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电子档案电子化范文1
1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
三、档案信息电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：
1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
电子档案电子化范文2
一、电子文件定义及其特点
所谓档案电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、档案信息电子化的益处
从长远看，档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案电子化的益处主要有以下方面：可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息电子化，还可实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。
三、档案信息电子化的必然性
档案信息的电子化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。
第一，档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
第二，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案信息的电子化建设。
第三，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
四、积极应对档案信息电子化带来的影响
电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：
第一，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
第二，解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始的长期保存问题是有待档案工进行深入研究和探讨的重要课。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。
第三，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应电子化建设的发展，适应新技术的需要，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接技术革命最根本的对策。
第四，电子档案是通过计算机、磁盘、光盘、打印、备份等形成的，与纸质档案相比有其自身特性，由于签名非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可；图像、声音的形成、技术鉴定水平及准确与否，电子档案文件的法律依据等，都决定、制约着电子文件的效力和归档保管的意义。而这些在目前尚未制定立法，因此，也没有依法制定的相应规范和制度。对于档案管理领域内的电子化管理这一法律法规性很强的工作，更需要法律、法规和制度进行规范。
电子档案电子化范文3
关键词：档案管理；信息化
在互联网时代的大背景下，将一个单位的档案管理工作从原有的模式中解放出来，对于提高一个单位档案管理能力具有强烈的现实意义。然而在档案管理电子化的过程中，由于缺乏相关经验，也暴露出许多问题。本文将分析当纳管理现代化与电子化的优势与特点，并结合实际，提出改进方案，促进一个单位档案管理工作的高效性与合理性。
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
1.1 高效性
相比传统的档案管理模式，电子化档案管理运用先进的信息技术，将档案管理工作提升到新的层次。如今档案管理工作更依赖计算机等高端媒体技术。一方面，计算机依靠其强大的储存功能与信息处理能力，将一个单位档案管理工作的效率大大提高了。另一方面，电子化档案管理拥有无可比拟的数据加工能力，有效规避了各种失误，尤其在处理在处理特殊紧急情况时，电子化档案管理表现出方便快捷的特征，提升了一个单位档案工作的精确化管理能力。[1]
1.2 综合性
现代化及电子化档案管理工作并非摒弃传统的档案管理方式，而是将旧的档案管理模式融合到电子化档案管理模式之中。例如，如今档案管理工作不仅依靠纸质媒体，还运用多媒体技术，从而强化了一个单位的综合管理能力，在档案收集、检索、应用方面，都有很大的提升。同时，相比传统的档案管理模式，现代化及电子化档案管理模式优势还表现在处理档案的效率与能力上，都远远的由于传统档案管理模式，从而表现出巨大的应用潜力，将档案功能在一个单位中发挥到极致。
1.3 便携性
依靠纸质媒体的传统档案管理模式，已经无法适应当今社会的发展。依靠计算机多媒体技术的现代化及电子化档案管理模式，能够克服传统档案管理模式不适宜携带的缺点。[2]同时，传统档案管理模式在档案文件转移中，容易出现丢失与损坏的情况，因此使一个单位的工作处理速度大打折扣。而电子档案拥有便于携带的优点，能够通过网络平台迅速的处理数据。此外，电子化档案管理的优势还表现在强大的储存于检索功能上，依靠计算机的档案管理工作，免去了对物理空间的需要，只需要储存在便于携带的电子设备中，就能随时的进行查询与检索。
2 档案管理中存在的问题
2.1 对档案管理工作不够重视
受传统的观念影响，档案管理工作一直未受到足够的重视。一方面，是因为领导层未能全面的认识档案管理工作，将其当成一个储存性质的工作，没有能够认识到档案管理工作与一个单位运转之间的关系，因此在档案管理工作的投入上较少，无法达到档案管理工作的要求，造成一个单位档案管理工作普遍滞后的情况。另一方面，档案管理工作还受一个单位的工作模式的影响，而在一个单位的编制体系中，档案管理工作也一直处于较为基层的位置，这严重影响档案管理工作的人才交替，导致一个单位中档案管理工作流于表面。
2.2 管理模式不规范
科技的发展也带动了其他领域工作的革新，但技术的革新在一个单位的档案管理中却暴露出一些问题，管理模式无法适应新型技术，成为一个单位档案管理中的主要问题。相关工作人员没能将多媒体技术完全的纳入自身的工作之中，在许多工作环节，依旧使用着落后于新兴技术的手段，早成人工与多媒体技术的工作内容重叠，管理模式很大程度上限制了一个单位档案管理的工作效率，从而造成资源的浪费。[3]
2.3 档案管理制度不健全
档案管理制度不健全，表现在一个单位档案管理制度无法全面的涵盖档案管理的日常工作，在全面性上有所不足。这主要是由于制定档案管理制度，在工作的过程中，没有全面的考察档案管理工作的流程，因此导致档案管理制度的制定工作脱离实际，缺乏对相关工作人员的约束能力。除此之外，档案管理制度缺乏对某些特殊情况的处理方法，导致档案管理制度无法行使其职能，也给相关工作人员的管理造成一定的影响。
3 提高档案管理水平的有效措施
3.1 档案保存查询实现电子化
档案保存查询功能电子化是提高档案管理水平的有效措施。首先，要将档案的内容进行整理录入，将传统档案的纸质文档转化为电子文档。相比纸质文档，电子文档的特点是更易保存、方便查询。因此实现档案保存查询功能的电子化，还需要相关工作人员大量的录入工作，能够将档案进行及时、有序的分门别类，从而有利于一个单位开展工作的需要。[4]
3.2 建立完善的档案管理制度
完善档案管理制度，是提升一个单位档案规范化管理能力的重要途径，也是一个单位开展档案管理工作的基础。因此要求相关工作人员能够从实际出发，实事求是的进行档案管理制度建设。需要从新形势、新要求出发，针对当前的工作要求，与时俱进，从而推动一个单位档案管理工作电子化。首先应当做的，是扩充档案管理制度的内容，在一个单位工作的过程中，更新档案管理工作的内容，从而增加档案管理制度的全面性，在合理化的基础上不断增加新的制度。除此之外，还需要配合一个单位的总体目标，有侧重的完善档案管理制度，对现有的档案管理制度进行清理，剔除过时的部分，保证档案管理制度能够与时俱进。同时，还能保证一个单位的内部工作人员的积极性，按照档案管理制度，落实现代化档案管理的工作。
3.3 加强档案电子化管理的重视程度
加强一个单位电子化管理的重视程度，首先要从领导层的认识出发。加强部门领导对一个单位档案管理的重视程度，一方面，能够提高一个单位档案管理的力度，重新整合档案管理部门在一个单位中的资源配比，从而提高档案管理部门在一个单位中的重要程度，不仅局限于基层工作的位置。另一方面，领导层的重视，是对档案管理工作的有力的保障，在领导层的支持下，相关工作人员要进一步的提升档案电子化管理的工作水平，给一个单位的档案管理工作提供资金及技术的支持。
3.4 形成档案管理的网络体系
在档案管理的电子化的转型过程中，需要建立与之对应的网络体系，一方面，健全的平台是一个单位档案管理的基础，从而使档案信息更加权威、专业。另一方面，利用互联网的开放性与平等性，能够让一个单位内的档案管理工作人员更好的参与进现代化档案管理工作中。加强档案管理人员的能力建设，是强化档案管理体系的重要途径，通过有针对性的岗前培训工作，能在一定程度上，增强档案管理人员的专业素养，确保管理人员的素质符合一个单位运转的需要。[5]
4 结语
一个单位档案管理工作现代化及电子化是顺应时代的发展，也一定程度上反映了一单位档案管理工作的未来发展方向。因此要求相关工作人员在开展档案管理的工作中，能够将先进的信息技术融入到自身的工作中来，从而更好地适应社会的发展。
参考文献
[1]崔儒佼.刍议事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J].黑龙江科技信息，2016，07：157.
[2]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012，02：165-166.
[3]孙红雁，邱明东，王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计，2012，19：124-126.
电子档案电子化范文4
一.加强档案信息电子化管理的重要性
档案信息电子化，就是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。加强档案信息电子化管理，是贯彻中央以信息化带动工业化发展战略的重要行动，具有重要的意义。
1．加强档案信息电子化管理，是电子政务发展的需要
档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源；档案信息化建设是电子政务建设的重要组成部分；大力开发档案信息资源，服务社会和各级政府，对于我国“三个文明”的建设具有重大意义。对此，进行档案信息化建设，加快档案资源的开发应用，是电子政务发展的需要。
2．加强档案信息电子化管理，是提高档案资源利用率的需要
随着电子商务时代的到来，档案管理也伴随着信息资源的交流和互换进入社会信息网络的新天地。而传统的档案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“选题一选材一编辑～ 出版”的工作方式，从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。档案信息电子化，建立企业信息资料库，选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，企业通过网络，宣传自己和展示自己，吸引客户和占领市场。
二、当前档案信息电子化管理存在的问题
随着电子信息技术的广泛应用、办公自动化、文档双轨制的推行，对档案信息电子化管理提出新的挑战。当前，档案信息电子化管理还存在许多问题，主要表现如下：
1．硬件和软件设施有待完善
目前，许多档案馆的计算机硬件配置高低不一，通用性较差，一些设备安装在低配置的计算机上，无法实现其自身的功能。比如扫描仪、数码摄像机、数码照相机等一些高端设备，在比较落后的计算机上根本无法使用。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，这严重制约了档案信息电子化的进程。
2．缺乏标准化、规范化
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。
目前，由于历史原因，馆、室、藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法
全面实施、推广统一标准，制约了档案信息工作电子化。
3．档案人员素质有待提高
实行档案信息电子化，必须有高技术人才来管理。目前，许多档案部门工作人员只会一般的计算机操作，没有较高的知识层次和先进的技术水平，缺乏档案、信息处理复合型人才，无法充分使用现代化设备，制约了档案信息电子化建设。
三、新形势下加强档案信息电子化管理的途径
加快档案信息自动化系统建没，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。因此，必须提高对档案信息电子化的认识，采取各项措施，提高档案信息电子化管理水平。
1．完善硬件和软件设施
档案部门领导要有现代化管理意识，增强档案信息电子化管理意识，要在基础硬件、软件开发、信息收集和利等方面加大投入，完善计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪等设备配置。加大软件开发力度，加快开发一套综合功能强大的档案信息管理软件，使各地档案信息数据能相互转化，使利用起来快捷方便。
2．提高档案标准化、规范化水平
档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范。当前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件混乱，严重影响了系统整体水平的提高。因此，必须制订《数字化声像档案著录规则》《档案资料数字化怀准》《纸质档案数字化操作规程》《照片档案数字化操作规程》《缩微胶片数字化操作规程》《录音档案数字化操作规程》《录像档案数字化操作规程》《多媒体信息采集操作规程》等规章制度，提高档案标准化、规范化水平。
3．提高档案人员素质
推进档案信息自动化的关键是人才。当前，许多档案人员素质不高，提高档案人员的知识素质迫在眉睫。因此，要有针埘性地对档案人员进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；要有计划地组织进修培训，让他们综合学习档案学、信息技术、计算机技术、网络技术等知识，掌握信息化技术。
总之，档案信息化管理是档案工作发展的必然趋势，是一项长期而又复杂的系统工程。要进一步完善硬什和软件设施，加强管理，提高档案人员素质，不断拓展服务领域，提升档案事业发展质量和水平，促进档案事业科学发展。
参考文献：
电子档案电子化范文5
地名档案是指在地名管理工作中形成的记载各个地理实体的标准名称及与其相关的图文声影像等信息材料。它是国家民政系统的一种专门档案，也是国家档案的重要组成部分。地名档案以地名调查、编研、科学研究、开发利用等为主要内容，从不同角度以不同形式直接而全面地记载了地名的社会现象、语言现象、历史现象、地理现象以及地名的空间分布情况等。
随着社会经济的发展，办公自动化水平的不断提高以及电子信息化产品的不断增多，社会上出现了大量的电子化地名档案信息资料。地名档案电子化建设不仅是信息时展的客观要求，也是地名档案信息化管理工作的必然选择。地名档案电子化管理主要是采用网络、计算机、信息技术手段，以地名档案资源为管理对象，运用档案管理学最新理论，开展地名档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。收集环节主要是将纸质资料和电子资料统一制作目录，核对后归档。整理环节是依托计算机信息网络，标明柜号、编号、序列号等档案电子信息，通过建立数据库信息系统，实现图形化管理。保管环节主要是采用常规保存，在搬运、移送资料时，做好电子信息登记、备注，以便日后跟踪查询。开发和利用应属同一环节，根据实际应用开发。
地名档案电子化管理打破了传统的实体档案管理模式，通过扫描、压缩、转化、传输等技术手段转换成数字文件、图片、音像及图形等的数字化信息，并充分利用数字识别和分级存储等高科技手段将有关电子档案信息存储在光盘、磁带、数据库等各种大容量存储介质上，同时可将有关数字地名信息到局域网、国际互联网等传播媒介上，满足广大使用者通过各种便捷的查询手段快速检索和应用到所需要的地名电子档案资料，从而实现地名档案信息电子化的管理与应用。地名档案电子化的管理不仅打破了利用上的时间、空间限制，而且能够通过网络使地名档案信息进行异地传输和利用，最大限度地实现地名档案资源的共享，还便于通过计算机进行快速检索与利用，促进各种高科技技术在地名档案管理中的应用，进而推动地名档案信息资源的综合开发利用。地名档案电子化可以充分发挥网络的作用，使地名档案网站成为档案宣传和档案信息服务的社会窗口，通过不断丰富地名档案网站的内容，为社会各界提供网上搜索和利用服务，进一步发挥地名档案信息资源服务社会的作用。
二、地名档案电子化管理的要点
1.电子地名档案信息的采集
现有地名档案多半是纸质档案，占用储存空间大、纸张易受潮老化、不便长久保存，为了提高地名档案的存储和管理效率，地名档案采用电子化管理是适应网络时展的要求。电子地名档案信息主要有三种来源：传统档案的电子化、从业务部门接受的电子文件和网络上具有档案价值的相关信息资源等。地名档案工作者应与城建部门建立密切友好的合作关系，及时了解城市总体规划，做好记载和信息采集工作。信息数据包括文本、图形、图像、影像、声音等形式文件，主要记载地名名称、汉语拼音、来历、变革、具体方位、行政辖属、功能、历史事件等信息。对地名档案进行电子化时，要根据电子化的不同原因（利用、复制或保存等）选择不同的技术。电子档案管理部门应和信息形成者签订协议，对移交信息的格式、范围等作出规定。
2.电子地名档案信息的处理
地名档案的管理具有动态性，随着城市化和现代化建设的发展，不断出现新的地名信息，同时一些地名也在不断的消失，地名档案管理工作人员需要随时更新地名档案内容，并对这些内容的真实性、完整性进行鉴定与保存。地名档案管理工作人员在处理消失的地名时，应将其档案从行政区域地名类别中列出，作为历史地名单独存放，以备查考，对于原存放档案的位置及编号，可以用新地名编号来补充。对那些更新的地名应将其原档案材料与新的地名材料一起归档，并在备注表上写明更名原因与时间，这样便于查找和利用。
3.电子地名档案信息的查询
地名档案管理电子化的核心是应用计算机，对地名档案进行组卷、编目、分类，代替部分手工管理的程序。电子地名档案具有多种查询途径、强大的检索功能，能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化;能根据用户需要设置检索类别，如目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等;能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理。
4.电子地名档案信息的
电子地名档案信息的是面向有针对性需求的服务对象。电子地名档案管理部门可以通过多种方式进行信息，包括：对各立档单位及相关业务部门提供文件传输、检索和利用等;对大众用户提供网上查询和搜索等。
5.电子地名档案信息的安全
随着现代化的发展，电子地名档案信息的载体种类越来越多，这就对档案的安全保护措施提出了较高的要求。电子地名档案信息的安全包括硬、软件系统的安全，网络安全，信息安全和用户利用的安全等。运用现代科学技术成果对电子档案信息进行预防性和治理性安全保护是一种有效的措施，在有限的权限范围内读取和下载电子地名档案，保证档案信息不被滥用。
6.电子地名档案信息的保存
传统地名档案的基本功能是收集具有保存利用价值的档案，存储、开发并提供利用。在传统环境下，纸质地名档案的长久保存并不是档案管理工作人员面临的最突出的问题。而在电子环境下，地名档案信息对于硬软件的存储媒介具有极大的依赖性，但在高科技技术快速发展的当今社会，硬软件更新换代的速度又非常快，常出现当前的硬软件无法读取之前的电子信息;另外，硬软件之间又存在着一定程度上的不兼容技术问题，一个系统产生的电子信息却无法在别的系统中显示。因此，电子地名档案信息的长久保存成了电子地名档案管理工作人员面临的一个突出的问题。
三、地名档案电子化管理的发展趋势
1.电子地名档案的归档系统建设与管理
利用先进的科学技术研究成果，收集地名数据库信息，通过信息系统建设，将电子地名文件在网络中进行传输、整理、归档与提取运用，从而实现电子地名资源与多媒体的链接，信息的共享。地名档案管理部门可根据实际需要公开必要的地名信息，集中向社会提供利用，运用用户身份认证、电子签名等技术手段，保障电子地名信息的真实性、完整性和长期可用性。
2.电子地名档案统一的管理与服务平台建设
电子地名档案的标准化和规范化是相辅相成的两个方面，设计一套统一的电子地名档案管理标准，包括电子地名档案形成的标准、电子地名档案存储与归档的标准以及电子地名档案利用的标准等，从而增强电子地名档案服务平台的管理能力，提高网络化服务的能力， 提高服务管理的现代化水平。
3.电子地名档案资源规范使用的标准化建设
地名档案管理部门有责任有义务整合辖区内的地名资源，根据《地名信息分类编码》、《地名信息基本术语》等标准，结合当地地名管理的规范，利用多种形式通过多种渠道向社会广大群众宣传地名使用规范，面向社会提供集中的咨询和查询服务。
4.电子地名档案的编研和信息资源的开发利用能力建设
大量地名档案的电子化处理和管理信息系统功能的完善，为电子地名档案的编研创造了良好条件。充分利用搜索引擎技术，可以有效建立与主题、内容关联的信息聚合，这将大幅提高电子地名档案的可用性;通过深度数据统计分析，能够从电子地名档案中提取出大量有价值的信息资源。
5.电子地名档案信息服务网络建设
电子档案电子化范文6
[关键词]照片档案；电子化；管理
照片档案是指国家机构，社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。照片档案是每个企业、单位不同发展时期客观而鲜活的历史记录，它从不同侧面反映了企业、部门走过的漫长里程。照片档案不仅对国家和社会有重要保存价值，更在企业单位的运行、经营和发展中发挥着重要作用，这些珍贵的历史镜头利用价值和再利用率越来越高。然而传统照片档案的管理已经适应不了信息时代的发展，照片档案提供利用受到了一定程度的制约。那么照片档案怎样管理才能更好的得到充分利用，才能充分实现资源的共享，与现代化相接轨呢？这就要求我们把照片档案进行电子化管理。下面就怎样做好照片档案电子化管理阐述一下自己的观点。
一、照片档案电子化管理势在必行
照片档案电子化是指用数码照相设备拍摄直接形成的静态图像文件或利用扫描仪将纸质照片、底片扫描后形成的静态图像文件转换成以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像，并按照电子档案要求进行的归档图像文件。
（一）传统照片档案保管的弊端
1、传统的照片档案是以相纸、胶片等材料为载体，对环境的要求高，耐久性差，均会随着时间的推移而出现褪色、发黄、图像模糊等现象。
2、传统的照片档案管理方法是按不同的机构、年份划分，利用人工将照片夹在相册中的，查找利用起来非常麻烦，若年份、内容不清楚，想利用那就需要一册一册的查、一页一页的找，更是大海捞针。
3、随着企业对外宣传力度的加大，照片档案更是企业的宝贵财富，为了更好地保存好这些历史形象的储存记录，留住历史的每个瞬间，更好地传承企业优秀文化历史底蕴，就必须保护这些传统的照片档案。
（二）照片档案电子化管理的优点
1、检索快捷，提高工作效率。照片档案电子化管理检索起来非常方便，只需输入要查询的照片内容，随时随地都可以找到需要的照片档案，立查即可，这样为档案工作人员节省大量查阅时间，降低了劳动强度，提高了工作效率。
2、成像、传输快，提高档案利用率。从利用这个角度看，只要有通讯网络，照片档案不受时空限制，既可以直接拷贝，还可以以邮件形式迅速传出，便于利用，充分实现档案资源共享，适应了现代社会高效率快节奏的要求。
3、保存安全方便，节省档案库房存储空间。照片档案电子化管理，使得档案的载体变成光盘、磁盘或移动硬盘。这些载体不仅容量大、占用空间小、存放方便，能够节省库房存储空间，而且保存与复制不存在变质等问题。
传统的照片档案既在档案利用过程中存在复制繁锁、检索查找不便、破损照片修复方法复杂等问题，还在利用照片质量上存在问题，所以说，传统的照片档案管理方法显然已经不适应档案发展的需要，已经严重影响了照片档案的再次利用，已经不同程度地制约了档案事业的发展。那么如何做好照片档案的管理呢？这就要求实现照片档案的电子化管理。
所以说照片档案电子化管理势在必行。那么如何做好照片档案的电子化管理呢?笔者认为可以从以下几个方面着手进行。
二、照片档案实现电子化的方法
（一）传统的照片档案实现电子化的方法
1、将传统的照片档案利用扫描仪（数码相机）逐张扫描（拍照）转换成以数码形式存储于计算机或磁盘的静态图像，即转换成数码照片档案，存放在计算机中。
2、按照原传统的照片档案归档方法，按照卷号顺序、按年度、机构或问题制作照片档案目录，编制目录时新型的照片档案的文字说明与原照片文字说明要一致，不得有丝毫差错。
3、传统的照片档案与新型的照片档案要同时存档。笔者认为，传统的照片档案是不同的历史时期形成的、真实的、原始资料，即便是电子化管理，其归档方法仍按原传统照片归档方法进行，不得擅自打乱重排，要尊重历史。
（二）新型的照片档案实现电子化的方法
要想实现新型的照片档案的电子化管理，就要实现数码照片向数码照片档案的转化。
1、数码照片、数码照片档案和新型的照片档案的含义
（1）数码照片：用扫描、数码照相设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。（2）数码照片档案：法人、其他组织和个人在各项社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和对该照片的文字说明两部分组成。（3）新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。
2、新型的照片档案的形成方法
（1）收集：在收集数码照片时，不要几年一起收，最好是随时随地收集，收集的照片，原则上应为原件，以确保其原始性。修改过的照片不能作为档案归档。（2）整理：整理出主题鲜明，好辩认的数码照片归档。（3）分类：数码照片要按照其形成年度-机构（专题）进行分类。（4）排列：每一年度要建立一个照片档案文件夹。文件夹下再按机构（时间、重要程度等），以党、政、工、轻、妇等先后顺序进行排列。（5）编号:照片档案文件夹内的每一张数码照片按其排列顺序编号，即形成数码照片号，命名规则为:年度―张号，例：20110001.jpg，前4位表示年度，后4位表示张号。（6）编制照片档案目录：数码照片档案的整理应符合《照片档案管理规范》，每一张照片都应有简要、准确的文字说明，并能准确概括照片所反映的内容。否则，再珍贵的照片，随着时间的推移其使用价值也将大为逊色。（7）刻录光盘：数码照片文件存在电脑里，会占居大部分空间，从而导致计算机反应速度变慢，存储的照片档案也存在安全隐患，为了保证照片档案的安全，从长远观点看整理好的数码照片档案应脱机保存，应将照片档案刻录在光盘或存放在移动硬盘上。
第一，数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》的要求。软磁盘不能作为数码照片的存储载体。最好采用只读光盘为存储载体。第二，同一个年度的数码照片档案应刻录在一张光盘中。第三，数码照片光盘刻制内容包括光盘说明文件、数码照片文件目录、数码照片文件夹。第四，使用不含溶剂墨水的软性标签笔在光盘表面上书写光盘标签。第五，照片档案刻录成光盘就应做防写处理，避免擦划、触摸记录涂层。
三、照片档案电子化管理的具体方法
照片档案的保管应符合《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理规范》的要求。
（一）照片档案应一式三套。一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。
（二）存放时远离强磁场、强热源并与有害气体、强紫外线隔离。
（三）环境温度应控制在17-22℃；相对湿度选定范围为35%-45%。
（四）单片载体应装盒，竖立存放且避免挤压，有条件的单位可以购买防磁柜等现代化设备保管光盘。
（五）切勿使盘片与化学溶液接触，以免产生化学反映直接损坏光盘。
（六）正确使用光盘。不用脏手拿光盘，以免脏物附在光盘上。手拿光盘时用两个手指夹住光盘的中心孔和外缘，不要在光盘表现留下指纹。
