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高校科研档案管理范文1
高校科研项目档案是高校科研管理工作的重要环节，是高校档案工作的一个重要组成部分，是一种重要的信息资源，是知识创新、科技创新以及成果转化的基础和依据，它在科研工作中发挥着知识储备的作用。科研项目档案的管理是科研档案管理的主体和重点，其科学管理手段对科研工作的进程、效率和质量起着重要的作用，同时也影响着科研项目档案的收集及档案价值的实现，所以，研究分析高校科研项目档案管理中存在的问题，探讨解决问题的途径，对于提高高校科研档案整体管理水平、发挥科研项目档案的利用效益、更好地为教学和科研服务有着积极的意义。
1 高校科研项目档案信息的重要地位
高等学校既是高等教育的“阵地”，也是科技创新的“战场”。在经济和科技全球化的今天，国家的创新能力已经成为决定该国在国际竞争格局中地位的重要因素。高校因其覆盖了理学、工学、农业，医学、历史、文学、哲学、法学、教育学、经济学、管理学等各学科，拥有很强的基础研究、应用研究和开发研究能力，在国家创新体系中拥有不可或缺的、独特的地位和作用。据统计，“十五”期间，我国高校承担各类科研课题达61.9万项，其中高校主持的国家“973”项目占立项总数的57.05％主持“863”项目占立项总数的40％。在获奖方面，高校所获国家自然科学奖的占全国授奖总数的55.07％；高校获国家技术发明奖占全国授奖总数的64.4％；高校获国家科技进步奖数占全国授奖总数的53.57％。2006年以来，高校科研立项数以及在获得的国家科技奖励方面又有了新的进展。高等学校已经成为国家创新体系中的一支重要力量，成为解决国民经济重大科技问题、实现技术转移和成果转化的生力军。
高校科研项目档案是高校在课题研究过程中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像、实物等各种载体的历史的、原始的记录。项目档案的形成积累过程凝聚着科研人员的智慧。一项科研课题的档案，就是一部生动的科研教科书，能从总体上反映出学校及国家的科研水平。项目档案所蕴含的具体信息，对于今后的科研工作具有积极的史鉴意义。因此，项目档案信息在高校和国家科研中占有举足轻重的地位。
2 高校科研项目档案管理的现状及障碍分析
2.1 科研管理体制对高校科研项目档案管理工作的影响
近20年来，随着高等教育事业和国家科技事业的不断深化和发展，高校科研项目的来源渠道丰富宽广，下达及指导高校科研项目的主管部门已由原来比较单一的科技口发展为多渠道管理。在这样的背景下，高校的科研项目在校内也由多个部门管理，比较普遍的管理模式是教务处(高教研究所)分管教育教学改革研究项目，宣传部或学校党委办分管高校思想政治教育理论与实践项目，团委分管大学生科研项目，研究生处及相关教学单位分管研究生创新科研项目，其他研究项目由科研处分管。各部门你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各异，由于岗位职责的限制性，缺少部门之间的协调，在一定程度上造成了项目研究过程材料的缺失。有些管理部门归档的材料只有项目立项、批准、下达研究经费和结题的文书通知，而项目申请书、合同书、结题材料都没有，归档材料根本不能反映出研究的过程，有的甚至不能反映出研究成果。
2.2 高校科研项目的特点对科研项目档案管理工作的影响
受管理体制的支配，高校科研项目档案无论在内容，还是在其形成规律方面，都有着其鲜明的特点，这些特点对科研项目档案管理工作也产生影响，主要表现在几个方面
首先，高校科研队伍的多层次性和科研方向的多样性，决定了科研项目档案来源的广泛性和课题研究内容丰富、形式多样，也决定了科研管理涉及的部门多、制约因素多。从宏观层面上看，上级有关主管部门对高校科研项目档案管理缺乏外部关系的统筹协调，对课题研究只具有引导、服务作用，而对课题研究过程中的档案资料管理不具有约束九从管理层面上看，有关职能部门对科研项目档案的认识、定位等等方面，仍有较大的差异性，从微观的层面来看，由于科研项目是几个部门各自分管，管理人员处于“各自为战”的状态，对档案的管理在操作上有较大的随意性，管理水平参差不齐。这些情况都严重地影响着高校科研项目档案的案卷数量和质量。从复杂的实际环境条件来看，要真正做好科研项目档案管理工作难度还是很大的。
其次，高校科研课题专业性强，研究周期长。高校从事的研究项目类型不同，研究对象和采用的研究手段各异，涉及的专业学科广泛，因而使得记录其研究活动的项目档案也不同，由于开发类科研项目从开题到研究成果的取得，每个环节都必须经过反复地研究和试验，要取得最终成果，往往要耗费很长的时间，特别理工科的开发研究。这就需要研究人员及管理部门在研究期内坚持长期做好日常档案资料的收集整理工作，但在实践中却很难坚持做到。
2.3 档案观念和责任心对科研项目档案管理工作的影响
随着社会信息化进程的不断加快，人们在理论上对于信息的重要性有了一定的认识，但是人们在社会经济生活的实践中，由于受到各种因素的影响，陈旧传统的观念和思维定势仍具有很大束缚性，这在某种程度上制约着档案管理工作向更深层次发展。某些研究人员及相关管理人员档案观念薄弱，没有坚持把科研项目档案工作纳入研究工作的计划之中和岗位职责中，不注意对科研项目从始至终各个环节所产生的材料进行收集积累，只注重结论性、成果性材料的积累，使最终的档案材料成套性很差。有的是研究人员之间、协作单位之间由于科研成果的权属之争，而引起争原始材料，争报奖励而不愿主动把材料集中管理。由于项目档案专业性很强、技术含量高，有的研究人员害怕泄密，归档时避重就轻，把一些不太重要的材料交来，而抽去反映成果水平的关键技术材料。加之，学校档案部门人员对科研课题不熟，业务水平有限，未审查出来。另外，档案工作人员业务指导不到位，研究人员不了解收集档案的重要性，这些，都影响到项目材料归档的质量和数量。
3 对加强科研项目档案管理的几点思考
科研项目档案管理与科研工作管理是一个有机的整体。科研项目档案特点决定了科研项目档案管理是一项很复杂、要求很高的工作。因此，应加强对现行科研项目管理体制的研究。应该说，现在各高校科研项目档案的多头管理体制及运作方式，都是在特定条件下对不同范围的具体选择。高校应有怎样的科研项目管理体制，如何建立完善高校科研档案
管理体制，理顺档案管理关系、程序，科研管理部门以及档案部门应当积极探索。而在当前的管理环境下，应加强做好以下工作
3.1 建立健全科研项目档案管理规章制度
建立健全管理制度和工作标准，既是档案工作顺利进行的可靠保证，也是实行档案工作科学管理、规范管理的依据及准绳。要做好科研项目的档案管理工作，离不开制度的支持，制度内容应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，才能使各个业务环节都有章可循。
一个科研项目档案作为记录科研活动全过程的一套完整文件材料，虽然是在项目研究活动最后结束完成的，但作为科研档案之中的每一部分材料又恰恰是各个不同阶段的产物。即所谓科技档案完成于项目研究之末，又形成于研究活动之中。必须把必要的行政手段和经济手段纳入法规和轨道，把科研项目档案的形成、积累、归档工作具体纳入到科技管理的各个环节。各个阶段中去。因此，在现行管理体制下，科研处、教务处(高教研究所)、宣传部、团委、研究生处等管理部门应坚持用规章制度来履行各自的职能。要负责督促科研工作人员对研究项目归档工作超前控制，一开始就要着手抓，并一抓到底。档案部门工作人员要抓科研项目档案建设，多渠道、多形式进行项目档案收集、整理、归档的指导工作，才能使科研项目档案的建档工作进入到规范管理的轨道。做好高校项目档案管理工作，是一项功在当代，利在千秋的事业，要努力建立高校档案工作可持续发展和现代化管理的运行机制，首先要提高归档率、完整率和案卷合格率，这一基础环节不抓好，随后的开发利用工作难以发挥效益。
3.2 理性认识科研项目档案的价值，做好科研项目档案的开发利用
高校科研档案管理范文2
1 高校科研档案的作用及意义
开展科学研究是高校的三大职能之一，作为真实记录科研活动过程的科研档案，对高校开展科研管理具有重要作用和意义。
首先，科研档案是开展科学研究的基础与前提。高校科研档案是记录科研人员研究成果与历史史实的原始资料，是最可靠的情报源和信息源。任何科技进步均是在前人研究成果基础之上进行的继承和借鉴，高校搞科研亦是如此，通过科研档案了解过去和同期国内外对某课题的研究情况，从而进行创新和发展，因此，科研档案是高校科研工作的重要基础。
其次，科研档案是提高教学质量的重要保证。培养德才兼备并适应社会发展需要的专门性人才是高校的重要任务，作为教师，不仅自身要及时掌握了解所教专业的最新前沿动向，还要不断更新教材，通过利用科研档案，将科研中取得的新技术、新经验充实到教科书中，传授给学生，从而提高教学质量。
最后，科研档案是检验科研工作质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要条件和依据。高校科研档案记录了高校教师、科研部门在科研实践和管理过程中，形成的各类具有保存价值的原始文字、图表及声像材料。一所高校科研工作开展得如何，从科研经费、人员投入、科研成果的产出等各方面予以体现，而这些均可从科研档案中找到依据，从而做出公正客观的评价。同时，科研档案也是科研人员辛勤劳动的结晶，为教师及科研人员的职称评定、考核、奖励起到了真凭实据的作用。
2 高校科研档案管理中存在的问题
2.1 制度不健全，权责划分不清，造成档案收集不齐全。《科学技术档案管理暂行规定》中明确指出，科研档案是科研管理的重要组成部分，必须在单位科研管理工作中予以体现。然而，现实中，似乎只要沾上“档案”二字，工作就应划归档案部门。虽然，档案部门按照相关规定制定了科研档案管理办法，但缺少科研管理部门的配合约束，使得科研档案从开始便出现断链。科研管理部门作为归档单位，往往收到什么材料就归什么材料，只相当于扮演了一个“二传手”，不仅对档案材料中出现的问题，不能做出解释，无形中，还增加了归档工作的返工率，并且，长期的传统粗放做法使得他们认为，档案材料的鉴定、整理均是档案人员的事情，只要将材料送达即可，给档案部门增加了很大工作量。档案部门与科研管理部门是平级职能部门，缺少必要的沟通，“隔行”造成了档案人员对科研项目管理及内容的认识不足，许多重要材料未能及时归档，造成科研档案材料收集不齐全。
2.2 科研档案分类不适应新情况，档案整理不规范。随着高校科研工作的快速发展，老的科研档案管理模式已不适应现实需要。首先，体现在科研档案的分类上。过去，在计划经济体制下，科研项目种类少，来源相对单一，分类简单，归档范围不明确，除了科研管理综合类（KY11）外，即按科研项目（KY12）进行组卷。随着时间的推移，相继出现诸多科研类材料，如横向科研项目、科技奖励成果、学生科研项目、学术会议、行业标准、国家标准、学术论文著作，等等，没有明确可归入的类别，便鱼龙混杂归入一类。其次，体现在科研材料的整理不规范。因为前期的分类不明确，给科研档案材料的整理带来一定麻烦，如奖励证书、专利证书、各类标准、学术著作等是按卷整理还是按件整理？大小不一、材质不同如何装盒？
2.3 科研档案查询服务不灵活，资源利用匮乏。长期以来，科研档案的利用一直较为谨慎，主要是因为牵扯到保密和个人知识产权问题。作为科研项目，它的价值不仅是一个发明、创新，还可以创造经济效益。档案部门在管理科研档案时不愿承担责任，而将审批权全部推向科研管理部门。有时，科研管理部门一时没人，而利用者又急用，使个人查询极为不便。
正是因为科研档案的敏感问题，档案部门没有建立开放科研档案目录，从而造成科研档案信息资源长期被压制在档案馆内，而不能很好地发挥作用。
2.4 上级指导部门没有针对性地对科研档案进行专项检查。虽然，每年，上级档案部门组织了各项检查，但很少有针对高校档案内容的专项检查，尤其是高校科研类档案检查从未触及。通过对科研档案的检查，可以促进科研档案管理工作，及时发现问题、解决问题，并引起学校领导对科研档案工作的进一步重视。
3 解决对策
3.1 建立新的科研档案管理体制，完善科研管理网络，做到分工明确，责任到人。第一，为了利于科研档案的科学化管理，应从管理体制上进行改革，科研管理部门应为科研档案的主要负责部门，档案部门为辅助管理部门，即具体操作上，由科研管理部门利用行政管理职能完成科研材料的归档，档案部门则主要行使档案业务的指导、监督、检查和保管、利用工作。
第二，科研管理部门要与档案管理部门进行深入沟通，建立一套规范、可操作性强的科研档案管理制度，明确分工和职责，共同做好科研档案的各项管理工作。第三，通过全校各部门设立的科研秘书，形成科研档案管理网络。对科研秘书的职责中，要强调做好本部门科研档案的归档检查工作，同时，档案部门要定期对科研秘书进行档案业务培训和指导。第四，建立科研档案的收集行政制约制度。通过科研管理部门、人事部门与档案管理部门的联合，在涉及教职工切身利益的相关环节进行行政制度约束，进一步确保科研档案的收集齐全。如教职工的职称评定材料由档案部门审核盖章，年底科研工作量的报送材料由档案部门进行审核验收，凡未在档案目录登记之列的，均可将材料收集归档。同时，为了保证课题项目的每个环节材料齐全，可由科研部门按比例抽取课题科研经费作为档案材料归档保证金。
3.2 建立科学的分类标准，细划归档范围，规范操作流程，严把档案整理标准。科学研究类档案在我国没有统一的分类标准，作为高等院校的科研档案分类，主要是参照《高校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理规范》两个规定，但其也只是对高校科研档案的分类作了一个泛泛的基本要求。
为了适应现实科研发展的需要，如想较全面地收集齐全各类科研档案材料，必须对原来的科研档案分类进行细划，如“KY12”为纵向科研项目，“KY13”为横向科研项目，“KY14”为奖励证书，“KY15”为论文、论著，“KY16”为专利证书，“KY17”为学生科研项目等，根据需要，可再分三级目录。归档范围上，可针对学校产生的科研项目种类，按类别划分归档范围，使立卷人能更好地把握归档内容，确保档案材料的齐全。整理上，在参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《高等学校档案管理规范》的基础之上，可采取卷件结合的整理方式，科研课题项目以卷整理，科研管理类文件材料以件整理，奖励证书参照实物档案管理，按件保管；专利证书、行业标准、学术论著等按件整理保管。一个科研项目以结题、鉴定时间为档案归入年度，后期的成果、获奖材料按相应年度划入相关类目下。
做好归档流程的设计和规范化工作很必要，科研管理部门为科研档案的主要归档单位，而各课题项目组为具体立卷人，只有设计一套具体可行的归档流程，既保证归档管理工作的规范化，又通过实现科研管理行政职能的约束力，确保档案材料的收集完整。
3.3 建立科学系统的科研档案信息数据库。为适应现代信息化管理的需要，无论是科研管理部门还是档案管理部门，科研档案电子信息资源对其而言都十分重要。二者可以通过信息对接处理，完善科研档案数据库，实现双赢作用。
科研管理部门利用科研管理软件在行使工作职能的过程中，建立了大量的科研管理档案数据库，通过与档案管理部门的管理系统对接，一方面，实现了科研管理中的电子文件信息的归档，并完成了科研项目的网络归档工作。档案管理部门则通过对纸质科研档案的扫描录入处理，建立馆藏科研档案资源信息数据库，与前期科研管理部门的信息数据通过二合一对接，形成一个大科研档案数据库，从而保证了科研档案数字化信息的完整性。大信息库的建立，方便了科研管理部门的工作，从而实现互惠互利的良好效果。
3.4 确保科研档案安全的情况下，提高科研档案的服务利用方式。《高等学校档案部门业务建设规范》11.3中指出：“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。”该条也应适用于科研档案。可以组织相关人员对学校馆藏科研档案进行认真鉴定，建立开放科研档案目录，以方便更多的人来使用查询科研档案。
高校科研档案管理范文3
关键词：高校科研档案管理科研人员
在国家刚刚的《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（公开征求意见稿）中，提出要通过提升科学研究水平，充分发挥高校在国家创新体系中的重要作用，全面提高高等教育质量。教学与科研向来作为高校的两大中心任务，而在新时期利用科研推动教学的趋势越发明显。高校科研管理人员做好对科研档案的建档与管理，对保障和提升整个学校科研工作的质量与水平无疑也起着非常关键的作用。基于此，本人结合实际工作体会，谈一下对科研档案管理工作的一点浅见，仅供同行借鉴参考。
1．明晰高校科研档案归档范围
高校科研档案是高校教师及专职研究人员在从事科研活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等形式的书面材料。要做好科研档案的归档管理工作，前提是需要明晰当前高校科研档案归档的主要范围。
总体来说，科研档案包括以下几项：
1)科研成果档案：主要包括科研人员出版的著作、发表的论文、撰写的研究报告以及科研成果获奖的证书等。同时包括反映上述情况的年度或季度科研统计表。
2)科研项目档案：主要包括项目申报书、项目合同书、项目审批书（立项书）、调研报告、方案论证、结项报告和结项证书，以及在项目进行过程中所形成的实验数据、实验报告等。
3)科研人员档案：主要包括从事科研工作的人员基本信息，包括研究领域的学科分类、研究方向、研究团队情况和系所分布等，同时包括科研管理人员的信息。
4)科研管理文件档案：主要指国家、省级及高校关于科研发展的管理文件和高校年度科研发展总结和规划等。
2．当前高校科研档案管理中亟待完善的方面
第一，不少科研管理人员对科研档案管理工作缺乏应有的重视。导致许多档案管理工作的滞后，甚至落实不到位，出现混乱、缺失、损坏等人为事故，在一定程度上影响了科研人员的持续研究，也使他们的内心受到了一定伤害。 第二，一些科研人员出于个人利益考虑而影响到科研档案归档的及时性与完整性。高校科研本身存在着一种潜在的内部竞争，一些科研人员为了个人荣誉、个人利益、知识产权的保密等等，将其在科研工作中的一部分科研资料私自保留，不愿上交学校科研部门，导致应该共享的科研资源不能及时归档，从而使得高校科研工作的很多材料不能及时、完整地归档，从客观上影响了科研档案归档的完整性。
第三，高校科研工作的广泛性影响科研档案形成的系统性。高校科研工作的广泛性，一是指科研项目的广泛性，随着高校科研水平的不断提高，科研项目的来源渠道不断拓宽，尤其是各种横向课题的增多；二是指高校科研工作范围的广泛性。高校科研项目研究周期长，不仅包括科研项目研究的准备阶段、研究阶段、鉴定阶段，还包括成果转化的后续实验、开发、推广等过程。
第四，科研档案管理制度不健全。在科研档案归档工作中，档案部门不能经常与科研管理部门联系，对于接收来的材料是否完整心中无数，因而大大降低了科研档案的利用价值。另外，档案部门虽然建立了一些档案工作管理制度，但在某些工作环节中，管理制度仍然不够健全，还缺乏必要的配套措施和有效的制约手段，致使档案管理部门不能依据有效的规定运作。
3．改进高校科研档案管理工作的几点建议
第一，提高高校科研人员的科研档案管理责任心和意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等文件，提高科研人员对档案工作重要性的认识，增强他们的档案法制意识，把科研材料归档看作是自己的应尽责任。
第二，加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此，对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后对每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题分年度补仓到科研档案中去，以免遗漏。 第三，建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统。
第四，推广科研档案的开发利用。科研档案管理的工作要考虑其开发利用的问题。目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，主要是靠手工翻阅档案目录，查阅起来既耽误时间，又浪费人力。高校校园网络化的建设和使用，为科研档案的管理提供了便利条件，也是档案能够充分发挥其提供信息资源职能的前提保证。档案工作人员应主动以现代管理学方面的知识武装自己，学习应用现代办公技术，彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法，利用网络传输，将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网，既便于查阅也便于管理。网络化的管理弥补了手工操作的许多不足，省时省力，既提高了科研档案信息资源的利用率，也提高了科研档案的管理效率。
参考文献：
[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要（公开征求意见稿） [E B/O L].moe.edu.cn， 201 0-3 -31.
[2]杨国祥．档案管理学[M]．北京：机械工业出版社，2004.
高校科研档案管理范文4
关键词：创新创业；高校科技档案；创业知识
1 面向“双创”的高校科技档案功能
“大众创业，万众创新”要引导创业者们重“质”不重“量”。这次创业热潮以第三产业，尤其是科技产业的创业为主。要想承受得住市场、消费者以及时间的考验，应当鼓励高附加值的知识密集型产业上的创业，这就要求创业者具有核心竞争力，支持高校科研人员在取得发明专利之后将成果投入到商业中，可以激发高校教师的创新能力、科研水平，推动创新、创业、创投、创意联动，提高创新创业的质量水平。目前，高等院校的大量专利被束之高阁，无效专利造成了创新资源的极大浪费，这就要求我们必须思考如何推动高校的大量专利与“双创”结合起来，提升创新创业的质量和水平。如何挖掘专利数量和专利契合度，高校科技档案承担着非常重要的功能[1]。
高校科技档案反映和记载了高校的自然科学研究、生产技术、基本建设等科技活动和各项成果，具有查考利用价值，是具有历史查考凭证作用并已归档保存的科技文件材料，是一种一次文献。高校科技档案可以按照不同领域和专业进行归类，如农业类、医药类、工业技术类等；也可以按照科技活动的方式进行归类，如自然现象观测类、设计科研类、生产技术类和管理维修类等。高校科技档案作为科技信息的载体，可以提供全面、综合和系统的科学数据和依据，有助于创业者了解国内外的技术水平和市场动态，有助于分析研究自己的技术力量、技术水平、设备条件等信息，有助于搜集科学管理、技术市场、科技交流等方面的信息，有助于进行较为科学的决策。
面向创新创业的科技档案管理需要我们对其动态的、抽象的边界进行界定。由于面向创新创业的科技档案管理是一个全新概念，任何企业、个人或机构都可以成为该体系的组成部分，研发主体、创业实施主体、创新创业知识识别与深度开发、创新创业知识学习与共享等与外部环境进行信息和能量交换的结合部就是该体系的边界。面向创新创业的科技档案管理具有柔性、动态性和模糊性的特点。
面向创新创业的高校科技档案管理任意一个“单元”都能够包含有关的全部组织信息，掌握着全套的“游戏规则”和行为准则，呈现出局部信息与整体信息的相关性。高校科技档案管理体系内各行为主体的活动是同步进行的，是一个并行结构，任何节点的任何行为均可以传递到任何地方，决定各行为主体活动的顺序不需要按照某一标准进行排队[2]。高校科技档案管理的各行为主体存在竞争与合作，通过一些简单的规则和普遍遵守的原则推动创业体系的演化。高校科技档案管理的科学化需要不断在宏观尺度上调整优化，达到一个个的次优结构，以便形成较好的结构和功能，实现高校科技档案管理体系的逐步进化。
2 面向“双创”的高校科技档案深度开发
高校科技档案的创业知识深化过程是螺旋上升的。首先完成创业知识从高地向低谷的流动，也即形成创业知识需求是创业知识深化的第一步。利用科技档案在解决创业问题的过程中会遇到新的问题，进而需要其他创业知识和己有创业知识的融合，在解决问题中又产生了新的创业知识，当这些新创业知识被记录在科技档案时，就完成了创业知识深化螺旋上升的一个循环[3]。由于在创业知识的流动和解决问题中实现科技档案管理的知识深化，科技档案管理人员需要了解创业知识在哪里、都有哪些创业知识、怎么样获取这些创业知识，这就需要加强科技档案管理人员的交流，建立高校内部的人际网络和创业知识目录，要把创新和务实有机的结合起来，要求科技档案管理人员的工作必须是以解决问题为主的，而不是日常的程序化工作。如某高校科技档案记录了该校人员运用新的理念和新的方法，开发了一套设备管理信息系统软件，由于应用部门没有掌握该软件的原理和操作知识，项目开发完成后不能直接转化应用，软件不得不束之高阁。通过培训后的公司设备管理部门向项目开发单位查阅相关档案资料，提出咨询方案，该方案在公司得到了成功的运行，高校科技档案管理人员可以进行成果转化中的创业知识开发。
面向“双创”的高校科技档案在开发创业知识要素过程中具有复杂性。高校科技档案管理的充分条件并不是是否具备某种创业知识，而是要考虑高校科技档案记录的特定科技成果是否具备特定的创业知识组合，正是基于这种复杂性才导致高校科技档案知识深度开发中的创业目标复杂性。高校科技档案深度开发创业知识和创业知识的识别是紧密相连的，必然是从创业知识广度、创业知识深度以及创业知识特质出发，确定创业知识深度开发的目标体系和树状层次结构，只有实现下一级目标，才能实现上一级目标。创业知识深度开发的目标是为了将目标变为现实，高校科技档案深度开发创业知识目标体系过程中，必须将每一个目标对应着一个实施计划，建立了由目标一一方案组成的双结构目标体系。
面向“双创”的高校科技档案管理应当以创业知识的需求为目标，以创业知识结构的合理化为目的，以确定创业知识深度开发的目标为出发点，建立知识信息化平台和创业知识结构识别模型，对创业知识需求和高校科技档案所有的创业知识进行分析，对所具有的创业知识及其结构进行识别，通过知识信息化平台的创业知识深度开发目标决策支持系统，以分析结果为依据，为创业者或者相关企业提供咨询。
3 面向“双创”的高校科技档案管理机制
高校创业的科技档案边界具有“确定”和“不确定性”的双重属性。首先高校科技档案的参与主体和行为作用对象具有较大的确定性，而面向创新创业的高校科技档案而言，创业知识的需求多种多样，所以其边界具有不确定性。高校、科研院所、各种实验室及工程研究中心与创业人员会形成互动的方式，一般包括人才流动、会展会议、学术交流以及培训学习等，相关创业知识会发生流入和流出。因此，创新创业可以看作知识流的运动，不仅包括系统化的、严谨的知识流动，而且包括各种非系统化的有用信息。面向创新创业的高校科技档案管理可以提供的包括技术信息、管理信息、竞争者的信息、服务信息、市场信息等。金支持，主要有政府拨款、政策性贷款、企业投资和私人投资等；离不开试验设备、生产设备、生产材料以及交流工具等有关的物质手段，并通过知识流、人才流、资金流以及物质流和外界产生密切的联系。
高校科技档案管理推动“双创”的深化，源于当今创业和现实生产力的紧密联系，产业技术手段、产业技术能力和产业技术知识的推动力需要产业技术的进步，需要产业技术体系的变革，市场竞争的压力要求包括高校在内的各个组织不断变革自己，当这种压力内化为高校的目标之一，就会扫除高校内部的障碍，激发老师的科技热情，引领高校未来的发展方向，固化高校内各主体的行为轨迹，科技创业行为起引导和规范作用，高校科技档案所蕴含的知识就成为主要的知识源头。
面向创新创业的高校科技档案管理应是一个科学的循环体系。教师科研成果-市场需求对接-产业技术进步-教师归纳创新-教师科研成果，各个环节不是线性的因果关系，而是周而复始循环出现，通过每个个人和组织共同完成的功能循环而连接起来每个环节，每个环节对下一个中间物提供催化支持，不断与其它环节进行信息与能量的交换，组织内部的奇思妙想和来自组织外部的刺激从中产生，这就是高校科技档案所应用的功能。高校科技档案的知识存量达到一定水平时或者说当知识的积累达到一定阈值时，可能容易激发个体灵感和火花的闪现，科技档案所储存的组织记忆不断积累刺激，加上外界环境以脉冲的形式刺激个体，就会以突变的形式不断涌现创新创业。
高校科技档案的知识扩散过程是非常复杂的，但其背后隐含着不为人知的规则，如收益规则、风险规则、人才流动规则等，这些规则都处于不断的变化之中。完善的规则有利于增加创业者行为的可预测性，从而更加自由和富于创造性。我们把高校科技档案看成是知识密集的表现形式，实现高校科技档案储存的知识由理论向现实的转变必然是各种知识相互交错的结果，组织内纷繁复杂的学习活动和知识扩散方式就是创业知识的重要来源[4]。组织结构、创业者、科研工作者、科技档案管理者、环境氛围都具有不确定性、不规则，任何一个主体都可能触发知识扩散，只有充分认识科技档案管理形式背后的实质，采取措施有效的实现创业知识转化，进而提高创业的效率。
4 结语
高校科研档案管理范文5
【关键词】后保管时代；高校；学科；档案管理；现状；改革
当前档案管理进入了后保管时代。在保管时代，国内档案学者囿于运用档案学的思想方法研究档案问题，研究视野比较狭窄，研究成果的影响力也仅限于档案界，即“站在档案圈中看档案”。进入“十二五”之后，中国档案学研究视角、研究领域有了较大的拓展与扩大，与其他学科的交流与融合的趋势日益明显，特别注重发挥档案管理在学科建设、教学科研等重要作用。
1.我国高校学科档案管理的现状
1.1对学科档案管理不够重视
据调查显示，目前我国高校档案管理不够重视，学科建设领域有重建设轻管理的现象，少数高校基本没有对学科档案进行整体管理，学科档案管理人员、条件与财力人员的配备不定位，管理者的思想观念比较传统、陈旧，具体档案馆藏的种类也比较单一。
1.2管理方法与手段不能与时俱进
传统高校档案管理工作的方式仍以行政为主，根本没有将其纳入现代科学管理和法制管理的轨道。此外，从高校的档案库藏现状看，有关科研、教学以及那些时代信息含量高的资料所占的比例非常小，而行政方面的信息资料却比较多。管理方法与手段比较落后，不能适应学科建设发展的新形势和教育的国际化、终身化、信息化。
1.3学科档案管理不能做到经常化、规范化、制度化
学科档案不少只是学科申报、检查、评估或验收时，才临时收集有关材料；学科档案管理不够规范，对高校管理中的领域学科档案的保密难度高，管理中人为、零散现象比较常见；学科档案管理制度不完善，制度的执行不一贯，学科档案检查与评估不够。
2.高校学科档案管理改革的必要性与重要性
（1）学科档案是指学校在队伍建设、人才培养、科学研究、学术交流等学科建设和管理活动中形成的书面文件、电子文本和影像资料、网络数据等原始资料的总称，它承载了学科发展的历史，也孕育了学科发展的未来和希望，对高校学科建设具有重要意义。
（2）学科档案管理是大学学科建设与管理工作的重要组成部分，学科档案管理要经常化、规范化、制度化。建立系统、完整、科学的学科档案体系，创新服务机制，完善服务功能，将有助于推动档案管理水平的提高。
（3）当前社会加速转型、科技日益进步和高等教育加快发展的形势，传统档案保管模式面临多重挑战，档案后保管模式的特征日益明显。对高校学科档案管理改革的研究，有利服务于新时期高校的学科建设和跨越发展。
3.高校学科档案管理改革的主要内容
3.1电子文件管理
档案后保管模式的提出，是档案界应对电子文件涌现作出的理论反映。近五年来，随着电子文件取代纸质的压力与日俱增，国内电子文件管理研究持续深入，我国电子文件管理研究主要是在引进和介绍欧美学术成就的基础上，着眼于基本概念、基本原理等的研究和介绍，富有独创性的理论成果比较鲜见。近几年，我国档案学界的主要贡献是在延续已有研究路线的基础上，开创性地在电子文件管理流程、机制、体制、标准和管理战略等方面取得了重大进展。电子文件管理是一个当代国际档案界普遍关注的研究命题，其在档案学科和档案管理中的中心地位不言而喻。如果说西方档案学界主要侧重于从应用技术或管理技术上对电子文件的真实性、永久性等进行研究，那么我国的特色则是侧重于在宏观层面上对电子文件管理的机制、体制和战略等进行探索。
3.2数字档案馆与电子文件中心
从档案界的角度出发，电子文件管理需要落实在数字档案馆、电子文件中心建设上。2006年以来，中国档案学界以电子政务和档案信息化理论研究为基础，重点对数字档案馆建设、电子文件中心建设等核心问题进行了理论与实证研究，开始了我国数字档案馆建设实践的探索。电子政务和档案信息化建设是十年来我国档案学科重点关注的研究领域。近年来这种苗头虽然仍旧存在，但本学科研究的特色逐步彰显出来。
虽然有关数字档案馆和电子文件中心建设取得了系列成果，但客观地看，这一专题上的研究成果目前尚未达到系统化水平，理论深度尚显欠缺，理论成果也并没有引起业界在实践中的充分关注，其科学性尚待在实践中进行验证。同时也应注意到，对仓促起步的我国数字档案馆建设实践如何进行总结分析和效益评估正成为理论界必须研究和面对的棘手问题。
3.3档案开放与利用服务
近几年，档案开放与开发、档案利用与服务成为档案学研究的热门话题之一，并逐步从单纯研究档案信息开放与开发扩展到同时将学科信息开放与开发作为研究对象。后保管时代档案工作中心从“档案保管”转移到“档案利用”上，从“传统档案服务”过渡到“知识服务”，档案工作人员的职业角色也从单纯的“实体保管员”扩展为同时作为“知识提供者”，因而档案资源开发与利用有了更多的新途径与新方法。文件与档案开放是政府信息公开的重要组成部分，档案部门在承担档案开放任务过程中，应适时将其建立成为学科信息公共查阅点，并在档案管理制度上做出调整与创新。
3.4档案法规政策与立法立规
前几年，档案法规、政策与立法立规研究受到进一步重视。中国档案学者将档案立法立规与政策放在信息立法与政策体系中进行了系统思考，通过对若干法律或政策文本的解读和分析，提出了对档案法规及其实施办法和有关档案政策进行修改的具体思路和方法。档案政策的制定应基于责任和权利两个价值导向，对档案馆的开放责任和公众的档案利用权利进行具体政策内容的设计。高校学科建设管理部门应不断建设学科档案的系统而完善的制度体系，并要求严格执行。
4.高校学科档案管理改革要求
基于以上对目前我国高校学科档案管理中普遍存在的问题分析，对高校学科档案管理改革要求表现在以下几个方面：
4.1转变传统观念，提高管理人员的综合素质
自以上分析可知，现代高校学科档案管理工作人员的综合素质普遍偏低，而且受传统思想观念的影响比较严重，在现有的状态下很难实现管理工作的创新。因此应首先转变传统思想观念，不断提高综合素质，跟上现代高校发展的步伐。具体做法是：要加强领导重视。高校领导应正确认识到学科档案管理工作的意义，必须在档案管理人才队伍的建设和人才培养上加大资金投入力度，从根本上改变档案工作谁都能做、可有可无、做好做坏一个样的错误观念；建立健全激励机制，充分调动工作人员的积极性。要建立健全竞争机制和考核制度，将档案管理人员的综合素质纳入绩效考核之中，把工作的实绩与职称的评聘和工资的提升挂钩，从而充分调动管理人员的积极性和创造性；学科档案管理工作人员应当不断提高自身的思想修养和专业技能。提高管理人员的思想修养和业务水平是现代高校档案管理工作实现新突破的重要基础和保障。因此，不断转变传统的思想观念，提高管理人员的综合素质，成为实现高校档案管理工作现代化的关键。
4.2建立和完善档案资料信息保障体系
建立和完善档案资料信息保障体系，应做好两方面的工作：第一，档案信息存储时，要加强档案资料信息安全及计算机网络安全使用意识，采取有效的措施和管理技术，认真做好身份认证与密码管理工作，加强对档案管理系统的实时监控；同时还要对办公设备安装杀毒软件，以免出现木马和中毒问题；第二，档案信息利用时，要坚持利用与保密并重的管理原则，必要时可对网上内容设置访问权限。只有通过加强以上具体环节的管理，建立和完善档案资料信息保障体系，才能为高校档案管理工作的正常运行保驾护航。
4.3充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程
信息化时代的到来，不仅加快的社会发展的进程，而且使人类社会各个领域的工作方式也发生了根本性变化。随着全球化进程的不断加快，计算机网络信息技术和多媒体技术逐渐被应用与各个领域，高校档案管理也不例外。从实践来看，档案作为高校的主要信息资源，也正在向着数字化方向快速发展。办公自动化（Office Automation，简称OA）系统可以使高校档案管理更加现代化，这主要表现在四个方面：第一，办公自动化能实现档案信息资源的共享。利用OA系统对档案信息进行处理后，档案的管理升级为体系管理；第二，档案管理效率大大提高。OA系统强大的信息处理能力使文件资料的收集、储存、分类、统计以及查阅等都变得方便、快捷；第三，档案资料的传递速度与安全性提高。利用OA系统，能够避免传统信息管理过程中的种种弊端，通过网络传递更加快速、安全；第四，电子文件的保存比较稳定。较之于纸质文件的保存寿命而言，电子文件可以通过邮箱、U盘以及硬盘等保存，受环境影响较小，保存比较稳定。因此，充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程势在必行。
总之，面对当前我国高校学科档案管理中存在的问题，我们只有认真体会和践行传统忧患意识的实质内涵，充分发挥主观能动性，才能保证高校档案管理的持续、快速、健康的发展。
【参考文献】
[1]高月.关于高校学科档案管理若干问题的思考.兰台世界，201，02.
[2]彭群颐.信息化社会高校教学档案建设研究.教育与职业，2009，02.
[3]刘恩贤，姜辉.高校重点学科档案的内容、管理和意义.山东档案，2011，04.
高校科研档案管理范文6
一、科研档案在高校管理中的地位
1、科研档案具有凭证作用,维护科技成果的合法权益。科研档案的重要作用在于它是对科研人员进行科研、生产活动的直接记录和实际有效反映。真实有效地记录了科研活动的过程及成果,记载了科研人员的科技思想、科技方法和科技经验。
2、科研档案可以促进广泛的科技交流。科研档案作为一种科技信息,在科研工作中占有非常重要的位置。科学技术的发展,是由低级向高级发展的过程,特别是现代科学技术的难度越来越大,渗透性越来越强,相邻领域或学科之间相互渗透、相互推动,共同发展的趋势日益明显。这就要求科学技术工作要进行广泛的社会协作和科技信息的及时传递,因此科技档案成为传递、交流科技信息和信息推广的一种重要手段。
二、科研档案在高校管理中的作用
1、科研档案是高校科研工作的基础。科研档案是最可靠的情报源和信息源,没有科研档案就谈不上科学研究,在科学技术研究过程中没有继承和借鉴,人类就不可能延续科学技术文化。高校搞科研,同样必须借鉴前人和今人所取得的科研成果,并在此基础上有所创新和发展,而这离不开利用档案。当今时代,科学技术发展日新月异,科技人员需通过档案了解过去和同期国内外对某项课题的研究情况。1962年国务院批准的国家档案局的报告中提到:技术档案不仅具有很大的现实意义,而且具有很大的历史意义,不但我们今天可以重复使用,而且还应该保留下来供长远的参考和研究。
2、科研档案是加强科研管理的重要手段。科研档案是衡量高校科研管理水平高低的尺度之一。建立科研档案的工作必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围内。科研档案形成的过程,就是每个科研课题技术材料形成、积累、整理、归档的过程。在这一过程中,科研管理人员不仅要管课题申报、经费、成果鉴定,还要对科技人员提出归档具体要求,在选题、方案论证、实验记录、课题总结、开鉴定会、成果上报、评审、授奖、推广应用等环节加强材料的收集。这些环节中每一步骤形成的材料要完整的归档,才能保证管理工作的顺利进行,而完整、准确、系统的科研档案是实现这一转化的前提。
3、科研档案是申报成果奖的工具。为了促进科技事业的发展,国家和省市各级政府每年均组织科研成果评奖活动,规定上报成果时必须有档案室验收合格证明,作为该成果的可靠凭证。申请专利时,科研档案就是发明创造的凭据。随着技术市场的开放,科研档案作为信息和成果的载体,已经带有商品性质。企事业单位之间的有偿技术转让,就是通过科研档案(复制品)实现的。离开了档案或档案不完整,就会影响科研水平的评定和科研成果的推广应用,以致造成不应有的经济损失。如果发生专利、成果、版权等纠纷时,科研档案的原始记录、数据、学术论文、专著原稿,还能起到法律凭证作用。
4、科研档案是提高教学质量的重要保证。高校担负着培养德才兼备的高级专门人才的任务。实施高等教育的过程,实质上是对在校学生进行高能智力的开发,这就需要用最新最好的教科书,科研档案为教师编写教材提供了大量素材。学校是教学中心,又是科研中心,通过教学与科研的紧密结合,不断把科研中取得的新论点、新技术、新经验充实到教科书中去,传授给学生,造就高质量的人才。研究生毕业论文档案,也是科研档案的组成部分,它真实地反映了导师和研究生的学术水平和学术成果。而对高校而言,反映了该校教学质量。因此,研究生的毕业论文档案也是检查研究生培养质量的依据之一。
5、科研档案是科研评估、科技人员考核、晋升的重要依据。科研档案是反映高校科研管理和科研活动成果的历史面貌,是直接记录的原始材料,而不是事后随意编写和收集复制的间接第二手材料。对科研工作进行评估,都要凭借档案作依据,才能客观全面地估价。科研经费、人员的投入、科研成果的产出,管理水平的高低、档案就是无声的证明,最客观公正的存在于科研活动中。假如在科研工作中不注意积累或归档不完整,评估时要做出符合实际的评价就显得十分困难。科研档案在记载科研成果的同时,反映了科技人员的辛勤劳动,为他们晋升职称,考核表彰和奖励起到真凭实据的作用。
综上所述,科研档案具有相当重要的使用价值,是科研管理工作中的重要组成部分,我们必须管好科研档案。广大的档案工作者要在工作中坚持原则,提高自身素质,以高度负责的精神,维护档案的真实性,保证档案的齐全和完整。
(作者单位:南阳医学高等专科学校)
主要参考文献:
