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档案管理的规定范文1
关键字：公墓档案；法律法规；规范管理；提升服务
档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，或组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。公墓档案指的就是公墓在建设和管理的过程中形成的，能够记录和反映公墓的基建情况、财务收支情况、墓穴信息等重要资料。
1 加强公墓档案管理是档案自身属性的本质要求
档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。
档案管理的最大意义在于档案的凭据作用。档案与一般的文献资料不同之处在于，档案是历史的真实记录，是法律意义上的重要依据。档案的重要凭证作用，是档案形成的过程所决定的，是档案自身所具有的特点，因为档案的形成是自然的，这种自然性，决定了它在记录事件和事实的客观性、真实性。从档案的形态上看，不管是纸质的档案，如亲笔信、重要合同原件、电报等，还是电子或者影像的档案，都保留和真实反映了当时的情况，这种不以时间的推移而改变的本质属性，决定了档案管理的重要意义。
档案具有很高的参考价值。因为，档案记录了不同时期的当时的真实情况，从历史的变迁中可以寻找到事件的痕迹和轨迹，为人们的社会实践提供重要参考，也就是所谓增长经验，吸取教训。
公墓档案记录了逝者的重要信息，记录了逝者相关联亲属的重要信息，记载了墓穴的位置、价格、编号、建筑时间等重要信息，这些信息是自然信息，也是公墓档案的组成部分。妥善保管公墓档案，是处理和应对墓穴纠纷，保障和维护利益的法律依据。反之，公墓档案管理不当，出现档案丢失等情况，不但造成公墓管理的混乱，而且容易产生墓穴纠纷。
公墓档案反映了殡葬改革与发展的轨迹，是我国历史文明进程的真实记录，对我国的历史科考和研究都具有很高的价值，因此，做好公墓档案管理不仅是对现实负责，也是对历史的贡献。
2 加强公墓档案管理是贯彻落实国家法律法规的基本要求
《中华人民共和国档案法》是我国档案管理工作最重要的一部法律法规，对档案管理职责划分、档案的保管存放、档案的保密与销毁等都做出了明确的具体的规定，是依法加强公墓档案管理的重要依据。加强公墓档案管理是贯彻落实国家档案管理法律法规的具体体现， 也是建设法治国家的基本要求。
围绕国家档案管理的规定，民政部、各级民政管理部门，各省、市、县人民政府都结合本部门、本地区实际情况，出台了公墓档案管理的具体规范。这些具体的管理规范，是我国档案管理的法律体系的重要组成部分，也是各公墓实施档案管理的制度依据。
为规范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切实保障殡葬服务秩序，依据政府的法律法规加强公墓档案管理，不仅体现了国家法制化的本质要求，也符合公墓管理工作的基本规律。
公墓档案管理人员要认真学习政府的法规法规，真正做到依法建档、依法存档、依法用档。
公墓档案管理机构要结合本地区本部门的实际情况，建立健全公墓档案管理的制度，使档案管理有法可依，有据可依。针对档案管理的权责划分，档案的保存销毁、档案的建立与登记，档案的借阅与使用等事项作出明确规定。
加强对公墓档案管理的检查和监督工作。既要检查公墓档案保存的场所基建情况，保存条件和硬件建设是否合规，又要检查档案信息的记录、分类等情况，确保档案管理“软硬”都达标。
3 加强公墓档案管理是做好公墓基础管理工作的需要
加强公墓档案管理，是做好以墓穴管理为抓手，以服务管理为中心，全面做好公墓管理工作的需要。
随着社会经济的发展变化，人文社会理念的更新，公墓管理由基本的职能管理逐步转向提供服务为重点。随着这一趋势在实践中的强化，必然会产生大量的档案资料，档案管理的数量急剧增加，只有提升公墓档案管理的硬件设施，加强公墓制度化管理，才能为丧户提供便捷、快速、全面、准确的服务。
首先，建立档案管理的岗位责任制。明确档案管理的组织架构，指定档案管理的专门人员，明确相关岗位的工作职责及承担的义务责任，增强档案管理人员的责任意识、服务意识和管理意识。
其次，实行绩效考核，将公墓档案管理与经济收入挂钩。实行绩效考核，不仅能够增强公墓档案管理人员的工作责任心和责任感，确保本职工作保质保量完成，而且能够调动档案管理人员的积极性，创新档案管理的方式和方法，使档案管理与公墓管理更好的衔接，建立起一个完善的管理体系。
此外，要及时更新公墓档案管理硬件和软件设施。定期对公墓档案存放场所的硬件设施设备进行检查，实现对存放环境的实时监测，确保档案存放地点的消防安全；升级公墓管理系统软件，方便管理人员及时、快速处理大量数据，优化工作要素，提高工作效率。
4 加强公墓档案管理是提升殡葬服务的重要措施
公墓档案管理是殡葬服务的重要组成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱环节。加强公墓管理，提升殡葬服务水平，不仅仅是加强墓区的硬件建设，更重要的是为丧户提供安全、可靠的信息服务。
做好公墓档案管理，首先要抓好档案管理人员的管理。建立档案管理工作规范，做到制度上墙，公开透明，规范服务；严格按照档案管理的相关规定和工作流程进行存档、借档，做好档案查阅、借阅的登记工作。
做好公墓档案管理，就要具有保密意识。丧户的基本信息，逝者相关联亲属的基本信息，都是公墓档案的内容。因此，档案管理人员要有责任意识和保密意识，严守秘密，不得随意向他人透漏档案
信息。
档案管理的规定范文2
（一）提高认识，取得领导工作支持
档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。首先，自己能够全面、正确认识房产档案管理在房地产产权产籍管理中的重要地位和作用。认识到房产档案是房屋权属登记活动中形成的有保存价值的历史记录，也是房屋确权的重要依据。加强房产档案管理，直接关系到依法保护权利人的合法权益，关系到房产登记发证机关行政行为的合法性、有效性和权威性。档案标准化管理是企业发展的内在动力。近年来，城市建设、旧城改造、司法诉讼等一系列活动，对房产档案及其管理工作提出了新的、更高的要求。因此，为了切实贯彻建设部《城市房地产权属档案管理办法》和省、市建设局有关文件精神，自己千方百计取得上级领导的支持，上下左右都重视这项工作，采取切实措施，加大管理力度。在档案管理的硬件建设上，我们还先后投入万元按照档案管理工作的要求配置了平方米的档案密集柜，购买了档案专用电脑、激光打印机、激光复印机、电脑传真机和摄录一体机、数码照相机等先进仪器设备，同时，在进行网络改造时，也为我室安装了网线，为我们房产档案信息化管理进一步创造了必要的条件。
（二）夯实基础，做好档案收集整理
没有规矩，不成方圆。建立健全房产档案管理制度，是日常管理的需要。在档案管理制度建设中我们按照市档案局及市房管局的规定结合自身情况实际情况，分别制定了《档案员职责》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》和声像材料立卷归档制度》以及《实物归档制度》等规章制度。同时还制定了各门类档案的分类方案和保管期限表，使公司档案管理工作基本实现了档案管理工作的制度化、规范化、标准化。
同时，为了提高档案管理的工作效率，我们按照市档案局的要求和规定来完成档案的收集、整理、鉴定及统计工作，在档案收集管理中我们按照规定将基本资料、上级下发文件、公司上报文件及各部室、车间的有留存价值的档案资料进行了积极主动的收集和征集，对收集到的档案资料全部作到认真整理、装订入库。保证了档案资料的完整准确、系统及时。
在档案的整理工作中我们按照规定对档案立卷要求进行了组卷和编目，建立了档案管理统计台帐，对档案室内的设备，各类档案数量，档案利用情况进行了统计和登记，通过认真作好档案管理的基础性工作提高了档案管理的工作效率的同时也提高了档案管理的质量。在档案鉴定、统计中我们按照规定对所有档案资料按照标准进行了重新鉴定，目前档案室以收集到有保存价值的档案资料文书档案份，其中永久档案份、长期档案份、短期档案份。
（三）一丝不苟，严格执行档案管理。
制度的建立健全重要，把制度落到实处更重要。自己在工作实践中，不断提高对工作制度的执行力。鉴于房屋产权管理和产籍管理密不可分，实行“一体化”管理模式。根据《城市房地产权属档案管理办法》的有关规定和实际需要，我们房管所设房产档案管理机构，配备专职档案管理人员和符合规范要求的专用库房，自己并参与制订和完善了各项房产档案管理制度。在执行制度的过程中，自己严格按照制度规定，从不马虎大意，认真开展档案管理“升级达标”活动。目前，我们所的房产档案管理“升级达标”已列为房地产产权产籍管理创全国先进单位、标兵单位的重要考核内容之一，争取在1-3年内，达到省三级以上档案管理单位的标准。
（四）安全防范，促进管理规范上台阶
档案管理，安全第一。加强档案库房管理，是房产档案管理的核心内容。认真做好库房的安全防范工作，上下班按时做好温湿度记录，熟练掌握各类设备性能的操作方法，严格执行设备操作规程，按时进行设备维修保养，库房内实行了专人管理，经常检查所管设备是否完好，离开库房及时关门落锁,关闭电源，做到24小时有人值班，并专门做了一块安全标语牌挂在办公室门口时刻提醒全室员工注意安全防范工作：见到事故隐患向上级领导反映一声；见到危险作业互相提醒一声；见到不符合安全规定行为劝阻一声。设置了独立的综合档案室和档案人员办公室，安装了铁门、防盗窗、窗帘、配备了灭火器、温湿器使档案室达到了防盗、防光、防火、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫的“八放”要求，做到警种长鸣，宁可千日无事故，不可一日不防范，确保万无一失。
（五）提高素质，适应工作形势需要
在积极参加房产档案管理业务培训工作的基础上，自己长期坚持自学档案专业，先后参加与的学习，钻研了理论书籍，通过系统学习，使自己的理论水平与操作技能不断提高，能够基本适应市场经济形势下档案管理的需要。当然，学无止境，自己按照规范化、制度化、现代化管理的要求，还有一定的差距，仍然需要百尺竿头，更进一步。
二、工作中的不足和今后打算
1、加大专业学习力度，不断提高自己的业务素质。
档案管理的规定范文3
关键词：医院；文书档案；档案管理；问题；对策
一、医院文书档案管理的重要性
（一）为医疗科研创新提供基础
文书档案是为医院提供服务的部门之一，它的存在为医疗提供了很好的可查询的资料和相关的数据，存有很多对科研有用的书籍和资料，是医院的资料库。医院的档案中对每一项手术以及疑难杂病的治疗方法和过程都有精确记录，所以当遇到同类病症患者或者衍生病变患者，可以采取相同的治疗方法，再结合患者自身情况，研究或开创出新的治疗方法，推动医疗科研创新。
（二）为患者提供完善的医疗记录
文书档案室存有医院的很多的数据的，对于病人的一些相关的数据和病人的病情的跟踪记录都会存储，当患者接受治疗后又出现一些并发症，可以通过医疗记录本对患者的病况、病因以及解决方法进行记录，这样会方便后期需要的时候进行查阅。
（三）为管理决策提供依据
医院也是在不断的经营中完善和发展的，也会定期举办大型的医疗座谈会以及派遣相关人员出去进修，或者医院发展转型与创新，这些行政类的管理决策往往也是需要依据和支持的，医院的文书档案对历年来医院发展的历程以及相关活动和成果进行记录，为后期医院开展不同的行政部门以及做出重大会议决策提供参考。
二、医院文书档案管理存在的问题
（一）文书档案工作人员的素质匮乏
在很多的医院中对人才的培养有着自己重点培养的对象和人群，与此同时在医院的人才培养方案中一般对技术人员的培养和培训较为重视，但是却忽略了医院档案室档案文书人员的培养和学习。文书档案管理人员的管理水平一般都停留在传统方法和传统经验上，以这种管理水平和思想方式受到束缚，这样也追不上了时代的发展潮流。有些医院的档案管理人员自身的大学专业和文书档案管理的岗位不符合，很多管理人员都是从事计算机行业、护理行业和行政工作，后来转为档案管理工作。由于他们缺少专业的文书档案的管理知识，所以对从事这个行业的工作做的不是很完善、很完整，不能完完全全的按着规定来进行规范标准化来执行和完成工作。
（二）档案管理制度不健全
档案资料重要性不言而喻，妥善的保管和使用档案资料的前提就是需要完整的档案管理制度，目前，在医院单位中，都有明文规定，设立领导一系列的档案管理制度，在很多的医院里面都没有对档案管理有着正规的规定和规章制度，表现出规章制度不明确，所以人员在工作中会出现错误，很多应该处理的资料没有及时的统一、高效的进行收集和处理，档案室的管理不严密，管理规定脱节，这样一来档案室的工作不够完善，这样就产生了文档的存储较为混乱，这样一来久而久之档案的管理制度就很不健全。
（三）档案管理基础设施欠缺
在很多医院都会出现这种情况，医院里面的消防设备、档案管理设备和档案管理都非常的欠缺的，很多都不符合规定和标准的。同时医院的档案管理技术和设备较为落后，限制了文档管理向前发展。随着社会不断的进步和科技经济的不断的发展，互联网的应用和计算机的应用都在医院的管理中得到了广泛的应用和发展。同时传统的文书档案的管理的模式较为落后已经不能够满足现在的医院的发展需要，我们必须要对传统的文书档案管理模式进行更新换代。但是受到了经济的制约和限制医院对档案的管理的投入资金有着不足，所以迫使很多医院的档案管理不够完善，不能实现现代化的管理。
三、完善医院文书档案管理的对策
（一）提升档案管理人员的素质
加强档案室人员的学习和素质是非常必要的，同时对我们医院的管理层，例如文书、档案室人员进行专业的培训，对专业的知识和整理文案的能力进行提高。这样会相应的提高了档案室的材料的规整度。也要提高领导层和文员的档案意识，要让他们了解规章制度，同时要加大对档案管理的宣传力度，要让医院的领导们和职工对文书档案有进一步的认识和了解。所以，要提高文书档案相关的管理人员的专业水平，对其进行系统的培训，这就要将文书档案的管理归纳到医院的重要发展战略里进行重点关注，最好要每年派管理人员进行专业的培训和学习，不断的加强文书档案基础知识的培训，只有通过不断的专业的培训和知识不断的更新、不断的进修学习，才能够更好的提高管理人员的水平，让其更好高效的完成管理任务，这样会让文书档案稳定有序的发展。
（二）建立健全档案管理制度
社会在进步和发展，现代社会的科技发展与日俱新，文书档案的发展也要进行科学化的管理，医院要设立相应的档案管理体系，将医院各科室、各部门进行统一考核和统一管理，所以对文书档案进行制度性管理是非常有必要和有效的措施。
（三）完善档案管理基础设施建设
现在对文书档案管理的硬件设施进行更新和资金的投入，对技术和设备进行翻新，对文书档案进行现代化的管理，如办公设备、档案室的用房，要进行防火、防盗、防潮、防虫等防护措施来减轻档案的消耗。更要引进计算机软件技术对文件进行归类和整合，进行合理的搭配利用。经过计算机的整合和整理远程信息的技术实现了文字和图片声像等信息进行系统化、科学化的管理，同时可以方便与管理人员利用算机进行以最快最方便省时省力的进行查找和搜索，这样就可以大大提高了工作效率，利用互联网还可以整合医院的各个系统的自愿共享功能，很好的满足了各科室和科研的很多需求，从而这样会将档案管理的基础设施记性优化的同时也实现了档案管理的现代化。
总结：
综上所述，通过对医院工作性质的了解，可得出文书档案在医院的发展建设中发挥着很大的重要作用，对医疗技术的改进、对医院发展过程中的重大决策都有影响，所以对当前医院文书档案管理中存在的问题进行总结和研究是一件具有研究价值的事项，结合医院发展定位以及社会地位，对医院文书档案管理中存在的问题提出解决对策，对医院的创新发展具有促进作用。
参考文献：
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因此，为了适应新时期高校改革发展的需要，教学档案管理部门要进一步强化教学档案的信息化管理水平，重视管理人员队伍的培训，不断增强管理者的社会服务意识，提高教学档案利用效率，为高校的发展提供有力的保障。
1.转变思想观念，加大宣传力度以争取领导支持。
高校教学档案信息化管理不仅需要现代化的信息技术，更重要的是教学档案管理部门和管理者要树立现代管理思想和管理理念。在教学档案管理过程中，要运用现代化的信息管理技术和管理手段。然而，我们知道用现代信息技术取代传统的手工操作是一个口积月累，循序渐进的过程，绝非一朝一夕的事情，而在这个改变的过程中更需要一个现代管理思想和管理理念来指引的。因此，在目前高校教学档案管理的过程中，转变落后的思想观念尤为重要。
当然，在转变思想观念时，教学档案工作者并非要全盘抛弃已往的思想观念，而是在坚持优良的传统教学档案管理方式和管理理念的同时，要敢于引进现代档案管理思想和管理理念。只有圆满地实现了现代信息技术与先进管理理念在教学文件、教学档案管理领域的合理契合，教学档案信息化管理才可能实现，高校教学档案工作才能更好地适应新时期的要求。
另外，高校教学档案工作者在转变思想观念的同时，还要加强对教学档案的宣传力度，提高全校师生的档案意识，尤其是要借宣传之机，转变一些领导重教学轻档案的观念。在宣传之际，要适时地将教学档案信息化管理工作的进展情况和在教学档案信化管理过程中遇到的问题及时地向领导汇报，争取领导在政策和经费上的大力支持，为推动教学档案信息化管理奠定基础。
2.高校教学档案管理的标准化和规范化建设。
目前，高校教学档案的管理思想、管理手段和管理办法等方面存在着许多问题，这些问题制约着高校教学档案信息化管理的发展。为了促进高校教学档案信息化管理，实现教学档案信息的最大社会效益，高校教学档案管理部门必须加强教学档案管理的标准化和规范化建设。作为档案事业系统中的一部分，我们要将高校教学档案管理纳入到整个档案事业系统中去，接受国家档案管理标准化和规范化的宏观指导。因此，国家档案管理标准化和规范化的要求对高校教学档案管理具有同样的指导作用。
档案管理标准化和规范化，是指为了管理档案工作而“制定、批准和实施的有关档案形成、归档和档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面应遵循的政策、规定、准则、方法等”。档案管理的标准化和规范化，相当于信息化高速公路上的“交能规则”，档案信息化管理工作要时刻遵守这些规则，否则，档案信息内容在档案管理系统和网络中就不可能安全畅通的运行了。
教学档案管理标准化和规范化是实现教学档案信息化管理的重要前提。要实现教学档案信息化管理，首先要统一档案信息的输入格式、输入项目、输入代码符号和输入代码的转换规则。由于标准化是分层次的，有国家标准和地方标准，因此要在高层次上制订相关的档案管理标准和规范，这样才能利于高校教学档案的信息化管理和教学信息更为广泛地交流和共享。
笔者在广泛阅读有关档案信息管理标准化和规范化建设的基础上，将教学档案管理的标准化和规范化总结为以下二个方面的内容：
第一，教学档案管理性标准化和规范化。
教学档案规范化管理，是指高校行政部门和档案部门根据现实要求，由档案部门管理人员对教学档案进行科学地、系统地、动态地管理，以便教学档案发挥更大社会效能，更好地为高校教学和社会发展服务。它包括“计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享”。
目前，由国家相关部门颁布制定的，有关计算机安全和档案信息资源管理的法规与标准有：《中华人民共和国信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统保密管理规定》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等。
第二，教学档案业务性标准化和规范化。
业务性标准规范是对档案管理业务处理的规范，它包括档案的术语标准及管理规范。高校教学档案管理业务的规范根据《中国档案分类法》、《中国档案主档词表》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案管理办法》等制度规定，先剔除重份及无保管价值的教学文件材料，再对案卷按标准进行规范组合，最后结合实际和相关法规对教学档案进行规范著录，这也是教学档案信息化管理中的一项重要基础工作。总之，教学档案业务性标准化和规范化要求教学档案管理人员在管理档案时要做到：教学档文件材料收集的完整性、文件材料鉴别的准确性、文件材料整理的有序性、档案保管的安全性和用户利用时的方便性等五个方面。
第三，教学档案管理技术性标准化和规范化。
档案管理的规定范文5
随着计算机与网络技术在财经领域的应用与发展，会计工作逐步实现了电算化与核算集中化，生成了完全不同于传统手工核算的电算化会计档案，其形式和种类日益增多，同时政府及其他利益相关者对高校财务数据的关注与需求也日趋多样化，对高校会计档案的管理提出了更高的要求。
一、高校电算化会计档案的特点
（1）电算化会计档案拓展了会计档案的内容和形式
电算化会计档案比传统会计档案的内涵更广泛，不仅包括打印输出的纸质会计凭证、会计账簿和会计报表，还包括了电算化系统中的所有系统软件、会计核算软件及其他相关财务软件程序等全套数据与文档资料。
（2）电算化会计档案更方便查找，提高了数据处理和加工的工作效率
会计电算化条件下，会计数据的集成化、综合化程度较高，各类各项数据之间的关联度也大幅提高，使得数据的查询方便快捷，同时对数据的收集、统计、整理和测算也可直接利用计算机来完成，大幅缩短了工作时间，提高了工作时效。
（3）电算化会计档案对存储技术与条件要求很高
磁性介质或光盘的广泛应用和存在，对电算化会计档案的存储技术提出了更高要求，其数据资料保存受存储时间、存储数据结构、存储介质质量、存储环境及存储时间等因素的影响很大，若保存不当很容易遭到破坏。
（4）电算化会计档案保管的安全性与完整性要求更高
会计电算化条件下，大量会计数据都保存在相关计算机及其网络系统中，信息数据处理合成高度集中，加之数据的非法修改可不留痕迹，一旦遭到病毒侵袭或黑客等人为破坏，很容易造成系统瘫痪或数据外泄、毁损，对会计信息的安全性与完整性带来极大挑战。
（5）电算化会计档案对其管理人员素质与技能有更高要求
现代信息化财务集中核算形式下，高校会计电算化不断深入发展，生成的电算化会计档案的内容与形式不断拓展，结构组成也愈发复杂和综合，相关管理人员只有在掌握丰富会计知识及熟悉了解财务系统管理的基础上，同时具备较强的计算机操作与管理技术以及扎实的档案管理技能等综合业务素质，才能适应电算化会计档案管理工作的要求。
二、高校电算化会计档案管理存在的问题
（一）对电算化会计档案管理的认识不到位，没有明确的管理和规划目标
传统会计档案构成单一且格式相对统一，管理工作比较容易，相关财务主管人员已形成了固有的观念，因此，对电算化会计档案管理重视不够，缺乏对电算化会计档案的了解，没有明确的管理和规划目标，其工作带有一定的盲目性，导致电算化会计档案管理不到位，增加了相关工作的风险。
（二）原会计档案管理制度陈旧，与电算化会计档案管理的要求脱节
电算化会计档案较之传统会计档案发生了很大的变化，对其管理的内容和要求也随之发生了明显的变化，原基于传统会计档案管理的制度在管理内容、管理方式及目标等方面已无法适应电算化会计的需要，以致相关工作无所适从，内容不明、职责不清，给电算化会计档案的管理工作开展带来极大的困难。
（三）电算化会计档案内容不完整，保管方式不统一
（1）没有明确规定电算化会计档案的归档范围、归档时间
没有明确哪些文件资料属于纸质档案或电子档案的归档范围，归档时间也未明确，以致有些应打印输出或光盘备份的数据资料没有按照统一时间及时收集、立卷，造成会计档案的遗漏或丢失。
（2）没有明确规定电算化会计档案的生成、制式、收集、整理的统一分类标准与方法
电算化会计档案的生成、制式、收集、整理没有统一的依据和标准，各时期的生成、收集、整理、保管方法与方式不一致，以致其会计信息所涵盖的内容与表达方式不同，不便于查找、整理、存储及保管，同时也增加了不同时期之间会计数据比对的难度。
（3）没有及时保存不同版本的会计软件及相关电子数据与资料
实行会计电算化的时间越长，其财务软件与会计档案的版本就越多，在对会计软件升级后，没有及时存储升级前后不同版本的会计软件与其中的会计数据资料，并归档保存，致使在新升级的会计软件中无法调阅不同版本的会计数据档案，造成会计数据档案的不连续性，严重影响了电算化会计档案的正常使用。
（4）纸质档案及相应电子档案的生成及收集保管方式不同步、不统一
会计电算化模式下，纸质会计档案应与电子会计档案并存，但相关人员不清楚哪些会计档案必须要纸质保存、哪些会计档案必须光盘备份，造成纸质会计档案与电子会计档案的生成、收集、保管方式在相同或不同会计年度的连续时间段内前后不同步、不一致，大幅降低了会计档案数据的横向及纵向可比性。
（四）电算化会计档案管理内控制度不健全
（1）电算化会计岗位内控制度不健全
会计电子数据平常是实时存储于计算机及网络系统中，很容易被病毒攻击或人为修改，且不易留下痕迹，电算化会计岗位内控制度又不健全，使得会计电子数据生成环节上相关人员的职责权限过大或重叠或空缺，相互之间无法有效牵制，加大了会计档案数据不完整、不准确甚至泄漏、遗失的风险。
（2）电算化会计档案管理的流程以及其相关部门与人员的职责权限不明确
没有明确规定电算化会计档案管理的流程或环节，相关部门与人员不清楚应办理哪些手续、经过哪些环节来完成电算化会计档案的传递、收集、立卷、归档与保管等工作，以及自身在此过程中的职责和权限，推诿扯皮事件时有发生，导致电算化会计档案管理工作无法顺利开展。
（3）电算化会计档案的定期清理、销毁制度不规范
高校财务部门未按规定设置专门的财会档案管理机构，由财务人员兼任档案管理工作，为了自身查阅方便自行就地保存，所有财务人员均可自行查询拿取，不相容岗位没有完全分离，对应的岗位职责也没明确；多年来未及时将会计档案移交给档案管理部门保管，而且只归档，未按定期清理，以致会计档案毁损不能及时发现并修复，同时没有明确各类档案的保管期限，年代久远已无保存价值的会计档案也未定期鉴定后及时销毁，占用了大量的存放空间，极易发生霉变或丢失，增加了相关管理的工作量及成本。
（4）电算化会计档案管理查询、借阅制度不完善
没有建立严格的查询、借阅审批制度，没有履行必要的查询、借阅登记与归还查验等手续，不便于实时监控会计档案去向及明确相关人员责任，无法保证会计档案的安全完整。
（五）电算化会计档案管理技术存在安全隐患
一方面，电算化会计软件系统升级换代加快，版本随之不断增多，不同版本的数据结构及其输入输出格式也不统一，以致电子档案存储结构与纸质档案形式各不相同，只能将其分开备份与打印输出，进一步加剧了会计档案管理的复杂程度与工作量。另一方面，会计档案管理人员自身的能力及素质不高，对档案管理与计算机及信息处理的知识掌握不够，在相关管理细节及网络安全防范上工作不到位，这就造成电子数据很容易受到病毒攻击或外部环境的不良影响，提高了工作错弊或失误及会计档案数据丢失的可能性。
三、高校电算化会计档案管理改进的对策
（一）提高财务人员的电算化会计档案管理意识，明确管理和规划目标
加强对电算化会计档案特性及相关管理法规制度的了解，充分认识电算化会计档案管理的复杂性、综合性与重要性，增强管理意识，不断提高相关管理人员的财务系统、电子档案及计算机信息等方面的知识水平与业务处理能力等综合素质，还需要根据时展的需要，对这一块人员要加大培训，以便他们所拥有的综合能力能够更好的适应环境变化所带来的新要求；另外一方面应该制定相应的长期发展规划，明确其管理的目标和任务，确保电算化会计档案管理的有序、依法进行。
（二）建立电算化会计档案管理的各项制度
（1）建立电算化会计档案的收集、立卷制度
明确规定统一纳入纸质档案与电子档案管理的会计数据及文字资料的归档范围，并根据不同档案的性质统一勘定其归档时间，全面、及时地收集相应的纸质档案与电子档案，予以统一整理、标示并立卷。
（2）建立电算化会计档案的归档、保管制度
①明确规定电算化会计档案的生成、、制式、收集、整理的统一分类标准与方法，以使各时期的会计档案在生成至归档保管的方法与方式上保持统一，保证其会计信息体现的内容与方式前后一致，便于分类收集、整理、保管及实时查找与汇总处理。
②明确规定电算化会计档案的纸质保存与光盘备份的关联方式与关联程度，协调统一两大类会计档案的同步管理，以保障电算化会计档案相关对应的一致性及其内容的完整性。
③明确规定会计核算系统升级前后不同版本下会计软件及其会计数据资料的存储及保管的方式，并拟定最新升级系统调阅关联历史数据库的规则与方法，以保持不同年限会计数据信息的连续性与相关性。
（3）建立电算化会计档案的定期备份、复核制度
建立统一的电算化会计数据AB备份与复核机制，明确备份的时间间隔、备份方式与数量、备份责任人、标示制式及保管方法等相关要素，并设立备查账簿予以登记，同时规定定期复核检查的内容、时限及修复方式等，确保电子档案的安全与完整。
（三）健全电算化会计档案管理内控制度
（1）健全电算化会计岗位内部控制制度
强化电算化会计岗位权限的管理，重新设定调整会计电子数据生成环节上个相关人员的岗位职责与权限范围，按会计数据的重要性与机密程度建立分级调阅规则，建立多用户、分权限管理的层级约束机制，减少会计电子数据发生错漏与外泄的几率，确保数据的完整和安全。
（2）规范电算化会计档案管理流程，明确相关部门与人员的职责权限
确立并规范电算化会计档案管理的流程与环节，明确其各环节上应办理的各项手续及对应的相关部门与人员职责和权限，以便对电算化会计档案管理的全过程进行有效监管，以免遗漏关键控制点，增加电算化会计档案错漏或遗失的风险。
（3）健全电算化会计档案的定期清理、销毁制度
按照不相容岗位分离的原则，设置专门的财会档案管理机构或指定专人来保管电算化会计档案，并建立定期清理、销毁制度，及时全面了解会计档案的保存状态，对已发现毁损的会计档案要及时恰当修复，对已超出保管期限的会计档案应请专业人员依法履行鉴定程序，对于符合销毁规定的会计档案编制销毁清册并依法定程序及方式进行销毁，对于保管期限已满但涉及未清债权债务和其他未了事项的原始凭证则不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在所属相关销毁清册备注栏内及相关保管清册栏内予以标示注明。
（4）健全电算化会计档案的查询、借阅制度
建立健全电算化会计档案的查询、借阅审批制度，明确规定学校内部各级部门与人员查询、借阅会计档案的必须填写会计档案的查询、借阅申请表并由财务部门负责人审核批准签字加盖财务部门公章后方可办理相关查询、借阅登记手续；明确规定外单位查询、借阅会计档案的必须开具单位介绍信及证明并出示相关证件，与填写的会计档案查询、借阅申请表一并交由学校主管领导及财务部门负责人审核批准签字加盖学校公章后方可办理相关查询、借阅登记手续；同时会计档案管理人员应做好上述查询、接阅资料的实时跟进及借还查验等后续工作。对不符合规定的查询、借阅事项，会计档案管理人员有权拒绝办理。
（四）提升电算化会计档案管理技术，加大软硬件投入力度，整合优化信息系统
逐步转变提升电算化会计档案管理技术，不断增强会计档案管理人员的档案管理与计算机及信息处理的综合业务能力，加大各项软硬件设施设备的投入力度，引入现代会计档案信息化管理模式，将会计档案管理的全过程纳入信息化管理范畴，整合优化信息系统资源配置，建立集会计档案的信息采集、自动分类、编辑统计、归档标识、立卷存储、分期保管及查询、借阅与清理、鉴定、销毁等业务于一体的数字化系统，实现与财务管理信息系统的资源共享及同步升级，并依据“集中管理，分权调阅”的原则，构建会计数字化档案管理体系，以期适应现代会计电算化不断发展的需要。
档案管理的规定范文6
与传统思想观念相悖的是，人事档案虽然主要是记载个人的社会经历以及受教育水平等信息，档案的所有权并不属于个人。据相关法律规定，我国形成的人事档案是归国家所有的，因此就没有向当事人收取管理费的理由。相关我国政策规定，我国人事档案的管理费用均由政府财政部门提供。由于个人档案收费制度的不合理且不适用，对此，本文提出如下解决办法：
（一）加强宣传力度加大我国人事档案相关制度和法规的宣传力度，加强我国政府服务部门的监察力度，贯彻落实我国人事档案的相关规定，明确我国人事档案管理费用支出由我国财政部门承担，坚决落实人事档案管理的真实性、全面性以及实用性。
（二）设立流动服务部门国家理应设立相应的人才流动服务部门，对流动人员进行无偿的管理服务，使个人档案管理集中到国家，使国家真正拥有人才管理资源的重要信息。
（三）扩增管理费用的来源随着市场经济的深入发展，政府用纳税人的钱来完成人事档案的管理，让人事档案的管理成为社会公务活动。这样便可解决一些人才流动服务部门借此获取高额利润的不正当收费问题。
二、人事档案的人权保障
我国人事档案相关法律法规明确规定：个人不得查看自己以及具有亲属关系人员的档案。根据我国以及全球现处于的计划经济时代，上述相关规定暴露出明显的缺陷，档案当事人无法知悉档案内容，也就无法对可能存在的恶意伤害进行合法权益的维护，这对于当事人而言是极为不利的。这种忽视个人知情权的做法，主要弊端有如下几种：因为档案的当事人不知道自己档案的内容，组织档案材料的人很可能对个人的客观评价并不属实，个人只能被动的去接受这一事实，不仅导致材料失去真实性，而且可能给当事人造成了精神上或物质上的损害。人事档案的记录主要是来自于外在因素，而当事人对于自身的最新动态及信息具有较为主动的获取权，只有通过当事人才能实现人事档案管理的动态性和及时性。而且一些人希望写传记或是写家史也不能找到有根据的资料，这种人事档案管理制度给他们设置了人为的障碍。除了这些，还有很多不为人知的弊端，所以若是能够改革这种计划经济时的人事档案管理制度，那么也就在维护当事人合理的信息知情权上有所建树。人民群众对于自己信息的提供也就有了积极性，同时提高了人事档案管理的透明度，和公正性。对于人事档案的人权保障这一点，本文提出以下几点意见：
（一）完善档案管理制度修改或删减掉不合理人事档案的相关管理规定，明确本人可以在跟人事档案管理者申请后获得查看自己信息的权利。
（二）允许当事人申请允许当事人对自己的人事档案有根据的提出异议。当事人在准备足够的证明资料后可以申请要求修改资料，有关部门核实情况之后可更正信息，并留下更改记录、更改申请和证明资料。
（三）允许当事人知悉允许当事人的直系亲属和有关部门在获得授权后有查看权利。可以经过当事人的授权证明，或当事人已逝世，档案管理部门核查查看的合理理由之后，获得查看有关部分信息的权利。
三、人事档案的管理模式
计划经济时代的人事档案管理制度下，管理分散，专职人员少，现代化水平低。从而导致人事档案信息重复繁琐，内容陈旧，“弃档”现象严重，而且档案在逐级流动过程中，也会遭成遗失、错档的现象。人事档案管理的改目标就是趋向于改变这些明显弊端，健全人事档案管理制度。创新型的人事档案管理模式要具有现代化水平，有助于社会管理，具有公益服务化性质，方便于民，维护公民信息知情权，具有多元化管理特点，为不同类型的人事档案提供管理服务。因此，改革和健全我国的人事档案管理制度必须要及时实行，建立新模式、新体制的人事档案管理，修改后的管理模式应该具备以下几点
：（一）建立多级化管理制度形成档案管理中心，进行分级管理，取缔计划经济时的分散管理和多部门管理。建立县级人事档案管理的政府部门，培养专业的信息管理员来管理、编研、开发人事档案资料，同时，资料的统一管理可以更好实现国家对人才的管理和分配。
（二）加强流动人员档案管理力度流动人员管理应该隶属于各级政府，各级政府应当对当地的流动人员提供公益的人事管理服务，按照规定接受移交来的各种人事档案。当地政府人事管理部门也应长远的保存有价值的离休人员或死亡人员的人事档案。
（三）提高档案管理的透明度提高人事管理的透明度，保障个人知情权，而且根据要求，对于社会有关部门和用人单位，人事档案管理部门可以提供符合法律的信息服务。
（四）多部门协调合作非人事档案管理部门也可为人事管理部门提供详细可靠的信息。个人所在组织在国家政策的要求下，可以反映个人的真实信息、工作能力以及诚信情况。非人事档案管理部门也要接受国家档案管理部门的检查和指导。
四、结语
