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企业档案文件管理范文1
【关键词】 工程文件；文档资料；档案管理
一、施工单位在建设工程档案管理中的主要职责
1、实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理岗位责任制。配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和管理。2、建设工程实行施工总承包的，由施工总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。3、可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织和编制工作。4、按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。5、负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整的施工文件移交建设单位及自行保存。
二、施工文件档案管理的主要内容
施工文件档案管理的内容主要包括：工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图四大部分。
（一）工程施工技术管理资料：工程施工技术管理资料是建设工程施工全过程中的真实记录，是施工各阶段客观产生的施工技术文件。主要内容包括：
1、图纸会审记录文件2、工程开工报告相关资料（开工报告表、开工报告）3、技术、安全交底记录文件4、施工组织设计（项目管理规划）文件5、施工日志记录文件6、设计变更文件7、工程洽商记录文件8、工程测量记录文件9、施工记录文件10、工程质量事故记录文件11、工程竣工文件
（二）工程质量控制资料：工程质量控制资料是建设工程施工全过程全面反映工程质量控制和保证的依据性证明资料。应包括原材料、构配件、器具及设备等的质量证明、合格证明、进场材料试验报告，施工试验记录，隐蔽工程检查记录等。
（三）工程施工质量验收资料：工程施工质量验收资料是建设工程施工全过程中按照国家现行工程质量检验标准，对施工项目进行单位工程、分部工程、分项工程及检验批的划分，再由检验批、分项工程、分部工程、单位工程逐级对工程质量做出综合评定的工程质量验收资料。但是，由于各行业、各部门的专业特点不同，各类工程的检验评定均有相应的技术标准，工程质量验收资料的建立均应按相关的技术标准办理。
（四）竣工图：竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等详细情况的技术文件，是工程竣工验收、投产或交付使用后进行维修、扩建、改建的依据，是生产（使用）单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料。竣工图的编制整理、审核盖章、交接验收按国家对竣工图的要求办理。承包人应根据施工合同约定，提交合格的竣工图。
三、施工文件的立卷
立卷是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。
（一）立卷的基本原则：施工文件档案的立卷应遵循工程文件 的自然形成规律，保持卷内工程前期文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，便于档案的保管和利用。
1、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件按单位工程立卷。2、施工文件资料应根据工程资料的分类和“专业工程分类编码参考表”进行立卷。3、卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而定，一般顺序为封面、目录、文件部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。4、卷内资料若有多种资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序应按资料的编号顺序排列。
（二）立卷的具体要求
1、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，竣工验收文件按单位工程、专业组卷。2、竣工图可按单位工程、专业等进行组卷，每一专业根据图纸多少组成一卷或多卷。3、立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不宜超过40mm，案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
（三）卷内文件的排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸在后。
（四）案卷的装订：案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏外露在外面。
四、施工文件的归档
归档指文件形成单位 完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交相关管理机构。
（一）施工文件的归档范围：对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
（二）归档文件的质量要求：1、归档的文件应为原件。2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确。与工程实际相符合。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。7、所有竣工图均应加盖竣工图章。
企业档案文件管理范文2
关键词：企业管理 文书档案管理 信息化
随着网络信息技术的快速发展，计算机已经被广泛应用于社会生活的诸多领域，其功能的强大已经被人们所认识到，可以说现代人的生活已经无法离开计算机。在这样一个时代背景下，传统的文书档案处理方式显然已经无法适应企业快速发展的需要，而出现了种种弊端。因此，企业文书档案管理人员，必须要认清这一形势，将计算机技术引入到企业文书档案管理工作中，积极推进企业文书档案管理的信息化进程，如此才能够为企业的快速发展打下坚实基础。
一、企业推进文书档案管理信息化的意义
（一）可以实现信息共享
对纸质文书档案进行电子化处理之后，文书档案的储存方式发生了根本性的改变，再加上网络技术的广泛应用，我们就可以对文书档案进行随时、随地的检查，而且查准率非常高，这些优势都是传统管理方式无法企及的。传统的文书档案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量资源，也使这些资料所包含的信息大量浪费。而且对于纸质文书档案的查找工作，也非常困难。实现文书档案管理信息化之后，档案管理就由原来的案卷级上升到文件级，管理途径也由原来的单途径上升为多途径，进而使文书档案的信息资源得到最大限度的开发。
（二）提高工作效率
企业实现文书档案管理信息化之后，计算机将被应用于文书档案管理工作的每一个环节，使文书档案管理工作者从繁重的档案管理工作中解脱出来。比如传统的文书档案管理工作，是将纸质的文书档案装订在一起，如果想要对某一份档案进行修改，必须要对整个档案进行拆卷重做，这势必会增加档案管理人员的工作量，使大量时间与精力浪费。但企业实现文书档案管理信息化之后，这种情况就不会出现。我们只需要利用计算机将需要修改的档案找到，使用键盘操作就能够完成对档案的修改，既省时，又省力。而且对于文书档案工作的收集、整理、储存、统计以及借阅等工作，我们都可以借助计算机来完成，使文书档案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息传输的速度
传统文书档案的长距离传递主要依靠的是邮政系统，传送的时间也无法确定，而且传递的过程中，一旦发生了丢失的情况怀，将会为企业带来无法弥补的损失。实现文书档案信息化管理之后，文书档案就可以以电子文件的方式进行传递，不但提高信息传送的速度，同时也保证了文书档案的安全。
（四）电子档案的储存更加稳定
电子档案与纸质档案相比，不但质量轻、寿命长，而且更容易保存。比如纸质档案在高温、酸、氧化剂、潮湿的情况下，可能产生水解或者是氧化反应，这势必会给企业带来不必要，也无可挽回的损失。但电子档案就不同了，随着计算机网络技术的快速发展，我们可以根据不同的实际需要，而选择不同的载体，比如移动硬盘、光盘以及U盘等等，及大的方便查阅与携带。
二、实现企业文书档案管理信息化的建议
（一）打造文书资料的“收集网络”
通常情况下，很多企业都有年底收集、整理文书档案的习惯，年底的时候，企业各部门都比较忙碌，这一时间进行文书档案的收集与整理工作，显然是不妥的。因此，企业需要将年度收集转变为平常收集。企业必须要建立独立的文书档案管理部门，部门工作者可以是从其他部门抽调出来的，也可以是企业招聘来的，同时在企业的每一个科室再安排一名兼职文书档案管理人员，从而组成一个文书资料“收集网络”。文书档案管理部门负责整个企业的文书档案收集工作，而各科室的文书档案管理人员则负责科室的文书档案收集工作，将每日收集到的文书资料以周、月、季度统一上交到文书档案管理部门进行保管。文书档案资料在收集的过程中，必须严格登记，这样才能够做到有据可查，相关责任人要检查好文件资料的完整性，并且要保证文书的字迹、纸张是符合相关规定的。文书档案管理部门收到科室上交的文书档案之后，要进行妥善管理，可以根据实际需要，预备出不同的档案盒，将上交的文书档案分类别的进行存放。
（二）将信息系统的内、外网进行隔离
为了保证电子文书档案的安全性，有必要在信息系统的内网与外网之间，构建出一条物理隔离带，以保证内网所储存的资料的安全。第一层隔离带依靠的是路由器，我们可以对路由器进行安全设置，从而过滤掉补屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有选择性的放行一些IP地址进入内部网络系统。第二层隔离带依靠的是防火墙。现阶段，大部分防火墙都具有认证机制，只要设置防火墙之后，我们就可以对进与出的网络数据进行实时监控；阻止一些禁止操作；对通过防火墙的一些信息、内容以及活动进行详细的记录；对用户的访问行为进行实时监控；对攻击网络的行为进行检测，并发出警报。
（三）加强文书档案管理人员的素质建设
网络技术的进步对于文书档案管理的信息化建设有着重要影响，但是人员仍旧是文书档案管理的信息化建设的关键所在。因此，想要推进企业文书档案管理的信息化建设，首先要完成管理人员的“信息化”建设。企业可以采用培训的方式，培训的内容要包括计算机网络技术、档案学以及相关软件操作等等，同时还要鼓励文书档案管理人员进行自学，帮助他们树立终身学习的意识，如此才能够使档案管理人员的意识与技能共同进步，以适应计算机网络技术的快速发展。除此以外，还需要加大对档案室的硬件设施的投入，这样文书档案管理人员所学到的知识才能够有用武之地，文书档案资料的价值才能够更深入的挖掘，从而为企业发展而服务。
综上所述，随着现代科学技术的快速发展，传统的文书档案管理方式已经无法适应现代企业快速发展的需求，迫切需要我们运用计算机网络技术，实现文书档案管理的信息化，从而满足人们的查询需求与借阅需求。我们可以从打造文书资料的“收集网络”； 将信息系统的内、外网进行隔离；加强文书档案管理人员的素质建设等三个方面入手，推进企业文书档案管理信息化，从而使文书档案发挥出其应有的价值。
参考文献：
企业档案文件管理范文3
档案载录了企业始建至发展历程中的点点滴滴，而科学、规范化的档案管理不仅能够为企业文件查阅与利用带来极大便利，使得企业档案管理水平切实提高，同时也为其未来发展提供了强大的资源支撑。由此，展开对其管理效能的研究与分析，具有一定现实意义。
一、现代企业档案管理的职能意义
档案管理工作内容包含了记录企业上下、生产前线或后勤等一系列资料信息，同时记录着相关财政收入和支出的财务档案；行政文书和企业印章的保存、管理，行政工作登记备案的行政档案；工作人员基本信息与人员流动情况的人事档案；记录相关产品研究资料的研发档案等。一言蔽之，档案资料载录着企业发展的各个印记，是企业展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是制定未来发展战略规划的指南针。同时，每一档案都各有其收录与管辖范围，且中心内容已各不相同，但却都与企业发展与运作密不可分，必须予以高度重视，采取规范化管理，借以严谨的发展观推动企业档案管理整体水平的提高。
二、企业档案管理工作中常见问题
结合笔者多年工作经验，现代企业档案管理工作过程中的常见问题主要集中在下述几方面：其一，是档案利用方面。由于社会经济发展迅速，社会改革不断推进，从而衍生出社会各界对档案的要求亦不断提高，因此企业在档案收集工作中遇到的问题越来越明显，尤其档案收集与利用之间脱节严重。例如，企业在进行运营或执行方案研讨时，通常较少、甚至从不在以前存留下的类同档案，或是已探讨的档案中寻找方案或依据，由此导致大量事宜进行重复研究，不仅在人力、物力与财力上造成了浪费，同时亦有碍于方案的及时执行，从而影响单位整体运作。其二，是队伍建设方面。随着档案管理信息化程度不断纵深发展，为档案管理提供了先进的科技手段，也对档案管理人员提出了新的要求。但大多企业在市场经济的调控和竞争之下，一直都将发展战略重点投放在经营上，对待档案管理工作的态度普遍徘徊在一种“可有可无”的形态中，导致愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训而致使业务能力无法适应档案管理工作的发展需求。
三、完善企业档案规范化管理的工作策略
（一）健全档案归档制度规范。档案规范化管理是企业档案管理工作开展的重中之重，对其管理制度的制定必须予以严格审视，参照实际情况与需求可能性，以及权衡各部门、各对象受众的利益。比如，制度应对档案管理工作的每一环节作出明确的分工指引，如具体的工作细则、详细的管理要求、人性化的奖惩措施、完善的应急预案等。此外，还应对档案的复印、备份以及保密等手续予以严格限定，以提高档案管理人员的警惕性，降低工作失误风险。
（二）提高管理队伍素质。因档案资料收集与管理是一项专业性较强的工作，新上岗的人员必须接受一定时期实习才能完全胜任，对此，企业要根据档案管理工作实际，配备相应的档案收集人员，并确保其工作相对稳定，以为企业档案管理工作的长足稳定储备人才资源。工作实践亦证明，保障企业档案收集人员工作的连续性与稳定性，不仅有利于企业对档案管理队伍的培养，更有助于档案管理人员工作效能的发挥。
（三）加快档案的信息化建设。企业应广泛借鉴其他企企业先进的管理经验，加大对档案信息化管理的资金投入，结合企业实际情况与经济实力合理适度的引入相关先进设备，对以往纸质档案全面以电子文档形式收编归档，并同步设置电子检索功能。但需要注意的是，推广信息化管理的同时，必须警惕信息技术的“利弊同在性”，即在享受信息技术为档案管理带来的便捷时，必须强化网络安保措施，防止电子档案遭受病毒漏洞、网络窃取等技术攻击。
企业档案文件管理范文4
档案管理是企业管理工作中的重要环节，对企业的发展至关重要，随着我国各个大小企业的迅速成长和发展，档案管理工作的重要性越来越突出。档案管理是企业整个管理工作中的关键组成部分，具有不可替代的重要作用，在企业的生产经营活动中，档案管理能够为企业提供一定的数据支持，便于企业从档案中获取相关的信息和资源。企业档案中的信息涵盖多个方面，涉及到的领域较为广泛，能够在一定程度上反映企业的发展经历，其中甚至蕴含了丰富的科学技术知识和信息，对于企业的长期发展而言具有至关重要的作用，是企业的一笔重要财富。档案管理能够确保企业良性发展，推动企业的工作效率和水平的提高，同时也是确保企业健康发展的有力手段，但是就目前的企业档案管理工作来看，仍然有一些问题需要解决，为了提高档案管理工作的质量和水平，需要进一步规范档案管理工作，建立良好的档案管理机制，促进企业的档案管理规范化和标准化。
二、企业档案管理实践中的问题
企业的档案管理工作是企业管理的重要内容，对企业的生产经营具有重要的指导作用，因此为了促进企业档案管理工作的良好发展，推动企业的进一步完善和成熟，必须认识到企业档案管理的重要性，把握档案管理中存在的问题，并针对这些问题采取积极有效的措施，解决问题，推动档案管理工作的顺利开展。以下将从档案管理中存在的问题着手，针对其不足进行一一阐述。
1.档案管理的意识不强
我国目前的企业档案管理工作中明显存在的问题是企业对档案管理的认识不够到位，对企业内部资料和档案的归纳和整理工作做的不够细致，所以资料和信息常常出现缺失和损坏，不利于企业档案的保存和管理，在一定程度上让档案管理的难度大大增加。从大多数企业的生产经营来看，我国的大部分企业更加注重企业的生产，往往容易忽略企业的管理，因此在档案的管理上，常发生管理不够标准化和规范化，档案资料不够完整，重要信息流失等情况。这样一来，档案管理的意义和作用没有真正发挥出来，不能够服务于企业。
2.档案管理人员缺乏
目前，企业大多存在档案管理工作人员缺乏的问题，多数档案管理工作者的综合素质不高，没有系统学习过档案管理的理论知识，因此在开展工作时不能够将工作落实到细节，部分档案管理工作者大多是兼职，不能够一心一意的服务于档案管理。再加上档案管理工作的薪资待遇较低，因此鲜少有人能够长期在这个岗位上工作，人动给档案管理增加了难度，不利于档案的整理和延续。
3.档案管理制度不够完善
部分企业建立了档案管理的相关制度，但随着企业的创新和发展，档案管理制度渐渐落后，大多数企业的档案在收集和整理方面存在问题，没有健全的管理制度为支撑，常常出现档案流失、档案的借阅不符合程序、档案被随意更改和涂鸦。与此同时，企业的档案大多没有真正用到实处，员工对企业档案的了解不够透彻，企业对档案的宣传不到位，导致档案大多被收藏，鲜少被利用。
4.信息化档案管理有待完善
信息化的发展为档案管理提供了一个契机，但目前的档案管理工作没有将信息化建设落到实处，没有重视信息化建设，不仅资金人力物力的投入力度较小，而且缺乏相应的制度体系作为保障和依据，也没有充分应用档案管理的硬件设备，更缺乏信息资源的开发和利用，这些因素都在不同程度上阻碍了档案管理的信息化脚步，抑制了档案管理工作的创新发展。
三、应对企业档案管理问题的对策
我国目前的企业档案管理工作仍然不够完善，存在一些问题和不足，而这些问题不仅会影响档案管理工作的顺利开展，同时也会给企业的生产经营带来不良的影响，因此，为了实现企业的进一步发展和革新，需要采取有力的措施改善档案管理中的问题，本文将从档案管理制度的完善、档案管理人员的素质的提高以及信息化档案管理的加强等方面，来分析解决档案管理工作问题的对策。
1.提高对档案管理工作的重视
要让档案管理工作在企业内部和谐发展，首先要认识到档案管理工作在企业的管理工作中是一项重要的基础性工作，对于整个企业的发展而言意义重大，作用突出。因此要提高对档案管理工作的重视程度，加强企业员工的档案意识和管理意识，让企业的每一位员工都认识到档案管理的重要性，明白档案管理工作是企业管理中的重点内容。此外，还要积极努力的创新和改善档案管理工作，争取企业各上层领导的重视和支持，在企业领导的监督和管理下，打造现代化的企业档案管理体系。
2.提高档案管理人员的专业能力
档案管理中不可或缺的一项重要内容是档案管理的工作人员，管理人员的专业能力和技术水平和档案管理工作的水平及质量息息相关，密不可分。因此档案管理工作要重视对管理人员的培养，通过培训、进修等方式，提升管理人员的专业能力和技术水平，提高管理人员的工作积极性，从而实现管理人员整体素质的提高，为档案管理工作提供可靠的人力支持。随着社会经济的发展，科学技术的进步，我国大部分企业有了突破性的进展，因此企业的档案管理工作也需要顺应时事，跟随企业发展的脚步，不断创新和完善，用更高的标准来要求档案管理人员的专业能力，培养高素质、高水平、高能力的档案管理人才，适应不断变化的企业档案管理工作。
3.完善档案管理的相关制度
完善的档案管理制度体系是确保管理工作能够顺利进行的依据和支撑，为了让档案管理工作更加规范化和标准化，需要完善企业的档案管理制度，将档案管理统一进行规范和管理，在进行资料归档时，要求资料和信息数据必须完好无缺，并且准确性要高，让档案管理工作时刻保持规范，从而根据相应的规章制度进行有序的管理。此外，档案管理工作还应该顺应时代要求，以科学合理有序为原则，建立相应的管理制度体系，根据档案的不同门类进行统一的管理，确保企业的档案管理工作能够做到有章可循。
4.推动信息化档案管理
档案管理工作要与企业的发展相适应，当前的信息化和数字化发展要求企业的档案管理工作也要加强信息化的建设。企业的档案管理的信息化建设需要利用信息技术和计算机的优势，将管理方式方法进行创新和改进，让档案管理工作趋向于信息化。企业要重视档案管理工作的信息化建设，为信息化的档案管理提供支持，将档案信息和资源进行合理的统筹规划，充分利用信息资源，进行交流和共享，并引进先进的技术设备和管理人才，让档案管理工作更加现代化。
企业档案文件管理范文5
关键词：企业；人事；档案；管理；规范；制度
人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是使用和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，人才激励机制的不断更新，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。怎样使人事档案工作与时俱进，更好的为经济社会服务，已成为摆在档案管理人员面前的一个重大课题。
一、企业人事档案管理中常见问题
（一）人事档案管理意识薄弱
随着经济时代的到来，企业往往以追求利润作为目标，而人事档案管理工作并不能带来直接的经济效益，其利润很难看到。
a）领导不重视。现在很多企业领导注重短期的经济效益，认为档案管理工作耗费大量人力、物力、财力反而不能快速实现经济效益，大多没有给档案管理工作设置足够的经费、配备先进的档案管理设备。
b）档案管理部门责任意识差。档案管理部门认为自己所从事的工作对企业及社会的贡献较小，对自己的责任性认识。由于领导的不重视，许多民营企业、中小企业没有设置专门的档案管理部门，或者有但也是其他部门的员工兼职的，使人事档案的权威性大大下降。
c）员工档案意识差。员工对档案的认识比较模糊，认为是可有可无的东西。在填写自己的档案时为了一些眼前的利益，弄虚作假。加之有些企业不重视档案，公然宣称不需要档案或承诺重新建档，更加剧了人们档案意识的淡化。
（二）人事档案材料收集整理不规范
收集材料是人事档案工作的基础，把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，人事档案材料有其严格的纸张规格要求和装订顺序，通过整理使每一份档案达到完整、真实、精练、实用的目的。但在实际工作中，有些单位在这方面做得非常欠缺，材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有的档案虽已立卷成册，但由于材料分类不准确，查阅者不能顺利地查到待查内容，给档案利用带来了诸多不便。随着人事制度改革的不断深化，相关人员的考察、考核、各种培训、聘任、晋升等归档材料的增多，给人事档案收集提出了新要求。因此，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理、细致鉴别，准确分类归档。
（三）人事档案管理体制较滞后
表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。此外，还存在诸多问题：管理观念仍比较落后；管理理论研究滞后；管理制度存在缺陷，缺乏人文关怀；缺乏必要的监管机制；人事档案管理基础设施差，保管条件落后，管理水平较低，仍以手工操作为主，制约发展；人事档案的案卷质量有待提高，不少机构的人事档案还没有达到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求；管理人员数量不足，队伍不稳，素质参差不齐等。
（四）档案的网络化管理明显滞后
当今社会已经进入信息化时期，一些发达国家和地区，都以电子档案取代纸质档案，并通过网络，实现人事档案资源社会共享。而国内多数企业仍采用落后的手工操作进行管理，即便使用微机，也仅限于单机管理，不能实现档案的无纸化传递和利用。
（五）硬件设施解决落实差
对人事档案管理必备的条件解决落实差，有些企业单位没有专用档案室；有的单位因档案多且档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀；有的管档单位连必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备。
二、企业人事档案管理工作的对策与思考
（一）加强档案管理意识
档案意识已成为制约企业人事档案管理工作的关键，强化相关领导的档案意识。加大资金投入、完善档案管理设施、定期检查指导档案管理工作，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，只有领导加强档案意识，员工才能重视档案管理工作。档案管理部门要认识到自己工作的重要性，树立责任感，及时、完整地收集档案材料，把握好人事档案的质量。普通员工也要有良好的档案意识，明白档案与自身利益息息相关，自觉遵守档案管理制度。
（二）规范人事档案的材料收集，完善内容档案内容
收集材料是人事档案工作的基础，随着人事制度改革、政治经济体制改革的不断深化，干部制度的考核、考察、技能、学历、专业技术职称的晋升、职务的任免审批等需要入档的材料不断增加，增大了人事档案收集工作的难度。这就要求必须收集要及时、鉴别要仔细、整理要认真，对于不符合归档要求的材料要及时处理，手续不完整的材料退回补办，保证材料完整，手续完备。树立起人事档案的权威性、准确性和真实性。
完善企业人事档案的内容，应摒弃传统的人事档案内容单一重复、政治性强、不具有个性化记录；应有所侧重地收集人事档案的内容材料，既要反映过去，更要说明现在；应遵循“适应社会需要”和“精炼有效”的原则，摈除冗余内容；应与时俱进，增加能真实反映人才的能力、特长的内容，体现个人信用记录的内容。
（三）完善人事档案管理制度
在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。
（四）提高人事档案管理人员素质，强化培训
做好新形势下的干部人事档案管理工作，必须有一支在思想政治、工作作风、业务能力等方面过得硬的干部人事档案工作队伍。首先，要具有较高的思想政治素质。档案工作者往往是默默无闻的“地下工作者”，长年工作在单调、乏味、枯燥的工作岗位上，收入待遇又低，没有较高的思想素质和政治涵养，耐不住寂寞、守不住清贫的人，很难在档案工作岗位上工作长久。档案工作者要淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心，要具有吃苦耐劳的精神。其次要具有广博的科学文化素质。档案工作者要善于学习，要熟悉政治、经济、文化、教育等现代社会科学领域各个方面的知识，要不断地更新知识内容、拓宽知识范围、改善知识结构，不断提高语言组织能力、文字表达能力、逻辑思维能力和综合概括能力。再次要具有精湛的专业技术素质。档案工作者要熟练掌握档案工作的方法，熟悉档案工作的各种规章制度，精通档案工作的各个方面，能够灵活运用计算机等现代化设备和手段管理档案。
（五）加强人事档案管理现代化和信息化建设
一是建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，使员工档案数据化、信息化，在档案的查询、借阅、归档、统计等日常工作方面实行无纸化操作。同时，档案的数据系统建成后，不仅能够全面反映员工的基本情况、工作履历等固定信息，而且可以纪录员工工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦员工基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入微机，保证员工信息的时效性、真实性和准确性。
二是人事档案网络化管理。要建立员工人事档案局域网，在安全保密的基础上，通过局域网之间的相互联结，实现人事档案的网络化管理，保证各级领导根据不同的工作需要，随时调阅所需档案资料，从而提高信息利用的效率。
（六）加强人事档案工作的基础建设
按照相关条例规定，档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防尘、防鼠、防高温等设施（要求：温度l4℃～24℃，相对温度45～65%），实行库房、阅档室、办公室三室分开。同时要不断改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。据我了解，只有少数企业才能基本达到要求，大部分企业还需加大基础设施建设的力度，改善档案管理的硬件设施，为提高人事档案管理工作的质量提供保障。
参考文献
[1]邓颖.浅谈干部人事档案管理的问题与对策[J].南方论刊.2011（6）.
企业档案文件管理范文6
关键词：事业单位；人事档案；电子化
事业单位人事档案管理工作关系着单位员工的个人发展，人事档案中记录了员工的个人工作情况，绩效情况等等，是单位对员工进行调动的依据。档案管理工作发展已久，如今，传统的档案管理工作方式已经不能够满足社会发展的需求，越来越多的单位开始尝试并践行电子化档案管理，这也是未来档案管理工作发展的一个趋势。
一、当前事业单位人事档案管理的电子化建设趋势
电子化建设是当前我国社会发展中档案管理工作的发展趋势，相比于传统的纸质版档案的管理，电子化档案管理能够提高档案管理的工作效率，一切的档案管理流程采用信息化的档案管理方式，通过计算机就可以完成，这大大提升了档案管理的工作效率，缩短了档案管理的时间，同时也简化了一些档案管理的流程，对于档案管理工作而言，是非常好的一种管理方式。
此外，电子化档案建设也是颠覆了传统档案管理工作模式的一种档案管理工作方式。传统的纸质档案不仅内容复杂，档案保管还需要占用一定的空间，需要管理人员花费很大的精力和很多时间去整理档案，人财物的耗费量都是比较大的。如今，电子化档案建设的趋势越来越突出，人们更加倾向于电子档案的运用，同时，也简化了工作流程，降低了工作压力。相比于纸质档案的管理，电子化档案管理也能够提高档案的准确性，减少一些人为的错误，对于档案的保管更加细致，提高了档案保管的整体水平，是顺应当今社会的发展需求的，同时，也是未来档案管理工作的发展趋势。
二、事业单位人事档案管理存在的问题
事业单位在人事档案管理方面的压力较大，人事档案管理工作复杂，事业单位的人员数量多，档案存量大，同时，档案管理工作人员的工作能力有限，因此，在人事档案的管理工作开展中还面临着一些问题，具体分析，事业单位人事档案管理工作发展中存在的问题主要表现在以下几个方面。
（1）电子化程度不高
人事档案的电子化管理如今已经成为档案管理工作的一个发展趋势，电子化档案管理不仅有助于档案的保存，同时也能够提高档案内容的准确性，减少一些人为因素导致的出现错误的情况，从这一点上来讲，电子档案管理方式的优势是非常明显的；此外，电子档案管理还能够提升档案管理工作的效率。但是，就目前事业单位人事档案管理工作的发展情况来看，很多事业单位中人事档案管理的电子化程度比较低，这突出表现在事业单位人事档案管理中的软件和硬件设施不够完善。
电子化的档案管理工作不仅需要依托事业单位对档案管理工作的足够重视，从客观因素上来讲，还需要档案管理相关部门对档案管理的工作有足够的软硬件设施的支持，这是电子化档案管理工作实现的最重要的依托。当前，很多事业单位中对于人事档案的电子化管理的关注度不够，重视程度比较低，因此，在这样的情况下，很多事业单位忽视了对单位内部的人事档案电子化建设的硬件和软件设施建设的支持。此外，事业单位对档案电子化建设支持力度不够还表现在，事业单位没有足够的拨款来支持电子化档案的建设工作，这一点也导致了电子档案建设和管理工作中缺乏足够的资金支持，从而制约了档案电子化建设中的软硬件设施的建设工作，制约了事业单位档案管理电子化的建设和发展。
（2）缺乏档案电子化管理人才
人才是档案管理工作发展中的重要支持，人才对电子档案管理工作的支持也是事业单位档案管理电子化的软件支持，当前，在一些事业单位中，单位内部对于档案电子化管理工作的支持力度不足，突出表现在缺乏专业的档案管理人才，特别是缺乏具备电子档案管理工作的专业人才。
当前在一些事业单位中，从事档案管理工作的人员普遍年龄偏大，很多事业单位中档案管理工作没有专业的部门来开展，而是交给人力资源部门负责打理档案相关事宜，这一点就导致了事业单位中没有专业的人才来负责档案管理工作，人力资源部门还需要管理绩效考核以及人员招聘等工作，在这样的情况下，对于档案管理工作也是有心无力。同时，人力资源管理工作人员对于档案管理工作的认识有限，在一定程度上也缺乏专业的档案管理知识，更不用说电子化档案管理方面的能力，同样也存在很多的不足，因此，在这样的情况下，档案管理工作缺乏专业的管理人才，已经成为影响事业单位人事档案管理工作开展的重要因素。
（3）档案资源开发与利用不成熟
档案资源的管理工作方面，随着电子化档案管理工作时代的来临，在档案管理工作中，使用者需要对档案有一定的权限了解到员工的档案中记载的信息，因此，这种需求的导向下，社会对于档案管理的流动性需求也就加强了。
对于档案资源的开发和利用也需要在电子化档案管理的基础上，破解流动性需求无法满足的难题，对于档案资源进行开发和利用。但是，就目前情况来看，电子化档案管理工作实现的过程中，还面临着档案管理流动性需求的满足有限，档案资源的共享性标准还存在一定的距离，此外，档案资源的利用效率不足，利用效益也有限，整体的档案资源开发利用都不够成熟。
三、事业单位人事档案管理电子化建设
事业单位在未来的发展中，要充分了解和认识到档案的电子化管理对于未来人事档案管理工作的重要意义，当前在我国的事业单位发展中，档案的电子化管理标准的需求还得不到很好的满足，未来可以从以下几个方面入手，实现档案的电子化管理。
（1）加快档案管理系统的电子化建设
在电子化档案管理工作的开展中，首先要做好的就是档案管理系统的建设，未来，在事业单位的人事档案管理工作方面，要充分重视起电子档案系统建设的需求，单位内部要针对性的对电子档案管理系统进行建设，建立更加先进的档案管理系统，同时，有针对性的适应本单位对档案管理工作的需求，提升系统对档案管理工作的适应性。
电子化档案管理建设工作的开展中，系统的建设要注重实用性，保证人事档案管理工作人员能够更快的适应系统。此外，系统的建设还需要更加保密，做好对人事档案的保密工作。
（2）加快档案管理的软硬件建设
未来在档案管理工作中，要更加重视软硬件设施的建设，事业单位内要提升对电子化档案建设工作的重视，增加对电子化档案管理硬件设施的配备能力，从资金方面加大对硬件设施建设的投入力度。此外，还需要设定专门的机构和人员负责人事档案的管理，切实实现对档案管理的层次化和细化，将档案管理工作规范起来。合理运用硬件设施，提升档案管理工作的软实力。
（3）加快建设档案管理电子化人才
档案管理人才的吸纳和培养也是未来事业单位档案电子化管理工作中需要关注的重点问题。针对当前人才投入力度和人才人员短缺的情况，未来，单位内部要加强对现有的档案管理人员的培训工作，提升他们的档案管理工作能力，强化技能培训，让他们更好地掌握电子化档案管理的工作技能。此外，还可以吸引一些专业的电子化档案管理工作人才，丰富档案管理工作人才队伍，提升档案管理工作的整体水平。
