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档案储存管理范文1
关键词：档案管理；电子文件；存储技术
电子文件使用的文件载体是磁盘或者是磁带，人们在查找文件的过程中，需要利用计算机，因为磁盘或者是磁带仅仅是一种储存的载体，因此需要利用计算机进行文件的传输。在生活中，电子文件的类型有很多种，电子文件的产生主要有两种，一种是与科技有关的电子文件，这种文件是技术性的，例如光栅图等，另外一种就是在日常办公的过程中产生的电子文件，这种文件是在处理日常事务中产生的。这些电子文件都属于档案中的一种，因此在储存技术上需要不断的完善。
1 管理文件中存在的问题
1.1 未能够有效的进行归档处理
我国企业在二十世纪九十年代的时候，使用的就是软盘进行企业信息的存储，之后又出现了光盘和计算机硬盘，这样电子文件的存储载体就取得了迅速的进步，文件的内容主要是日常的工作活动，除此之外，还有着源程序代码和技术性文件，有些文件也没有进行充分的整理、归档和鉴定工作人员仅仅是将科技材料或者是相关的企业文件放入硬盘和软盘内，这样文件在日积月累的过程中，就会出现泛滥成灾的现象，这样文件就比较混乱，检索和管理在程序上也就会出现一系列混乱的现象。从存档上来看，电子文件也没有经过专业的质量审查，从技术上来看，没有任何的时效性和正确性，文件也就出现了极大的缺陷，在利用的过程中，文件管理极容易出现归档性的问题，如果以上问退没有得到有效的解决，就会出现一系列的问题，需要引起我们的注意。
1.2 版本管理存在着不足之处
现在有很多的科研产品在研究和开发的过程中，会产生大量的文件，这些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要对本单位和上级的机关产生的文件进行管理之外，还有很多的项目文件进行管理。但是现在有很多的科研开发档案都是使用了源程序代码形成了一系列的电子档案，这些电子文档都在各个部门的开发人员那里存档，档案管理人员就无法按照常规的程序进行收集，导致了档案部门在收集的过程中面临着程序性的问题。在程序运行的过程中，如果文件存储的程序出现了一系列的问题，这时就需要进行正常到维护，在客户自接的系统和开发人员的系统上进行及时的更正，但是如果在本企业电子文件的保存上并没有及时的存档，因此极容易出现重复更正的问题，这样就会出现人力和财力上的极大浪费，对系统的运行也是极为不利的，尤其是在企业系统版本管理上会产生严重的困难，一定要引起我们的注意。
2 存储技术
首先；在进行文件贮存的^程中，一定要使用比较特殊的存档文件的存储柜，最大限度的保证电子文件的安全性。当电子文件在存储的时候，一把是在磁介质和光介质中进行电子文件的存贮，在存储的过程中，一定要建立一个与企业的电子文件的储存环境相符合的环境状态。而存放电子文件的柜子在温湿度上也要进行控制，这样就可以保证存储接触能够在正常的环境中保存。电子文件的载体在摆放的时候，一定要保证直立的状态，在存储环境上必须要避光，不能够有大量的灰尘，也要与磁场远离，这样就能够将整个运行的状态处理好，使存储介质能够正确的保存电子文件。
其次，要按照国家关于档案管理的规定进行电子当纳的存储，根据相关的原则在存储的过程中，将软盘中的文件转移到光盘内，这样便于对文件的版本进行有效的管理。在存储方式上的转移主要是针对长期储存来说的，因为软盘和磁盘在使用的过程中，有着一定的年限限制，经常出现操作失误的现象，如果不经常更换就会导致文件出现损坏，无法复原。而且在使用的时候，常常会出现误操作，这对于电子文件的使用非常不利。如果存储制度完善，而且经济条件允许，在管理版本文件的时候，可以使用版本管理器。这样的管理方法要比将文件放在光盘或者是磁盘中更有效。管理器的研发还能保证存储技术的革新。
再次，在电子文件数量持续增加的时候，存储文件就会使用磁盘列阵的方式。通过这种方式能将存储的成本降低，同时增加了文件的搜索效果。磁盘列阵是将不同类型、不同容量的磁盘连接在一起，这样在读取数据的时候，更加快速而且精确。使用磁盘列阵的方式存储是因为该存储方式有较多优点：首先，将有限的存储容量提高，是可以使用的网络数据也增加。而且数据在存放的时候，有选择性。从而使数据在吞吐的时候成串。其次使用这种存储方式可以保证文件能够快速存储，即使是多台的机器也能一同运转，实现文件高效率传输。
在检验文件的时候有了必要的较验技术，从而保证存储的文件都是合理可靠的。将文件放入硬盘中存储，如果硬盘出现了故障，那么会影响文件，带来的后果也严重。如果能够把不同的硬盘连接在一起，可以使存储量增加，这样可以有效的避免文件的丢失。因为一些文件在存储的时候，会因为磁盘损坏等原因而丢失，使用这种存储方式可以保证文件的安全。但是在使用的过程中，要根据本单位的实际情况出台相应的管理措施。这些措施都成为电子文件存储的依据。
最后，加强办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护工作。做好办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题，严格把好电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。第二，保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和磁介质不会因温度太高或大幅波动及火灾受到致命的伤害。第三，要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等。
结束语
由上述可知，将电子文件存储是一个单位必要的工作，而且在存储的时候，还要保证有效性，是电子文件能成为单位发展的重要资源，拓展单位的发展空间。尽管在存储文件的时候，会遇到问题，但是在改革存储方式之后，也取得较高效果，对于单位的发展有积极的作用。
参考文献
[1]郭沙沙.试论电子档案信息安全保障体系框架[J].黑龙江科技信息，2015（20）.
档案储存管理范文2
1 目前我国街道办事处档案管理存在的主要问题
1.1 基础设施设备的建设难以满足街道办事处的需求
科技的发展日新月异，也给我们的日常生活与工作带来了巨大的改变，尤其针对档案管理这一项关键工作，街道办事处档案管理者必须从理念层面进行思维的转变，重视档案管理模式的更新。可是由于目前很多街道办事处管理人员的教育程度不高，年龄较大，难以跟上时代的潮流，思维被传统模式束缚，很难在真正意义上领悟到先进技术对于档案管理工作的深刻影响，因此直接导致街道办事处档案管理工作内部的资金投入不足，甚至很多管理者选择将这有限的资金投入到其他工作领域中，完全忽略了实时革新给街道办事处档案管理工作带来的优势。如今很多街道办事处的档案管理室以及内部的设施设备尚未达到相关要求，使用的极其年代久远，客观上不能满足街道办事处整体机构对于信息的需求。另外，很多街道办事处没有实现信息数字化，仍然将许多重要的纸质文件资料安放在杂货间中，这样杂乱且没有规律的储存模式很容易造成重要资料的安全问题。同时，由于缺乏妥善的档案管理制度，街道办事处没有完善的档案储存箱或者是?n案装具，这样不科学的安排给街道办事处的档案管理工作带来了很多潜在隐患。
1.2 街道办事处档案管理工作人员专业素养不足且流动性高
由于街道办事处所要接触管理的事物相当杂乱且繁琐，大多数工作项目也具有强烈的时效性，因此很多时候办事处会出现工作量太大，员工数量不够的现象。为了临时解决这些问题，街道办事处管理者往往选择招聘一些兼职人员来填补空缺。再加上街道办事处工作人员的流动性高，直接导致街道办事处工作人员的专业素质难以提升，高频率的人员变动直接影响其他人员的工作效率，同时也会扰乱档案管理专业团队的建设工作，从而导致街道办事处档案管理工作人员的培训课程达不到理想的效果。如果这些问题得不到足够的重视与解决，那么长久下去就会造成档案管理工作内部员工的工作积极性差，专业技能跟不上办事处的运转速度，进而导致整个办事处的工作效率下降。
1.3 街道办事处档案的收集整理工作不全面
目前，很多街道办事处档案管理工作的源头即档案资料的收集整理不全面。就现在的工作模式来说，街道办事处都是采用各个部门负责整理自己部门的材料，相互之间并不进行实时交流与沟通，因而会存在很多重复整理的文件。并且，当其他部门的工作人员前来所索要相关文件时，本部门的人因害怕重要文件泄密，往往选择放弃文件信息的共享。出现这种现象的主要原因还是因为街道办事处管理者的管理理念尚未改变，管理模式依然停留在过去，再加上档案管理工作人员流动性高，工作经验不足，不能深刻意识到档案科学有效管理的现实意义，只是单纯地进行传统的机械化的资料收集与整理。
2 街道办事处档案管理相关问题的合理应对方式
2.1 加强街道办事处管理者对于档案管理工作的重视度
提高街道办事处档案管理工作效率与质量的首要条件就是得到相关管理者的重视和支持。经过实地调研我们发现，街道办事处管理者对档案管理工作的认识程度直接影响街道办事处档案管理工作的效果。越高的领导重视度最终获取的工作成果就越多，反之相反。可是，因为街道办事处所要处理的事务太过繁琐，大多数管理者都难以投入过多的精力与心思放在档案管理工作中，所以这就需要依赖档案管理工作人员可以沉静下来，通过整体团队的积极努力获得上级领导的支持，按照要求实时向上级领导汇报工作进度与相关安排，包括在工作中出现的各类问题，不可以放过任何细节。在基层员工与上级领导的充分沟通和交流下，让上级领导可以充分认识档案管理工作在街道办事处中所处的重要地位，只有管理者意识到档案管理工作的实际价值，才有可能解决这些现实问题。
2.2 提高资金投入量，引入先进的设施设备
提高街道办事处档案管理的效率与质量，所需的基本条件就是优化档案管理设施设备。街道办事处在实施档案管理的过程中，在加强领导者对其重视度的同时，还要努力提高上级领导对档案管理相关设备的资金投入，优化老旧的档案管理设备，在能够保证街道办事处其他相关工作顺利尽心的基础下，针对档案管理合理配置一定的急救设施如防火、防湿等。唯有妥善提高这些硬件设备的资金投入水平，才能全面改善街道办事处的档案管理环境，确保档案资料的安全性，逐步向科学合理有效的档案管理工作迈进。
2.3 采用专业性强的档案管理人才，建立科学有效的管理体制
街道办事处处理的相关事务虽然从整体上来说流程较为简单，但是信息量大，种类杂多，这就对档案管理工作人员有着较为严苛的要求，在街道办事处档案管理部门工作的人员，必须可以迅速适应多变的工作环境，具有较大的开发潜力，在工作岗位上能够充分展现自己的优势，不断提高自身的价值。因此，街道办事处应该针对这些人员安排实时培训，提高这些档案管理员的工作素养的同时，保证档案管理工作的服务性能。唯有较强工作能力和专业技能的员工基础下，建设科学有效的档案管理体制，从整体局面评价员工工作绩效，才能实现员工之间相互团结，相互信任，共同进步。
档案储存管理范文3
[关键词]医院档案管理 存在的问题 对策
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）31-0172-01
医院档案的管理是医院管理工作的重要内容之一。但在部分医院，往往由于重视医疗质量和医疗技术的管理和提高，而勿略了档案管理的重要性，使其未能充分发挥应有的作用。有鉴于此，笔者总结近年来的工作体会，试从病案、医疗设备档案、医院人事档案等几个方面管理中所存在的一些常见问题及应对的策略做一浅述，以供同道参考。
1 病案的管理
病案是记录病人从入院到出院全过程的详细医疗诊治情况的书面记录，它不仅是临床医疗、科学研究和教学的重要工具，而且还是国家法律认可的法律文书，具有提供医学法律依据的法定功效，同时还是医疗保险索赔的必要参考依据。
1.1 病案管理中存在的问题
1.1.1 领导的忽视及机构建设问题：主要体现在病案管理工作人员配置及工作环境等方面上。工作人员不足，则使病案管理工作质量难以保证，进而导致病案信息的准确率下降；工作环境差，则使得病案的存放和借阅均受到影响，致医务人员经常将病案外借带回，极易造成病案不能按期归还，甚至丢失的恶果。
1.1.2 人员素质问题：由于病案管理人员的专业水平与管理能力的不足，不仅使病案管理的质量下降，而且也不能完全满足服务对象的需求。同时，由于部分医务人员自身的素质等问题，其书写的病案质量低下，信息填写不完整甚至失真等情况时有发生，使病案的实用性大打折扣。
1.1.3 管理问题：由于病案信息不能直接为医院创造经济效益，因而医院领导会疏于管理，加之某些临床医务人员的责任心不强，必然会出现这样或哪样的问题，使得病案的真实性在医疗纠纷中往往受到质疑。
1.2 对策
1.2.1 强化领导的管理作用：领导的重视是搞好病案管理的关键。要建立由院长牵头，业务院长具体负责，各相关科室主任参加的病案管理和质量检查小组，定期对病案管理中发现的问题进行研讨解决。要充分发挥病案管理委员会的基本职能，使病案管理工作能够细化、量化、常态化，定期或随时对病案规范化管理上存在问题进行认真分析，拿出一些切实可行的解决办法供院领导参考。
1.2.2 改善服务环境，强化硬件建设：尽可能改善病案的存放和借阅环境，最大限度的减少病案遗漏或丢失，确保病案的完整性、连续性和可靠性。同时，要加大病案管理的硬件投入，积极应用计算机等现代化的信息管理系统，提高病案管理的水平和使用效率。
1.2.3 完善病案管理制度：医院要制订完善病案管理的各项规章制度，确保病案的归档、借阅等均有章可循，杜绝病案归档、借阅过程中的种种弊端，更好地实施病案规范管理工作，提高病案信息资源的对外服务质量。[1]
2 人事技术档案管理
人事技术档案是单位在管理所属人员时形成的以每个人为单位而集中保存的一种特殊的专门档案，是全面考察了解、正确评价和使用人材的重要依据。
2.1 人事技术档案管理中存在的问题
2.1.1 管理制度和管理方式的相对落后 很多医院不仅没有严格的人事技术档案管理制度，而且在管理的方式和手段上仍十分落后，如没有独立的档案室存放资料，没有配置单独的计算机和档案管理软件，管理人员仍一直采取手工编辑、检索，致使人事技术档案材料不能及时归档整理。
2.1.2 卫生专业技术档案的缺失或不完整 卫生技术档案包括专业技术人员的学历、学位、继续教育、进修、专业技术任职材料以及论文、专著、科研成果及各种奖罚资料等，这些资料对专业技术人员的管理、职称晋升、干部选拔等方面都有十分重要的意义。然而，目前很多医院尚未建立独立的卫生专业技术档案，或虽有建立，但收集归档的资料很不完善。[2]
2.2 对策
2.2.1 健全档案管理制度，改变落后管理方式 要建立完善各种人事技术档案管理的规章制度，增强服务意识，由被动服务向主动服务转变，及时对人事技术档案进行补充、收集、更新，同时，要引进现代化技术和设备进行管理，建立人事技术档案的信息存储和检索系统，实现人事技术档案资源的合理配置和利用。
2.2.1 建立健全卫生专业技术档案 卫生专业技术档案的建立是医院档案管理区别于其它单位档案管理的特点之一，是医院档案管理的重要环节。因此，不仅要建立卫生专业技术档案，而且一定要保证卫生专业技术档案的全面性、完整性及时效性，进而为医院在管理、选拔、使用卫生专业技术人员时提供准确及时的信息。
3 医疗设备档案的管理
医疗设备档案管理，是指医疗设备在申请、论证、购买到临床使用、维修养护、报废的全过程中所产生的各种载体资料的收集、归纳、存贮，它包括各种文字图纸资料以及照片、光碟、软件等等。
3.1 医疗设备档案管理工作存在的问题
3.1.1 归档内容的缺失或不完整 由于部分医院设备科管理人员责任心不强，不能积极主动的与相关设备使用科室进行积极沟通和了解，没能及时的收集和掌握到相应资料，因而造成归档内容的缺失或不完整。
3.1.2 管理手段的滞后 部分医院不仅没有配置电脑等现代化的信息收录设备，甚至还采用原始的手工操作等方法进行医疗设备相关信息的收录，严重制约了医疗设备档案的管理及使用价值。
3.1.3 档案使用率不高，使用价值低下 由于医疗设备档案归档的内容不完整，导致其使用率不高，如在设备的购置、更新、维修等方面，因没有充分的参考利用已有医疗设备档案，往往导致一些决策性的失误，带来不必要的经济损失，甚至出现重复购置等情况，不仅没能为临床提供有效的服务功能，而且还造成了很大的浪费。
3.2 对策
3.2.1 强化归档内容的完整性 为保证医疗设备档案的齐全、准确，必须将设备档案资料的收集工作与设备的购置管理、设备验收、安装调试管理、设备使用管理及设备检修管理等工作同步进行方可。
3.2.2 加强硬件配置，充分运用现代信息化管理手段 应在尽可能的条件下，对医院现有的各种医疗设备档案资料进行智能化管理，淘汰落后的手工操做，进而保证设备档案资料的完整性、可靠性及时效性，使设备档案管理水平不断的得以提高。
3.2.3 充分发挥档案的使用效率，提高其使用价值 应充分认识到医疗设备档案在医疗设备论证、购置、使用、维修及医、教、研等方面的重要作用，不断提高其使用的效率，进而使其利用价值达到最大化，更好的服务于临床的需要。
总之，医院档案管理是医院管理的一个十分重要的内容，特别是病案管理、人事档案的管理及医疗设备档案的管理等，更是医院各项管理工作中不可短缺的一个重环节，要不断提高对医院档案管理重要性的认识，健全档案管理制度，建立现代化的信息管理模式，通过多途径、多渠道地开发档案信息资源，满足医疗、教学、科研工作的需要，实现档案信息资源的共享，进而使档案信息资源在医院现代化发展过程中发挥更大的作用。
参考文献
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一、加强事业单位人事档案管理的重要性
（一）有利于事业单位干部的任免
人事档案记录了一个人的学历、经历、奖惩、职称等一系列情况，规范、完整的人事档案资料有利于事业单位及时调阅，选贤任用。
（二）有利于变革人事档案管理方式
事业单位人事档案管理依然采用封闭、保密模式。人事档案资源的查阅需要层层审批，人事档案利用率极低。加强事业单位人事档案管理，有利于其管理方式与时俱进，比如引进专门档案管理软件，实现档案管理信息化，以提高档案查阅效率及使用率。同时，还可以对档案分级进行管理，采用半开放式管理模式，即对于一般的档案资料在信息平台予与公开，方便相关部门调阅使用。
二、事业单位人事档案管理中存在的问题
在各级领导的重视下，事业单位人事档案管理工作在实现办公自动化、加强档案真实性审核等方面取得了一些成绩，但仍存在一些问题需要解决。如下：
（一）人事档案管理制度不健全
目前，事业单位人事档案管理制度还存在一些漏洞。如下：第一，缺少人事档案管理工作奖惩机制，人事档案管理工作仍然采用大锅饭的形式，责任不明确，对于档案管理工作认真的员工没有相应的奖励，对于工作懈怠的员工也没有惩罚，导致人事档案管理人员工作积极性不高；第二，缺少档案管理监督机制，档案经档案管理人员整理归档后，并没有专门的监督小组，定期对档案归档、整理、修复情况进行检查，致使档案胡乱堆放、丢档的现象十分严重；第三。档案管理制度执行不严格，虽然部分事业单位对于档案收集整理、鉴别归档、查阅更新等作了详细的规定，但由于执行不严格，使档案管理制度形同虚设。
（二）人事档案管理的信息化程度不高
人事档案的信息化不是简单简单的将纸质档案资料转化为电子资料，而是需要引进专门的人事档案管理软件，对档案资料进行分类别管理，以方便人事档案的查阅，对比，为事业单位人才的选拔提供可靠依据。但是，事业单位由于档案信息化管理起步较晚，加上纸质档案资料数量庞大，人事档案实现信息化管理还有一定难度。并且人事档案属于机密文件，由于事业单位尚未应用专门的档案管理软件，导致人事档案信息化管理安全性能不高，也是阻碍人事档案管理信息化进程的一个重要原因。
（三）人事档案管理人员的专业水平不够
由于以前事业单位对于档案管理工作重视不够，致使档案室许多工作人员并非档案专业出身，对于档案管理的专业知识和基本技能不熟悉，在档案管理工作中，问题档案、破损档案、丢失档案的现象时有出现。而且部分档案管理人员对于档案的保密意识不强，随意出借档案，致使档案造假分子有机可乘。另外，档案管理信息化对档案管理人员素质提出更高要求，而有些档案管理人员由于知识、文化水平不够，而对档案管理信息化产生抵触心理。所以，提高人事档案管理人员的专业化水平迫在眉睫。
三、加强事业单位人事档案管理的有效措施
针对事业单位人事档案管理中存在的问题，现提出如下解决对策。
（一）借鉴经验，完善人事档案管理制度
完善的人事档案管理制度，是事业单位人事档案管理工作顺利开展的重要保证。现阶段，首先需要建立档案管理工作奖惩机制，明确档案管理人员的职责，转变档案管理大锅饭局面，一旦档案管理出现问题，可以追责到个人，避免相互推诿责任现象出现。其次，建立档案管理监督机制，事业单位档案管理部可以成立关门的档案检查小组，定期对档案归档、档案维护等情况进行抽查，做到问题早发现早处理，以提高人事档案管理水平；最后，借鉴国外人事档案管理经验，例如美国适当开放的档案管理制度，转变现阶段全封闭、保密的档案管理模式，将档案资料分级别适当开放，以提高档案资料的利用率；另外，要重视人事档案管理制度的落实，对于违反规定的档案管理人员给予一定的惩罚。
（二）转变档案管理方式，提高人事档案管理的信息化水平
传统的纸质档案管理方式已不能满足现代档案管理要求，实现人事档案信息化管理势在必行。首先，事业单位要高度重视档案管理信息化建设，给以资金上的支持，开发适合本单位使用的档案管理软件，并注重杀毒、保密等功能配置，在保证安全的前提下，实现人事档案管理的信息化。其次，利用计算机等现代设备和先进技术，将档案资料输入管理系统，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，并及时、准确地传输人事信息，提高人事信息的时效性，方便上级部门和领导根据需要通过系统查阅有关内容，提高人事档案管理工作的效率。最后，利用网络技术创新人事档案管理方式，将不属于保密范围的人事档案信息在网络上予以共享，以实现人事档案信息共享，以最大限度实现人事档案的价值。
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关键词：会计信息系统；企业会计信息系统；应用结构
中图分类号：F23 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）35-0223-02
一、会计信息系统的含义与特点
会计信息系统是企业管理信息系统中一个面向价值信息的子系统，是对企业经营的会计资料及会计信息进行收集、分类、存储、传递和报告，以辅助企业经营决策和管理控制的管理系统。该系统是利用信息处理技术对会计信息进行采集、储存、处理和传递，完成会计核算任务，并能提供为进行会计管理、分析、决策所用的辅助信息的系统。其主要特点为集成性、自动性、实时性、复杂性、开放性。企业大量的数据是通过网络从企业内外有关系统直接采集的，如证券监管部门、银行部门、企业生产部门等，特别是企业外部的各个机构或部门，如会计师事务所、财政部门、税务部门、银行、证券监管部门等，可根据授权在线访问，通过互联网进入企业内部，直接调阅会计信息，实时沟通使会计信息系统由封闭走向开放，由数据的微观处理逐步转变为宏观数据运作。
二、企业会计信息系统的功能结构
会计信息系统的功能结构是指会计信息系统由哪些具体的子系统构成，各子系统完成哪些基本财务会计工作以及各子系统之间的数据与控制关系。由于企业性质、行业特点、会计核算和管理的需求不同，会计信息系统所包含的内容并非完全一致，其子系统的划分也不尽相同。就工业企业而言，会计信息系统一般由三大系统组成：（1）财务系统。主要完成会计核算及管理业务，具体包括总账系统、应收款管理、应付款管理、薪酬管理、固定资产管理、存货核算、成本管理、资金管理、报表管理等。（2）供应链系统。主要完成供应链业务环节中的计划编制、业务核算、业务管理等，具体包括采购管理、库存管理、销售管理等。（3）管理决策系统。主要是辅助提供财务分析信息，辅助决策信息等，具体包括财务分析系统、绩效评价系统、决策支持系统。
三、会计信息系统的数据关系
会计信息系统是以总账系统为核心的，其他各子系统的数据处理都是围绕总账系统展开的。各子系统的数据关系表现如下：（1）总账系统与薪酬管理之间的数据联系。总账系统的初始化设置数据，如会计科目档案、部门档案、职员档案等，与薪酬管理可以共享。会计科目档案在总账系统中设置后，在薪酬管理中就不必重复设置；部门档案、职员档案在薪酬管理中设置后，在总账系统中就不必重复设置。在薪酬管理中进行薪酬业务处理完毕后，各项薪酬费用的分配及其相关费用的代扣、提列，可以通过相应的转账凭证传送到总账系统中，不必手工填制与薪酬相关业务的记账凭证。（2）总账系统与固定资产管理之间的数据联系。总账系统与固定资产管理可以共享会计科目、部门档案、固定资产期初余额等初始设置数据。固定资产管理的日常业务处理中所产生的业务数据，如固定资产增加、固定资产减少或固定资产的其他变动方式所产生的固定资产变动数据，可以生成相应的转账凭证传递到总账系统中；月末固定资产折旧费用的计提与分配数据，也可以生成相应的转账凭证直接传递到总账系统中。（3）总账系统与采购管理、库存管理、存货核算和应付款管理之间的数据联系。总账系统与采购管理、库存管理、存货核算和应付款管理可以共享会计科目、部门档案、供应商档案、存货档案等初始设置数据。采购管理中输入采购入库单和采购发票，采购入库单经过库存管理的审核，传递到存货核算中汇总记账，存货核算将入库材料或商品的汇总数据生成转账凭证传递到总账系统。采购发票经过应付款管理审核，进行采购结算，生成付款凭证或转账凭证传递到总账系统。（4）总账系统与销售管理、库存管理、存货核算和应收款管理之间的数据联系。总账系统与销售管理、库存管理、存货核算和应收款管理可以共享会计科目、部门档案、客户档案、存货档案等初始设置数据。销售管理中输入销售出库单和销售发票，销售出库单经过库存管理的审核，传递到存货核算中汇总记账，存货核算将出库汇总数据生成转账凭证传递到总账系统。销售发票经过应收款管理审核，进行销售结算，生成收款凭证或转账凭证传递到总账系统。（5）总账系统与成本管理之间的数据联系。总账系统与成本管理可以共享会计科目、部门档案、项目档案、产品档案等初始设置数据，各产品的主要成本管理数据均来自于相关子系统，如直接人工费来自于薪酬管理，直接材料费来自于存货核算，制造费用来自于固定资产管理、总账系统、存货核算，成本管理的处理结果以转账凭证的方式传递到总账系统。（6）报表管理与各子系统之间的数据联系。报表管理的功能是将会计信息系统中各相关子系统的会计数据进行收集和整理，并以报表文件的形式反映会计主体的财务状况和经营成果。为实现报表编制功能，系统要求操作人员事先定义报表的取数函数与取数公式，通过取数函数、取数公式可以从各子系统中读取数据，并生成会计报表。
四、企业会计信息系统的应用结构
1.财务应用结构。以财务核算为中心的企业，一般采用财务应用模式。这种企业的会计业务以会计核算为中心，强调与往来单位应收、应付款项核算；企业员工薪酬一般实行由银行且由企业代扣个人所得税；固定资产实现专项管理，要求自动计提折旧并编制折旧费用转账凭证；企业管理部门可以实时监控本单位内部的经营管理状况、计划执行情况和经济效益；期末要向上级部门和税务机关上报有关会计报表。为了满足上述会计业务处理需求，在构建会计信息系统的应用结构上一般可以组合为总账系统 + 应收款管理 + 应付款管理 + 薪酬管理 + 固定资产管理 + 资金管理 + 报表管理 + 财务分析。
2.工业应用结构。工业企业是从事生产经营的社会经济组织，其特点是生产经营主要由供应、生产、销售3个有机联系的环节组成，突出特点是有加工、生产这一环节，企业通过再生产来实现利润。在企业的再生产过程中，企业从货币资金形态开始，依次通过采购、生产、销售3个阶段来实现货币资金的增值。因此，工业企业会计不仅包含会计核算，还包含在生产过程中对产品实行成本控制管理以及最后阶段对产品的销售管理。为了满足工业企业的会计业务处理需求，在构建会计信息系统的应用结构上有两个方案供选用：一是基本应用结构，主要侧重于对工业企业资金流的核算和管理，结构表现为总账系统 + 应收款管理 + 应付款管理 + 报表管理；二是扩展应用结构，不仅对工业企业的资金流进行核算和管理，而且对部分物流也进行有关核算和管理，其具体结构表现为总账模块 + 应收款管理 + 应付款管理 + 薪酬管理 + 固定资产管理 + 采购管理 + 销售管理 + 库存管理 + 存货核算 + 成本管理 + 资金管理 + 报表管理 + 管理决策。
3.商业应用结构。商业企业是以盈利为目的从事商品流通经营的经济组织。其业务特点是：批发与零售兼营，商品一般需按批次管理；有受托代销业务，各部门单独核算各项费用；一般须按商品品种大类统计有关购销存数据；须按供应商来统计进货数量与应付款项，按销售客户统计销售数量与应收款项；期末编制会计报表并将有关报表报送上级主管部门。随着计算机网络技术在商业领域的广泛渗透和应用，商业企业面临着重组和再造的重大挑战，许多跨地区的大型商贸集团、超级零售商店、连锁店等应运而生。这些都对商业企业会计信息系统提出了新的要求。与工业企业相类似，商业企业也有两种应用结构可供选择：一是基本应用结构，主要侧重于对商业企业的资金流实现核算和管理以及对商品物流的简单管理，其结构表现为总账系统 + 应收款管理 + 应付款管理 + 采购管理 + 销售管理 + 库存管理 + 报表管理。二是扩展应用结构，主要侧重于对商业企业进销存业务实现一体化集成管理并在业务发生过程加强对资金流的核算与管理，其应用结构表现为总账系统 + 应收款管理 + 应付款管理 + 薪酬管理 + 固定资产管理 + 采购管理 + 销售管理 + 库存管理 + 存货核算 + 成本管理 + 资金管理 + 报表管理 + 管理决策。
4.集团应用结构。随着市场经济的发展，企业集团日益呈现出资产规模大、资本链条长、管理跨度宽、地域分布广的发展趋势。由于企业集团组建的原动力、组建的直接目的、组建的形式不同，企业集团可以大致划分为控股型企业集团、产业型企业集团、管理型企业集团3种类型。控股型企业集团财务实行分权管理，财务分别核算，母公司对子公司的财务控制力度低，只要求子公司定期传递会计报表；产业型企业集团财务实行集权管理，统一会计核算，实时掌握控制子公司的经营，强调资金的集中管理；管理型企业集团采用集权和分权管理并存的管理特征。集团企业在构建会计信息系统的应用结构上可以从两端来考虑：一是从母公司而言，主要侧重为企业集团提供全面的解决方案，其应用结构表现为总账模块 + 应收款管理 + 应付款管理 + 薪酬管理 + 固定资产管理 + 采购管理 + 销售管理 + 库存管理 + 存货核算 + 集团资金管理 + 集团财务分析 + 集团绩效评价 + 集团成本管理 + 集团合并报表。二是从子公司而言，其应用结构表现为总账系统 + 应收款管理 + 应付款管理 + 薪酬管理 + 固定资产管理 + 采购管理 + 销售管理 + 库存管理 + 存货核算 + 成本管理 + 报表管理 + 财务分析。
上述集团应用结构主要考虑的是工业类的集团企业，至于商业集团企业的应用结构，可以参照商业应用结构以及集团应用结构相结合得出。
参考文献：
[1] 魏延玲.企业会计信息化平台构建研究[J].科技导报，2012，（28）.
档案储存管理范文6
1.传统管理模式遗留下来的超期保管的会计档案年代跨度长，累积量大，采取分散(粗放)管理，优劣不分，造成资源占用和浪费，档案保管状况令人堪忧，急待清理消化。
2.银行会计档案集约化和电子化处理工作主要集中于业务运营档案管理方面，而对银行内部财务会计档案管理等方面推进明显滞后，仍采用传统做法，使电子化整体效应难以充分发挥。
3.实行实物会计档案集中存管后，统筹规划和提质增效仍有许多工作要做。比如历史留存档案的数字化补录、集中存管纸质档案的到期鉴定销毁和新旧档案更新优化，以及档案管理系统提供必要技术支持等问题，都需要予先考虑安排。
4.在实现不同载体的会计档案以电子档案为主，纸质档案为辅的管理模式下，由于电子存档的法律地位尚未得到最终确认，其直接关乎银行会计档案存管发展取向和管理成本问题。（目前，在电子化存档能够极大满足利用需要的情况下，银行仍保管着数量庞大的纸质会计档案，且增长迅速，而其利用率很低，且越来越少，在保管与利用之间形成巨大反差，这对银行来说已构成不小的成本负担。）
5.对银行后台档案作业实行第三方服务外包，可缓解银行人员紧张矛盾，实现不同资源优化配置和工作效率提高，但安全因素始终是一个不容忽视的问题。
6.会计凭证的鉴定销毁标准单一，只考虑业务价值，而忽略历史价值，在一定程度上造成历史记忆的缺失。
二、转型中银行会计档案管理优化的对策与思考
1.对数字化前历史积存会计档案进行整体优化瘦身。最直接、最有效的方法就是开展档案的鉴定销毁工作。这项工作以前也开展过，但不是每家银行机构都做了，或者做得不彻底、不全面，档案超期保管的现象普遍存在。银行历史会计档案不能够及时鉴定销毁的主要原因，概括起来说：就是没有树立正确的档案观，没有明确的工作目标和建立必要的档案管理责任制，具体业务指导没跟上，才使“畏难求稳”、“无事无责”的错误观念得以存在和通行，以致贻误处理时机。因此，在转型中，必须对症下药，加快对沉淀、超期保管的历史档案进行去库存化，达到优化库存和轻装上阵的目的。对在去库存化中，保留下来的、有继续保存价值的历史档案，须经数字化处理后纳入档案系统管理，其实物档案则采取集中存管，实现新老档案合并管理。
2.加快银行内部财务管理系统的建设，推进其电子化进程。要建立统一的银行内部财务档案管理系统，实行分级授权管理。对各级银行机构的内部财务会计核算资料，均须转换成电子数据纳入管理系统处理，并由系统自动生成为电子档案保管，实现综合利用。其原始资料则由产生机构按纸质档案管理模式统一进行处理，从而实现全部会计档案的电子化管理和有效衔接，充分发挥系统整体综合效应。
3．科学规划，提高档案集约化科学管理水平。实物会计档案集中存管的核心是降低管理成本，实现规模效应。因此，在档案库建设规划时，须对档案形成、分布、数量及保管期限进行预测分析和成本核算（目前，银行集中入库的档案主要是15年和永久两个期限），要考虑库房的选址条件和成本、档案存管轮替周转使用等因素，合理规划确定库房位址、建设面积和档案存放划区。库房建设要符合档案保管要求，并根据档案的不同保管期限，采取差异化保管措施。对永久保管的档案，可按较高标准建设和管理；会计凭证则采取保基本，满足防盗、防火、防水等要求即可。要建立健全库房档案管理的各项规章制度，提高档案科学化管理水平。
4.改进对新到期档案的鉴定销毁工作方式。一是建立档案管理责任制，把新到期档案鉴定销毁工作纳入目标管理考核内容。上级行和档案行政管理部门要加强对档案业务的具体指导，通过专业培训等形式提高涉档管理人员的业务知识水平和工作能力，为开展鉴定销毁工作奠定基础。档案鉴定销毁工作须严格按照档案管理规程组织实施，落实计划、审批和监督等措施，确保工作有序规范进行，实现库管档案到期正常轮替周转，提高库房使用效率。二是构建档案管理系统技术支撑平台。为减轻档案鉴定销毁工作压力，必须将档案管理先进理念导入系统（前端）管理控制中。在新业务推出时，凡涉及会计核算资料的，都应先与会计部门沟通，对其名称、用途、性质、归档范围及保管期限等信息进行界定，详列明细，纳入系统控制管理，并提供会计信息的电子阅读和打印。对涉及债权债务、借贷关系的交易事项，须建立系统逻辑关系模型，实行跟踪管理和有效对接，提供银行债权债务管理支持。在档案到期鉴定时，通过向系统输入到期档案鉴定范围信息，计算机就可依据事先设定条件进行自动搜索筛选，提交未了结债权债务档案信息（如业务发生时间、机构、网点、柜员及金额、档案存放位置等），作为实物会计档案清分、存毁工作的重要依据，从而破解以往银行会计档案销毁鉴定分拣的难题，大大提高工作效率。
5.积极推进银行会计档案电子存档合法化。“以电子档案为主，纸质档案为辅”是现代银行会计档案管理的主要形式，即充分发挥电子档案在银行会计档案管理利用中的主导作用，同时，为满足司法需要保留纸档。现行银行会计档案保管期限按《银行会计档案管理办法》规定分为3年、5年、15年和永久四档，但在执行中，各行都明确规定：“同一会计档案采用不同介质保存的，应以电子档案为主，纸质档案为辅。除随传票装订的档案及其他必须打印的档案外，其余会计档案可不再打印，统一纳入会计档案管理系统或采用其他磁性介质储存和查询。”这样，3年、5年期限的电子会计档案已不再打印和保留纸质存档。实现会计档案的电子归档后，逐步减少纸质档案的保管已成一种趋势。《档案法》第二十一条规定“：各级各类档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”这为确认银行电子档案的法律地位提供了政策依据。为适应银行会计档案的电子归档需要，建议国家有关部门加快推进银行会计档案制度的改革，研究制定对电子文件真实性、完整性确认的方法及相应法定确认程序，通过法定途径，实现银行会计档案电子存档合法化。
6.切实加强第三方服务外包的管理。一要严把准入标准。银行机构应该选择具有相关主管部门认可认证资质的第三方服务外包商，以避免服务外包政策风险。二要签署保密协议。银行机构应该与第三方服务外包商签署保密协议，明确双方的权利、义务和法律责任，防范会计档案信息外泄。三要加强风险管控。业务外包不是管理外包和风险外包，银行机构要加强对外包业务的管理，建立和健全服务外包管理规章制度，对关键岗位、部位做到现场有人员把关，落实全程监控措施，切实防范业务风险。
