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电子文件与电子档案管理范文1
关键词： 电子档案； 传统档案； 管理
中图分类号： G276 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）10-0041-01
电子文件档案与传统档案相同之处，它们都具有档案的基本属性――原始性。对电子的内容进行修改非常容易，而且改后不留痕迹，但势必埋下安全隐患，同时，还可对电子文件进行压缩处理，改变电子文件的清晰度和对比度等等，造成“原件”识别困难。相比之下，相对纸质文件内容进行增删，改而不留痕迹是不可能的。纸质文件一旦形成原件中所含的内容和形式特征就不会发生变化，人们可以从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集，积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。
电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息，对于以存储载体方式进行收集，积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是以拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上修改，一经形成后，马上贮存到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已经总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因次，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值“的文件，还应包括文件的读取软件甚至操作系统。二者间的不同之处具体表现为以下几点：
一、电子文件档案的归档时间与传统档案不同
电子文件可以在文件办理完毕后随时归档，或在某一时间周期内统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，有档案工作人员接受登记，按事由原始给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档和完整率，另一方面也负荷电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
二、电子文件的归档方式与传统档案不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得发杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性，保证电子文件的法律凭证地位。
三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机的发展文件形成部门的配合，档案部门在接受到电子文件后对文件进行合适转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存贮的档案，保证信息资源方便利用。
四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件相应的分类号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的上下级行文附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
五、电子文件查询利用方式和传统档案不同
只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录方式，中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子文件档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，是人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。随着档案信息电子化的发展趋势，提高单位电子档案管理水平势在必行，本人认为还应该从以下几个方面入手：
（1）从电子文件的收集、积累基础工作入手。
（2）严格电子文件的归档管理。
（3）健全电子文件的检查审核制度。
（4）规范公文制作和控制程序。
（5）加强电子文件软、硬件设施管理。
电子文件与电子档案管理范文2
【关键词】档案管理；系统设计
随着时间的推进，档案管理的文件也随之越来越多，如何对复杂多样的档案文件进行高效、科学的管理，增加档案管理工作的效率，满足其他部门工作对档案文件的需要，是现代档案管理部门当下的首要工作内容，更是档案管理工作的主要目的。特别是对于电子文件档案来说，电子文件档案的管理更为复杂、繁琐，建立一个有效的电子文件档案管理系统非常关键。本文将对电子文件档案管理进行阐述，并分析如何设计并实现电子文件档案管理系统。
对于一个国家来说，档案管理工作的开展成果不仅会对这个国家的社会经济发展产生影响，也会对政治和文化等方面产生影响。档案管理工作的发展，会随着社会经济的发展而发展，内容也会随之不断增多，档案管理的工作经验的增多，促进了档案管理方法的改进。随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。一般来说，档案管理对于档案文件的保密性和安全性有一定的要求。电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。本文将根据电子文件档案管理的工作的特点要求，对于电子文件档案管理系统的设计与实现提出个人建议，希望能够对电子文件档案管理系统的建立有所帮助。
1.电子文件档案管理工作的概述
随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。档案管理是档案管理部门的工作人员对需要进行存储的一些文件档案资料通过收集整理，然后进行归纳分类，再进行收藏保管的活动，最终目的是为了在工作中需要借阅参考档案文件的其他部门提供工作上的帮助。电子文件档案管理与传统纸质文件档案管理从宏观上来讲，主要工作内容大同小异，但是从微观上来讲又有许许多多的差别，比如其载体不再是纸质材料，其形成与管理都是依靠信息技术和计算机系统，形式多种多样又较为分散，管理起来具有一定的难度性。
一般档案管理都有一定的保密性要求，尤其是对电子文件档案来说，无论是从收集、储存、保管，还是从服务于档案利用者、交接等方面来说，电子文件档案依附于计算机信息系统，其管理在安全保密性方面的保障要求也比较高，档案管理部门的工作人员要确保电子文件档案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及计算机故障等不确定因素造成的电子文件档案泄露、丢失等问题的发生。
总的来说，电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。
2.电子文件档案管理存在的问题
电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，是一种新的文件档案资料形式，由于发展的时间较短，经验相对不足，所以在目前的电子文件档案的管理工作中存在着一些题有待改善：
1.电子文件档案在形成与收集过程中容易发生被篡改、删除、遗漏等问题，对于其是否是原始的电子文件档案，又是否具有真实性都很难得到判断。
2.电子文件档案的形成与收集过程中依靠的是信息技术、计算机系统、硬件设施、软件等载体，这些载体的安全性较难掌控，存在一定的安全隐患，比如载体损坏、黑客入侵、病毒感染和操作失误等问题都可能使电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象，所以要永久性储存电子文件档案面临着一定的考验。
3.电子文件档案管理系统的设计与实现
为了更好地对电子文件档案进行管理，更好地服务于档案利用者，设计与实现一个完善、安全有效的电子文件档案管理系统是当下档案管理部门的一大任务。通过西方学者的研究分析得出，文件档案可以分为文档阶段、文件阶段、档案阶段这三个不同的生命周期，电子文件档案管理系统的建立可以参照这三个阶段的不同特点进行设计：
1.电子文档管理系统。由于电子文档的载体与纸质文档的载体不同，所以在收集过程中可能会有被改动、遗失或者被恶意删除等现象存在。所以为了保证电子文档的真实完整性，在这一环节中要对其进行严格审核。
2.电子文件管理系统。在保证电子文档的真实完整性后，档案管理部门的工作人员就要建立电子文件管理系统，对收集的电子文档进行合理分类、整理，然后储存。对电子文档的分类、整理要尊重规律符合逻辑思维，才能提高工作效率。
3.档案信息管理系统。档案信息管理系统主要的是保证电子文件档案管理的永久性和安全性。档案信息管理系统要对电子文件档案进行维护、备份，防止载体损坏、黑客入侵、病毒感染和操作失误等问题导致电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象。
电子文件与电子档案管理范文3
[关键词] 档案；档案管理；双轨制；措施
[中图分类号] G740
[文献标识码] B
在全球化信息时代的影响下，传统的单一纸质档案已不能适应当今快节奏的传播利用，由以计算机网络为主导的这面旗子占领了档案管理领域，并逐步取代纸质档案。随着计算机和现代通讯技术在各个领域的不断普及应用，图书馆档案管理近年来也随之由传统的纸质文件逐步向电子文件转化，但这个转化是复杂、持续的，由于各种原因，他们的并存期、依赖期会相当漫长。不过电子文件的入档比例呈逐年增长态势，形成两者并驾齐驱的局面，所以图书馆档案实行双轨制管理是现代社会发展的要求，是图书馆档案管理发展的必然趋势。
一、档案管理“双轨制”的内涵
从形式上看，电子文件仅是形成最终传统意义上档案实体的过渡性文件。随着信息技术的发展，出现了无纸化办公的情况，电子文件的优势越来越凸显，从而对传统档案的管理方式提出新的质疑和挑战。
电子文件的出现，不仅是存储方式的改变，更是档案管理范式的转变。总的来说，档案“双轨制”管理主要是指对档案的存储采取纸质与电子并存的管理办法。“双轨制”不但是管理方式、方法上的调整或者说是某种扩充，更重要的在于它还从根本上改变了传统档案管理的理念，是对传统档案管理理念的一次扬弃，给传统的档案管理注入了新的活力。在管理层面上，“双轨制”是对纸质档案和电子文件的并存管理；而在操作层面上，“双轨制”则意味着从对纸质档案的管理过渡到对信息、知识和数据挖掘、融合与输出，是对信息洪流的疏导和规范。
二、实施“双轨制”管理的必然性及意义
纸质档案与电子文件由于其各自的特点、文件运行的生命周期以及在整个科研生产过程中所发挥的作用不同，决定了必须对具有同一信息内容的文件施行纸质档案与电子文件并存管理的“双轨制”。
电子文件的特点随着其自身的不断发展而丰富和扩充。而其中的“可共享性”、“存储的高密度性”以及“信息的可操作性”是电子文件被大众认可及迅速普及的主要原因。根据这些特点，相对于纸质档案而言，电子文件的优势在于提供方便、快捷的查询、复制及数据交换、挖掘等信息服务上。这是信息社会或者说网络社会对档案管理提出的基本要求。这是一个信息爆炸的社会，如果不对电子文件施行有效的管理，而只是固封于对纸质文件的管理上，那么对海量的信息进行纸质存储以及从海量的纸质文件中找出所需要的信息将是不可能的事。
双轨制的管理模式能够适应现代档案网络化、数字化建设的需要，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储，实现档案实体管理和信息化管理相容并有机地结合起来的现代管理模式。这种管理模式既能充分开发、利用档案信息资源，同时也能起到保护档案原件的作用。从而将更加重视知识管理在资源配置、业务流程和人才开发等方面的作用，使档案管理工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。提高档案管理的水平，发挥档案的更大作用。
三、构建符合现代档案“双轨”管理机制的措施与对策
(一)加强现代化基础设施建设工作
档案工作是“利在当代、功在千秋”的事业。所以要想加快实现双轨制下档案管理高效率，必须增加经费投入，购置实现档案管理现代化所必须的一些设备，如高性能的计算机、扫描仪、数码照相机、数码摄像机、快速刻录机、打印机等，以及维护档案安全的保护设施、配套的软件等，加强基础设施建设。没有坚实的物质基础也就无从谈起档案管理现代化的建设问题。
(二)做好馆(室)藏档案的优化工作
档案馆(室)对所保管的案卷进行全面、认真、细致的普查，这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。首先要对馆(室)藏档案进行全面的清查工作，剔除那些重份和无查考利用价值的文件和资料，然后按照管理规范和科学的方法重新进行分类、组卷、编目、撰写案卷标题等，避免在实行计算机管理档案的过程中出现重复工作。同时，在重新整理的过程中还可以对破损、掉页、字迹退变等案卷做一些修复和抢救工作，可以说是一举两得，也避免了工作效率低的情况发生。重新组卷不仅可以优化馆(室)藏、科学保管，而且可以提高计算机管理档案的利用效率。
(三)解决电子档案文件存储问题，加固档案管理的“双轨”构架
电子文件的存储问题是“双轨制”管理的核心问题之一。电子文件的存储包括两个方面的内容，一是海量存储的问题，一是长期保存的问题。解决这两个问题的办法，就目前的科技水平而言，就是通过“在线存储”、“离线存储”和“近线存储”的办法，对海量电子文件加以长期保存和备份。在线存储是指授权用户可以根据需要，随时下载数据，一般用于存储被频繁调用的数据。离线存储，顾名思义，是对“在线”数据的“离线”备份存储，因此又称备份级的存储。这部分数据不经常被调用。“近线”存储是对“在线”和“离线”的折中，适用于存储访问量不是很大，但又有一定需求的数据。
(四)规范管理，统一接口，打通纸质档案与电子文件之间的物理隔阂
融合是时代的主旋律。纸质档案与电子文件并存的管理过程中，必然存在着不相协调的矛盾和冲突。在矛盾处发现一致，在冲突中寻求融合，是档案“双轨制”管理的根本出发点，也是构建其“双轨”管理的理论基础和实践的必然选择。根据时代特征和科研生产的实际需求以及现有的纸质档案的管理模式，构建一套动态的、发展的，多接口、全兼容的电子文件管理体系业已成为现代档案管理者的共识。“双轨制”其实是一种混合管理模式，由于时代的变迁和科学的进步，任何单一的档案管理模式都难以适应现今复杂的档案信息格局。“双轨制”的“双”也不是字面上“两种”的意思，或者可以说是一种“混合制”的管理模式。
全兼容是指不但要从软件上保证纸质档案与电子文件的一一对应，同时也要从硬件发展的角度，对历史和将来的数据进行兼容性维护，保证其电子数据和纸质档案都长期可用，杜绝由于硬件系统的升迁而对历史数据所造成的毁灭性破坏。唯一性是指一定要保证对包含同一信息内容的纸质档案与电子文件的一一对应。
其次，要建立健全管理制度，从设计软件的开发论证，到整个局域网内OA、PDM(PDS)等计设文件管理软件的架设与管理入手，规范其归档和管理流程，统一执行标准和接口，明确从电子文件到纸质档案转换接口的唯一性，以保证电子文件的真实可用及与纸质档案一一对应，打通纸质与电子文件之间的物理隔阂。
再次，运用技术手段，保证纸质与电子文件之间的动态链接，以及纸质与电子文件都真实可用，充分发挥“双轨制”对现代档案管理的作用与职能。数据库和网络技术的结合，可以为海量电子文件以及纸质档案存储条目提供快捷的全文检索或是条目查寻。进一步完善的PDM系统和归档管理软件的无缝对接，为电子文件的适时归档、动态修改提供了可行的渠道，又从技术上确保了电子文件的真实可用及其输出的纸质档案与实物的完全符合。
(五)加强人才队伍建设工作
从目前看，许多档案部门缺乏高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。加之整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，而现有的立卷归档工作队伍尚不适应工作发展的需要，不仅需要档案和计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，必须通过组织业务学习和技术培训，全面提高档案人员队伍素质，提高其综合业务能力，改善档案工作人员的知识结构和学历结构，尽快使他们熟练使用现代化设备，掌握信息管理的基本知识和技能，这样才能担负起电子文件归档工作和双轨制下档案工作的重任。
随着双轨制下档案管理的进一步开展，档案管理将逐步进入电子化、网络化阶段。我们要以档案和计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，按着全国档案信息化建设的目标和任务，认真做好双轨制下的档案管理工作。是一种必然的发展趋势。因而目前我们只有做好纸质文件和电子文件的并存管理——“双轨制”的管理，才能更好地迎接“无纸化”时代的到来，实现最为理想的档案管理。
[参 考 文 献]
[1]邱晓威.电子文件与电子档案的管理问题与对策[J].中国档案，1999(3)
[2]冯惠玲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2000
[3]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2003
电子文件与电子档案管理范文4
关键词：电子文件档案；管理；问题；对策
随着电子信息技术及计算机网络技术的迅猛发展，无纸化办公已很普及，电子文件因其具备高效传输性、方便性及复制性，正逐步代替纸质文件。做好学校的电子文件档案管理工作极其必要，它是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，更是评估学校全面建设的重要内容之一。在中职学校的电子文件档案管理工作中，如何提高电子文件档案管理的效率及管理质量是当前的热点问题。
一、中职学校电子文件档案管理存在的问题
中职学校的电子文件档案管理指的是将学校日常的上级来文、往来文件、本校的办公行文、行政管理、教学活动及学生管理等形成的各种电子文件材料进行收集、整理、归档、保管，以便日后提供各类电子档案的查阅、借阅服务及相关管理等工作。然而，由于长期以来，中职学校对于电子文件归档的意识较为薄弱，学校忽视了电子文件档案管理的重要性，导致当前电子文件档案管理存在着以下四方面问题：
（一）中职对电子文件的归档意识不高
一方面，由于电子文件是档案管理方面近年来较为兴起的新型“文件”，当前对电子文件归档没有明确的要求和具体规定，加上档案管理部门对电子文件的归档工作宣传不到位，使得电子文件形成部门对电子文件的归档意识并不高。
另一方面，中职档案管理部门对电子文件归档的认识存在偏差，误认为电子文件的归档就是简单地归档电子文件，导致电子文件档案的存档及管理工作完整性、准确性不高。
（二）电子档案储存的安全性不高
当前，随着全球化、信息化和网络化的快速发展，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet、高效流转。与此同时，电子文件档案信息通过网络传递时极易被病毒感染或遭受黑客入侵，导致电子文件档案被不法人士窃取、泄密以及伪造。加上现有的防火墙等技术并不能轻松应对黑客高手或高效的病毒，致使电子文件档案信息的安全性严重降低。
（三）电子文件档案管理人员专业化水平较低
电子文件的档案管理工作对于管理人员的专业化要求较高，不仅要有档案管理的专业知识，还要有计算机软硬件技术、数字通信技术和计算机网络技术方面的专业知识。中职学校的电子文件档案管理工作不仅需要配备现代先进的计算机、扫描仪、数码照相机等设备及管理软件，而且需有高度专业的人才进行管理、操作，才能真正确保电子档案管理工作的准确性及高效性。因此，电子文件的档案管理工作人员不仅需要具备高度专业的档案知识，而且必须能够熟练操作计算机和高端办公设备。
然而，当前中职学校从事档案管理工作的人员不仅专业知识水平偏低，而且严重缺乏同时具备档案管理和计算机信息处理技能的人才。
（四）电子文件归档程序不健全
当前，中职学校的电子文件归档工作并未有明确的管理、操作办法作为依据，加上管理人员专业化知识水平较低，导致电子文件的归档程序混乱，存在大量问题。
另外，中职学校的部分电子文件存储过于分散，未能实现集中脱机保管。出现电子文件管理不严密，甚至存在被伪造、篡改的可能。加上部分电子文件与纸质文件并未实施共同归档管理，加大了管理电子文件的难度，尤其是当计算机出现问题时，极有可能损坏电子文件档案，致使学生的档案信息不完全甚至完全丢失。
二、中职电子文件档案管理的必要性
（一）归档速度快
可以充分、有效的将信息化技术充分与档案管理工作相结合，快速、有效的实现档案的一体化管理，从而使得整个电子文件档案管理工作流程简洁化、操作简便化。与此同时，通过电子文件档案的管理，还能进行归档的相关工作，其中包括：收集文件资料、分类、储存、翻阅、统计等方面，可以有效地减少档案管理工作人员的工作量，大幅度地提高工作人员的档案管理效率及质量。
（二）提高储存的稳定性
当前中职学校进行的电子档案管理工作相比于传统的纸质档案管理，其储存的稳定性更高。因为当前的电子档案管理可以通过利用现代化、信息化的科技技术，其中包括：DVD光碟、U盘、移动硬盘、内存卡等等进行储存与传输。不仅储存时间长、储存量大、占用空间少，而且其稳定性较高。
（三）便于实现资源共享
进行电子文件档案管理，不仅可以有效、快速地提高档案调阅者的翻阅、查找、阅读速度，而且可以通过使用网络、信息传输等技术，将电子档案管理设置为不同的情况进行搜索、分类、安排、优化、过滤等操作。在优化电子文件档案管理的同时，最大化的发挥了传输速度快、应用能力强、储蓄信息量大等优势，从而最大程度地实现资源共享。同时提高学校档案管理者的工作效率，减轻其工作负担。可见，做好中职学校的电子文件档案管理工作是非常必要的。
三、做好电子文件档案管理的措施
（一）坚持文档一体化的档案管理原则
电子文件与电子档案管理范文5
关键词：电子档案管理；价值；对策
电子文件指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。从形式上看，它是数字化的。能够直接借助数据通信技术和网络技术进行远程传递和共享利用。我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题，国家档案局成立了专门的课题组，形成了电子文件归档及电子档案管理方法的试行稿，电子文件的管理正从无序状态进入规范化管理的攻坚阶段。由于电子文件是通过代码形式记录于载体，它的内容只能通过设备来利用，所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。因此，在实践中探索电子文件的档案管理，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法体系十分必要。这有利于对这部分信息资源的检索、利用和共享，有利于本行业对电子档案管理统筹规划，有利于对电子文件的档案价值进行准确鉴别，统一进行电子文件收集、存储、保管、保护，确保归档电子文件的安全，建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其它载体档案之间的有机联系，有利于加速档案工作的现代化进程。因此档案部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任。
1 在历史上，具有的完整性和客观性价值
电子文件将成为人们进行信息交流的主要媒介，将电子文件归档后即形成电子档案。作为保存历史记录的专业机构的档案部门，电子档案是档案的重要组成部分，目前人们因为尚未认识文件形成运转的客观规律，因此管理电子文件总是难以摆脱管理纸质文书的方式方法。对于电子文件往往只作为资料或副本保管，如果不主动承担起保存电子文件的责任来，长此以往，人类记忆的完整性和客观性将很难得到保证，我们将失去大量“像样”的档案，我们的历史将面临断代。
2 在现实中，具有开发和利用的价值
随着办公自动化的进一步深化和CAD、CAM技术的推广应用，特别是电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，能提供越来越完善的信息服务。电子文件随之大量产生，但这些信息资源存在着数量大、类型多、范围广、无序化等特点，一般利用者很难准确地找到所需信息，这对于档案管理带来了一次革命性的挑战。要对有用信息进行深层次开发与利用，必须通过对电子档案的网络化管理，由于电子档案的信息内容的数字化，文、档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使之与纸质档案的管理及网络信息的繁杂、混乱有着截然不同的区别，它对信息资源的开发和运用显然更快捷、更方便。人们可以通过电子档案的网络化管理获得便捷直观的电子文件信息；能够使人共享电子文件信息资源；能够通过网络科学地管理电子文件而降低费用，提高效率；能够改变人的生活方式、工作方式，使人开阔视野，拓宽思维空间等等。而如果因循守旧，继续沿用传统的管理模式，则有悖于利用先进技术提高工作效率之初衷。
3 在发展中，存在提高和更新的需要
档案管理技术是长期坚持不懈、不断发展的重要技术之一。在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。我国的档案管理学是经过几代档案工作者的努力和长期实践、不断丰富而形成的一门完整的管理学科。但档案学面临信息化的冲击与挑战，我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。它不完全适用于电子档案的管理。例如：它强调“原件”才具有法律凭证作用。在电子档案中，由于技术原因，强调原件毫无实际意义，那么怎样才具有法律凭证作用？它强调档案集中保管，电子档案是集中保存好，还是分布式保管好，这是一个有争议性的问题，有待在实践中找出正确答案；纸质文件的归档完全可以不管文件的形成及承办过程中的具体情况，而电子文件的归档必须在电子文件的形成和设计阶段，档案人员就要进行参与，否则将无收集、整理、归档可言；纸质文件归档及其档案管理，不是以技术环境为前提，而电子文件的归档及其档案管理，必须在原有的设备和技术条件下进行，档案部门将会碰到一系列技术问题，电子档案的收集规范要求不同于纸质文件，如何保证电子文件格式的统一性，文本文件的通用格式统一转为XML ＼RTF＼TXT等，扫描电子文件的通用格式JPEG＼TIFF，保证电子档案的内容、结构和背景信息的真实性，保证电子档案的内容、结构、背景信息和元数据等的完整性，以及保证电子档案收集的及时性、有效性和安全性等。
这些问题必须要一一解决，方能达到管理和开发利用电子档案的目的；电子档案的管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质档案管理截然不同，所以应充分注意到电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防有长期保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失，等等。处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。我们要在坚持电子文件必须归档形成电子档案，电子档案是档案―个门类的基本指导思想的前提下，根据电子档案、电子档案的特性，及其所涉及到有关载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况，在认真研究不断实践的基础上，创立我国的电子档案及其电子档案管理理论；管理方法和技术；管理标准、法规和制度，形成我国的电子档案管理学科，促进档案事业进一步发展。
当然，在电子文件的档案管理中，我们还面临着诸如：网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源；技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难；保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多；电子文件的法律效力尚不明确等困难；但其无可回避的价值意义和必要性要求我们要积极应对，趋利避害，在探索电子档案管理的科学道路上与时俱进，以适应档案工作不断发展的需要。
4 做好电子档案管理的措施
1、建立健全的法规和制度，规范电子档案的管理
根据国家最新的《归档文件整理规则》，贯彻落实统一的电子文件管理标准。实行文件管理与档案管理统一领导和规划，紧跟国家最新档案行业标准，湖北省档案局已于2015年10月了最新档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015，替代DA/T22-2000），自2016年6月1日执行，其中归档整理规则规定了新标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料一并归档，制定了最新科学的电子文件归档管理标准[1]：如：归档电子文件的整理要求：
1.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》的规定。
1.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等标准执行。
1.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894 等标准的应用系统等。
在进行电子档案管理过程中，除执行国家的法律法规外，还应该制定严格的电子档案的归档、保管、定期备份、借阅、销毁等切实可行的内部管理制度，对电子档案实行规范化的管理。
2、做好电子档案收集与管理安全
2.1电子档案的收集应形成由单位档案部门联合各个业务部门同步进行，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的收集归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行，业务部门全程参与配合并同时提供相关电子原始数据。
2.2 档案部门在收集电子档案时，应包括元数据和背景信息的收集，元数据是电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据等[2]。电子档案是由电子文件转化而来，元数据是保持电子文件真实性完整性和长期可读性的关键，并对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。鉴别电子文件的保存价值，并对电子文件真实性、可读性及其数据特性实施判断，包括价值鉴定和技术鉴定。
2.3 做好电子档案系统的安全管理，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。首先建立健全电子档案系统的安全管理制度，加强对密码、口令、授权的管理；如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护；做好电子档案使用权限的审核；根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录；加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理[3]。
其次采用先进的计算机操作系统并对数据库文件进行加密；三是采取必需的技术手段来防范病毒和黑客对网络系统的攻击和破坏。
3、人才队伍建设，提高档案管理人员的综合素质
应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍。在电子信息日益发展的今天，档案管理工作者不仅需要具备档案学、图书、情报的专业知识和一定外语水平[4]，还需要具有较强的现代信息技术应用能力。档案部门应重视和加强对档案管理复合型人才的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
4、电子系统硬件设备安全性，严格控制库房环境
由于电子档案的新型存储介质的不断出现，其保管手段也必须与时俱进，紧跟当代计算机技术的发展，不断引进先进的存储介质和技术手段，从而有效地保证电子档案的安全性和时效性。同时，需要严格控制介质的保存环境，做好库房的防磁、防尘、防光、防有害气体，严格控制库房的温度和湿度，并对储存介质定期迁移复制、防止载体的损坏，造成电子档案信息的丢失。
参考文献
[1]http：///manage/upload/html/20160309114313_9312.shtml？netyId=28&newsId=9312
[2]国家档案局，电子文件归档与电子档案管理概[M].中国档案出版社，1999.
电子文件与电子档案管理范文6
关键词：电子档案；管理工作；信息化与数字化
近年来，世界各国信息化发展进入了快车道，我国的信息化应用也进入大发展阶段。新技术的应用为社会各行各业带来极大的便利，但与此同时产生的大量的电子文件，则为档案管理者带了很大的困扰，如何应对新的问题与挑战，需要档案管理者以更大的智慧和勇气，积极创新档案管理。
一、电子档案产生的背景
自从1946年，世界上第一台计算机诞生以来，信息技术的发展可谓日新月异。与此同时，电子文件的飞速发展与广泛普及已是大势所趋。人们普遍认为，纸张的发明与推广是人类记录历史上的第一次变革，当下，正在发生的电子文件代替纸质文件，则很容易被理解为人类记录历史上的第二次变革。而档案是什么？其本质就是原始生活的记录。尽管记录的载体发生了变化，但是本质却是同样的。
那么，就出现了一个问题，这个问题给他的管理者带来了极大的困扰，即：发生了载体转变的巨量的电子档案如何有效管理？
二、电子档案管理的现状
（一）电子档案更难鉴定
国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》（以下称《办法》）第二条称：“本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。”那么，问题是，随着各行各业信息化技术的应用，例如不同办公管理软件的应用，由此产生了不同形式、不同规格，可谓各式各样的电子文件。如何在复杂多样的电子文件中鉴定出什么是可以作为档案归档的电子文件，仅仅依照上述《办法》显然是不能的。
窃以为，首先，可以被称为电子档案的电子文件与可以被称为文书档案的文件是同样道理的，两者在本质上一致的。传统的纸质档案，大多是由文件归档形成的，即，具有长期保存价值的非现行文件。同理，并非所有的电子文件可以称作电子档案，而应当是具备了一定的保存价值和利用价值的电子文件，并且被归档。与传统纸质文件进化为文书档案不同的是，电子文件在转化为电子档案的过程中，还应当具备两个特性：一是必须为真实可靠的反应人们生活工作的原始记录，同时还要具备内容不能被轻易修改的特性，这就要求电子文件在转化为电子档案的过程中，电子文件的格式应当局限为PDF等不易被修改的格式；还有一个需要注意的是，电子档案必须具有长期可读性。因为，随着新技术的革新，或许经过一段时期，会发生因为人们读取信息设备的改变，而导致今天我们花费了大量人力物力所保存的电子档案出现无法顺利利用的逄。“我国90年代举办的一次重大的国际体育比赛的电子文件目前已完全无法读取，20世纪80年代开展的一次重要的全国普查活动的99%的原始数据已经丢失，某市政府大批20世纪80年代生成的电子文件无法读取。正因为上述原因，电子文件在鉴定为电子档案的过程中比传统的纸质文件更加困难。
（二）电子档案管理失控
通过了解，现今大部分的档案馆对凡是属于国家所有的、具有保存价值的实体档案都进行了归档、保存。但对于大量的电子文件产生的电子档案，却很少有档案部门将之列入工作议程。（部分档案馆在尝试收存一些电子档案，但没有一个标准、科学的依据）另外，各个电子档案产生单位没有相应的电子档案管理制度。
（三）电子文件法律体系欠缺
在许多国家，电子文件的证据效力已得到法律认可，而且法律强制政府机构和公司有效管理电子文件，以保留业务活动证据。我国在2004年通过了《中华人民共和国电子签名法》，确认了部分电子文件的法律效力，但在一些方面还存在局限性和不适应性。电子文件法律体系亟待进一步完善。
三、电子档案管理创新
（一）管理理念创新
面对新生的事物，人们往往会有抵触或戒备的心理。电子文件的出现，甚至于趋向替代传统的纸质文件，这一形势必将成为历史的必然。面对这一必然趋势，电子文件的缔造者，即电子文件生成者与电子文件成为电子档案的管理者应当改变传统观念，正确地认识这一变化，以迎难而上的积极姿态迎接新生事物挑战。
（二）领导组织创新
信息化发展到今天，在电子文件逐渐取代传统纸质文件的过渡期这一关键历史阶段，需要充分发挥领导者的组织创新管理能力，纵观历史，优秀的人才在历史的某个阶段产生的历史的推动力往往是难以估量的。这就要求各级档案领导干部要乐于学习计算机等信息化技术，只有领导干部了解了信息化技术，才能更好的领导档案队伍，更好地开展信息化建设，为形成高质量的电子档案和方便高效的保存、利用电子档案奠定基础。
（三）管理机制创新
档案的管理是一项长期性、系统性的工作，电子档案的管理更是一项需要着眼当前、放眼未来的伟大工作。这项工作的有效_展不仅仅需要今天的领导干部具备开拓创新的思路和巨大的智慧与勇气，更需要一项完整的机制来保障电子文件有效归档，成为电子档案。如此才可以避免领导干部换届导致工作政策的反复。在国家带头起草一系列的电子档案归档办法及制度后，各级各类档案管理部门也应及时的，结合本行业、本单位实际，制定行之有效的电子文件材料归档制度，为电子档案的建设事业持续地保驾护航。
总之，电子文件到电子档案的有效管理和利用，看似简单，实则还有相当长的路要走，既需要具备好的外部环境条件，即人们对电子文件及电子档案的正确认识，国家的各项支持；还需要档案管理者对信息化技术的知识储备，需要人们对信息化人才队伍的建设等条件。前面有困难，但路还要走下去，电子文件的剧增和电子档案的剧增会越来越快速，这就需要档案管理者以大无畏的姿态迎接这场革命式的挑战，从而更好的保护好由电子文件产生的电子档案，传承好人类历史的文明与记忆。
参考文献：
[1]马莉.对电子档案管理工作的几点思考[J].兰台内外，2012（03）.
[2]王金玉.浅谈电子档案管理[J].黑龙江史志，2011（22）.
