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档案管理基础范文1
中图分类号：G271文献标识码： A
前言
近些年来,随着国民经济和人们生活水平的飞速发展,人际之间的交流和交往也变得越来越密切。与此同时,档案的重要性也逐渐现象了出来,成为企业工作的种种之中。档案管理工作的优劣直接关系着企业工作的进度,同时也关系到每一个群体的基本信息和参考数据。就目前企业发展而言,档案工作直接决定着一个员工的工作业绩、奖金和职位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前档案管理工作数据信息量庞大、工作系数难度高和管理人员现代化管理理念的完善。基于此,在目前档案管理管理工作越来越受到人们的重视,其基础管理也得到了人们的关注。
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。
（1）、提高档案管理的规范化和标准化
现代档案管理的规范化和标准化是衡量档案管理水平的重要指标，档案管理基础工作需要将档案进行分卷整理，归档，将档案进行分类管理。一些部门由于对档案管理工作重视不足，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。
（2）、确保档案检索的准确性
档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。
（3）、提高档案的利用率
档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。
二、档案管理基础工作现状分析
（1）、缺少高素质的档案管理人员
当前大多数单位的档案信息管理人员年龄偏大，这种不合理的人员结构一定程度上影响了档案信息管理水平。一方面年龄比较大的档案管理人员对于新的档案管理知识以及档案管理系统并不熟悉，并且这些工作人员的学习这些新的知识存在一定的困难，影响档案管理水平。另一方面缺少掌握先进管理知识和管理理念的档案管理人员，在信息时代，档案管理也逐渐采用信息化管理，档案的存档和档案的检索都可以借助信息系统，由于缺少掌握信息系统的工作人员，一定程度上影响了档案管理信息化水平的提高。
（2）、档案管理工作不规范
档案的档号是进行档案基础工作的重要途径，而在我国目前的档案管理工作中，由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因，往往导致档案管理不规范，例如：缺少目录号、出现一卷多册等情况、档号的命名不规范，导致出现重名等现象，从而影响了档案的唯一性，以及相关档案的及时查找；档案标题不能准确全面地反映档案基本内容，不利于档案的定位和价值鉴定；还有一些档案没有卷内目录和索引，仅靠标题查找，给档案管理和检索带来极大难度；档案管理不够仔细，很多案卷出现缺页、少页、断面等情况，尤其是一些存放时间较长的文档，此类问题更加严重。
（3）、档案管理现代化程度不高
目前，我国企业档案还没有完全具备实现计算机管理的充分条件，传统的以人工整理和归档的现象普遍存在，档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理，尤其是信息检索方面的应用还不够普及，尤其是一些小型的档案存放馆，普及度更低，这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率，也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。
（4）、档案案宗不科学
在档案管理工作中,案宗是最为关键的一部分,但是由于在目前档案管理体系中,我们对于档案案宗的认识不够,造成了档案管理工作中还存在着诸多的问题与缺陷,在应用的过程中对于整个馆藏内容和庞大的案卷数量而言存在着十分复杂的问题和隐患,这些问题的存在是一个极为欠缺的工作模式,也是目前工作中对于整个档案管理质量较为欠缺的一环。
三、档案管理基础工作完善措施
（1）、提高档案管理工作人员素质
工作人员素质的提高是息息相关的，档案管理基础工作水平的提高与由于当前档案管理基础工作人员的年龄结构不合理，一定程度上影响了档案管理的水平。今后需要进一步提高档案管理基础工作人员的素质。一方面需要改善档案管理工作人员队伍的年龄结构，增加一些年轻的档案管理工作人员，增加档案管理人员队伍的活力。单位可以引进一些掌握新的档案管理知识的工作人员，这样有助于引进一些现代化的管理方法，提高档案管理基础工作水平。另一方面加强现有工作人员的培训，向他们传授一些新的档案管理知识，不断提高人员素质。同时鼓励工作人员加强自身学习，通过学习档案管理知识和信息技术，实现档案的信息化管理，提高工作效率和工作准确率。
（2）、加强档案管理工作
首先，从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。其次，健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。
（3）、加快档案基础工作的现代化步伐
计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大地提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，进一步提升档案管理工作水平。加快档案基础工作的现代化步伐，首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，降低人工出错的概率，提升劳动效率和准确度，其次，应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
（4）、重新组合案卷，实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
四、结语
现代档案管理方法是满足现有社会需要的一个重要进步,为保证现代档案管理工作的效率,提高档案管理的利用效率,档案管理工作人员需要从基础做起,全面有效的提高档案管理工作的基础质量,以现代化科学技术为标准进行深入系统的分析,从而实现档案管理的综合性控制要求，以期更好地为现代档案管理服务，推动社会的进步和发展。
参考文献
[1]周宇飞.在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性研究[J].办公室业务,2013,11:83.
[2]马雪松.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新技术新产品,2011,12:244.
档案管理基础范文2
关键词：基础工作;档案;管理;现代化
档案管理是一项系统的工作，不仅需要应用先进的管理技术，还需要利用专业的设备，只有对管理方法进行不断的创新，才能提高档案管理的效率，才能提高档案管理的质量，保证档案的合理利用。为了促进档案管理的现代化发展，相关工作部门需要做好基础工作，解决档案管理基础工作中存在的问题，应该建立完善的档案保管系统，提高档案管理人员的服务质量，保证档案分类的合理性，增加档案利用的途径，以提高档案管理水平，推进档案管理工作的现代化。
1 档案管理基础工作存在的问题
随着社会的不断发展，档案馆中的资料越来越多，为了做好档案的存储工作，档案馆管理部门需要做好档案馆的扩建工作，要增加档案馆的容量。我国很多档案馆存储的资料都比较杂，馆藏的数量比较大，案卷的数量比较多，而且时间跨度比较大。但是，一些档案馆采用的管理制度比较落后，有的档案馆仍然沿用的是封闭式的管理制度，很多档案管理人员档案管理任务就是单纯的对档案资料进行保管。很多档案管理员的专业性比较差，没有经过专业的培训，也没有掌握档案管理的技术与技巧，在日常工作中，缺乏创新意识，而且服务热情不高，在工作中以不丢失案卷为工作准则，这使得我国档案基础工作水平比较低。
在很多档案馆中，都存在档案管理不规范的问题，有的档案没有目录号，存在一卷多册的现象，在档号设置时存在不规范操作的情况。有的案卷标题不规范，在制定标题时没有考虑案卷的内容，标题无法准确反映案卷的内容，这些标题一般都存在缺少基本要素或者要素设计不准确的问题。有的档案馆中的案卷缺少目录，案卷的标题无法涵盖档案的全部内容，在检索的过程中，不利于提高档案的利用率，而且会浪费用户较多的时间。有的档案还存在案卷页码不统一的问题，这样很难确定案卷是否存在掉页问题。有的档案馆组卷整理比较混乱，在排列的过程中，没有按照统一的标准进行整理。还有的案卷薄厚不一，美观性不强，而且不利于提高空间的利用率。一般档案馆的建馆时间越长，其馆藏的数量越多，而且存在的问题也越严重，为了改善我国档案馆基础工作较差的现状，管理部门应该引进先进的技术与设备，提高工作的效率与质量。
2 加强档案管理基础水平
2.1 做好普查以及档案整理工作
在对档案馆的案卷进行收集与整理时，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原则，对档案馆中没有任何利用价值的案卷进行剔除，要定期对档案进行整理与检查，做好档案的更新工作，避免出现案卷重复或者档案丢失的问题。在对案卷进行普查的过程中，需要做好更新工作，要提高档案的利用率，还要保证档案的价值。
2.2 保证案卷整理的规范性
档案管理工作需要利用先进的设备，在利用计算机技术后，档案整理的效率大大提高了，档案馆的工作人员要定期对案卷进行整理，要做好案卷的重组工作，保证案卷整理与存储的规范性。对缺少明确信息和编码不正确的案卷进行细致的检查，做到案卷的形式规范化。
2.3 统一分类号
在整个档案管理工作中，对档案进行统一分类是非常重要的。工作人员应该在遵守相关的法律法规的前提下，根据实际情况的不同，运用不同的分类方法。这就要求档案管理的相关工作人员对这项工作有充足的认识，加强校正工作的力度，确保档案管理工作能够按照统一的标准。达到相对规范的效果。这也是为以后的计算机录入工作打好基础。
2.4 规范题名
和档案管理工作中的分类号一样，对档案的题名工作也要重视。在具体的工作过程中，一定要规范题名，将模棱两可的档案归到一起进行后期的查证;将题名不规范不全面的档案进行检查和补充。尽量提高案卷题名的规范化要求，保证检索的查准率。
3 推进档案管理现代化
3.1 分清主次
进行档案管理工作的最终目的就是更好地为社会服务，满足人们对档案的查阅和研究的要求。对于庞杂的档案案卷来说，有些是利用率高，保管价值大的案卷，有些则是相对来说不是很重要的案卷。所以在档案管理的过程中就要分清主次、轻重缓急，在应用计算机管理的时候，对重要的档案优先处理，这样才能提高档案管理工作的效率。
3.2 著录分级次
在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件，则进行文件级著录。这样既节约了时间、人力、与财力又提高了效率。
3.3 利用好档案原基础
对于那些案卷基础较好，又具备全引目录的案卷，在著录时，可以直接在全引目录上面分类标引;而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
3.4 使用“关键词”
“主题词”虽然有规范统一的功效，却同时存在着查找繁琐、效率低的弊端;怎样取其利避其弊？我们认为，可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中，靠思维归纳出提示主题内容的词汇、关键词进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题缩短查找时间，提高效率。
档案管理事业在发展的过程中，需要提高档案资源的利用率，在收集与整理档案资料时，要做好剔除工作，对利用价值不高的档案，不需要将其存入档案馆中。为了提高工作的效率，档案馆部门还需要引进先进的设备以及管理理念，一定要保证档案基础工作的质量，这样才能提高档案馆的现代化发展水平。档案管理人员要重视基础工作，要保证操作的规范性，对传统的管理方法进行创新，以及避免出现档案丢失或者档案标题不明的问题，档案管理人员要加强日常的学习，提高专业技术，这样才能推进档案管理工作现代化建设。
参考文献
[1]王赴京.探析如何做好基建档案管理[J].河北企业，2014（4）.
档案管理基础范文3
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。
那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
4统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可 以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率
档案管理基础范文4
（一）有利于保证检索的查全率和查准率
通常对档案信息进行检索时，都是在计算机技术支持的基础上进行的。而为了保证检索的查全率与查准率就需要做好档案管理基础工作。也就是说，档案基础工作的高质量开展，是可以保证检索的查全率和查准率的。在计算机进行检索的过程中，为保证检索的完整性、避免在检索过程中出现错误，就需要对档案进行分类，并提升校审力度。另外，在按照规定进行分类时，还能够在明晰的分类号下，通过有效的关键词，实现档案检索速度，能有利于档案检索的查全率与查准率的提升。
（二）有利于促进档案管理的现代化进程
档案管理的现代化主要表现在档案管理工作融入了先进了的信息技术、计算机技术，在档案信息处理上提升了信息利用的价值、增强了信息检索的准确性。另外，在做好档案管理基础工作时，就需要在整理档案的过程中分清轻重缓急，加工整理档案信息。当档案内容中利用价值较高的、价值较大的时，还需要在充分利用原档案信息的基础上，提升档案管理的效率，实现档案管理现代化发展，并在信息技术的支持下，在科学的现代化档案管理模式下，促进档案管理工作实现现代化。
二、当前档案管理基础工作存在问题
档案管理基础工作是现代化管理的基础工作，也是档案管理的重要内容之一。所以，档案管理基础工作的有序进行直接关系着档案管理工作的正常开展。然而，虽然档案管理基础工作对档案管理工作十分重要，但在其具体的工作之中，当前的档案管理基础工作依旧存在着不少问题。
（一）档案案卷厚薄不一
档案案卷的厚薄不一是十分常见的问题，且该问题表现的也十分明显。其主要表现在在档案管理的工作之中，在对档案进行整理时，由于不同时期的档案管理收藏量的不一，就会使得档案信息的厚薄度不一样。然而，这种信息的程度不同，就会使得档案案卷整理不规范，案卷厚薄不一的情况发生。
（二）诸多案卷未标页码
档案案卷不标页码主要表现在诸多的案卷没有标上页码，而一旦方案案卷上不标上页码，就会使得档案案卷出现漏损、掉页之后，难以发现案卷上的相关内容，破坏案卷的连贯性，并使得档案案卷的价值降低，档案信息的利用价值也会受到影响。
（三）档案组卷存有混乱现象
一般来讲，档案的编制、组卷都是在特定时间、特定部门所管辖的权限以及部门的职能，按照相关的文种进行组卷编制的。然而，档案的组件一旦出现了档案组卷混乱的现象之后，就会使得档案案卷查阅较为困难，也影响着档案编制的质量。
（四）案卷不规范问题常见
常见的档案案卷不规范问题主要表现在案卷标题的不规范与案卷目录的缺少。案卷标题的不规范主要表现在在进行案卷标题拟定时，没有按照规定进行或者标题的拟定缺少一些必要的因素。另外，除了这两个常见问题以外，还会出现档案案卷目录的缺少，而这种情况也必定会降低档案的检索效率，降低档案的准确性，进而档案的信息利用率也就降低了。
（五）档案编号编制不规范
一般来讲，档案编号编制的不规范问题也容易在档案管理基础工作中容易出错。而这种问题则主要表现在一些历史宗卷或者保存时间较长的档案卷册中。所以在这些档案卷册中就容易出现没有目录，档案编号既不科学，也不规范的现象。
三、加强档案管理基础工作重要性的措施研究
档案管理基础工作的重要性是不言而喻的，其直接决定着档案管理工作的工作水平与工作质量，也直接关系着档案管理的规范化、标准化。所以，为了能实现档案管理工作高质量、现代化开展的目的，就需要在具体的档案管理工作中，切实落实好档案管理基础工作。
（一）加强观念教育，注重档案管理基础工作
为了实现档案管理基础工作有序开展，首先就需要在观念上能意识到档案管理基础工作的重要性，以能够在具体的档案管理工作中注重档案管理基础工作的落实。加强观念教育，就需要对档案管理工作有关的工作人员进行档案管理基础工作的认识，明白档案管理基础工作的关键性与基础性意义。另外，在工作人员明确档案管理基础工作的重要性之后，还需要将这种意识落实到具体的工作中，使档案编制、档案信息的组合、分类科学化、合理化，从而在实现档案管理工作效率提升的基础上，保证档案管理基础工作高质量开展。
（二）提升管理标准，促进基础工作规范开展
提升管理标准，促进档案基础工作规范开展是为了保证档案管理基础工作规范、高效进行的重要手段。而随着时展，档案管理工作也越来越需要朝着现代化、标准化发展。所以，提升档案管理基础工作标准，为保证档案管理基础工作规范开展，首先就需要融入现代化的管理手段，建立一套行之有效的档案管理规范标准，从而实现档案管理基础工作的规范。另外，在良好的规范标准之下，还需要保证档案信息检索的查全率与查准率，从而实现档案管理信息检索准确、便捷的目的。
（三）强化数据信息管理，推进档案管理基础工作现代化
档案管理基础范文5
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。
那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。 从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
4统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“j”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率
档案管理基础范文6
关键词：干部人事档案；落实责任；优化环境；规范管理
近几年来，宜昌市住建委认真贯彻市委组织部关于全面推进干部人事档案管理的要求，强化规范管理，夯实基础工作，干部人事档案工作取得明显成效。我委属事业单位共10个，其中副县级事业单位2个，公益一类事业单位4个、公益二类事业单位4个，有2个单位即将改企。现有在职人员档案164册，退休人员档案51册。档案实行集中存放，统一管理，责任到人。2011年顺利完成住建系统干部人事档案改版升级工作；2015年完成住建委机关公务员和委属事业单位科级干部人事档案专项审核工作。目前住建系统11家单位均获得档案达标省一级、档案达标3A、档案达标2A级单位认证。
1 加强组织领导。落实档案管理责任
我委高度重视干部人事档案管理工作，坚持把档案管理工作作为干部工作的一项重要内容，加强档案工作的组织领导，定期研究、强化监督、检查与指导。将理顺管理体制作为档案目标管理的首要任务，科学划定管理范围，住建委作为主管部门，承担了全系统的干部档案集中保管任务，负责对委属单位管档人员进行指导，采取集中培训、以会代训、现场指导、以查代训等多种形式，对管档人员进行系统的业务知识培训，为干部人事档案管理工作提供了人力保障。
2 注重基础建设，优化档案管理环境
我们一方面重视硬件设施建设，投入资金用于干部人事档案基础设施建设，按照规范做到 “三室”（档案室、阅档室、办公室）分开，“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、放高温）设施齐全，库房防盗设施（铁门、铁柜）到位，提升了档案管理环境。
另一方面，加制度建设，要求管档单位，严格按照《干部档案工作条例》，规范干部档案日常管理，重点修订完善了干部人事档案收集、鉴别、整理、归档、查借阅、安全保密、转递移交、岗位责任等8项管理制度，健全了《干部档案查借阅登记薄》、《干部档案转入、转出登记薄》、《干部档案材料转入、转出登记薄》等日常工作制度。做到制度上墙，责任落实，规范档案的查、借、用、转等管理程序，使干部人事档案管理工作逐步精细化。坚决做到“五不查”、“四不借”、“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围的不查，费正式党员干部不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借；个人带挡不转，没有调动的通知不转，接收单位不明不转。特别是针对干部流动与档案转递不同步现象，严格按照管理权限，对不在本单位的人员的档案及时妥善处理，有效避免“人档分离”的情况发生。
3 提升内在质量，强化档案管理基础
始终把干部人事档案内容建设作为工作重点，确保干部人事档案能够准确全面反映干部的基本信息和主要表现，做到“四个更加”：即材料更加齐全，手续更加完备，信息更加准确、归档装订更加规范，提升了干部人事档案的内在质量和利用价值。一是建立了覆盖干部人事档案材料收集网络，在普遍性、阶段性工作中形成的特殊材料进行定期收集，并对所缺失的材料逐个填写《缺失材料登记表》，明确按干部属地管理原则进行收集。对已无法收集而必须存档的原始材料及时调查核实，按照相关规定进行补办。二是严格按照有关干部人事政策，对干部人事档案中履历材料、任免材料、工资材料、考察材料等手续不完备的信息项进行充实完善。三是严肃档案管理工作纪律，对从事档案管理的工作人员严格要求、严格管理，实行谁签字、谁负责，确保档案材料的完整性和真实性。四是严格按照政策要求和实事依据，对信息不一致的干部的“三龄两历”进行审核认定。将认定后的“三龄两历”直接反馈给干部本人，如有不同意见继续调查核实后重新认定，确保了认定结果的准确性。五是按照干部人事档案分类要求，在抓好干部人事档案材料完整和信息准确的基础上，认真对归档材料进行鉴别归类，确保分类科学、装订规范。
4 加快信息建设，运用档案管理成果
