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智能化档案管理范文1
关键词：煤矿 人事档案管理 智能化
0 引言
现代化的煤矿人事档案智能化管理主要可以分为两个部分，一部分是人事档案室实体的智能化，一部分是人事档案管理的智能化，两个部分各为不同又互为依靠、相辅相成。其中煤矿人事档案管理的智能化又可以分为：①实体管理智能化；②信息管理智能化。核心是煤矿人事档案信息管理的智能化，主要体现是煤矿人事档案信息的智能化检索，因此前提必然是要建立煤矿人事档案的信息数据库，之后才能开展煤矿人事档案信息的查询、输出等智能化操作，以及档案信息的完善和维护。
1 煤矿人事档案管理中的智能化现状
随着科学技术的发展，尤其是计算机技术的发展以及应用，用计算机来代替人进行煤矿人事档案智能化的管理也越来越普遍，之所以得到大量的应用主要归功于计算机强大的数据处理能力。计算机将实体的煤矿人事档案室和无形的人事档案信息巧妙的结合起来，大大的提高工作效率和管理的便利性，从最初的设想到设计、施行、建立和维护无不体现了计算机的绝妙应用在煤矿人事档案的智能化管理方面，智能化的档案管理现已成为主流的档案管理。
1.1 智能化煤矿人事档案室的建设 煤矿人事档案管理的重要的第一步是智能化的煤矿人事档案室的建设，而其中的重点又是在实体的煤矿人事档案室中实现计算机的各方面融合，如计算机在其中的普及和应用以及计算机的网络建设、联接网络、区域网建设，这些都是建设智能化人事档案管理的基础。现阶段我国的人事档案智能化管理仍处于起步阶段，尤其是在煤矿的人事档案管理方面，还需要大量的工作和科研人员付出大的努力。
1.2 煤矿人事档案存放位置索引智能化 煤矿人事档案存放位置能否通过智能化的系统便利快捷的进行索引是监测煤矿人事档案管理的智能化与否的一个很好的指标。它是对所有存放的实体人事档案进行虚拟分门别类的如同一种“金字塔”的形式来检索。智能化的煤矿人事档案的准确索引能够帮助档案管理人员快速准确的定位实体档案的定位，大大提高工作效率，节省查找的时间。
1.3 煤矿人事档案智能化管理系统软件设计 随着计算机在煤矿人事档案管理中的应用越普遍，因此顺势出现了相应的煤矿人事档案管理方面的软件，软件应势变成了整个档案管理的核心，档案的智能化管理也就体现在了设计者能否根据实际设计便捷的软件和管理者能否很好的运用这些软件对人事档案进行智能化的检索和管理。智能化人事档案管理软件的设计要遵循以下原则：简便、迅速、智能化、人性化。
2 煤矿人事档案智能管理系统的功能设计
对于煤矿人事档案管理的智能化的系统软件的功能设计，是一个很重要的决定管理能否智能化的因素。对于各种不同的档案管理以及不同的管理水平的智能化要求，他们都有一些共同的特点，那就是在进行功能设计时必须要遵循以下基本思想：①煤矿人事档案管理的普适性和通用性，有多个管理的类别项目可供选择；②能够很方便和快捷的录入建立、维护、修改、增加删除人事档案；③能够很方便和很快捷的查询、定位以及完整的显示档案；④能够对错误操作有必要的防护措施，避免误操作而导致人事档案的消失；⑤能够具有较好的安全性从而保护档案的隐私性，能够保证设置密码的文件的安全性，以防信息被盗和恶意篡改以及流失和失真；⑥能够分别对内网和外网进行分等级显示和隐藏。
3 煤矿人事档案智能化管理系统软件的应用
就目前常用的人事档案管理软件而言，其在功能设计方面已基本满足上叙功能设计方面的要求，基本符合设计思想，但仍存在较大的改进和完善的空间，日益完善的人事档案智能化管理软件的开发和利用必将大大推进煤矿人事档案智能化的进步。下面就以目前煤矿人事档案管理常用的软件做一下简单的介绍，以看其普适性和实用性。
3.1 通用人事档案管理智能软件V4.3
软件大小：8.78M
软件语言：简体中文
软件类别：国产软件／行政管理
应用平台：Win2003/WinXP/Win2000/WinNT/Win9x
开 发 商：http：//省略/
软件介绍：该系统是根据人事档案管理工作的实际需要而设计开发的，内容详细且全面，查询、搜索、统计及打印等比较完善，而且便于操作，可在各类企、事业单位中广泛应用，它对单位（公司）实施人事档案电脑化管理，有助于改进工作质量，提高工作效率。除此之外，该软件还便于安装，用户注册后，只需要进行简单的设置，使它成为适用于用户单位（公司）的“人事档案管理系统”。下面简要分析一下这款软件的几个特点：
①具有多种操作方式可供用户进行浏览和查询：如根据身份证号码或姓名、编号等信息进行查询；单个记录以及全体记录浏览。②可按当前日期自动计算员工的年龄、工龄。③可设置十个以上的搜索条件，可设置员工的工龄段和年龄段来查询员工记录。④便于统计出各类职称、各类学历、各类户口、男女职工、已婚未婚以及正编、聘用、临时的员工人数。⑤可设置各种格式打印报表，如：员工一览表、个人档案表、自定义打印、输出到电子表格文件*.xls进行排版打印等。⑥提供“数据备份”、“导入备份数据”、“导入注册信息”等功能，保证了数据的安全性，消除了用户担心因系统故障而需要重新注册的忧虑。
3.2 求索人事档案智能管理系统8.3
软件大小：7.25M
软件语言：简体中文
软件类别：国产软件／行政管理
应用平台：Win7/Win2003/WinXP/Win2000/WinNT/
Win9x
开 发 商：http：//省略/
软件介绍：本系统适用于各机关、企事业单位进行人事档案管理。内容涵盖人事档案录入、查询、统计、报表、导出EXECL、打印输出等，操作简便、功能卓越。是人事档案管理人员的得力助手。该系统具有以下几个显著特点：
①主界面采用树型分类结构，可切换列表、卡片、表格三种显示模式，操作方便、直观易用；②基于HR理念设计，集成基本资料、就职资料、学历信息等诸多方面的档案资料管理全面详尽；③灵活的基本信息设置，用户可以自定义部门、职务、职称等多种信息，实用性更强，支持多级部门划分，满足集团化企业需要；④强大的查询系统，快速定位所需信息，可按任意条件进行查询、排序，并可自定义打印项目输出报表，或导出为EXCEL或文本文档；⑤规范的人事调动管理，全程记录和管理员工的人动信息，包括员工调动、离职、复职，并可实时查询所有变动情况及其原始档案资料；求索人事档案管理系统；⑥强大的统计分析功能，可按任意部门、工龄、职务、职称、性别、基本工资、文化程度、民族等多种方式进行各种统计分析等，统计方式多达数十种，统计结果以三种图形方式一种表格形式直观显示并可保存或打印。⑦完善的数据备份与恢复功能，可确定您的数据万无一失，并独用基本设置备份功能，在您重新安装本系统，可快速恢复至您的原始设置状态；软件还提供了EXCEL格式的导入与导出功能，可完成EXCEL格式原始档案的导入工作，可大量节省人工录入的麻烦，提高您的工作效率，轻松快捷的完成从手工到自动信息化管理的过渡。⑧多种辅助功能：日常记事、通讯录、会议记录、全国邮编区号速查等附加工具会给你的工作带来诸多的便利。
特色功能：
自定义字段项目功能，灵活的适用于各行业使用；多条件查询功能，含自定义项查询；饼形图、柱形图、曲线图、表格四种统计方式；自定义档案卡，配合报表设计器可实现多种模板；支持从摄像头直接照片，证件扫描图管理；批量处理调动、离职、复职，可查看历史档案卡。
4 趋势
实现真正意义上的煤矿人事档案管理的智能化，需要广大的档案工作者和计算机科技工作者携手并进，共同创造研发更高级、更人性化的智能化系统来满足煤矿人事档案的需求。
总之，目前国内外大力倡导智能化的设备、建筑和管理的今天，智能化的人事档案管理是必不可少的，尤其在现今大力倡导建设高产高效高科技矿井的大背景下，煤矿人事档案管理必将越来越完美。
参考文献：
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[4]韩德志.智能存储及管理技术探析[J].计算机应用研究，2005（2）.
智能化档案管理范文2
关键词:营销业务系统洲卜扩档案;智能化
中图分类号：G271文献标识码： A
业扩报装工作是客户与供电企业建立供用电关系的首要环节，业扩工作质量和效率直接影响着供电企业形象。业扩报装各工作环节产生的各种工作单及答复单等纸质资料直接体现全过程的工作质量。同时，电力监管机构对于客户提交的各类申请资料是否完备合法，供电企业的服务行为是否规范等问题进行检查时，查阅纸质资料也是一项重要内容。但是营业档案长期以来以纸质形式流转存放，存在的保管难、查询难、监督难等问题。业扩过程中各类资料连贯性较强，各工作环节均会产生档案资料，下一工作环节需要查阅前一环节的资料。以前这些工作都是通过纸质传递、手工签收的方式完成的，容易出差错或造成丢失，造成信息传递不及时，无形中影响了服务的响应速度，延长了业扩时长，影响了服务质量。如何实现无纸化办公和档案的电子化管理，从而实现数据统一管理、业扩全过程监督，是当前业扩工作中的瓶颈。智能化客户档案管理系统有效地解决了这一难题。
1智能化客户档案管理的技术实现
通过拓展营销业务应用系统功能，采用图像高清采集技术，将业务申请、许可文件、客户证照等客户营业资料在业务受理时全部转化成电子档案，实现了客户档案从实物管理向数字化管理的重大转变。除客户报装申请资料外，现场勘查记录、方案答复单、设计审核、中间检查、竣工检验、供用电合同等过程记录相关资料在业扩流程对应环节全部形成电子图档录入系统进行数字化管理，各流程相关参与部门可实时在线查询，专业管理人员可根据权限随时远程调阅，为全面监控营业质量、规范业扩报装管理提供了有力支撑。
1.1功能设计
1.1.1图档登记
通过高拍仪进行文件的拍照登记，记录电子图档信息，与客户工单关联并根据业务内容自动生成图档业务信息，归入指定业务类别卷宗。业务发入下一环节前对图档的完整性进行校验或提示。
1.1.2图档调阅
业务处理过程中查阅与工单相关业务环节的电子图档资料，进行图档的浏览和查看。根据权限可进行部分档案的下载。
1.1.3图档审查
审批人员在审核业务时，查看相关图档信息，对电子图档的准确性、清晰度进行审查。对于不符合规范的图档予以标记，由责任人重新上传。
1.1.4图档补录
对于无法及时登记的图档，应由业务责任人按照客户或工单进行图档的补录，并说明原因。
1.1.5图档归档
对图档档案中有时限的资料，如：供用电合同、各种协议等在业务工单归档时或按规定时限及时归入历史图档库。
1.1.6图档视图与检索
图档的视图分为客户视图、工单视图、卷宗视图，支持按照客户的维度查看图档目录结构，按照工单环节查看图档的目录结构，按照档案卷宗结构查看图档的目录结构，允许业扩客户统一视图、工作单查询视图调用相关图档视图，进行图档信息的查阅，并提供检索功能。
1.1.7图档电子化监控
提供图档监控管理关键数据，对图档电子化情况进行展示，为管理者提供生动的管理视图，包括图档总体登记情况，已登记图档信息的工单，未及时登记图档信息的业务环节，图档的完整性准确性有问题的图档电子文件等。点击相应的图档柱状图与表格，可以查看图档缺失、差错业务的明细。
1.1.8
图档总体情况统计统计图档总体情况，包括图档卷宗数、图档件数、图档页数、统计业务流程图档覆盖率情况。
1.1.9辅助功能
（1）图档目录管理
对系统登记的文档、扫描图片、影音等各种类型的资料按照业务类别进行分类，便于检索和日常管理。
（2）图档权限管理
主要进行权限管理和查询、维护对应操作员对应岗位对图档中相应文件类型的读写权限，读权限指查询时的读文件权限，写权限是指图档建档和编辑时的文件上传权限。默认部门内部人员有查阅权限，外部人员可根据业务环节自动授权，分配下载上传权限需要进行指定授权。
（3）图档日志管理
对图档的增加、删除、修改、借阅、归还、鉴定作废等操作记入日志。可以查看图档的操作轨迹。
1.2系统功能测试
1.2.1营销系统改造
依据图档系统的建设要求，对SG186营销业务应用系统进行相应的改造，涉及新装增容及用电变更、合同管理、核抄管理、用检管理、资产管理、计量点管理、计量体系管理等业务。
1.2.2功能测试
挑选工作环节较为复杂的高压新装流程，对24个业务环节逐个进行测试、查询，重点是测试每个工作环节是否都增加了图档管理模块，是否可顺利拍入电子档案并存储，是否可实施查询。
2系统应用
根据智能化档案管理的基本要求，按照国家电网公司制定的业扩流程存档资料目录，规范业扩各环节需录入的电子资料明细，明确各环节负责人。各基层单位根据要求，开展高压新装、高压增容、装表临时用电流程档案电子化操作测试，对电子图档权限分配进行设置。对业扩报装流程涉及的岗位配备高拍仪，调试设备与系统对接。对于已归档的高压业扩资料可以由档案室补拍完成，在途的电子图档资料由营销部门各单位根据职责分工在业扩报装流程各节点拍入图档资料，由档案室归档前核对归档。
3应用效果
3.1客户档案更加完整清晰
在营销业务系统中拥有完整的客户档案信息，能更清晰地反映出客户用电管理全过程，方便的从系统中查询到客户受理申请、供电方案、业务收费、受电工程设计审查、受电工程竣工验收、送电各环节的内容，实现客户业扩过程的全痕迹数字化管理。
3.2档案查阅更加方便快捷
解决了业扩报装各参与部门互相移交业务资料的问题，需要查看业扩资料的部门可实时在线查询，业扩人员对工程的整体把控有了显著的提高，资料的收集更加清晰、条理化，查阅、调取更加快捷，降低了工作强度，提高了工作效率。
3.3专业管理更加有效
智能化档案管理范文3
关键词：数据；智能；招标档案管理；非结构化平台
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105
0 引言
本文主要通过业务系统开发招投标及合同档案归档接口，基于档案管理系统开辟专项管理平台，进行招投标及合同档案统一管理和利用。招投标及合同档案存储在非结构化平台，基于非结构化平台的大数据研究成果，开展适合招投标及合同档案的智能查询、自动分类、特征建模等应用建设，及提供可视化的文档分析管理工具，提升档案管理及利用水平。
1 应用开发的基本目标
（1）梳理ERP系统及电子商务系统中的招投标文件及合同档案数据，研发基于档案管理系统的批量数据归档传输接口，存储于非结构化平台，利用数据分析、挖掘技术，研究各阶段招投标资料及合同档案非结构化数据的自动归档、提取、分类、聚类及语义关联。为招投标资料及合同档案利用奠定基础。（2）开发历史招投标档案及合同档案迁移工具，开展历史数据的迁移工作，并对迁移后的数据进行验证，保证数据迁移的完整性和准确性。（3）基于非结构化数据管理平台，提供招投标及合同档案的信息统计分析功能，构建公司全量招投标档案及合同档案数据一站式搜索服务，实现对不同类型的招投标档案及合同档案数据的集中检索，解决跨系统、跨业务的多源信息分散搜索问题，实现一对一的精确检索。实现图谱化的招投标档案及合同档案数据动态关联检索、实现基于用户兴趣域的非结构化数据自动推送；（4）研发可视化分析技术，提供智能交互界面，实现招投标档案及合同档案的可视化分析、挖掘。最终达成招投标档案及合同档案资料在非结构化数据平台上的统一存储及智能、快速、准确的利用。（5）开展招投标及合同档案权限控制研发，用户的根据当前职位、当前岗位、工作历程、参与的事项，建立用户权限模型及实现档案查询、管理及利用的统一权限控制。
2 技术方案
2.1 系统架构
本文研究主要要求通过技术手段从数据平台中发现并归集招投标及合同档案，具体则指通过设计的自动分类、聚类等规则实现招投标及合同的整理归类，自动筛选。总体架构如图1：
招投标及合同档案专项管理应用，基于档案管理系统提供的统一标准归档接口，从ERP、电子商务等系统采集招投标及合同档案数据，并通过非结构化数据管理平台进行数据存储等。实现招投标及合同档案专项业务管理水平提升。
2.2 架构遵从
本文在概要设计、详细设计中均遵照前期项目中的业务架构、应用架构、数据架构、技术架构进项细化。
2.3 技术架构
应用展示层：主要包括综合检索、关联检索、自动推荐和可视化展现功能。采用JSP、Flex、Html等关键技术确保数据可视化效果和浏览器兼容性，增强用户体验。接口层：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式预留统一的标准接口，提供系统集成使用。服务层：主要包括基础公共服务、业务建模及算法解析组件服务、分布式调度任务、搜索引擎服务和数据可视化组件，采用“微服务”形式隔离各个服务，为系统提供柔性支撑能力，并支撑应用层实现。存储层：主要包含非结构化数据存储、索引数据存储和关系数据库。数据集成：通过统一的集成接口实现平台、业务系统的多源异构系统数据的集成。
3 研究成果
非结构化平台的智能招投标档案管理系统的建设成功彻底避免了纸质档案批量大，查询不方便的问题，并且信息检索按照检索内容的广度、深度、关联度以及智能化程度不同，检索的结果也不尽相同。结合档案管理系统实现非结构化数据的自动归集，为跨业务关联使用档案数据奠定基础。以及开发了可视化工具，可以直观、迅速地揭示数据趋势和外露层。按目的，可视化技术又可分为三类：探索型、验证型、表示型。总之，各项技术的完成都是一次重大的进步，都是顺应大数据信息时代下的潮流方向，接下来需要更加多元化的探寻非结构化平台的研究方向，为推动信息时代进一步发展做出应有的贡献。
4 结束语
智能化档案管理范文4
关键词：智能化；资源共享；开发利用；安全管理
智能化、信息化是城建档案管理的发展方向。2015年5月山东省威海市按照“市域一体、统一架构、资源共享”的原则，建设并投入运营了智慧城建档案管理平台，实现了以建筑物为核心，提供从地上设施到地下管线，从项目开工到项目竣工，从电子文本到测绘数据等复合型信息查询和利用服务。作为平台建设与管理的基层参与者，笔者结合工作实际，就推进城建档案智能化建设中发现的一些问题，提出几点看法。
一、山东省威海市城建档案智能化建设的基本情况
2014年10月，作为国家“智慧城市”试点工作的重要组成部分，山东省威海市依托市云计算中心，采用4G移动APP、二维码、物联网等先进技术，投资350多万元建设了“智慧城建档案管理平台”项目，并于2015年5月投入试运营。该平台先后搭建“智慧地下管线信息共享平台”、“智慧城建档案数据中心”等模块，对各类城市建设数据进行互动型、智能型、动态型采集、处理和存储，实现共建共享，为领导决策、项目论证、规划设计、工程施工、道路挖掘、建筑拆迁、抢险救灾、城市管理、民生服务等提供方便、快捷、高效的查询、检索和利用。特别是在地下管线管理上，平台采集了全市供水、排水、燃气、热力、电力、电信等6大类、共计13994公里管线数据，基本摸清了全市地下管线“家底”，有效避免了盲目施工造成对地下线路的破坏，为安全施工提供了可靠依据。
二、当前档案智能化建设中面临的主要问题
（一）普查工作协调难度大。
城建数据信息采集是档案智能化管理的第一步。城建工程涉及到多个管线单位和政府部门，国家层面缺乏相对细致的法规制度，没有一个联合机制，这使得档案资料特别是地下管线资料的收集难以顺利实施。一直以来，全国各地档案普遍缺乏完整连贯性，市政管线档案入库率低，有重建设、轻档案的现象。如，某地自来水管改道，施工队在改道工程结束后，并没有在覆土前通知相关单位来进行测量，或者未把更新信息告诉测量单位，普查就难以有一个客观的反映。这种局面急需建立统一的部门联动工作机制，大力推进管线数据利用和更新。
（二）数字化投入成本高。
档案资源实现信息化、网络化，需要具有一定的基础设施设备和经济实力。包括配置高容量的计算机、服务器、扫描仪、数码摄像机、复印机、打印机等档案数字化处理设备，构建档案信息处理的硬件环境。当前，各地普遍存在经费投入少、设备更新慢等问题。许多基层档案馆专用计算机容量低、配置差，多以单机版档案信息系统管理为主，网络化建设仍然处于比较原始的阶段，还是对档案手工管理工作的简单重复和低水平建设。
（三）政策规定及标准体系少。
档案智能化建设是对传统档案工作的一场变革,是一项全新技术，必须以相应的法律法规和标准作保障。如网络环境下电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理、档案系统应用软件等都要有严格的制度规定和标准可循，形成有效的档案存档和利用的完善机制。虽然一些地方规章或规范性文件正在积极尝试，但目前行之有效的制度少之又少，在业务操作上缺乏科学规范的执行标准，且在档案资源开发中可能面临不可预知的法律风险。
（四）档案资源开发利用程度不高。
作为重要的公共信息资源“集散地”，城建档案信息资源应得到最大程度的开发利用，更好地为城市建设和经济发展服务。在推进智能化建设过程中，部分基层档案馆虽然也采用了机读、电子检索等信息化手段，但管理观念却没有相应提升，工作重心还停留在档案接收、立卷、存储、查阅几个环节，重收集归档，轻开发利用，在满足群众需求上手段和方法不多，没能充分让“死”的档案变成“活”的信息。
（五）网络安全可靠性不足。
城建档案智能化建设使档案管理应用跃升到一个新的层次，极大地方便了群众查阅和使用。但很多档案信息涉及国家的安全和利益、涉及经济技术秘密、涉及社会秩序和个人隐私等方面的内容。因此，档案部门如何在强调档案保密、重视档案保密的前提下，加大档案开放利用力度，处理好网站档案开放利用和档案保密之间的矛盾，是一个需要认真解决的难题。
三、关于加强城建档案智能化建设的建议
（一）建立档案资源收集联合工作机制。
没有一个各部门、各单位之间的联合机制，智能化城建档案管理平台的信息普查、收集难以顺利实施。基于当前各地城建档案管理机构相对独立、级别不高的现状，建议由各级政府建设管理部门牵头，把各建筑物、管线等权属单位联系在一起，通过日常化运作联席会议，共同推动综合规划编制、施工管理、竣工测绘等涉及城建档案管理的工作，以进一步提高档案资源采集的准确性和效率。
（二）加强档案信息化基础设施建设。
各级政府要建立稳定的资金投入机制，并在市场化运营方面进行有益的探索，确保在计算机软硬件配备、网络体系的建设（包括局域网的建设、与政府网的连接、国际互联网的利用）、信息化工作流程等方面持续投入。特别是加快应用物联网、云计算、大数据等最新的信息技术，整合提升现有工程项目管理应用系统的应用深度和广度，对档案信息资源进行全面收集、科学管理、系统开发，真正让社会利用者有据可查、查必有果，提供方便、快捷、全面、系统的信息资源利用服务。
（三）加快完善档案智能化管理制度。
各级政府及建设行政主管部门要加大工作调研力度，加快出台相关规划、法律、规章和规定等，在档案信息数据库建设、声像档案一体化管理、馆际间异地数据备份、灾难恢复机制等方面，建立起完备的工作规范和责任机制，为推进城建档案智能化建设提供可靠的立法依据和指导标准，推动城建档案智能化建设向制度化、规范化、法治化方向发展。
（四）加大档案资源开发利用力度。
城建档案工作的出发点和落脚点就是为当地经济社会发展服务。各级档案管理机构要以推进档案智能化建设为契机，切实把服务工作的重点转向对信息资源的开发利用上来，丰富档案信息资源加工手段，将城建档案管理部门从文献资料的收藏、提供者，转变为信息产品的生产、开发和提供者。要想方设法使档案利用更方便、更快捷，提高社会各界利用城建档案的积极性，从而让档案工作的社会效益实现最大化。
（五）加强数字化档案的安全管理。
智能化档案管理范文5
关键词：人工智能;档案管理;应用
档案管理是一项重复繁琐、枯燥乏味、并容易出错的工作，但在人工智能时代，这种局面在未来将会有较大的改观。人工智能在档案管理领域的应用将推动档案资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用便利化，对档案管理和社会服务的影响会是革命性的，呈现一种完全不同的情景。
一是存储数字化，档案柜架消失。这包括档案的数字化采集和数据库建设。档案数字化采集指使用专业化的数字设备，将实物与声像档案中的图文，转化为数字化信息，实现档案采集的目标;数据库建设则是用数据库将收集和编码的档案数据存储和管理起来。概括起来就是档案生产资料的智能化。
二是无人档案馆，档案的收集、整理、分类、归档智能化，这包括网络档案信息资源智能收集、数字档案信息资源智能分类与检索、智能化档案价值鉴定和智能化档案安全管理。在档案工作中可以应用人工智能，包括应用自然语言处理、模式识别和机器学习的相关科学技术对数字档案信息资源进行智能分类，以及应用神经网络算法来让计算机做档案开放鉴定，它通过模仿人脑的机制来解释和处理数据，建立大脑神经网络系统传递信息，分析图像、声音和文本。机器鉴定档案会有以下三个优点：鉴定标准统一，效率高， 无须相关专业知识即可鉴定。简单说，人工智能将使档案管理生产力大幅度提升。
三是档案管理关系将被重新定义，呈现的是全时空机器关系。常言说“生产力决定生产关系，生产关系反作用生产力，生产力与生产关系需要相互适应，并且在矛盾中相互促进发展”。人工智能进入档案管理领域，也将带来档案 管理关系的重大变化，这种关系的解读可以从人工智与档案工作者、人工智能与档案服务、人工智有与档案使用者。任何一种新技术在档案工作中应用的初期都会使档案工作者产生一定的抵触情绪，特别像人工智能这样的技术，可以应用到档案工作的方方面面，势会颠覆档案工作者的原始认知，这需要通过教育来改变。
近年来，随着大数据的快速发展，人工智能技术已经被广泛应用于人们的生活生产中，其应用也将为档案管理工作带来了一系列历史性变革与发展。人工智能技术应用于档案管理中可以实现智能分类检索与智能安全管理，满足用户对档案管理的多元化需求。如2019 年由浙江省档案馆与国家级AI+档案联合实验室（国家档案局档案科学技术研究所和科大讯飞股份有限公司联合成立）（以下简称“联合实验室”）共同签订战略合作协议，同时为“国家级成果应用示范基地”揭牌。一项用于档案管理的“黑科技”—科大讯飞档案机也在今天正式亮相。AI赋能，成效显著。目前实验室成功利用智能语音识别和实时转写技术实现口述征集，实现了智能语音档案著录，音、视频数字档案检索利用等这些革命性成果，极大的提升了档案工作的效率;用OCR技术识别民国繁体文书类档也取得突破性进展，识别率85%以上，达到可用级别;尤为重要的是，基于机器学习的档案数字化加工系统研制及知识库建设，利用OCR识别与智能语音“双结合”方式以及档案行业规则和知识库学习，对数字化加工应用的创新，整体效能提升40%以上。这些先进成果和技术应用，为联合实验室和浙江省檔案馆的合作奠定了坚实的基础。双方合作以后，联合实验室将利用自身的技术、人才、产品、服务等核心优势，浙江省档案馆提供权威、专业的档案管理研究资源支持，双方共同制订“人工智能+档案”科研成果应用及推广的可行性方案规划设计，共同推动相关成果在区域性国家重点档案保护（华东）中心和浙江省档案馆的国家重点档案保护与开发、口述历史采集室建设运行、音视频档案整理利用、档案开放鉴定、档案著录等工作中的成果转化及推广，创新档案管理工作模式，提升“智慧档案”建设水平。联合实验室首款产品—讯飞档案机，以档案信息安全为基础，具备高保密性。可随时随地进行口述史的征集整理;重大活动全过程记录建档。产品上手简单，操作便捷，是实验室首款既有颜值又有才华的档案专业人工智能创新型产品。浙江省档案馆目前正在进行一系列口述历史的抢救性采集整理工作，从此前走访浙江籍名人，到接下来走访浙籍老艺术家、抗战老兵，包括档案机在内的人工智能黑科技都将发挥巨大的作用。
人工智能是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学。自诞生以来，人工智能的理论和技术日益成熟，应用领域也不断扩大，基于技术革命的大胆预测，未来人工智能带来的科技变革，将会是人类智慧的一大挑战。综上所述，传统的档案提供利用服务方式一般包括阅览服务、展览服务和咨询服务等被动方式实现，而新型的档案提供利用服务方式主要是网站服务、新媒体服务、精准推送服务等主动方式实现。人工智能可以应用大数据人工智能对使用者的需求进行深度挖掘，及时准确地掌握使用者的个性化需求，真正地实现“以用户为中心”的现代档案服务，包括“万物互联”“万物智能”“无时不在”“无处不联” “无所不有”的等智能服务特点。
参考文献
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智能化档案管理范文6
一、数字档案信息资源的共享设计
实现数字档案信息资源共享是数字档案管理平台设计的根本目的，是减少重复劳动，多头建设，实现资源有效整合和广泛利用的重要途径。“警务数字档案管理平台”，遵循了数字文件信息和档案信息的形成规律和利用特点，实现了数字档案资源全过程的共享管理。
1．数字档案信息资源的共享建设。数字文件建设共享是数字档案信息资源共享的首要环节。如何充分利用机关在工作中形成的大量数字文件，建立数字档案信息资源，避免档案部门重复劳动、重复加工是数字档案管理平台设计与实现的一个重要课题。“警务数字档案管理平台”根据全程管理和前端控制的原则，将包括文件的著录、分类和归档鉴定等档案基础工作都完全融入文件办理运行程序之中同时进行，各部门数字文件在形成之后，通过公共数据控制与交换平台，向数字档案管理平台移交。实现了数字文件信息资源形成过程的自动过渡与高度共享。
具体做法是：(1)建立数字文件规范及归档标准。我们明确规定，凡已建或在建的各类信息管理系统，都必须加入标准规范的归档功能模块。(2)建立公共数据控制与交换平台。在各类系统的基础上，集中建立公共数据库，用于与各系统进行访问与交换。(3)建立数字档案接收平台，自动接收来自于公共数据控制与交换平台归档的数字文件信息。警务数字档案管理平台通过网络与其建立了连接。用户在自己的业务系统中工作办理完毕后，系统对形成的数字文件通过建立的标准自动分析研判，向数字档案管理平台提交归档，实现了真正意义上数字文件信息的共享和文档一体化管理。
2．数字档案信息资源的共享管理。数字档案资源的合理布局是实现数字档案资源共享管理的基础。江苏省公安系统下辖13个市级公安机关、120多个县(分)局公安机关和2000多个基层公安派出所，按传统的做法，每个单位都建立独立的档案管理系统，其人财物的投入是可以想象的，而且也不符合数字资源集中管理和有效整合的客观要求，也会对共享利用造成比较大的困难。
“警务数字档案管理平台”在设计和实现上采取了相对集中与分散相结合的管理模式。一方面，为了节省投资和提高效率，采用相对集中建设模式，将档案软件、服务器平台、数据资源集中在省、市公安机关(根据需要也可建设在县、分局)。省厅的服务器集中存储厅机关及直属单位的数据和提供数据管理服务；市级公安机关的服务器负责市局机关、县分局和基层派出所的数据管理和全文信息服务。另一方面，县、分局以及基层派出所任何客户机都可以通过公安信息互联网访问市局机关的中央服务器提供的数字档案管理平台，进人档案管理与档案利用服务。
采用相对集中和分散相结合的管理模式，其优越性十分明显：一是节省了大量的经费，实现了资源存储的优化，减少了数据冗余。二是便于提高用户的查询效率。用户查阅某人的违法犯罪信息即可通过该市的数字档案管理平台查询，从而避免了过去挨家挨户查询既费时又费力的现象产生。三是实现了网络上的业务指导功能。省市档案部门可以通过档案平台监测下辖档案部门的系统，指导工作的开展。
3．数字档案信息资源的共享利用。实现数字档案信息资源共享利用是数字档案管理平台设计和实现的根本目的。“警务数字档案管理平台”在设计数字档案资源利用共享方面，实现了多种共享利用的方式。
一是采取了多样化的检索方式。从检索手段上讲，既有通过档案平台检索模块进行的检索，又有通过警务综合查询平台查询的功能；从检索方式上讲，既能实现各类档案数据库检索、全文检索，又能实现多数据库的关联检索和跨平台多数据库的关联检索；从检索效果上讲，既能检索到各类档案数据信息，也能检索到全文信息、多媒体信息等。
二是实现了开架式的阅览服务。为便于用户了解和浏览机藏档案类型和具体内容，“警务数字档案管理平台”设计和实现了开架式的浏览服务方式，当用户通过数字档案管理平台进入开架式服务功能时，就像走进开放式的图书馆一样，用户可按菜单随意点击某类案卷或某份文件，系统自动显示其卷内文件目录和全文信息。
三是建立了专题信息服务平台。专题信息服务平台设计和提供了两项服务内容：一是用户可以直接查询由档案部门编研的各类专题文件信息汇集，通过点击相应的专题，系统显示各类专题的文件信息和全文信息；二是用户可以自设专题进行智能化检索并列出相应的专题文件信息和全文信息。
二、智能化设计与档案办公自动化
智能化设计是实现档案办公自动化的重要途径，也是衡量数字档案管理平台质量优劣的重要标准。所谓智能化设计就是运用自动控制的原理对数字档案管理的全过程实现自动化管理，最大限度地减少人工干预的设计方案。其基本原理是，将根据有关标准制定的参照系统输入计算机，由计算机自动比照参照系统对档案工作各项环节进行自动化处理。方法是必须建立一套指标完备的参照系统。“警务数字档案管理平台”在数字档案的接收、处理和分析评估等智能化设计方面进行了有益的探索。
1．数字档案接收的智能化设计。就是根据档案归档范围和归档标准，制定一套能够为计算机识别的、与输人的数据文件进行比对匹配，将符合条件的数据文件自动接收归档的参照系统。“警务数字档案管理平台”实现的基本思路是：将归档接收模块前置到OA系统或各类业务信息系统中，当用户在OA系统或各类业务系统中输入、处理文件信息工作完成时，系统自动将这些数据文件与接收归档前置模块中的参照系统进行比对匹配，将符合归档条件的数据文件自动导入到数字档案管理平台。接收归档的指标体系主要是依据“档案类型划分及编号规则”、“档案归档范围与不归档范围”以及“公安专业档案管理规定”等规定办法以及归档指标的相关内容，并结合档案工作的实践制定出来的。包括是否归档、归档类型、归档类别、归档年度等20多个主要指标体系。
接收归档的智能化设计的主要特点是：一是将接收归档与文件形成和处理融为一体，实现了文档一体化；二是当用户数据文件形成处理完成时，也就是接收归档之时，实现数据文件的形成、处理与接收归档同步实时完成；三是数字文件信息接收归档的整个过程，避免了人为的干预，由系统按照归档指标体系自动审核把关，实现了档案接收归档的自动化。
2．数字档案处理的智能化设计。数字文件信息进入档案管理平台后，即要对其进行处理，形成数字档案资
源。数字档案处理的智能化设计包括整理排列、自动编目、自动编写“整理归档年度报告(或说明)”等内容设计。
(1)数字档案的智能化整理排列。智能化整理排列的核心是要确立整理排列的原则、方法和要求。“警务数字档案管理平台”确定的方法是：①整理排列的原则。分为二种，即保管期限一年度一组织机构和年度一保管期限一组织机构排列。供用户选择。②整理排列的方法。分为三种，一是先按“文件形式”排列，然后按“专题”排列，再按“形成日期”顺序排列；二是先按“专题”排列，然后按“文件形式”排列，再按“形成日期”顺序排列；三是全部文件按“形成日期”顺序排列。各种排列方式由用户选择。③整理排列的要求：在第一种、第二种方法中。同一文件形式下，将属于同一类型的文件排列在一起。如同一文号的文件、同样形式的统计报表、简报等文件和同一组织活动(如会议文件等)的文件。当用户对某一年度组织机构的档案进行整理排列时，系统自动按用户选择的整理排列的原则、方法和要求列出文件目录，也可以进行局部微调。
(2)数字档案的自动编目。系统列出文件目录后，用户确定编号规则如全宗号―类别号―目录号―机构号―件号，并输入第一份档案的档号，系统自动编写其他档案的档号，并以归档文件目录的形式输出结果。为了减少实体纸质档案加盖归档章和填写归档号的工作量，提高文书处理人员的工作效率，系统设计了自动打印归档章功能。具体方法是：①事先用黏和度较高的不干胶纸(A4)印制归档章式样；②在系统中设置打印归档章功能；③当整理编目工作完成后，套打归档章；④文书处理人员按归档文件目录和归档章编号粘贴在实体纸质文件上。
(3)自动编写“整理归档年度报告(或说明)”。数字档案整理编目工作完成后，按规定必须要编写“整理归档年度报告或称为年度整理归档说明”，警务数字档案平台设计了自动编写的方法。在平台中建立基础数据库，把全宗名称、全宗号、全宗地址、变化情况，主要负责人，内部机构调整等情况建立基础数据。当整理归档工作完成后，系统自动形成整理归档年度报告或归档说明。
3．数字档案分析评估的智能化设计。对数字档案的接收、处理和利用进行分析评估，是数字档案管理平台建设的重要内容，也是提高数字档案和数字档案管理平台建设水平的极其重要的方面。数字档案分析评估智能化设计包括数字档案数量、质量分析、数字档案利用分析和实时自动监控等内容。
(1)数字档案数量、质量分析。①数字档案数量统计分析。警务数字档案管理平台设计了多种灵活的统计分析功能，包括各类档案机藏量统计、年度归档量统计、各类数据和电子文件数量统计、各类档案藏柱图、曲线图等等。②数字档案质量分析。对接收或形成数据的质量从各方面进行统计分析。例如，数据项目接收或录入结构齐全情况统计分析、机读目录差错率统计分析、各用户形成数据质量和差错率统计分析等等。③数字档案质量控制。即由计算机自动比照制定的质量标准对档案数据进行规范。警务数字档案平台制定和运用了100多种项目的数据标准，如全宗名称、各类档号结构、分类号、责任者、形成日期、性别、居民证号等等标准。当平台接收或录入的数据出现质量问题时，系统自动将存在的问题统一找出来并进行自动修改或手动修改，以保证机读数据内容的准确性。
(2)数字档案利用分析。一般档案管理系统对于网上查档利用仅以点击率来统计。这种分析方法既不准确，也难以说明问题。“警务数字档案管理平台”设计了一套比较科学的档案利用统计功能，从档案利用数量、利用类型、利用目的和用户等多方面进行统计分析。尤其是平台将用户上网查档点击详细信息和全文信息数作为计数单位，相比点击率统计而言，较为准确与科学。
(3)实时自动监控。通过利用公安机关建立的统一的身份认证和识别系统，对公安机关的上网用户进行自动认证和识别，并在监控功能上实时滚动式显示用户姓名、上网时间、操作的功能内容，用户的IP地址等等，使档案工作人员能够直观地监控网上用户的操作情况，一方面起到安全防范的作用，另一方面也为上网用户的研究提供了可靠的依据。
三、关联检索的设计及其应用
关联检索是一种智能检索方法，是在普通检索的基础上，运用关联技术方法，通过查询某一条信息将有相互关联的其他信息同步显示。其在数字档案管理平台中的应用，不仅能够减少重复检索的次数，提高工作效率，而且也有利于提高检索的完整性和准确性。
“警务数字档案管理平台”设计和实现了三种形式的关联检索：
1．内联检索―互动式检索。内联检索是指数字档案管理平台内部各数据库之间关联检索。按照传统的检索方法，用户查阅某方面的档案，既有可能在一类档案中，也有可能分布在其他档案类型中。用户除了检索某一类档案外，还得二次甚至三次检索其他类型和其他构成形式的档案。内联检索避免了传统方法，它使用户通过一次检索达到实现查询多类档案、获得多种结果的目的。它的基本原理是，在档案数据建设过程中，对具有相同联系的档案数据通过特定的字段项目建立联系，当系统查询这一字段项目时，与之相关联的档案数据信息就会自动调出。“警务数字档案管理平台”实现的内联检索分为两类：一是渐进式检索，即实现了档案构成单位从案卷信息一卷内文件目录信息一案件信息一人员信息一全文信息等渐进式的检索阅览。无论用户从哪个角度进行查询，均可以关联相关信息。这种渐进性检索完全模拟了人工浏览案卷的方式，使用户仿佛就是在翻阅档案一样。二是横向式检索，即实现了不同档案类型之间的关联查询。内联检索技术的应用，使得不同类型档案数据库的关联查询成为可能，从而大大提高了工作效率和查全率、查准率。
2．横联检索一综合性检索。横联检索是指数字档案管理平台与其他信息管理平台各数据库之间的关联检索。公安机关普遍建立了数量较多的信息管理系统，如人口、违法犯罪人员、案件信息等系统。各系统之间都保持相对独立的关系，用户要了解一个人的全面情况，就必须要进入各个系统分别检索一次，既浪费了大量时间，又难以保证检索的全面性和准确性。
横联检索属于一种综合性、跨平台的检索方法。它的基本原理是：从各类系统中抽取最常用的数据项目组成公用数据(索引)库，并建立与各个系统之间的关联，构成统一、规范、普遍关联的综合信息查询系统。用户通过该系统可以查询机关各类系统的数据和相关信息。实现横联检索的基本要求：一是必须要有共用的数据建设标准和检索项目；二是各类系统必须要有相同的项目作为关联的条件；三是最好使用相同类型的数据库管理软件；四是需要建立各个系统数据与公用数据(索引)库之间的数据同步，维持公用数据(索引)库中的数据与各个系统数据之间的关联。
3．纵联检索―分布式检索。纵联检索，亦称为分布式检索或广播式检索。是指分布在不同地区、不同单位的数字档案管理平台的检索系统通过约定的通信协议进行数据交换，将这些孤立档案检索系统组建成为一个协同运作的分布式系统。整个分布式系统以公安机关的隶属关系构成层次结构，来自上级的检索任务将自动的逐级分散到各级的检索服务器上，每个检索服务器完成本单位的检索之后，将检索结果逐级上报，最终形成综合检索结果。这种分布式广播检索在用户看来就像是从一个单一的系统中检索完全一样。
