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档案管理知识要点范文1
一、区级档案馆档案管理基础工作存在的主要问题
目前，区级档案馆馆藏档案内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理原则、质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是馆藏档案未进行档案的实体分类，没有编制档号、没有目录号，一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录或有卷内目录但内容填写不全，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索，而难以利用。四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重，有按时间组卷的，也有按机构、问题组卷的，还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一，有的一文一卷，有的几百页一卷等。从以上情况来看，目前，区级档案馆档案管理基础还未具备实现计算机管理档案的必备条件，这就需要科学地解决这些问题。
二、加强档案标准化、规范化管理，提高档案管理基础工作水平
提高档案管理水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
（一）统一档案分类
将区属各职能部门在工作中形成的各类档案按有关规定制定统一的档案分类方案、归档范围、保管期限表，明确各类档案的档号、目录号的编制原则和依据。
（二）全面普查案卷，去粗取精
将档案馆现存的档案按要求进行清理核对，将无查考价值的重分文件和已到保管期限的案卷进行鉴定剔除，避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
（三）重新组合案卷，实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化科学保管而且亦可提高实行计算机管理档案后的利用效率。
（四）统一档案分类号，保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们快速检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类时，必须以馆藏全部档案为对象。同时，还应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后分类一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。
（五）规范案卷题名，保证检索查准率
案卷题名准确是保证档案检索查准率的基础。只保证查全率是不行的，还须同时保证查准率。因此，在著录时要统一规范题名，而规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。因为计算机检索是在手工检索的基础上实现的，所以，在著录过程中将题名中责任者、事由、文种等要素都填写完整，规范题名要素，这样就可在检索中保证查准率。
三、加快档案数据准备，推进档案管理现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，将无法保证数据准备工作，甚至直接影响档案管理现代化的进度。
（一）分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。区级档案馆在推进计算机管理档案的过程中，应先根据馆藏各全宗档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况，应重点对馆藏珍贵档案、具有长远使用价值的档案、具有经济、科技、文化价值的档案、具有地方特色的档案和利用率高、需求大的档案进行优先加工整理，然后根据情况再对其他档案进行整理，这样就可以由重要到一般，逐步推进档案管理数字化的进程，提高利用的效率。
（二）分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为二个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的档案则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了工作效率。
（三）分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好，又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案，如“科技档案”“专业档案”等则可用计算机程序将人名、地址、时间等用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，提高著录速度。
（四）加强电子文件归档管理
数字档案馆的档案信息资源来源有两个，一是对馆藏档案的数字化处理，二是电子文件的收集归档。对于后者来说虽然滞后于数字档案馆建设，但它却是数字档案建设的基础。因此，数字档案馆要发展壮大，首要任务就是要做好电子文件的归档管理工作。否则，不仅使数字档案馆失去了源源不断的数据来源，而且会造成电子文件丢失或失真，还会增加馆藏档案数字化的重复劳动。
档案管理知识要点范文2
(一)档案管理是系部日常管理的根本
档案管理是系部日常管理工作的根本，管理着全系部的重要档案信息，包括教学档案，学生档案，行政档案，甚至是未公开未申请专利保护的技术档案。这些档案记录着各项教学活动或科研教学或实践教学的原始数据，是最有说服力的原始证据。系部档案管理无序或零乱不规范都有可能给系部造成损失，例如，实验室实践数据等流失会造成实验结果泄漏，重则可能泄漏技术机密;会议记录丢失会造成领导管理层内部混乱，重则可能涉及人员任命机密;学生档案不详细或随意篡改，影响学生终身评价。因此，必须加强系部档案管理科学化，避免产生各部不必要的损失，影响系部的生存与发展。
(二)档案管理是系部信用管理的保证
档案管理是系部信用管理的保证，真实反应系部的管理水平、财务状况和科研水平。档案是我国信用信息的重要组成部分，真实反映了一个单位或个人的信用信息。系部档案是反应系部真实信用的资源，一套完善的系部档案可以完整的展示该系部的自身诚信。随着国家信用体系的完善，反映学生或教师的系部诚信档案一直备受关注，用人单位希望高校毕业生具有较高的信用，社会科研机构希望信用高的科研人员参与企业技术的开发与研究。因此，必然加强系部档案的信用化发展道路，时刻牢记系部档案是个人或单位信用保证的基础。
(三)档案管理是系部文化建设的供给
档案管理是系部文化建设的供给，展现整个系部的精神文明面貌。谈到一个单位的文化建设，肯定是从它的渊源历史开始的。要反映历史，只能从档案材料里找。系部档案是完整反应系部的管理水平，系部文化的提炼离不开系部档案，档案是历史文化的存在形式。因此，只有加强系部档案管理科学化，才能助推系部校园文化建设。
二、当前高校系部档案管理的主要困境
(一)系部档案管理不受重视
高校系部档案管理普通不受重视，大部分系部领导认为系部档案管理就是保管资料，整理整理内务的事情，差不多能应付就行。大部分系部师生员工也都认为系部档案管理就是管理管理学生或教师的日常教学管理工作资料而已，资料齐全与否并不是非常重要的事情。更有甚者，许多系部档案长期没人管理，灰尘满地;或者用兼职管理人员来管理，压根不懂档案管理知识，只负责开门，这些都大大限制了系部档案管理的发展。
(二)系部档案管理水平不高
高校系部档案管理水平普遍不高，没有专业背景的档案管理员。有些档案管理人员没有经过专业的培训，不懂档案管理的简单操作，不熟悉整个档案管理的流程，连基本的收集、整理、装订等技术都没有掌握。还有些档案管理人员是由教工家庭兼职，没有文化，也没有时间认真归档，或档案收集不及时，不全面就归档，造成大部分档案不全，或数据处理方法不当，造成档案不真实，严重影响档案的信用管理。
(三)系部档案管理模式相对落后
高校系部档案管理模式相对落后，大部分档案处在分散管理的状态。目前，全国高校的档案管理基本都是以部门为阵，教务处有教学档案，人事处有师资档案，财务处有财务档案，科研处有科研档案，系部有日常教学管理档案，但各种档案是分散管理的，且冗余重重复，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技术要点不统一，零散无序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把档案装进档案袋，不管科学性，也不管是不是利用查阅。
(四)系部档案管理现代化水平不高
高校系部档案管理现代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查阅。随着计算机影像技术的发展，许多档案可以利用扫描或摄像的技术实现电子文件化，通常档案管理系统来管理和查阅档案，这有利用保护原始档案不受损坏，尤其是纸质材料。全国高校系部档案管理几乎没有实现现代化水平管理，偶尔有几个，那也是简单的电子化，没有充分考虑档案查阅的方面性，或档案管理的实质性。
三、改进高校系部档案管理的措施
(一)加强系部档案管理认识
系部档案管理是系部日常教学科研管理的重要环节，应该加强系部档案管理的认识。系部档案管理在各项教学质量评估，就业评估，党建评估，师资水平评估中都发挥着重要的作用，对于提高教学质量，研究教学规律都起到调节作用。应该转变档案管理认识，不要传统的档案管理认识来看待今天的档案管理，一贯认为档案可有可无，任何人都可以做档案管理工作。档案管理人员要认真营销自己，重新树立“档案管理人”的形象，心中牢记竞争意识，创新思维，多学习专业知识，使用现代化档案管理水平来支撑教学、科研工作。
(二)争取系部师生员工的大力支持
系部档案管理要想引起重视，就必须争取系部师生员工的大力支持，牢记系部档案资料为师生员工服务的宗旨。首先，积极主动争取系部领导的支持，多为领导献计献策，挖掘系部档案的信息价值，让系部领导感觉得到系部档案管理的存在，引起领导对档案管理工作的重视。然后，大力推广系部档案管理的营销推广，为广大师生员工提供服务窗口，实实在在的通过档案服务来帮助师生员工解决实际问题，为全系部的教学、科研、日常管理提供智力支持，营造出人人重视档案管理的良好氛围。
(三)强化档案管理员队伍
系部档案管理看似谁都可以干的工作，但实质上不同的人做档案管理，结果却完全不一样。只有认真负责、具有档案管理常识的档案管理员才能收集好，归类好，保管好系部档案。目前，大部分高校系部档案管理员都是由系部办公室主任或办公室工作人员兼职或全职，他们熟悉整个系部工作的流程，承担着办公室的大量工作。应该强化档案管理员队伍，定期开展档案管理知识的培训，并且鼓励档案管理员安于本职工作，待遇等倾向档案管理员，另应该保证档案管理员工作的继续性，尽量保证档案管理队伍的稳定性，提高所有教职员工的档案管理意识。
(四)加强档案管理制度建设
系部档案管理具有档案管理的基本特征，也具有学校档案管理的独特特征。所谓没有规矩不成方圆，要改进高校系部档案管理方法，一定要加强档案管理制度建设，通过规章建制，严格规范档案管理的流程，通过明确档案管理员的职责，规定档案服务的内容，明确档案查阅手续与档案归档等最终时间，建立非常合理的档案管理制度，让系部档案管理进入良性发展轨道。
(五)注重档案信息资源的开发
系部档案价值可能不会像文物古董那样有价值，但系部档案却是反应系部一线教学、科研单位的一手资料。在高校教学、科研管理与评估过程中起着不可替代的作用，教学质量评估，系部师资队伍建设，人才培养计划建设，课程设置等方面都要依赖于系部档案。应该注重档案信息资源的开发，充分发挥系部教职员工的工作积极性，以系部档案为基础，做好系部档案的分析统计工作，探讨教学规律。还可以及时参与教学改革课题，提供大数据样本给相关的就业保障部门或学生管理部门，深入探讨学生成绩管理，诚信管理，毕业生就业管理等方面的价值。打破传统档案价值利用的局限，向社会单位或用人单位或企业单位开放档案查阅功能，扩大档案服务内容，给系部档案信息资源开发一个新的局面。
四、结语
档案管理知识要点范文3
【关键词】数字化档案；档案建设；必要性
数字化的文件在各行各业逐渐兴起，到现在已经成为了一种普遍存在的现象，因此其数字化档案的建设与管理在当今社会变得尤为必要且重要。随着信息化技术及社会的不断发展进步，档案的信息化建设难度也越来越大，因此数字化档案的建立面临的既是挑战也是契机。
一、建设的必要性与重要意义
（一）改善档案高效管理的重要手段
数字化档案的建立，能够高效的实现资源共享，打破以前档案使用的限制，让档案管理变得更加开放，也很大程度上改变了档案管理部门的相关职能属性，如从以前的档案进行保管与利用变成了现在对信息进行采集、管理以及服务，最终达到档案信息得到合理的配置，科学的管理，保障并提高给社会更加高效优质的服务。
（二）适应现代化建设新形势发展的需要
数字化档案的建设能够更加快捷的实现大规模的信息搜集、信息完好的永久保存以及利用。这是数字化档案适应现代化建设新形势发展的客观需要，实现数字化档案资源共享建设、档案馆建设是目前最为重要且急迫的事情，也是时展所提出的现实要求。
（三）满足现代社会需求最终结果
现代化数字档案的馆及查阅中心的建立与完善，能够使得社会各界（包括外商投资者）能够更加及时快捷的看到想了解的相关信息，满足其信息需求。对于信息化档案馆的建立需要达到好标准高效能的要求，各级政府及档案管理部应该积极的给于支持与行动，改变传统的管理手段，采用现代化的服务措施，让数字化档案馆信息可以及时快捷的到达需求者那里。
二、如何推进数字化档案建设
（一）对档案标准化、规范化管理水平全面提高
经过自身经验及调查发现，我国目前的数字化档案的建设相对滞后，且管理的标准化及规范化的水平很低，对档案系统管理的整体质量有着严重影响。因此档案管理的标准化与规范化是推进数字化档案建设的基本保障。数字化档案建设涉及到档案建设的各个环节，主要包括整体规划设计、设备选型、开发软件、整理档案、录入扫描、备份、查询管理等。为让使用者能够高效率的找到想要的信息资源，还应该设立档案的查询系统，实现信息资源的共享。
（二）对数字化档案管理的系统整体水平大力提升
数字化档案建设首先应该考虑整体系统，让系统的纵向、横向每个节点都得到提升，用网络联通传输信息，发挥整体优势，使其总额运作能力得以提高。任何一个节点都有可能造成系统障碍，因此着眼与整体，注重每一个细节。系统的整体水平提高，可以采取对先进单位水平提高进行鼓励，并设立试点，推广经验。系统整体水平的提升是推进数字化档案建设必要条件，只有这样才能充分的保证档案管理的高效与高质量。
（三）建设档案数据库
数据库是指利用先进的信息化技术科学合理的对档案进行治理与使用。数据库的建设是档案数字化的一个关键过渡阶段，即从纸质文字处理到数字管理系统。数据库的建设与开发是我国档案信息系统的核心与基础。数据库的建立是一件时间周期长、内容繁杂的任务，必定经过从低到高、从少到多的渐进发展。
三、建设数字化档案的基本程序
（一）建立数据库
检索数据库、文件数据库是目前档案馆数据库主要类型。检索数据库是指用于介绍馆藏资源，了解开放档案的目录、范围及途径的数据库。文件数据库是指用于载入档案并让其他人可以从网络上获取档案信息的数据库。数据库是档案的信息被数字化后集合而成，其档案形式也发生了相应的变化，从纸张变成计算机虚拟化形式，其中索引、超文本等技术实现了信息逻辑组织互联结构，使得信息管理更加智能化，可以运用人工或自然语言进行检索，让用户体验更加高效便捷。高质量数据库应该保证数据准确性、完整性、规范性、稳定性。
（二）建立档案馆
按照实际情况对数字化档案馆建设进行较强，可将其并入相关政府网站，通过网络向社会与政府提供相关档案信息，如国家、地方政策法规的查询，展示当地文明建设成果等。建立网上查阅中心为社会提供档案全文查询，逐步进行信息公开，创造出有利于本地经济建设与发展良好环境。完善数字档案馆硬件配置是档案资源优化公开共享的基本保障，如终端、储存设备、网络、空调、打印扫描等。
（三）管理人员自身素质提高
进行数字化档案的管理的人才需要较强的专业性与技术性，因此对档案管理员的素质要求有了很高的要求。除了专业理论知识的专研，也要掌握实际工作需要的技能技巧，更要对档案管理知识进行深入学习。扎实的技术能力及良好的管理素质，熟悉对数字化档案的内在关系及环节，是做好数字化档案的管理工作。因此，数字化档案的管理者应该严格要求自己，不断提升自身的综合能力，只才能适应新时代的人才需求。
（四）对电子文件进行积累与收集
根据现代形式的发展趋势可以预测电子文件将成为未来馆藏的主要来源，因此必须要求进馆的单位实行电子文件与纸质文件共同归档的双轨制，并将电子文件进行备份。
四、结语
综上所述，数字化的档案建设已经成为社会发展的必然趋势。在数字化档案建设的过程中我国处于快速发展阶段，建立中也出现了很多的问题，如高素质管理人才缺乏、管理设备投入低、规范性不够等等。作为新时代的数字化档案管理人员，应该肩负起社会及国家交给我们的任务，做好数字化档案建设与管理，不断的提升自身素质，深究相关新技术新理论专业知识，更好为我国的数字化档案的科学建设做贡献。
【参考文献】
[1]王丽芬.浅议数字化档案建设的几个问题[J].黑龙江史志，2012（23）：35，56.
档案管理知识要点范文4
一、高校评估的评价标准来源于教学档案的质量
教学评估与各高校的综合实施息息相关，学校的每一处细节都能影响对高校的教学评估。例如，教学环境、教学设施、教学结构等。教学档案能最直接的评价教学工作的好坏，所以健全和完善教学档案才能最真实的反映教学评估效果。
（一）教学档案具有参考价值
学校的教学档案是长期来通过实践和研究日积月累形成的实体型文件。具有真实写照，直观反映等特点。这种档案不仅能记录学校常规的发展趋势和教学目标，还是学校研究改模式和方法的精准写照。有了这种准确的档案后各院校就可以根据自己的教学档案规划完整的施教模式，甚至是招生比例都不可以用学校档案作为参考。针对档案，学校应该设专门管理人员，对档案进行分门别类的规划，有选择的筛选出有价值需要的教学档案。过滤掉无用的档案信息。同时也应使档案多元化，具体化，利用无线网络、微信、互联网等平台，想要以档案为依据的领导们输出更多有价值的档案信息。为领导组织提供更群面准确的校园信息资料。
（二）教学档案是学校特色的汇总体现
因为教学档案具备的特殊性，所有教学工作都能在教学档案中体现出来一目了然。从而更能体现出档案管理人员的重要性，档案一定要分类分区，只有这样才能更完整的展现出一个学校完整的教学水平，综合的教育实力。系统且简易的让高校的管理工作循序发展。规范教学管理工作。
（三）教学评估有具体的可实施性和可操作性
教育部对各高校的教学质量和办学水平有着明确的规定和完善的评估标准。近几年，许多院校面临这教育部对其的多重评估考验，对这种评估测验做足充分的准备工作，完善教学档案被列为重中之重的任务。因为教学档案如前文所述是高校评估的前提和根据。校园档案的完善与否直接影响教育界对高校综合素质的评价效果。
（四）教学档案的信息具有流通性和指导性
教学档案涵盖了全校的教学信息和实践过程的许多重要材料。它不仅是教学质量的真实性写照，还是科研成果和知识结晶的重要体现手段。随时科技的不断发展，教学档案也在不断的发展变化，这种信心能通过各种载体传播，比如网络课堂、远程教育等较为流行和开放的形式。这种新型的档案传播方式优点在于，简单直观、不用耗费过多人力和资金、方便易操作。现如今已经有不少高校以教学档案的新型优势为基础，加强对学校教学质量的规范和创新，随即开展远程和网络辅导。通过长期的积累和实践，总结出许多优秀的科研成果，创建了服务于大众的学者论坛、教学平台，等APP或者教育式网站。这种网络平台将会成为资源中心的枢纽，挖掘隐藏在教学档案更深处的认知。上述几方面都充分说明了教学档案在高校教学管理评估背景下不可忽视的作用。
二、从评估角度出发，教学档案质量仍存才不足
虽然教学档案是一项简单有效的评估手段，但通过各高校对档案的调度和分析，不难看出教学档案的质量仍有不足，有待完善。分析调查发现，影响教学档案质量的原因多种多样，其中尤为突出的因素有如下几点：
（一）教学档案应该具备真实性、完整性和系统性
如果学校不注意这几个要点则教学档案的作用就得不到真正的发挥。在许多学校中普遍发生的现象就是档案员收集不全、不及时。规划档案不到位。保存不妥当。这种行为就导致教学档案原有的作用消失殆尽，尤为针对评估的指标体系更是令人咂舌。只有改善这种不规范的现状，做到科学立档，分类归档，完善教学档案制度，提高档案管理员综合素质和水平，才能促进教学档案的完整性，从而提高对高校评估的准确和便捷能力。
（二）档案管理目前还没有统一的制度和完善的体系
虽然高校档案管理制度日益得到重视。但是盲目的重视导致档案管理仍然存在许多不足之处，档案的管理缺乏制度的规范和管理，归档没有严格的程序和步骤，不能做到分门别类。管理水平还相对落后，这都是现如今各高校在实现教学档案管理时所显现的漏洞，经过教学评估的发展和改革后，档案管理的规范问题才逐步的得到有关部门的重视，档案材料的标准化和规范化是做好档案工作的基础，做好教学档案工作不仅仅只是依靠档案部门的工作，它还需要高校各部门间的配合，从而达到完整收集，归纳，分类，统计等具体的工作项目。
（三）教学档案管理水平相对落后
对于档案管理的管理模式来说，档案管理系统的落后，管理方式过于传统是普遍高校的通病。信息档案数据库的不完善是导致档案管理工作效率低下的主要原因之一，校园发展越快，人员基数几句越大，相对滞后的管理技术就会造成低效率，高错率。想要提高档案管理的质量，就要从根本上解决档案管理模式的滞后问题，要进行现代化信息技术的创新和改革。利用互联网技术来提高档案管理的效率，从而进一步完善教育档案管理的质量和管理水平。
三、加强对教学档案质量要求的规范和重视
传统的教学档案管理制度较为单一，这是教学档案质量的软肋。现如今教育改革飞速发展，现代化科技水平不断更新，一成不变的传统式档案管理方法面临新着挑战，只有不断转变新的档案管理价值观，与时俱进，在不违背教学档案的原始初衷的情况下，日益完善和创新新的档案管理标准。创建更完善的高校教育档案系统应从以下几方面实践摸索：
（一）规范档案管理制度，摒弃陈旧被动式归档
想要规范档案管理制度，首先应设立专门管理档案的管理组织，让档案有家可归。其次，在从管理人员入手，配备具有档案管理知识的人员专门管理档案，建立完善的档案管理和规范工作。要制定管理档案相应的制度和标准。最后要抓好教师授课过程中的管理工作，对于校风校纪，教学成果，课程规划，课堂组织，毕业设计等客观信息，要由一个部门负责统一管理，做到一案一档，分门别类。从学生角度讲，对于学生的学习成绩，参加实践活动的能力，课堂互动能力等综合信息的建立和收集也都可以安排统一部门进行统一管理。最后由个负责部门统一汇集其收集到的档案信息到档案管理部门整理后在归档。这种撒网式的收集资料方法即较少了档案管理部门的工作压力，又提高了工作效率。
（二）加强信息化管理，摒弃陈旧管理手段，创新方法
现如今互联网技术飞速发展，高校可以根据本校校况采用新式的计算机管理技术，摒弃传统的一人一档案模式，对档案进行系统的管理，提高档案利用率，制作完善的业务工作流程和模式，利用互联网技术创建更多元化的信息管理技术，实现人机配合，协调操作。发展新型化管理模式，逐步改善只能靠人力管理的传统模式。要设计专门的教学档案数据库，建议一个具有新时代科技新颖性的计算机信息化管理模式教学档案。这种新型的管理档案模式大大降低了档案管理者的工作负担，还能使得档案管理操作更加方便，趋于简易化、公开化、自动化。引起更广泛群众的兴趣。从而使更多的人去了解和应用教学档案。
档案管理知识要点范文5
档案工作中的知识服务就是档案部门将服务的着眼点从信息转移到知识上，切实解决利用者的实际问题。早在1996年加拿大档案学家特里·库克就在第十三届国际档案大会上具体阐述了知识服务的思想。在此思想的指导下，档案工作者应该将馆内、馆间的档案信息资源等显性知识与自身经验等隐性知识加以集成提炼、虚拟整合，以用户满意为目标，变被动服务为主动服务，满足用户个性化的需求，为其解决问题提供有用的知识。
二、开展知识服务的必要性
1、档案部门开展知识服务是知识经济时代的需要
知识经济时代顾名思义是一种以知识为基础的经济，是以知识、智力以及人的创造力等无形资产投入为主的经济，因此其经济增长不再直接取决于资源、资本等物质资源的提供。而知识作为一种无国界的资源形式在计算机网络等技术发展的协助下，实现了更为快速的互动、交流、共享和创新。可见作为一种促进人与自然可持续发展的经济形式，知识经济使经济全球化成为社会经济发展的必然趋势。因此档案部门作为社会的有机组成部分之一必须实现转变，通过开展知识服务，适应知识经济时代的需要。
2、档案部门开展知识服务是组织机构实施知识管理的需要
组织机构知识管理活动的开展离不开档案部门的参与。一方面档案部门拥有大量的档案信息资源，它是人类社会实践、科学实验的真实记录，反映了组织机构的历史和现状，是组织机构科学决策、知识创新的重要源泉之一，因此组织知识管理实施过程中知识库的建立离不开档案部门所拥有的显、隐性知识的加入；另一方面档案工作者的知识、技能以及档案部门在组织、管理知识方面的经验、方法等都属于组织隐性知识的范畴，因此组织知识管理的开展离不开与档案部门之间的知识交流与共享。
3、档案部门开展知识服务是自身生存和发展的需要
传统的企业档案工作关注保存企业历史，而忽视创造现实价值，不仅不能为企业当前的价值创造活动做出明显的、直接的贡献，提高管理效益；而且还需要投入不菲的人力、物力和财力，增加管理成本，自然就成为被精简的对象。美国文档组织有限公司(Document Orgam—zafion)主席、纽约大学兼职教授玛西·G·高德斯坦(Mar_cy G，Goldstein)早在1997年就指出：“今天，没有几家企业愿意为制作咖啡桌书籍而开展历史项目。更没有哪家公司愿意投资建立一个只为文化目的服务的档案馆。”因此，企业档案工作的根本动力在于提供档案服务，满足企业现实工作的需求。
4、档案部门开展知识服务是提高竞争力的需要
档案部门与其他信息部门相比，在开展知识服务方面具有很多优势，比如真实、完整的档案资源以及长期从事文档管理和组织、拥有知识管理和组织经验的档案工作者。美国德尔菲咨询集团公司的一项调查表明：在企业所获取的知识中，大约46％是以文本和电子文档的形式存在的。档案是企业在各项工作活动中形成的真实的历史记录，是企业的重要知识资源。通过档案工作者的组织管理，将企业当前生存和发展急需的各种资料和信息等知识及时整理归档，经过深度编研纳入企业的知识管理体系之中，发挥了档案不同于其他信息资源的优势，并结合档案工作者的专业知识和技能开展了有别于一般信息服务的增值服务，进而提高了档案部门的竞争力。
三、提供知识服务的措施
许多企业档案工作者将当前企业档案管理陷入困境的主要原因归结为：领导不重视档案工作，员工档案意识不强等。甚至还有人认为，国家档案行政管理机关对企业档案工作监督、检查与指导不力也是重要原因。而不受重视甚至陷入困境的最根本原因正是以上分析所提到的，即档案部门没有为企业创造价值。因此档案部门必须从自身出发，适应知识经济时代的要求，积极开展知识服务，不断提高档案部门的竞争力。
1、转变思想，提高服务意识
在知识服务思想指导下，档案部门要改变过去长期以来少人问津，游离于组织活动、社会活动之外的窘境，就要适应知识服务开展的需要，提高自身的服务意识。也就是说，档案工作者在对档案进行有效管理的基础上，更要以用户满意为目标，通过充分的需求分析和环境调查，发挥档案真实性、系统性、有序性等优点，满足用户专业化、个性化的要求，促进其问题的解决，从而促进档案工作由国家模式向社会模式的转化，促进社会档案意识的提高，促进公众对档案职业的重新认识。
2、转变服务理念，坚持以用户为中心
实现知识服务，档案部门不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务；而必须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程。西方国家在电子政府建设过程坚持“以公众为中心”的理念，值得企业档案部门借鉴和参考。西方政府将有关业务按公众的需要进行重组，在设计网站时提供良好的界面，使公众不必为一件事情而登陆多个网站。人们只需要点击所需要的主题，政府有关该主题的所有服务均可找到。如点击“搬家”，与搬家有关的所有政府服务均可找到，包括买房、卖房、租房、抵押贷款、房屋装修与修缮、公用设施(水、电、气)等方面的手续和国家政策，以及居住地的社区信息，如交通、购物、学校、医疗、休闲等。
3、改变服务方式，变被动服务为主动服务
过去，档案部门习惯于被动服务，较少开展主动服务；而主动服务是知识服务的基本特征。剑南春集团档案信息中心主动到公司领导和信息需求量大的部门去征求意见，了解他们急需的信息，制成表格，每天按照表格将企业内外电子信息进行收集、筛选，汇编成一份高含金量的信息快讯，及时发送给公司领导和各部门参考，为领导和部门决策做出了重大贡献。
4、借助现代信息化技术，满足用户的个性化需求
知识服务强调借助人工智能技术为用户提供智能化服务。我们可以借助智能(agent)技术，通过监视用户的信息查询过程自动获取用户个性化需求。即在用户的终端上运行具有监视功能的智能。智能将用户检索、浏览、下载信息的过程和内容不断传送给远端的服务器，服务器对这些有关用户信息利用情况的记录进行分析，就可以从中挖掘出用户的利用偏好和需求趋势。
档案管理知识要点范文6
关键词 供电企业 电费回收管理 策略探
一、引言
电费回收管理在很长一段时间以内，都是制约我国供电企业进一步扩大生产规模，改善经营效益的关键点。电费回收难是长期存在的问题，这是每一个供电企业都需要加大力度开展的工作，同时也是供电企业发挥创造性思维的工作要点。当前的电费回收管理只有将电费回收管理工作真正落到实处，供电企业才可能正常的生产经营，进一步充沛供电企业的资金，进而在行业中脱颖而出。
二、关于供电企业电费回收的漏洞探析
（一）零散客户缴费观念落后，企业客户倒闭和亏损影响供电企业的电费回收
如果从供电企业的供电对象来分类，一类主要是零散客户如居民，主要是生活供电，另一类是供电企业服务的主要对象，绝大部分为企业客户，用电数量和用电规模都较为可观，是供电企业用电服务的主要对象。从当前供电企业电费回收方面来看，零散客户和企业客户都有拖欠电费的可能。零散客户主要是居民拖欠电费，主要是由落后的缴费观念造成的，这部分零散客户并没有将“电”当成一种商品来看待，缺少“用电缴费”义务的认识，在日常的用电中存在“拖欠电费或逃避电费缴纳就是占便宜”的思想。而对企业客户来说，由于可持续发展观念的深入人心和国家调控的深入推进，一些耗能较大的企业纷纷被社会淘汰，这些企业客户的倒闭和亏损影响供电企业按时、按量的回收电费。一些巨额电费成为死账、烂账，限制了供电企业的资金回收。
（二）我国部分供电企业的电费回收管理意识仍不足，相关立法不健全之处颇多
由于长期受计划经济的影响，大部分供电企业在这种经济背景下缺少竞争意识和管理意识。随着我国市场经济的发展，供电企业开始纳入到市场经济洪流之中，面临着更多的困境和挑战。计划经济遗留下来的传统意识，使得部分供电企业在电费回收管理工作上缺乏管理意识，重视程度还不够。有些供电企业在管理意识上有所加强，但是管理的重点主要是放在了如何扩大电力营销和减少企业成本之上，对于电费回收管理的关注比较少。而在供电企业迅猛发展中，相关立法不健全之处越来越多地显现出来，当前与电力相关的立法已落后于时代的发展。
（三）需进一步查漏补缺供电企业的电费回收管理制度，部门之间合作需加强
就当前我国供电企业的电费回收管理现状来看，目前供电企业的电费回收管理制度需进一步查漏补缺。具体来说，就是一些供电公司在电费回收上没有统一且规范的流程，技术手段和追缴费措施有待完善，有的供电公司虽然有具体的制度和流程，但是在执行的过程中并没有完全按照制度和流程来执行，制度和流程在供电公司内部未切实落地，这就引起了较多电费回收管理上的问题，如欠费客户管理混乱、追缴电费难和慢、电费死账坏账多等问题。而供电企业要把电费回收管理工作做好，就需要部门之间紧密的联系、配合。目前，一些供电企业中部门之间的合作仍需加强。比如财务部门的电费数额与主管营销部门的数额存在差距，这给电费回收管理带来了一些困难。
三、我国供电企业电费回收管理的相关策略阐述
（一）增加供电用户应缴费用方面的宣传，并有区别地对供电对象进行严格管理
我国供电企业要加强电费回收管理，就需要增加供电用户应缴费用方面的宣传。对于零散客户来说，应该进一步强化“用电必须缴费”这种观念的宣传，让这些零散客户认识到“电”也是一种商品。供电公司的相关部门需要分片区进行应缴费用方面的宣传，从观念上使零散客户系统、全面地认识电费，促使他们自觉缴费，少拖欠或者不拖欠电费。
此外，供电企业所面对的消费群体类型很多，如果不有区别地将这些群体划分出来管理，电费回收管理的针对性和有效性就会大大减弱。对于居民用户来说，可采取不补缴电费则进行断电处理的方式回收电费。对于大型企业，可以按周或旬进行结算，这样将大大缩短电费回收周期，降低电费回收风险。对于小型企业或小商业经营者来说，由于其用电不稳定，须实行预付费方式，避免其因管理不善导致电费拖欠。中等企业可以根据以往的电量消费情况以及信誉度的高低，适当地把它规划为大型企业或小型企业中。第三，广泛地采用移动互联、移动支付，大力推广远程费控、掌上电力、支付宝等电子化缴费渠道，方便人民群众缴费。
（二）把电费回收管理作为供电企业的关键工作来抓，营造良好的立法大环境
近年来，我国供电企业面对复杂多变的竞争形势，越来越多的供电企业开始重视电费回收管理工作，但相比较供电企业内部管理其他类项来看，重视程度还有待提升。供电企业必须把电费回收管理作为供电企业的关键工作来抓，在供电企业内部，领导层要加强学习管理知识，加大对电费回收管理工作的认识，决策时也要将电费回收纳入考虑范围之内。普通员工也要对电费回收管理有个基本的认识，这就要求供电企业在企业的公告栏、信息公共平台等进行电费回收管理的宣传，在供电企业中营造开展电费回收管理的氛围。同时，要将电费回收管理当作关键工作来抓，这需要风险控制，这种控制最好是以过程控制来体现。无论是事前控制还是事后控制，都存在着一些不足之处，如果采用个过程控制，也就意味着整个供用电过程都将被纳入风险管理当中。从客户中报安装到材料审核，再到对客户信息、客户信用度的考察，到安装前的风险评估，再到安装，最后是催交电费等，整个过程都将纳入风险过程控制，对风险从源头上进行管控，实现了整个过程的风险评估以及风险应对的准确性。
此外，国家的立法也要跟上电费回收管理的发展步伐，对于已不适合当前电力发展的法律应当进行变更或修改，在电力管理法律空白之处，国家也应出台相应的法律来配合。
（三）充分依托规范且科学的电费回收管理制度，尽可能密切部门之间的配合
供电企业要想真正在行业中立足，提高企业的效益，就需要充分依托规范且科学的电费回收管理制度，这是市场经济竞争环境的选择，也是供电企业生存发展的选择。不可否认，电费回收管理制度的确立是供电企业加强电费回收管理制度保障的一种方式，供电企业的电费回收管理只有建立在科学规范的制度之上，拥有清晰的流程，才能有效避免电费回收的风险，同时也将更利于供电企业对于电费回收这一块的管理，避免供电企业资源浪费，减少供电企业的损失，是十分有意义的。供电企业在完善制度和流程中必须关注档案管理。应加强电费的档案管理，包括抄表员管理、用户信用档案管理、用户档案管理、电费账销案存以及抄表计划的编制等加强电费档案管理，不仅能增强电费管理的计划性，还能对用户的信用情况进行分析，以评估应收电费的坏账可能，进而有效防范供电企业的经营风险。再者，对用户档案及用户用电情况进行分析，可以掌握应收电费的账龄情况，以账龄来确定电费欠款的催收，减少坏账的产生。
四、结语
