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企业档案分类管理方法范文1
一、当前我国税收征管存在的主要问题
为确保国家税收，发挥税收的职能作用，国家在税收征管方面制定了相应的法规制度，取得了一定的成效。但目前，在税收征管方面，仍然存在以下几个方面的问题：
第一,管理监督不到位。取消税务专管员后，由于把实行专管员管户向管事制度转变简单的理解为取消专管员,形成了管理环节的空位和断层,使税务机关失去了对纳税人的管理和监控；二是注重了集中征收,优化服务,片面强调以查代管,形成了管不细、查不全、征不足、处罚难、效率低的状况；三是征管格局中的四个系列以及各职能部门间协调不好,各自为政,多头指挥,不通信息,相互扯皮,互相推诿,导致税收征管全过程运转不正常。
第二,管理手段应用不到位。目前管理手段主要是运用计算机管理,但其监控作用不明显,主要表现为:征管软件本身还不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上还不能满足征管要求,信息传递不通畅,影响收入的完整性,加之有少数微机操作人员责任心不强,不能按规定及时、完整、准确地录入有关信息,因而计算机不能全面真实地反映征纳情况；部分工作人员不熟悉征管业务规程,无法对征管信息进行微机处理。
第三,管理职责明确不到位。由于对新的征管模式认识不足,征管实践中削弱了管理,淡化了责任,在一定程度上造成了底数不清,税源不明,监控不力,漏征漏管。造成征管质量不高的原因,一是少数单位在认识上没有弄清分类管理的含义,片面理解为对一般纳税人的ABC管理；二是各单位没有结合本单位实际制定出切实可行的分类管理操作办法和措施,因而职责不明确,管理程序、方法不规范,管理效果不好；三是大多数单位职责虽分解到人、落实到户,但没有建立相应的制约机制,没有配套的考核办法和措施,使管理工作不能落到实处；四是普遍把分类管理和十率考核、征管软件运用、征管档案管理工作割裂开来,没有利用它们之间的内在联系理顺工作思路,使该四项工作不能环环相扣顺利开展,而这些原因造成征管质量不高,主要体现在:一是登记率不完全真实。二是申报率不准,这有计算机软件本身的问题,也有管理人员管理不到位的问题,还有没有按征管规程对非常户进行处理的问题。三是申报准确率难以掌握。由于管理未落实到位,管理人员无法掌握纳税人生产、经营和财务状况,不能对其纳税的准确性作出大致判断,偷逃税款不同程度存在。另外在双定户的定额核定上,由于管理的问题使核定的定额与实际销售相差甚远,造成税款流失。在对大中型企业和一般纳税人的征管中,同样存在监控不力,税款流失现象。四是在缓交税款审核上存在调查核实不严的情况,客观上让一些企业感到贷款不还不行,费不缴不行,而税款可缓,能缓就缓。五是依法治税难,在征管过程中不同程度的存在执法难的问题,一些税务机关正常的税收保全措施难以实行,或是相关部门不配合,或是存在来自各方的干预。
由于上述征管不利,最终影响税源,不能保证国家财政收入。
二、当前加强我国税收征管的建议
第一,抓好分类管理的落实。随着市场经济的不断发展和社会主义公有制为主体,多种所有制经济共同发展的基本经济制度的建立,纳税人的经济类型、经营方式、组织方式日趋复杂,能否有效地对纳税户和税源变化情况进行监控是税收征管的基础,只有打牢这个基础,才能真正提高征管质量和效率。分类管理就是针对纳税人方方面面的复杂性和纳税申报方式多样化的实际设立的一种能使税收征管建立在及时掌握纳税人经营情况、经营方式、核算方式和税源变化基础的一种管理形式和管理方法。由于分类管理是从管好源头开始,所以应从各个方面加强管理,包括将所有纳税户纳入税务登记的范围内,对纳税户纳税申报表、财务会计报表、发票领用存表等相关资料进行案头审计,并有针对性的开展各种日常检查和税源调查工作,切实掌握纳税户的税务登记增减变化情况、发票使用情况、产经营情况、纳税情况、减免缓退情况、违章处罚等全部纳税事宜的全过程,并能通过管理及时而准确地收集整理、传递各种涉税信息、资料,建立健全纳税户档案,真正做到底数清,税源明,所以应该把抓好分类管理的落实作为加强征管的突破口。落实分类管理应做到:(1)统一思想,提高认识。各级领导和广大税务干部要把推行分类管理看作是加强征管的基础和关键,是创收的保证。要正确认识分类管理的含义及其内容。(2)结合实际,因地制宜进行分类管理,以签订责任书的形式,把职责明确到人,落实到户。(3)把分类管理、征管质量(十率)考核,征管软件的运用、征管档案的管理四项工作有机结合进行,分类管理中包含了后三项工作的大部分,分类管理搞好了,其他三项基本就能水到渠成了。
企业档案分类管理方法范文2
就目前来看，信息化时代的来临，给档案管理工作带了新的挑战，在档案管理观念以及管理方式等一系列方面提出了新的标准与要求。档案管理工作，在企业、政府机构以及学校中具有非常重要的意义，但是我国档案管理工作在信息化阶段中还存在很多的问题，如何有效地解决这些问题是档案工作者必须重视的一个事项。档案科学序列化管理方法在档案管理中的应用，能够解决档案管理工作中存在的问题，确保档案管理工作的正常开展[3]。
2档案科学序列化管理的背景
档案管理，是我国档案事业中重要的组成部分，对于各个具体单位在生产与工作以及整个社会都具有重要意义，它也是我国经济发展过程中的一个重要事项。档案管理的主要对象是档案，主要的任务是将各个分散、量大、零乱的档案进行科学合理的规划与管理。随着信息化技术水平的提升，档案管理工作者必须加强自身的管理知识与管理水平，保证档案管理工作能够跟上信息化进程，这样才能够更好地发挥档案管理工作在各个行业中的作用[3]。
档案管理工作向信息化方面发展是一种必然的趋势，而一些管理工作者在信息化管理档案的过程中，遇到了一些难以解决的问题，主要体现在档案管理信息化之后，一些档案呈现一种零散的状况，很难对其建立相应完整的数据结构，特别是处理含有大量信息数据档案的时候，例如：某些企业的档案储备库中，很多档案在逻辑上处于紧密联系的状态，但是在物理上却分散存储在不同的位置中，这种档案库结构不利于档案的合理规划与管理。针对这一实际状况，一些档案管理工作者采取了档案科学序列化管理的方法，对档案进行一个序列化的管理，对各个不同类型的档案进行分类管理，将相同类型的档案划归为一类，简化了档案管理操作流程。
3档案科学序列化管理的方法分析
档案管理工作是一项系统性的工程，它要对一些分散的档案进行规划，将所有的档案按照不同类型进行划分，分别存储在各自的位置中[1]。一些档案工作者，结合自身在档案管理工作的经验与档案管理的实际状况，在对档案科学序列化管理方法进行分析与研究的基础上，对档案科学序列化储存方案进行改进，主要是根据相关的特征值，将一条档案序列简化成一串简单的字符进行管理，字符串中处于不同位置的字符都有其独自的定义，通过对字符串进行扫描就能够便捷地看到档案每一个条目中所含有的内容，这种档案科学序列化管理方法主要体现在以下例子中[2]。
将一条档案中的前12个条目假设为一串数字，即135571409901。如果不对这一串数字进行说明，很难有人能够准确地理解这一串数字所蕴含的意思。这一串数字实际上指的就是姓名代码，我国高考中对于通用姓名的代码收集了很多人名中经常使用的汉字，每4位数字组成一个代码对其中一个汉字进行表示，然后不同的姓名就能够通过汉字向数字的转换，将姓名进行序列化之后形成一个相关的字符串，如果将每一条档案中的前12个条目设定为相关的姓名，那么每次需要对档案进行检索与管理的时候，就只需要对相应的数字串进行检索就能够找到档案。可以通过这一种方式对档案的内容进行规范，但是要严格规定每一条经过序列化处理后的档案记录，固定位置中必须设定固定的内容，对于一些不同类型的档案信息也可以对其设置相应的姓名代码来解决档案管理，可以通过一串简单的字符对大量的档案信息进行管理，这是档案科学序列化管理中的一种方法[2]。
档案科学序列化管理中还存在着一些难以解决的问题，主要体现在三个方面：第一个方面，档案自身就具备难以规范的性质，各个地区不同类型的档案在序列长度的设置上难以保持相同的状态，这在很大程度上阻碍了档案的检索；第二个方面，档案序列化的标准还没有一个统一的规划，也难以对标准进行合理的确定，档案工作者很难在全国范围内，运用同一种方式对档案进行序列化管理；第三个方面，我国在档案科学序列管理方面的检索工具还不够完善，导致档案工作者无法科学地对档案进行合理的序列化管理。
档案中含有大量的信息数据，具有非常高的信息数据分析价值，对于档案内含有的丰富信息数据进行合理分析，可以采用序列化管理方式，对其进行序列分类。经过序列化处理之后的档案信息，档案工作者能够直接对其进行特征分析与研究，然后通过传统的序列分析算法对其蕴含的意义进行深入的挖掘，获取它所存在的价值。
企业档案分类管理方法范文3
（一）出口企业的分类管理
对纳税企业实行分类管理，有利于税务机关集中使用有限的资源.提高管理和退税的效率，降低企业的纳税成本与税务机关的征税成本，营造出一个税企双赢的局面。因此，通过合理的分类，建立出口企业分类管理档案是从源头落实出口退税管理精细化的重要举措。新西兰等国家也有类似实行按企业类型采取不同方式办理退税的办法；希腊税法规定.大型企业每月申请一次出口退税，中型企业两个月申请一次退税，小型企业3个月申请一次退税。国家税务总局早在1998年6月就下发了《关于出口货物退（免）税实行按企业分类管理的通知》（国税发[1998]95号），对出口企业的分类标准作出明确规定，但由于该制度本身缺乏较强的操作性，在实际工作中，为了规避偷、骗税风险，税务机关一般不愿将企业评定为较高的等级，或者即使评定了较高的等级，仍然采用与较低等级企业一样的审核、审批方式.这不仅加大了税务机关自身的工作负担，也影响了大企业的资金周转，因此，当前有必要进一步完善和落实国家税务总局对出口企业按信用等级分类管理的办法。
本文从纵向时间发展和横向相互比较相结合角度对出口企业提出进行分类管理的思路。
1.单户纵向考察.按信用等级实现分类管理。单户纵向考察是指仅就某一企业，对其性质、规模、出口额、账证健全程度、历史发展或变革、有无偷逃税记录等情况进行综合考察和评价，从而将企业划分为不同的类别，相当于给企业评定一个信用等级，税务机关则视企业的不同信用等级，对其采用不同的方式办理出口退税审核、审批手续。
2.多户横向比较.建立多指标分类管理体系。所谓多指标分类管理，是指预先建立全部企业的基本情况信息库和一系列指标体系（如注册地址、所处行业、主要出口货物、适用的退税率等），以便退税管理人员在实际的工作中，根据不同的需要，快速地实现对企业的相应分类和数据提取。对企业按信用等级分类，主要用于选择应采取的退税方式，而要更全面地掌握企业的基本情况，进行不同企业间的情况对比分析，提高出口退税一系列报表的制作效率，必须建立企业的基本情况档案，并纳入特定的计算机信息管理平台。
（二）建立退税评估机制
退税评估是一种典型的风险管理方法，它是指运用信息化的科学评价分析方法，对出口企业各种信息资料的真实性、准确性和合法性进行比较、分析、论证、测算及评估，密切关注企业的出口货物、出口金额等基本情况变化，以实现对出口企业的精细化管理，预防出口骗税案件的发生。
当前，随着贸易方式的多样化，出口骗税形式也呈现出隐蔽性和复杂性的特点。2004年侦破的福州“9·03”重大出口骗税案，涉及高报出口金额5.28亿元，虚开增值税专用发票1.52亿元，骗取出口退税5－469万元，早在事发前，就已经有种种迹象表明，该企业的出口存在异常情况，但正是由于没有建立一定的机制对企业的出口信息进行分析、评估，使得这些异常情况被忽视，最终导致了一起特大出口骗税案的发生。可见，建立出口退税评估机制以在源头上有效抑制出口骗税刻不容缓。
二、过程监控精细化：完善日常审核机制
（一）单证审核的精细化
审核企业的出口单证是出口退税的基础性工作之一，目前对单证的审核主要是通过比对单证的电子信息和纸质材料，验证企业每一笔出口记录的真实性和有效性，以确定是否准予办理该笔出口的退税。作为出口退税的主要单证，报关单包含较多信息.一般较受税务人员的重视，而核销单和出口发票的审核则相对比较简单，特别是出口记录较多的企业，往往只对其单证作抽样的人工对单审核。自2004年6月《国家税务总局关于出口货物退（免）税管理有关问题的通知》（国税发[2004]64号文）执行以来，核销单的审核难度进一步加大，为此，本文认为，有必要重点加强对核销单的精细化管理。根据国税发[2004]64号文件规定，出口企业可以在货物报关出口之日起180天内，向所在地主管退税部门提供出口收汇核销单，这一措施为企业收齐单证提供了充足的时间，但由于其与出口报关单必须于货物报关出口之日起90天内提供的期限不同，便可能出现企业暂欠核销单的情况，如果没有对该部分暂欠的核销单进行规范管理，将会使出口退税必须的要件“出口收汇并已核销”和“单证齐全”的规定形同虚设。
因此.基层退税管理人员应该建立一个核销单暂欠和补齐情况的备查账，详细记录每家企业每月暂欠或补齐核销单的号码、对应的出口日期、报关单号码、发票号码以及金额，可以要求每家企业按照税务机关规定的格式提供电子版明细账，税务机关对数据予以汇总。备查账建立后，一方面可以加强税务机关对核销单的有效管理与监控，另一方面，还可据以督促企业按时收齐核销单，避免企业因核销单逾期收回而造成转内销补税，蒙受不必要的损失。（二）加快电子信息化进程
出口退税信息化是整体税收工作信息化的重要组成部分，是当前实现出口退税精细化管理的主要依托。惟有实现了高度的信息化，才可能实现真正的精细化。
首先，亟待解决的是退税机关与税务机关内外部的信息共享与传递问题。主要是与内部征税机关、稽查机关的数据共享以及与外部海关部门、外汇管理部门之间的信息传递有关。长期以来，外部信息的共享是税务管理的薄弱环节。以最主要出口单证之一的海关出口报关单为例，一张报关单信息从企业在电子口岸交单，到海关内部流转至海关总署.再到国家税务总局，直至传递到基层退税部门，最快的也要两三个工作日，不仅效率低下，而且，在临近申报期限的时候，一旦企业忘记交单，往往给申报、审核造成非常被动的局面。因此，迫切要求建立一个即时的信息传递平台，允许基层税务机关和海关之间直接进行数据传输，以确保信息传递的及时、高效，保障出口退税申报审核工作的平稳开展。
其次，要完善出口退税申报审核软件。系统软件的开发应该有一个整体方案，既要适应经济环境发展的需要.又不能过于频繁地升级，缺乏必要的稳定性，使退税管理人员和企业疲于应付。要切实按照“统一规划、统一标准、分步实施、讲求实效”的基本原则，加快出口退税申报审核系统的建设步伐。
（三）加强征、退税管理环节的有机联系
由于我国增值税征收管理体制的不健全和不合理，征退税地区和机关之间往往缺乏对征税信息的必要沟通，“征归征，退归退，征退不见面”.这种信息不对称的情况严重影响了出口退税工作的顺利进行。
具有发达增值税制度的法国、德国、意大利和韩国等国的经验表明，出口退税管理都是以科学、严密和完善的增值税征收管理为基础，实行征退（免）紧密衔接的退税方式的。近几年的出口骗税案件也足以说明，企业骗取退税往往不只是在最后的出口环节做文章，更多的是将犯罪的关口前移，早在征税环节便埋好伏笔。2006年查获的“夏都专案”就是一起典型的低值高报骗税案。低值商品想要高报出口，必须通过之前多道环节.将价格逐步提高，而为了获得退税，企业还必须取得大量的进项税额，“夏都专案”中的犯罪分子正是利用了我国征退税工作脱节的可乘之机，通过获取虚假进项，骗取退税。
可见，脱离增值税征税环节的出口退税有其不可克服的弊端。一方面，征退脱节加大了企业的经营成本与征管机关的执法成本；另一方面，征退脱节无法完全堵塞骗税漏洞，甚至导致企业的骗税行为更加隐蔽和多样化。因此，在我国出口退税工作中应该遵循“征退一体”的原则，逐步实现征退税管理一体化。
当前我们仍然主要通过专门的进出口税收管理部门来负责出口退税工作，在征、退税尚未一体化的条件下，尤其有必要强调加强征、退税机关之间的有机联系，基层税务机关在审核出口企业的退税资料时，要将其增值税申报表与税收征管信息系统中的数据作比对，核准企业进项，必要时通过函调等形式了解前道生产、销售环节的税收征管情况，以保证退税的准确度。
三、日常检查与税务稽查双管齐下
清算工作本来是退税机关一年一度的必修课，但从2005年开始，国家税务总局取消了出口退税清算工作，也就是说，今后不再每年定期对出口退税企业开展下户清算，这便要求我们在其它环节加强对企业的管征。对企业的不定期检查主要有纳税评估、审计规程及其他各专项检查，对企业的定期检查则主要是一般纳税人的年审，本文主要讨论如何结合一般纳税人年审工作，做好出口退税企业的日常检查。
企业档案分类管理方法范文4
档案管理是我国人力资源管理的重要组成部分，尤其是流动人员的档案管理，受到流动人员自身特征的影响，流动人员档案管理难度较大，而且随着信息技术的发展，流动人员数量迅速增加，导致档案管理难度在不断增大，下面就来分析一下当前形势下我国档案管理中存在的问题。
1.新形势下流动人员人事档案管理中存在的问题
1.1多头管理问题突出
受到客观因素的影响，当前我国诸多部门都有档案保管职能，不论是省市的人才交流机构还是各级职业介绍机构，乃至社保部门都有这一权限，同时社会中介组织、行业机构所办的人才交流机构、职业介绍都可以管理流动人员档案，多头管理，毫无秩序，无法实现统一管理。
1.2流动人员对档案管理不够重视
很多流动人员都将档案找到可以存放的单位后便置之不理，而一些民营企业更是不在乎流动人员的档案在何处。一些流动人员认为档案在其找工作或求职中不够重要，而且这种情形还受到年纪影响，越年轻越不够重视档案，同时也反映出档案管理在党政机关、事业单位和大型国有企业中的种种管理制度同其他各类非公企业和自主创业人员档案在用途上的差异较大。而从企业的角度来说。人事档案并无法准确判断人才的真实情况及准确客观背景，这都在一定程度上影响流动人员档案管理的标准化与正规化趋向。
1.3部分档案的管理职能无法有效发挥
在我国现有的体制中，对档案接收有一定限制，例如没有报到证或民办院校毕业生的档案接收问题等；其次是各省区彼此间转移档案时对转正定级的要求不同，由于当前我国个人托管的档案很多是在转递的时候才根据对方接收单位的要求办转正定级，那么现办、补办等问题各省区的处理标准不统一；最后是政策与收费方面，某些省份在毕业生毕业后的2年是免费的，但大多数省份仍然是收费的，是必须要支付一定的费用的。可以说人力资源和社会保障部门承担着合理配置人才资源的职能，通过加强流动人员档案管理来推动流动人才的管理，实现人才流动管理的规范化。
2.增强流动人员人事档案管理社会化服务水平的对策
为了适应社会主义市场经济和国家实施西部大开发战略的需求，要增强政府人力资源和社会保障部门公共服务水平，提高流动人员人事档案管理的社会化服务水平势在必行。
2.1建立共识，推动发展
要想强化流动人员的人事档案管理工作必须要强化对流动人员认识档案转递过程的控制，受到当前我国流动人员特征的影响，而且各省所采取的标准不一，导致档案在转递过程中调节问题较难。对此，国家人力资源及社会保障部门必须要发挥主动作用，规范全国各省区间的档案转递的标准，通过强化人事档案流转过程的管理实现对档案管理的标准化与规范化，引导人才流动，体现出人事档案的价值。
2.2增强档案材料的收集、归档与鉴别的规范化
要想提高人事档案管理的的质量，关键是要做好档案的一系列工作，包括从材料的收集到后期的补充与归档，这些都将影响到归档的质量，对所收集的档案材料必须要按照规范检验其手续是否完备，核实其内容是否准确，精炼，仔细鉴别，确保所归档的产品是符合规定的，而对不符合要求的材料要及时返回，限期修改，确定准确后方可归档，而对那些不在归档范围内的材料要及时退还给相关单位，避免丢失与积压。
2.3受到地域影响较大
受到地域特征的影响，各地流动人员数量不等，情形不同，尤其受到经济发展影响较大，因此我国在进行流动人员管理的过程中要考虑到各地的情况采取不同的管理方法，促进管理水平的提高。
2.4加强人口分类管理效率
人事档案管理必须要遵循我国的相关法律，不仅要按照《中华人民共和国档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》进行管理，要遵循集中统一、归口管理的原则，所以流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，当前我国档案多头管理问题较为严重，档案服务水平差距较大，而且各地、各部门服务水平差距较大，无法实行统一的规范标准，要想改善流动人员的人事档案工作效率，就要改善人口档案管理的效率，做好分类管理工作。
2.5做好人事档案的保密工作
一直以来，我国的档案工作的都被定义为服务型的工作，但其实该项工作涉及面较广，牵涉到很多机要部门，因此其保密工作同样重要，与一般的服务工作不同，该项工作的保密性较强，一般我国档案工作是被归类为机要部门，是自然形成的，很多材料都是单一性的，不可复制的，一旦丢失那么将无法修补，因此，做好人事档案的安全工作十分重要。所以，要想增强流动人员人事档案管理工作的社会化水平就必须要在结构设置、人事安排、经费保障等环节做好相应的规范，从制度上、组织上对流动档案人事管理提供充分的保障。
2.6实现流动人员档案管理的法制化目标
一直以来，我国人事档案都是由组织人事部门进行统一管理，从工作特性来看，是组织人事部门为社会提供公共服务。流动人员人事档案仍然在政府人力资源与社会保障部门的服务范畴内。因此，要想提高流动人员人事档案的社会化服务水平就要以解决流动人员的切身利益为首要解决的问题，尤其是对流动人员的身份认证、档案工作调整等问题，同时要建议相关单位及时出台对流动人员档案的管理策略，并制定具有可操作性的程序，做好流动人员人事档案的材料收集与管理问题，实现流动人员人事档案管理的法制化目标。
企业档案分类管理方法范文5
现行的村镇建设档案真实记录着村镇各项工作以及重要的信息记录，是村镇运行发展的重要凭证。村镇建设档案也属于国家档案的一部分，在社会发展的过程中具有重要的记录作用。村镇相关的档案管理人员要根据当前管理过程中存在的各类问题加以改革??新，从而促进我国当前村镇档案管理工作的全面发展，从而促进村镇改革发展各项工作的有效运行。
一、现行村镇建设档案管理中存在的各项具体问题
1.档案管理意识不强
就目前山东省滨州市沾化区村镇建设档案管理的现状来看，许多管理部门的领导对管理工作还处于忽视的阶段，只注重村镇建设发展的过程，很少注重管理相关的具体活动。管理工作中受到过去传统的思想观念影响，没有从根本上认识到档案管理的重要性，档案中所保存的诸多有效信息不能被合理妥善的保管与利用[1]。
2.档案管理的范围不明确
就目前村镇相关部门针对档案管理还没有制定出一个完整有效的管理办法，档案管理的内容也随着社会的快速发展发生了相应的改变。当前村镇建设档案管理没有先进的经验可以参考，只能在实践的过程中加深对各项管理工作的理解。长期的发展下去，会导致大量有效的信息资料被忽视丢弃，这样档案管理就失去了该有的实效性，影响了档案的完整性[2]。
3.档案缺乏现代化的管理理念
现阶段由于许多医疗机构用地资源紧张，在后续的各项工作中降低了档案室的布置面积，将其作为其它空间使用。在科学技术高度发展的今天，仍有许多村镇还采取人工录入的方式进行信息的录取和收集，导致档案管理中的信息量受限，这在一定程度上限制了档案资源的综合利用。
二、解决村镇建设档案管理中存在问题的具体办法
1.加强相关人员的档案管理意识
山东省滨州市沾化区村镇相关管理部门对于档案管理的重视程度是进行管理工作的重要前提，村镇的各个部门要将档案管理的重要性进行全面的宣传并执行。通过各类研究讨论会和参观学习的方式为村镇员工讲解档案管理的重要意义，更全面地提高医务人员的管理意识。
2.建立档案管理制度，完善规范化管理
山东省滨州市沾化区村镇要加强档案管理制度的建设，从根本上实现档案的规范化管理。首先对村镇现有的资料进行相应的整理分类，对档案管理中所执行的各个步骤加强管理，让每项措施活动都能有规定的制度指导。最后将所有的档案作为一个整体进行管理，对每个有效的资源进行分类，扩大档案管理的综合全面性[3]。
3.加强档案的现代化管理
在当前村镇建设档案管理过程中，要想全面实现现代化的管理，就要付诸一定量的资金投入。随着社会的不断发展，村镇建设档案所包括的内容逐渐增多，凭借过去传统的技术和管理方法很难进行有效的管理，所以必须引进更多先进的技术设备，促进管理方式的科学化。以现代计算机技术取代过去手工管理，实现智能化的管理。运用计算机对各类档案进行分类编号，从而便于之后档案资料的快速查找，不仅提高了管理的效率也增强了管理的科学化和有序性的提升，符合当今社会发展的趋势。
4.加强档案管理人员队伍建设
当前村镇建设档案管理人员都没有经过严格的选取，而是由村镇其他相关部门人员进行调动的。档案管理人员在一定程度上缺乏专业的管理知识，都没有经过系统的培训学习就上岗工作，使得专业管理技术不具备应有的科学性。所以企业要加强档案管理人员的招聘活动，选取更多优秀的管理人才。经过严格的删选培训才能上岗，从根本上提升村镇建设档案管理人力资源的力量，从而进一步推动各项管理工作的有效开展。
三、村镇建设档案管理工作的创新
当今社会经济在告诉发展，社会主义市场经济改革进程加快。村镇各项管理运行过程都应建立在改革发展的基础上进行。相关管理机构要以现代化的科学方法对村镇内部管理设备进行有效的维护，从根本上减少档案管理系统自身存在的危害，提高管理的实效性。制定科学合理的管理体系，完善档案管理的各项流程，维护信息资源的稳定和有效利用率。
从当前村镇建设档案管理发展的实际情况来看，要完成各类监督运行的工作，就需要对系统整体的运行情况进行有效的把握，明确各项任务的流动情况，在一定程度上保障电子档案的完整有效性。在档案管理工作的创新中充分展示出档案管理的相应职能，做好各类文件档案的分类管理，将科学化的管理过程吸取到工作的环节中，从而提升档案管理的整体效率。
企业档案分类管理方法范文6
【关键词】权变管理理论 档案管理 应用
一、权变管理理论简介
权变管理理论的形成始于上世纪七十年代，由美国一些管理学家共同提出。权变管理理论的核心是由内部子系统相互之间尝试互动联系的关系组成，它必须涉及这些关系组成与所能影响管理效果的环境因素。权变管理理论强调在管理中要依据内部组织和外部环境之间不断变化和适应的情况和实施管理工作所处的不同现实条件因地制宜采取最为合理有效的管理方法。美国尼布拉加斯大学教授卢桑斯则认为权变管理理论的主要特征在于不管是何种工作条件都需要将管理理论与工作实践活动相互结合。实际上，权变管理理论也是一套十分有效的管理理念，权变管理理论在针对档案管理理论主要体现两方面内容，即对档案管理工作的认识和分析两个过程。而我国在档案管理工作中的文件档案管理分为“八个要素”和“两个方面”，这是一个直接的信息交流与外面的和开放的系统关系。“八个要素”本质上是一个内容文件的管理，“两个方面”即指企业在对“单位管理”和“信息内容”两方面的开发和应用，实际也是一种具有实体管理效果的手段。同时，也可以解释为“二元化”的现象，即基本的文件管理方法，与实体管理和内容信息的开发利用进行了不同理论性质的两种基本方式：前者由历史上的第一次，后者则是以各种各样的方法在同一时间应用用逻辑的方法。
另外，针对档案管理基本理论，其管理内容则主要是为了讨论档案管理性质和基本操作方法，基本操作方法是一种具有历史主义色彩的过程，自始至终都作为档案管理工作的灵魂所在。也就是说，档案的形成是对社会组织和企业生产活动的原始记录，它以保存文件的形式形成记录并保存历史本色。因此，本文所讲的档案管理所要求的记录文本应该具有格式多样性和需求多样化，一切都应该以逻辑主义方法为主，同时辅以历史主义。
二、权变管理理论在档案管理中的应用及意义
（一）实践应用
1.权变管理理论的合理应用。
不同历史时期的档案资料应分类保存于不同的档案科室，而我们在需要提取需要的档案资料时就必然会将以往的存档资料进行重组和检索，如果其中的某些文件资料丢失或者是损坏，再无法保证档案资料的完整性。实际上，就目前我国档案管理工作的体制显然已经不能够适应现代化建设工作的需求程度，长期不做改善将于这些档案资料信息的开发和利用极为不利。只有对档案管理系统所管理的各种文件档案进行专项的应急处理，才能确保档案资料的完整性。根据应急管理系统的概念，档案室作为职能部门可以从企业的综合档案管理部门中独立出来，配置专业管理人员进行更为系统的管理工作，以便提高企业对档案管理工作的水平。
2.权变管理理论在外部环境中的动态应用。
档案管理呈现电子化、信息网络化将成为未来工作的主要方式。国家档案馆早年就了一系列有关档案管理信息的实施方案，特别指出了在对档案管理工作一定要适应国家对于大中企业所提出的档案信息化管理要求。首先，应该将信息网络化建设逐层深入到国家建设信息网络的大布局内，以档案管理网络化作为基础，以档案信息化作为建设核心，以此拓展信息化档案的科学利用和合理开发成为了首要目标，最终从档案管理信息网络化、电子化两个方面提升管理水平，为促进档案管理工作健康持续发展提供保障。我们应该知道，实现以上目标必然需要有关档案管理人员广泛应用权变管理理论来拓宽工作思路，并即时相应外部因素，然后融合权变理论到具体的档案管理工作当中，以满足对档案管理在企业生产运行当中的实际需求。
（二）实践意义
1.为档案管理工作提供了更为灵活多变的应用及操作平台。
文档资料管理是现代档案管理工作的一项重要组成，它可以记载每一项人为活动或重大事件的演变过程和处理结果，并且人为地可从不同角度主观或客观地反映出不同时期的历史过程及经验总结。同时，不同环境下，每一项管理工作中合理使用文件的宝贵财富。信息资源的有效、系统的管理，可以大大提高领导科学决策水平和现代化管理水平的建设。一般来说，一个档案室的档案文件应用主要管理人员记录、会计记录和其他资料。根据档案管理的基本理论，档案管理是一种直接的信息交流与外部系统的关系，不断和该系统的外部环境形成交流联系。
2.解决档案管理中出现的问题需采用权变管理思想。
如何改善管理技术水平和管理环境是关键点，文件档案的管理工作往往容易被忽略，近些年来由于企业在长期发展过程中逐渐认识到了档案管理工作的重要性，依此档案管理工作也成为了整个企业管理的重要组成部分，但是仍然存在不小的差距，尤其是在管理的方法和执行措施两个方面。本文就这两方面内容在此不作累述。
在对文件档案进行分类管理和开发利用过程中，文件分散性较大，档案管理缺乏系统性。各级别单位的管理制度和管理人员自身的实际能力都有所不同，可谓良莠不齐导致档案管理工作体系的不完善。如申请材料分散于各个部门或个人手中，无法实现统一归纳，借阅制度不健全导致档案管理制度缺乏必要的考核和监督秩序，一定程度上也阻碍了企业档案管理工作的执行力度。再有档案管理所囊括的资料载体鱼龙混杂，相关的业务部门限于职权范围无法统一管理也是一方面问题。
3.优秀文化的培育需要实现档案管理。文化既是一种精神，也是经营企业的一个重要目标表现。文化是由企业几代人在不同实践中逐步总结形成的。一代又一代人的精神文化在档案管理中应该有真实的历史记录，对于企业精神文化的传承和积淀起着极为重要的作用。在继承这种精神文化的过程中，只有通过对真实和完整的档案记录，才能够代代相传和积累沉淀，从而形成一个丰富多彩的文化体系。在积累的过程中，需要档案管理人员对档案进行系统的整理和归纳，不断扩大档案的种类和外延，为培育企业优秀文化提供丰富的素材。
三、结束语
权变管理理论在档案管理中的应用具有诸多贡献。首先，可认真总结和继承的遗产管理理论，对他们的思想统一管理理论的新途径；其次提出的“万能”的挑战，强调动态管理，即不同的具体情况，采取不同的管理方法；第三，企业管理的出发点并不是一件简单的事情，但社会系统作为一个整体；第四，加强管理理论指导管理实践的有效性，管理理论与管理实践之间的桥梁。而我们也应该正视权变理论自身存在的局限性。第一，只有两维模型来描述多而复杂的管理实践，解决管理问题，尤其是被忽视的决定性因素，而不是人的动态变量的权变理论的基础，从而制约和管理理论的创新发展；第二，在反对和一般情况，具体的和一般的反对。强调特殊性，否认普遍性；只强调个性，否定共同。它是滑入实证立场必然；第三排除分析与科学方法论的概念，缺乏统一的概念，缺乏有机联系，以便和管理科学的实践和缺乏相应的标准理论。在实际应用权变理论中，应该对这两方面的内容多加注意。
参考文献：
[1]周三多；管理学[M]；北京：高等教育出版社；2000.
[2]王健群；试探“权变管理理论”在师专图书馆管理中的应用[J]；情报杂志；1998，（11）.
[3]冯惠玲，张辑哲；档案学概论[M]；中国人民大学出版社；2005.
