前言：中文期刊网精心挑选了电子政务档案管理范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
电子政务档案管理范文1
电子文件的出现对档案部门是一个极大挑战，电子政务的迅速发展又使档案部门面临严峻考验，档案部门能否在电子政务中发挥应有的作用，关系到档案部门是否被边缘化的问题。静安区档案局本着对历史负责的态度，分析电子政务的应用与发展的状况，总结多年来推广电子文件归档管理的经验，提出了应对策略和实施方案。我们认为，档案部门是否能够真正依照档案管理规则搜集文件和按照保管期限去履行电子文件的保管责任，是档案部门能否介入电子政务的关键。由于大型网络数据库的应用，电子文件的保存实际上由技术人员负责，档案人员仅限于逻辑上的管理，对于很多可以导致网络数据库文件流失的因素，档案人员是无能为力的。再加上本身的计算机技术水平的局限，要求档案人员对归档电子文件进行有效控制是困难的。为此，静安区档案局在开发归档接口系统时，规避了许多不利的因素，把档案管理的规则通过技术措施加以贯彻，使各部门档案人员可以实施有效管理。
努力消除技术因素的影响，最大限度地降低电子文件对设备的依赖性，最大程度地提高档案人员对归档电子文件的控制力
静安区档案局在区政务内网的公共信息平台上建立的归档系统，是以B/S方式供全区61家单位1000多名机关干部共同使用。系统有二个进口，一个与公共信息平台上协同办公系统对接，直接接收办结完毕的归档电子公文，另一个可以通过本地搜集，由业务人员浏览本地机上需要归档的文件，进行上传操作。各部门的档案人员通过归档系统进行接收、整理、提供利用等档案管理活动。系统对文件归档、接收的环节设置了一些技术措施，例如协同办公系统中已办结的文件要求以XML 格式将全文信息、背景信息连同附件直接送到归档系统中，两个系统同时记录操作时间和操作者，明确文件归档过程的责任。各部门的归档文件实际上是集中存放到档案局控制的数据服务器中，由档案局的技术人员负责对数据库的维护。为了使各部门档案人员的这种逻辑管理转化为物理管理，静安区档案局又开发了一个脱机保管系统，将各部门的归档电子文件按照年度、保管期限、分类的排序刻录到光盘上，再返回给各部门。该光盘自带检索工具，光盘中的文件按照传统的文件组织方式，文件的内容、背景信息自动链接。光盘中的说明文件，概要描述了文件的归档时间、责任人、操作人以及运行环境等等。该光盘可以独立运行，但同时又被脱机保管系统和纸质账簿同时兼管。
消除技术因素就是摆脱原有的应用系统，将复杂的网络数据库的管理方式简化载体管理。脱机保管系统有二个重要技术特点：一是自动驱动刻录机，数据在封闭的状态下脱机，消除了人为因素，且操作简便，二是对脱机光盘的可靠性由系统自动检测，根据规定期限，系统提示管理人员将库房中保存的光盘取出，进行可靠性检测，实施有效保存。
事实上静安区档案局同时保留了相同内容的二套光盘，一是满足了归档电子文件异地存放的要求，二是等到档案馆正式接收各部门归档电子文件时，只要履行相关的手续，防止到了进馆的期限，这些归档电子文件已经流失。档案局和部门档案室采取这种异地保管的方式，降低了数据集中存放的风险，因为大型网络数据库的保管成本很高，而且技术进步导致数据迁移是必然的，当数百万条记录的数据库迁移到新的数据库中，要保持和全文信息、背景信息等数据的对应，出错的概率很高，此外还有其他很多不安全因素，也是目前档案部门实际条件所不能控制的。消除技术因素的影响，采取脱机保管，是档案部门有效管理归档电子文件的一种比较简便方法。
建立电子文件归档范围与保管期限表，形成规范、有序的管理模式
计算机网络的应用改变了传统的办公模式，大量的文件都是在网上形成、流转，政府的信息公开、行政审批受理、项目招标等等都已经通过网络进行，但是这些记录着政府各职能部门重要活动的电子文件的保存还没有一个规范。什么东西需要归档、什么东西不需要归档、归档的电子文件需要保存多长时间、如何归档，这些细节都应该明确规定。前一时期，我们曾需要查阅一个关于信息化工作的文件，在政府的外网和内网的相关系统中都没有查到，在档案局的归档管理系统中也没有查到，一个在网上的重要文件无形中失踪了。具有讽刺意味的是，在系统的垃圾筒里找到了这个文件。这件事情充分暴露了档案管理的规则并没有深入到电子政务中，电子文件归档管理还处于一种随意状态。如果电子政务中形成的电子文件的保存继续处于这种无序状态，客观上会对电子政务的应用效力打上折扣。因此，针对着电子政务的特点，静安区档案局将电子文件归档范围和保管期限表插入到归档系统中，各单位的业务人员对于应归档的文件一目了然，档案人员也可以按照系统的提示督促业务人员按要求归档。
归档范围与保管期限的设置从管理上采用自上而下和自下而上的流程，由档案局业务指导科按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求结合静安区的实际情况制定一个通用类目表输入系统中，各单位再按照这份通用表制定本单位的归档类目表，其中要明确各类文件开放程度，档案局经过审查后，归档类目表才能生效。业务人员在归档时，系统自动会跳出与其业务相关的归档类目的清单，业务人员只要用鼠标点击相关的条目，该文件的保管期限、开放程度就自动生成。系统按照归档类目表设置了统计功能，各单位应归档和已归档的文件随时可以统计出来，档案局业务指导科和各单位档案人员可以很方便地了解归档情况。通过这种方法，各单位的业务人员、档案人员、档案局的管理人员相互职责明确，电子文件归档管理处于一种可控的状态。
静安区政府将档案局的这项举措被静安区政府列入区重点实施项目，区信息委也大力支持档案局推行电子文件归档管理，目前已经有80%的单位实现了电子文件归档管理。
探索应用新技术，保障电子文件的真实性，努力实现电子档案的管理价值
电子文件是技术进步的产物，不断发展的新技术又改变着电子文件的表现形式，这种动态因素给档案部门长期有效保存电子文件带来很多麻烦。为了以防万一，一些档案部门往往采用“双套制”的方式，即相同内容的文件同时保存纸质和电子的双套，这是必要的。但是，长期甚至永久的采用“双套制”，这对于档案部门在电子政务中的地位是不利的，因为这只能说明档案部门无力管理电子文件。尽管电子政务已经实行单轨制，而档案部门还不得不把电子文件复制成纸质文件，作为档案保存，对于档案人员来讲也加重了工作负担。静安区档案局对“双套制”作了这样规定，保管期限30年以上的文件采用“双套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本单位的实际情况，可以实行单轨制。目前电子文件有效保存10年，已经没有什么问题，然而，10年中要证明归档电子文件的真实性还是有些问题。我们不能仅仅依靠著录元数据来证明电子文件的真实性，因为电子文件易修改性的缺陷不能靠人为的办法去弥补。引进电子签章技术，是2007年是静安区档案局作为课题研究的探索，希望通过技术手段去实现电子文件真实性的确认。如果档案部门能够以单轨制的方式与电子政务接轨，哪怕只局限与短期档案，那么，档案部门可以争得电子政务中的一席之地。
从目前掌握的资料来看，电子签章的技术应用到归档电子文件中已经不是问题，但是档案部门如何进行数字认证的管理却是一个复杂的问题，这需要会同有关部门共同研究解决，无论如何，积极开拓新技术去树立电子档案的地位，是电子政务实施档案管理的必经之路。
电子政务档案管理范文2
【关键词】事业单位；档案管理工作；改革；电子政务发展；探讨
在信息时代背景下，事业单位管理水平逐渐提高，已步入到崭新的发展阶段。由于受到一系列主、客观因素的影响，比如，固有模式的束缚，事业档案管理工作各方面的问题日益突显。面对这种情况，发展电子政务，提高事业单位档案管理水平已成为新时期社会发展的主流，也是一种必然趋势。以此，提高事业单位档案管理工作效率与质量。
一、事业单位档案管理工作现状
在新时代下，事业单位档案管理工作现状并不乐观，存在一系列问题，严重阻碍事业单位的发展。首先事业单位没有意识到档案管理工作的重要性。事业单位是我国信息管理的重要机构，但在日常工作中，领导者忽视了档案信息管理的重要性，没有明确岗位职责，并落到实处。其次，缺乏现代化的档案管理设备。档案管理是一项系统而复杂的工程，需要充分利用先进的办公设备，降低档案信息数据的错误率，提高工作效率。但在实际工作中，事业单位为了减少办公设备方面的成本支出，没有定期更换硬件设备，办公设备落后，已经无法满足新时期档案管理的客观要求，无法充分发挥档案信息自身的作用。同时，在日常工作中，不注重对信息资源的开发，也没有优化利用已有的档案信息资源。最后，事业单位不具备高素质的档案管理人才。已有的档案管理人员不具备基本的职业素质，不具备基本的理论知识，专业化的技能，档案管理不规范，经常出现各种问题。事业单位也没有定期对档案管理人员进行系统化的培训，档案管理水平极其低下。此外，档案信息保管存在安全隐患，安全性较低，无法充分展现档案信息的利用价值。
二、事业单位档案管理工作改革策略
1.优化事业单位档案管理体制。
在新时代下，事业单位档案管理已成为电子政务建设的重中之重，需要统一领导与协调，使相关的政务信息价值取向、流动更加明确。为此，需要不断优化已有的档案管理体制，完善已有的业务流程，和电子政务建设相融合，不断促进事业单位办公的自动化、信息化。
2.不断拓展事业单位档案管理职能。
在日常工作中，事业单位要对档案管理信息进行数字化设计，检查归档的电子文件，需要不断延伸监督指导工作，在监督管理电子档案文件的同时，还要提前对电子档案文件进行一系列的操作，比如，鉴别、筛选，为事业单位档案管理职能的拓展埋下伏笔。在此基础上，需要和对应的政务中心取得联系，全面了解文件中心的客观需求，及时提供相关文件，使档案文件在文件中心的地位日益突显。此外，需要不断拓展服务范围，充分利用电子政务优势，对事业单位、事业单位之间进行全方位的监督管理，提供优质的服务，向社会大众提供各方面的政务信息，满足社会不同领域在政务信息方面的客观需求。
3.逐渐实现档案信息资源的数字化。
从某种意义上说，档案信息资源数字化的实现是事业单位档案信息化建设的首要前提，能够对档案原件起到一定的保护作用。在实现档案信息资源数字化的道路上，要充分利用各种先进的信息手段，把相关的物质载体转化为数字化信息，还构建全新的档案目录数据库、全文数据库，管理各种档案信息资源，提高它们的利用率。此外，以电子政务管理方法、流程为纽带，不断优化事业单位档案管理形式，需要统一规范事业单位档案数据管理库中不同类型文件格式等，并对不同类型的文件、档案内容等方面做出统一的规定。要以事业单位自身的运营情况为纽带，以信息化管理标准为基点，制定可行的档案管理标准体系，并在实践中不断优化完善，使档案信息更加规范、标准。
4.构建有效平台，实现资源有效整合。
事业单位档案信息化管理平台的构建是建立事业单位已有平台基础上的，档案管理平台、整体平台之间属于对立、统一的关系，需要严格按照档案管理流程、业务内容等进行，并遵循相关的原则，比如，动态原则、拓展原则，对事业单位档案管理改革工作进行客观、科学的战略规划。就档案资源有效整合来说，离不开事业单位管理软件的应用。在优化改革的道路上，要充分发挥事业单位这个发展平台具有的作用，实现档案资源的优化重组，比如，档案信息数据的归类。
5.重组档案管理组织架构。
在新时代下，信息化对档案管理工作有着较大的冲击，必须走上改革的道路。改革档案管理本身的同时，也需要对其背后的组织架构体系进行全方位的改革。最直接的方法是：把网络信息技术人才纳入到对应的组织架构中，使事业单位档案管理信息化更具安全性。同时，还要培养专门的信息化、现代化档案管理人才，不仅要具备专业化的管理技能，还要能够熟练操作档案管理信息平台，不断注入新鲜的血液，引入新时期事业单位人力资源管理机制。并以绩效激励制度为纽带，提高档案管理者的能动性、创造性。以此，使档案管理人员更好地履行自身职责，提供优质的服务。
结语
总而言之，在新时代下，改革事业单位档案管理，发展电子政务是非常必要的。它有利于对档案信息资源还是进行专门的管理，进行必要的加工、提取，提高档案信息资源利用率，减少档案管理工作人员的工作量，能够不断提高档案管理人员的综合素质，提高档案管理的效率与质量。同时，它能够减少档案管理的运营成本，提高经济效益，便于档案信息资源的修改、查阅、传递等，使档案资料能够更好的发挥自身的作用。以此，使事业单位不断向前发展，走上长远的发展道路。
参考文献：
[1]韩英.关于事业单位档案管理现状与优化发展分析[J].办公室业务,2014,21:93.
[2]范兴华.改革事业单位档案管理推动电子政务发展[J].兰台世界,2013,S5:47-48.
电子政务档案管理范文3
传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。
一、电子档案管理的原则
1.1“前端控制”原则
考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、着录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时着录和鉴定文件信息，并且把着录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。
1.2“全程管理”原则
电子政务档案管理范文4
关键词：高校 档案 信息化 电子政务
所谓电子政务，从根本上来说是一种国家行政管理模式，即以计算机和现代网络通信技术等高科技手段为支撑，实现政府日常办公、信息集散、公共管理等事务的电子化、网络化管理。目前，在国内各高校中，电子政务主要服务于高校行政组织与管理，其主要目的是为高校各部门的管理工作提供一种便捷、准确、科学的现代化服务，以实现高校行政管理的信息化改革与发展。
随着现代计算机应用的逐渐普及，实现高校档案的数字化与信息化建设已成为时代所趋。目前，国内各高校档案的信息化建设如火如荼，已逐渐进入了或者即将进入高校电子政务建设规划，如何依托电子政务建设更好地推进高校档案信息化发展，目前已经成为业界普遍关注的热点之一。
1.高校档案信息化建设中电子政务网融入的优势
1.1电子政务网使档案信息检索更为方便
方便、快捷，超越时间、空间与部门限制是电子政务最明显的特点之一。实现档案的电子政务化后，咨询者可即时检索、查询所需信息，查询手段也是超前的多元化，电子政务化档案为咨询者提供了包括分类查询、模糊查询、综合查询在内的三种基本查询方法，工作人员可按照工作需要任意组合查询，准确而又便捷。此外，工作人员也可以凭借授权权限，直接从校园网以外的网络上进行访问与查询，不仅可以减轻工作负担还可以节约工作时间。
1.2使档案管理模式更为现代化
管理现代化是高校档案电子政务化的第二个主要特点。现代化意味着管理工作的便捷与省事，电子政务化改变了档案管理员机械、枯燥的工作方式，将他们从繁杂的打字与管理业务中释放出来，使各工作人员可以将有限的工作精力与时间集中在档案收集与编排上，提高现代档案的质量管理，促使高校档案工作管理模式逐渐向现代化靠拢，最终实现档案管理工作的一体化发展，使档案资源可以最大限度地发挥其基本优势与价值。
1.3使档案阅用可控化
严格控制档案的流向，是档案电子政务化的第三个特点。档案搜集建设工作具有一定的难度性，传统的档案借阅记录一般都以手工操作为主，不仅耗费精力且出错率极高。档案管理信息化，一方面可以直接解决传统借还方式存在的各种弊端，另一方面还可以自动产生催还信息，促使到期不还者及时归还档案。
1.4使科研服务高效化
方便学术人员进行科学研究是档案电子政务化的最后一个特点。档案管理信息化，高校科研人员可直接在网络上进行搜集与查询。此外，档案信息化管理也为科研人员利用与开发档案管理提供了便利，不仅方便科研人员创新，也为科研人员利用最新科研成果更新档案电子化管理提供了便利。
2.高校档案信息化建设出现的问题
2.1电子文件的统一归档难度颇大
高校属于人群密集性场所，人多复杂，再加上目前各高校的电子政务化建设还处于初级阶段，大量信息文件都没有得到科学的系统化处理。此外，档案信息化建设规范与章程不健全、管理软件不统一，也为目前的电子文件统一管理与归档带来了难题。电子档案管理与传统的档案管理有着根本上的区别，电子档案内容突破了传统档案的范围与广度，不仅包括大量的文字材料，还涉及图片、声音、表格以及各式数据等，管理难度也是水涨船高，非同一般。
2.2电子档案信息管理存在一定的安全隐患
政务化管理以现代电子网络为技术支撑，那么必然就伴随一定的网络安全问题，虽然现代网络安全管理发展形势颇好，但是政务内网以及公共信息网之间物理与逻辑隔离的缺失，还是给高校档案的电子化管理安全制造了一定的麻烦，档案信息化管理的安全保密，是各高校在推进档案电子化建设中必须要解决的问题。
2.3电子档案法律效力尚未完全得到认可
现在社会人员流动易变而又急速，相应的人事档案的调动也是日趋频繁。但由于网络电子档案先天所具有的可变性、虚拟性，极大地降低了其本身在民众眼里的法律公证性，特别是对于那些以电子政务传输方式而成的档案，由于缺少公章，法律效率远不及传统的纸质文件。目前，国内普遍都是电子档案与纸质档案双轨并行，这对于人力、财力、物力都是极大的浪费。要想彻底实现自动化办公与文档一体化建设，电子档案法律效力低下这一问题必须得到解决。
2.4档案信息化管理专业型人才的匮乏
高校推进电子政务化建设，高尖端人才是重点。档案信息化建设中的各种技术性问题与障碍都需要技术人员来解决与突破，但是目前，各高校档案部工作人员技术素质低下已是一种常态，专业结构不合理，尖端人才匮乏，综合性人才稀有，真正能担当建设工作大任的人少之又少，这些问题都严重地阻碍了高校档案信息化建设事业的发展。
3.强化高校档案信息化建设的措施
3.1加快档案信息化建设步伐
加快档案信息化建设步伐，使我国的档案电子化建设有法可依、有章可循，以进一步提高我国档案电子化建设的质量与水平，是目前推进档案电子化发展的重中之重。根据当前档案电子化的发展现状来看，地方档案信息化的法律建设是难点也是重点，以国家《档案法》为基础，彻底将国家及地方以上的法律法规体系完全建构成一种相互制约、相互联系的一体化档案法律法规，是目前我们进行档案建设信息化的重要法律保障。
3.2加强网络安全建设
网络安全隐患是长久以来困扰人们的主要网络技术难题，而这一问题也是作为一个全球性问题一直存在。现代网络发展在给人们带来便利的同时，也构成了一定的信息威胁。档案作为一项机密性信息所在，泄露或者被盗都是一项重大的损失。因此，在利用计算机处理机密档案及信息时，灵活地将档案文件电子化管理与网络信息保密工作同时同步进行，是我们充分实现与保证电子政务网络先进、实用、安全的基本措施。
3.3加快档案系统数字资源的建设
档案系统资源数字化建设，主要包括两部分工作，第一项是现行系统归档文件的收集，第二项是馆藏档案的数字化。现行系统归档文件即是电子政务、办公室自动化在应用过程中产生的各类电子文件。馆藏档案数字化，即利用包括工程扫描仪、文档高速扫瞄仪在内的各种现代化高端扫描仪，对档案馆的各式文件、图像、影音等进行处理，以实现数字化电子文件全面替代纸质文件的目的。档案数字化建设不仅可以有效完善我国的档案信息资源体系，同时也可以进一步优化自我，为社会各界提供更为优质的信息服务。
3.4提高档案信息化人才的专业素养
档案信息化建设是一项颇为复杂的项目工程，那么其对于人才的要求条件也就不言而喻。对于目前档案管理部门的人才结构现状，具体可以从以下几点来进行解决，首先是目前从业人员的培养，开展各种培养活动与教育课程，帮助这些工作人员有效提升档案管理理论与计算机操作等方面的专业素养，使他们可以熟练地掌握档案电子信息化管理所需要的任何知识与技能。其次是优化本部资源，招收、吸引优质高端复合型人才。再次，积极组织工作人员前往他处取经求才，邀请资深专家莅临讲学，及时准确地对本部门工作人员进行知识更新。最后，定时定期在部门内部开展知识技能交流与培训活动，营造良好的学习与交流氛围。
3.5电子政务环境下档案管理的几点建议
统一电子信息档案的格式与标准。电子信息网络是目前应用颇为广泛的技术手段之一，电子文档格式根据不同的需要也是相当纷杂，严格电子信息档案及各项文件的格式，是提高电子档案质量与管理的必然选择。高校档案信息化管理在借助高校电子政务推进实施时，务必要积极地参与到电子政务相关条例的制作中来，以积极准确地为高校电子政务建设联动高校电子档案建设做准备。
在对档案管理系统进行设计与开发时，一定要清楚明了地知道建立这一系统的根本目的是将原有的档案电子信息化，而档案管理随着时代的发展呈现出不一样的特点与要求。因此，在进行电子政务化平台建设时，务必要实时根据外界变化，对机构组织和管理模式予以调整。
档案主管人员，一定要从思想上扭转其对于电子档案的认识态度，将电子档案视为电子最主要与最真实的记录，将其视为高校最终重要的信息资源。
4.总结
综上所述，档案信息化作为高校电子政务建设的重要组成环节，不仅是新时代、新形势下档案发展所需的必然产物，同时也是我们实现档案建设事业跨越式发展的必然选择。随着现代信息技术手段的逐渐深入与发展，我国高校的电子档案建设技术已是日臻成熟，但在具体推进的途中依然障碍重重，高校电子档案建设技术的继续发展与深入仍需我们的共同努力与探索。
参考文献：
[1]王林森.加强高校档案管理工作之我见[J].山东档案，2011（3）
电子政务档案管理范文5
1档案的历史价值和现代价值
在我国古代,档案也是图书,有着共同的起点:结绳—刻契—甲骨文—铜器铭文—简册—刻版印刷。档案是人们生活中不可缺少的重要资源,它能重现人、物、事的历史原貌,具有最可靠的凭证性和科学研究价值。档案的核心价值是“证史”,档案机构最重要的使命是为子孙后代保存“社会记忆”。电子政务的建设给档案提供了一个千载难逢的机遇,一是实行政务公开,提高决策和服务水平需要档案信息;二是借助电子政务平台,档案的现代价值为经济和社会发展服务的功能将得到更好的发挥。
2电子政务是电子档案的源头
电子政务,是政府机构应用现代信息和通信技术,将管理和服务通过网络技术进行集成,在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组,超越时间、空间与部门分隔的限制,建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式,全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理和服务。电子档案,是对国家和社会具有重要保存价值的政府机关和社会组织产生的电子文件经整理归档后的档案。电子档案是电子文件的延伸又是数字档案馆的有机组成部分。电子文件、电子档案必将成为未来档案馆的馆藏主体。电子政务是电子档案管理的源头,电子档案管理是电子政务的效率所在。电子档案管理应遵循档案收集、整理、鉴定、保管、编目检索、编研、统计、利用等原则。电子档案的建设,将较好地解决电子文件、电子档案的管理问题,使档案信息资源在电子政务建设中进一步发挥作用。也是政府加快信息化进程,推进政务公开,提高行政效率的有效途径。电子政务的实现,必将推动档案资料的电子化,也只有实现电子档案的科学管理,才能推动电子政务的发展。
3档案馆是政府信息公开的行为主体
据有关方面的统计,中国信息资源约80%由政府掌控,这80%的信息资源中,又有80%未被利用。这一状况,无论对于经济社会的发展还是科学研究,都是一种巨大的损失。所以说,公开政府信息非常必要,是民众了解政府行为和国家方针、政策的重要窗口,也是增加政府透明度和提高信息利用率的重要保证。笔者在2011年6月22日到6月30日,通过网络访问国内31个省级档案机构,有30家建立了档案信息网站,29家在网络中开通现行文件和政府信息公开查询系统。辽宁档案信息网建立政府信息公开共享平台;上海档案信息网上推出政府公开信息实用分类体系查询系统;河南省档案信息网建立现行文件中心、河南数字档案馆等。这都为政府与百姓之间的沟通架起了一座网络桥梁。现行文件中心建设是拓展档案馆功能,服务于和谐社会建设的有效途径。据《河南省档案事业发展“十二五”规划》统计,目前,全省共有各级档案行政管理部门177个,全部建立已公开现行文件利用中心,为政府信息公开提供便捷的查询利用服务,年接待利用者1.91万人次,年提供利用现行文件3.07万件次;可见,人们对现行文件查询的利用率还是很高的。
电子政务档案管理范文6
一、创新档案信息服务观念
档案信息利用与传播面临着商品经济和信息社会的双重挑战，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，而是要求在更大范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。为此档案部门要解放思想、更新观念，勇于改革，善于创新，开展多层次、多渠道档案信息开发与利用。要认真分析信息化建设对传统档案管理模式带来的冲击，在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，利用档案资源共享政策与环境，实现档案资源的合理配置。
二、构建档案信息服务网络
首先要建立档案信息资源体系。一是建立市地级综合档案信息资源体系，以市地级综合档案馆为中心，辐射各县区档案馆及开发区，然后再以各县级综合档案馆为中心，辐射各乡镇及开发区档案室，形成资源共享的格局。二是建立国家档案信息资源体系，形成全国信息开发利用网络，提高档案信息开发国际问题的经济效益和社会效益。其次，要运用现代信息技术手段进行档案信息资源的开发，这是提高档案信息开发和利用质量的重要手段。只有利用现代化的技术手段来管理档案、利用档案，才能让档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，才能让大力开发、科学管理和有效利用信息资源成为现实。
三、完善网络化信息服务环境建设
《档案法》规定：“档案部门，档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全，方便社会各方面的利用。”在方便利用和维护档案安全两者之间，档案的安全更为重要。对于各种破坏因素，我们可以采取“防火墙”技术、网络安全、检测、加密技术、电子身份认证、防改写措施等来保证网络安全，但都很难达到彻底的安全。因此，在档案网络化的管理中，利用与安全是一对矛盾，档案部门与档案工作人员只有在不断的实践过程中来提高档案利用与传播过程中的安全性，才能保证档案信息网络化建设顺利实施。
四、畅通网络环境下信息服务的反馈渠道
档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案社会价值的客观依据，也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息，是档案信息服务的重要组成部分，也是档案部门在网络环境下及时了解社会对档案信息的需求，分析掌握档案信息利用动态，不断改进与加强现档案信息服务工作，提高网络环境下档案信息服务质量的有效途径。加大对利用者的宣传教育力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性，并积极配合档案部门做好这一工作。
五、打造档案信息服务人才队伍
现代化的档案管理工作不仅需要懂专业知识的人员，也同样需要计算机类、管理类人才。我国档案队伍存在的普遍问题是人才知识结构老化、现代管理人才和计算机管理专业人才缺乏，导致档案工作人员的计算机应用技术和档案业务知识脱离。抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关键，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强人才专业培训，吸收各方面人才，善于发现人才，壮大充实档案信息服务的人才队伍。
六、实施电子政务信息资源与档案信息资源的合作共建战略
这是加快我国电子政务建设与档案信息化建设的必由之路。两者合作共建就是将政府的技术、资金优势与档案部门的信息整理、管理优势充分地结合起来，依托电子政务系统与数字档案馆，建立—个综合性信息资源联合开发管理体系，实施共同的信息资源开发利用与服务工作，从而有效地完成一系列的大型基础信息资源数据库建设。
针对两类不同的电子政务信息资源，有必要采取不同的对策。第一，对于传统的电子政务信息，笔者认为可以纳入数字档案馆的信息资源建设中，由政府部门提供设备与资金，利用档案部门的人力与智力资源优势，进行信息资源的联合开发，从而形成优势互补、资源共建共享的信息化建设机制。第二，电子中产生的政务信息是未来的主流信息源，也是本文探讨的重点。首先，在电子政务系统内部设立“政务信息实时收集中心”和“政务信息资源共享与交换中心”，前者负责收集电子政务系统即时产生的各种电子政务信息，后者负责管理经过系统化、知识化处理的政务信息、并提供利用。其次，在数字档案馆中建立综合处理电子政务信息与档案信息的“综合信息资源管理服务中心”，专门接收“政务信息实时收集中心”移交的电子政务信息资源进行信息存储和提供利用等活动，并对其进行分类、鉴定、整理、保存或销毁等系统化的整理工作，形成具有知识属性的政务信息资源库。一方面可以作为数字档案馆的特色馆藏，另一方面可及时反馈给“政务信息资源共享与交换中心。”这样，“政务信息资源共享与交换中心”不仅能给电子政务的决策和领导工作提供知识化的信息，也能实现电子政府与企业和公众的快捷的信息互动。
总之，电子政务信息资源与档案信息资源的合作共建是电子政务建设与数字档案馆建设中一条可行的道路，加强两者的合作开发，不仅有利于电子政务信息资源的优势高效开发，有利于我国数字档案馆的跨越式发展，而且有利于两类信息资源的整合和我国信息化建设水平的提高，为真正实施我国“以信息化带动工业化”的新型工业化道路打下坚实的基础。
参考文献：
[1]肖红琳.电子文件法律效力及其保障机制研究[D].湘潭大学,2004年
[2]向立文.档案数字化建设中若干问题的研究[D].湘潭大学,2004年
