由于知识和信息的大量产生和社会对信息和知识的大量需求，使档案部门传统的档案管理理念受到强烈的冲击，对档案人员的管理水平更是一个挑战。然而，由于档案队伍存在着专业知识老化，信息开发形式陈旧等问题，影响了档案信息开发的力度和深度。具体表现在：一是信息开发单一，仅局限于开发检索性、介绍性、汇编性的内部档案参考材料，缺少系统性、综合性、专题性的档案信息开发材料，从而无法适应经济发展的需要；二是开发方式落后，表现为从开发档案信息的选题到手段仍十分原始和公式化，没有更好地广泛利用计算机等现代化技术，开发带有通用性、可转换性的档案信息，从而无法满足利用者对档案信息的需求；三是编研选题的封闭性，从编研选题到信息开发的内容缺乏现实针对性，缺少对利用者的吸引力。
1.3现代化技术运用能力不强
一是掌握计算机操作技能欠佳，常常出现“望机兴叹”或上机不能得心应手的情况，影响了信息快速传播的效果。
二是对信息化的设备功能了解掌握不全。计算机管理档案具有快速检索、自动分类组合和多样化展示等功能，但由于档案人员大多对计算机应用知之不多，故无法使用这些信息设备的功能，对其仅仅停留在一些简单的操作阶段，从而也就无法展示档案的魅力。
三是接受信息能力手段落后。信息时代是跨国数据的交流时代，档案人员要想更好地开发信息，就必须广征博采地接受信息，就必须具备良好的英语水平和网络运用技能。否则在国际互联网上将步履维艰，而目前中小学档案队伍恰恰缺乏这方面的人才。
2.中小学档案人员素质的基本要求
面对新形势，中小学档案工作者必须具备以下的基本素质：
2.1中小学档案专业工作人员的政治素质
中小学档案专业工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点，还特别要求档案专业工作人员具有良好的为人民服务的精神。
2.2中小学档案专业工作人员的专业素质
中小学档案专业工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其它专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。
2.3中小学档案专业工作人员的知识素质
扎实的知识功底和熟练的业务技能。档案工作是事务性工作与知识密集性工作的聚合体，只有培养出扎实的知识功底，才能对工作得心应手。中小学档案人员的知识素质包括全面的档案基础理论知识，科学技术知识、经济学、法学、档案保护技术学、文献编纂学、历史学、地理学、文书学、逻辑学、自动化管理、专门档案管理、写作等专业知识、外语功底和由此拓展的诸如行政管理、公共关系、财务管理、基建管理、企业管理等管理技能。只有掌握具备了相关的专业知识，才能更好地从事档案工作。为了吸收先进国家的档案工作经验、技术与方法，有条件的档案专业工作者还应掌握外国语言知识。
2.4中小学档案专业人员应具用现代化手段素质
近几年，由于现代信息技术在学校档案工作中的广泛应用，计算机已成为档案管理自动化工作非常重要的工具，它替代了传统的手工操作。因此，未来档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文档。档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等繁琐低效的工作之中，而是负责将丰富的档案信息予以数字化，并通过专用网络向社会传播档案信息，使档案成为重要的信息资源。掌握计算机相关知识，能促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息、及时准确地提供信息、最大程度地运用信息，使利用者在短时间内跨地域、跨时间、跨学科、跨内容地寻找到所需的信息。
3.提高中小学档案工作者职业素质的有效途径
在新形势下，为适应档案事业的需要，做好档案工作，必须加强档案队伍建设，提高中小学档案管理人员的整体素质。
3.1强化档案意识，提高职业信息素养
随着信息技术和信息手段的不断发展，文件档案信息的产生数量惊人，有的也是稍纵即逝的。档案工作者如果缺乏强烈的信息意识，将很难确保档案信息的完整收集。
档案产生于人类社会的各项实践活动。其涉及面非常之广，因此档案工作者的信息意识应建立在宽厚的知识背景的基础上，只有不断扩展自己的知识领域，掌握扎实的基础业务知识，才能使档案信息收集变得轻松，并具备更多的信息收集途径。
档案信息能否顺利进入社会信息交流系统并实现服务于一定的社会目标，关键在于档案信息质量以及档案信息服务质量。而这有赖于建立一支高素质档案信息队伍。这是做好档案工作，促进档案事业发展的根本。这就要不断提高其工作人员自身的政治素质、理论水平和驾驭档案工作发展趋势的能力以及档案干部队伍的整体素质，从档案意识的提高入手，增强责任感，为档案信息化的建设创造良好的条件。
3.2学习相关知识，提高业务能力
学校档案工作者除了掌握归档的基本知识外，还要学习了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关的学科知识，锻炼提高以下几个方面的能力：
一是积极主动的协调能力。在实际工作中，中小学档案人员协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。档案管理人员为了切实做好档案工作，不可避免地要和有关部门和有关人员打交道。如何得到各方面的支持，加强沟通联络，除靠有关规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理的协调统一。
二是组织文字材料的写作能力。中小学档案人员直接与文字打交道，要有较高文字概括能力和较强的文字书写能力。有了一定的文字修养水平，才能胜任档案工作，才能将零散的文件材料编纂成党政管理，教学活动，科研生产等活动中需要的信息材料，直接为学校各项工作服务。
三是应用现代化手段的管理能力。近几年，由于现代信息技术在学校档案工作中的广泛应用，计算机已成为中小学档案管理工作非常重要的工具。因此，以后档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而且有大量的电子文档。
档案管理人员不再只是忙于收集、整理纸介档案资料，而且同时还要负责将丰富的档案信息予以数字化，并通过专用网络向社会传播档案信息，使档案成为重要的信息资源。
掌握计算机相关知识，能促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化控制与管理，迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息，及时准确地提供信息，最大程度地运用信息。
3.3建立中小学档案工作者终身学习制度
