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采购合同管理范文1
关键词：煤矿物资；合同管理；目的；对策
煤矿企业物资采购合同管理是指煤矿企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为，煤矿物资采购合同作为实现煤矿物资采购工作的载体，能直接决定煤矿物资采购的质量、效果和效率等。尤其是随着煤炭行业的疲软、煤矿企业之间竞争的日趋激烈和煤炭资源兼并重组步伐的加快，煤矿物资采购合同管理工作在煤矿物资供应管理工作中的作用日益凸显。如何做好煤矿物资采购合同管理工作已经是摆在煤矿企业面前不可避免的话题。
一、加强煤矿物资采购合同管理工作的主要目的和意义
1.加强合同管理已经成为建立现代企业制度的重要内容。随着我国煤炭资源兼并重组进程的加快，大型煤业集团、产煤基地已应运而生。建立现代企业管理制度已经成为不可回避的严峻而深刻的问题。煤矿物资供应管理制度是煤矿企业建立现代企业管理制度的重要组成部分，而煤矿物资采购合同是煤矿企业进行物资供应管理工作的重要环节，其重要性日益显著。
2.加强合同管理能够明确双方权利义务，保证各方在合同履约过程中尽职尽责，共同推进合同履行，规范市场交易行为。煤矿企业与供应商之间通过合同对双方行为加以约束，通过签订煤矿物资采购合同，确定了双方就采购物资这一行为的经济法律关系，签约双方之间的责任得以明确，都需全面履行采购合同中所规定的权利和义务，共同推进合同履行，规范市场交易行为。
3.通过加强合同管理以规避、防范风险。在煤矿物资的采购过程中，由于双方对合同的理解不一致、供应商未能及时送货或供应商送货时，需求部门却无处安放、合同本身有模糊不确定之处等原因，出现纠纷是难免的，而加强合同管理就成为解决交易双方纠纷的重要依据。
二、目前煤矿企业物资供应合同管理工作中存在的主要问题
1.合同管理风险认识不足、意识不强。许多煤矿企业存在重视合同文本，轻视合同管理的情况，缺少根据合同履行的进展实时进行动态跟踪管理；对合同管理缺乏相关风险管理的机制和手段。
2.合同签约主体不当。合同签约主体首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人，另外合同文本签约主体名称必须与营业执照上企业名称保持一致，不能有错字、漏字等。
3.合同条款表述不严谨、不全面。合同讲究咬文嚼字，表述不严谨就容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。表述不全面往往是漏掉违约责任，这样一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。
4.只有从合同而没主合同。主合同是指能够独立存在的合同，一般是煤矿物资采购的商务合同，从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，一般指的是煤矿物资技术协议等。煤矿物资技术协议等是商务合同的重要组成部分，是必须依附于商务合同才能存在。
三、解决合同管理中存在问题的对策
1.煤矿物资买卖合同模板必须经企业法律顾问部门审核。企业通过签订合同建立民事法律关系是一种民事法律行为，涉及大量的法律专业问题，必须经过专业人士审核无误后方可进行下一步操作。
2.建立健全合同管理制度。要使煤矿企业合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理等都处于有效的控制状态。
3.加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。尤其是煤矿行业涉及到的煤矿物资品种多、样式杂，合同管理人员通过学习培训，可以掌握专业知识、合同法律和签约技巧，增强了合同管理人员的责任感，提高了其法律意识，全面提升合同管理人员的素质。
4.重大合同严格审查管理。按照 “三重一大”决策政策和原则，把对煤矿企业的生产经营活动和经济效益影响大的物资采购合同做重点处理，做为煤矿物资采购合同的重点管理对象，从合同的采购项目论证、对方当事人资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都由法律顾问等部门参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。
采购合同管理范文2
关键词:零星物资采购;合同管理;规范性;内部控制
引言
近些年来，国家为适应市场经济发展的要求，培养应用型合格人才，对高职院校办学加大了投资力度，促进了高职院校的发展。在政策的扶持下，高职院校得到了更多建设资金，在教学设备、仪器、办公设施等方面的物资采购日益增多。尽管高职院校按照《政府采购法》来执行物资采购，但是在部分零星物资采购的过程中依旧存在着一些问题，特别是零星物资采购合同管理的规范性不够，制约了采购来的设备物资发挥其应有的作用，而且也容易产生廉政风险［1］。高职院校必须认真研究，采取有效措施来加强零星物资采购合同管理，提高采购合同管理的规范性。
1高职院校零星物资采购的特点与方式分析
1．1高职院校零星物资采购的概念
高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校为满足学校教学、管理等工作需求，依据一定的程序开展对教学、实验、实习和办公等过程中一些耗材、设施、维修等零星物资和服务的购买，其单次采购的总费用一般不高于10万元。这种采购的主体是高职院校，采购的内容是高职院校办学或者办公所需设备物资以及相关服务等。除了设备设施的采购外，高职院校中的一些服务项目(如物资的报废处理、设备的搬迁、咨询服务等)也属于零星物资采购的范畴［2］。
1．2高职院校零星物资采购的特点
高职院校零星物资采购虽然也属于政府采购的范畴，但是与一般的政府采购相比，有着不同的特点。(1)单次采购的物资价值小。高职院校采购的零星物资大都是价值不大，单次采购一般在10万元以下，有的采购甚至只有一、两万元或甚至几千元。这就容易造成投标方的投标兴趣不大，特别是在设备及维修工程上，参加采购的企业不多，有时还会造成公开招标的失败。(2)高职院校的零星物资采购计划性不强。虽然高职院校资金使用大都纳入了地方的财政预算，其物质采购的资金需要在年度预算中体现，但是由于零星物资采购大都是一些临时性和突发性的物资需求，难以在前一年制定下一年度预算时加以准确确定［3］，这就容易造成年度预算中很难完全体现出零星的物资需求，也就不好科学地安排零星物资的采购计划，使得其采购的计划性不强。
1．3高职院校零星物资采购的方式
高职院校零星物资采购由于其单次采购的价值较小，往往达不到《政府采购法》及地方采购规定中公开招标的标准;同时，它又需要利用国家资金，因此必须符合《政府采购法》的要求。采购方法一般是邀请招标、竞争性谈判或者询价以及单一来源采购。其中单一来源采购是在只有一家供应商的情况下高职院校才选用的零星物资采购方式［4］。
2高职院校零星物资采购合同管理存在的问题
2．1高职院校零星物资采购的合同管理
高职院校的零星物资虽然单次采购的价值不高，但是长期累计的数量较多，其最终形成的价值也是可观的。例如，一个部门的打印机所使用的打印纸虽然不多，但是全校各个院系和部门一年累计使用的打印纸就非常多了，累计价值也较大。为了对这些零星物资加强管理，需要按照国家的法律法规和高职院校的制度，对这些零星物资采购的立项、采购方式的选择和合同的订立及归口管理、合同履行等环节实施严格的管理［5］，以保证采购合同的合法性与规范性，确保合同得到有效执行。
2．2高职院校零星物资采购合同管理规范性欠缺及原因分析
从我国高职院校开展零星物资采购的实践来看，采购合同管理在整体上欠缺规范性(如表1所示)。高职院校零星物资采购缺乏规范性的原因，有以下几点:(1)重视度不够，缺少对合同的统一管理。由于零星物资单次采购的价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不足，认为能够买来使用即可，忽视对其规范性管理。在实际操作中，缺少合同归口管理部门，也未对零星物资采购合同进行统一的分类和连续编号管理。(2)零星物资采购制度不够完善。高职院校简单地遵循一般的《政府采购法》的规定来开展零星物资的采购工作，往往造成不适应现实情况的难题［6］。如选择公开招标方式进行采购，因单次采购的合同价值太小，供货商往往不愿意参与公开投标。(3)对采购合同的前期准备工作缺乏管理。高职院校缺少对零星物资采购的立项论证，工作准备不足，对采购的必要性以及相关采购的内容、物资的技术规格参数等研究不透彻，合同要求不明确。(4)采购合同的内部控制机制不完善。高职院校采购主管部门与监管部门对零星物资采购合同的管理没有形成完善的管理体系，内部控制机制不规范，管理职责不清，合同风险控制不力，对合同的审核存在漏洞。对于影响重大或法律关系复杂的合同文本，未经组织业务部门、法律顾问、财会部门等相关部门进行联合审核。
3加强高职院校零星物资采购合同管理规范性的对策研究
高职院校零星物资的采购合同管理不仅关系到采购物资的有效使用，以及院校的教学与科研工作，而且也是高职院校反腐倡廉制度建设中的一项重要内容，关系到校风、党风建设，应该从党风廉政建设的高度来认识高职院校零星物资采购的合同管理，认真研究和采取有效措施来实现合同管理的规范性。
3．1高职院校要从全校廉政建设的高度来认识零星物资采购的合同管理工作
高职院校应加强领导，明确零星物资采购管理的归口部门。为了便于实施统一管理，可由校国有资产管理部门或者单独设立的招标采购管理部门来统一负责零星物资的采购工作。
3．2建立与完善零星物资采购的合同管理制度
从零星物资采购的立项、技术论证和采购过程管理以及合同验收、物资使用等各个环节完善制度建设，听取各院系、部门、社会采购管理部门和供货商以及招标机构的意见，集思广益，对不适合高职院校实际情况的采购与合同管理制度进行修改，使得采购合同管理制度能够适用于高职院校的零星物资采购。明确相关制度规定，要求各部门、院系提前做好各项零星物资的采购计划，并将其列入年度预算。
3．3采购主管部门须强化零星物资采购的合同管理工作
由高职院校的零星物资采购主管部门统一零星物资的采购公告，实施统一公开招标，以避免各院系单独采购零星物资因合同价值过低，供货商投标意愿不强的弊端。主动与供货商沟通交流，合理选择采购方式，根据情况规范使用竞争性谈判和邀请招标以及询价等方式，尽量避免采用单一来源的采购方式［7］。
3．4采购监管部门应加强对零星物资采购的监督检查力度
高职院校的纪委、监察部门以及效能建设管理部门都是零星物资采购合同的监管部门，应认真履行内部控制职责，加强采购立项、招投标、验收等环节的合同监管工作［8］。在重要和价值较高的零星物资采购中，监察部门或者校招标采购管理办公室要牵头组织采购部门、国资管理部门、财务部门等，邀请相关专家共同提前审核招标文件与评分办法，防止采购中出现违法肢解、规避招标以及评分歧视等行为。同时，监管部门要积极参与零星物资招投标和进场验收环节的监督，发现采购不符合规范要求或者采购物资不符合合同条款，要立即指出并要求相关单位及时予以整改，以确保零星物资采购合同管理的规范性。
3．5合同的归口管理
各高职院校的专业与发展历史不同，管理机制也不一致，所设立的部门也不相同，这使得对零星物资采购的合同管理部门也有差异性。有的学校由采购管理办公室管理零星物资采购合同，有的学校由校长办公室管理，也有的院校由监察或审计部门管理。为便于统一归口管理，可设立校采购管理办公室来负责校零星物资采购合同的管理;同时采购申请部门要负责合同的执行情况管理，组织对物资进校后的检查和验收，并邀请校采购管理办公室、财务部门、国有资产管理部门等共同参与，各部门均同意验收合格后方可按照合同规定进行付款。
4结语
采购合同管理范文3
1.一致性问题
管道工程物资采购合同是上级主管部门统一下发的标准文件，通用性强。但下级单位没有根据实际应用情况进行修订，采购不同的管道工程物资仍使用同一种版本的合同的情形时有发生。如工程材料和工程设备制造过程质量控制、包装和售后服务等要求不同。另外，一些需供货方安装调试、报验的“交钥匙物资”，与简单的建筑材料采购合同要求相同显然是不合适的。过于简单会造成合同约束不全，给以后的执行带来隐患；过于复杂则会造成许多条款不适用。
2.霸王条款问题
一些采购合同的付款条件近似“霸王条款”，只允许“卖方货到并现场验收合格后，买方按合同约定付款”。对于一些买方市场的物资，供方为了尽快销售物资，勉强能够达成协议；但对于一些卖方市场或合同管控较严格的物资，双方则很难达成一致。如果买方要求“货到并验收合格后付款”，而卖方要求“款到后发货”，双方如何达成一致，又如何实现“平等、自愿、公平和诚实信用”的原则。
3.条款模糊问题
一些采购合同规定迟交货要缴纳一部分违约金是合理的，也是必须的。但合同内容上却并未规定具体交货时间，只写“接到甲方（采购方）通知后××日内”，造成卖方必须提前把产品生产好，随时等候买方通知，一方面买方在物资仓储、保管等都需要再支付一定的费用；另一方面某些物资如果长期存放于不满足保管条件的地方，其使用价值会降低，对双方都没有益处。
4.现场服务问题
管道工程建设所需设备大多需要专业人员来安装、调试，有些需要供货商的配合。对于需要供货商配合安装调试的设备，采购合同没有约定卖方需到的现场次数及超出次数后“有偿服务”的条款，致使卖方到现场服务几次后，配合现场服务的积极性不高，或经多次协调后才能到现场且提出一些“有偿服务”的要求。由于合同中没有做出相关约定，无法根据合同向业主或委托采购单位再收取费用，给合同地执行带来困难。
5.质保期问题
管道工程的建设周期较长，有的甚至长达7～8年，对于此类工程，采购合同仍规定物资的质保期从物资到达现场验收合格之日起1～2年。也就是说，物资在工程竣工之时已超过其质保期5～6年，极容易出现质量隐患，一旦发生质量问题将很难追究供货商的责任。
6.内外有别问题
根据规定，管道工程物资采购合同应与供方签订HSE协议，这是管道工程施工现场HSE管理的要求，也是GB/T24001、28001标准和Q/SY1002.1-2013标准的要求。它作为约束双方环境、健康和安全行为的文件，与采购合同具有同样的法律效力。但不应只要求国内供方签订HSE协议，对国外供方则也要有这方面的强制要求，必须做到一视同仁。
7.货款拖欠问题
管道工程建设具有“兵马未动，粮草先行”的特点，工程建设物资一般都需先期到达施工现场，有的甚至提前一年或几年。由于管道工程业主按施工进度进行拨款，采购物资到货验收合格后无法按合同约定付款，过程一旦延期，支付合同尾款就会“无限延长”，一些供方不得不靠“律师函”来索要货款。
二、解决方案
1.根据实际修改合同文本，使其适应不同物资的采购要求
采购合同是物资采购的法律文书，对需方和供方具有相同的约束力，合同双方都应本着认真、负责、诚实、守信的态度，避免造成合同的随意性。因此，合同双方应根据所采购物资的固有特性，确定合同所需签订的条款，修改表述不明确、易产生歧义的条款，删除无用的条款，增加必须明确的条款。
2.合同双方充分协商，按阶段付款
在管道工程建设中，需方与供方的关系是互利互惠的，管道工程建设市场的健康发展需要众多供方的支持和配合，签订“霸王条款”是一种短期的行为。由于管道工程建设物资一般都有一定的制造、运输、验收、安装调试及试运行等阶段，因此，需方可按其供应的不同阶段支付一定比例的货款。如制造阶段支付10%～20%，出厂验收合格支付20%～30%，现场验收合格支付10%～20%，安装调试合格支付10%～20%等。对于需要支付预付款的货物，采购单位应向商和生产商同时索取近
3年的经注册会计师事务所审计的财务报表。若审计报告没有负面评价且近一年的资产负债率均低于75%、净资产收益率均高于7%、近3年平均资产负债率平均低于70%、净资产收益率平均高于8%，则说明该供货商破产的风险较小，可以支付。对于其新材料、新设备的试制，可预先支付一定数额的预付款。为防止合同风险，这部分款项占合同总价款的比例不宜超过30%。这里要说明的是，对于大宗、常用的材料、设备设施，经双方协商可不支付预付款。
3.强化沟通，掌握物资交货时间的主动权
尽管管道工程有其固有的特性，如工期问题会受到种种客观条件制约而有时无法事先确定，致使一些管道工程物资采购合同无法规定具体交货时间，但这不是问题的全部。一些问题可以通过强化沟通来解决。在采购合同签订前，作为采购服务方，一方面，要加强与工程项目部的沟通，以便及时了解工程进度和面临的问题，及时调整采购进度计划，在合同中明确物资大致的供货时间；另一方面，要及时与供方沟通，随时掌握所采购物资的生产、运输进度，一旦施工现场发生变化，应及时通知供方调整生产进度。
4.在合同中明确供方到现场无偿服务次数、有偿服务价格等内容
获取合理的利润是企业的追求，要求供方长时间的无偿服务必将导致矛盾产生。要调动供方到现场服务的积极性，提高其服务水平，就必须使其“有利可图”。因此，在签订物资采购合同时，要明确供方到现场无偿服务次数和有偿服务价格。管道工程项目部要加强对施工单位及现场的管理，在要求供货厂商现场服务前，应确保施工现场具备服务条件，以便厂商人员到达后及时完成服务，减少服务次数，降低供货厂商的现场服务成本，提高其现场服务质量和积极性。此外，采购单位现场服务人员应积极与项目部协调，主动掌握现场施工实际，以便后方人员协调供货厂商现场服务，做好各项工作。
5.正确区分质保期和保修期，规定阶梯式的质保或保修费用
质保期是指厂商承诺的产品在正常使用情况下不会危及人身或财产安全的时间段。质保期的终止时间没有法律规定，一般由生产者自行确定。保修期是指厂商向消费者出售商品时承诺的对该商品因质量问题而出现故障时提供免费维修及保养的时间段。确定保修期要解决的问题是，标的物在使用过程中因质量出现问题而无法正常使用时，其出卖人或承揽人在一定期间内负有维修以恢复标的物正常使用功能的义务，并承担维修过程中产生的全部或部分费用。管道工程物资采购合同要明确质保期和保修期，不能将其混为一谈。在具体确定质保期和保修期阶梯式费用时，管道工程建设物资采购可参考家电行业的相关规定。如质保期1年，保修期1年内收取合同价款的0.5%，2年收取合同价款的1%，3年收取合同价款的1.5%等，由工程业主或承建单位选择。这样既照顾了供方的利益，提高其服务积极性，又避免了超过质保期供方不愿意再服务的情况。
6.签订HSE协议，国内外供方应一视同仁
管道工程物资采购合同中与供方签订HSE协议是约束供需双方在物资供应全过程中相关事项的规定，它与采购合同具有同等的法律效力。既然规定采购物资必须签订HSE协议，就不应内外有别。一旦涉及违反HSE协议的法律责任问题，签署协议的可以依据协议处理，没有签署协议则将为日后的纠纷处理埋下隐患。
7.严格执行合同约定，及时拨付货款
合同是约束双方权利义务的法律文书，一旦签订，双方当事人必须严格执行。作为管道工程建设业主，要在建设合同中明确规定采购物资货款的支付方式及违约的处罚方式，工程项目部应严格执行与业主签订的建设合同。采购单位应及时按照采购委托协议的要求，向管道工程项目部申请进度款；项目部审核无误后，应及时向采购单位拨付，降低供货厂商的成本，提高其供货质量和服务积极性。
三、总结
采购合同管理范文4
关键词：原燃料结算合同管理降低采购成本
1采购结算
1.1大宗原燃料采购结算的特点钢铁企业生产，消耗的物料品种繁多，结算方式多样。对于大宗原燃料的结算一般采取优质优价的方法。优质优价包括“按质论价”结算和“按质论量”结算。按质论价结算，就是在原燃料采购过程中，以供需双方签订的工矿产品合同的价格为基础，依据与合同相关的计价条款和原燃料的实际检验结果确定原燃料的最终结算价格；按质论量结算，是不依据物资的检斤量做为最终结算量，而依据检斤量与理化检验结果确定的干基量确定最终结算价格的结算方法。大宗原燃料采购结算的特点是紧扣合同，根据合同条款规定，确定不同的结算方式。
1.2采购结算与合同条款钢铁企业原燃料产品的合同条款一般有标的、数量、质量标准、价款及交货时间，验收标准、质量加减价约定、运输方式、结算方式及违约责任等内容。其中合同价格、质量加减价条款和验收标准是结算的的重要依据。
1.2.1合同价格：即合同的的基价，其他有效成份的加减价都在此基础上进行。通常合同的基价有三种：含税包干到厂价、车板含税价和车板不含税价。
1.2.2验收标准：①计量、化验均以买受方为准，按日结算（按批次结算）。②计量、化验均以出卖人为准，按日结算（按批次结算）。③计量以买受方为准，化验结果按出卖人方结算。④计量以出卖人方为准，化验结果按买受方结算。
1.2.3质量加减价条款约定的内容钢铁企业大宗原燃料合同根据物料有效成份的不同，加减价方式不同。通常在结算当中按合同加减价方式的不同，我们把结算类型分为有效成分累加类型、简单计算类型、折吨计算类型、等级判定类型、中间换算类型等。这一部分条款是优质优价结算的核心内容。
1.2.4运输方式：汽车运输或火运。
1.2.5结算方式：①一票结算，开据17%增值税票。②两票结算。即含税包干到厂价减运费，其余开据17%增值税票。
1.2.6争议解决方式：当合同双方发生争议时，双方协商解决，协商不成时，在需（供）方所在地人民法院诉讼解决。
1.2.7其他约定事项：①合同履行有效期。②其他未尽事宜，双方协商解决。
1.3原燃料采购结算员的工作程序①审定合同：结算员收到业务科签定的采购合同，必须仔细阅读合同条款，认真推敲。②收集资料：收集交库单、化验单、磅单等原始票据，了解掌握企业调价及合同条款变更、异议处理情况。③结算：结算员按照合同结算条款类型，根据审核后的原始凭据各种数据指标和对应关系，计算采购价格出据结算单。
2合同管理
2.1合同管理的概念企业合同管理指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为，是市场经济的外在表现，通过合同管理，现代企业在市场中实现平等的制约和权利，从而为当事人营造一个公平的环境。
在市场经济条件下，市场的运作需要合同。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。我们不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。
2.2企业合同管理中存在的问题
2.2.1合同文字不严谨。不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，需要靠准确明晰的合同文字作载体。可以说，合同讲究咬文嚼字。
2.2.2合同条款挂一漏万。就是说不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。
2.3企业合同管理中存在问题的主要原因：
2.3.1认识根源对合同与合同管理的关系缺乏认识，合同产生在合同管理的前期阶段，在这一阶段往往受到高度重视，一旦合同签订了，合同就束之高阁了，因此，合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。但这并不是说前期阶段就没有问题，前期阶段所出现的问题，多数是由于急于签成合同而过于草率。
2.3.2法律意识：企业的从业人员的合同法律意识不强，最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系，想怎么写就怎么写，想怎么签就怎么签，缺乏依法订立和履行的意识，以致造成不少失误和损失。我们说，合同法律是合同订立和履行全过程的法律依据，也就是说合同要依法订立。
2.4加强合同管理，把好合同结算关合同管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容；而是一种全过程、全方位、科学的管理，现代企业若能对合同实施有效管理，将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分，合同管理分为：合同事前防范、事中控制、事后应对三个阶段，并且是以合同事前防范、事中控制为主，事后应对处理为辅的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保证自己严格按合同约定行使权利和履行义务，也促使对方严格按合同履行义务。这一阶段的工作主要就是做好合同履行记录，跟踪合同履行过程，把好合同的结算关。
2.4.1建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。
2.4.2提高合同管理人员的素质。合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过培训不断加强签约人的合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，增强合同管理人员的责任感和合同法律意识。合同管理员应该是既懂业务又懂法律的人员担当，可以起到事前防范的效果。
2.4.3履行监督和结算管理。采购结算是合同履行的主要环节和内容，采购部门结算人员同财务部门密切配合；把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督。
3充分发挥结算作用，完善合同结算条款
做为原燃料供应的源头部门，为充分发挥结算的作用，我们几次号召全体业务员对合同进行自查、自纠，对合同条款进行全面整理、调整结算方式，规定更为合理的奖扣区间。发挥集团整合优势在保证供需双方利益的基础上，进一步完善合同管理，堵塞业务漏洞，有效地降低了采购成本。
3.1防止以次充好，改变月加权平均结算为单批结算方式结算中我们发现，月加权平均结算与单批结算两种计算方法对于奖励封顶而处罚却不封顶，并且处罚比奖励力度大的采购合同，其结果尤为不同。供应商如果按月加权平均结算，在一个结算周期所送的煤平均不超标就可能有奖励，常常逃脱其中个别超标批次的处罚，有可能以次充好，不能保证进厂原燃料质量的均衡性。为此，我们协助业务科对此类合同结算条款进行了修订，喷煤灰、硫指标月加权平均结算变为单批次结算，一个化验批次一个结算价格，显示质与量的对应结算，为供需双方创造公平的竞争环境。
3.2针对精粉水份严重,合同条款规定加倍扣水曾有一阶段，进厂精粉出现了水份严重超标，致使储料厂无法码垛，入炉料配比不准，对入烧稳定性产生影响。为了加强进厂原料的质量，提高入烧炉料的稳定性，综合各方意见，从合同上加以约束，即：“水份≤12%时，按化验水份干基结算；12%＜水份≤14%时，按公式[12+（化验水份-12）×1.5]扣除水份进行干基结算；14%＜水份≤16%时，按公式[15+（化验水份-14）×2]扣除水份进行干基结算；水份＞16%时，拒绝进厂。”水分大于12%加倍扣罚，水分超标现象及时得到遏制。
3.3保证炉况顺行，结算条款规定球团返矿不付款球团返矿由于抗压强度不够造成的球团粉量增大，对高炉的冶炼产生一定的影响。优化粒度组成的的关键是筛除小于5mm的粉末，一般<5mm的应不超过3%-5%。
为此，我们建议合同结算条款改为“含粉<5mm不超过5.00%,含粉超标部分不予结算。”这一结算方式的改变，使进厂球团矿的含粉率大大减少。
3.4规定合理磅差，严谨供货合同各大矿务局炼焦煤的结算以对方发货时的检斤为准，我公司的检斤化验只作为下转厂矿成本的依据，双方检斤化验结果存在较大误差，虽然在煤的采购中矿务局煤炭结算以对方为准是全国惯例，但我公司承担着较大的途耗及化验结果不符带来的经济损失。如何约束矿务局的质量检验结果？我们从实现的时间上，要求对方在发出物资时立即报出水份。经过大量的数据统计分析研究，我们对双方水分差超过4%的月份做了统计，及时与供方沟通协商决定，我们在合同中增加“水分差超过4%的部分，双方各承担一半损失。合同生效后，制约了对方化验水分过高现象。
3.5发挥集团整合优势，及时调整计量检斤结算办法2008年上半年，钢铁企业发展势头强劲，原料价格一直上扬，焦炭和有些炼焦煤种一度出现紧张的局面。为了保证生产的正常进行，个别品种的合同条款向供货商作了倾斜和让步，例如焦炭和1/3焦煤合同验收标准规定“以出卖人出厂检斤过磅、化验结果为准”。
2008年6月30日河北钢铁集团有限公司成立，我们认真分析市场变化，把握市场价格走向，掌握各钢铁企业的采购信息，充分利用集团优势、从8月26日始，焦炭、部分1/3焦煤的检斤、化验结算方式改成以买受方为准，降低因供方检斤、化验为准可能在途耗、化验误差方面带来的“潜在”经济损失。
采购合同管理范文5
【摘要】材料是一切生产经营活动的基本前提，是工程建设的物质条件，没有材料任何工程都将无法建设。材料是形成建筑主体的组成部分，它贯穿于工程建设的全部过程，在建筑经营活动中占有重要的地位，对工程的造价具有很大的影响。合理确定材料的进场时间与采购数量：是控制材料管理费用、财务费用的有效措施；是降低工程成本的根本途径；是提高建设资金使用效益的主要方法。正确处理材料的批量采购与建设成本的匹配关系，是建筑行业要优先解决的重要问题。
掌握材料分类管理的基本方法，了解材料价格组成的主要内容及对工程成本的制约关系，熟悉有利于降低材料成本的管理方法，警惕影响材料价格安全的招标方式，通过比较和分析，选择最佳的材料采购方案和经济批量，把握材料采购的有利时机，使建筑材料的采购成本与建设资金的使用效益更加匹配，最终达到提高基本建设资金效益的目的。
一、加强建筑材料的核算与管理，具有重要的经济价值和现实意义
材料是指生产经营活动过程中，经加工改变其形态或性质，并构成产品实体的各种原料及主要材料，辅助材料，外购半成品（外购件），修理备用件，包装材料，燃料等。材料科目按照其流动性排列在资产的前列，仅从它在资产负债表中的排列顺序，就能够看出它的重要程度。它既是流动资产，也属于存货的种类，它同时具备两个条件：一是材料所包含的经济价值，可随生产经营活动的变化而流动，并带来企业现金流量的变化；二是材料的成本能够可靠地计量，伴随着生产经营活动而改变自身的形态，且改变其本身的价值，在一定程度上影响着企业的经济利益，也势必影响到企业最终的利润。
建筑材料，是形成建筑成果的实体；是构成建设成本的主体；是形成建筑产品的主力；是资产的重要组成部分，流动性极强且可随时变现，如果不能正确的核算与管理，不但会造成资金运用效率的降低，而且会加大会计账目记录与市场价格的偏差，导致会计信息错误和失真。材料的积压，不仅会加大资金的占用；而且可能导致材料的损失与毁损；并会因新产品的出现而“退役”。所以加强材料的核算与管理，无论是对施工企业，还是对建设单位，都具有重要的经济价值和现实意义。
二、材料应按品种的不同分类采购和管理
材料的品种繁多，取得的渠道各不相同，各部门的管理和核算方法也有所不同。材料的日常核算，可以按实际成本计算，也可以按历史成本入账。作为建筑行业的材料价格，一般是在当地建设管理部门按期公布的“建筑材料信息价”的具体指导下，分阶段按实际采购成本核算。材料的收发、账簿的记录，均采用实际成本法。
建筑材料应按具体情况分类管理，其分类的方法也很多。根据存放地点不同分为：库存材料、领用材料、在途材料；按其主次地位分为：主要材料和辅助材料；按重要程度分为：结构用材料、非结构用材料；按材料的类别分为：建筑材料、装饰材料、设备安装材料；按是否能再次利用分为：周转性材料和非周转性材料等。不同种类的材料，需要不同的核算方法，具有不同的管理要求。
随着高科技成果在建筑行业的不断转化，新材料的不断推陈出新，越来越多的老材料因功能单调而显得落后，因不适应新的规范要求被限制使用；由于建筑施工的方法不断地向机械化、工业化发展，使以前的原材料进场，变成了现在的半成品采购；由原来的现场作坊，变成了现代的工厂化操作。这不仅给材料的采购工作带来了新的难题，也向成本核算部门提出了新的挑战。是采购原材料现场加工，还是购买半成品直接安装？以何种方式采购才能降低施工成本？何种方案才能更有利于施工的进行？这需要管理会计对多种方案的成本，进行具体分析、比较后，作出最优方案的选择。
三、建筑材料分类管理的基本方法
1、制定和测算定额，指标性限额管理。在施工过程中，要认真贯彻执行各种材料消耗的定额管理，首先，消耗定额的制定应具备客观、公正的态度，要有科学的依据，不得胡编乱造。其次，消耗定额的制定应具有严肃性、权威性，要组织具有丰富实践经验的专业技术人员进行认真分析、仔细测算，不得以个别人的意图或暗示作为技术依据。再次，消耗定额的制定应建立在正常的施工条件下，应符合先进合理的科学水平。最后，消耗定额的制定应具有通用性，应遵循普遍经验适应于个案的原则，不得从个案、特例推向工程的全面。定额制定以后，则应保持相对稳定，不宜随意更改。当定额的实施条件发生重大变化时，如产品结构的改进、新工艺、新材料的采用等，则应及时对定额进行修订，使定额水平保持其先进性、合理性和科学性。在定额实施过程中要加强对定额执行情况的考核和分析，考察建设过程中用料的实际情况，发现定额中存在的问题，及时采取措施予以纠正和解决。
2、按照经济权重的大小，分类进行管理。将建筑材料划分为A、B、C三类，分品种重点管理A，分类别一般控制B，按总额灵活掌握C。按照建筑材料的经济权重的大小进行重点、一般和灵活的管理方式，即能达到重点控制、总体把握的目的；又能使建筑材料采购工作，抓大放小，管理灵活。A类材料：金额较大，但品种数量较少，如电梯、水泵，品种数量不多，单位价值却相当大，对建筑成本有一定的影响。B类材料：单价一般，品种数量相对较大，如钢筋、水泥，单位价值虽小，但品种数量比较多，总体数额极大，对建筑成本起着决定性的影响。C类材料：品种繁多，用量较少且单位价值很小，如铁钉、木宵等，品种非常零乱，所占金额较小，对建筑工程的造价不能构成明显的影响。因此，A类材料由于单体价值较大，而品种数量较少，较易控制；B类材料金额相对较小，品种数量很多，其总价值很高，应重点管理；C类材料品种数量繁多，但金额却很小，用量很少，对此只要把握一个总金额也就达到目的。
四、材料的采购不能简单地价格比较
建筑材料的价格是制约工程成本的主要因素，但是材料的采购并不是简单地进行价格上的比较。材料质量不同，品牌不同，其价格的内含不同；事后服务的态度不同，质量保证的体系不同，也就是价格所包含的内容和范围不同；市场的认同程度不同，供求关系不同，需求的季节不同，材料的价格也会不同。因此材料的价格确定，不应简单地以高低为标准，要注重质和量的辨证关系。耐久质优的产品、信誉较高的产品、质量确保的产品，不能因为价格稍高而被杜绝，它虽然是提升成本的因素，但是它同时也会给建筑工程带来“质”的飞跃。提高建筑工程的质量，延长建筑工程的使用寿命，就是提高建设资金的使用价值。
五、材料的采购不宜盲目地招标
材料的采购当然要注意合法的途径，目前比较流行的采购招标是合法的形式，但是它不是材料采购的唯一形式。建筑材料的采购招标，可以发挥需方市场的优势，让供货商前来应标，通过竞争体现价格优先。正确、公平的招标采购，的确能够降低建筑材料的价格，但是它也存在着一定的弊端，如果对材料的品牌、质量和价格不做充分的了解；如果对供货渠道和环节不进行控制；如果对前期的招标工作准备不够细致，极易给投标人留下投机的空隙，不但不能降低材料的采购价格，并且会给中标后的工程施工管理工作，带来被动的局面，甚至给以后的工作造成制约。
材料的招标采购，不能盲目地模仿和随从，更不能以招标的形式对材料的采购工作进行庇护。同类产品生产厂家较多的材料；市场供货较为充足的材料；工程中用量较大、较多的材料；在充分做好招标准备工作的前提下，经过对招标文件严格地审核，认真地分析，确保招标文件的准确、无漏洞，才能进行采购招标。材料的招标要注意批量的选择，不能一标全部，即不能将所有的材料一次性招标；要注重时间跨度的选择，不能一标到底，即不宜将几年以后才能用到的材料一次性招标；要遵循工程施工对材料的具体需求规律，确定材料的先后采购顺序，先使用的材料先招标，后使用的材料后采购；要重视市场的供求关系，抓住合适的采购机遇，尽量在材料滞销的淡季招标，在使用材料的旺季提货。这样既能降低材料的采购价格，又能减少材料的保管工作，也就是减少建设资金的占用。
并不是所有的材料都适合招标，购买价值一元钱的材料，显然不需要进行招标；独一无二的材料，招标也不能解决降低价格的问题；市场紧缺的材料，供货单位也不需要采取应标的销售形式。材料的采购招标也会给招标单位带来不利的局面，招标文件就是暴露购买的目的，就是把自己需要材料的秘密告诉对方；信息的有效范围和招标内容的公开程度是有局限的，不一定所有的供货厂家都能够及时看到，也不能够事先知道投标者是否采取“联保”的串标方式，招标的可信度一旦失去控制，也就意味着中标的价格不再可靠。
六、最佳经济批量的选择与管理
采购合同管理范文6
1.采购业务预算与计划管理
财务管理介入铁路物资采购合同事前控制需要对采购业务进行一定的预算，保证采购活动是企业必须考虑的内容，如果采购的物资都不是铁路企业需要的，那么对采购合同事前控制就没有任何意义了。在采购业务计划的过程中采购部门的人员应该对为什么要采购这些物资作出合理的解释，让财务人员能够清楚地认识到采购是非常必须的。财务部门在看到采购计划单后，应该及时地对于采购计划单中的内容予以确认，并请管理者签字同意，保证物资确实是企业需要的。财务管理部门需要在年初向采购部门索要采购业务预算书，这样财务部门就能对未来需要采购的物资进行一定的了解，提前准备资金，保证采购活动能够正常进行。
2.标的数量价款的约定
财务部门在确认了采购的必要性后，应该对标的的数量与价款进行一定的约定，保证采购总额企业自身能够接受，不会由于采购活动影响了企业的正常运行。财务管理部门应该控制采购的数量与价格。在保证物资质量的前提下尽量降低采购价格与采购质量，降低企业的物资采购成本。为了能够实现这一目的，财务管理部门应该对需要采购的物资进行市场调查，保证采购人员能够在市场中采购到物美价廉的物资。保证物资采购合同的科学性、合理性。
二、对合同质量条款的审查
1.对质量标准的审查
财务管理部门应该对物资的质量标准进行审查，保证在达到这一质量标准的前提下，企业能够有效地进行生产与经营，保证铁路企业的正常运行。为了保证质量标准达标，应该对采购物资的技术规格与指标进行了解，保证企业购买的物资能够被企业使用。在合同签订前应该要求供货方对物资的质量提供保证条款，一旦质量出现问题，企业能够第一时间找到供货商获得应有的赔偿，保证企业的经济利益不受损失。
2.质保期的约定
物资的品种不同，他的保质期也不同，为了保证物资被合理利用不会在使用的过程中出现问题，财务管理部门应该对于保质期进行特殊强调，一方面要求供货商提供可靠的保质期限，在保质期内对物资的质量作出合理保证；另一方面企业应该对物资的使用进行监督管理，一旦物资过期，及时处理，不能影响铁路企业的日常经营，保证铁路企业使用的物?Y都是在保质期内。在合同中，应该对保质期作出明确规定，精确到分，防止设备出现问题对时间的界定出现分歧，影响铁路企业的经济效益与正常的经营。
3.质量保证金的约定
为了更好地维护采购人员的经济利益，不断地规范供应商的相关行为，财务管理的过程中应该在合同签订前，要求供货商提供一定的质量保证金，一旦质量出现问题，铁路企业可以动用保证金对设备进行维护。通过约定保证金还能进一步约束供应商的行为，让供应商提高对质量的重视，不至于向铁路企业故意提供质量有问题的物资。在合同履行完毕，经过技术部门的鉴定后，再返还保证金，保证铁路企业经济利益最大化。
三、包装的约定
铁路专用物资具有非常强的特殊性，对于物资的包装应该有特殊的规定。必须要求供货方严格按照我方要求进行包装，对于物资采取防雨、防潮措施，对于需要经过多次搬运的物资，需要采取防震措施，保证物资的安全性、完整性。对于一些易碎、有毒等特殊的物品要特殊说明，保证物资能够及时有效地运到制定地点。保证铁路企业正常运行的同时，最大限度地节省运输费用。
四、交货相关约定
铁路物资的内容非常广泛，因此对于交货问题应该进行不同的约定，针对不同的物资对于交货方式、交货时间都需要作出详细的约定，保证交货环节的安全性、及时性、有效性。在一般情况下，铁路物资都不会规定确定的交货时间，都是根据交货地点，要求出卖人根据买受人的通知准时交货就行。对于交货期限没有特别严格的要求，一般都是规定一定的时间范围，例如：10日内交货。在铁路物资采购合同中应该有相关的规定，要求在几日内能够完成采购人的交货要求，保证货物及时送达，不影响生产经营，同时还能兼顾供货方的经济利益。对于不能及时交货应该规定相应的惩罚条款，保证双方都能很好地实现自身的需求，不因为交货问题影响经济利益与可持续发展。
五、结算的约定
1.结算方式的约定
应当使用对企业有利的采购物资货款结算方式，这样可以提高企业现金使用率，节约财务成本，降低企业资金风险。由于铁路物资采购的多样性，这就使得所采购物资分为充足物资和紧俏物资两类。针对此两类物资应采取不同的结算方式。例如供应充足的物资应进行适当的赊账且规定物资赊账期，这样就可以有效降低企业财务成本。提高企业资金使用效率。对于市场上的紧俏物资和原材料，应避免一次性支付货物全款，尽可能的降低预付款比例。如支付全款或者预付款比例过高，就会使得企业资金压力加大，进而产生资金风险且容易造成企业在后续交易中处于被动地位。在合同中货款结算应根据所到货的实际数量计算，尽量避免提前支付货款。应当在收货方验收确认并且收到货款发票后进行货款的支付。
2.发票方式的约定
发票对于企业的经营而言非常重要，在合同签订前，财务人员应该对供货方如何给我方开具发票进行明确的规定。对发票的开具时间以及具体的税率都要进行明确的约定，运输费用、安装费用不能在发票中体现，这些费用都需要由供货方负责。
六、运费及运输方式的约定
关于采购物资的运输方式以及运费，应当在合同中做出明确规定。这关乎到企业的采购成本以及物资的采购风险。如果所采购的物资由采购企业承担相应运费以及负责运输，那么必然会使得企业的采购成本增加，物资采购风险上升。因此，在签订合同时应尽可能地争取，所采购物资的运输以及运费由卖方负责，且选择更加安全稳定的运输方式，使企业的物资采购成本得以降低，也进一步规避因物资运输过程中所产生的物资运输风险。
七、定金的约定
根据我国的合同法规定，当事人在签订合同的过程中应该约定定金条款，保证合同的正常履行，如果合同不能按照双方的约定履行，违约方应该接受罚款，支付赔偿金。这样能够很好地约束双方有效地履行合同。作为购买方，支付定金应该谨慎。在合同中应该明确规定定金的比例以及定金的支付方式。同时还要规定定金能够作为还债或者罚息的抵债款。
