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档案管理的优势范文1
一、当前档案管理工作的现状
就目前来看，我国的档案管理工作的水平还有待提高，一些单位的档案管理存在着人员素质不高、重保管轻利用等现象，有的单位的档案管理人员甚至还存有应付检查等观念，严重制约了我国档案管理工作的发展。管理人员普遍没有认识到档案管理的重要性，只根据工作需要进行必要的信息整理，而没能使档案管理发挥其真正的价值。这种陈旧的管理理念必然会导致工作人员在工作中的行为不够积极，不能主动的改变和创新管理方式，从而影响了档案管理的整体水平。在信息时代，各种理论和技术不断的向前发展，其更新速度也越来越快，如果档案管理人员不能及时有效的汲取新的理论知识，更新自身知识结构，完善自身技术水平，那么将很快落后于档案管理的时代要求。这也是我国档案管理工作缺乏创新的最主要原因。此外，随着各类管理和存储技术的发展，档案管理工作对于工作人员的专业知识和技能的要求也逐渐提高。只有具备了相关的职业技能的人才，才能够满足相关的设备和系统控制需求。但是，就我国目前的档案管理工作人员的整体水平来看，还有待提高，尤其是一些资深的档案管理工作人员，由于从业较早，其无论是知识结构还是技术能力，都相对陈旧。
二、档案信息化管理的优势
所谓档案管理信息化，就是通过一定的现代信息管理技术对现有的档案管理进行全方位的升级和改造，使其从管理模式和方法上更多的采用信息化档案管理方式。并且能够在高效管理的同时，做到对档案信息的合理利用，使其能够在工作中最大限度的发挥价值，服务于单位管理和社会管理。笔者在认真分析了信息化档案管理和传统的档案管理后，总结信息化的优势有以下几点：首先，其可以克服传统的档案管理低效率的手工作业形式，将工作人员从繁重的体力劳动中解放出来，并且能够实现档案资料的更加高效和精准的管理。因为在信息化档案管理的过程中，采用的是硬盘、光盘等体积小、容量大的存储设备，运用的是先进的网络管理系统，可以实现数据的灵活存取；其次，信息化的档案管理可以克服传统档案管理的定期分类数据搜集和整理工作，因为在信息化的档案管理过程中可以在信息和资料录人的同时，完成对其属性和类目的管理，不仅便于查找利用，还可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高档案管理的维护性；再次，在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归挡的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。
三、实现档案管理信息化的主要措施
1、提高对档案管理信息化重大意义的认识
人事档案工作向来以默默无闻、无私奉献著称，档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论。关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。
2、提高档案管理人员的综合素质
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息时代不断发展，对每位档案管理工作者的业务素质提出了更高的要求。档案管理工作者除了要强化事业心之外，还要加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术和管理技术，掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识及管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定。努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的复合型人才。
3、强化档案管理的安全意识
档案管理的优势范文2
关键词：档案；建筑工程；管理
改革开放以来，我国的建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的业内资料即工程档案。建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。
一、建筑工程档案资料的内容
1．综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2．土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开／竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3．竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
二、建筑工程档案管理需要解决的问题
1．档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80％左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。
2．缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
3．缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
三、建筑工程档案有效管理的措施
1．建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
2．严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。
3．加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
4．加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。
5．充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。
各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。
6．及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
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一、档案管理人员综合素质的提高
档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升，这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点。
1.学习能力的提高
信息时代，要求档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，运用网络、现代通讯等高科技手段，对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。当前已经进入终身学习的时代，不会学习将会成为新时代的“文盲”。同样，档案管理工作内容、技术也在日新月异，不主动学习、不善于学习，将最终会被淘汰。
2.操作管理能力的提高
要成为一名合格的档案管理人员，最基础的是要具备实际操作技能，具体包括立卷、整理、编目、鉴定，著录、标引、保护等。此外，还需要具有统筹安排、仔细耐心的基本品质。除了具备基本操作技能外，还需要打造自己的管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序，如何能够协调处理好这些程序的衔接，必然要求具备一定的管理能力。
3.安全意识的提高
作为一名合格的档案管理人员，要把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，强化保密法制观念，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，提高保密工作的自觉性和责任感，自觉履行保守国家秘密的义务。有些档案涉及到国家安全和社会稳定，有些档案关系到企业竞争与发展，有些档案影响到个人隐私与生活，因此，档案管理人员应该树立较强的安全防范意识，防止档案泄密事件发生。
4.服务意识的提高
信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为经济和社会发展服务。然而，随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。
二、办公自动化的广泛应用
1.办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电于文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送，时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
三、档案管理利用效果的应用
新形势下档案管理集中体现在普遍采用计算机和网络技术，极大地提高了档案管理的效率和效果。一方面通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收的电子文件逐一进行归档，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，大大提高了档案的管理和利用效率。
1.建立网络档案系统
在系统内建设数字化综合应用平台，建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。
2.加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键
（一）电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。
（二）电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形式部门了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
（三）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
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油田档案管理信息化主要是指在油田的统筹规划下，全面采用现代信息技术，使档案在电子系统中存在并不牵涉到交换机等的更换，从而提高油田企业内部档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程，该过程具体表现在以下几个方面：一是档案信息存储数字化。在档案信息化建设过程中，档案信息存储数字化是基础，主要包含两方面内容：一方面是集中所有优势资源将原有的纸质档案，有针对性的转化为能够在电脑中存储并在网络中流转的数字信息。另一方面是在收集新的档案资料时，根据档案管理的相关原则同时收集电子版档案，经核实、确认后进行分类存储，从而加快数字化进程。二是档案传递网络化。目前，对档案的提供已经从实物借阅开始向通过网络远程调用数字化档案过渡，这已成为不可逆转的发展趋势。所以在进行油田档案信息网络建设时一定要有前瞻性，全面考虑网络带宽是否能够达到应用的需求，以及交换机的吞吐能力是否可以满足档案传递的需求等等，如果有必要可按照实际需求对信息网络进行升级改造。油田档案管理信息化建设的必要性和意义。
（一）意义
第一，方便检索。一直以来，油田档案的管理都是以手工模式为主，如果人们需借阅档案资料时，则要在相应的管理目录中查找，再根据相关的辨识到档案室查找，该检索方式需耗费大量的时间和精力，同时该管理模式也只能在同一时间借阅给一个人参考，制约了油田档案资料作用的发挥。如果实施档案管理信息化，就可采用分类检索等各种各样的查询方式，在计算机的作用下能够快速地查询到所需要的档案资料。
第二，提高信息化管理的效率。油田档案信息化对档案信息的全局化管理十分有利，既方便了档案的归类和整合，扩大了资源的利用范围，又提高了油田企业的管理效率。与此同时，档案信息化管理还可对现有的资源进行充分利用，比如资金、人才等，从整体上减少了企业的运营成本，不仅推动了油田企业健康稳定的发展，还在一定程度上增强了油田企业在同行业中的竞争实力。
第三，促进企业的结构优化。信息化管理改变了以往档案管理的人员结构，它将所有的档案资料采用虚拟数据的形式保存到网络中，按照各职位所拥有的权限，对企业中的工作人员进行档案开放。这些人员可根据自己的工作需要直接在数据库中查找自己所需要的档案，减少了以往档案专门管理人员的工作量，同时也简化了人员结构。因此，档案信息化管理可节省许多人力物力，从而达到降低企业管理成本的目的。
（二）必要性
第一，档案管理信息化是必然趋势。最近几年，随着我国科学技术水平的不断提高，信息化社会已开始逐步形成，其信息化技术也已被广泛应用到各个行业中。要想跟上当前市场经济的发展步伐，增强企业在市场中的竞争力，就不能在信息化的发展建设脚步上落后于人。目前，档案的信息化管理已成为一种趋势，但因各地区的发展水平和实力有很大差异，?S多地区还无法做到油田档案的信息化管理。
第二，可拓展服务领域。档案管理实际上就是对档案中的信息进行管理，信息的价值主要在于它具有一定的时效性和应用的广泛性。档案信息化管理主要是把纸质的档案输入到网络云端中，用电子信息的形式存在，这样便于油田更快地掌握人员的动态。与此同时，油田企业在对档案进行管理时还可采用各种科学技术手段，比如扫描技术、光盘技术等，来提高单位体积中信息的存储容量。档案使用电子文档的形式，既可录入文字信息，还能够记录相关的影音、图片等，从而拓宽了档案管理信息化的服务领域。
二、新形势下油田档案管理信息化建设的建议
（一）做好档案基础设施建设
在当前形式下对油田档案管理进行信息化建设时不能随意进行，要根据档案管理的相关要求，与油田企业中内部的信息化水平结合在一起，完善其档案馆的相关设施，为档案信息化管理配备各种设备，比如数据存储设备等，从而再进行信息化建设，这样可以为油田档案管理的信息化建设提供有力的保障。
（二）强化标准规范建设
在对油田档案进行信息化建设时一定要按照油田企业的自身发展需要，建立并完善相关的规范标准，这对档案管理信息化建设来说十分重要。因油田企业具有一定的特殊性，它内部的生产流程十分复杂，这就导致其档案资料特别繁多，再加上其格式差异化情况较为突出，给档案管理工作带来了很大难度。为了能从根本上解决好这些问题，在对档案进行管理时一定要强化标准，比如文档的编写、存储等等，这样对档案的高效管理十分有利。
（三）加强档案信息收集
因我国在油田的发展上有较长的时间，所以会存储大量的档案信息，其存储方式也多种多样，比如纸质档案、光盘等等，这些方式所存储的内容包括了钻井、完井、井下实地工作等等，内容涵盖十分广泛，由于这些档案数量的繁杂，因此在对油田档案进行信息管理时，要对所有档案进行准确录入是一项庞大的工作。每一份档案资料的缺失，对油田来说都是一种损失，所以加强对油田档案进行信息的收集和录入，是其进行信息化建设的基础。
（四）实现档案信息资料再利用
油田档案管理信息化系统建成后，不仅要连续不断地收集并保存企业在生产运营期间的各种档案信息，还要从整体上发挥出信息化时代的档案优势，对档案中的信息进行全面而深度的搜索和挖掘，从而能更加深入的开发出现有的档案资源，促进其由传统的数据型档案向知识型档案的方向转移，使档案资源的利用价值能最大限度地发挥出来。
（五）加快档案人才队伍建设
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【关键词】档案管理；计算机技术；优势
一、计算机应用在档案管理工作中是社会发展的需求
在我国不论文件还是档案都是文件运行的不同阶段，只是不同阶段有不同的管理方式。手工管理档案这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。
1.小而全的管理模式，浪费严重。绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但是每个单位都要设立档案室，添置设备、配备人员，建立-整套的管理程序和方法。这种要在人力、物力、财力方面等多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入，浪费严重。
2.工作不到位，管理水平低。从目前情况看，档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是-门专业，但绝大多数的档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。这些因素造成了档案工作水平较低，现代化管理是档案工作的必然趋势
3.现代化管理进程缓慢。文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性”，只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理，各单位档案室管理水平参差不齐，要达到资源共享难度非常大，且需要的时间也很长。
二、计算机技术应用在档案管理工作中是现代企业加强各项管理的所需
随着科技发展和信息化的的进程，？在单位档案管理中应用计算机技术的历程，反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，有以下几点认识：
1.档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
2.现行文件和档案管理的计算机技术综合应用。由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
三、计算机技术使档案管理工作自动化。
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
四、计算机技术网络化管理档案工作在社会发展及企业发展中的作用及意义
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关键词：人事档案；管理；有效性
一、人事档案管理的重要性
材料的真实性、可靠性。企业要做到知人善任、选贤举能、知人善用，深挖每个员工的潜力，发挥他们在所擅长岗位上的最大效能。除组织直接派人考察外，还必须通过查阅人事档案进行全面了解，主要看此人的成长学习历程，当然也包括是否有记过处罚等。从而为企业进行干部任免、调配、考察提供真实可靠有效的资料，选到合适人选，为企业创造更大的效益。
人事档案为企业的一些重大决策、人力调配提供了必要的依据。如一个新的项目，需要相关的人才，在众多工作人员中，组织者不可能完全熟知每个人的特长、能力及相关的工作经验，但是人力资源就可以通过人事档案，快速了解相应信息，从而保证企业决策和人力资源规划的科学化、合理化，详尽了解领导及员工的业绩、素质、能力等进行综合分析。
二、人事档案管理的漏洞
现今，人事档案管理有一些漏洞。一是忽略了档案管理工作的重要性。很多人对人事档案管理缺乏正确的认识，总认为人事档案管理可有可无，只是一项保管工作，只要不丢失，保密好就行，没什么大不了的。二是硬件管理设备差。一些单位企业具备管理软件或相应的管理系统，但有些单位还处在老式的管理阶段。会出现整理不及时、遗漏等问题。三是弃档情况日渐严重。
三、提高人事档案管理的有效性
时代在进步，事事在发展，人事档案管理不仅要保持档案不分散、档案不互相混乱、档案不丢失不泄密、档案不遭到损坏，还要建立完善的人事档案管理制度。一方面，制定单位内部的管理制度和章程，明确人事档案管理的责任人，人事档案资料的收集范围和要求，鉴别资料内容的真实性与完整性，做到不漏项，做好安全保密工作，避免人为因素导致的泄密可能。另一方面建立开放型的人事档案管理模式，在知识经济日益兴起的当今社会，单位对人才质量和数量的要求越来越高，开放式的管理模式有立于推动人才的流动以及人事档案管理的规范化、社会化和现代化。
新形势下，人事档案管理工作也一定要紧跟发展步伐，以与时俱进的开拓精神，主动适应提高效率的需要和发展的需要。光有措施还不够，还要落实措施。强调：“不务实、不落实，再好的蓝图也是镜中花、水中月。”这说明了抓落实的重要意义。但实际工作中，落实难、难落实，不落实、落不实的问题仍然存在。是否真正将要求落到实处？何时落实？如何落实？这就要求管理人员有强烈的责任意识，不仅是对工作的负责，也是对自己负责。改变以往观念，改“牛”为服务。过去，提到管人事的，觉得真是牛气的部门。随着时代的发展，越来越强调“以人为本”，人事档案管理必须转变传统模式和思想的影响，把“以物为本”变成以服务每个员工、服务档案利用者为本。
及时增加人事档案的内容。在传统人事档案的基础上应增加一些着重反映个人科技水平、业务能力、素质及个人性格特征、兴趣爱好等个性化的材料。使人事档案更全面反映一个人在企业发展过程中的成长历程，同时也为人力资源部门考核考察企业后备人才提供第一手的资料。及时更新，加强人事档案的时效性。根据实际情况划分人事档案。可以根据企业的实际情况划分不同类，如技术、年龄、性别等将人事档案，以便企业在输送人才、调配人才。加大投入、加快档案管理信息化进程。电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。对管理人员培训，学习档案管理设备的操作，增强档案管理信息化？。将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存？，方便查阅。国家提倡“大数据”，提倡共享经济，人事档案管理也要跟上时代的脚步，实现信息化管理，资源共享。另外，现在大部分地区及单位还是采用纸质的人事档案，在档案管理中，要注意对档案的保管，经常保持档案管理室的通风良好、室内干净整洁、空气干燥，防止档案损坏或虫蛀。还要注意不能在档案管理室内吸烟，防止档案的认为损坏。培养档案管理人员的抢救档案能力，遇突况，最快的抢救档案，把损失降低到最小。
结束语：人事档案管理在整个单位管理中占据着至关重要的地位，对单位人力资源的流动产生重要影响。但受到企业改革等各种因素的影响，致使人事档案在管理上存在不同程度上的影响和制约，从而得不到更好的发展，造成档案的材料不齐全，从而给人力资源管理带来了不可估量的损失。因此，要转变观念，认清改革是加速人事档案工作的大趋势，充分发挥人事档案在人力资源管理中的重要性。
