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档案数字化的重要性范文1
关键词：数字档案；档案信息化；信息化建设
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）18-0307-02
0 引言
随着科学技术的不断进步，信息化技术已经广泛应用于各行各业。在档案管理工作中，运用高科技平台，采用数字档案将是非常科学的选择。就目前我国的情况来看，计算机技术的普及和自动化办公的不断渗透，数字档案已逐渐走入人们的视线，新时代条件下，档案信息化建设已成为必然趋势，如何将数字档案在档案信息化建设中的优势发挥出来，如何正确运用现代高科技的数字档案管理模式解决传统档案管理中的问题，体现其在档案信息化建设中的重要性，将是一个值得探讨的话题。
1 浅析数字档案的管理模式
从古至今，档案一直都是存在的。档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。传统档案是纸张组成、存放和保管需要时间颇为不便，存放时间有限，找起来不方便。档案数字化，从技术层面理解指的是资源数字化、存储海量化和传递网络化。数字档案是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。现在通过扫描转为JPG\PDF等格式将纸张电子化，变成图像甚至矢量图，加以存储，并可通过索引被快速找到，可以到局域网、广域网、单位内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高速有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。
如图1所示：现代数字档案管理主要是通过计算机网络技术将纸介质档同原始数据联系起来，构成整体成为一个档案信息局域网络管理系统，再将档案信息局域网络管理系统，通过网络设备和软件，与全市、全省、全国、全行业的网络相连或与国际互联网相连，构成一个广域的档案信息网络管理系统，充分共享档案信息资源和计算机软硬件资源。
2 分析数字档案的具体管理细则
由于数字档案不同于以往传统档案，所以在管理方面也有着自己独立的方法和步骤。当然也正是因为这样，在档案信息化建设过程中其重要性也相应比较明显。通常传统的档案，在管理过程中比较机械，主要是管理一些文献资料、真迹及其它原始的档案资料不受损毁，而数字档案，面对的最住要的问题将是信息安全，所以其在管理上有相应的调整。总体而言，现行的数字档案管理模式主要分为以下三个层次：
其一，时代与科技的发展使档案管理对象由传统的纸质档案为主，转变为以数字档案为主，纸质档案为辅。档案载体的历史演变也经历了甲骨、金石、简牍和纸张，直至现今数字档案采用的磁带、磁盘、光盘的变化，可以预见随着社会的发展，这种新型档案载体数字档案的出现很快能获得政府的法律承认。因此数字档案管理必将成为档案管理的主要对象。
其二、数字档案的管理内容包括：数字档案的归档、历史档案的数字化、数字档案的存储、数字档案的业务管理、数字档案的交换和利用。面对新型的数字档案，应根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件的积累、著录、归档等工作的监督、指导，保证各部门所产生的有保 存价值 的电子文件的齐全、完整、有效。
其三、长期以来，档案管理一直处于手工操作状态，档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等都是人工完成的，而库房的管理也都是有形的，如：案卷、档案柜等。随着数字档案的建立将最大程度地降低手工操作，而向自动化管理转型。由于数字档案的存储介质具有大容量的特点，摆脱了档案对存储空间的依赖性。总之，计算机具有自动分类与组合功能，电子文件的产生与运用，使整个档案工作转化为以计算机为核心的自动化办公，简化了传统工作程序，解放了劳动力，改善了办公环境，提高了办公的质量和效率。另外，网络世界的形成，数字档案能够通过网络迅速传播，档案信息将成为全民共享的资源。
也就是说，数字档案在管理的过程中一定是完全按照科学的步骤进行操作的，我们只要按部就班的执行下来，那么这套管理体制的优势就可以得到最大程度的发挥，而对人们提供的便利也将有最为完美的体现。
3 剖析数字档案在档案信息化建设中的重要性
从根本上讲，档案信息化建设，主要是指通过计算机，网络等高科技手段将传统的档案设计成人们可共享，方便查阅编辑的网络化档案。它的核心内容是在保证与传统档案目的相同的情况下，突出当然使用和保管的安全性及实用性，最大限度的减少人们在查阅档案过程中的困难，方便人们快速准确的使用储存所需要的信息。
信息时代，现代科学技术已经广泛应用于各个领域，作为档案信息化建设，数字档案的选用将是其重要的一环。它是实现档案信息化管理的必然步骤。数字档案应用于档案信息化建设中，对于档案的标准化和规范化来讲是非常有利的。对于一个企业来讲，随着员工流动性的不断增大，其档案堆积越来越多，如果运用现代企业档案信息管理技术可以在很短的时间内调查员工的各种状况，大大增强办事效率，再如对医院来讲，病人的资料和病史是一笔非常重要的财富，通常会存档保存，但日益增多的病例将造成医院档案管理部门工作量的不断增加，传统的纸质档案管理手续非常复杂，只有通过计算机网络下的数字档案系统才能解决工作人员的实质问题。
当然，数字档案在档案信息化建设中的作用还不仅如此。档案技术的人类的历史发展，一方面是对过去事件的记录，另一方面也是对未来事件的启发。所以我们在进行档案信息化建设的过程中，如何保证档案信息的有效性和准确性将十分重要。数字档案的出现使得这项工作变得非常方便，因为它是高科技产物，通过数字档案的管理可以实现所有档案及时管理和更新的效果，所以相对于以前的实体档案，数字档案在有效性和准确性上有其必然优势。
此外，数字档案在档案信息化建设中还有一个优势，那就是安全性比较高。这点尤为重要。虽然之前的纸质档案已经流传了几百年，但是其安全性往往没有数字档案高，因为数字档案可以采用安全密匙等高科技手段对重要文档进行加密，所以同相应的纸质文档相比，数字档案的优势显现的非常明显。
总的来讲，数字档案以其方便性，安全性和快捷性等多方优点广泛应用于各种场合的档案信息化建设中，其重要性不言而喻。
4 总结
综合全文，数字档案在信息化建设中的重要作用主要体现在其方便快捷和安全上，作为一名合格的工作人员，我要做的是最大限度的掌握好数字档案的建设过程，做到在工作中及时发现问题解决问题，并从中汲取经验指导以后的工作，当然，在此之前，我们一定要先完全理解其在档案信息化建设中的重要作用，只有掌握好这些，才能将自己的工作做到最好，也能将数字档案的优势发挥到最大。
参考文献：
[1]秦磊华，肖波.数字档案馆可用性分析——从信息系统的角度[J].档案学研究，2011，（2）.
档案数字化的重要性范文2
【关键词】计划生育档案管理创新;内容;重要性;存在问题;有效方法
创新是社会进步和国家发展的源泉，对于我国国民经济的提高和社会各行各业的繁荣，有着重要的积极推动作用，社会各领域都应该积极创新，进而取得更优异的发展成绩。计划生档案管理工作也不例外，相关的计生档案管理部门必须在计生档案管理实践工作中开展创新，依据时展和社会进步需求对计生档案管理进行数字化建设，从而更好地满足我国的计划生育工作发展需要。
1计划生育档案管理创新的重要性及创新内容
计划生育档案管理能够为我国开展计划生育工作提供大量具有实用价值的文件资料，对做好我国的人口控制工作，稳定我国的低生育率有着十分重要的作用。所以，计划生育档案管理人员必须充分认识到计划生育档案管理工作创新的重要性，同时进一步加强计生档案的管理力度，力求实现计生档案信息资源的有效共享。计划生育档案管理工作是我国实施计划生育基本国策的重要信息基础，通过不断的对计划生育档案信息管理人员进行创新工作宣传和数字化培训，可以提升工作人员的工作效率，提升计生档案管理的数字化建设程度，提高计生档案的利用率。同时也可以使我国的计生档案管理人员对自己的工作有更全面深入的认识，更积极主动地开展档案管理服务。通常计划生育档案管理创新包括两方面的内容：①对计生档案实施规范化、系统化管理；②进一步提升计生档案管理人员的综合素质和档案管理数字设备的性能。相关计生档案管理部门在实际工作过程中，必须建立一个规范化、科学化的计生档案数字化管理系统，进而提升计生档案管理人员的工作效率和工作质量，增强计生档案管理工作的权威性。同时计生档案管理工作人员还应该熟练掌握各种档案管理新技术和现代化信息设备，能定期维护档案管理信息化系统，只有这样才能加强档案管理的规范性，合理有效地利用各种计生档案信息资源。并且这种规范化的管理，还可以逐步加强计生档案信息的真实性，提升我国计划生育档案信息的管理水平。开展计生档案管理创新工作离不开优秀的档案管理人才和先进的计算机软硬件设备。因此计生档案管理部门应该定期的对计生档案管理人员进行档案知识培训和现代信息技术培训，以增强计生档案管理人员的档案业务素质和信息技术专业技能，提高他们的档案信息管理能力。然后，各级政府还必须拨出一定的专项资金供计生档案管理部门购买先进的计算机设备、正规的档案管理技术软件以及各种信息安全防护软件，进一步提升计生档案管理数字化设备的各种软硬件水平，创建起一个科学先进的计生档案数字化管理系统，最终促进我国计生档案管理工作的高效、安全、顺利、有序进行，为我国计划生育工作的持续开展保驾护航[1]。
2计划生育档案管理数字化建设过程中存在的问题
计划生育档案数字化建设是当前我国计生档案管理工作中的一项重要任务，它的开展既是顺应当今信息时代社会发展趋势的结果，也是现代计算机技术和互联网技术在计划生育工作中大规模应用的必然结果。但是计生部门工作人员仍然应该清醒认识到，我国现阶段在计划生育档案管理数字化建设过程中还存在一些问题，亟待相关人员深入研究并有效解决，这些问题大致可分为四个方面：
2.1没有设定统一的计划生育档案管理机构
现阶段，我国许多的计划生育档案管理工作人员其岗位属于临时调动，没有统一的计生档案管理机构对其考核管理。大部分计生档案管理人员都没有经过严格的计生档案管理业务培训，就直接上岗了。他们不能充分理解计划生育档案管理工作的重要性，档案管理意识差，对各项计生档案管理操作规定和业务知识也不太清楚，难以胜任日常的诸如计生档案收集、整合、归类、存档等基本的档案管理工作[2]。
2.2缺乏统一的档案管理工作标准和完善的档案管理制度
当前我国并没有制定统一的计划生育档案管理标准，多数计生档案管理机构都是自行发展，缺少规范化的档案管理要求和准则。因为我国的计生档案管理人员很多都是临时抽调来的，档案管理专业才能不高，所以他们在计划生育档案管理工作中工作表现不佳，常常在工作过程中丢三落四，存在大量的管理漏洞。同时计生档案管理机构的管理制度也不完善，权责划分不清楚。档案管理人员对档案数量、档案内容等保密意识不强，一旦出现管理失误和档案泄密事件，很难查找具体的档案管理责任人[3]。
2.3档案管理数字化建设资金不足
由于我国是一个发展中国家，经济条件还相对落后，所以我国各级政府在计生档案管理工作上的资金投入是非常有限的。资金问题是现阶段我国进行计划生育档案管理数字化建设的最大制约因素，资金不足严重限制我国计划生育档案信息化管理事业的进一步发展。因为档案管理经费少，很多计生档案管理部门就难以购置先进的数字化软硬件设施，从而难以建设比较规范和科学的高性能计划生育档案管理数字化网络系统。
2.4数据库建设较为落后
各级计生档案管理部门的数据库建设严重落后，这也是现阶段导致我国计划生育档案数字化建设发展缓慢的重要原因之一。虽然我国许多的计生部门依据时展创建起了不同规模的计划生育信息档案数据库，然而因为这些数据库没有与先进的档案管理软件相结合，“信息孤岛”现象严重，所以，它们的利用率不高，在进行一般的计生档案管理时，很多时候仍需人工操作查找，增加了档案管理人员的工作负担，降低了计划生育档案管理的水平。
3加强计划生育档案管理数字化建设的有效方法
3.1提高计划生育档案管理人员的综合素质
因为我国的计划生育档案管理人员很多都不是专业的档案管理人才，所以计生档案管理机构必须加强对这些人员的定期培训，从而提高他们的综合素质，帮助他们更好地胜任计划生育档案管理工作。一般在对这类档案管理人员进行培训时，其培训内容可从三方面着手。①对他们进行职业道德培训，使他们养成良好的职业道德习惯和信息安全保密意识，并让他们充分认识到计生档案管理工作的重要性，增强他们的工作责任心。②对他们进行档案业务知识培训，提高他们的业务处理能力。③加强他们的计算机技术和网络技术培训，从而提高他们的档案管理设备操作水平[4]。
3.2加大资金投入，购买先进的档案管理软硬件数字设备
在进行计划生育档案信息化建设的过程中，各类软硬件设备是建设基础和建设工具。因此各级政府都必须加大对计划生育档案管理数字化建设的经费投入，帮助他们购置先进的档案管理数字软硬设备，为更好地开展档案管理数字化建设工作提供强大的物质保障。
3.3做好计生档案信息的虚拟化工作
计生档案信息虚拟化，有利于档案管理人员对计算机服务器资源进行集中化管理。①通过创建虚拟的计生档案信息资源，可以增强服务器的管理性能，进而降低档案信息数字化管理运行成本。②档案管理工作人员还可以与其它的计划生育档案信息资系统相联合，实现本部门计划生育档案信息的共享，提升计生档案信息的利用率。③在计划生育档案管理数字化建设的过程中，不断创建规范化的档案信息管理系统，创新档案信息管理方式等，也非常有利于档案数据虚拟化的实现。简而言之，现代计算机设备和互联网技术的应用，极大地推动计划生育档案管理事业的发展[5]。
3.4加强情报监控加强计划生育档案的情报监控
对于完善各类计划生育档案信息，进行科学的档案信息管理意义巨大。在计划生育档案数字化管理过程中，不断应用新的信息模式，建立新型数据库，能够逐步增强计生档案信息管理的标准性、适用性和安全性。在进行计划生育档案管理时，特别是在信息情报管理过程中，不断进行网络咨询和实时浏览，能够有效控制和迅速更新计划生育档案信息。在具体的计划生育档案数字化管理工作中，档案管理工作人员必须具有较强的职业道德意识，充分借助现代互联网技术、计算机信息技术等方法，对计生档案分类、归整，并最终实现计划生育档案信息的共享，提升计划育档案的利用率，确保计划生育档案管理的实用性、严谨性和真实性。也就是说计算机技术的应用和互联网的普及极大地方便了计划生育档案管理的信息搜集、信息整合以及信息存储，提高了档案管理人员的资料管理效率，促进了我国计生档案管理事业的进一步发展[6]。
4结语
综上所述，对计划生育档案管理进行创新发展和数字化建设不但有利于进一步促进我国计生档案管理工作的革新，还能促进计生工作的规范有序开展。所以以各级政府必须大力支持和全力配合计生部门档案管理机构进行档案管理创新和数字化建设。虽然当前我国计划生育档案管理数字化建设过程中还存在一些不足之处，但只要计生档案管理工作人员积极学习档案管理业务知识和现代信息技术，并配合其它一些针对性的措施，这些问题都是可以有效解决的，并且能有效实现计划生育档案信息资源共享。
参考文献
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[4]崔慧.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探讨[J].现代企业文化，2017（6）：105.
档案数字化的重要性范文3
关键词：档案馆数字化信息化高校
一、档案信息化与数字档案馆含义
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
二、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
三、高校档案馆数字化建设中存在的问题
1、观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
2、技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
四、相关策略建议
1、加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
2、重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
3、安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4、重视档案信息化人才队伍的建设
档案数字化的重要性范文4
数字化档案管理的优点主要有：信息管理数字化。具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。资源管理虚拟化，档案信息资源共享。信息资源管理智能化，检索速度快、效率高、范围广，同时还可对档案进行机密处理。用户使用方便化，用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地利用档案信息。
一、企业数字档案管理中存在的问题
1、领导重视不够。目前大部分中小型企业的领导没有认识到档案信息化建设的重要性，习惯于传统工作，对档案信息化的重要性认识不足;在目前应用水平不高的情况下，使用计算机是高投入、低产出，有的对实现档案信息化能提高工作效率还持怀疑态度。资金投入不到位，使企业档案数字化建设进程缓慢。
2、数字化文件的制作规程和数字化文件归档制度不相匹配。电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配，从而导致档案归档制度缺乏一定的约束力。在实际的应用过程中，两者的制作从事主体不相同，在没有明确的规则之下，两者的工作无法有效统一结合。
3、正式电子文件归档程序不够完善。在相关程序设计的过程中，档案管理方面的专业人员没有参与其中，单纯从软件设计工作人员角度出发来进行程序的设计，立足在一些基本表面的问题，考虑的范围是相对局限，不够周全。而由此设计出来的自动化办公软件，在一些现实问题上的解决措施有待改进。
4、软件落后、不适用和安全性差。一些企业推行“无纸化”办公，设立OA平台，把档案的基本信息录入电脑，通过搜索关键字查找所需文件。但由于企业的OA系统较适用于文书档案或者更新滞后，对于科技档案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。当前电脑病毒横行，使得档案信息的安全和保密受到威胁。
5、档案管理人员素质问题。数字化的档案管理减少了工作人员的工作量，但对于其素质技能的要求有所增加。在现实工作中，一些资质较高的档案管理人员在软件应用技能上有所欠缺，而一些年轻档案管理人员，还无法把理论更好地结合于实际，对于工作的认识不够完善深入。
6、档案部门自律机制缺乏。档案部门的安全意识和保密意识不强，对网页的信息缺少严格的审查和管理。缺乏相互的监督机制，造成档案信息外流。
7、数字化文件归档管理问题突出。当前档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
二、企业数字化档案管理问题解决措施
1、加强领导对档案信息化建设的重视。企业领导应深刻认识档案信息化建设的重要性，其目的在于提高企业领导的决策和管理水平，应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求，同时，加大力度推广档案信息化建设，要求全体员工积极配合。树立开放意识和创新意识，使得档案管理有利于档案信息的利用，服务于经济建设。
2、完善电子文件的信息化管理，数字化档案监控严格化。首先，重视数字化档案的形成监控问题，在数字化档案形成的阶段，要确保电子文件的真实性和完整性，同时需要确保数字化档案的方方面面都形成有效的监控，以科学、完整、严密的制度来规范监控过程，保证监控的效果。
3、建立完善的数字化档案安全管理制度。因要尽可能多地开发档案信息，以便提供利用，达到档案信息利用功能的最大化。实现档案信息资源共享的核心是建立完善的安全管理制度和针对数字化档案的一整套严格的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。
4、健全与档案信息化相关的标准规范，统一数据和软件，为档案信息化建设奠定有利基础。为了保证用户能高效、快捷、简易地获取档案数据库中的信息，要使档案数据库中信息存储与呈现必须实现标准化与规范化，做到标准规范，避免档案信息资源的重复、利用率低等问题，为实现档案信息资源共享奠定基础。同时，档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、软件程序、技术标准、工作规程，才能建立起上下成线、纵横成网、信息资源高度共享的档案信息化网络。要尽快制定出既符合档案信息化规律，又适用于实际的技术规范和标准，推广相应软件。实现档案信息资源的互联互通，从而稳定推进我国档案信息化建设的进程。
5、培养和引进高素质的档案管理人员。档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，能对相关软件及自动化办公系统熟练应用，全面了解和自觉执行档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准。因此，提高相关工作人员的素质仍然是重要要求，一方面需要有针对性地对工作人员进行相关的专业化的培训，另一方面需要提高相关工作人员的工作责任心，同时结合两者，才能让整个工作更加有效，有价值。
6、提高电子文件安全性和可识别性。档案信息对于企业的发展来说有着重要的价值和意义，很多甚至都是绝密文件，一旦泄露，后果不堪设想。因此，提高电子文件的安全性和可识别性有着现实的意义，我们需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要从源头开始抓起，形成严格的管理制度以及采取有效的技术措施，在每个环节都把每一项责任落实到个人，确保权责明确，采取严格有效的保密措施，增加安全性。
结束语
档案数字化的重要性范文5
关键词：档案；数字化；管理
一、档案数字化管理概述
档案信息一般用纸质文档存储在档案室里，查找检索起来非常费时费力，存储空间大，维护不方便。档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机储存档案信息，它的好处是检索快捷方便，容易实时同步备份，存储空间小，维护方便。
二、企业档案数字化管理中存在的问题
（一）档案数字化硬件严重不足。就硬件而言，档案数字化主要需要三类设备：一类是信息采集设备，一类是信息存储设备，一类是信息利用设备。存储设备在设备选购方面主要以数字化对象的种类和数量、数字化速度、数字化质量为依据。信息利用设备一般包括计算机、因特网、打印机、复印机等。但由于当前基层财力紧张，各地档案馆、室这些设备严重不足。有的只有少数价值不高的简易设备，很难满足档案数字化的需要。[1]
（二）档案数字化软件开发滞后。现今档案部门所使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发、购置的软件不能乱用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。
（三）档案工作缺少规范化标准。档案材料的标准化、制度化和规范化是档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下计算机处理数据的“机械性”对档案数字子化建设的标准和规范提出了更高要求。
（四）缺乏新型档案管理人才。目前我国现有的档案管理人员无论在意识上或者是技术上都和国际的标准相差很远。实现档案资源信息化，首先要有档案管理人员素质的现代化。
三、企业档案数字化建设的重要性
档案数字化建设已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性重大工作，它既是档案工作的重要组成部分，又是社会信息化的重要基础性工作，积极开展档案信息化建设，是档案事业适应社会发展需要的必由之路。同时档案数字化建设是数字化、网络化发展的要求。档案部门所管理的档案目前大都停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，对上述活动中形成的大量电子文件、电子档案束手无策，无能为力。档案部门如何在数字化网络化的大潮中求生存求发展，保存在各级各类档案馆库房中作为知识原始载体的档案实体如何最大限度地发挥作用，这些问题就使开发档案信息，进行档案信息化建设成为必然。[2]
四、解决档案数字化问题的基本对策
（一）加大档案数字化硬件投资力度。档案数字化首先是硬件现代化。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。
（二）加强档案数字化信息资源建设。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于检索利用。
（三）加强档案数据库建设。档案数据库是数字档案信息的组织形式，是一种特定方式组织起来、存储在计算机内、使用某种数据库管理系统组织管理的档案目录数据集合，是档案信息管理系统的核心。企业档案管理部门要建立数字档案馆就必须加数据库的建设。
（四）配备新型档案管理人员。档案数字化最根本的还是档案管理人员素质的现代化，再先进的设备最终还是要靠人来操作。企业档案管理的能动因素是承担档案管理、开发和服务职能的档案管理工作人员，是否拥有充足的、高素质的档案管理人才资源已成为档案事业能否持续健康，积极发展的关键所在。首先应当适当增加承担档案管理的专职人员，明确其岗位指责和工作要求，使他们能安心在档案管理岗位上建功立业；其次是要加强对档案管理人员的专业知识和技能培训，提高他们的专业素质。
结束语：档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断知识，逐步掌握数字化技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
档案数字化的重要性范文6
【关键词】数字化校园环境 学籍档案 管理方法 技术
随着信息技术的发展，当前校园环境已经逐渐向着数字化的方向转变，在这种形式下，校园管理理念不断发生变化，学籍管理方法与技术不断创新。管理者利用数字化技术对学生学籍档案进行统一管理，逐步建设起数字化管理系统，有效提升了学籍档案管理水平。
一、当前学籍档案管理中存在的问题分析
首先，当前还有相当一部分学校对于学籍档案的数字化管理不够重视，档案数字化管理还没有完全普及，尽管应教育部门要求在信息库中录入了学籍基本信息，但是这些信息并不全面，不能满足社会的查询需要，对与能够反应学生综合能力的信息，例如参加过的重要活动、获得过的奖项以及专利等还是要通过纸质资料来查找。
其次，对于学生的学籍档案存在多头管理现象，导致信息孤岛的形成。由于学籍档案中的材料由多个学生管理部门提供，例如，教务处负责提供学生个人基本信息、入学以及毕业信息等，而学生处则提供学生的奖惩记录以及就业信息等，各个部门在管理的过程中存在不统一的问题，不能建立紧密联系，形成信息孤岛，导致学籍材料不能及时归档。
最后，电子文件归档方式与先进的数字化管理模式不适应。很多学校在对电子信息进行归档时，都是采用磁盘拷贝的方式，安全性得不到保证，有可能会出现信息丢失的现象。同时，由于这些信息来自不同的部门，因此存储信息的格式也不统一，无法与先进的软件平台相适应，这无疑会增大管理难度。
二、数字化校园环境下学籍档案管理方法与技术
（一）明确学籍归档范围、加强数字化管理
首先，各个学校要对学籍归档范围进行明确，突破传统思想观念的束缚，将数字化材料列在归档范围内，管理者要认识到档案数字化管理的重要性。数字化材料中不仅要包括学生的个人信息（如求学经历、专业信息以及研究方向等），还要将能够体现出学生特长的信息包括在内，例如兴趣爱好、参与过的重要活动、获取过的奖励以及专利等，使用材料的部门可以根据这些信息判断出学生的能力，既是对学生负责，也方便了使用者。
（二）学籍信息的采集管理
学校应该加强对数字化学籍档案管理系统的建设，做好学籍信息采集的规划。首先，学校各个部门应该明确自身所管理信息的内容，管理部门根据规章制度制定管理规划，对这些信息进行统一管理；其次，各个部门所管理的内容虽然不一样，但是管理人员一定要认识到这些信息并不是孤立的，部门之间应该加强联系，使用统一的形式来存储这些信息，档案馆在对这些信息进行汇总以后，将这些信息嵌入到数字化管理系统中，保证这些信息的真实性和完整性；最后，对于学籍档案信息的更新要及时，保证系统中所存储的资料是最新的。
（三）归档技术分析
对于学籍档案信息的归档有一个要求就是要做到“实时”，这就需要数字化技术提供基本支持。要想做到实时归档，就要创建一个档案化的标准接口，这个接口有两个功能，第一要能够对信息进行发送、完成数据迁移过程；第二是对数据在完成归档以后，要能够自动对其进行档案化处理，保证这些信息的“标准性”。具体做法如下：首先，向各个管理部门采集学生的所有信息，并将这些信息分成两类，其中一类是共享信息，包括学生的一卡通信息（姓名、性别、学号以及以及学院等）、毕业论文信息等，将这些信息放在数据管理中心共享，因为这些信息除了档案管以外，其他很多部门也会需要。还有一类就是非共享数据，包括学生学籍的变化情况、求学期间的成绩以及答辩材料等，相关部门要将这些数据及时归到数据库中。接口程序会对这些信息进行档案化处理，将这些自动分类、编号，同时盖上归档章等，这样就在归档的同时完成了预立卷工作。
（四）纸质档案与数字档案的统一管理
目前很多学校在档案进行管理时存在纸质档案与电子档案不同步的现象，这是学籍档案管理中必须要解决的一个问题。要求学校在建设数字化学籍档案管理系统的同时，也加强对纸质档案的管理，二者之间的一体化管理能够有效避免一些重复劳动，提升管理效率。首先，学校要将学生作为基本管理单位，建立起一个个独立的学籍档案案卷，其内容与电子学籍卡保持一致；其次，二者之间要做到一一对应，计算机会电子文档进行自动组卷，而纸质文档则需要借助辅助工具进行归档，两种档案不仅要做到档案号的对应，对于更新的内容也要做到完全对应，避免出现纸质档案更新滞后的现象；最后，纸质档案中的信息可能不完全包含在电子档案中，对于缺失的部门要将其数字化处理，保证电子档案信息的完整性。
三、总结
在数字化校园环境下，学籍档案信息的数字化管理已经成为一种必然选择，各个学校应该积极建立数字化学籍档案管理系统，丰富学生档案内容，并对所有信息进行统一管理，并做到实时更新，除此之外还要加强对纸质档案的管理，二者之间做到同步统一，不断提升学籍档案管理水平。
参考文献：
[1]成小芬，陈国钧.高校学生档案的数字化建设[J].南通纺织职业技术学院学报，2013.
