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机关档案数字化范文1
（一）档案数字化管理专业人才缺乏
当前很多机关事业单位的档案数字化管理工作主要依靠具有一定资质和实力的档案扫描公司，机关事业单位仅仅提供管理、监督和指导服务方面的人力，机关事业单位本身并不具备档案数字化管理方面的专业人才，甚至有的单位的档案管理者是其他部门人员的兼职，档案数字化管理人才结构不合理，高层次、高技能、创新性和复合型计算机管理人才缺乏，由于编制、经费等方面条件制约，绝大部分的机关事业单位几乎没有能力自主培养和吸纳高层次人才，人才匮乏的问题已成为影响和制约机关事业单位档案数字化建设的重要因素。
（二）技术落后、理念陈旧
机关事业单位的工作重心基本上全部集中在本职工作上，对于档案管理的重视程度不够，档案的有效利用率也低，没有在意识层面将数字化档案管理工作提升到与本职工作相等地位的层次上来，进而有关数字化档案管理的理念准备不充分，相应的技术条件落后，即便有些单位实现了数字化档案管理，但都是外接的技术和管理模式，存在很大的弊端。不同的单位对于数字化档案管理的需求和方法是不一致的，而现实中，很多机关事业单位并没有因地制宜，结合单位具体发展实际去制定科学的数字化档案管理方法。
（三）缺乏全面、统一的管理标准
目前我国市场上的机关事业单位数字化档案管理软件质量参差不齐，有的软件缺乏管理功能，有些软件在信息流通上不完善，在市场上购买的通用软件存在各种各样的缺陷和漏洞，安全系数低、稳定性差[1]。与此同时，我国机关事业单位在档案工作中缺乏全面、统一的管理，标准收集、管理信息的技术方法落后，经常性出现档案的目录和细则之间不兼容、软件之间系统不兼容等问题，再加之档案管理人员的专业素质较低，对档案安全存储的意识不足，容易将数据丢失或者损坏，无论是技术开发、还是人员管理都是目前我国机关事业单位在数字化档案建设中难以逾越的困境。
二、机关事业单位数字化档案管理改进措施
（一）建立数字化档案管理系统
机关事业单位需要根据事业单位自身的实际情况，着手建立有效的数字化管理系统，主要内容包括设备选型、总体设计、档案整理、系统管理、软件开发、查询管理、光盘备份、安全措施、扫描录入等[2]。档案管理系统的建立是数字化档案管理的最基本方法，也是最基础的工作，稳定成熟的档案管理系统会让事业单位在日后的档案管理工作中节省极大地人力和财力。
（二）制定统一管理标准，明确档案管理工作的责任分配
机关事业单位只有制定统一的档案管理标准，才能在制度层面保证档案管理工作有序进行，首先要对档案进行明确详细的分类，譬如财务报表、工作计划和总结、员工个人档案和单位发展规划等要进行分门别类的电子信息输入和归档，其次对于档案的提交格式、提交时间等做出明确规定，对档案资料的调取和应用也应该设计标准化的程序。
随着我国机关事业单位各项事务的进行和发展，档案资料内容越来越多、分类也越来越详细，纸质档案的数字化转化过程比较复杂，管理工作和任务越来越重，所以迫切需要机关事业单位明确档案管理工作的责任分配，建立科学的奖惩制度，责任到人，谁出问题就找谁，明确一项工作一个负责人，保证人人有事干，事事有人干，强调在数字化档案管理的过程中，任何一个环节都有优秀的管理工作者能够快速地完成工作任务、解决工作问题。
（三）加强档案安全管理，注重自主技术开发和应用
网络世界是开放的，存在很多的不确定性因素，事业单位在进行数字库建设时要选择合适的、值得信赖的设备生厂商和供应商，要建立多重防护系统，加强对病毒和网络黑客的防范，在软、硬件设备上，要反复检测，定期维护，全面提升数字化档案管理系统的稳定性和安全性[3]。同时机关事业单位要加强自主技术的开发和应用，外接的技术始终无法让人真正放心。
（四）创新管理方法，加强人才培养
机关事业单位的工作氛围的流程性较强，都是按部就班地开展工作，对于创新意识的培养有一定的阻碍，在数字化档案管理工作中，机关事业单位和管理人员不能一直沿用传统的纸质档案管理模式和方法，要推陈出新，结合自身单位发展实际和现代先进管理理念，不断创新管理方法，提高数字化档案管理质量。同时还要加强人才培养，进一步解决档案管理人员的待遇和编制问题，多吸收档案管理专业人才，建立合理的奖励机制，提高管理工作者的积极性。
机关档案数字化范文2
计算机管理档案的方式
（一）目录管理
档案目录管理是档案计算机管理系统中发展早且比较成熟的技术，在进行档案的管理时，系统的目录可以快速的找出信息资源，具有快速搜索的功能。并且针对目录的管理数据库和数据管理的开放性很强，可以存贮大量的信息记录，并且把信息进行编录整理，方便快捷的登录和使用。
（二）档案数字化
档案数字化就是把档案统一起来进行数据的管理，把包括全文信息在内的各种信息以目录数据为检索入口，实现档案图文信息的全文检索。这种管理档案的好处在于管理方便，如果有需要还可以及时的进行查找，方便日常工作。
（三）档案管理的网络化
计算机来对档案进行管理有着巨大的优势，因为计算机的管理不用浪费大量的人力和物力，只需要用几部计算机就可以，而且在对数据进行整理时还能够有效的分类，避免出现差错的频率。
计算机用于档案管理的主要困境
（一）电子性文件归档和电子性档案的长期保存
电子性文件的存贮也随着多媒体计算的发展有了一个结构性的存贮环境，但是对于文字信息的存贮不能满足办公的需求，尤其随着技术的不断发展，在进行档案的管理时，我们更愿意听到档案中可以有声音出现，实现档案的人性化管理。由于越来越多的电子垃圾，对于电子档案的管理和存贮也是一个问题，档案要存贮在哪里，存贮多久，是否可以借助于其他工具不仅仅是电脑来进行读取数据等等，这些问题都阻碍了电子性档案的长期保存。
（二）电子档案管理标准化的挑战
由于各行各业的管理方式不同，因此在进行档案的管理时很难做到有效的统一，难以实现标准化的管理。在具体的管理上，由于各级政府和政府机构没有进行必要的协调管理，这也为档案的管理带来了不便，信息技术的不断发展实现了计算机应用技术体系的不断升级，增加了管理和建设的难度。
（三）安全问题
网络化虽然给管理带来了便利，但是档案信息安全也成了让人们担心的问题。黑客的入侵和档案的网络化都会给档案管理的安全性带来威胁，档案的不慎外露可能会造成信息的泄露，对档案持有者本身的信息安全也是不利的在进行资料的归档管理中，在资料逐渐数字化的过程中要特别注意做好保密工作，以防资料的外泄，带来不必要的麻烦。
计算机技术在档案管理中应用的必要性
（一）档案信息的数字化
计算机档案信息是一种重要而又特殊的信息系统资源，是现代信息的主要载体，在现代社会中实现档案的现代化管理是目前档案管理工作要实现的重要目标。因为档案信息管理的数字化缩减了很多纸质档案繁琐的流程，便于查找和翻阅。实现档案信息的数字化管理更是可以缩减档案的翻阅时间，提高了档案的利用率，减少了档案不必要的磨损。
（二）档案储存的海量化
随着科技的发展，每天都应该进行档案的记录和整理，文案信息配合影像资料进行整理，档案的入库也让数据量不断增大。而一张普通的光盘就可以存贮上万的文字信息，在进行档案的存贮时还可以把文字跟图片配合处理，减少档案存贮的成本投入，还可以节省空间。
（三）业务流程的自动化
计算机对于信息处理，能够快速的进行信息的输入和存贮，并对信息进行自动化的管理。在档案管理部门进行管理时，可以通过应用软件对档案进行系统化的管理，然后按照管理和使用的不同要求将数据库里的数据进行自动编制。在进行信息的检索时，可以根据关键词和文档标识特征实现检索的网络化管理，可以进行全网搜索。在进行网络管理的时候可以实现地址资源的共享，形成一个开放的网络环境实现全网搜索，把多种文件进行原样还原。
（四）管理人员的专业化
对于进行档案管理的人员要具有一定的数字能力和逻辑思维能力，能够灵活的使用计算机语言，讲计算机应用到档案管理的工作中。
当前地质档案管理计算机化应采取的措施
（一）实现地质文档一体化
在实际工作中，当务之急是解决文档分离的问题，克服工作中的各种不足，完成地质文件的系统化管理。在单位中也要推行文档一体化，实现信息的统一管理，保证档案的质量。作为档案的管理者来说，应该把信息的来龙去脉都掌握住，实现电子时代的文档管理一体化。鼓励文档一体化软件的研究和开发，使文档工作在文件正式形成前就建立起来，形成对虚拟文件的有效管理，保证档案的连续性和文档一体化的管理。
（二）着眼地质文件资料特点，实现文件的长期保存
由于地质类的电子性文件的来源各种各样，对于数据的录入和信息的形成也十分广泛，对于档案整理人员来说，将信息进行综合整理是一个浩大的工程，将不同渠道来源的信息进行整理分析用制度对归档人员进行规范处理，并列入信息管理工作的工作流程中。同时，由于电子文件极易损坏也很容易被病毒入侵，归档的工作人员要及时将文件进行拷贝进行备份，以防不时之需。
（三）把握档案管理网络化特点，重视网络安全问题
计算机的网络化给档案工作的管理带来了巨大的变化，使管理更加便捷，我们要重视起网络安全问题，才能保证档案管理的安全。对于地质档案的管理，我国的档案管理部门已经在科研阶段，会不断出台系列技术措施和标准。在进行档案管理时要注重网络安全等级的测评，档案信息的密级控制，为档案信息的安全管理提供规范化的要求。
结语
机关档案数字化范文3
高校档案管理创新数字化网络化
一、档案管理数字化的意义
档案本质上也是一种信息资源，信息是为了方便人们使用，但是档案信息长期以来重存档轻利用，查看档案资料需要各种审批，这违背了档案信息保存的目的。随着信息技术的不断发展，档案管理数字化成为了必然选择。首先，数字化的档案信息更有利于使用者，使用者只需要在网络上填报自己的信息，经过管理系统确认以后就能够查询自己权限内的资料，不会受到时间和空间的限制，在任何时候、任何地点。只要有一台计算机并且能够联网即可。我们已经进入了信息时代，随着信息技术的发展，人们获取信息的途径已经异常丰富，对人们而言，缺少的不是信息，而是获取准确信息的注意力。高校档案管理数字化和网络化就是为了解决人们缺少的注意力，通过档案管理系统的检索功能，帮助使用者准确获取信息。除此以外，档案管理数字化以信息系统为基础，而管理信息系统的引入正在改变档案管理工作的环境。以往的档案管理工作的重点就是档案资料的汇总和归档，以及对文献资料进行汇编等等，而引入信息管理系统以后，这些工作都可以交给系统完成，工作人员的注意力将集中在档案数据管理和系统维护，以及档案开发利用上。其次，档案管理数字化在减轻工作人员的工作量的同时也在提高工作效率，对于传统和比较规范的工作都可以由系统完成。尤其是对于档案资料的归档，这是以往最繁重的工作，现在只需要将电子版文件保存，并按一定的格式要求录入即可，而且方便了各部门相互之间查阅。
高校档案管理数字化有着其现实意义，而且目前高校的很多网络设备正在逐渐成熟。首先，高校档案部门都已经开始利用计算机办公，正在努力向办公自动化方向发展。更重要的是不仅仅是档案管理部门，高校各部门各单位基本上都在向办公自动化发展，这样在日常工作中就会形成很多的电子信息，而纸质版文件正在逐步退出舞台，电子资料也不仅仅是文档和表格，而是包括了语音、视频、图片等等，传递的介质包括光盘、磁盘等等。另外，目前高校都已经建成了各种网络，包括校园网、中国互联网、中国教育科研网、中国科技网等等，而且这些网络都可以与外网互联，先进的网络技术和崭新的网络环境为学校的各项管理工作以及教师和学生的工作生活提供了极大帮助。而且网络的利用方便了教师和学生查看资料、学术交流，甚至是科研合作。计算机这一辅助工具已经成为各项工作的必备条件。其次，档案管理数字化设备也逐渐被应用。现代化的设备和智能化的硬件基础是高校实现档案管理数字化的基础。经过十几年的建设，伴随着学校办公自动化的逐步实现，档案管理设备也逐渐实现了自动化，而且正在努力实现智能化，已经使用的现代化的设备为实现信息系统数字化管理提供了硬件保证。因此，实现高校档案管理数字化已经不再是可望不可即。
二、高校档案管理数字化存在的问题
（一）档案管理的理念和方法问题
从目前的形势看，高校档案管理数字化已经成为必然，而且各项硬件设备也正在逐步到位，信息管理系统的开发也初步完成，一些学校已经正在使用。但是，档案管理的理念和管理方法还比较落后，系统的工作模式还主要依据传统的手工工作流程，对计算机这一辅助工具的开发还不够，工作方法没有创新，档案管理工作依然没有摆脱重管理轻利用的局面，现有的工作模式仅仅是改变了工作的形式和资料的形式，知识信息载体发生了变化，并没有对传统的档案管理进行革新。现代意义上的档案管理数字化主要是依靠计算机实现档案信息和数据的管理，而目前档案信息的管理还主要依靠人工，只是工作环境是在计算机上，这样不仅不能提高工作效率，减轻工作负担，反正增加了工作人员的劳动强度。在工作理念上没有创新导致了工作模式的生硬转变，而国外档案管理已经是一个专门的专业，有着极强的理论和实际操作性，针对不同的档案资料都有不同的分类管理的措施和方法，但在国内这些都还没有实现。总体来说，目前高校档案管理数字化的硬件设备已经基本完成，但是管理的软件部分，包括系统功能开发和管理理念以及工作模式都存在较大问题。
（二）档案管理数字化缺乏统一化和标准化
高校档案管理数字化的非标标准和非统一化主要体现在这样几个方面：一是学校内部管理体制问题，由于学校各部门的工作各自为政，各部门对于资料和文档都有自己的要求，都有自己的形式，这是各部门的工作性质所决定的，加上学校在统一化和标准化方面要求不高，导致学校内部档案资料不能实现标准化和统一化；二是目前各高校隶属于不同的主管单位，一些高校隶属于国家教育厅，而更多的院校则隶属于省教育厅或者市级教育单位，这就造成各高校档案管理有着明显的“地域色彩”，这个问题主要是国家对于高校档案管理没有统一要求和统一标准；三是高校档案管理系统组成不同。包括系统的硬件设备和软件部分，硬件设备高校都是各自采购，相互之间存在差异，硬件的差异一定会造成系统功能的差异，导致系统的软件部分也存在差异，各档案馆之间的联系就难以保证。这些问题与学校得到的经费和学校的前期组织计划有很大联系，一些系统的建设劳民伤财，最终还是没有实际的效果，造成重大损失。总之，高校档案管理数字化面临的一大制约因素就是标准化和统一化，离开了标准化和统一化，档案管理数字化就只是一种工作形式，改变不了当前档案管理面临的困境。
（三）系统安全和经费问题
目前高校的档案管理系统都是外包设计的，系统一般都会接入校园网和其他网络，而现在众多的网络病毒对系统的安全造成很大的威胁，加上一些工作人员没有信息安全意识，在日常工作中很可能引入病毒。系统安全的另一个方面就是系统的数据库建设，目前高校档案管理的数据库都是各自为政，缺乏整体性设计，数据库规模小，不便于维护，对病毒抵御能力差，没有标准化的设计，经常造成重复建设。档案信息关系到学校的正常工作，以及学校的机密信息，一旦泄露将造成不可挽回的损失。另外，学校档案管理系统的建设经常遇到经费问题，除了一些名校之外，多数高校还是存在经费问题，加上一些领导不是很重视。而且，档案管理部门除了建设以外，还需要对员工进行培训，需要系统的维护，或者聘请专业技术人员等等，这些都需要经费支持。除了上边提到的问题，还有一些比较传统的问题，这里避免老生常谈没有提到，包括档案管理人员的业务素质问题，档案资料的开发利用问题等等。
三、高校档案管理数字化实现的措施
机关档案数字化范文4
关键词:信息安全;档案;因素;对策近年来，信息技术的运用
在高校档案管理中发挥日益显著的作用，打破了传统纸质档案的管理模式，由档案实体管理向数字化管理模式转变，这一创新举措大大提高了档案资源开发和利用的效率，但数字化管理中的安全问题亦不容忽视，只有不断强化数字化档案的安全管理，建立健全档案安全工作保障体系，才能真正确保数字化档案的安全。
1问题及影响因素
首先，高校数字化档案信息安全管理缺少顶层设计。目前安徽省高校档案管理软件多种类型并存，彼此孤立，有网络版的也有单机版的，横向之间不联，上下之间不通，各自为政，追求小而全，未能形成网络大平台上的协调沟通运行机制，既影响了网络功能的发挥，又造成了重复建设，浪费了人力、物力。其根本原因在于顶层设计滞后，缺乏统一的功能和具体执行标准。其次，档案信息安全管理制度不完善。按照国家保密局《涉及国家秘密的信息系统审批管理规定》，现在大部分高校信息利用安全无法保证。具体表现为:一是没有统一的利用平台，其利用环境的安全完全依赖于自身网络建设;二是局域网、政务网、公众网的内容界定不规范，在协调处理多方关系上存在着随意性;三是档案馆(室)在外包安全协议中没有明确注明保密的形式和内容，当事者所应承担的责任和义务，缺少相应的监管标准和奖惩措施，这些毋庸置疑将对档案信息利用安全造成威胁。然而，究其根本原因在于缺乏建立相配套的系统安全管理规章制度［1－2］。最后，对系统功能的安全监管不到位。据调查表明，目前我省高校大部分电子档案系统的权限设置，身份认证识别鉴定功能、CA认证以及数字签名等技术功能均达不到相关要求，随时可能发生文件丢失、泄密的危险。在信息采集、硬件防护等方面，相关技术部门之间未能及时有效地沟通与协调，管理措施的制定缺少系统性和科学性，如此等等［3－4］，都是因缺乏严格的监存管机制，从而导致安全建设存在诸多隐患和漏洞。
2档案数字化安全管理应遵循的原则
责任规范原则。安全责任规范是档案信息系统规划、设计、实现、运行的必然要求，各档案馆(室)应根据安全标准化规定制定适合本单位的安全政策，不能无依据、无标准、随意开发、盲目设计、违规操作、无人监管，而应根据实际情况，具体问题具体分析，采用正确的安全功能和设备。预防原则。将预防为主的意识贯穿整个安全系统管理的全过程，包括规划、采购、安装、设计等各个环节。不同的地理条件、不同的人文环境，各馆(室)藏对安全设施的配备及安全功能的实现程度也迥异，应因地制宜，将安全防范意识摆在首位，加强薄弱环节的防护，最大限度地减少人为和自然灾难所造成的损失。实效原则。目标的制定和规划应与安全功能的实现程度相匹配，不应盲目追求高目标或投资过大的项目，要实事求是，使投入与需要的安全功能相适应，才能真正提高安全管理效率。分权制约原则。分散重要环节的管理权限，使其各部门之间的权利相互制约，避免全线崩溃，提高安全性。对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。应急原则。安全防护要防患于未然。建立健全应急管理机制，开展各类突发事件应急演练，遇到突发事件及时采用应急预案，多方联动，采取积极有效的防护措施。灾难恢复原则。全盘优化灾难恢复策略，合理划分容灾等级，严格执行数据恢复流程并采取有效的技术恢复手段，保持原数据中心和备份中心数据的一致性。
3高校数字化档案信息安全管理的对策
3．1加强信息安全技术管理，提高信息化管理水平
设备层的安全管理。设备层的安全管理包含软硬件系统的管理，是档案信息安全管理的基础。硬件系统的安全又称为物理安全。由于应用软件自身存在弊端，使其很容易受到攻击，各种各样的防黑客技术、软件恢复技术以及安全操作系统的实现将是软件系统安全管理的重点。采用先进的病毒防范技术定期对服务器和客户端查毒、杀毒，对防毒软件适时升级，档案管理人员要依据病毒类型构建病毒防范机制，充分了解病毒知识，做好主动防范工作，增强杀毒的敏感性，以全面提高网络防范能力。网络层的安全管理。网络层的安全管理主要针对网络协议和结构及其所导致的安全问题应采取的安全措施。主要包括:网络安全告警，内部流量和活动模型分析，网络入侵恢复，网络结构数据保护，内部加密与密钥管理等。各个子网的出入口设备的安全管理是其管理的关键点，由于嵌入式操作系统作为网络安全管理的核心技术比通用的操作系统更易实现，因而不可避免地成为整个信息产业发展的重点之一。应用层的安全管理。采取数据加密等技术确保安全，使用签名芯片及时实现加密技术的有效应用。严格控制访问权限，通过设置口令、密钥、指纹、声音等方式进行身份鉴别和访问控制，并防止越权操作。对数字化设备、存储介质应进行安全保密技术处理，数字化加工设备不得外送维修，对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。做好日常的系统维护工作，确保数据的安全存储、转移和备份恢复。
3．2创新信息安全管理机制，全面提高防范意识
制度层的安全管理。强化制度建设，形成有效的安全管理机制，为信息安全建设提供制度保障。为确保数字化档案信息安全，高校档案馆(室)要建立健全各项安全管理制度和责任制度，在面临突发灾害时，紧急启动应急预案，形成联动机制，因地制宜，妥善处理影响档案安全的各类突发事件。对档案要强化监督和管理，认真进行档案密级鉴定，做好档案数字化的各项安全保密工作，对密级档案严格审核，做出是否变更或解除的决定，对控制知悉、使用范围的档案进行划控，密级档案以及控制知悉、使用范围的档案，须在安全保密的场所由其单位工作人员负责人加工处理;对特殊载体档案采取特殊保护，对珍贵、频繁利用的纸质档案优先保护、定期消毒。其次要制定数字化档案安全权利清单和责任清单，将数字化档案信息安全建设作为日常工作运行的重点，实行领导责任制，明确在信息安全建设中各个环节的责任程序和责任人，科学界定工作职责，完善安全隐患定期排查制度，规范细化档案数字化工作流程，强化对权利运行的制约和监督，严格按照任务清单要求，全面落实好安全主体责任，不断加大问责力度，建立健全安全问题通报制度，确保安全权利清单制度落地见效。不仅如此，高校档案馆(室)也应加强数字化加工场所和设备实施的安全监管。加工场所应设置在符合保密要求且相对独立的区域，安装视频监控系统、实施全程监控，严格核查出入人员身份，无关人员不得进入场所。工作人员不得在场所内吸烟、饮水、进食，严禁携带照相机、摄像机、手机等信息设备及其他与工作无关的物品入场，禁止以拍摄方式获取档案信息或携带实体档案及电子档案外出。用于档案数字化的设备系统必须与其他网络物理隔离，禁止安装使用无线网卡等具有无线互联功能的硬件和设备，对设备输入、输出接口进行封闭处理，并进行检查登记。此外，若采取数字化委托加工方式，应设有专人负责安全保密工作，无安全事故、泄密事件等违法记录。数字化加工单位应与受委托的专业公司签订保密协议，确保数字化加工场地的安全管理。以制度有效运行作保障，积极为档案信息安全铸造坚固的防护体系。组织层的安全管理。各高校要因地制宜，把数字化档案安全体系建设摆上议事日程，制定适合本学校的数字化档案信息安全建设规划和实施方案，将档案信息安全体系建设纳入单位(部门)年度考核、目标管理等工作的重要内容，加强日常的监督、检查和指导，定期听取档案安全工作汇报，研究部署年度工作计划，领导要亲自过问，在经费投入、技术保障、处室配合、人员使用等方面给予大力支持，各高校档案(馆)室要加快建立数字化档案信息安全领导小组，充分调动专职档案人员工作的主动性和积极性，并根据学校机构设置和人员变动情况，适时调整充实领导组成员，明确各部门分管档案信息安全工作的领导，逐步细化完善档案信息安全工作岗位职责，做到档案信息安全工作人员职责清晰、分工明确，确保档案安全工作顺利有序开展。
3．3加大人才培养力度，打造复合型数字化安全管理专业人才
高校档案馆(室)要加大数字化档案信息安全专业技术人才的培养力度，积极开展档案信息化知识技能培训和数字化安全岗前教育培训。制定科学合理的人才规划，数字化档案安全的核心在于人，人是保证数字化档案安全的关键，一切安全技术的实施都离不开专业技术人员，努力建设一支素质优良，结构合理，队伍稳定，既通晓档案网络技术知识又能熟练掌握安全管理技能的综合型人才，不断探索培养优秀档案信息化人才的新途径。
3．4加快法律法规体系建设进程，营造良好的依法治档环境和氛围
建立健全数字化档案安全法律法规，真正落实依法治档。档案管理人员要严格遵守档案安全法规和保密规定，采取综合防范策略，建立科学合理的操作规范，积极防御，不断提升防护水平，净化网络安全环境。加大安全执法力度，严加惩处盗取、篡改信息的机构和个人，并依法追究相关责任。重视安全法律法规宣传工作，利用校园网，宣传安全知识以及学校关于档案安全工作的规章制度。通过档案网站，及时国家颁布实施的档案安全法律法规，认真学习并贯彻落实上级档案主管部门关于档案安全管理的文件精神，让广大师生不断强化安全和保护意识，充分认识学校档案安全工作的重要性。
4结论
高校数字化档案信息的安全管理是一项漫长而艰巨的任务，涉及技术、法律、制度、意识、人员等方方面面，随着社会信息化的飞速发展和科技的日新月异，影响数字化档案信息安全的因素也日益繁多，高校档案安全工作将面临新的挑战，各高校档案馆(室)应高度重视，通力合作，使数字化档案信息的安全管理逐步迈上规范化、科学化的轨道，为档案的永久安全保管和历史文化的传承做出应有的贡献。
参考文献:
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机关档案数字化范文5
[关键词]数字化技术；医学档案；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094
[中图分类号]R197.3；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02
医学档案是医院最关键的信息源，其具备记录、收集、分类、贮存以及管理等功能。而医学档案信息的价值以及其在医学研究等方面的应用，得到了越来越多人的关注。对于新时期的医学档案管理工作，医院必须要积极应用数字化技术，构建医学档案管理网络，实现档案的开发、利用与服务的信息化，这对促进医院发展和医疗事业的发展来说具有重要意义。
1 现代医学档案的特点分析
第一，数量和类型逐渐增多。现代人的生活条件和医疗条件得到了改善，致使医学档案不管是数量亦或是类型上都有很大程度的增加。这给医学档案管理人员带来了大量的工作量，并对其工作效率产生了很大影响，工作内容变得更加复杂，工作范围也逐渐扩大。
第二，医学档案的来源和内容越来越广。随着时代的发展，人们的健康理念也在逐渐加强，医学服务体系的日益完善，使医学档案的来源方式也呈现出了更加多元化的局面，其内容也更为丰富。医学档案自身的跨越性长、时间跨度大、综合性较强，其与其他诸多专业学科之间有着较为紧密的联系。
第三，载体形式日益多元化。医学档案管理从过去的纸质管理发展到如今，即便是电子化信息化技术已经得以较多的应用，但因为医学档案自身存在的特殊性，纸质档案依旧在医学档案中占据了较多的比重。另外，以缩微医学档案、声像医学档案等其他不同类型的医学档案也越来越多，医学档案载体多元化的形式为档案的查找、保存和传递提供了更多的便利。
第四，社会需求逐渐增多。在现代社会中，互联网信息技术飞速发展，现代人的信息需求量也越来越大。对医学档案信息来说，其与现代人的实际生活联系紧密，社会需求量也持续增多。另外，生活水平的提升与生活节奏的加快让社会对医学档案的需求也越来越高。医院医疗服务中的各项工作几乎都在很大程度上涉及医学档案，其种类多、强度大、需求广，需要进一步促进医学档案管理工作的变革。
2 数字化技术在医学档案管理中应用的必要性
2.1 顺应时代的需要
过去的医学档案管理往往是手工作业的方式，以纸质档案为主要载体。近年来，随着数字化信息技术的飞速发展，其在人们的生活与工作中得到了更加广泛的应用，医学档案管理工作也开始朝着信息化的方向发展。即便是计算机在医学档案管理中已经有了非常普遍的应用，但其具体功能依旧集中于存储目录信息、档案检索等方面，没有真正实现用户自行使用计算机对档案信息进行检索或者提供其他相关服务的能力。所以为了顺应时展的要求，医学档案管理工作也要坚持与时俱进，大力推进数字化建设。
2.2 提高工作的质量
把医学档案从过去纸质的管理模式逐渐转化为现代的数字化管理模式，可以在很大程度上促进医学档案管理工作质量的提升。过去的医学档案管理一般是在档案管理人员根据相应的管理规范所进行的，这样的管理模式可能会由于工作人员自身业务水平和素质能力的差异，而造成医学档案管理工作的效率和质量存在差异。而借助于数字化技术，应用现代的信息管理模式，其最主要的工作内容可以说是计算机代劳，计算机根据已经编制好的程序完成相关工作，能有效避免人工作业时可能出现的失误。
2.3 提高档案利用率
应用数字化技术开展医学档案管理工作，和过去的管理模式相比，最大的优势在于促进医学档案管理工作效率的提升，进一步完善医学档案信息管理系统，提升医学档案的利用率。选择现代化的管理模式，让用户在查找所需档案材料的过程中更为便捷，对一部分保密文件也能够借助设置密码的办法来设置权限，进一步简化了授权与查找的流程，最终实现医学档案信息Y源的共享。
3 数字化技术在医学档案管理中的应用
3.1 融传统档案管理与数字化于一体
数字化技术应用于医学档案管理工作中，可以说是传统档案管理工作的一次创新与改革，过去的医学档案管理系统是数字化技术应用于医学档案管理的前提和基础。数字化医学档案管理能够极大地促进档案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。数字化管理模式和过去人工管理模式既有区别，也有联系，随着档案管理工作的改革，医院要意识到数字化技术与传统档案管理手段的融合是医学档案管理工作未来的主要发展趋势，把互联网环境和各种高效的数字化技术有机结合起来，让医学档案管理能够焕发出新的活力，在医院管理系统甚至于其他相关领域中发挥作用，最终实现医学档案管理工作的重组建设。
3.2 加强硬件设施的投入
数字化技术应用于医学档案管理工作，必须要拥有较为全面的硬件设施作为工作开展的前提与基础，医院方面要加强对硬件设施的资金投入，确保硬件设施的建设和完善具备一定的科学性与预见性，在医院发展的过程中要“一步一个脚印”的构建网络信息系统，为数字化技术在医学档案管理工作中的应用提供更大的发展空间。同时，还应对医学档案信息材料予以有效保存，对网络系统的设置与选择方面，必须要充分考虑其可维护性和先进性。在现代医院中已经建立了局域网，可在某一范围内实现信息共享，在这种形势下，数字化技术必然能够在医学档案管理中得以更加全面的应用。
3.3 整合医学档案数字化的原始资源
数字化技术在医学档案管理中的有效应用的基本前提是数字化资源，缺乏资源的医学档案信息化建设管理工作就如同无根之水，不能真正发挥出有效的作用。医学档案数字化管理工作必须要从两个方面出发：一是对医院医学档案资源的数字化管理，二是对社会化资源的开发管理。医院内部医学档案资源的信息化建设，是按照医疗机构的实际情况和发展方向所构建的全面数据资料库，并提供医学档案的检索查询功能，另外，对相应的病例和学术论文进行信息化处理。在这样的前提下，才能对所掌控的档案信息实施全面立体化的索引，进而提供更具有针对性的查阅与下载功能。社会化资源的开发管理，是对部分拥有较高学术价值的医学档案进行收集整理，尽可能地对医疗信息予以过滤、整合，确保医学档案资源更加高效的应用。
3.4 创新数字化档案管理的组织模式
现代社会的飞速发展和社会主义建设的逐渐推进，医疗机构、医学档案作为与现代人实际生活密切相关的一个重要因素也得到了发展，不管是从行政管理、学术研究亦或是确保普通百姓的合法权益等方面来说，医学档案管理工作都是至关重要的。要构建完善的数字化档案管理的组织模式，建立一个和现代社会发展相符合的医学档案管理新模式，必须要努力开展好下面几方面的工作：一是从数字资源、网络化存取和分布的角度进行创新；二是从档案需求者与使用者的查询、处理、检索系统等基础系统实施创新；三是站在社会组织机构的角度实施创新。唯有循序渐进的开拓发展，才能确保数字化技术更为有效地应用于医学档案管理工作中。
3.5 加强档案数字化的安全保障措施
近年来，数字化技术在医学档案管理工作中得到了更加广泛的应用，但与此同时，医院也必须要注重其安全防范。医院信息技术工作人员和档案管理人员必须要主动树立安全防范意识，通过有针对性的信息安全技术确保数字化医学档案在开发利用过程中的安全性，对医院内部网络系统给予充分的保护，如设置防火墙、数据加密或者设置登陆动态口令等方法有效避免医学档案信息资源的泄露。医学档案如果被泄露必然会引起非常严重的后果，因此，档案工作人员必须要主动学习数字化技术，掌握一定的安全防范技术措施，确保医学档案的高效利用。
4 结 语
随着现代科学技术的飞速发展，数字化技术在医学档案管理工作中的应用已成为医院档案管理工作的发展趋势。但数字化技术的应用，并非是短期内能够得以全面推广的，它还需要一个发展与延伸的过程，医院档案管理人员必须要主动树立信息化、数字化的管理理念，把数字化资源更加科学地应用到各项工作中去。唯有逐渐推进医学档案管理工作的数字化建设，才能真正提升医学档案管理工作的实效性，并开辟出一条具有自身特色的数字化医学档案管理之路。
主要参考文献
[1]杨菲林，李峰.医学档案管理信息网络建设探索[J].医学信息，2010（1）.
机关档案数字化范文6
一、当前我国档案管理的主要问题分析
管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。
（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。
（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。
目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。
二、我国人事档案发展的方向和趋势展望
（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。
（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。
