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档案管理痛点范文1
关键词：电子档案；传统档案；差异共性
传统档案是记录个人或者组织在社会和国家发展中的各种重要的文字文献，在历史的发展过程中发挥着十分重要的作用，记录着人类和社会发展的重大事件和发展历程，这类档案在以前较多的是以纸质或者实物的方式来进行记录和登载。而电子档案是利用当前最先进的科学计算机技术来进行档案的记录，利用电子的文档和文件进行文字和其他事件的记录，最后将整体的档案进行有归类性地整理和保存，这便是电子档案的管理方式和管理目的。
1电子档案和传统档案在管理上的差异
1.1电子档案和传统档案的归档时间具有差异性
纸质的档案和电子档案的归档时间是不同的，纸质档案一般要在进行细致的登入，进行相关的编号和分类处理，再进行细致的核对和审核整理后才能进行相应的归档的工作，完成后还要进行日常的处理和看护，归档时间还必须进行严格审核。而电子档案可以进行随时的登记和确认，利用电子计算机快速的计算和统计分类管理功能可以将繁多的档案进行统一归档，且速度极快，最后以电子文件的形式发送给档案保管和管理部门进行管理。
1.2电子档案和传统档案的归档方式存在差异
电子档案文件可以利用先进的计算机技术中的电子编码技术，将需要记录的文字进行数字化，再利用文件将这些数字化的数据记录下来，不仅记录耗费空间小记录信息全面，而且可以实时进行档案错误的修改，将原始凭证中的关键信息进行特殊记录，但是却较难以进行辨别和确认。而传统的纸质档案在归档时则只能进行传统的书面记录，且无法进行更改，存在较大的局限性，但却没有存在电子档案在电子凭证方面难以辨别和真实的问题。
1.3档案文件分类和编目方式的不同
电子档案文件在进行分类和编目时主要还是利用了电子计算机的操作，首先在收到需要分类和编目的电子文件时，可以利用数字化程序对档案文件进行唯一文件号的编制，根据文件号的规律进行进一步的分类号和归档号的编制，管理人员可以根据分类号的归档号进行分类管理。而传统的纸质档案的归档和分类一般是按照档案的关键词和主题词进行录入和分类，在管理时需要耗费大量时间进行主题词的分类归纳，分类完在进行归档管理。
1.4电子档案和传统档案保管方式存在差异
电子文件主要利用的是高内存的硬盘等载体进行保存和管理，而这类物理保存方法容易受到老化和变质的影响使其性能大不如前，其可读性也会遭受一定的损害，但是由于科技的发展，文件的新载体和新储存载体的不断发展也促进着电子档案的发展提升，传统的纸质档案在保管方式利用纸质的文件载体，这也给改善电子档案保存环境的提供了一个有效方法，在接受完电子档案后，可以打印出纸质版的档案用来辅助保存，也是保障电子载体档案保管的一个方式。
1.5电子档案和传统档案的查询利用方式存在差异
传统的档案的查询方式主要是利用关键词来进行相关的信息查询，但是每次的查询量可能较大，不一定能够很快地查询到用户想要查询的资料，因此在一定程度上比较浪费人力、物力和精力。而相比传统的纸质档案，电子档案的的查询方式则更为人性化和高效化，利用电子档案的归档关键词进行搜索，电子计算机可以搜索到用户输入的所有的相关的内容，以便读者的选用，同时读者还可以通过成为档案数据库的相关会员进行远程登录操作，在线上线下都可以进行相关的档案文献操作和查询。
1.6不同档案管理方式对档案管理工作人员有不同要求
不同的档案管理方式对于档案管理的工作人员工作能力也有不同的要求，传统档案的管理需要管理人员具有一定的档案管理知识和技能，能够对档案的管理进行基本的整理，但是电子档案的管理则要求工作人员具有一定计算机操作和使用素质，要掌握最基本的计算机数据库管理系统的操作要领和技巧，能够进行电子档案的分类、查询和保存等基本管理手段，同时还要有创新能力，对电子档案的管理方式能够进行高效率的和高水平的提升，利用相关软件，将操作技能大大提升，优化电子档案的管理现状。
2电子档案与传统档案管理的共性方面
2.1传统档案是电子档案的形成基础
电子档案并不是能够凭空进行记录的，其发展的基础仍然是纸质档案，档案资源的电子化是建立在计算机科学技术发展的基础上的，而纸质档案的信息来源都是来自于社会的各项实际活动信息的记录，也是反应社会情况的重要载体，因此这些档案的信息资源是无法自觉地进入电子系统和网络系统的，需要通过电子档案化的手段进行录入和传播，才能形成电子档案来进行更好的记录。
2.2电子档案管理基本原理是传统档案的集成和发展
电子档案的管理并不是完全隔绝了传统档案的管理方法和理论，而是在其基础上进行了极大的创新和提升，具有着传统档案管理方法不具备的多个功能，但是其发展到今天的水平也不是瞬间完成的，而是在发现传统档案管理和电子档案不相适应的缺点和不足，有针对性地从服务和管理方面改善电子档案的信息服务能力和保存能力，因此从服务手段、服务品质、管理能力和管理效果进行对比，电子档案的发展都是对传统档案的集成和发展，而其为社会服务的功能也将会比传统档案更加突出和优秀，进一步增强档案的实际管理功能。
2.3电子档案进一步扩大了传统档案的信息来源
电子档案由于其信息保存手段利用了最先进的电子科技技术和互联网技术，开拓性地将档案信息记录变为了电子记录的方式，使得电子版的档案可以在网络中进行档案信息的传播和使用，这也是传统档案所不具有的一大进步之一，传统档案的使用和传播范围较窄，而电子档案除集成了传统一些较好的优点外，信息来源的丰富更好地完善档案的社会功能和服务功能，更好地为需求者和阅读者提供服务。
3结论
综上所述，随着经济和社会的快速发展，对于档案的要求也越来越高，传统档案的记录和保存方式已经越来越难以适应快节奏发展的社会脚步，因此电子档案顺应时代的需求出现并慢慢取代了传统档案的存在，但是电子档案的发展也不是空穴来风，也是从传统档案这一土壤发展而来的，两者是存在着一定的差异和共性的，在其运行方式、管理方法和传播服务中都具有极大的共性特点，这也是电子档案发展的基础，从这些共性中取得发展的指导，但是电子档案和传统档案也存在着不少差异，也在不断地更新和加强，力求能够更好地为社会服务和大众服务。
参考文献
[1]毕大鹏.电子档案与传统档案的共性与差异[J]电子技术与软件工程，2016（01）
[2]孟繁友.组织机构代码电子档案管理及数据采集工作有效性探讨[J].标准科学，2015（12）
档案管理痛点范文2
关键词：档案利用；中国石油档案管理系统；档案搜索；档案借阅；档案报表；档案编研
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。因此档案利用模块，是电子档案管理系统中最重要的模块之一，直接衡量着档案管理系统的使用价值。开发一个好的档案利用模块，使档案管理系统不仅满足了用户查询搜索、借阅等功能，从长远角度看，将成为一个内容非常丰富的知识平台和社会资源。项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。本文主要介绍系统中的档案利用模块。
1 总体功能结构图
档案利用是用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括档案的搜索、借阅、报表、编研四个子模块。如图1。
2 各个子模块功能
2.1 搜索
系统不仅可以利用档案名、档号、类别、归档单位、归档日期等项结合进行高级搜索，还支持全文搜索。
2.2 借阅
系统除了可以借阅实体档案以外，还支持电子档案的在线借阅。电子档案的借出和归还都是由系统自动完成，无需用户手动操作。包括我的借阅、借阅审批、借阅办理等标签页。图2是档案的借阅/归还流程图。
2.2.1 我的借阅
用于实现用户的档案借阅以及个人借阅管理的功能，是用户自己的工作区。
包括我的借阅单、未归还档案和已归还档案三个标签页。
1）我的借阅单：保存在借阅列表中，但没有上交审批的借阅档案；
2）未归还档案：已通过审批借出，但未归还的借阅档案；
3）已归还档案：用户曾今借阅过，并已归还给档案馆的档案。
2.2.2 借阅审批
是对用户提交需借阅档案的审核过程。
审批部门包括用户本单位、归档单位、档案部门和指定的业务主管部门。系统规定了三种审批流程：
1）借阅无密级档案或借阅本部门有密级档案，如图3；
2）跨部门借阅有密级档案（归档部门是一般情况），如图4；
3）跨部门借阅有密级档案（归档部门为空或归档部门和档案保管部门是同一部门），如图5；
2.2.3 借阅办理
是由档案馆用户进行管理，主要管理档案的登记、借出、归还、催还、借阅查询等操作。
2.3 报表模块
固定报表模板有档基表、人员基本情况统计表、档案利用统计表、历年各类档案库存统计表、档案库藏情况统计表等。系统还支持自定义报表模板，档案工作人员可以根据自己的需求定义报表的行和列。
2.4 编研模块
编研模块是为编研人员提供的一个讨论平台，其中包括编研编写、汇编、参与等工作。
档案编研的流程是：档案管理部门人员填报“新建编研课题” 档案管理部门领导审核 档案编研。标签页包括待审批编研、进行中编研和已完成编研三部分。编研模块的流程图如图6。
3 结束语
中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。其中的档案利用模块以其强大的搜索功能、严密的借阅审批流程、方便快捷的电子档案在线借阅、灵活的报表模板自定义功能以及高效的在线编研平台，赢得了广大单位用户的好评。
参考文献：
[1] 邵彬,李莉.黄河档案利用软件系统分析设计[C].OA'2000办公自动化国际学术研讨会论文集,2000(11).
[2] 马娟红.浅谈档案利用中存在的几个问题[J].档案天地,2000(7).
[3] 赵屹,陈晓晖.中美档案利用若干问题比较[J].山西档案,2002(12).
[4] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学,2010.
档案管理痛点范文3
论文摘要:为了更有效防止文件的非法访问和输入、输出。就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案。以犯罪行为心里学为理论指导,以安全事件过程管理为主线,实现事前预防、事中控制、事后审计的安全管理。
现在大家谈论到信息安全,首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒体的宣传下,病毒、黑客已经成为危害信息安全的罪魁祸首。然而,对计算机系统造成重大破坏的往往不是病毒、黑客,而是组织内部人员有意或无意对信息的窥探或窃取。从技术上来讲,内部人员更易获取信息,因为内部人员可以很容易地辨识信息存储地,且无需拥有精深的it知识,只要会操作计算机,就可以轻易地获取自己想要得资料,相对而言,黑客从外部窃取资料就比较困难,首先,他们要突破防火墙等重重关卡,然后,还要辨别哪些是他们想要的信息。
fbi和csi对484家公司进行了网络安全专项调查,调查结果显示:超过85%的安全威胁来自单位内部,其中16%来自内部未授权的存取, 14%来自专利信息被窃取, 12%来自内部人员的欺骗,只有5%是来自黑客的攻击;在损失金额上,由内部人员泄密导致的损失高达60,565,000美元,是黑客所造成损失的16倍,病毒所造成损失的12倍。这组数据充分说明了内部人员泄密的严重危害,同时也提醒国内组织应加强网络内部安全建设。
1 电子文档泄密途径主要有以下几点
1)通过软盘驱动器、光盘驱动器、光盘刻录机、磁带驱动器等存储设备泄密;
2)通过com、lpt端口、调制解调器、usb存储设备、1394、红外线等通讯设备泄密;
3)通过邮件、ftp等互联网方式 泄密;
4)接入新的通讯或存储设备,如:硬盘;
5)通过添加打印机、使用网络打印机将资料打印后带出;
6)通过便携式电脑进入局域网窃取信息,带离单位;
7)随意将文件设成共享,导致不相关人员获取资料;
8)将自己的笔记本电脑带到单位,连上局域网,窃取资料。
此外,还有很多其他途径可以被别有用心的内部人员利用以窃取资料。
2 传统解决方案的弊端
传统方案一:“我们已经部署了防火墙或专网”
防火墙或专网可以防止外部人员非法访问,但不能防止内部人员有意或无意地通过邮件或者移动存储设备将敏感文件泄露。
传统方案二:“我们给文档设置了访问口令”
口令并不能从根本上解决问题:先口令可以随着文档一起传播;
其次即使设置了口令只能简单的区分用户是否可以访问该文档,而不能限制用户对该文档的操作权限(如复制、另存和打印等操作)。
传统方案三:“我们安装内网安全管理系统封住电脑usb接口、拆掉光驱、软驱、内网与外网断开、不允许上互连网络 ”
文档的原始作者泄密;文档在二次传播的过程中失、泄密。
3 电子文档安全有效控制方案
为了更有效防止文件的非法访问和输入、输出。就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案。
以犯罪行为心里学为理论指导,以安全事件过程管理为主线,实现事前预防,事中控制,事后审计的安全管理。
3.1制定周详的事前预防策略
1) 控制信息传递途径,如通讯设备、存储设备;
2) 通过网络接入保护,限制外来电脑接入局域网;
3) 报警策略能够提示非法接入;
4) 互联网信息传递阻断策略能够阻断非法信息传递。
3.2 对泄密行为事中记录和控制,并及时启动控制和报警策略
1) 对泄密过程进行屏幕记录,方便现场查看,事后回放;
2) 详尽的电子文档操作痕迹记录,包括访问、创建、复制、改名、删除、打印等操作,便于信息泄密事后追查;
3) 集中审查终端共享,防止共享泄密行为。
3.3 详尽的日志信息,提高了事后追查的准确率
1) 进行电子文档操作及屏幕记录;
2) 对互联网信息传递进行记录,便于信息泄密事后追查;
3) 审计系统用户日志。
4 电子文档安全系统功能及技术阐述
1)禁用设备
程序功能:可按某台、某组或整个网络禁止使用哪些设备,包括:存储设备、通讯设备、打印设备、新加入的设备及其它属性。
管理作用:根据风险评估,制定事前预防策略,根据策略对相应的设备进行禁止,预防文件泄密。可以灵活的开启,不影响正常使用。
2)报警规则
程序功能:设置某个或某类文件的各种操作报警规则。
管理作用:对泄密者添加泄密设备(如:闪存、移动硬盘等)实现及时报警,对相应的文件或某个类型文件的操作实现及时报警,为安全事件发生后进行及时管理提供帮助。
3)网络端口管理(接入保护)
程序功能:通过设置禁用139和445端口,控制共享端口。
管理作用:可根据需要灵活的设置外来计算机跟网内计算机的通讯方向。
4)网络共享
程序功能:可以及时查看和删除网络内任意计算机的网络共享文件夹。
管理作用:员工往往因为工作需要设置共享文件夹,却容易被别有用心的员工或外来计算机窃取。
5)文档操作
程序功能:可以详细的记录每个员工在本机及网络上操作过的文件,包括访问、创建、复制、移动、改名、删除、恢复以及文档打印等记录。
管理作用:让泄密行为的痕迹得到监控,为泄密行为的事中发现,事后追查提供了帮助,弥补了电子文档安全管理中的最薄弱环节。
6)锁定计算机
程序功能:可以锁定网络内任意计算机的键盘和鼠标操作。
管理作用:若发现网内计算机有非法操作,可及时控制,挽回损失。
7)邮件、ftp和msn监控
程序功能:记录通过pop和smtp协议收发的邮件正文内容及附件,如:outlook、foxmail等,可记录通过web方式、ftp收发的邮件、传输的文件目标去向及名称。
管理作用:实现互联网传递信息的安全管理,实现邮件备份管理,提高事后追查的便利性。
8)上网限制
程序功能:通过多种策略规范员工上网行为,比如:收发邮件、浏览网页、ftp、使用其它连接。若外发数据超过一定数值,可阻断此类行为。
管理作用:方便管理者对网络行为进行集中控制,避免通过互联网进行信息泄密。
参考文献:
[1] 綦科,谢东青.网络电子文档安全管理研究[j].计算机安全,2006(10).
[2] 祖峰,熊忠阳,冯永.信息系统权限管理新方法及实现[j].重庆大学学报:自然科学版,2003(11).
[3] 邹伟全.文档一体化理论依据新探[j].北京档案,2002(3).
档案管理痛点范文4
关键词：电力系统；档案管理；问题；改善
在我国深化改革的浪潮下，电力企业也要适应市场经济发展的需要，不断提高自身的管理水平，以在激烈的市场竞争中取得优势。档案管理做为电力企业一项基础的工作，对电力企业的生存与发展有着重要的意义，通过有效的档案管理工作，可以为电力企业提供发展所需的人力资源，可以为电力企业的发展提供强有力的发展动力，是目前电力企业必须要面对的一项重要任务，正受到越来越多的关注。
一、电力系统档案管理工作的重要性
电力系统档案管理工作是现代电力企业管理的重要基础性工作，对电力企业有着重要的影响，同时也影响着电力企业的正常生存与发展，是电力企业在激烈的市场竞争中取得市场主动权的重要基础。电力档案管理工作是整个电力企业各类原始资料的收集与汇总，它所涉及到的信息十分广泛，同时涉及多个部门、各种信息类型，为电力企业的日常的生产经营活动提供最原始的参考数据。同时电力系统档案是整个电力企业发展的重要历史记录，具有重要的历史参考价值，对现代电力企业如何在市场经济的激烈竞争中取得市场的主动权都有着重要的参考价值。因此，在现代市场经济的竞争形式下，电力系统的档案管理工作要适应现代电力企业发展的需要，特别是信息化技术的发展，加快电力系统档案管理的信息化发展，增强电力系统档案管理工作的信息化水平，正成为现代电力企业发展需要。电力企业档案管理工作要不断创新思路，不断开拓发展途径，为电力企业的发展提供强有力的动力与数据支持。
二、目前电力系统档案管理工作存在的问题
（一）电力企业高层对档案管理工作不重视
虽然电力系统档案管理工作很重要，特别是在现代电力企业的竞争中，档案管理工作有着特别重要的影响力，但是目前我国的很多电力企业高层管理人员对档案管理工作依然不重视，对档案管理工作的认识依然不足。很多电力系统的高层管理人员依然将档案管理工作视为纯文字的工作，在思想意识上认为档案管理对电力企业的发展可有可无。在这些高层管理人员的意识里，更加注重企业的质量、产品销售、售后服务等，而对档案管理工作并不重视。在这种思想认识的影响之下，造成了重大的影响，一方面企业的各方面投入不足，不论是人力、物力还是资金的投入都严重不足，直接影响了电力系统档案管理工作的有效开展；另一方面没有健全的电力系统档案管理制度，由此而造成了企业档案采集到的数据不完全，内容不健全。在这种情况下，电力系统的档案管理工作也就无法正常开展，更不要说对电力企业的发展提供坚实的参考数据了。
（二）电力企业档案管理人员专业素质有待提高
目前档案管理工作在电力系统内已经普遍存在，但是也要看到档案专业管理人员的素质还有待提高，比如有的电力企业内，档案管理人员自身对档案管理就认识不足，认为档案管理就是各类数据的收集、汇总、归档，这就严重影响到企业档案管理工作的开展；有的电力企业内档案管理没有专门的档案室，甚至以其他的库房做为档案室使用。这些问题的存在，从根本上来说，都是电力企业档案管理人员的素质不高而造成的。
（三）电力企业档案管理工作的指导思想落后
市场经济的迅猛发展，对电力企业的自我管理提出了更高的要求，同样电力企业对档案管理工作也提出了更高的要求，但是目前电力系统档案管理工作的指导思想无法满足这一要求。如何在现代的电力企业内进行有效的档案管理工作已成为一个十分迫切的研究课题，在新的历史时期，电力系统档案管理工作如何有效地开展，已成为电力系统内十分紧要的任务，需要加强这方面的理论研究工作。这些工作不仅是电力系统内部的工作，同时也是档案管理部门的工作内容，要结合现在的新形式，不断创新电力系统档案管理模式。
三、电力系统档案管理改善方式
（一）提高对档案管理工作的认识
首先，电力企业的领导层，要对档案管理工作有一个清醒的认识，要在思想上认识到档案资源在电力企业的运营与发展中所起的重要作用。企业档案对企业的发展有着重要意义，它不仅是记录了一个企业发展的历程，而且可以做为当代企业发展的重要参考，同企业的日常管理、战略决策都有着重要的参考价值。要将企业档案管理工作纳入到企业日常运营计划中，真正的摆上领导层的办事日程中，对企业档案管理工作要制定相应的奖惩措施与其他管理制度。其次，电力企业的档案管理工作者，要严格按照档案管理工作的特点，制定相应的管理制度，使电力系统的档案管理工作有章可循。
（二）提高档案管理人员的专业技能
一方面，要选拔专业的档案管理人员进行档案管理工作，档案管理工作是一项十分复杂，而又系统的工作，这就要求电系统档案管理人员要了解整个电力系统的结构及工作特点，同时还要对档案管理的专业技能有着深刻的认识，加强自身综合素质的修养。另一方面，电力企业要对档案管理人员进行定期的培训，以提高其专业技能，跟上档案管理工作前进的步伐。
（三）不断创新电力系统档案管理工作理念与方法
新的历史时期对电力系统档案管理工作提出了更高的要求，这就要电力系统档案管理工作者要不断探索新的档案管理工作理论与方法，结合信息化技术，不断提高档案管理的信息化水平，以适应新的形式下电力系统发展的需要，为电力系统的发展提供准确、及时的历史数据。
四、结语
电力系统档案管理工作不仅是记录着电力系统的发展历史，而且对现代电力系统的日常管理、运营决策等都有着重要的参考价值，是电力系统的重要组成部分。本文就档案管理工作的重要性以及当前电力系统档案管理中存在的问题进行分析，并提出一些改善的建议，希望对这方面的研究工作有所帮助。
参考文献
档案管理痛点范文5
一、电子文件档案管理系统的设计与实现
电子档案管理系统的设计包括流程设计和业务流程模块，工作人员需要对不同板块进行相应的设计工作，确保管理系统的完善。（一）管理流程设计管理流程设计包括两个阶段内容，即流程规则设计和系统内部结构构造。流程规则的设计需要工作人员结合管理工作的要求来进行，首先，工作人员需要对系统的目标进行确定，根据管理工作要求的不同确定各子系统的功能目标，并且确定使用的优先级别。其次，工作人员需要对该系统的应用环境进行确定，根据应用环境开展相应的工作，积极应用新技术。最后，系统的信息输入和输出也是需要工作人员来确定的内容。系统内部结构构建需要工作人员做到以下几方面。第一，工作人员需要对系统的活动要素进行一定的规定。设定其为包括文件收集、档案鉴定、档案整理、案卷编目四方面内容的活动集。该活动集的确定是确保档案管理工作开展的基础。第二，工作人员需要对确定的活动集进行流程安排，确定档案管理工作的先后次序，按照先收集、鉴定，后整理、编目的顺序进行档案文件管理。第三，工作人员需要对管理工作的实现方式要素进行一定的安排。在进行文件收集阶段，工作人员需要做好一定的工作方法选择，如进行收集目的分析、收集要求解读、收集方法选择等，判断电子文件档案的内容属性、技术属性等多方面内容。电子文件档案的鉴定工作也对工作人员的工作提出了一定的要求。一方面，工作人员需要利用先进的信息技术进行档案的扫毒检测和可读性检测等，确保文件的效用；另一方面，工作人员需要利用一定的鉴定工具和统计工具来进行档案检定。另两项电子文件档案的整理与编目工作也是一样，工作人员需要结合一定的工作目标来开展工作，确保该项工作内容的科学与准确。（二）业务流程设计电子文件档案在进行收集、整理之后，工作人员需要对其进行利用价值的挖掘，通过建立使用业务来发挥档案的作用。这项业务流程图包含三方面内容，其一是对电子文件档案进行收集。其二是鉴定电子文件档案，其三是整理电子文件档案。三项业务需要工作人员充分结合，并且落实相关工作。首先，电子文件档案的收集阶段。管理系统通过利用相应的办公自动化系统对工作人员的日常工作进行电子文件归档，结合电子文件的内容进行属性的记录与统计，通过一定的技术鉴别该电子文件档案的存储技术属性，在这一系列工作后，工作人员自行决定是否阅览该文件档案，最后进行电子文件和电子档案的区分、归档。其次，在开展电子文件的鉴定活动中，工作人员需要对电子文件档案进行价值的评判，确定其是否需要进行销毁或保管。这项工作的开展要求工作人员对电子文件档案进行整理，罗列出需要处理的电子文件档案，对这部分文件进行抽样调查，判断该电子文件档案的价值属性，对于有保管价值的文件档案，工作人员需要对其进行立案，而没有价值的电子文件档案可以适时地进行销毁，节约存储空间。最后，在电子文件档案的整理部分，工作人员需要对具有保管价值的电子文件档案进行管理，按照文件的属性、保管时长等进行电子文件档案分组，方便后期档案利用工作的开展。
二、结束语
电子文件档案管理系统的设计流程以及业务流程等都要求工作人员能够结合一定的专业知识和计算机技术，将管理系统的功能进行完善，确保电子文件档案能够得到妥善的管理与安排。推进该管理系统的使用对我国电子档案管理工作的开展十分有利，工作人员要能够将先进的管理理念与该管理系统融合，推动档案工作逐渐走向科学化。
作者：王娜单位：满洲里市人才交流服务中心
档案管理痛点范文6
【关键词】电子学籍档案；管理；普通高中；具体应用
社会不断发展的今天，个体的档案在整个社会中起到的作用越来越突出，而学籍是学生档案的一个重要组成部分，对学生的学业来说起着十分重要的作用。它详实的记录了学生在学校学习过程中整个学习状态和具体生活状态，也表现出学生学习所在的学校展现出来的具体情况，十分丰富多彩的学习状况，由此可见学籍的涉及内容范围很广，并且是学生学习状态以及学校具体情况的真实性反应。这对于教育部门以及学校具体管理工作的开展和教学内容的选择方面具有极高重要价值。而随着科学技术不断发展，学籍也朝着电子化和数字化方向发展，表现出了优越性。
一、电子学籍管理所具有的重要作用
现在许多高校学生毕业之后，因为思想中没有档案的概念，使得他们没有档案的重要性的想法，对档案如何处理和安排也毫不关心。所以，现阶段越来越多的高校毕业生对自己的档案采取一种漠然的态度，一旦开始工作、读研、出国等，就发现自己的档案早已经不知道被放置在何处，成为一个阻碍。
（一）电子学籍档案在保管方面具有极高的优势。与传统纸质学籍档案的管理工作相比，电子学籍档案的管理具有极为明显的优越性，主要表现在以下几点：首先，由专门的系统进行学生各种资料的收集和整理，不论是在学校期间的各种荣誉奖项，还是在学校期间的学习成绩，都晚安整整的保存在这个专门的系统之中。不仅由专门的档案保管所进行档案的保存，学生也有自己的一份报关，定期在档案中输入各种的信息，十分的方便并且安全。其次，所有的教学信息都储存在专门的教育系统之中，以互联网为基础，通过正确的登录步骤就能够查看学生的各种信息内容，这样方便了学校对于档案的管理，还简化了整个档案的具体工作效率，更加的省时省力。
（二）电子学籍档案在学籍的改动方面具有优势。在高速发展的社会中，信息总是时刻处在高速的变动之中，教育教学也在所难免。学生在学习过程中，总会遇到这样或者那样的问题，从而导致学校的改变或者年级的变动，甚至会出现休学、退学的现象。这种时期需要提交大量的表格，手续很多。但是电子学籍档案在这一方面的手续要明显简化于传统的档案管理方式。因为电子档案主要基于互联网，在专门的系统中进行内容的更改就可以了，修改后，信息共享就可以使得全国各地的教育机构看到学籍的变化。这样不仅简化了工作步骤，还提高了办事效率。
（三）电子学籍档案管理是整个学校管理的重要组成部分。在具体的教育教学管理活动中，学校应该重视电子学籍档案的突出优势，把握好电子信息档案所掌握的各种真实性信息，更加做好教育教学的服务。对于电子学籍的管理中，极好的发挥了整个网络的独特性优势，满足了整个学校的社会发展需要，能够密切不同部门的沟通和联系，推动着学校朝着统一的方向不断发展，并且帮助学校实现自身监督管理工作的标准化。
二、电子学籍档案管理在普通高中中的具体运用
学籍管理是一项十分严肃并且对于严谨程度要求极高的管理工作，需要学校高度的关注这一项工作，并且秉持着高度的热情来对待管理工作。
（一）现代高中需要转变传统学习管理意识。随着科学技术不断发展，我国教育也受到计算机网络的影响，朝着电子化的方向发展。从这一角度看出，学籍档案朝着电子化的方向发展是主要性的趋势。中小学生电子学籍管理是教育工作者在逐步发展中不断探索的成果，它是适应信息时代教育教学管理的一种重要模式。在潜移默化中，它逐步提高了教育界的管理水平和效率，实现了学校和教育行政部门办公自动化的管理模式。实践证明，有效实施电子学籍管理，对于教育教学的管理质量非常有益，同时有利于学校、学生管理信息的积累、分析、利用、交换和共享。电子学籍管理的主要内容是熟练运用电子信息技术，利用电子信息技术的优势对学籍管理的方式、方法进行改革，以此提高办事效率。现阶段我国的学籍管理制度都已经是电子化管理。电子信息化管理的应用能够帮助我们快速的查阅学生的学籍信息，在中学生的高考、升学、就业等多方便起着至关重要的作用。所以，电子学籍档案对学生来说，是成长、学习的痕迹，更是一个学生学历证明的重要材料。
（二）给电子学籍的管理制定健全的制度。教育部门和学校要负起责任，切不可马虎。学校的学籍管理工作应该交给一些管理经验丰富、责任心强的老师。这些老师应该有着熟练的计算机技能，对电子数据的管理有着过硬的基本功。学校还应该制定健全的制度，有序地管理学生的电子学籍。制定科学、规范、高校的管理制度也有利于学校管理工作的健康运行，是一个学校教师的素质水平和综合水平的体现。学校应该做好细心的准备，相关的教育部门也应该给以足够的认识。学籍的电子档案也应该坚持“以人为本”的原则。深入贯彻落实学生信息的准确化和标准化。学生档案的纸质版和电子版相对接，做到真正地服务于学生。有效的管理，必将带来学校的有序管理，是受学生和家长们值得肯定的制度。
三、结语
随着我国整体教育水平的提高，大多数的家长已经不满足于学生只有九年义务教学，追求更高的学历是学生和家长的追逐的目标。所以，学籍的流动性也很大，所以学籍是非常重要的。学校科学、规范的学籍管理制度也直接影响学会学籍的相关工作。伴随着计算机水平的发展，我国的电子学籍必将成为趋势。所以，不断地根据教育现状的特点，从而改进电子学籍管理，在实践中积极稳妥地去工作。学校有序组织相关老师和部门管理人员去认真落实电子信息档案的整理和扫描工作，才能为学生带来切实地方便，从而辅助我国教育教学质量的提高。完善相关部门的科学化管理，并真正地让学生家长感受到电子信息档案的好处。
参考文献
