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企业合同档案管理范文1
中图分类号：F206 文献标识码：A 文章编号：1674-1723（2013）02-0089-02
一、引言
合同管理贯穿电力企业生产经营的始终，是一项重要的管理工作。尤其在当前的背景下，世界金融危机的长期影响仍将持续，国家拉动内需的方针不会改变，电力等基建投入加大，使得合同管理问题的重要性凸显。实际上，良好的合同管理可以避免、预防或减少各种纠纷，促进工程建设有序开展，实现良好的经济效益。
本文将具体分析合同管理在电力企业生产经营管理中的作用，总结进行合同管理的措施和方法重点，并从责任成本的角度，探讨电力企业合同档案管理的实施思路和改进策略。具体而言，本文将结合电力企业的实际，分析其合同管理的概念、特点，以及合同管理在责任成本管理中的地位和作用，结合责任成本管理的关键环节，阐述实施合同管理的工作要点和应用实施，建立可持续的创利和创誉运行机制。
二、合同管理在电力企业生产经营管理中的作用分析
一般而言，合同是指平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。对于电力企业来说，总合同是主合同，是一切经济活动的根本大法。为履行主合同，在实施过程中，“合同”不仅指合同文本，也包括工程履行过程中的各种签证和书面确认单据。因此，电力企业合同管理除了对合同文本进行管理，还要对书面原始证据进行保存和管理。项目目标分解过程中，派生出的各种经济合同包括劳务、购销、租赁等合同，以及分包合同等都需要进行积极的管理。总体来看，合同管理对于电力企业而言具有以下特点：一是合同标的以独立工程项目为中心，多结构、多层次的特点明显。二是项目的邀约条件存在差异，地域性和行业性特征明显。三是合同标的内容复杂、金额较大，合同具有长期性和复杂性特点。四是合同签订后，各种要素必须按计划到位，计划性严格。
合同管理在电力企业生产经营管理中的作用表现在以下几个方面：
（一）合同管理是进行成本管理的核心
电力企业的项目实施全都是通过一系列承发包合同来实现。通过对承包的内容、范围、工期和质量标准、索赔条款等条款的制定和履行和对管理目标责任的分解，各部门紧密围绕合同条款履行职能范围，责任成本管理工作需要建立有效的合同管理机制。
（二）合同管理在具备纽带作用
责任成本管理实际上贯穿了项目的全过程，责任单元的责任预算以合同文本形式实现，是合同管理的基础，也是制约合同双方行为的准则，是联系的纽带。
（三）合同管理能够保障企业的合法权益
合同文件中具有明示或暗示的合同条款或，以及环境关系，与承包人的切实利益相关，电力企业可以结合工程特点利用合同权利组织施工，提供符合约定质量标准的产品，对其违约行为进行索赔等。有效的合同管理在这一过程中能够有效避免潜在亏损，促进责任风险的分摊。
三、从责任成本的角度谈合同管理的工作和要点
责任成本，即按照责任者的可控程度归集责任者所应负担的成本。责任成本管理指的是将直接发生成本和费用归结到各生产单位和业务部门，将其作为责任单元，并采取合同形式逐级进行承包的方法。责任成本管理包括设计和施工方案优化、变更索赔管理、管理费用控制等关键环节。当前，电力企业竞争日益激烈，大量的纠纷案件是由于合同意识淡薄、经营运作不规范、履约不力等管理责任缺陷造成。因此，企业在实施责任成本管理过程中，要能够以企业合同档案管理部门为中心，以项目合同管理为重点，建立完善的合同档案管理和保证体系，使所有的经济活动处于可控状态，提高企业现代化管理水平。从责任成本的角度看，合同管理的工作和要点如下：
（一）加强对合同档案管理部门和工作人员的培训，建立专门的合同管理机构
要加强电力企业对合同档案管理部门和工作人员的培训，使其掌握合同管理知识，并在此基础上建立专门的合同管理机构。实际上，合同管理涉及工程招投标、谈判签约、履行变更及索赔等诸多方面。企业内部核算单位、各职能部门都不可避免地涉及各类经济合同。因此，要针对项目特点，采取外培内训相结合的方式，加强施工技术、工程造价等相关知识的培训，培养一批业务过硬的档案合同管理人员，在实践中提高综合素质，将企业合同管理工作有效地组织起来，形成管理网络，覆盖施工企业各个层次。同时，要重视合同缔约签订前的分析工作。电力企业应该确保签订严密的施工承包合同，为履行合同奠定基础。在施工项目投标阶段，合同管理部门要会同有关部门对招标文件进行评审，分析合同难点、风险，形成书面报告，有效指导投标报价。在合同签订阶段，要再次对合同文本进行研究，对发现业主开脱责任的条款等问题反复论证，降低合同风险。
（二）对合同履行情况要进行实时跟踪
在履行阶段，合同档案管理部门要严格按照合同要求，明确各方的责任义务，由各责任人具体控制，对费用与控制指标经常进行对比，对超标情况及时反馈并查找原因。企业档案合同管理部门要从宏观角度对管理过程中的各种问题及时予以指导。
（三）加强索赔管理
项目履约中，要认真分析研究合同，把准变更索赔方向，要重视合同履约过程中的索赔管理。要加强分包、分供合同的管理。同时，要及时组织项目竣工清算与结算，集中管理资金和财务。
参考文献
[1] 李泓，郑凤君，赵玉珍.试论人事档案管理模式的转化[J].山西广播电视大学学报，2007，（5）.
[2] 朱丽青.工程项目管理中合同全过程管理的规范化研究[J].建筑技术，2006，（5）.
[3] 谢瑞通，韩建平.建筑施工企业合同管理的几点思考[J].甘肃科技，2009，25（1）.
[4] 杨光.施工企业在工程活动中的合同管理[J].中国林业经济，2008，（6）.
企业合同档案管理范文2
关键词：科研项目档案；管理；竞争；环境；制度
科研项目档案使企业在进行项目的实施中对初期申请、研发、实践等过程的信息保存，是企业档案的核心组成部分之一。鉴于科研项目档案管理与企业竞争能力日趋密切的现状，有必要通过对档案深化管理，实现企业综合竞争及可持续发展能力的提升。
1 建立牢固的企业档案工作基础，打造一流的项目档案工作可持续发展环境
1、完善领导与规划，优化宏观档案工作环境及土壤
企业在进行项目档案的管理中，不仅应完善业务与技术水平，还应该做好企业发展战略规划的政策调整。在进行档案的管理中要进行档案的分管，设立专门的领导进行管理；然后积极制定企业档案总体发展战略规划，确保资金、人才、资金能够满足相关工作的开展，从而为企业科研项目档案管理工作的开展优化环境及土壤。
2、完善企业软硬件建设，优化项目档案围观发展环境
企业在进行科研项目档案的管理中应该完善库房、办公室场所等硬件设施的建设工作，并对各个工作场所进行合理的物理隔离，保证档案库房等场地能够适应企业科研生产的发展要求。另一方面，要积极的在企业科研项目档案管理工作中开展信息化建设，提高企业档案管理的信息化水平。通过将档案信息化与企业整体信息化进行整合、优化的方式，打造科研档案信息文件交流枢纽，从而满足企业对答案信息内部交流、使用、管理、控制的目的。
3、加大人才引进及培训力度，改善企业档案工作人文环境
第一，企业档案管理工作者要热衷于这份工作，树立科研项目档案管理为科研人员服务的工作理念，本着“用户第一，服务至上”的工作态度，改进服务方式，拓宽服务领域，优化服务流程。针对科研项目档案专业性强、内容复杂、载体类型多样等特点，加强学习，了解多学科的知识，全面掌握并学会运用档案的现代业务操作技能与管理方式，确保科研项目档案管理工作负荷企业与社会发展的需求，在进行档案工作的开展中要经常的思考、分析、总结、归纳，通过分析企业及项目的特点发掘规律与心得管理方式，正确的理解档案使用者的使用意图，从而实现企业档案管理能力、效果等的提升，提高企业的综合竞争实力。第二，企业要改善当前的档案工作人文环境，并积极的向其中注入文化与感情要素，上级领导要充分理解、尊重档案员工，坚持以人为本。在日常工作中还要为员工提供进修、学习、培训的机会，从而优化档案管理工作者的综合能力，提高其综合素质，从而完成改善企业档案工作人文环境的目的，实现企业的科研项目档案管理工作的可持续发展。
4、通过科学的管控实现档案工作的正常运转
企业在进行科研项目档案的管理中，要完善运转系统的优化工作，坚持推进“职业化、专业化”的发展方针，强化对文件资料与信息传递过程的管理控制，并积极的优化自身的管理运转系统及结构，从而让档案信息资源满足企业可持续发展的需求。
2 通过对企业档案工作流程的规范，实现项目档案管理水平的提升
1、建立健全现有管理制度
建立健全管理制度，有助于管理工作的顺利开展。因此企业档案部门要基于企业实际发展情况及档案管理状况有针对性的建立健全科研项目档案管理制度体系。在进行制度建设中要将管理办法、赏罚制度、操作流程等详细的进行设计，确保其符合档案工作的所有步骤。另外，要提高各项制度要求之间的关联性与互补性，从而保证他们能够有效的解决在科研项目档案管理中发生的问题。
2、做好流程规范
首先要建立归档范围表与签署规定。企业项目在立项前期，主管部门及负责人应基于项目研发领域及要求制定项目归档范围与签署规定，并对其中设计的研制形式、过程、要求进行详细阐述。签署规定一般由拟制、校对、审核等步骤组成，该项目的主要负责人要基于程序要求确定签署角色与职责范围。确保签署流程符合签署规定，保证签署文件的法律效力。其次要先做好档案归档后在进行使用。企业科研项目档案归档的第一种形式是由科研部门组建专门机构，进行项目档案的采集、归纳、整理、制作，带项目完工后，整卷交付档案管理部门归档处理。第二种形式就是聘请专业档案员，由他们进行项目档案的收集、归档等工作，科研部门则负责实时跟踪、归档。若相关档案没有在档案部门归档、备案，则没有任何效力。通常第二中方法存在三项优点：①有效地维护了企业的知识产权，避免科研成果被私自存留；②有效地确保该项目档案归档的及时性、完整性，从资料审查的角度，为项目顺利通过验收和结题打下了良好的基础；③档案员通过全程实时跟踪项目进度的方式，更加了解研究的效果，有助于为项目部提供有价值、实效性高的信息。
3、提高监督效果
受到先进管理理念的影响，企业档案管理工作已经由被动服务方式转向主动服务方式、由后端保管方式转向全程管控。因此，档案工作应与企业运营的各个环节相融合，要积极的主动的介入到文件生产源头、流转过程、归档管理的工作中，通过全程实时跟踪监控的方式，在源头上对档案质量进行管控，从而保证归档信息的真实性、有效性与可靠性。
3 通过对企业科研项目档案潜在价值的发掘，帮助企业提高综合竞争能力
1、基于信息化手段，使档案工作科研保障职能得以发挥
通过完善档案信息化建设工作，提高企业科研项目档案的管理能力。企业要根据“档案数据库建设”、“档案信息资源开发”等政府提出的档案信息化要求进行建设。要基于企业宏观发展状况，切实的结合科研生产工作情况，制定有助于企业档案工作可持续开展的政策，在保证信息安全的前提下，为科研项目档案管理工作提供科学、可靠、实效性高的信息服务，从而使档案工作的科研保障职能得以发挥。
2、建设知识资源，提高企业竞争实力
知识资源是企业之间竞争的核心元素之一。档案信息资源是企业知识资源的重要组成部分。特别是以科研为主的企业，科研项目档案更是企业的智力资本。这些智力资本，作为信息流的主体，同企业的资金流、物流一起，构成企业竞争和发展的三大推动力。企业档案信息资源是企业资产的组成部门，对企业的发展具有积极的影响作用。因此企业要深度发掘档案信息资源，做好资源的管理、利用，实现科研项目投入的节约、加快研发速度、强化企业竞争实力。
3、通过完善企业文化建设为企业发展引擎提供动力
企业文化是企业发展的核心，而档案管理与档案信息化建设则是企业文化不可分割的以部门，它属于管理和服务并重，历史和科技共同存在的多元企业文化。而企业科研项目档案恰巧反应了企业科技。文化、管理思路的发展、变革的历史。通过对科研项目档案的深化管理，将正确的对历史经验进行总结，从而增加企业文化资源储量，提高企业的科技研发能力与员工对企业发展的认同感、文化的归属感、责任的使命感。因此，企业要基于历史、技术、管理层面出发，完善企业科研项目档案的深化管理工作，积极推进企业文化改革发展，增强企业的向心力与凝聚力，从而为企业发展的引擎提供强劲动力。
4 结束语
综上所述，基于企业自身现状及项目要求完善科研项目档案管理工作，将有助于企业综合竞争能力的提升。因此，在未来发展中要积极的完善档案管理制度、流程规范等，从而完善科研项目档案的深化管理工作，促M企业健康发展。
参考文献
[1]苏娟.面向科研项目生命周期的档案管理服务创新[J].教育教学论坛.2016（23）
企业合同档案管理范文3
关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研
【分类号】U231.3；G271
0 引言
地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。
1 地铁工程合同特点及类别
地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；
2合同档案管理现状
2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。
2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；
2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握
2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。
2.5合同电子文件目前尚未归档。
2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。
3合同档案管理思路
3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。
由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。
3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。
合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。
3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。
在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。
4.4加快合同档案信息化建设
公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。
3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。
通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。
企业合同档案管理范文4
关键词：建筑 合同 要求 实施要点
建筑建筑合同是对建筑工程进行整个工程进行全面监督的法律性文件，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。合同档案的有序管理还会为施工单位进行后期的竣工验收和工程费用结算支付带来极大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各负其责” 的模式要求 ，由两方以上形成的资料，都按照按照“ 人执一份”的原则，由各方对自己签署内容的真实性、完整性、有效性负责。这种合同模式在文本上明确了权利和义务的分工，也使在责任明晰的情况下，对工程的施工更加容易进行管理。但是，在建筑建筑合同的管理过程中，因为建筑建筑合同小项包含的数量多、种类杂、细节繁琐，操作人员还要对以下几个方面进行关注：
一、建筑工程合同管理的原则
合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而进行的必要工作。通过对合同的档案管理，一方面可以保存与合同有关的相关证据材料；另一方面一旦双方合同发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。其主要内容包括档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。对于合同档案的管理要遵循以下原则：
1、为合同档案管理营造网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。在现实中，经常出现合同缺乏统一的管理模式。从合同管理机构上看，有的单位成立了专门的合同室，工程合同管理较好。有的单位则不然，工程合同由其他业务部门代管或由文书合同员兼管，形成的合同分类五花八门。
2、为实现合同保管的有效性和秩序性，合同管理员应该负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。
3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、整理、归档工作体系，并确定一名负责合同文档管理。避免出现专业素质较差，既缺乏合同管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要层单位的合同管理人员来进行合同的保管的行为。
二、建筑工程合同有效管理的注意事项
（一）探索新型管理模式，保持同一项目合同之间的有机联系。首先，可以尝试集中统一、区别管理的模式，对母公司合同管理系统而言，要集中管理权属公司本部以及子公司的档案，各子公司将合同定期向母公司移交；同时对子公司或其他相关单位的有关合同实行目录管控，建立合同之间的有机联系，实现信息资源的共享。另外，建立责任传导机制，解决合同管理分散问题。由于合同的产生过程不在档案管理部门，所以要确保各个项目上的合同文件能够完整的收集起来，并将其立卷、装订、移交的责任进行分解，明确地传导给项目管理机构和合同管理部门，通过责任分解和奖惩制度，确保这部分合同档案的齐全完整。
（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段合同资料的有序管理，保证归档合同和资料的准确、齐全、规范，建设单位在项目从工程立项开始，就应按照国家合同管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的合同管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及合同人员在工程合同形成过程中各自所应承担的职责，规范合同资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与合同跟踪管理同步。
（三）加强对工程合同管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑合同管理工作的特点也有了新的变化，从而提高合同干部队伍的管理水平也更加重要。合同管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。合同管理人员要增强服务意识，认清合同工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程合同管理工作。合同管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把合同管理质量关。
（四）建立健全规章制度，完善依法治档体系。建筑施工企业大都呈现出投资主体、企业性质、组织结构和市场结构的多元化特征，加上固有的分散、流动特点，再靠传统的行政命令手段去推动合同管理工作显然不行。为此，一方面应继续加强《档案法》和适用规章制度的宣传，让依法治档是维护国家利益、企业利益和职工权益的认识深入到合同管理人员心中；另一方面，要抓紧清理健全相关的制度，建立与多元化特征相匹配的制度体系，制定现在缺失的制度，修订或废除不相宜的制度，建立起符合实际、相互联系、共同遵守的合同档案管理规范。
（五）充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程合同信息资源，做好合同信息统计工作。大力推行对缩微合同、磁介质合同、电子文件合同在工程合同中运用。当前，多媒体电子文件合同管理已趋于成熟，近几年在工程合同管理中采用autocad光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与合同管理要求》，使得工程建设合同管理中利用光盘塔或光盘库载体进行合同管理成为可能，成为项目合同管理的一个发展方向。近几年，各个建设公司也开始对照片合同、录像合同、纸质合同制成多媒体和进行光盘刻录，对合同管理网络化、信息化作了有益探索。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的合同检索系统。提高各部门（公司）的合同管理水平，提高各部门合同管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性质和类型，收集整理的部门的合同资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。
（六）及时做好合同的传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使合同的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对合同的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解合同的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保合同的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效合同信息。
三、结束语
建筑建筑合同的管理是一项全面的、长期的、耐心细致的工作。要求管理人员在工作中程序上慎重、细节上稳重，能够熟悉各个合同的撰写规范和要点，同时对工程各个环节还要有相当高的认识和理解才能做好。随着电子合同管理等辅助工具的使用、合同管理人员自身素质的不断提升和合同管理理论的进一步发展，相信建筑工程合同管理的工作强度会逐渐下降，合同管理工作的开展也会更加简便、高效。
参考文献：
[1]刘宗美.探讨如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商业文化.2011.
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企业合同档案管理范文5
1
总则
1.1
根据股份公司现行制度，结合酒店公司特点，制定工程成本类合同管理制度。
1.2
适用范围：本节经济合同管理规定适用于工程承包合同、货物采购合同和技术服务合同。本规定不适用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租区租赁合同、开办费涉及的所有合同、人力资源涉及到的所有合同，这些合同或协议按特定的程序申报。
1.2.1
工程承包合同包括：工程承包、工程技术服务、酒店翻新改造之工程承包、各酒店项目部或各酒店项目公司办公用房房屋装修、新建及拆改等。
1.2.2
货物采购合同包括：工程材料设备采购、酒店翻新改造之材料设备采购。
1.2.3
技术服务合同包括：可研分析、勘察设计、规划设计、室内设计、造价咨询等顾问类，检测、面积测绘、宣传推广、模型制作等服务类。
2
合同办理
2.1
合同起草
2.1.1
金额在2万元以上的业务事项应事先签订合同，直接委托合同由直接委托办理部门负责起草，经招标确定合作方的合同由招标经办部门负责起草。
2.1.2
金额在2万元以下（含）的业务事项可不用签订合同，但应参照股份公司管理制度中零星采购和紧急采购程序处理。
2.2
合同谈判
所有经济合同的谈判，至少有二个部门的二名以上经办人员参与谈判。成本控制部必须参与所有经济合同的谈判。
3
合同审批及签订
3.1
合同签订的主体：
3.1.1
工程承包、货物采购合同由酒店项目部或酒店项目公司工程部办理。
3.1.2
技术服务合同由酒店公司设计部办理。
3.1.3
造价服务合同由酒店公司成本控制部办理。
3.2
合同资料的报备：
3.2.1
合同签订后，由合同经办人员将合同签订相关档案（包括申请单、审批单、报价单、合同文本及各审批人审批意见的电子版原件等）的完整资料上报酒店公司成本控制部。
3.3
未成立酒店项目部或酒店项目公司的合同由酒店公司本部相应部门代为办理，股份公司法务部代为审批法律意见。
3.4
审批程序
3.4.1
股份公司经办的酒店第一类招标（采购）合同按股份公司管理制度执行。
3.4.2
酒店公司经办的第二类招标（采购）、地方类招标（采购）及直接委托合同，逐级报酒店公司总经理审批执行。
4
经济合同的履行
4.1
合同管理责任部门：
4.1.1
工程承包、货物采购、监理合同：所属酒店项目部或项目公司。
4.1.2
造价咨询合同：酒店公司成本控制部。
4.1.3
各项目设计服务类及酒店技术服务类合同：酒店公司设计部。
4.1.4
酒店项目施工图设计服务类合同：酒店项目部及酒店项目公司设计部。
4.1.5
合同管理责任部门的负责人是负责合同履行的主要责任人。
4.2
合同台帐建立：
4.2.1
工程承包、货物采购、造价咨询及监理合同台帐：所述酒店项目部或酒店项目公司成本控制部负责建立。
4.2.2
设计服务类及酒店技术服务类合同台帐：酒店公司设计部负责建立。
4.2.3上述合同台帐每月25日报酒店公司成本控制部审核后、由后者统一报股份公司成本控制部备案。
4.3
股份公司所属项目公司财务部负责建立非前述合同台帐，跟踪监督非前述合同执行情况，并于每月月底将该台帐电子版通过企业OA系统提交给酒店公司成本控制部存档备案；各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交非前述合同执行的相关资料。
4.4
前述合同执行过程中、以及完毕后，合同管理责任部门应依据《供方履约评估指引》的规定进行合同执行评估，经酒店公司成本控制部审核后报股份公司成本控制部备案。
5
合同档案管理
5.1
合同签订后，股份公司所属项目公司财务部、酒店公司成本控制部、酒店公司档案管理部门（即含各酒店项目部和各酒店项目公司行政部档案员，下同）必须留存一份原件（正本或副本），其他部门需要留存合同的，由酒店公司档案管理部门提供复印件。
5.2
合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录、《供方履约情况评估表》等，由档案管理部门负责搜集、整理、归档。
企业合同档案管理范文6
在过去的几十年里，多数事业单位由于其自身性质，对生产成果业绩考核工作并不重视，相应的工作档案的记录缺乏完善记录，经常导致脱档、死档、虚假档案的情况存在，再加之人事档案中相关材料并不完善，使人事档案的使用价值受到影响，造成档案利用率较低。
2、档案管理模式的创新需求
信息化时代，事业单位企业化改革在一定程度上推动了传统干部人事档案管理模式的改革。随着网络信息技术的应用，人事档案数据库的建立能够让企业及员工通过该平台及时方便地获取实时档案信息，实现从传统繁琐冗杂低效的传统时代到清晰、快捷、高效的档案管理模式的转变，这将让人事档案管理更加专业化、规模化。在企业化改革的背景下，相对于过去事业单位单一的人事档案管理模式，未来的档案管理模式需要不断的顺应时展，需要以数字化、多元化、综合化趋势为主。在企业生产过程中人动不可避免，同时随着企业化改革的不断推进，企业员工的综合能力将越发受到重视，那么将个人德行、工作业绩、主要成果作为档案记录的主要内容，有利于建立完善综合档案管理模式。综合性档案应该在原有的档案基础上尽可能详细地记录员工的履历情况，掌握更为充分、丰富的资料，以便企业了解员工信息，使之在员工的业绩考核、岗位调整的过程中对其作出客观、准确、综合的判断，以适应企业对于人才多元化需求。
3、关于人事档案管理创新的若干思考
3.1人事档案材料筛选
知识经济发展时代，人事档案需要全面反映的员工个人的履历情况。一份完整的人事档案应具有业务、任务及合同等几个方面的档案材料。其中业务档案应全面反映出员工德行、才能、业绩等情况，任务档案方面要表现员工主要的成就、业绩，合同档案方面要维护劳资双方的权益。作为负责档案管理的人力资源部门，应以我国相关法律文件为依据，保证所保存的档案材料的真实性。对接收放出的档案材料内容进行严格确认，并根据审查结果对材料有针对性的筛选，保证档案材料的真实性、价值性，并做好归档工作。有效鉴别档案管材料是档案管理工作者的职责所在，这就要求档案管理者在筛选整理人事档案材料同时要熟记档案材料的相关各项政策法规以及材料收集范围，对鉴别人事档案材料的各项规定烂熟于心，保证材料质量以及材料真实性，提高其使用的价值。
3.2建立档案管理新模式
在当今网络信息化时代，人事档案管理新体系应主要依据我国的人事档案管理体系分类、分层次的对档案分类管理。结合我国当前人事档案发展情况，综合健全的档案管理模式应具备宏观与微观相结合、整体与细节的结合。以陕西某地勘集团为例，该单位作为国有大型企业公司，该集团的人事档案管理工作需要做到各子公司、分支机构的统一，即在集团公司统一的人事档案管理制度的指导下，各单位、部门根据自身的特点制定相应的部门人事档案管理规定。同时在进行档案管理工作时可借助网络手段，实现对集团公司及下属子公司人力资源的全面了解。现今企业人事档案管理通过利用多媒体、指纹、声音等现代科技手段，在一定程度上弥补了纸质档案材料的不足。企业单位在查看所需人事档案材料时，可通过系统检索、关键词搜索等方式全面直观了解所需人才的资料。网络计算机技术的广泛运用，可以为单位提供优秀、高质量的人力资源信息服务，同时提高了人事档案管理工作者工作效率，这是当今信息技术运用对人事档案创新管理的又一大优势。
3.3强力推动改革工
