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档案一体化管理范文1
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0307-01
文件与档案一体化管理，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化的目的。
一、当前机关文件与档案管理存在的问题
1、传统的文件处理工作与档案管理工作是分属两个职能部门，分别负责文件处理工作和档案管理工作，两者是以立卷归档为工作界线。文件归档前属于文书部门管理，归档后属于档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中运行，文书处理和档案管理各自为政，致使文件信息资源不能充分发挥作用，容易出现收文不全，归档不全的现象，档案质量也得不到可靠的保证。文件与档案分离既不利于文书部门信息服务功能的发挥，也不利于档案部门作用的发挥。
2、由于机关各职能部门的职能不一样，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同。在文件处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字迹难以持久，制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度，使文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新编目、著录、标引等，重复劳动浪费了人力和财力。由于文书与档案部门职能分置，推行文书处理部门立卷制度举步维艰，影响了档案工作的规范化建设。
3、随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得文件与档案信息管理也快速向数字化方向发展。而目前机关文件与档案管理部门使用的软件不统一，造成信息不能相互对接和同享，严重阻碍了机关信息现代化建设步伐。
二、机关实施文档一体化管理的必要性
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。只有把文书工作与档案工作两者有效地结合起来，才能实现机关运转的高效率和档案管理的高质量。文件与档案是同一事物的两个发展阶段，它们有共同特征，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，它们的内部特征具有一致性，都可以用统一标准进行管理。开展文件与档案一体化管理，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础，避免了档案部门今后重复进行著录，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。
目前，各级机关都在加强管理，提高工作效率，而文件与档案在各项管理活动中起着传达信息，决策参考的作用，是指挥控制、组织实施与管理的工具。现在大多数机关都实现了办公自动化，公文处理、档案管理都使用计算机管理，但是，在职能分置的环境下，文书与档案部门只能被动地提供和处理单一、零散、原始的信息。要想改变这一现状，适应形势发展的需要，使文件与档案更好地发挥作用，就必须进行文件与档案一体化建设，让文书处理的有关信息与档案管理信息链接起来，建立相对集中、有序，必要的检索、编目，形成文件档案信息网络“一条龙”的服务系统，才能提高机关管理工作的效率。
三、机关实施文档一体化管理应注意的问题
随着信息技术的应用，办公自动化的普及，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础，文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量，从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看，都有着实际的工作内容。
1、转变观念，提高机关管理人员素质。由于管理体制、思维模式上长期存在着文书工作、档案工作分家的局面，目前机关公文处理和档案管理仍按照传统的管理模式，工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后，使文件管理和档案管理的软件开发各自为政，或将档案管理软件进行简单的数据并接，并未真正实现现代办公环境下的文件与档案一体化管理。因此，一方面，要求各级领导必须对文件与档案一体化有着客观、充分的认识，才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念，树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想，从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。另一方面，文件与档案一体化是一项兼文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学，传统的档案工作很难适应。要开展多部门合作，通过多层次，多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质。通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。
2、大力推进机关办公自动化建设。办公自动化是文件与档案一体化管理的基础。办公自动化的发展，导致电子档案的产生，为纸质档案向电子档案发展提供了技术支持。信息真实地记录下来，把文件产生的整个过程分类整理，并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等，归入相应的档案数据库中，实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件，经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见，办公自动化应用于机关档案管理中，真正实现了电子文件从形成、传递、查阅到存档的—体化管理。档案部门可以配合信息管理部门，建立和完善档案信息管理平台，做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作，从而实现网上无纸化力公与档案管理的无缝链接。
3、标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。实现文件与档案一体化管理的前提就是要制订文件、档案的有关规范标准。只有文件管理标准化、规范化，档案管理现代化才能顺利开展。首先要把好文件形成关，文件标题、编号、主题词等特征要标识规范；其次是要制订机关档案管理分类、著录、标引工作规范。在文件形成与处理时，把档案分类、编号等原则运用其中，使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范，形成一个有机的整体，使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来，就能实现数据共享，保证文件档案的质量，为社会提供可靠的档案信息。
4、打造文件与档案运作的“平台”。目前一般的机关文书管理和档案管理还是各自独立管理软件，文书处理使用OA办公自动化系统，档案管理使用单机板管理软件。要实现文件与档案的一体化管理，关键是要强大功能的软件作支撑。如有一套完整的功能强大的软件，从文书处理过程就直接按照档案分类表进行分类、归位，次年初纸制文件和电子文件按档案保管期限稍加整理，即可形成档案，能真正达到“文档一体化”管理。
档案一体化管理范文2
一、前言
进行图书档案一体化管理主要是由于信息技术在不断的更新，单纯将图书管理和档案管理分开，不仅给图书管理员的管理工作带来压力，而且也使得读者的查找过程变得更加复杂。文章以山西省宁武县社会救助管理站的图书管理为例，对于推进图书档案管理的一体化进程进行分析，通过对于国内目前的管理情况的总结和归纳，提出更加先进、更加科学的解决措施。
二、图书档案一体化管理的必要性
1.顺应时展
在如今社会中，信息极度膨胀，知识数量急速增加并且知识的更新速度不断加快。图书馆、档案馆不可能将所有的文献资源都进行收集整理，因此需要实现图书档案发展的一体化，也就是利用先进的科学技术管理所有的文献资源，这也是在快速发展的现代技术的发展的总趋势，实现文献资源的数字化。同时，要注意将图书馆、档案馆实现资源共享，构建完整的文献资源布局，形成共同的发展，满足广大读者的阅读需求。
2.实现优势互补
图书馆、档案馆在长期的管理过程中存在许多管理问题，同时也形成了各自的管理特点和管理优势。对图书馆、档案馆进行一体化的整合管理，主要是在社会的不断发展进步过程中，对图书馆与档案馆进行分开的管理不能实现目前对于社会资源的全面需求，同时这种管理模式严重拖慢了管理速度，也无法实现与网络科技之间的对接，进行管理速度的更新。因此，长此以往，如果还将图书馆与档案馆进行分开管理势必会造成资源的更新速度减慢，浪费大量的人力、物力资源。同时也会造成查询的工作不断重复，不仅给资源馆的人力是一种极大的浪费，同时也浪费了查询者的大量时间，给双方都带来极大的不便。
3.实现资源共享
图书馆和档案馆的管理过程存在其自身的特色以及优势之外，还存在一定的问题。由于其二者进行馆藏的图书各有偏重，不利于读者进行综合利用。因此，为了顺应当前信息时代的发展需要，同时实现资源共享，进行图书馆、档案馆的一体化管理，是最好的选择措施。只有利用其在管理上的一体化，加强在网络环境中的信息共享，才能达到如今快速发展的社会对于图书馆、档案馆管理的基本要求，实现不同学科、不同信息之间的整合发展，实现平台的最优化。
4.知识经济发展
进行图书馆、档案馆的一体化管理的重要动力是指在知识经济快速发展同时在资源、知识共享占主要发展趋势的当今社会，知识是创造创富与实现自身增长的重要依靠。进行图书、档案的一体化管理，实际上就是将知识进行更好的管理，在实现资源共享的同时，实现知识自身的整合以及整体化、系统化发展。在此过程中，图书档案一体化管理实际上不仅满足了读者日益发展的需求，同时为了读者用户提高了更加丰富、更加全面、完整的信息资源。
三、实现图书档案一体化管理的实施措施
1.健全管理体制
就目前各大图书馆、档案馆的管理现状而言，各级相关负责人应该加强对于图书档案管理一体化的认识的重要性与迫切程度。随着当今社会的信息呈现爆炸式增长，管理人员需要把握住发展趋势，认识到进行图书档案管理一体化的必要性，以及实现部门整合，更好的进行人力资源的管理与统筹。在战略指导层面上，只有管理层在对于进行图书档案管理一体化有全面、科学的认识的基础上，进行图书档案管理才能在战术、战策上有所偏倚，从而形成完整的管理体系。
2.加强人才培养
实现图书档案管理一体化实际上需要一支高精尖队伍，这主要是因为进行一体化管理的图书档案系统十分庞大并且复杂，一体化管理并不是简单的将二者相结合，而是需要在??今的数字化的网络环境中进行资源整合。利用虚拟图书馆和虚拟档案馆技术给人们提供超出时间、空间的知识共享。同时，由于互联网技术自身的特性，利用互联网技术打破技术、知识、行业等之间的壁垒，形成无时间、空间限制的虚拟世界，使得进行信息资源共享从技术上层面来说变成现实。除此之外虚拟图书馆和虚拟档案馆技术可以实现不同馆藏资源的交叉共享，实现实时。因此，进行一体化管理需要加强对于高素质人才的培养，努力培养一支具有互联网思维、新型知识结构并且掌握多学科知识的综合性人才队伍，从而实现图书档案管理的一体化发展。
档案一体化管理范文3
关键词：高职院校 图书 档案 一体化
高职院校中，图书和档案是师生获取信息的主要来源。随着科学技术和网络信息技术的迅猛发展，广大师生对信息资源的需求方式和内容发生了根本性的变化，单一地从图书或档案中获取信息已经不能满足日益增长的信息需求，而是需要无时间、空间、地域限制的多元化的个性信息服务，需要来源广泛的全方位、多层次、多角度的信息内容。因此为满足广大师生的需求，必须打破图书、档案部门各自为政的局面，对图书、档案进行有效整合，实行一体化管理，使信息部门更好地适应高职院校教育改革的需要，这是一种必然趋势。
一、图书、档案一体化的涵义
图书、档案都是以文献信息为基础而形成的产物，作为重要的信息源泉，虽然管理信息的形式、内容有异：档案馆提供的信息以纵向的原始信息为主，图书馆提供的信息以横向的再生信息为主，但它们的最终目的都是为了开发、利用信息，实现信息的价值。所谓图书、档案一体化是指将图书、档案各自独立的系统统一为一个整体的过程，说到底就是一种竞争性的互补关系，即各种要素通过竞争冲突，不断地寻找、选择自身的最优功能点，在此基础上进行互补匹配，打破图书、档案之间的层层壁垒，加强两者之间的协调与合作，通过网络共建、资源共享、分布式收藏、远程存取等手段，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等各种要素之间的匹配与磨合，为用户提供集成的一站式服务。
二、高职院校图书、档案一体化管理的必要性
1.改变高职院校图书、档案管理现状的客观需要
目前，大部分高职院校的图书和档案管理隶属于不同的部门分散管理，这种单一的纵向管理模式使得档案、图书管理出现了各自为政、互不相联的局面，造成了信息资源的浪费。同时，旧的图书档案管理模式无法适应计算机和网络技术的发展对图书、档案管理提出的更高层次的要求。因此建立横向管理模式，即实现图书和档案的一体化管理，可以整合高职院校现有的图书、档案资源，配合高效的计算机网络信息系统，合理利用人力和财力，集中力量解决面临的共同问题。对本来教育经费就比较紧张的高职院校来说，实行图书、档案一体化管理不仅可以节约经费投入，还可以加速现代化管理进程，从而实现图书、档案信息资源的高效和集中利用。
2.适应高职院校教学、科研发展的需要
高职院校是培养生产、建设、管理、服务第一线技术性人才和科学研究的基地。随着高职教育的发展，高职院校的教学、科研活动也日益频繁。在教学和科研中，师生不仅需要利用原始的档案资料，还需要利用馆藏图书、电子图书以及文献检索工具等获取动态信息及科研资料。但目前，大部分高职院校仍采用传统的档案、图书分散管理方式，不利于信息资源的综合开发利用。只有将图书和档案信息相互融合，实行一体化管理，实现高职院校内部资源的优势互补，才能更好地满足广大师生对信息的需求，推动教学和科研的进一步发展。
三、高职院校图书、档案一体化管理的措施
1.建立标准、统一、规范的管理制度
传统的各自为政的图书、档案管理制度是图书、档案一体化过程中的绊脚石。因此，首先，高职院校要打破传统的管理格局，根据图书、档案的共性和一体化管理的需要，制定统一的标准规范，建立统一的文献信息管理机构；其次，要依据图书、档案的差异，制定特殊的管理办法，组织人员编制和采用对图书和档案管理都适用的分类、著录、标引和检索的分类法、著录法、主题法及文献标引法等，以，统一规范管理，最终实现真正意义上的图书、档案一体化管理。
2.构建现代化的计算机网络信息系统
图书、档案系统是一个庞大而复杂的系统，一体化管理不是简单的整合，要实现高效、统一的管理，就必须借助计算机，通过计算机网络实现图书和档案的宏观调配和检索。为此，高职院校应做好以下四方面的工作：一是采用现代信息技术及其设备，增强图书、档案部门的信息集散能力、快速反映能力和信息处理能力，从而提高其服务效率和质量；二是要以网络为基础，加强图书、档案数据库的统一管理和建设，实现信息数字化；三是将分布于不同地点的数字化图书、档案信息资源通过网络互相链接，实时公布利用，实现资源共享；四是加强网络信息建设，实现网络化服务，提高服务质量和效率。
3.培养综合型人才
培养综合型人才是实现图书、档案一体化管理的关键。因为图书、档案一体化管理专业性强、实践型强、技术难度大，涉及到信息、技术、语言等众多知识领域，因此需要培养一批既精通图书、档案的业务工作，又精通网络信息技术和现代化管理的高素质人才。这就要求高职院校对现有的图书、档案管理人员进行强化培训，尽快提高他们的业务能力和现代化管理水平。同时，要积极引进高层次的专门人才，并逐步提高他们在管理队伍中的比例，为高职院校的图书、档案一体化管理队伍注入新鲜血液，推动图书、档案一体化的飞速发展。
总之，高职院校图书、档案一体化管理是提高图书、档案服务层次的需要，是信息社会下高职院校发展的必然趋势。但一体化的真正实施还有许多细节问题尚需解决，有待进一步的研究和探讨。
参考文献：
[1]沈子钰.浅论图书档案情报的一体化[J].科技创新导报，2008，（19）.
档案一体化管理范文4
关键词：文档一体化 档案管理 优劣推断 探究
电子档案作为单位档案管理不可或缺的组成部分，它的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，它既为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，也对档案管理工作提出了更高的要求。在充分认识其管理成效的基础上，切实关注电子档案与纸质档案的优劣比较，扬长避短，才能做好电子档案的管理工作。
一、对电子档案的优势判断
（一）提高了工作时效和归档时效。在当今的知识经济时代，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
（二）补漏增缺遗漏文件更加快捷及时。传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这样只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
（三）单件文件提档有利于档案保密。过去查阅档案时是整卷提供。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
（四）电子档案确保了标准统一。档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
二、对电子档案的劣势判断
（一）归档工作的困境。办公自动化是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。从档案管理部门档案种类来看，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。但是却是电子档案的主角。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。
（二）归档法律效应的困境。电子文件是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理人员对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理在信息化管理中的一个崭新的课题。
电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。
对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。
（三）档案利用上的困境。电子文件的查询利用是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。
（四）电子文件保管中的困境。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。
由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。
电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。
三、结束语
面对电子档案给档案管理带来的新挑战，档案管理工作要向前端延伸，实现文档一体化。单位领导要从思想上高度重视，行动上积极支持，经费上大力投资。档案管理者要恪尽职守，不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，为档案资源的自动化管理注入新的活力和生机。
参考文献：
[1]李谨，《浅谈如何做好电子文件的归档管理及利用》[J].新疆水利，2009，（2）
档案一体化管理范文5
基于文档一体化管理的高校档案信息化建设是社会发展的必然产物。近年来，社会各界科技化进程不断加快，档案管理也是如此。高校档案信息化管理对以往的档案管理理念和方法产生了颠覆性的影响，它将档案管理的工作延伸到了文件管理方面。一方面高校档案信息化管理有利于档案资源的开发与利用，另一方面相关管理人员也要不断加强相关计算机知识，不断提高自身的计算机本领，适应新时代的档案管理要求。
1 高校档案信息化建设的内容
档案信息化建设指的是在档案建设和管理的过程中加入计算机文件管理的相关因素，从而提高档案的利用率同时更加方便地管理档案资料，保护资料安全。高校档案信息化建设要求相关高校的计算机设备达到相关技术的要求，相关档案管理人员的管理素质和软件使用能力也要达到要求。高校档案信息化建设是以使用者为中心，建设一种更方便于使用者使用的档案知识服务体系。这种体系更强调服务而不是档案管理，也就是说，相关档案部门是提供了一个信息查阅的平台供使用者使用，而并不单单是对高校师生的档案进行简单管理。因此，该行业也渐渐转变为一种带有服务性质的行业，相关管理人员必须转变旧观点，将高校档案信息化管理做到实处。
高校档案信息化建设对于社会的发展也大有益处。将档案以电子化的形式储存、管理起来，在当今倡导绿色环保的大环境下，这种信息化建设是节省纸张的环保行为。高校档案信息化也使资源可以共享，减少成本的浪费，档案管理更加规范，同时也使档案的管理更加系统化，提升高校档案管理水平。
2 高校档案信息化建设中运用文档一体化管理的意义
文档一体化可以使高校档案工作更为方便，同时高校档案工作也为文档一体化的实现提供了地点和场所，所以两者是相辅相成的，在不断的适应中互相融和发展。具体来说，文档一体化管理的高校档案信息化建设的意义表现在以下几个方面。
2.1 符合社会发展的客观需求
随着人口越来越多，高校不断扩招，毕业生的就业问题不断增大。文档一体化管理可以为就业单位提供一个随时随地查询毕业生在校成绩、奖惩记录、特长、师长评语的平台，这样方便用人单位更加直接了解该毕业生，可以从全方位评价该毕业生是否可以录取。同时，学生的信息可以被用人单位查询，从某一方面来说也同时增加了学生的就业机会。文档管理一体化也让学生可以在相关网站查询到自己的信息或者自己需要的信息、资源，为学生和教师以及用人单位都提供了方便。
2.2 提高档案管理工作的效率
在高校，档案有许多种类，不仅有学生档案、还有教师以及学校不同岗位上的工作人员的档案，传统的档案管理方式不能满足如此多的档案的管理工作要求，同现代社会的快节奏更是不适应，文档一体化管理的提出正是解决这个问题的关键。文档一体化管理可以让文档管理工作人员将文档管理和信息技术结合起来，比起传统的文档管理工作来，查阅更方便，储存更长久。同时，档案的归类和登记可以在网上进行，一定程度上减轻了档案管理者的工作强度。利用相关软件对档案的归纳整理实现了档案管理的模式化、规范化，可以提高档案管理工作的效率。
2.3 实现资源的共享
由于种种原因的影响，以前各高校的档案都是采取封闭模式来管理的，显而易见，面对当今这个“世界村”大环境来说，用传统的封闭模式来管理档案当然是行不通的。文档一体化管理正是将传统的档案管理同信息技术、互联网结合在一起，为档案管理提供了一个新的平台，使不同的学生资源可以在同一个信息平台上出现，能够做到平均分配资源，增加了资源的共享性，向不同的使用者提供信息支持，使不同使用者在同一时间查询到信息，并在一定程度上增加减轻了信息查找的繁琐性，为各项工作的顺利进行提供了方便。
3 加强高校文档一体化管理的途径
3.1 实施标准化与规范化文件管理
通过文档一体化管理，使文件管理和档案管理二者结合在一起，两者在同一个综合管理系统之中互相影响，互相联系。因此，文件管理的标准化、规范化势必也会影响到档案管理的规范化、规范化。在文件管理的相关工作中，对于文件内部以及外部的各种信息数据必须严格规范，促进文件一体化管理的推行，为文档一体化管理建设提供有利条件和相关技术支持。
3.2 建立相关管理机构
文件和档案具备实行一体化管理的基础。首先，我国当前的文件和档案是有机的整体。从文档管理史上来说，其存在的内容主题与形态是一致的，唯一的区别只是时间的差别——现行文件或者历史文件。从另一角度上说，文书处理工作和档案管理工作只是对于同一文件在不同时间段进行处理的工作。其次，在文件被颁布时由文书处理工作的相关人员进行管理，当文件上规定的工作已经被实施，该文件就成为了历史文件，由档案管理部门进行管理和维护，方便以后查阅。这样有益于文档系统的整体发展，也有助于高校档案管理现代化的建设。对高校这个文档异常丰富的地方来说，建立一个组织专门对文档进行管理和储存就显得尤为重要了。
高校要建立文档管理机构，首先，要建立全校性的文书及档案管理工作组织，并由该组织负责全校整体的文书与档案工作，搭建一个文档同步的有效领导体制，由此组织负责协调文档工作，并检查、监督高校内部各部门档案管理工作，保证其工作合乎规范性。该部门还要定期组织会议或者以其他形式商讨档案管理相关事宜，并对重大的文档工作进行决策。其次，高校必须明确规定相关管理部门的职责。例如，档案室的主要职责就是制定档案管理规范，培训相关档案管理人员，检查指导档案管理的相关工作。然而，高校目前档案室的职责仍然在档案的整理、管理和分类上，这样就造成了分工不明确，职责不明朗，大部分工作时间被浪费在不是职责所在的地方。最后，各部门要明确自己的职责所在。这样就能将被动地听从上级的档案管理工作变成主动履行自己工作，各部门主要领导要起带头作用，为文档一体化的深入发展打下基础。
3.3 加强文档一体化规范条例的制定
建立高校档案管理系统需要大量的人力、物力投入其中，要建成非常不容易，因此，在建设过程中各项工作必须按照标准来执行，这样就为以后的资源共享和文档一体化提供了必要的基础。此外，文档建立所用到的卷宗纸张、档案盒要严格按照国家规定来设置，届时统一编号，方便管理。对相关管理人员要进行培训，加强他们应用文档一体化的自觉性，使其掌握相关工作技能，对领导者也要进行培训，增加领导对于文档一体化的重视程度，使他们从根本上认识到文档一体化的重要性和必然发展趋势，这样从上当下重视起来，对于文档一体化的实施有很大的促进作用。
3.4 加强软件开发工作
目前，文档管理工作中存在的问题主要是不同部门使用软件不同，不能相互对文件进行对调，因此，要加快对文档一体化软件的开发。在软件开发的过程当中要注意软件的兼容性能，保证其可以在不同的系统中运行，这样可以形成一个满足现代办公环境的文档一体化技术保障体系，使不同部门之间文档的运转传递更加方便快捷。
档案一体化管理范文6
【关键词】图书情报档案 一体化 构建及相关问题研究
进入新世纪，在计算机网络技术 的支持下，我国社会的各项事业逐步实现了信息化，传统的图书情报档案管理系统已经不适应时代的发展和社会的需要，图书情报档案的一体化管理亟待实现。图书 情报档案一体化管理指结束图书、情报、档案的分立管理，在市场竞争下实现三者管理的有机结合，将三者的管理工作统一为一个整体。本文拟从图书情报档案一体 化管理的必然性和可行性出发，结合一体化管理面临的冲击和挑战，针对目前管理中出现的问题和现状，探讨构建一体化管理模式的有效措施。
一、图书情报档案一体化建设的必要性分析
图书是通过各种方式记录或描述将信息和知识表现在物质载体上；情报是一种传递、变换着的知识信息；档案则是用各种有效的方式记录下来的一种信息资料。一般而言，图书包含一般性的、最新的知识信息，情报侧重于最新的信息，档案则主要是原始的知识信息。图书情报档案一体化就是指将图书、情报、档案各自独立的系统统一为一个整体的过程。图书、情报、档案这三门相关的信息学科，是知识的载体，同时也都属于文献型的信息资源，具有同源性。三者是可以相互转化、渗透、交叉，有着密切的关系，但是由于历史发展的原因，各自成体系的发展，互相独立，之间的差异也越来越明显。随着社会信息化程度的提高和社会主义市场经济体制的完善，人们对信息的需求发生了根本性转变，需要的是全面系统的理论依据、准确的数据和参考资料，因此，他们要求信息具有准确性和时效性，同时要求多层次、多方位、系统全面地获得所需信息，而图书情报档案独立的发展不但造成了资源的浪费，而且也不能满足信息时代多层次、多元化的需要。也就是说，信息时代图书、情报、档案三者一体化建设网络技术发展的需要，也是现代信息发展的需要，只有这样，才能发挥信息资源利用的最大效益。
二、图书情报档案一体化的发展现状与存在问题
2.1国内外发展现状
早在20世纪50年代，国外就开始对一体化进行研究。1974年，联合国教科文组织就提出建立“国家情报系统”（NAIIS），该系统“涉及全部学科领域里的文献、图书馆和档案的服务工作”。在我国对于图书情报档案的整合研究起源于20世纪70-80年代，到了80年代中期呈现一体化的趋势。1996年上海图书情报新馆成立，这在我国图书情报一体化工作上有着跨世纪里程碑的意义，但就全球趋势来看，我国的一体化建设的理论研究远远超过了社会实践的展开，在实际的工作中，一体化的建设还不够，没有形成完善的一体化信息资源共享中心。目前，这一一体化发展趋势越来越明显，美国国会图书馆（总统图书馆）、澳大利亚的很多图书馆、英国的国家图书馆，以及我国的上海图书馆、天津泰达图书馆等都是图书、情报、档案收藏提供利用的机构。同时，世界上许多著名的信息检索服务系统都包含图书、情报、档案三者整合信息的数据库。由此可见，人们已经感觉到一体化整合的必要和必然，图书情报档案一体化发展的趋势在所难免。
2.2图书情报档案一体化存在问题
就目前图书情报档案一体化建设的现状来看，主要存在以下问题：（1）信息平台建设不够完善，存在技术障碍。信息化的发展与之前相比取得了较大进步，但与一体化建设的要求还相差甚远，信息技术的应用普及不够，网络技术与现实需要严重脱节，是一体化建设中的致命问题。各大检索平台不够完善，存在诸多技术缺陷和安全漏洞，这些会导致图书情报档案的信息资源被泄露、篡改等。
（2）缺乏有效的管理体系及理论。实践要有正确的理论体系来指导，图书情报档案在各自领域的发展是相对和谐的，但是在一体化建设中相互之间的融会贯通就成了首要问题，原因在于没有正确的理论体系来指导。目前3个系统缺乏有效的管理，他们只是在纵向的发展，缺少横向的联系和交流，图书馆系统归属文化部和教育部管理，档案系统主要由国家档案局来指导与协调，而情报系统则由国家科技部管理。在法律法规等规章制度的制定上也存在很大问题，各种侵权等问题没有合理的法律体系保障。
（3）人员的知识水平不够，对一体化的重视不够。相关岗位的工作人员的信息整合意识淡薄，素质不能适应需求，一体化建设需要的是懂网络知识，具备图书、情报、档案方面的专业知识，会外语、懂管理（数据库、系统工程等）的创新型高素质人才。另外对一体化的重视程度不够，资金投入不足，在一体化建设中需要大量的资金投入，并且直接的经济利益和回报比较小，网络的维护、设备更新、人才培养等都需要强有力的经费作保障。
三、图书情报档案一体化建设的措施
3.1加快发展促进一体化的信息技术。①在信息时代要实现一体化，必须实现文献的信息资源向网络数字信息的转换，如大型数据库、数字图书馆及档案馆的建设。② 开发数据信息资源的阅读工具，例如一些相关的软件、浏览器、阅读器等。③ 健全网络资料的数据库和检索网站，如中国知网、万方数据库、中国学术期刊网全文数据库、Springer全文数据库、中文社会科学引文索引（CSSCI）等。
3.2加强三者一体化的沟通与交流。在思想上统一对图书情报档案的认识，明确一体化的管理是由于科学技术发展的需要，适应信息化的要求，以提升工作效率、加快服罩柿课目的。三者各自的相关政策、法规要相互配合，避免交叉重复以及歧义，目的都是为了保证一体化的工作顺利进行，也就是从本质上保障信息资源共享，保证需求者及时有效地得到需要的信息和文献资料。
3.3注重一体化过程中人才的培训。在网络环境下实现资源共享，就要求有着掌握信息技术，又精通图书、情报、档案相关学科的知识的复合型人才，但是就我国目前的教育机制来看，这样的人才还是相对比较匮乏的，因此，加强人才的培养，是图书、情报、档案一体化所面临的现实性问题。
