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城建档案数字化管理范文1
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
信息化时代的到来，深刻改变了社会的交流和管理方式。城建档案以记载了城市历史的原貌，记录了城市的变迁，是城市发展和规划的得力辅助和依据。如何加快城建档案信息化系统建设，增强信息化城建档案的管理和服务能力，实现档案最终的数字化，是我们档案工作者面临的新课题。
一、 城建档案数字化管理的意义
档案数字化是城建档案管理迈向信息化时代的必由之路。它首先可以解决存储档案日益空间匮乏的问题。随着城市化进程的日益加快，产生了越来越多的城市建设档案，这些越来越多的档案使得档案馆的存储空间越来越吃紧。档案信息化的电子接收方式是解决这一问题的长久之道，可以真正做到释放存储空间吃紧的压力。其次，是可以为重要的档案资料提供保存的手段和为异地备份准备条件。很多珍贵的城市资料在时间和反复使用的情况下，如何保存其信息资源的需要变得越来越迫切。档案的数字化管理是这种情况的不二选择，既可以使珍贵的档案信息长期永久保存，又可以使其利用和服务电子信息化，还为城建档案珍贵资料的异地备份提供了条件。最后就是实现信息的资源共享和利用。档案信息化的目的就是最终实现城建档案检索、查阅和利用由纸质档案向计算机的本质转变。利用互联网实现任何时间任何地点的档案信息查询利用是档案服务行业巨大的飞跃。
二、 实践城建档案数字化管理的问题
各地实践城建档案数字化的过程中，或多或少都遇到过带有共性的问题，试简要罗列:
1、城建档案数字化管理资金投入不足
城建档案管理经费普遍存在拨款不足现象。实现档案数字化，必须具备一定数量的计算机和计算机辅助设备，目前应用于档案数字化管理的计算机拥有量仍有不足，辅助设备配备也不齐全，不能满足城建档案数字化管理的客观需要。
2、标准化规范有待确定
电子档案规范标准的制定，关系到档案数字化方式、方法和范围的确定，没有统一的标准化规范，会给档案数字化工作带来难度。
3、城建档案数字化信息化利用意识滞后
城建档案管理的主要目的是提供利用和服务，档案数字化的作用主要是提高档案利用效率和服务水平。城建档案利用服务对象主要是政府部门、建设单位、施工单位、设计、勘察单位及社会民众，这些单位和个人总体上数字化应用水平还比较滞后，大都习惯利用原有的纸质图文档案，涉及数字化档案利用的主动需求很少。在实际工作中既要实行数字化利用的服务方式，又要保留原有纸质档案提供利用的服务方式，档案数字化利用意识滞后，在一定程度上影响和制约着城建档案数字化建设的发展。
4、城建档案数字化管理人才缺乏
城建档案数字化管理是一个多专业、跨学科、涉及面广的复杂系统工程。数字化管理不仅需要配备必要的计算机设备和辅助器材，而且还要拥有既精通档案业务，又掌握现代计算机信息技术的复合型人才，才能够满足档案数字化建设的发展需求。实际上，现有从事城建档案工作的人员普通存在学历偏低、专业知识单一、城建档案数字化管理人才不能满足需要的现象。
三、城建档案数字化实践方式探讨
1、建立统一的标准化规范
统一的标准化规范是档案数字化建设的准尺。建立长期持久统一的标准化规范对数字化档案形成的信息系统可用性是基础性的保障，避免低水平的重复浪费，和从源头为数字城建档案馆提供稳定、规范、标准化的数据资源。
2、侧重档案的轻重缓急建立档案信息化数据库
城建档案的绝大部分馆藏和接收档案是建设工程档案。以社会需求统计论，是前期准备阶段文件和竣工图纸为社会需求的绝对数量。这部分应该最为档案数字化的重点，而施工技术资料和监理资料，虽然数量庞大，但社会需求极小，所以不必全部数字化，只需要选择其中的重要部分数字化即可。
3、、建设高标准的城市空间地理信息系统
这项工作目前仍处于起步的探索阶段，运用虚拟仿真、三维、“3S”（遥感RS、卫星定位GPS、地理信息系统GIS）等技术建设城市空间地理信息系统，如果一开始就考虑数字化档案的要求，将来就可以顺利实现与基础数据库的无缝对接，为人们提供实时的、三维的动态信息，让利用者可以发挥城建档案的最大价值。
4、加快信息化窗口对接和服务网络世界的建设
城建档案数字化、信息化的目的，不仅仅是为了提高服务的效率，完成以纸质实体档案的查阅向计算机查阅的转变，而且更是将服务通过互联网络实现时间和空间的无限扩延。对档案管理来说，这是一种本质的不同，即从你有什么档案，有多少档案，到你掌握多少城市基础信息，可以随时提供给社会需求方。目前全国很多档案馆都有信息中心和门户网站，它们的主要任务之一正是将信息化档案成果对接和服务外部网络世界。
城建档案馆的数字化管理不仅仅是城建档案技术设备的换代，更多的是要求管理理念、管理模式、服务方式的变革，信息化大潮是时代给予我们的机遇，只要抓住这一时代机遇，积极应对，勇于开拓，我们的城建档案信息化事业必能获得成功！
【作者简介：周万山 1996年毕业于河北科技大学计算机及应用专业 正式本科 97年进入保定市城建档
城建档案数字化管理范文2
【关键词】档案管理； 数字化技术；
【 abstract 】 the development of digital technology and used for urban construction archives technology to promote the efficiency of management bring great convenience. The author combined with the personal working experiences under the condition of informatization, urban construction archives with digital construction technology management platform, enter the orbit of a more scientific and more efficient.
【 key words 】 file management; Digital technology;
中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）04-0000-00
城建档案管理部门肩负着保管文字、图纸、地形图、声像等各种载体的城市建设档案资料任务，是城市重要的信息基础部门。随着经济的发展和社会的进步，信息资源的重要性日益突出。城建档案工作要在城市数字化建设的机遇和挑战中，获得自己的生存和发展空间，就必须抓住城市数字化带来的契机，发展、提高自己，加速城建档案管理数字化建设，全面提升城建档案工作在城市建设中的地位和作用。下面结合笔者个人工作经验谈信息化条件下，城建档案技术管理如何借助数字化建设平台，迈入更科学、更高效的轨道。
一、城建档案管理人员要转化观念，加快档案管理数字化建设
城建档案管理人员要树立档案管理数字化意识。以加快馆藏数字化进程为基础，特别是网络化的建立，档案管理部门要加快档案管理数字化建设步伐，以适应社会公众对档案信息技术需求。所以，必须从思想上提高对加快档案管理数字化建设步伐的认识，并以积极的态度抓好这项工作，使档案管理数字化工作跟上时代的步伐。提高档案管理现代化水平。档案管理数字化建设的逐步推进，馆藏纸质或其他类型载体档案的数字化工作，已经成为档案管理数字化建设的重要内容之一。许多档案原件是非常珍贵的，把珍贵的档案原件录入计算机形成数字化的多媒体文件，用机读的方式提供作用，不仅能提高利用率，而且还有利于原件的保管。利用数据库检索方式提供档案利用所具有的全面、快速、准确的特点，扩大了档案利用范围，使档案利用更为便捷。现在由于档案管理数字化建设和计算机网络的发展为档案信息资源共享成为可能。档案学科的新名词“数字档案馆”就是旨在通过网络，使档案利用者能够跨越时空对所需档案、资料进行查询利用，将封闭的档案服务扩展成开放性的、社会化的服务。
二、管理部门要优化组织运行，提高城建档案管理的效益
管理部门要有高瞻远瞩的全局意识。城建档案数字化需要开展四个阶段的工作：其一，策划准备阶段，这个阶段主要是为档案数字化工作的开展进行战略策划，并根据计划的内容，为工作的开展作好准备及前期工作；其二，初步开展和试行调整阶段，在这一阶段各方面工作已经展开，但是也出现了一些问题，工作在不断改进中前进；其三，趋于成熟阶段，这一阶段数字化系统配置已经较为完善，数字化工作体系初步形成，但是信息库并没有建设完整，信息资源利用率低；其四，成熟阶段，这一阶段主要特征是信息库已经建立完善，档案工作流程已经完成数字化改造，依托数字化系统建立起了高效率的工作业务流程，拓展服务内容和质量是这一阶段工作的重点。这四个阶段相互依赖，逐层递进，在开展工作时必须注意各阶段的先后顺序，一步一个脚印，让前面的工作为后面打好基础，后面的工作体现前面工作的价值。防止不切实际的冒进或者漫无计划的遍地开花，避免出现目的被计划拖累的局面。需要制定详尽合理的工作计划。在开展数字化工作的四个阶段中，策划准备阶段是开头部分，也是整个工作的核心部分。只有把头开好了，后面的路才能够走得正、走得直。在制定计划时，决策者应该考虑清楚自己单位的需求，明确开展工作的目的。这是一个看上去非常简单的事情，所以往往会被轻视甚至忽视，不过越来越多的案例表明，设计时需求的混乱、开展工作时目的的不明确，是很多数字化工作陷入瓶颈的原因。
各部门要进行相关的网络建设。通过网络建设，建立规范的城建档案目录，实现城建档案部门与相关的联网，提高城建档案信息资源的利用效率，实现资源共享，使各级城建管理人员及时掌握城建工作及档案管理的基本信息，进而及时为城市建设活动提供优质、高效的信息服务。
三、建立数字化城建档案管理系统措施
城建档案应当在办公自动化管理的基础上，利用信息管理系统，将业务管理和档案管理有序链接，实现电子文件从登记、归档、著录的一体化管理。
城建档案接收是城建档案管理工作的源头，随着电子文件的日益增多，要从传统纸质档案“后控制”管理升级为“前端控制”管理，不仅要参与电子文件生成、运转、归档过程的管理，还要在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档案管理的有序连接，减少传统档案整理、录入环节，实现电子文件从登记、立卷、著录到归档的一体化管理。
电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘和有害气体的侵害，从理论上讲能够长期保存。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，一方面电子文件必须采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥礼会效用；另一方面对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，防止信息损失。
四、加强城建档案数字化网站建设
网站是现代社会信息公开的重要工具，开设城建档案网，或将城建档案信息化纳入电子政务系统，到政府的网站上，实现信息资源在互联网上的共享，能扩大城建档案的服务范围，使城建档案成为政府政务公开的一部分，更好地为领导决策、经济建设和社会公众服务。要利用城建档案信息多元化优势开展信息的深加工，从城建档案资料的收藏者和提供者转变为信息产品的生产者、开发者和提供者，主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，从内容、形式上实现完全不同于以往的主动服务，并利用网络环境实现不同服务方式之间的优势互补，实现大量馆际信息资源的的广泛共享，有效、快速、优质地为社会提供档案信息服务。
城建档案信息网络的成熟运用，为数字化城建档案馆提供了极好的网络环境，也为开展城建档案信息个性化服务提供了良好的条件。未来城建档案利用服务的主要方式将不再是提供物理存在的实体，而是指引终端用户通过网络获得存储在档案馆库的数字化信息。只要城建档案编制与城建档案检索采用同一系统软件，将档案内容用一定的格式固定下来，再进行分类、归档、编号等管理，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具，通过网上开展电子检索服务，从而方便地互传、互换信息。可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任何时间、任何地点只需有一网的电脑，即可进入城建档案管理系统查询自己需要的信息。这种网上利用服务的开展，将会使城建档案工作进入一个崭新的工作环境，进入一种良性的循环状态。
五、结束语
科技的发展对城建档案技术管理工作提出了新的要求，本文结合笔者个人工作经验，谈了数字化信息建设在城建档案技术管理中的应用，希望能为城建档案技术的提高做出自己的贡献。
【参考文献】
[1]罗婷婷;;如何提高城建档案的管理质量[J];才智;2011年18期
[2]曾娜;吴建华;;城市公共安全信息资源建设——兼论城建档案与城市公共安全的关系[J];中国名城;2011年06期
城建档案数字化管理范文3
【摘要】目前，档案管理最大的发展趋势就是数字化管理，这为城市建设档案管理提供了全新的发展方向。本文从城市建设档案数字化管理入手，阐述城市建设档案数字化管理的利用，提出实现城市建设档案数字化管理的组织保障。
关键词 城市建设档案；数字化管理；利用；组织保障
我国城市正在飞速发展着，越来越多的城市建设档案随之发生变动，传统的档案管理方法逐渐凸显出准确度差、投入高、劳动量大、效率低等缺点，跟城市在信息时代的发展要求不符。此时，数字化管理为城市建设档案管理提供了新的选择。为了更好地在城市建设档案工作中利用数字化管理，我们首先要做的就是为数字化管理的实现提供组织保障。
一、城市建设档案数字化管理的利用
（一）馆藏城市建设档案数字化。在城市建设档案工作中利用数字化管理，主要是通过对多媒体技术、计算机技术进行融合和利用，协调处理传统纸质介质的档案资料，将其转化成数字信息，从而使所有馆藏的城市建设档案信息都用数字化的形式来存储。城市建设档案数字化管理的利用具备明显的实效性，工作效率大大提升，这是城市建设档案馆实现档案工作数字化最核心的基本点。
（二）城市建设档案管理现代化。城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能，还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能，这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。
（三）档案资源的利用共享化。当下，城市建设的步伐越来越快，各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式，以实现资源共享，数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地，城市建设档案馆充分利用信息网络，直接将资料信息传递给每一个用户，从而实现城市建设档案资源的利用共享化，完成城市建设档案为社会服务的根本目的。
二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障
（一）建立集中的城市建设档案管理模式。我国档案管理主要有两种模式，即分散制、集中制，城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料，而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理，具体体现在两个方面：一方面，对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面，统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言，城市建设档案集中管理模式的优势在于：对档案管理进行整体规划，避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白，能促进统一档案发展规划的形成，同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。
城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别，还需要数字信息技术的支持，更离不开其他专业部门的配合——它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下，城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施，且能构建统一的档案信息资源利用平台，以顺利开展城市建设档案服务工作。
（二）档案馆领导要给予足够的重视，并提供支持。城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作，不管是部门协调、人员组织，还是业务推广、资金保障等，我们要想做好档案工作及档案的数字化管理，得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看，我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此，档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程，如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题，为工作人员配备一定数量的短期外协工，专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作，确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。
（三）建立健全实现数字化管理的组织网络。城市建设档案的根本目的在于提供利用，为城市规划、建设及发展服务。在城市建设档案的数字化管理时代里，档案的形态及管理方式均发生了重大改变，致使档案服务方式也发生了相应变化。在这样的情况下，城市建设档案馆有必要成立城市建设档案数字化管理的工作小组、领导小组，以建立健全组织网络，做到层层分工落实，确保档案数字化管理早日实现，为服务奠定基础。如城市建设档案馆积极建设档案数字化管理体系，由各部门主管共同组成专门的领导小组，负责城市建设档案数字化管理的总体协调、安排及监督等工作；由档案馆全体工作人员及每一个部门的档案兼职人员共同组成专门的工作小组，负责将各项档案数字化管理工作落到实处，进一步明确每一个工作人员的任务和职责。
参考文献：
城建档案数字化管理范文4
（一）需提升网络技术蕴含量从城建档案的工作程序以及技术角度来看，现在的城建档案工作以及管理标准并没有考虑到网络技术的特点以及未来发展，再加上现在很多归档城建工程的图纸以及数据资料是通过光盘、U盘以及磁盘进行分类、管理，这就导致了现阶段的城建档案的分类规范、档案整理办法以及管理标准满足不了城建档案日益发展的需求。而且我国现仍旧缺乏完善、可靠的城建档案安全保障体系，所以网络技术安全程度有待加强。
（二）需加强城建档案工作的规范化程度以及标准化程度城建档案管理标准化以及规范化是档案工作的数字化、高科技化的基础。但是从实际情况来看，我国普遍存在各地的档案业务能力以及发展程度不均衡，系统软件缺乏移植性能，档案著录没有相容性，案卷质量、水平较低等问题。再加上现在仍旧没有一个统一的城建档案自动化管理的标准，同时已有的自动化管理规范只适用与个别城市建设档案馆，不能满足所有城市建设档案馆的需求，所以该自动化管理规范得不到推广以及应用，这也就导致了城建档案数字化的推广以及应用工作受阻。
（三）需提升相关工作者的素质水平要想实现、加强城建档案数字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建档案管理人员不仅要能掌握先进技术，可熟练应用专业知识，同时还能够掌握一定的计算机技术。但是从实际情况来看，大部分城建档案机构的档案人员并没有专业的计算机技术知识，同时也没有能熟练应用计算机知识的人才，更没有不仅能够建档，同时也可以对信息进行处理的高级复合型人才。虽然部分城建档案机构引进了现代化的机械、设备，但是由于没有可以熟练应用设备的人才，导致设备的作用得不到发挥，进而导致城建档案数字化发展受阻。
二、优化提升城建档案资料数字化应用的办法
（一）提升城建档案信息资料数字化工作的标准性提升城建档案信息资料数字化工作的完善程度，首先应当促使城建档案信息资料数字化工作更为标准化。也就是说，城建档案信息资料数字化工作规范化、标准化是构建数字化城建档案信息资料的基本前提，是落实好城建档案信息资料数字化应用的必要前提，在这角度来看，城建档案需具备统一、完善、规范以及具有可实施性的操作文件以及标准处理措施，需落实好城建档案信息资料数字化的规范化、标准化工作。我国当前的城建档案信息资料数字化规范标准一般可以分为两部分，也就是数字化档案管理以及信息化标准规范。其中数字化档案管理包含需建立档案接收标准，与相应的档案管理以及具体落实细则等；信息化标准包含加强城建档案信息资料采集、整理，对城建档案信息资料进行网站式的管理，数字化建档需要的格式标准，与给予城建档案信息资料更为全面的安全保障等等。只有在现有的城建档案信息资料数字化规范标准基础上，不断地基于实际对规范标准进行不断的完善，城建档案信息资料数字化才能够得以实现，才可以保证数字化应用的接收、管理与信息资料资源共享顺利完成。
（二）提升城建档案信息资料数字化建设应用队伍的综合水平城建档案信息资料数字化建设应用会涉及到很多的专业、实际问题以及理论知识，所以只有不断提升档案从业人员的理论专业知识水平以及实践能力，建立起一支专门进行城建档案信息资料数字化建设应用的队伍，城建档案信息资料数字化才能得以实现。对档案从业人员进行专业的教育培训，同时根据城建档案信息资料数字化应用的实际情况，帮助档案从业人员不断积累经验，以加强城建档案工作者的档案信息资料数字化实际应用能力以及专业知识水平。另外城市建设机构还需要不断引进专业的人才，引进高校对口的专业毕业生，为城建档案信息资料数字化管理注入新的血液，内外结合快速提升整个建设应用队伍的综合素质水平。
（三）优化城建档案信息资料数字化技术的办法城建档案信息资料数字化工作由于涉及各种高新技术，而且也没有案例、经验可以依靠，所以必须通过实践积累经验，不断完善管理系统以对数字化城建档案信息资料技术进行不断的优化。这点的实现需要城建档案的相关工作人员提升城建档案信息资料分析以及技术应用等的实践应用以及相关知识理论探析，以不断提升数字化城建档案信息资料的技术水平。优化提升数字化城建档案信息资料工作的技术水平实质上是对城建档案进行数字集成化管理控制，主要是通过对档案资料转变的所有流程进行全过程监控，以促进各个技术之间更为协调。通过集成多种计算机技术，比如说计算机网络安全技术、数据交换技术、通讯技术以及网络技术等的，对分散在不同区域以及载体的档案资料进行集成化管理，使得不同计算机技术的作用均可以在档案资料的数字化应用中综合发挥出来。
三、结语
城建档案数字化管理范文5
关键词：城建档案 数字城建档案馆 为社会服务
城乡建设档案(以下简称城建档案)是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。加强城建档案的管理是搞好城乡规划建设管理的基础。随着数字技术、信息技术、网络技术等渗透到城市生活的各个方面，对城建档案管理提出更高的要求，换言之，城建档案也要与时俱进，打造自身的软硬件，在信息高速公路建设中确立自己位置的需要，努力创建数字城建档案馆，更好地为社会服务。
一、什么是数字城建档案馆？
数字化城建档案馆不仅是对纸质档案、照片档案等档案形式的简单数字化，也不仅是对档案工作流程的计算机化，而是一个系统工程。数字化城建档案馆是一个跨越空间的档案信息资源的集成，主体是依赖网络的共享数据库系统，将分散在不同地点的信息连接起来，向用户提供更为快捷的信息服务，这是数字城建档案馆建设的终极目标。
数字化档案馆，应具备以下特征：一是馆藏资源数字化。数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主，能直接被计算机识别和处理，分为机读型和网络型。机读型是由单台计算机处理的信息；网络型是通过因特网进行远程传递的信息。二是空间的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆，通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，资源共享，每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点，从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。三是信息传递网络化。通过因特网传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，提高信息利用率。四是信息检索智能化。通过计算机进行智能化检索，检索速度快、效率高、范围广。五是用户使用方便化。用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。
二、数字城建档案馆建设的必要性
一是数字城市的发展的要求。随着科学技术的发展和信息时代的到来，数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。数字化城市，就是要依托信息和网络技术，通过政府的组织行为，对城市各类信息资源进行有序、有效地整合，建设规范化和标准化的城市信息体系；建设具有统一信息平台和完善的各类信息数据库；形成整个城市发展、管理、服务功能的信息数字化并为调控城市、预测城市、监管城市提供革命性的手段，使城市建设和发展提高到一个新的水平。作为服务于城市规划、建设、管理的城建档案馆必将随着国内数字城市的发展，汇入时代的潮流之中，数字城建档案馆建设已是势在必行。
二是城建档案馆自身发展的趋势。随着计策机技术的普及，城建档案馆接收传统载体的档案，也接收了还有大量的计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案。同时，随着城市化发展进程的逐步加快，建设事业的飞速发展，使城建档案信息容量不断扩大，许多城建档案馆出现了涨库的情况。随着库存档案的增多，档案的查询利用的难度也相应加大，而档案利用者越来越多，需求也越来越高，为了最大限度满足利用者的需求，将城建档案信息资源有效地组织整合，形成开放的、分布的信息资源，使利用者不管身在何处，都能够借助计算机和网络，实现查询方便快捷。
三、城建档案馆数字化建设
数字城建档案馆建设非一蹴而就，需要一个循序渐进的过程，将城建档案数字化转化，形成数字化城建档案管理系统，使其具备城建档案数据远程访问、交换及相互操作的能力，是数字城建档案馆建设的近期目标，也是建设数字城建档案馆的关键和基础。在城建档案馆数字化建设中应注意以下几个问题：
一是要做好规范标准的完善。在现代信息社会，统一标准非常重要，有了统一的标准，通过网络联接起来的信息系统就可以轻而易举地实现信息共享与交流；反之，信息很难充分利用。因此，在城建档案馆数字化建设中，我们一定要不断完善城建档案信息化标准体系，建立管理、业务、技术三个层面的标准与规范，并大力推行相关标准、规范和法规。其中，管理性标准规范主要包括档案馆工作人员、用户及设备使用、档案的查询与利用等管理规定。业务性标准规范主要包括档案术语、电子档案管理等标准。技术性标准规范主要包括数据存储压缩格式规范、网络数据传输格式、档案馆软硬件基础设施技术标准等。
二是建设城建档案管理信息系统。档案管理信息系统是城建档案数字化管理的平台，涵盖城建档案的数字化加工、数字资源管理、电子档案信息的采集、处理、存储、组织、利用等全过程。作为城市建设管理信息系统，可以采用信息技术、人工智能等多种技术与手段，如计算机网络与通讯技术、3S技术、数据的远程访问、数据仓库、数据挖掘、数据交换、超级链接技术等，并以分布式数据库方式存储分散于各种载体、不同地理位置的城建档案信息资源，通过网络将它们互相连接，从而提供及时的数据交换与管理、信息利用等，最终实现城建档案信息资源共享。
三是对城建档案进行数字化转换。就是利用计算机技术对馆藏档案的文字、图形、音像等内容进行数字化处理，建立数字档案库。一方面对城建档案进行著录，实现计算机检索，建立机读目录；另一方面对馆藏档案内容分门别类进行数据录入、图形扫描等数字化处理，实现磁盘存储，形成机读档案。城建档案馆馆藏的各类档案资料，不仅载体多样，而且数量浩繁，在保密要求及利用价值上也有明显区别。城建档案馆应积极制订数字化处理档案信息的规划，分阶段对馆藏各种载体的档案与信息进行数字技术转换，在建立数字档案库时，要根据实际情况，做到传统的档案管理方式与现代数字技术相结合，分轻重缓急，循序渐进，任何一举建成数字化城建档案馆的想法都是不现实。全国大部分的城建档案管理部门在进行馆藏档案数字化转换过程中，不同程度地利用了外部的技术力量。在借助外部技术力量进行数字化转化过程中，要对服务质量提出明确的要求，加强合同实施的监管，严把质量验收关。
城建档案数字化管理范文6
城建档案馆保存着反映城市建设丰硕成就的各类档案，记载着城市建设悠久历史，积淀着城市建设的文化精神。它集地域特征与专业特征于一身的独特优势，日益丰富的馆藏量和信息量，以及随着城市建设发展而不断增长的社会需求，使之在城市建设中发挥着越来越重要的作用。作为城市建设档案的重要保管基地，城建档案馆是数字城市的基础数据源，它将为数字城市提供真实可靠的依据性档案信息。同时数字城市将产生大量数字化文件资料需要接收、保管和提供利用，这就要求城建档案馆具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力，从而提供数字化信息的优质服务，以上种种需求使得数字化城建档案馆建设势在必行。
随着数字化信息技术的逐步深入以及各种数字化设备的产生与日益成熟，信息技术的广泛应用和电子政务的快速推进，城建档案管理的重心由基础业务建设向档案的数字化建设转变，由静态管理向动态管理转变，由单一的管理模式向复合的管理与服务并存的模式转变。而目前的档案管理系统的工作模式，以及现有的城建档案日常办公模式都难以适应新的需求。就新时期城建档案数字化管理的发展而言，我们需要做好以下几方面的工作：
一、转变观念
数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变，适应新形势下的城建档案管理方式，才能在工作中抓住机遇，走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变，档案实体管理向信息管理的转变，档案管理手段由手工向技术的转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了，就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。
二、转变工作内容和工作目标
在新的管理形式下，工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆，建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。
三、保障技术人员的需求
数字化管理需要大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。城建档案馆要从对档案馆人员需求的多样性、变化性出发，建立培养高素质人才机制，从根本上保证数字化的管理的顺利实施。纸质档案和数字档案并行是走向数字化管理必经的一个阶段，全国城建档案馆数字化建设发展迅速，但仍是针对纸质档案的数字化处理，接收、管理真正意义上的电子档案才刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，实行二元并存的管理方式在实践仍要不断发展完善。
城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。所以，新管理方式将通过自动化管理手段，实现提高工作效率、简化工作程序的目的；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护。通过网络化服务，达到适应市场需求，实现资源共享的目的。
一要提高工作效率，简化工作程序。城建档案馆主要业务工作是围绕档案管理进行的，建立基于档案业务管理的信息化系统，充分运用信息技术和网络通讯技术实现档案的收集、整理、编目、管理、检索、浏览、打印等工作，实现网上办公。改变了目前档案馆有些工作周转时间长、程序多、工作量大、耗时长、准确率低、工作繁琐的现象，尤其是档案接收、著录环节中数据重复录入，造成的人力、物力浪费。将以往的手工作业交给计算机，将信息处理交给网络，实现相关电子数据直接导入系统，并可通过数据库技术及网络技术等手段直接查询、统计，从而获得最新的最准的工作信息，大大提高工作效率。
二是通过与上级电子档案系统的数据转换，实现电子文件、档案一体化管理，将档案管理直接延伸到文件初始形成及流转过程，实现任意地块与历史数据的有效查询，为城市规划、管理工作提供最便利、最快捷的服务。
三是合理利用档案信息资源，实现对档案信息的多功能开发，实现业务信息与现有档案信息系统的衔接。完善各项功能，对声像档案、地下管线档案、地理地形档案等新类型档案的信息进行开发，进一步整合档案信息，优化信息源，发挥城建档案在数字城市建设中的重要作用。
四是实现业务工作的标准化、规范化。通过信息化系统使业务工作中的标准化、规范化得以贯彻，实现指导、接收、保管各环节的科学化管理，克服人为因素给工作带来的不确定性，保证入馆档案实体及其信息的质量。
五是通过建立电子档案接收数据格式，推广应用相关的城建档案管理软件，实现信息管理的提前介入，使档案、信息同时进馆。从源头抓起，达到准确信息，节约资源的目的，促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的服务，从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可靠、完整的文件和档案，从根本上改变由档案馆来进行数字化的被动局面。
