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标准化档案管理范文1
关键词：农场建设；档案管理标准化；实施过程；问题；解决措施
农场发展建设期间会产生大量的信息资料，将资料录入到档案中进行统一管理，可以作为农产管理任务开展的参照标准，农场建设要引入创新理念。档案管理也要考虑信息技术的引入，进行标准化管理，档案信息的安全性得到了保障，使用期间也不会出现资料丢失的现象。档案标注化管理对农场的建设也起到了促进作用，下面将针对工作任务开展期间有效的管理措施进行探讨，帮助提行工作任务完成质量。
1农场实施档案管理标准化的必要性
当前，我国农场的发展方向为现代新农场，除去传统农场建设要满足的种植与养殖需求以外，现代新农场建设还需要满足人们的休闲、度假需求。所以在现代农场建设中，大部分农场都会将农家乐这一休闲会所纳入其中，达到完善农场功能，提高农场经济的目的。农产的标注化管理对发展农村经济有很大的帮助，社会各行业不断的发展变化，在如此激烈的竞争环境下，农场管理人员要掌握好实际变化局势，从基础工作进行改进，促进管理体系的完善。传统档案管理方法只是针对纸质档案来进行的，长时间使用很容易造成档案内部资料损坏，对查看使用造成了影响。通过标准化管理能够形成有效的监管体系，在工作期间也能够与基层群众增强沟通，解决农产发展所遇到的问题。这一系类优点是传统管理理念中所不具备的，并且传统的管理体系中，并没有应用信息技术，资料共享会浪费大量的时间，工作任务完成情况也不理想。在现代新农场建设中，如果想要彻底解决农场管理混乱、管理效率不高这一问题，就必须从管理制度入手，以农场档案管理制度的建立作突破口，规范化、标准化农场档案管理，约束管理行为，尽量维持好农场档案管理和建设管理的秩序。相关调查发现，现代新农场建设对农场的经营管理要求很高，只有全面提高了农场的经营管理能力，做好了农场各方面工作的管理，才能从真正意义上实现现代新农场的建设。而实施农场档案管理标准化正好是完善农场管理工作的一种方式，所以说，在现代新农场建设中，农场档案管理标准化的实施是极具必要性的。
2农场档案管理标准化实施中遇到的困难与解决对策
标注化管理理念被提出后，落实阶段遇到了一些问题，工作人员已经对传统的管理体系产生喜欢，并且不具备信息化管理系统的操作能力，系统中出现问题更不能及时解决，最终造成了严重的质量安全隐患。因不规范操作造成的信心资料丢失也常常会发生，不利于农场标准化管理体系的建设与发展。了解现存问题后需要深入的探讨引发原因，这样才能够确定所制定的解决方案具有可行性，不会与标准化管理落实出现冲突。
2.1存在的问题。信息化技术应用缺乏先进的基础设备，档案管理并不能全面实现数字化，管理效率自然得不到保障。档案产生形式比较复杂，由于标注化管理落实程度不足，导致部分信息丢失的现象，原始资料一旦丢失是无法进行弥补的，此类问题在农场发展建设中真实存在，应当得到管理人员的高度重视。使管理制度在基层中得到高效落实。标准化管理应用落实时间比较短，在经验方面还存在很多的不足，工作期间遇到的突发现象会造成档案管理任务中断，解决也会浪费大量的时间。就国内目前的农场档案管理工作来说，尽管在政策上已经提出了要实施档案管理标准化，但并没有全面落实到具体工作上。也就是说，农场档案管理标准化的实践经验很少，正式实施时因为没有相应的范例参考、制度约束，所以就只能沿用传统的农场档案管理制度来作为标准化档案管理的制度，从而导致档案管理标准化实施不生效，增大档案管理人员的工作量，给农场档案管理制造更多的麻烦与困难。
2.2解决措施。1）根据农场的实际建设情况来建立一套完整的档案管理标准化体系。这一措施主要针对农场档案管理中制度照搬、管理行为照抄问题而言，目的是解决农场档案管理标准化实施中的制度缺乏问题。档案管理机构尽快加大对现代农场实际情况的了解、评估力度，并在了解了农场实际情况之后，依据评估所得的数据结果来建立一套行之有效的档案管理标准化体系，并以该套体系为基础，将体系规定贯彻落实到具体的工作中，促使并保证农场档案管理标准化目标的实现。农场档案管理标准化体系的建立应该以实际情况为参考，结合财务档案管理的方法，完善和健全档案管理标准化管理内容，围绕适用性和针对性这两个中心，切实建立一套全面的、能够满足现代农场建设需求的档案管理标准化体系，促进农场档案标准化目标的实现。2）加强档案管理人才队伍建设，提高农场档案管理水平。人才是农场档案管理中不可缺少的一项资源，是决定档案管理质量的关键性因素。针对现代农场建设中所出现的档案管理人才素质偏低问题，笔者认为最好的解决措施是加大人才培养力度，尽量打造一支高素质、高能力的农场档案管理队伍，提高档案管理人才的综合素质。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。3）以农场财务档案标准化为中心，实现农场档案管理标准化目标。在现代农场财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响农场经济活动的重要内容。而且，作为农场档案管理的核心，农场财务档案管理工作对农机档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代农场档案管理标准化实施中应以农场财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代农场档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。4）建立数字化档案管理体系，促进农场档案管理标准实施目标的实现。在现代档案管理数字化的今天，农场档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现农场数字档案管理标准化。针对农场经营内容种植、养殖、娱乐经营等内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在农场经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代农场档案管理能力的提升。综上所述，档案管理现代农场建设管理工作中的一项重要内容，并且现代农场档案管理标准化对农场经营发展有着重要的影响。针对农场档案管理标准化现状及存在的问题，应通过管理体系的完善、人员的培训、现代档案管理方法的运用以及有效的执行监督实现档案管理标准化目标，促进农场综合管理能力及管理水平的提高。
作者:王艳文 单位:黑龙江省八五一一农场
参考文献:
标准化档案管理范文2
关键词：新形势；档案管理；规范化；标准化
要推进档案管理工作的规范化与标准化，还需要明确其基础性前提，即公文的制发。档案是由公文转化而来的存在，要保证档案的质量，首先需要保证公文自身的质量，这就取决于公文制发的质量，这也是实现档案工作规范化与标准化的前提。所以，在公文制发过程中，需要将规范化与标准化两方面要求纳入考虑范围，切实提升档案的质量，为档案工作的规范化与标准化奠定良好的基础。
1 档案工作规范化、标准化的实现策略
1.1 提升档案时效性与加强电子档案库的建设
档案的时效性既指档案信息的新旧程度，也包括档案信息的最新动态与最新进展等。提升档案的时效性，能够保证档案内容的有效性，提高档案的利用效率，也可保证档案的利用价值。因此，档案管理者应该树立档案时效观念，通过科学的信息化与网络化手段获取最新信息，为做好档案部门的服务工作赢得主动。比如，一份具有较强时效性的科研档案，能够有效缩短科研项目的相关研究周期，为科研单位节省不少物力、人力以及财力，从而为科研单位获取可观效益。档案时效性的提升也是推动档案工作规范化与标准化的有效策略。另外，档案部门需要加强电子档案库的建设、开发与使用，利用科学的数据技术对移交的电子档案载体与技术环境进行检测，在保证合格率的前提下再进行移交；同时，需要检测档案数据存储介质的可用性，确认电子档案载体是否存在损坏或者其他存储不良问题；此外，实现数据的科学鉴定，核对档案数字和签名的真实性，对数据进行有效的整合转换等。因此，应该加强电子档案库的建设。
1.2 档案管理人员素质的提升
新形势下，要推进档案管理工作标准化与规范化，必然要提高档案管理者的职业素养与专业化水平。如今档案管理模式随着时代的变化日渐完善，档案管理中引入了各种现代化技术，而要对这些技术加以深入掌握与应用，管理者必须具有良好的信息技术操作技能，特别是计算机技术、互联网技术等操作管理软件的相关技能。当下档案管理者对这些现代化技术的运用尚未足够熟练，这就限制了档案管理工作水平的提高。因此，要做到以下几点：第一，加强档案管理者专业化知识与现代化技术技能的培训，提高管理者对各种管理技术的操作水平，促使其熟练运用各种现代化管理手段，了解信息化技术的各种知识。第二，在后续档案管理工作中引进的人才，要求其具备较佳的专业素养，并且具备一定的现代化档案管理技能，从而利于提高档案管理工作的效率与水平。第三，应该加强教育领域对档案管理人才的培养，注重丰富人才的理论知识，并且培养其档案管理实际操作技能。
1.3 档案交接工作的优化
对档案交接工作进行优化，能够进一步推进档案管理工作规范化与标准化。因此，在这个过程中，管理者需要明确档案交接的范围，要排除不能进行交接的档案，保证档案交接工作符合国家有关规定。而且档案移交进馆要满足以下标准：第一，档案要以全宗为单位进行编目整理。第二，档案要具有完整性与齐全性，根据档案管理规范与标准要求对其进行分类整理，要准确地划分档案的保管期限，书写要具有规范性，装订要整齐且美观，案卷的质量必须达到规定要求与标准。第三，要确定档案具有长期保存与利用的价值，否则不能移交进馆。第四，档案交接的文据与案卷目录要做到一式三份：档案馆签收其中一份，并将其退回移交单位保留备用。第五，案卷目录应该具备两种版本，即纸质版本与电子版本，确保档案的原始性与真实性。
2 推进档案工作规范化、标准化的思考
2.1 规范档案资料
（1）档案资料保存的规范。档案资料的科学规范是档案管理工作的基本内容之一。在对档案资料进行科学规范的过程中，要保证文件的原始性以及真实性，这也是档案管理规范化与标准化的灵魂。在管理电子档案过程中，常常会发生电子文件资料丢失或者信息被更改的问题，这就要求档案管理者加强电子文件的维护工作。对于档案资料与档案信息的完好保存，还需要发挥纸质档案和电子档案之间的互补作用。在电子文件得到广泛应用的今天，我们同样需要注重对纸质档案的完好保存，也为以后遇到电子文件资料丢失或者信息被更改的情况时能提供纸质档案的原始文件，以确保档案内容的真实性。另外，对档案资料进行科学的规范，还要求实现档案信息的数字化管理，从而打破时间与空间的束缚，从而不断地扩展档案工作的服务范围，实现服务效率的有效提升。（2）加强档案资料的收集工作。档案管理者应该加强对档案的收集工作，比如重大工作、活动或者建设项目的相关档案、非物质文化遗产档案等。个人与单位应该支持与协助所在地的档案馆对档案的征集工作，包括一些散存的珍贵档案资料、对社会发展具有长远利用价值的重要档案等。档案馆的领导者也可以鼓励个人或者一些F体捐赠档案或者寄存档案，以丰富档案馆的档案资源，并且加大档案资源科学合理配置、妥善保护与高效利用的
力度。
2.2 科学分类归档
在档案管理工作中，档案的科学分类与整理工作很重要。对于一些内容齐全和基础良好的案宗，要做好科学的分类与整理工作。根据案宗的目录直接做好分类标引工作。若一些档案的形式比较特殊，则可以使用计算机程序，将案宗的名字、时间与地址等信息录入进去，可以快速地获取案宗的分类号，从而有效地提高档案的著录速度，也便于档案利用人员对所需案宗的查阅。另外，在档案的归档方面，需要建立完善的文件材料归档制度，不允许任何个人或者单位将档案据为己有，也不允许拒绝档案的归档。档案利用人员要及时地将档案完整地交还档案管理所在机构，不可以擅自推延移交档案的时间或者截留档案。
2.3 规范档案调取与回收
规范档案调取与回收工作是推进档案管理工作标准化与规范化的重要手段。档案管理者应该及时清查和退还调取的档案，根据国内法律法规和档案管理制度的要求来规范档案的调取与回收。若个人在工作需要的情况下提出退还档案或者继续使用调取档案的相关意见，可以上报有关部门以获得批准。在退还档案的过程中，需要有被调取档案保管者、该单位领导或上级主管单位的领导在场，并且签字确认。若是需要继续对档案进行利用，该档案的调取手续应该符合有关规定。若是不符合有关规定，则需要及时进行完善，以确保档案调取管理工作的规范化与标准化。
3 结语
总而言之，新形势下要推进档案管理工作的标准化及规范化，需要明确其基础性前提，并且做好其中的重要工作。同时，加大档案工作现代化管理力度，提升档案的时效性，做好电子档案建设工作，提升档案管理人员的专业水平与职业素质，优化档案的交接工作，对档案资料管理进行规范，做好科学分类归档与调取回收工作，最终适应新形势下对档案管理工作提出的新要求，实现档案管理的规范化与标准化，充分地发挥档案资料的应有效用。
参考文献
标准化档案管理范文3
在高等职业教育迅速发展的今天，如何运用现存教学资料档案与学籍档案为高等职业教育服务，使档案更好地发挥其作用，这已成为当前急待解决的问题。解决这个问题的关键是使档案工作逐步实现现代化，然而与现代化有关的档案工作标准化是解决问题的根本所在。在国务院颁布的《中华人民共和国标准化管理条例》中就明确指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中推行标准化是国家的一项技术经济政策，没有标准化就没有现代化，就没有高质量高速度。”这就清楚地阐明了标准化在教学档案和学籍档案管理工作中的重要地位和作用。
学籍档案是高等职业学院的宝贵财富。档案工作是一项以提供档案与教学服务的工作，同其它各行各业一样，需要制定各种标准，作为开展工作的依据和准绳。档案工作标准化是实现档案工作现代化的重要内容，它是指在档案工作领域内，由上级主管机关或会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商对档案工作的管理、原则、方法、质量、概念、设施等，制定出科学的统一的规定和技术规范，并予以贯彻执行进而修订的全部过程。目的就是通过科学的制定、贯彻、修订各科标准，使档案工作逐步走向规范化、统一化。它的基本内容有：档案工作名词术语标准、代号代码标准、档案著录标准、标引语言标准、收集、整理、鉴定标准、档案统计标准、提供利用标准、档案编纂及出版格式标准、档案工作现代化建设标准、档案装具、档案制成材料标准等。这些标准从制定到成熟需要一个相当长的发展过程，而且这个过程是有规律的螺旋式上升，档案工作现代化的水平也将随着标准化运动形式上升而逐步提高。因此，档案工作者必须重视档案工作标准化。下面对档案工作化标准化谈点粗浅的看法。
一、标准化是实现档案工作现代化的基础和前提
档案工作是高等职业教育事业中的重要组成部分。高等职业教育档案工作要实现现代化，首先是档案工作的一系列环节，如名词术语、档案著录、代号代码等都必须有统一的标准，以便在进行工作时有统一的原则和规范。因为档案工作现代化是建立在先进的科学基础之上，如果没有统一的标准不仅不利于档案工作的开展，而且档案的作用也将大大减弱。要实现高等职业教育档案工作的现代化和学籍档案管理的现代化，还须建立档案工作标准化体系，在这个标准下开展工作才能实现现代化。可见实现高等职业教育学籍档案工作现代化首先是档案工作标准化，离开了标准化就没有现代化。
二、标准化是衡量档案工作质量的尺度之一
档案工作是一项专业性的服务工作，对高等职业教育服务的效果直接与档案工作一系列环节中的标准化程序有关。档案工作中的组卷、分类标引、鉴定工作中的保管期限确定检索工具的编制、提供利用、装具设备等都必须制定出统一的标准，对质量规格、工作程序以及要求等相应的做出明确的规定，严格地按标准进行工作，就能促使各项工作早日走向规范化、统一化，从而提高档案工作的质量。例如档案标引工作，它是将文件或案卷的主题内容赋予一定的标识，作为存储和检索的依据，利用者查找档案通过检索标识去判断自己所需的材料，如果检索人员按标准给出的检索标识准确、恰当，利用者就能迅速地找出自己所需要的资料，节约查找时间，而且查找效果好、效益高。如果检索标识不完全，专职性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的档案被埋没，又有可能检索出自己无用的材料。所以标引工作必须要有标引的规定与规则，保证标引的一致性，使标引工作标准化、规范化。同样道理，高等职业教育档案工作的各个环节都达到了一定的标准，实现了标准化，学籍档案工作的质量才有可靠的保证，才能为发展高等职业教育提供丰富的资料。
三、标准化是提高档案工作的工作效率，节约人力物力财力的有效措施
标准化能提高档案工作的工作效率。搞好标准化对节约人力物力财力有重要作用，根据合理地标准化要求，人力物力财力资源都可以得到合理的利用。以整理工作中的组卷为例，过去由于文件和案卷的组卷方法没有统一合理的标准，往往把不同历史时期，不同组织单位的文件和案卷组织在一起，或者把不应该分割的文件或案卷进行分离组卷，致使文件或案卷本身固有的联系被分割，随意搬家，脱离形成单位，组卷不合要求，给查找者带来麻烦，使利用者浪费了很长时间还查找不到自己所需要的资料，造成人力物力的很大浪费，影响档案的社会效益。通过制定标准既可以把档案的本来面貌反映出来，又能使文件或案卷在来源时间、内容和形式等几个方面形成一个有机的整体，查找迅速、方便、节约人力、使档案工作者省出更多的时间去从事其他工作。在财力方面如能进行装具的改革、创新、制定出技术先进、 经济合理的装具标准，按标准化、系列化集中生产出一批耐腐蚀、耐老化的装具就能降低造价，提高技术水平，节约大量的人力物力财力，加速高等职业教育档案工作现代化。
四、标准化是实现高等职业教育档案工作科学管理的重要组成部分
所谓科学管理就是根据档案形成的规律和特点，运用先进的技术和方法，依据各种科学管理制度对档案进行管理，开展各项工作，科学管理要求做到的标准是：档案管理机构高效化，管理方法科学化，管理工作计划化，管理技术现代化等。要实现高等职业教育学籍档案管理工作的标准化，只有各业务环节都达到标准化，档案工作才能按标准化实现科学管理。因此要实现科学管理必须大力推行标准化。
五、标准化是推动高等职业教育学籍档案管理发展的重要条件
档案学是社会科学和自然科学之间的一门边缘科学，是一门综合性的科学，实践性强。它既含有档案和档案工作的基本理论，名词术语概念，也包含着实际工作中的技术性和方法性的内容。它的研究成果，经过实践的检验证明是科学的概念、原则、技术和方法，用条纹的形式予以固定化、制度化，作为共同的语言，公认的准则和规范，就是标准。所以标准化本身就是档案学的一个组成部分，标准化工作的开展，必将推动档案学理论的发展，一方面档案学为档案工作标准化提供了理论指导和科学指导，另一方面，标准的制定与贯彻优势将档案理论运用到实际工作中取得保证，以便进一步完善和发展。
标准化档案管理范文4
一、明确高校档案标准化管理的主要任务
1. 准确定位标准化在高校档案管理中的地位。标准化是为在一定范围内获得最佳秩序，对实际或潜在的总是制定共同和重复使用的规则的活动，它包括制定、及实施标准的过程。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中推选标准化，是国家一项重要技术经济政策。没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度。”高校档案标准化管理，可以帮助高校档案工作依据高等教育发展的需要和档案工作自身规律科学开展；可以通过制定、和实施标准，促进高校档案工作统一、协调、高效开展；可以使高校档案工作新的技术和科研成果得到推广；可以使高校档案工作充分发挥档案收集、整理、保管和利用等功能。标准化管理是高校档案工作科学管理的基础，是当前高校档案工作的重要任务之一。
2. 认清高校档案标准化管理挑战。由于种种原因，我国高校档案管理标准化工作普遍存在有效性和针对性不强的问题，主要表现在：与档案事业发展结合不紧密，许多高校还存在档案工作在学校管理体系中定位不明确等问题，档案管理标准化工作发展水平参差不齐；服务高校事业发展的能力欠缺；标准对于高校档案管理现代化、科学化的支撑作用不明显，存在标准应用不到位的现象。由此造成高校档案管理工作普遍还不能从传统模式中脱颖而出，与高等教育兴国、高等教育强国的要求还有差距。应该说，高校档案管理标准化工作面临较严峻的挑战。
3. 明确高校档案管理标准化建设重要工作内容。主要有：加强档案管理标准化工作领导；加强档案管理标准化工作的宣传学习；加强工作人员标准化知识培训；制定高校自身档案管理标准；工作规划，明确任务，扎实推进；加强档案标准化管理机制建设；建立档案标准化管理的评估考核体系，设立专项课题资助，开展应用课题研究等。标准化是系统工程，高校档案标准化管理的实施需要各院部处室的相互配合，协调联动。
二、处理好高校档案标准化管理进程中的几个关系
1. 标准化与本土化、校本化的关系。根据《中华人民共和国标准化法》的规定，我国标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四级。就高校档案而言，国家标准主要由国家档案局与各行业制定和，这些标准往往是国际标准新成果与中国档案工作实际情况的结合。第一个档案工作国家标准是GB/3792.5―85《档案著录规则》。截止2009年，我国共出台了12项国家标准，52项行业标准。这些标准基本涵盖了档案工作的各个方面，如传统档案和新型档案、文书档案和科技档案、档案一般工作要求和具体操作等。国标为高校档案管理标准化提供了最高规范。地方标准和企业标准（单位标准）属国标和行业标准在某一地区，某一单位的本土化、具体化。作为高校，必须要弄清地方标准，结合国家标准，行业标准的要求，根据高校自身实际情况制定校内标准，即在运用国标、地标、行标时，注意校本化。
2. 标准化与规范化的关系。规范化是对管理工作的一般要求。标准化则条件更为严格，是在较大范围内使用的，在相当长的时间内相对稳定不变的，是经过权威机构批准的要求。规范化是对整体工作的要求，工作标准是对具体业务环节而言。高校档案管理标准化包括制定标准、宣传标准、实施标准、效果评估、信息反馈、督促检查等环节。正确把握标准化与规范化的关系，要避免高校管理标准化工作的泛化，要通过重点工作的标准化，确实促进高校档案管理工作方式由行政命令向科学程序管理转变，由经验管理向制度管理转变，强化高校档案服务职能，减少工作失误，提高工作质量和效率。
标准化档案管理范文5
一、计量标准档案管理现状及对策
1.无专职管理员。计量标准档案管理工作大多数由一线检校人员兼职，没有进行专业知识培训，业务不够熟练，并且技术人员日常检校工作量比较大，任务重，无法保证有效的档案管理工作。此外管理手段相对落后，难以适应计量标准档案信息化管理工作的需求。2.缺乏建档意识。实验室工作人员普遍重视日常的检校任务，通常认为只要按期将仪器设备检校、检测完毕，正确出具证书、报告就可以了，而不注重资料的收集、整理和归类存档，导致计量标准档案资料的缺失、不完善，更新不及时。3.档案涉及内容广泛。根据JJF1033《计量标准考核规范》的要求，计量标准的档案应包括证书档案、技术文件及管理制度档案、技术指标档案、设备档案、人员档案及计量标准考核（复查）申请书、计量标准技术报告等多方面资料，容易导致档案管理归类不明确。我院根据实际情况以及实验室形成档案资料的特点，从收集、分类、排列、编号、归档等方面加以规范，要求一线检校人员、二线管理人员养成在日常工作中分类管理各种数据资料的良好习惯，明确所属部门需要整理和归纳的内容，力求保证归档材料的真实性、完整性、准确性、连续性，为实验室开展检定、校准等工作提供可靠资料依据。具体保存方式见表1。
二、计量标准档案信息化管理的优势
1.是做好检校工作的重要保障
如何实现对计量标准档案的有效管理是确保检定、校准工作的正确性和可靠性的关键。通过信息化手段将计量标准档案中涉及的各项内容录入计量标准管理系统，在系统中设置预警机制，实行统筹管理，实现计量标准器具按期送检提醒、计量标准证书到期复查提醒、检校依据更新或换版提醒等。计量标准管理员根据系统提醒，进行跟踪、收集、更新各类信息，及时归档。这些归档资料真实地反映了计量标准所涉及的设备、人员、技术文件、数据资料等在管理和使用中的详细记录，检校人员在日常工作中有疑问时，通过登录系统查询相关资料，及时发现问题或调整工作方法，可有效避免错误、过失的发生，确保了实验室出具的证书或报告数据结果的准确、公正、可靠。此外有助于实验室探索出一套更为合理、适用的检校方法，为开展日常和科学研究工作提供更可靠的参考和选择。
2.有利于提高日常工作管理效率
根据JJF1033规定，每一项计量标准文件集中均应当包含18个方面的内容（如表1所示）。在实际工作中，这18类文件的存储方式采用了纸质档案与电子存档相结合，编制清晰的文件集目录，注明各种文件保存的地点和方式。在日常工作中查阅、使用、修改等极其不方便，严重影响了检定、校准工作效率、工作质量。通过信息化手段，计量标准负责人、管理员利用扫描、拍照等方式将各类需要保存的档案资料进行数字化处理后，上传至计量标准档案管理系统。一是使检校人员查找资料、发现问题、上报复查申请、更新信息时更为方便、快捷、高效；二是对比较大的计量检定机构来说，所建计量标准数量多且往往不在同一时间，利用信息化管理系统可以将每年需要申请复查的计量标准归类到一起，同时递交申请材料，既提高了工作效率，又保证了所有计量标准档案资料的有效性；三是方便了用户的查询使用，如查询计量标准证书的有效性、可开展项目的规程/规范、计量标准器具及配套设备的历年证书、检定或校准人员持证情况等，加强了与客户的沟通。
三、计量标准档案信息化的具体步骤
1.建立完整的计量标准档案
如上文所述，计量标准包括18个文件，归类为三种档案：一是证书类，主要包括计量标准考核证书、社会公用计量标准证书、计量标准器及主要配套设备的检定或校准证书、检定或校准人员资格证明。二是表格类，主要包括申请书、技术报告、更换申报表、封存（或撤销）申请表、重复性试验记录、稳定性考核记录、履历书、国家计量检定系统表、开展检定或校准工作的原始记录。三是其他质量体系文件，主要包括计量检定规程或技术规范、计量标准操作程序、计量标准器或主要设备使用说明、实验室的相关管理制度、可以证明计量标准具有相应测量能力的其他技术文件。
2.建立完善的实验室计量标准档案管理系统
我院与软件公司合作开发了综合办公自动化管理系统，该系统包括人事信息、质量体系、计量标准、技术文件、业务管理、设备资产管理、计量器具、证书/报告管理、供应商及合同管理、科研管理等多个管理模块，其中质量体系管理模块主要包括我院制定的质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格、管理手册及我院授权项目及实验室检测能力、检定/校准、检测依据、计量标准证书等档案资料。系统中各模块资料均为现行有效版本并全部输入计算机，计量标准管理模块与该系统中各相关模块链接，计量标准档案所涉及相关内容在该系统中均可查阅，并可依据系统使用权限进行使用、修改，保证了计量标准档案的连续性和历史资料的完整性。一线检校人员、二线管理人员可以方便地通过单位内部局域网进行资料的查询、统计等日常管理工作，使计量标准档案较全面地实现了内部网络化、标准化、规范化管理，同时也使档案发挥出最大利用价值。
3.培养高素质的复合型人才
标准化档案管理范文6
一、档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用
我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。
随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎。这种思想主要来源于为解决文档分离，使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。
我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系文件，也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理中间性、过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为，这并不排斥文件中心在我国建立推广，只要注意文件中心的适用范围后，它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看，文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
二、档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节
在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证，不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
三、推行全面质量管理
1.档案全面质量管理的含义和特点
所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：
1.1全体人员参加
档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。
1.2全过程控制
从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。
1.3科学的手段
采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。
2.解决和改进档案质量问题的步骤
档案现状不容乐观。有的单位领导对档案工作不够重视，觉得档案工作不能给单位带来效益，只是花钱不挣钱；档案管理人员没有经过系统的专业知识的培训；档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都配备不齐全；室藏档案数量不完整；平时不注意文件、资料的收集、整理；档案制度不完善；有的单位甚至没有自己的《档案分类大纲》、《档案保管期限表》。解决和改进档案质量问题主要步骤如下：
（1）分析现状，找出档案存在的质量问题。
首先要从公文拟撰开始，各部门、各个工作人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。
（2）分析产生档案质量问题的主要原因。
（3）找出影响档案质量的各种因素。
（4）针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施。
（5）组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。
（6）同计划和目标对照，检查采取措施后收到的效果。
（7）总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。
（8）对检查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，再从第一步开始，进行新一轮的改进，继续加以解决。
3.档案质量管理的要求
3.1必须牢固树立档案质量意识
档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导同志必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。
3.2要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度
建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。
3.3要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准
每个从事档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。
3.4要牢固树立“下道工序是用户”的思想
档案是由多部门、多人共同完成的，不同部门、不同工作人员之间能否密切配合，上道“工序”能否给下道“工序”提供高质量的“半成品”，就成为提高档案质量的关键。如果每个上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用户”，为下道“工序”提供质量保证，那么，档案的质量就有了可靠的保证。
3.5要以预防为主，防检结合，重在提高
