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档案管理认知范文1
（一）档案管理工作方法单一
档案管理工作在工作方法上坚持使用传统的管理方法，在档案的分类和归属问题上，档案管理人员的业务能力有所欠缺。在档案管理工作中有一个普遍的错误观点，认为档案管理工作工作枯燥，缺乏创造性和吸引力。这是由以在档案管理的方法上，档案管理人员缺乏创新的意识，对于现代化的操作手段没有及时的进行吸收和学习，这就造成了工作上的积极性减弱，档案管理工作的方式相对就无法实现丰富。档案管理工作应该在意识和行动上实现统一，以积极有效的工作方法的创新带动档案管理人员的业务创新实践，充分的体现档案管理工作的现代价值，为干部档案管理工作带来新的面貌。
（二）档案管理工作人员缺乏
专业素质档案管理工作人员对于档案管理工作的认知不明确，在工作的态度上给大众一种悠闲的感觉。档案管理工作人员的工作压力不明显，没有认识到社会对于档案信息资源的急需程度。在档案管理和档案的查找过程中，档案管理人员没有熟练的业务能力，甚至于造成档案的丢失。档案管理工作责任重大，关系到人力资源的管理工作，档案管理人员应该不断的提升业务能力，注重提升专业素养，将档案管理工作作为人力资源保障的重要基础，实现对档案管理工作的专业化发展，以业务能力和熟练的操作技能实现对档案管理工作的促进。
（三）档案管理工作基础薄弱
档案管理工作的基础比较薄弱，其中有很多有效的资源无法得到充分的开发，对于档案管理工作应该建立一定的管理机制，以提升档案管理人员的业务素质。通过一定的制度规范和机制的创设，提升档案管理工作的社会责任感，明确档案管理工作的工作内容，积极的开发档案基础工作的有效资源。提升档案管理工作的基础性，为档案管理工作人员的业务能力的发展创设良好的环境，积极的促进档案管理工作现实发展。
二、干部人事档案管理人员激励机制构建
（一）加强档案管理人员职业技能培训
增强职业吸引力档案管理工作应该注重对档案管理人员的职业技能进行有效的培训，通过对先进的档案管理技术培训，提升对档案资源的整合能力。在意识上明确档案管理人员工作认知，了解档案管理工作的重要性，提升行业的吸引力。重视启发式的激励机制，通过绩效考核和奖励机制，对档案管理工作人员的主动性和积极性有所调动。鼓励档案管理人员积极的进行创新，提升业务能力，实现档案管理的现代性发展。
（二）调整薪酬分配制度
提升福利待遇档案管理人员的工作热情不高，最为主要的原因就是单位的激励机制不健全，通过有效的奖励机制的创设，让档案管理工作人员的业务能力和工资待遇相挂钩，在福利待遇上、假期安排上都给予表现突出的员工进行积极的奖励。通过薪酬制度的调整实现对档案管理工作的积极性的提升，在保障档案管理人员基本的薪资待遇的基础上，加大奖励制度，让档案管理人员提升工作的热情，以认真主动的态度去投入到工作中去。通过奖励和晋升制度，促进档案管理人员积极的进取，主动的学习，加强信息交流培训力度，自觉的提升自身的业务能力和职业素养。
（三）注重文化交流
实现人文关怀档案管理工作接触的工作内容比较单一，因此应该注重对档案管理人员的人文关怀，促进员工之间的工作交流。通过增加人文关怀等方面内容，提升档案管理人员的职业归属感。构建“以人为本”的干部人事档案管理人员激励机制，实现奖惩分明的管理制度，保障每一位员工的基本权益。在日常的工作中，积极的深入到档案管理工作的基层工作中，了解档案管理工作人员的业务需求和情感诉求，帮助员工解决工作上的困难。
三、结论
档案管理认知范文2
[关键词]当代 图书档案管理人员 素质
[中图分类号]G251.6 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）11-0093-01
进入21世纪，人类社会已经迈入信息时代，知识总量呈几何级增长，作为知识传播主要载体的图书也浩如烟海。各学校尤其是高校图书馆的藏书往往数以百万计，面对如此骇人的数量，读者想要仅凭个人来查找所需的图书无疑是很困难的。这样的情况下，往往需要图书档案管理人员的辅助。这就要求图书档案管理人员具有相应的专业素质，对图书档案管理领域知识掌握非常扎实，明确自身职责，对如何立卷、整理上架图书等专业知识了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服务于读者。那么，在信息时代，图书档案管理人员应该具备哪些素质呢？根据笔者从事图书档案管理工作多年经验，接下来就论述一下自己的观点。
一、思想素质
（一）敬业精神
无论是哪一级的图书档案管理员，都要有爱岗敬业的精神和对工作的责任感。首先，这需要认识到图书管理工作的重要性，对工作有着清醒全面的认识，并抱有一定的热忱。图书馆作为知识的宝库，为人类社会的发展与进步做出了不可磨灭的贡献。时至今日，图书馆是人类学习知识最重要的场所之一，因此，图书管理员的工作看似微小，实则重大，因为这份工作担负着向读者传播知识、为读者在书山引路的任务。认识到工作的重要性，有利于工作人员提高对图书管理工作的重视程度，进而激发起工作的热忱。在实际的工作中，往往会遇到一些琐碎的问题。来馆学习读书的人，文化水平和年龄大小都是参差不齐的，会有文化程度较高的人来此充电，也必然会有知识储量很低的读者，这对图书馆里人员的耐心和服务热情是一种考验。拥有爱岗敬业的精神，以饱满的热情和温和的态度来为读者答疑解惑，指点迷津，才是一个新世纪图书管理人员应有的精神状态。
（二）奉献精神
图书管理的工作注定了其休息时间与其他工作的不同。在节假日的时候，图书管理员往往正是忙得不可开交的时候。因此，在节假日的时候难免与家人聚少离多，这就需要从事图书管理的人员具有一定的奉献精神。只有具有了奉献精神，才能克服工作带来的种种困难，为读者奉上优质的服务。
（三）进取精神
信息时代，知识的数量呈现几何级的增长，更新速度极快。图书管理人员只有拥有进取精神，不断学习吸收新的科学文化知识，才会在时展的浪潮中始终“屹立不倒”。
二、业务素质
身为图书管理人员，如果没有一定的业务素质，怎么可能做好工作，为读者服务呢？业务素质不仅仅是指书籍的阅读量，它主要包括以下几个方面：
（一）专业素质
即对图书管理学科的知识和技能有熟练的掌握。具体包括丰富的图书专业知识，对图书馆的工作规律和构造熟知，对自己工作岗位的要求有清晰的认知，对图书、期刊、报纸的采访、订购、验收、登记、分类、编目、入藏、借阅、查询、读者管理、统计等的计算机图书管理集成系统的操作及科学排架、规范上架、保管、装订、维护等人工劳动都能熟练掌握。
（二）文化素质
图书馆藏书数量巨大，各时代、各学科的材料都很详尽。作为图书管理人员，如果没有深厚的文化底蕴，在工作的时候一定会心有余而力不足。此外，对文献和书籍进行整理、归纳，也是图书馆的日常工作之一，图书管理人员因此必须具有一定的文化知识水平，才能胜任这项工作。
（三）信息技术
随着人类社会进入信息时代，图书馆也告别了过去人工管理的模式，各种图书管理系统相继走入了学校和社会上的图书馆。这就要求图书管理人员具有一定的信息技术能力，以便对现代化、数字化的图书管理系统进行操控，必要的时候甚至还要有维护的能力。
（四）加强新老图书档案管理人员的经验交流
档案管理认知范文3
人事档案作为一项重要的人事制度，是有效评价事业单位员工的重要途径。然而传统的人事档案制度已经跟不上社会发展的脚步，与我国社会经济体制之间也存在着的较大的差距。只有将人事档案管理工作进行不断的创新完善才能改变这一现状。因此，适当当代社会需求的认识制度该改革已经在各个事业单位中进行。人事制度改革工作也是人事档案管理在未来发展的必然趋势。
1 人事制度改革与人事档案管理作用机制的关系
人事制度改革是促进我国事业单位人力资源应用实现人才资源综合应用的重要措施，人事制度改革不仅在人员管理制度，企业服务机制上实施人力资源的综合能分配。人事档案管理是实施人事制度改革的重要管理依据，事业单位作为国家建设人力资源建设的一部分，实施合理的人事档案管理推进人事制度改革的进一步完善和发展。例如：某地区事业单位对人事档案管理的人才资料整合、分配层次进行全面分配，提高人事?n案管理的科学性发展，引导事业单位人事制度改革向着合理机制发展。
2 人事档案管理制度随着社会的发展所形成了全新特征
2.1 国内企业员工可以“有档无存”
随着社会不断的发展，一些事业单位的人事制度也跟随着社会发展的 脚步而发生一定的改变。这对人事档案管理来说也不例外，破除了传统的终身责任制度，员工可以选择自己所喜欢的模型进行发展。
2.2 个人可以根据自身意愿选择“无档择业”
社会对于人才的需求逐渐增加，传统的用人机制也发生了巨大的改变。一些事业单位在招聘人才时，最为注意的就是员工在自身素养，同时还有与其他员工之间建立的企业合作关系，只有这样才能提高员工在社会中的流动性。
3 人事档案制度自身存在着的不足
3.1 人事档案本身信息量较少，无法将个人的有效信息体现出来
随着社会不断的发展，传统的信息收集模式已经不能跟上社会发展的脚步[2]。在以往的人事档案记录中，主要由一些政治历史、组织经验、社会关系、工作经验等部分组成，导致人事档案本身的信息量较少，无法将更有价值的个人信息展现出来。人事制度改革打破了传统事业单位“铁饭碗”的人事档案管理局面，事业单位中人员应用和人才选拔随着事业单位发展趋势变革而变革。部分事业单位中传统的人事档案管理中信息资源不明确，实施人事制度变革后，事业单位内部人员调动性较大，导致事业单位内部出现人员分配“空白”现象发生，造成事业单位人事调动出行档案丢失或者信息资源不全的现象发生，对事业单位人事制度变革的开展造成巨大的麻烦，制约了社会主义制度建设的完善程度。例如：某事业单位内对人员档案信息填写不全，实施认识制度改革后，导致事业单位中部分员工的退休年龄和养老保险缴纳受到影响。
3.2 制度不健全，与相关法律制度冲突
根据人事档案的制定制度得知，人们都不能直接阅读、查阅自己或者直系亲属的人事档案。但是，就我国当前行的形式来看，没有完整的人事档案管理制度，导致人事档案管理没有较高的封闭性，在处理人事档案信息过程中也没有使用科学合理有效的方法进行处理[3]。这些问题都会直接的体现出社会中民主制度不能跟上社会发展的脚步，也不能满足人们的需求。
3.3 服务意识较差，缺乏进取精神
由于人事档案管理工作具有一定的保密性，但是在实际工作期间，由于一些档案管理的本身套件较差，防盗、防潮等措施都存在着一定的不足，很难将人事档案进行妥善管理。再加上事业单位中的各级档案管理工作技术存在着较大的差异，从而导致人事档案管理工作不能进行统一，使信息无法正常进行共享。
3.4 档案秩序混乱
当前，很多用人单位已经充分认识到人才对单位和企业发展的重要性，因为，纷纷采取相关的优惠政策来吸引专业人才。在原用人单位限制人事档案不能办理工作调动的情况下，用人单位使用三不要做法，不要迁移户口、不要人事档案、不要调出手续，这种做法虽然暂时解决了人才的后顾之忧，但造成了档案秩序出现混乱。
3.5 人事档案管理人员分配程度不合理
此外，实施人事制度改革后，企事业单位需要进行精兵简政，实现人事制度的人才应用精简化发展，事业单位内部人事资源开展大幅度调动充足，部分事业单位内部对人事档案管理的的重视程度较低，导致事业单位中人员调动速率快，但人事档案调动速率较低，甚至出现人事档案无法对接的现象，不仅使事业单位内部人事资源管理作用机制的作用性降低，同时也影响了事业单位人力资源的分配与应用。
4 人事档案管理的改革措施
4.1 消除人事档案对制约限制的作用
现阶段，一些事业单位中的人事制度在实施过程中主要以合同的方式进行，这种方式已经跟不上社会发展的脚步，只有将传统的用人制度进行不断的创新、完善才能改变这一现象，让员工自主就业，形成一种全新的用人机制。
4.2 正确认知人事档案管理
要正确认知人事档案管理，建立正确的管理理念，促进管理工作的全面开展。第一，管理人员要充分重视人事档案管理工作，提高管理地位，从整体安排管理工作，合理配置管理人员，建立和完善档案管理的监督体系；第二，管理人员要大力宣传人事档案的管理理念，使企业以及机关等每位员工都是档案管理的参与者，将档案管理当做基础工作来做，引导相关管理人员执行自己职责，在实际工作中提高工作水平，促进管理工作的提高。只有全员重视档案管理工作，才可以使档案管理更好的为全体人员服务。
4.3 破除过去“身份”的分类
传统的人事档案对每个人的身份有着非常明确的划分，不同的身份可以享受不同的待遇。因此有必要改变这种分类，让人们在工作期间得到其他人的尊重，创造出一个公平、合理的工作环境，只有这样才能促进社会发展，提高社会中的人才数量。
4.4 做好对管理人员的培训工作
人事制度的深化改革对管理人员的专业素质提出高要求。在新时期下，领导一定要选择责任感强、工作态度认真严谨的人员从事档案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和?R邓刂实墓芾硗哦樱?并且对其进行培训教育，提高管理人员的工作能力和工作水平。同时，还要聘请专业档案管理人员进行专业培训，树立正确科学的管理理念，利用现代信息技术进行档案管理，更新档案管理方式。
4.5 完善档案信息
随着社会不断的发展，一些事业单位对于档案信息的公开要求也在逐渐的提升。对此，我国相关部门需要将传统的人事档案进行修改，提高档案信息的真实性、可靠性。
4.6 成立专门的人事档案管理结构
当前，因为人员流动频繁，人事档案不能由所在企业或者单位完全控制，要成立专门的、中立的、社会性的管理机构。档案管理机构要遵守国家档案管理、劳动以及人事的相关政策、制度以及法律，接受档案管理部门、劳动部门以及国家人事部门的检查和监督，制定科学的管理条款。
档案管理认知范文4
关键词：职业现状；档案管理人员；继续教育
中图分类号：G724 文献标识码：A
一、我国档案管理人员的职业现状与产生原因
（一）档案馆职能定位不清导致档案工作得不到认可
与二十多年前比，中国的档案管理工作有了很大的改变，观念和制度都在进步之中。但仍一些问题没有得到根本解决，其中一个重要方面是档案馆的职能定位不清。这种情况不仅对档案管理工作的发展起了延缓的作用，而且对档案管理人员的工作状态也有很大影响。档案工作由于历史和现实的原因，至今仍带有比较强烈的保密性、神秘性和封闭性，阻隔了与大众个人和现实生活的联系，无法为大众了解和理解，这就自然无法获得社会准确的认知和公正的评价。
国外的不少档案馆会千方百计提供便利，以吸引研究人员到那里利用档案。“档案利用得越充分，说明社会效益越好，来年申请资金就越多。”然而在中国，长期以来档案部门被视为“清水衙门”，从事档案工作的报酬通常要比机关实权部门、公司少很多，经济待遇相对较低。档案工作一般是只限定在组织的内部，以收集和保存组织的历史轨迹为主要工作目的，为组织的中心工作提供服务的，其工作特性决定了档案工作不太可能为组织带来快速的、直接的利益，在当今物质利益为第一和主要衡量标准的社会里，档案工作自然会受到轻视和冷落，这样的组织认可，往往使档案人员对自身的工作丧失热情，对档案人员的心理造成伤害。
（二）档案工作的性质缺乏创新和挑战使档案管理人员失去工作热情
档案工作有一套既定的工作规范，为便于保管和利用，档案工作要将本单位每年在职能活动中产生的大量的文件资料进行分类整理鉴定、装订入卷，并要按照数字化要求进行扫描、拍照、著录、编目等，这些文件资料门类众多，形式各异、内容繁杂，工作量大而繁琐，而从事档案工作的人员少，掌握专业技能的人不多，工作疲于应付。
Freudenberger于1974年提出，由于工作本身对个人能力、精力过度要求，从而会导致个体的情绪衰竭。随后Maslach等人把对工作上长期的情绪及人际应激源做出反应而产生的心理综合症称为职业倦怠。职业倦怠是员工工作压力长期得不到缓解而产生的一种不良反应，一般集中在工作重复性强、工作压力大的人群。档案管理人员由于其工作内容与社会交往相对较少，工作性质以默默奉献著称，其工作人员所受关注较少，档案管理人员在日复一日重复机械的作业中，渐渐会产生一种疲惫、困乏，在工作中难以提起兴致，打不起精神，只是依仗着一种惯性来工作。
（三）档案管理人员整体素质偏低导致产生集体倦怠
社会整体素质的提高使得档案馆的管理人员的整体层次也在不断提高。按照马斯洛的心理需要层次理论，档案管理人员同样对自身的价值认同有着强烈的需求，这一需要的满足受到阻碍会极大地影响他们的积极性。研究结果证明，职业倦怠在付出性质的助人性职业中发生率更高、发生度更深。档案工作从产生之日起就决定了其高度的助人性，即是一种服务性很强的工作，这使得档案管理人员在其工作岗位上很难有轰轰烈烈的作为，档案工作人员对职业的期望与档案工作的现实情况存在相当的距离。
同时，在档案馆的人员配置上，也容易产生集体的职业倦怠。档案馆的工作人员多数是年龄在35岁到54岁之间的“中年期员工”，由于家庭、事业的压力本身就容易出现沮丧与困惑。见到经历和能力与自己相似的人只是因为工作岗位的不同而获得高职位与高薪酬，往往会心里失衡，抱怨自然增多，逐渐失去工作热情又缺少正常的宣泄途径。
二、档案管理人员的继续教育途径
（一）组织干预策略
1.创建职业资格证书制度
美国档案职业资格证书制度是伴随着美国档案工作和档案教育的发展而逐步形成的。为了保证档案人员的整体素质和档案工作的水平，SAA下属的“教育与专业发展委员会”（CEPD）于1985年6月提出了一份“档案学家”证书获得资格标准草案。这一标准草案标志着美国档案职业资格证书制度的初步形成。1989年正式成立了“档案工作者资格认证学会”（Academy of Certified Archivists，ACA），标志着美国档案职业资格认证制度的正式确立。ACA提供的职业资格证书已经成为全美乃至整个北美地区的职业认证标准，在全世界产生了很大的影响。
职业资格证书制度是劳动就业制度的一项重要内容，也是一种特殊形式的国家考试制度，我国许多职业已经广泛开展职业资格证书制度，并取得了较好的效果。在档案行业中目前尚无全国性的档案职业资格证书制度，或者说没有严格意义上的档案职业资格认证制度。仅有档案管理部门对档案从业人员的素质和技能培训方面的要求，2002年国家档案局的《关于加强档案业务人员培训工作的意见》指出：“各级档案部门应建立健全持证上岗制度，对不具备大专以上的档案专业学历的档案业务人员进行资格培训。”但这并不是法律意义上的要求，各地执行的情况不同，效果自然也不同。普通人员要想从事档案工作几乎没有特定的资格限制，使得大量的档案工作岗位为一些非专业的、不具备档案工作资格的人员所占据。从有利于档案事业长远发展的视角看，推行档案职业资格认证，创建职业资格证书制度十分紧迫。
2.加强档案学科建设与教育培训
档案学不是一门孤立的学科，与之相关的学科很多，因此需要充电的也很多。“档案教育既是学术的也是专业的，因此，它既包括理论知识也包括实践经验。”美国档案工作者协会教育与专业发展委员会于1994年6月颁布了《档案学硕士学位课程设置准则》，要求学生必须掌握全面的档案知识，深入了解与之相关的社会、管理、行政、法律以及文化背景。
档案学的继续教育主要任务是更新、补充档案专业知识和业务技能。这类教育一般是由档案职业部门和普通高校及科研机构共同承担，其任务是为档案职业群体提供终身教育的机会和学习渠道。继续教育的内容和课程设置要根据不同层次档案人员的知识基础和实际需要确定，注重针对性、科学性、实用性和先进性。现在的单位培训往往厚此薄彼，主要是针对年轻人和高潜质员工。这种想法并不完全正确。终身学习这一概念的提出与获得社会的普遍认同已经很多年了，终身学习并不排斥年龄的界限。职业倦怠很多情况下是一种“能力恐慌”，营造一种学习的氛围，让每个人都有加油、充电的机会，会让许多人的职业能力有所提高。发达国家的继续教育，不仅覆盖面大，而且已经形成一个由政府、机关、企事业单位、高等院校、社会团体齐抓公办的网络体系。
3.组织激励作用
人的行为背后，都存在着一种动力，心理学称之为动机。动机具有激起、调节、维持行为的功能，它的产生和人的需要、兴趣有密切的联系。当动机消失时，被它所推动的行为就会终止。因此，当人对所从事的工作没有兴趣或缺乏动机，却又不得不为之时，就会产生厌倦情绪，身心陷入疲惫状态，工作绩效将会明显降低。建立激励机制是调动群体和个体积极性的有效方法，通过管理、待遇、奖惩等手段，激发人们的动机，使个人目标与组织目标协调起来，提高人们完成任务的自觉性。坚持以人为本，尊重知识、尊重人才、多为档案工作人员创造机会，为每个个体充分发挥才能提供平台，用工作成果焕发人们的成就感和自信心。所谓成果可以是好的建议，也可以是工作成绩，或者可以是学术论文、科研成果。组织有义务满足档案工作人员提出的合理要求，这是调动积极性的根本途径。组织还有义务提高组织意识，把大家凝聚在一起，把群体的内聚力变成提高工作效率的动力。
（二）个体认知行为的调整
1.合理规划档案职业者的职业生涯
档案职业作为一种特殊的职业，拥有自己独特的职业构成和活动方式，存在着个人和组织的发展目标，同样也必须进行职业生涯发展规划。在规划档案职业生涯时，应充分结合档案职业自身特点，在制定档案组织职业生涯规划的方法与程序的同时，还要注重档案机构的人力资源群体研究。档案工作人员的职业观念是指个人在职业中所体现出来的态度。档案管理人员的职业是高雅的，工作是繁重的，生活是清苦的。既然从事了这一职业就要理解这一职业的默默奉献，理解其特点与作用，在职业的自我要求中甘于寂寞、甘于奉献，以高度的事业心和责任感投入到档案事业中来，并相信在这种造福人类的工作当中一样会做出成就。
2.主动提高自身素质
由于提供档案正规教育的大学不多及档案专业学生毕业后很多转型，导致档案工作人员许多并非专业出身。因此，要求从事档案工作的人员要加强自身的专业知识与技术学习，为了保证档案人员的整体素质和档案工作的水平，美国SAA下属的“教育与专业发展委员会”（CEPD）于20世纪80年代提出了一份“档案学家”证书获得资格标准草案，用档案职业资格证书制度来促使从业者进行档案专业知识的补充学习。职业资格证书制度是现代社会许多职业发展的必然途径，这要求档案从业人员必须有此紧迫感，在实践工作中加强自己的专业知识理论学习。
现代社会信息环境的日新月异和信息技术不断变革，在影响着档案学外部相关学科知识的同时，也使得档案学本身的理论和方法面临着更新。这就要求档案工作者要主动作为：不断更新知识结构和素养，树立终身学习的新观念。积极主动参加继续教育，参加各种学术研讨会、社区实践等，在理论与实践中充实自己的职业知识，提高职业素养，不断进行知识结构自我更新、自我调整，应对社会的越来越高的职业要求。
3.积极调整自身心理状态
从事档案工作的个体需要得到关注。在默默无闻的工作中其价值同样需要得到认可、工作得到尊重，这种价值认同可以极大地调动其工作积极性。这种现象需要外界的帮助调整，使其能够从工作的疲于应付中解脱出来，重新变得干劲十足，释放出潜在的能量。更为重要的是个体在认识到本职工作的性质后，需要主动调整个人的心理状态，将工作与兴趣结合起来。
很多人在选择自己从事的工作时，过于看重自己的兴趣和感受，其实工作往往是一种“快乐”和“痛苦”相结合的过程。开始档案管理工作之前，既要了解自己的内心深处的追求、理念、个性、兴趣等特点，也要综合考虑自己的业务特长和其他方面的能力，对自己进行综合定位。一旦已经定位在档案部门工作，就应该扎扎实实地开始工作，甘于清贫与寂寞，坚守自己的人生价值准则。
档案管理认知范文5
【关键词】聘任制 高校人事档案管理 存在问题 应对措施
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2014）21-0042-02
现在许多高等学校的人事制度改革逐步走向成熟化，教职工都将面临聘任上岗的制度。在聘任制下的人事档案管理工作的重要性也越来越突出，它是学校组织工作的重要组成部分，具有真实性、原始性和其他任何材料都不可替代的依据和凭证作用；它历史、全面地记载着教职工的综合信息，不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务。高校人事档案工作如何在新的环境下提高自身发展，更好地为组织人事工作服务、为教职工做好“后勤保障”，是每个高校档案管理工作者应思考的问题。
一 高校人事档案管理普遍存在的问题
1.对人事档案的重要性认识不足
第一，对聘用人员人事档案的重要性认识不足。当前，很多高校领导和从事档案管理工作者大都觉得聘用制人员的人事档案无关紧要，只要能够把姓名、出生年月、身份证号等基本信息保存下来就可以了，因为他们的不确定因素太大，没有必要去为一个聘用人员管理档案。
第二，职工本身对人事档案也存在不重视和观念意识淡薄。由于高校对人事档案采取封闭式管理，给人一种很神秘的感觉。教职工对档案作用的认知很少，这就造成了个人档案归档意识差。如有些教职工对自己档案不了解，也不关心；有的教师成人教育毕业很多年，但学员成绩表和毕业证复印件都没有及时地交到档案室备案；还有的将档案放在家里，更有甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。这不仅违反了管理规定，也不能及时更新个人信息，给人事档案利用工作埋下隐患。
2.档案管理者对归档材料收集质量不高
随着事业单位人事制度改革的不断深入，高校聘用制人员的流动量不断加大，这就增加了管理人员的工作量。而很多领导都觉得人事档案是学院行政工作中最无关紧要的常规工作，只要有一个人在那里保管就行了，不需要把人力、物力、财力花费在上面，致使很多档案管理工作的人员都是“半路出家”，他们都是在上一代管理人员那里学习后出师，由于没有通过系统的、专业的学习，工作中往往出现材料收集、留存等专业问题处理不准确，导致了人事档案材料收集质量不高。
第一，档案收集内容不全面。（1）人事档案内容陈旧。在人事档案里一般偏重工资变动、职称晋升、学历情况、年度考核等静态性资料描述，这些套话并不能真正反映出一个人的学习与工作经历；而与之相匹配各时期的工作指标完成情况、充分突出其个性发展的材料却不多，这与现行的聘用制对人才的引进、考核、评价，以及干部培养、师资队伍建设是不相符的。（2）档案收集内容比较单一。高校的人事档案都是根据《干部档案工作条例》要求只收取履历表、自传、鉴定、考核等九大类材料，缺乏具有个人亮点的指导性材料。而人事档案中重复的和定性的材料很多，如年度考核表等这些每年都有的材料年年都相似；科研学术成果、综合能力、专业素养等动态档案材料都未列入到收集范围之内，致使在干部考察中，考核人员不能从人事档案中找到客观的、个性化的、具有个人特色的相关资料。（3）存档归档不及时。许多高校没有按聘用制度改革的需要，对已存档案做进一步的完善。一些最新的应该收集的人事档案材料没有做到及时归档，导致在需要时临时增加，降低了人事档案管理的严肃性。
第二，收集归案信息不真实。由于人事档案管理严格，在调档和转档时手续繁杂，而现在很多高校聘用人员频繁跳槽，他们为了更加自由地流动，待选择到适合自己的新岗位，往往放弃原有的档案。据调查，某高校现存有2500余卷干部人事档案，其中有200多卷是属于“弃档”或“死档”。而“放人不放档案”的做法并没有留住跳槽者，他们往往被一个新单位录用后，就在新单位重建档案，在此过程中，由于缺乏原始材料的支撑和必要的监督，使得这些“新档案”出现“水分”较多的现象。这些“新鲜出炉”的档案，将会给人事档案管理和使用造成严重后果，这为人事部门计算工龄、核准退休时间、晋升工资及组织部门选拔干部带来了诸多问题，也使人事档案信息失去了意义。
3.档案管理方法老套陈旧
现在很多高校还是运用以前的档案管理方法，传统地收集、留存纸质版本资料。这些纸质东西，在收集过程中存在工作量大，信息容易被改动；在留存保管中存在不易保存，查阅困难等弊病。特别是对跳槽频繁人员的档案，他们如果总是更换工作，会因为每个单位的档案盒的规格不统一、打孔位置不一样的问题重新装订，造成对纸质档案的破坏。而新的技术在档案管理上运用很少，当前虽然各高校人事档案管理部门已经配备了计算机、扫描仪等电子设备，但使用范围仍局限于信息检索等方面，并没有利用设备的特点建立个人的电子档案，这严重影响了案卷质量和降低了工作效率。
4.人事档案封闭管理不利于开发利用
人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映了员工个人全貌。如果人事档案不能充分利用，就失去了它存在的意义。根据《干部档案工作条例》的要求，在查阅和借用档案时条件非常严格，所以档案绝大部分时间都是被放在档案柜里，只有在需要某个信息时才被查阅。据统计，高校中教师每年运用次数较多的就是年度考核，在每年的八月份左右，专业技术人员评职称时需要复印自己近三年的年度考核表，而其他方面利用非常有限。这样，不仅使教职工对自己档案缺少知情权，也不利于聘用制下的双方的自由选择。
二 聘任制下高职院校人事档案管理的应对策略
高职院校人事档案管理工作的最终目的在于通过对人事信息的良好管理，更好地服务于人才资源，为高职院校选贤任能，进而提升高职院校的教学、科研整体水平。人事档案的合理利用，能够有效地防止和避免不讲德才条件，只凭主观臆断和个人喜好聘用和提拔干部的情况。
1.确立聘用制下高职院校人事档案管理工作的重要地位
一是结合实际，建立健全人事档案各项规章制度，用制度规范档案管理行为。二是加强人事档案管理工作的组织领导，通过成立由学校分管领导牵头的工作小组，提高人事档案管理在学院工作的重要性，将人事档案管理工作常态化，将相关工作要求落到实处。三是建立奖惩制度，将人事档案与个人的年终目标考核挂钩，提高工作积极性，切实做好人事档案管理工作。四是加大学习宣传的力度，采取邀请专业技术人员专题授课、学校间档案管理人员相互业务交流等多种方式，加强对管理的业务学习。在加强学习的同时，充分利用高职院校媒体如校园网络、校内刊物等形式扩大宣传。通过学习和宣传进一步加强全体教职工对档案管理工作的认识和重视。
2.维护人事档案的严肃性，确保内容的真实性
人事档案是全面地、历史地记录一个人学习和工作，为人事关系转移提供“凭证”的功能，事关个人切身利益和间接反映教职工的工作态度，防止个人材料的不全和造假，维护人事档案的严肃性和权威性就显得极为重要。档案管理的“收集”工作是整个流程中重要的一个步骤，所以首先就必须严格遵守管理工作流程，通过正规渠道收集材料；其次要发挥好人事档案管理的监督作用，对新接收的材料要认真核查比对，发现有缺少的材料请当事人及时补交到位；最后还要重视人事档案材料日常审核工作，对人事档案三龄二历要严格把关，遇到有问题的档案要及时复核、纠正并备案。
3.实现信息化管理，积极开发利用人事档案
学校是教书育人、传播知识的重要载体，所以在先进知识和科技的领域，都应有“先行先试”的精神。对人事档案的信息化、数字化管理应从高校示范做起。首先要解放思想，转变观念，打破传统档案管理理念，在不违反、不突破《档案法》规定的情况下，对一些管理模式和方法进行调整。如增加收集如图片、音频资料等具有个人特色的档案；在保证人事信息安全、限定查询关系权限的基础上，授权查阅档案。通过人事档案的授权查阅管理，解决人才流动中人事档案难以利用的问题。在解决了档案授权查阅的基础上，充分利用高校专业的特点，开发操作性强、安全指数高的网络管理平台，建立人事档案的数字、网络体系，促进高校人事档案管理信息化、数字化、现代化。这样不仅可以提高管理人员工作效率，便于信息查找和统计，减少转递档案过程中对纸质材料的损坏，还加强了对聘用人员的档案材料进行信息管理，促进了人才的流动。高职院校人员档案信息现代化管理的建立将为广大教职工以及社会提供方便、快捷、优质的服务。
4.提高人员素质，加强档案管理人才队伍建设
要实现人事档案正规化、科学化、简单化的管理，首先须解决的就是人的问题，所以专业技能人才的引进，现有档案管理人员的培训就必不可少。针对每年高校的人才引进计划，酌情考虑新型档案管理专业技能人才的引进，以充实人事档案管理队伍。在引进人才的同时，对管理现有档案的老员工要加大培训力度，通过聘请专业授课、安排网络教学、组织专业学术交流等方式对他们进行再教育，以提升人事档案管理队伍的水平。针对人事档案管理工作程序机械、工作相对枯燥的问题，在工作中要关注管理人员的思想动态，及时发现并帮助他们解决工作与生活中的实际问题，增强其归属感，充分调动其工作积极性，发挥其潜力，努力维护人才队伍的团结与稳定。
参考文献
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档案管理认知范文6
【关键词】高校人事档案；管理者；素质；建设
高校人事档案作为学校发展的历史记录，它为师资队伍建设、职称评聘、薪酬分配、办理离退休手续、干部考察任免等诸多工作提供了精确的数据。档案管理人员在人事档案工作中是主体力量，素质如何将会直接影响档案事业的发展，要求干部人事档案管理者是专业型兼管理型的人才。因此提高人员的综合素质，更好地适应新形势的发展是人事档案工作者亟待解决的问题。
一、高校人事档案管理的当前状况
近年来高校人事档案工作有了较大的提升，但目前还存在着一些不能适应人事档案工作的问题，主要有这些表现:
（一）领导重视不够，档案管理意识淡薄。目前大多数高校受人力、财力、物力因素的制约较大，发展水平不均衡，校领导和广大师生对人事档案的重要性普遍缺乏足够认识，整体对档案管理利用意识淡薄，对人事档案归档内容、管理范围缺乏认识，重要性宣传力度不够，未能全面了解人事档案的功能，未能深层次开发人事档案，在对应归档的材料未能及时送交档案部门，目前主要是停留在简单的基础利用阶段。
（二）管理人员的综合素质水平整体偏低。在大多数高校，当前人事档案管理情况是人员配备比较随意，普遍缺乏专职档案专业技术人员，管理人员很多是转岗过来或者是兼职工作，人员调动频繁，流动性大，队伍稳定性差，工作的连贯性与专业性较难保证，导致不熟悉工作，经常出现各种失误，档案管理工作的专业性、专业性无法保证，影响档案管理工作的正常运行。管理人员主动服务意识欠缺，安于现状，缺乏创新精神，年龄结构偏大，学历层次不高，知识结构不合理，专业人员偏少，职业情感缺失，欠缺主动服务意识。
（三）信息化管理水平低，档案服务利用水平受限。目前很多高校日常业务环节的档案工作多数以手工操作方式较多，这些常规的业务环节耗费了大量的人力物力，工作效率低下，管理人员现代化的档案信息管理方式较难适应，计算机应用水平不高，不具备档案信息化技术知识和水平，无法适应档案信息化管理的大趋势。高校档案工作队伍知识结构和管理水平不合理，缺乏懂专业技术和信息技术的全才，与信息时代人事档案管理的需要不相适应。档案管理工作急需懂档案专业技术，又能掌握现代化信息管理技术的复合型人才。
二、高校人事档案管理者素质的提升对策
随着档案学研究内容的日益深化和扩展，管理者必须树立终身学习的观念，紧跟时代步伐，提高档案管理人员队伍的整体素质，培养复合型的人才。
（一）加大对领导和教职工档案意识的宣传，获得领导的政策支持。档案工作人员首先要提高自身认识，要积极主动汇报、请示工作，加大宣传人事档案工作的重要性，扩大档案的利用服务范围，加强校领导和广大教职工的档案意识宣传，争取领导加大对档案工作的支持力度。校领导档案意识增强了，给予档案工作政策倾斜和支持，协调解决工作中的人才引进、经费支持、设备配置等方面的困难，完善激励机制，建立尊重人才、培养人才的良好氛围，加大宣传力度，提高全员档案意识，形成人人关心档案、人人支持档案工作的良好氛围，鼓励职工及时上缴形成的档案材料。规范制定高校人事档案管理工作制度，提高档案工作的地位，更需要学校领导层面从上到下齐抓共管和制度保障，才能保证人事档案管理水平不断提高和服务工作顺利开展。
（二）优化人员素质结构建设，提高人员综合素质。1.档案工作者必须具备较高的服务意识和政治素质。人事档案工作保密性很强，档案管理者要忠于职守，遵守纪律，必须加强党的路线、方针、政策的学习，在日常工作中始终保持正确的政治方向，要树立主动服务精神，抓住学校的主要任务和中心工作，强化管理人员的责任意识、保密意识，把握档案需求的动向，深化档案信息资源的开发利用。加强职业道德建设，坚持原则，具有严谨细致的工作作风和较强的事业心，提供优质高效的服务。2.提高档案人员的专业技能素质。人事档案管理专业性和操作性都很强，这就要求档案管理人员不但要具备良好的政治、道德素养，更要扎实掌握档案管理的业务技能和专业知识，具备丰富的管理经验和实践能力，能熟练应用数字化信息的管理技术，注重其他学科知识的学习与积累，积极提高自己的业务素质。提高档案队伍的整体水平，优化档案队伍结构，采用科学管理手段，探索现代型的技术操作模式，保证高校档案管理人才队伍稳定与素质提升，积极学习先进的管理技术等，认真研究新型管理模式，以适应人事档案工作的现代化发展为要求，为学校的人力资源开发提供利用，保障高校的改革和顺利发展。为了更好地适应高校人事档案管理的新趋势，改善管理人员知识结构，引进档案专业人才，提高档案管理专职人员的比例，提高档案管理人员的综合素质。要加强业务新知识与现代化技能的学习与教育培训，安排专业技能高、业务能力强的年轻人才到档案管理队伍中，从而优化年龄结构；引进一些高端人才，他们既能掌握档案管理专业知识，又能熟悉现代化信息化管理技术，从而更好地优化档案管理人员的专业结构。3.档案管理者必须不断提高综合素质。新时期的档案管理工作环境是开放的，档案材料的形成要靠多个部门之间的协调和配合，对于管理人员的沟通协调能力、语言表达能力、环境适应能力、社会交往能力、管理能力等综合能力都有着较高的要求，档案管理者不但要掌握一定的专业知识，而且还应具备一定的综合能力，这样才能够更好地促进档案管理工作的顺利进行。
（三）完善培训开发体系，提升管理者的信息素质。高校要有计划地实施有助于档案管理人员学习与工作相关能力的活动，将培训开发工作纳入单位计划，开展针对性的培训工作，采取多样的培训方法及现代化的培训手段以保证培训的效果。档案部门针对人员知识老化严重的现象，应积极开展多种形式的教育培训，如在职教育、岗位培训、网络继续教育、进修学习、参观访问、交流研讨等多种方式拓宽自己的知识面，加大对档案人员培训的经费投入，必须多渠道、多形式地培养，重视岗位定期进行考核，学习档案管理的经验和信息化的管理方式，多方位培养复合型人才。通过一系列的业务教育培训，可以使工作人员的知识结构、档案管理技能得到明显提升，及时、全面地总结培训的效果，让员工通过培训进行自我学习和提高。档案人员应该通过培训，掌握档案工作技能、管理专业知识、现代管理技术、计算机网络技术等知识，熟练操作数据库和多媒体应用技术，学习多学科综合知识，提高驾驭信息资源、应用信息技术的整体素质，促进高校干部人事档案管理的现代化进程。提高档案管理人员信息化管理能力和服务能力，运用现代信息技术来综合分析和深层次加工信息资源，实现档案的科学化、规范化、标准化管理，提高档案管理工作的效率和质量，掌握现代档案管理方法，为全校师生提供服务，成为掌握既懂档案管理业务知识，又擅长信息技术的复合型人才。档案信息化建设可以方便工作人员更加高效、方便查阅者快速准确找到需要的信息，提高管理人员的工作能力和水平，服务学校教学工作，推动高校人事档案工作的高效发展。总之，档案管理人员的素质与高校档案事业能否顺利发展关系十分密切。因此必须加强高校档案队伍建设，档案管理工作者必须具备良好的政治素质、职业道德素质、综合的业务素质、现代化的信息素养，转变传统档案管理者角色向现代档案信息管理者身份转变，为学校的人力资源开发和利用提供服务，适应高等院校的改革发展趋势。
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