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人事档案信息化管理范文1
【关键词】：人事档案；信息化；管理
引言
档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，档案信息化是国家信息化的重要组成部分。党和国家实施“大力推进信息化，加速建设现代化”的发展战略，对档案部门提出了新的任务，也为档案部门信息管理的创新提供了难得的发展机遇。人事档案管理也应抓住这一机遇，实施由传统管理到信息化管理的转变，充分发挥人事档案信息的作用。
1档案信息化的概念
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。目前的信息技术已经能够很好地运用计算机网络、数据库的开发来处理现实的信息资源。档案信息化工作就是利用信息技术手段来实现馆藏各类档案的数字化、网络化、电子文档管理一体化及档案信息提供利用网络化。
2人事档案信息化管理的意义
2．1信息化建设是信息社会的要求，也是人事档案信息社会化的需要。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益显现出来。满足群众需求，为社会服务，既是档案工作的出发点，又是档案工作的目的，加快档案信息化建设，是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展的需要，也是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。
2．2信息共享，为社会提供全方位的人事信息，提高劳动效率与工作质量。人事档案管理多媒体信息网络系统提供了人事管理过程中所需要的全方位的人事信息。我们不但可以快速准确地获取人事的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询人事诸如工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解人事全方位的综合信息。可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解人事的传统方式。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。
3人事档案信息管理的目的
人事档案信息化管理以提供利用为目的，还体现在要通过信息维护，及时更新档案中变化的信息数据，使人事档案信息与原档案材料保持一致，从而达到人事档案信息管理始终处在一个动态管理之中，让人事档案由传统的手工管理向信息化方向转换，这是对人事档案信息管理的基本要求。也只有这样，才能使人事档案信息在激励人才和人力资源组织管理与开发中发挥更大作用，真正服务于人事管理工作。
4人事档案信息化应遵循的三大原则
规范性原则：制定和实施人事档案工作标准和规范，是人事档案工作信息化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证人事档案信息的安全性。
效益性原则：人事档案信息化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础。分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益；利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。
5加强人事档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用。保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
5．1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在人事档案管理上，运用计算机进行人事档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机。提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度。逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网，使各项工作都网络化，加强人事档案的利用。
5．2人事档案信息资源建设
5．2．1人事档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对人事档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。人事档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于人事档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质人事档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
5．2．2加强人事档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，人事档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应人事档案信息资源共享的要求，需要加强人事档案日录数据库建设，开发标准化的人事档案管理系统，加强人事档案目录的输入，保存。
5．3人事档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中人事档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分人事档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上人事档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强人事档案业务人员培训工作，提高人事档案业务人员的管理水平。
结束语
为了实现人事档案的信息化管理，各级人事部门应当重视人事档案信息化管理人才的培养，加大智力投资力度，优化智力投资方式，以最新信息理论与信息技术为人事档案管理人员充电，使他们胜任人事档案信息化管理工作。要为人事档案信息化管理提供条件，以便在人事档案信息利用的权限范围内，建立能够全方位、多层次、立体化地提供信息服务的更科学、更快捷、更方便的人事档案信息管理模式，满足社会对人事档案和人事工作的需求。要关心人事档案管理人员的自身发展，尽快培养一支适应人事档案信息化管理的人才队伍。人事档案管理人员要加强终身学习，不断更新知识，完善知识结构，以适应人事档案信息化管理的需要。
参考文献：
【1】赵屹．档案信息网络化建设【M】．北京：北京图书馆出版社，2003．
【2】沈潇．浅析档案管理信息化管理探索【J】．管理探索，2007，4．
人事档案信息化管理范文2
想要实现人事档案网络化进行档案的收集、归档、整理、保管以及利用和转出工作，就必须要求档案数据采用B/S运行模式进行数据集中储存，客户端无须进行任何插件的安装，该系统应当基于档案的业务和信息的自动化处理进行构建，并且集成其他部门的信息系统，达到共享信息资源的目的。由于人事档案需要满足物理归档的需求，所以针对此问题要确保隔离与其他业务系统数据的物理访问和储存。所以可以采用双套制方式进行人事档案工作的操作，确保系统可以同步进行纸质档案和电子文件的归档和整体管理。
2构建信息化人事档案所需要的系统功能
2.1满足人事档案工作全部相关业务
2.1.1建档管理。
构建各级人员的档案的基础数据库，并且对原有的人事档案基本信息进行维护，确保可以统一和集中的对人事档案基本信息进行维护和管理。
2.1.2归档管理。
在获得归档材料后对原有的人事档案中诸如职务、职称等信息进行增、删、查、改等操作，确保与人事档案对应人员的各项信息之间进行同步更新。
2.1.3综合查询检索档案信息。
基于各种查询条件确保系统信息查询功能灵活多样，可以允许用户进行自定义查询，同时系统还需要能够提供跨数据库以及多条件检索等功能。
2.1.4借阅档案。
对于来馆借阅档案人员，系统可以对其进行使用档案信息内容和借阅人信息记录，同时支持查询档案借阅信息，并且对档案借阅信息进行统计。
2.1.5借出档案。
对档案的借出和归还的相关信息进行记录，统计档案借出信息并且提供查询功能。
2.1.6管理档案相关服务。
档案管理工作人员会经常按需提供生日、亲属关系、婚姻状况以及工作学习等各项证明，系统支持对该类信息的记录。
2.1.7盘点档案。
定期核对计算机储存的人事档案信息和档案库的库存实物，参照实际信息对系统中的数据进行处理和修改，并且对档案库中的实物进行清点、核对、修改和统计。
2.1.8处理档案。
若人事档案所属人员出现工作调动、离职、退休、死亡等情况，则需要将其档案转移到其他保管机构或者转存到本档案馆的其他保管地方，并且对其档案储存状态进行改变。系统应当提供代管、遗留、存档、死亡、退休、离休等选项，同时还支持用户进行自定义。
2.1.9转出档案。
系统需要支持对档案的转出，并且要提供对于转出数据的录入处理、实现与其他部门间的信息共享、自生成表格并且允许打印、自动形成回执信息、支持查询和统计转档信息、支持查询和统计转档处理人员信息等。
2.2支持对于档案管理过程中工作过程信息的管理
记录每个工作流程和前后相关的工作过程信息，并且对信息进行管理，确保全程监控执行任务和数据处理的过程，确保随时可以定位所属责任，并且系统可以提供数据的增加、删除、修改、查询、打印、统计和导出等功能，同时还可以对不同的信息使用者指定不同的操作选择。
2.3确保人事档案的信息化管理系统易于维护
人事档案的信息化管理系统涵盖用户管理、单位信息管理、数据库管理、系统日志管理、数据备份和数据同步以及系统帮助等多个功能模块，所以在安装系统应用程序以及放置档案数据库的时候应当有选择的进行，确保所构成的人事档案信息化管理系统易于维护。
3人事档案的查阅
因为人事档案信息实际上就是党、国家和个人的隐私，所以在进行人事档案的查阅和借阅的时候，需要在确保严格执行相关保密法规和制度的前提下尽可能满足组织以及其他方面的利用需求，达到发挥人事档案信息的目的。保障人事档案的完整和安全，避免出现人事档案信息泄露和失密的情况。
3.1人事档案查阅的原则和范围
对于人事档案信息的查阅应当遵守宽严适度、内外有别、灵活掌握、便于利用的标准，从档案使用者角度进行分类，因为人事档案主要是应用于人事工作，是人事工作必不可少的工具和重要依据，所以人事档案管理人员应当对于组织、人事和劳动部门对于档案使用的要求稍稍放松，而对于其他部门在应用人事档案的时候所采取的要求要更加严格；此外，如果人事档案的使用者为中高级干部、有贡献的专家以及学者和知名人士、机要人员等，则需要提高档案使用的要求，而人事档案的使用人员如果是学生、工人或者一般干部，则可以将要求适当放松。
3.2对用户进行权限设定
确保每一个使用系统的用户都可以具备特定的功能权限以及数据访问的权限，对于功能权限的设置需要细化到功能组件级别。对于数据权限的设置应当为目录和全文级别，此外，还应当做好系统备份和数据备份，确保物理归档档案数据。
4总结
人事档案信息化管理范文3
关键词：人事档案；信息化管理；作用
当前，我国的人事档案管理信息化水平已经得到了非常显著的提升，但是这种信息化的程度还需要不断的加强，所以其在发展空间方面也是十分广阔，人事档案管理工作在实际的操作中存在着非常强的完整性、流动性以及机密性。传统的人事档案管理方式还是需要有非常大的人力和物力的投入，同时档案保存的载体通常是纸张，无法在较长的时间内完整保存。所以，人事档案的信息化管理也就成为了一个重要的发展趋势，人事档案信息化管理之后，就可以使得人事档案的利用效率得到显著的提升，从而也使得热人事档案的潜在价值得到全面的提升。
1人事档案管理工作的特点
1.1完整性。
人事档案通常就是人事部门的人员根据当前国家的相关政策，在人员的培养，任命上进行适当的分配和调整，其在人事管理当中发挥着不容忽视的作用，借助翻阅人事档案的记载，我们可以充分的了解到员工的个人经历、业务能力以及工作中具体表现等一些比较核心的也比较重要的内容。它能够更加具体的真实的反映出员工的个人信息。
1.2客观性。
这一特性人事档案利用的一个重要的基础和前提，人事档案的内容一定要具有完整性，只有这样，才能更好的展现出材料自身的客观性和真实性，从而为人事部门提供更加全面而优质的服务。
1.3流动性。
人事档案的管理和员工日常的人事管理应该保持高度统一的状态，只有这样，才能更加显著的发挥出人事档案的实际作用。当前，单位人员流动性明显增强，除了一些国家机关的公务员和事业单位的带编人员之外，企业尤其是私营企业人员的流动性更大，这样就使得人事档案的保管存在着非常大的难度，有时候会出现人档分离的问题，这样一来一方面会对单位工作人员的人事管理造成一定的问题，同时对员工日后工作的正常开展也会产生非常不利的影响，所以，在人事档案管理工作中，我们必须要紧随员工本人工作变动去对人事档案管理工作进行适当的调整。
1.4机密性。
人事档案当中的内容涉及到的范围相对比较广，其中也可能会客观的反映出一些比较重要的历史事件，一些是政审调查本人或者是其家庭成员的资料，所以从某个角度上来说，人事档案是一种机密性的文件，材料内容一般情况下是不能外泄的。个人也没有权利保存本人的人事档案。如果我们需要对其进行查阅，一定要出具正规的手续。人事档案的这些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明显的体现。在人事档案管理工作中，我们必须要做好以下几方面的工作。首先是要保证人事档案保管的科学性和有效性。其次是将员工的各类材料要进行全面的分类整理，同时还要在这一过程中做好存档工作。第三，要制定出一个完善的人事档案借阅和转递制度。第四，我们在实际的工作中一定要采取有效的措施做好纸质档案信息化处理工作。最后一点就是要在实际的工作中做好员工档案的安全保密以及保存等多项工作。
2人事档案信息化管理的必要性
第一，人事档案管理工作需要进行大量的数据统计，传统的数据统计几乎由人工来完成，效率非常低，而且即使能够及时的统计出数量，也无法对数据进行快捷全面的分析，因此必须应用先进的信息技术。信息技术中有很多统计软件，将相关数据信息输入其中，可以直接统计出相应的信息数据，非常方便，还有一些统计分析软件，将相关的信息数据输入其中，系统会自动给出分析结果，档案管理人员可以依据统计分析结果制定档案管理措施。信息化技术的应用，使得传统的封闭式的档案管理，转变为主动式管理，这对我国人事档案管理事业的发展奠定了良好的基础。第二，信息化技术应用在人事档案管理，不仅能够减少管理资金，也能够挖掘出人事档案更多的潜在价值。人事档案是一种特殊的文件资料，其主要记录了个人的实践活动。利用信息化技术能够及时地有效地更新人事档案，领导通过人事档案能够了解到员工的最新情况，这对人才的选拔起到了积极的作用。
3提高人事档案信息化管理水平的方法
3.1增强人事档案信息化基础设施建设的力度。
人事档案要想更好的保证其信息化建设的质量和水平就一定要拥有较为完善的信息化基础设施，其中最为关键的一个基础设施就是信息网络的建设，档案管理工作者在实际的工作中一方面要熟练的掌握一些档案管理方面的知识，同时还要掌握一些计算机网络的技能，对信息网络开展日常化的检查，如果在这一过程中发现了一些问题，我们需要对原来的系统进行更新处理，这样才能更好的保证无纸化办公的质量和水平，此外，其也是人事档案信息化管理得以实现的一个重要的条件。
3.2加大信息资源投入。
首先，档案管理工作人员，必须对人事档案进行有效的鉴定，将不符合归档要求的档案进行筛选，同时重点的人事档案要重点管理保护，这样才能提高信息化技术应用的价值；其次，提高信息数字化的投入力度，因为人事档案的信息数字化，直接反映出人事档案信息化水平，是人事档案信息化建设体系中重要一个环节，为此，人事档案管理部门要积极的应用信息数据库技术，最大程度的提高人事档案的服务质量；最后，重点对归档进行管理，同时对电子档案的各方面工作都要进行监督，将有价值的电子档案收藏起来，并且采取相应的保护手段，保证重点的电子人事档案信息真实，准确、完整，不会被泄露出去或者恶意窃取。
3.3加快实体管理向信息管理转变的速度。
尽管我国有很多档案管理部门，对于人事档案已经实现了信息化管理，但是并不彻底，绝大多数情况下，依然以实体管理为主，因此档案管理部门必须转变人事档案管理方式，由实体管理逐渐的实现信息化管理。比如信息化检索查询，同时将人事档案存储到统一的数据库软件中，制定规范的制度进行管理，并且按照使用权限来实现安全保密，这样人事档案中数据就能够在内部局域网中有效的发行，用户登录相关的网站就能够获得相关的数据信息。现代社会人事档案的重要性已经凸显出来，尤其是数据信息对各个行业发展都异常重要，因此人事档案的利用显得非常重要。人事档案信息化管理是档案事业法转过程中非常重要的一个内容，它也是当前档案工作发展的一个方向，如果档案管理部门在实际的工作中还在使用传统的档案管理方式，就无法满足社会发展的需要，所以我们必须要积极的发展人事档案信息化管理，为人们提供更加高效和优质的服务，加大人才培养力度，只有这样，才能更好的实现人事档案管理的信息化建设。
参考文献
[1]任飞.试论高校干部人事档案的建设与发展[J].赤子（上中旬），2014（13）：238.
人事档案信息化管理范文4
【关键词】企业；人事档案；信息化
1.前言
人事档案是个人经历、思想品德、学历、社会关系、业务能力、工作状况以及奖励、惩处等方面的原始记录，是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案是企业员工信息的重要载体，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。为了充分发挥企业人事档案工作在信息社会中的重要作用，企业应积极地将计算机和网络技术应用于企业人事档案管理，促进企业人事档案的信息化建设，不断提高人事档案管理的工作效率，提高企业人事档案管理水平。人事档案信息化是把传统的纸质档案转变为电子化载体、网络化载体和数字化载体，是在保管好纸质档案的基础上，建立电子档案，同时把个人信息资源录入数据库，在丰富个人信息的同时，突出个人特色，达到档案的动态管理。
2.人事档案信息化的优势
2.1 有利于人事档案资料的收集，保证人事档案资料的完整性
人事档案信息化能够通过管理软件对人事档案的目录进行管理，便于档案管理人员及时地发现档案材料是否完整，及时提醒档案人员收集缺失的档案材料。同时，通过管理软件能够对日常需要归档的各类资料进行分类和登记，保证各种资料的及时归档。
2.2 有利于人事档案信息的查询，方便人事档案的使用
很多企业的领导在进行一些人事决策时，想要在短时间快速了解全面或个人的人事档案信息，往往是一件非常困难的事。人事档案信息化能够通过管理软件实现高效、精确的检索、查询。多种检索方式的综合查询，既可以高效、便捷的获取所需的纸质档案的存放情况，又可以快速、准确地获取人员的基本信息、工作简历及德能勤绩等方面的信息。
2.3 有利于纸质档案的保存，减轻档案保管的压力
人事档案的纸质资料形式多样，保存需要大量的空间且不易保存，容易遭受虫、鼠及其它有害生物的侵袭而损毁，容易因温度和湿度的变化而腐烂、变质。加上有很多原始的文稿、图片、照片很难长时间保存，随着时间的推移会变黄、老化。而通过电子化存入计算机中，可以永久性保存，有效地保留了文件的历史原貌，并且大大减轻了纸质档案保管的压力。
2.4 有利于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率
人事档案信息化能够帮助人事档案管理人员完成动态管理，及时对变动的人事信息进行记载，快捷的文档输入功能可以大大减轻人事档案人员的工作强度。人事档案信息化还能够帮助人事档案管理人员做好采集、验证、鉴定、归档、立卷、销毁等工作，将人事档案管理基础工作程序化、流程化、规范化，简化人事档案分类、排序、组卷、装订等工作，改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式，把管理人员从手工劳动中解放出来，提高工作效率。
3.人事档案信息化的实施方法
3.1 做好人事档案原始资料的收集、鉴别和整理工作
人事档案信息化管理的有效性，很大程度上依赖于人事档案的基础工作。人事档案是人力资源管理和决策的重要依据，具有很强的严肃性。人事档案管理人员要从基础做起，定期跟踪收集最新材料，做好人事档案资料的分类、整理归档，从源头上做好人事档案材料的进场把关，从而保证资料的真实性、准确性与完整性。
3.2 配备计算机等硬件设施
要提高人事档案的信息化管理，首先要在硬件上投入。包括计算机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机等。通过这些硬件设施，将纸质的人事档案进行电子化处理，转换成数据资料，使人事档案信息化、电子化。
3.3 建立个人电子档案
建立个人电子档案，人员的信息都可以在计算机上自由的浏览、下载，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的保护。还可以有效地减少弃档、死档和无档现象，同时，还可以减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的。
3.4 采用专业管理软件，建立电子档案和信息数据库
人事档案信息化要充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，采用专业的管理软件，建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，使档案信息的查阅、统计、分析等日常工作方面实行电子化操作。首先，人事信息数据库的建立离不开专业管理软件的支持，企业应自主开发或选用市场上比较成熟的软件，软件的功能应当包括：电子档案管理（建档管理、归档管理、档案综合检索、档案借出、借阅登记、档案盘点、档案转出处理等）；人事信息的管理（信息的输入、查询、修改、统计、对数据库的信息自动生成各种类型的干部花名册、打印表格等功能）。其次，数据库的建立离不开基础数据的支持，要根据数据库的特点设计动态信息收集的流程、规范收集的内容，保证数据的及时性和准确性。最后，人事信息数据库还要做好系统备份、数据备份，确保系统的不间断运行；档案数据要求做到物理归档，与其他业务系统的数据实行物理访问和存储的隔离。
3.5 建立人事档案信息网络化平台
为了使信息得到充分共享，提高劳动效率与工作质量，应通过网络技术建立人事档案信息网络化平台，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。根据人事档案信息的内容和相关要求，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予权限。
4.人事档案信息化应注意的问题
4.1 建立健全人事档案管理制度
实现人事档案信息化，建立规范的管理制度是前提。人事档案管理信息化工作内容多、要求高、难度大，企业应当坚持从实际出发，根据人事档案管理工作需要制定信息录入、信息分析、设备管理、网络维护等管理制度和规定，建立信息化工作自检自查制度，做到有章可循。
4.2 提高人事档案信息管理人员的素质
尽管技术进步对档案工作信息化建设起着至关重要的作用，但是人员的专业素质是决定因素。人事档案信息管理工作是一项专业性很强的工作，建设一支高素质的档案管理队伍，是提升档案管理水平的关键。实施档案人才培养建设的核心就在于帮助人事档案管理人员深刻转变角色定位，使他们由人事档案的实体管理者向信息管理及信息的驾驭者转变，由微观到宏观的转变、封闭到开放的转变，从而有效的提高各项管理工作的综合能力。随着信息时代的发展，对每位档案管理人员在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法和先进的计算机及网络操作技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。同时，档案管理人员要提高政治素质。人事档案信息化管理对安全保密制度提出了新的要求。由于人事信息传送的特殊性，档案管理人员要有更为敏锐的安全意识，掌握必要的信息安全技术，才能有效完成档案信息化管理中的安全维护工作。
4.3 解决好电子档案的保存问题
要注意电子档案载体的使用和存放。电子档案保存采用光盘、硬盘等载体，虽然存储量大、读取方便，但相对于纸质来说，电子化档案载体的使用寿命较短，一般光盘6-8年，如使用频繁，则寿命更短。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。
4.4 注重人事档案信息的安全性
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。人事档案信息化将电子档案和网络相连，网络具有很强的开放性。无孔不入的电脑黑客、防不胜防的病毒和计算机的故障给我们电子档案的安全和保密工作带来了隐患，使得电子人事档案容易泄密、丢失、错码等。
我们要高度重视人事档案的安全保密工作，牢固树立安全保密意识，严格遵照国家有关安全保密的规定和要求，运用先进的安全保密技术，全面强化安全管理。因此，在管理中一定要认真研究人事档案管理的相关政策，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对电子数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。同时，一旦发现有文件损坏或计算机感染病毒，要立即对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。
5.小结
做好人事档案管理工作，是档案管理工作改革的需要，也是企业发展的需要，企业人力资源管理部门要充分认识人事档案信息化建设的重大意义，遵循人事档案管理工作的客观规律，充分利用计算机和网络技术促进人事档案信息资源的开发和利用，加强档案信息化管理，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。
参考文献：
[1]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京:北京图书馆出版,2008.
[2]高忠平,许蕴莹.浅谈人事档案管理电子化[J].信息化建设,2007.
[3]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索,2007.
作者简介：
人事档案信息化管理范文5
关键词：人事档案管理、信息化、建设
人事档案管理工作是一项极为重要的工作，特别是由于当今社会高速发展，我们人事档案管理工作提出了新的要求，人事档案管理工作只有适应新形势要求，充分利用先进的管理技术和手段，发挥其应用的最大效益，建立人事档案信息网络，实现人事档案信息管理的网络化，推进人事档案现代化管理。
1.信息化建设对人事档案管理的作用
（1）促进信息资源利用最大化。
传统的人事档案管理都是以纸为载体，很容易就出现损坏或者遗失，不利于传递，也不利于携带。人事档案管理信息化建设之后，各种人事信息资源都是以数字信号的形式出现，而不再是过去的实物形式，这样一来，使得使用和传输的效率大大加快。而且人事档案管理信息化还配备有功能齐全的诸多辅助软件，可以实现人事资源共享，系统化地分析整理现有人事信息资源，为单位领导的人事决策提供更为科学的参考依据。
（2）提高工作效率。
众所周知，人事档案管理工作是较为繁琐细致的，很多都是基于经验的重复劳动，需要占用大量的时间来进行管理。人事档案信息系统可利用影像特性，将采集到的个人信息和相片直观清晰地呈现出来，同时能图文并茂看到其自然状况，以便档案利用者全面了解和掌握所查对象的整体情况。人事档案管理信息化能够使人事档案管理人员从日常琐碎的事务中解脱出来，工作效率大幅度上升。
2.人事档案管理信息化建设存在的问题
2.1软硬件基础设施不齐备
很多单位没有专门的档案馆（室），人事档案由组织或人事部门分管，经费常常不能及时到位，即使到位也不能专款专用，这就造成所需的一些基础设施不能配备齐全，给推进档案信息化建设增加了难度。
2.2数据库不能及时得到维护，信息量有限质量不高
目前，对于人事档案信息系统的开发，很多部门都很热衷系统建设，或是利用自身计算机专业优势研制开发，或是干部人事部门自行开发，或是组织部门聘请计算机专家或信息中心联合开发，而对于系统的后期数据库的建立、维护，数据的准确性，全面性却往往被忽视。导致数据库信息有限质量低下，也严重影响了数据库的查全率和查准率，降低了人事档案管理信息系统的使用率和可信度。
2.3人事档案信息管理缺乏高素质人员
现代信息技术条件下，人事档案信息化对管理人员的素质要求更高。从总体上来看，我国人事档案信息化管理人员队伍在文化程度、专业素质和实践操作等方面参差不齐，人事档案管理的整体素质普遍偏低，管理水平不高，人员队伍的稳定性差。缺乏档案管理专业复合型人才的培养与培训，特别是，兼备档案管理专业知识和计算机网络通信技术才能的人才更是匮乏，远远不能满足新形势下的人事档案信息化管理事业快速发展的需要。
3.人事档案的信息化管理方法
3.1 完善人事档案管理制度是信息化的基础
在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。
3.2 其次要增强档案信息化管理的安全意识
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，有些单位在进行档案信息化建设时，安全意识不强，会造成档案信息的丢失和泄密，带来很大的损失。因此在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。
3.3 建立完善的信息网络
在竞争如此激烈的今天，网络变得更受人们青睐，其原因是人们可以利用网络系统去更快更好的组织和处理工作，并将工作做得更全面，更有效率。此外，网络还可以为人们提供全方位的信息服务，例如说人事档案的记载，由于存在人员复杂，时间跨度长短不一，数据错误等弊端，所以在进行信息化档案管理之前，首先要建立一个完善的信息网络，以保证信息的正确性与完整性，尽管这在实施过程中会比较困难，因为信息量大，需要的人员量也随之增多，花费的时间更是不可估量，但其意义是十分重大的，它可以为档案管理信息化奠定发展的基石，使之更快、更好的实现。
3.4 建立人事档案管理信息化的人才机制
实现人事档案管理信息化建设，信息化人才是关键。人事档案管理信息化是一个不断优化的动态过程，高素质档案管理人员必不可少。在档案管理信息化的建设过程中，需要既要有良好的职业素养、扎实的理论和科技知识，并具备较强的开拓创新意识、能够全面了解和自觉贯彻相关的法律、法规、制度与标准，尤其需要能够把深刻理解人事档案管理的工作流程的综合的、全面的高素质人才。在日常的人事档案信息管理过程中，能够科学管理好、维护好本部门的局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统，推动应用好系统的各项功能，提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。
3.5档案利用制度
1、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。
2、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
3、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。
4、提供利用档案时，按学校有关规定收费。
5、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。
4.结语
在信息时代，我们必须充分利用信息化的优势创新我们的服务手段。档案管理的服务创新是不可避免的趋势，并且是一项庞大且复杂的系统工程，我们不仅仅要进行管理设备的更新、管理机制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的变革；以人为本，不断提高管理队伍素质，进而提高档案信息的服务水平。改变了传统的管理模式，使档案与现代信息技术有机结合。（作者单位：湖北中医药高等专科学校 ）
参考文献
[1]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索，2007，4.
[2]范军豪.加强高校档案管理创新工作的点滴思考[J].教育教学论坛，2010，（18）.
[3]刘彦丽关于档案信息化管理的研究[J].商场现代化（学术版），2005，（4）.
人事档案信息化管理范文6
随着计算机技术和网络技术的快速发展，在各个行业中的应用也越来越广泛。在当前人事档案管理工作中，信息技术的应用有效的提高了人事档案管理的水平，不仅人事档案管理效率得以大幅度提升，而且为人事档案的利用奠定了良好的基础。文中分析了人事档案信息化管理的必要性，同时对人事档案信息化管理的途径进行了具体的阐述。
【关键词】
人事档案；信息化管理；必要性；途径
近年来，信息技术开始在人事档案管理工作中进行应用，这不仅有效的提升了人事档案管理现代化的水平，而且为什么各单位人事档案信息管理提供了可靠的保证。将人事档案管理技术与信息化技术有效的结合起来，加快推动人事档案信息化建设，这不仅是人事档案管理发展的必然趋势，而且能够更好的将人事档案在人事工作中重要作用发挥出来，为人事档案的健康发展起到积极的促进作用。
1人事档案信息化管理的必要性
1.1信息化管理有利于人事档案利用率的提升人事档案作为国家和企事业单位不可或缺的重要工某些人，其是对个人信息的真实记录，而且与每一个职工的切身利益息息相关。人事档案还是单位人事部门对个人进行管理的重要凭证，是各项工作开展的基础。在单位选拔人才及干部队伍建设中具有非常重要的作用。通过实现人事档案信息化管理，有利于人事档案利用率的提升，特别是当前人事档案使用频率不断提高的新形势下，加快人事档案信息化管理更具有必要性。
1.2信息化管理有利于人事档案管理效率的提高长期以来在档案工作中一直采用纸质载体进行保管，而且档案的收集、整理和利用也都是手工的方式，档案管理人员不仅工作量较大，而且工作效率很难提高。通过将信息化技术在人事档案管理工作中进行应用，只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用，利用计算机管理系统可以自动对档案信息进行分类、提取和加工，不仅工作效率得以提高，而且数字档案更易于保存和查询，有效的提升了档案的利用率，同时档案管理成本也得以降低。
1.3人事档案信息化管理是必然趋势信息化发展已成为当前社会发展的必然趋势，同时从档案管理的改革工作中我们也不难看出，信息化发展作为档案管理改革的总方向。在当前人事档案管理工作中，充分的利用计算机技术和网络技术，更好的运用当代科技新成果和管理新手段，通过对人事档案各类信息进行编辑、管理、存储和检索，提供更准确及方便的人事档案信息利用，加快推动档案信息资源共享的步伐。
2人事档案信息化管理的途径分析
2.1提高人事档案管理的信息化意识在当前社会知识信息进代，人们对信息的需求量不断增加，在这种情况下，作为档案管理人员，需要努力提高自身的信息化意识，更好的推动档案信息化建设。特别是在当前人事档案管理工作中还存在着手工管理的方式，这就需要加快向数字管理进行转变，确保人事档案接收、传递、存储和利用实现一体化，确保人事档案信息共享的实现。在当前人事档案信息化建设过程中，电子档案作为人事档案信息和资源建设的重要内容，通过加快档案信息化建设，可以更好的使人事档案为人事管理工作提供优质的服务，利用科学、先进的人事档案管理模式，从而实现人事档案管理的高效化，确保人事档案管理质量的提升。而且在信息化技术在人事档案管理工作中进行应用时，不仅提高了档案查阅的效率，而且档案内容也得以更加丰富，实现了人事档案的无纸化阅档。
2.2加快人事档案全文数据库建设人事档案信息数据库虽然在信息的查询、检索、统计、及名册和表格的快速生成方面具有较大的优势，但在正常对人事干部进行提拔及考察时需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅，这是人事档案信息数据库无法提供的。所以需要进行全文数据库的建设，有效的提高人事档案利用的效率，通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析，并能快速生成各种名册和表格，但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作的效率，满足利用者的需求，保护实体档案，全文数据库的建设就显得尤为重要。建立一个全文数据库，利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。
2.3加强人事档案信息动态化管理人事档案的管理不能再拘泥于传统的统一模式，可以不断的充实本人的一些个性资源，使档案材料和信息得以不断的充实和完善。同时现在人员流动性较大，所以需要加快人事档案信息的更新速度，使之与人员流转的速度相协调，从而实现人事档案信息的动态化管理，完成人事档案信息的电子档案的建立，使现代化手段在人事档案信息动态化管理过程中得以有效的建立，从而有效的提高人事档案的使用价值。
2.4加强网络建设，构建信息平台在当前人事档案管理工作中，需要构建完善的人事档案网络管理体系，各单位人事档案可以通过局域网进行联接，确保干部档案网络化管理的实现。而且人事档案网络管理体系构建以后，有利于提升人事档案管理效率，为人事档案管理现代化的实现起到积极的作用。另外，为了能够实现人事档案管理现代化，则需要人事管理机构要进行信息中心的设置，做好人事信息化管理的指导和技术支持工作，更好的对人事信息流动渠道进行规范，履行好人事信息收集和的重要职责。人事信息资料是人事管理工作的重要基础，当前社会发展过程中，人员具有较大的流动性，而且人事信息资料量较大，并且呈现动态的变化，这就需要建立科学的人事信息库，并将人事信息库与人事档案管理有效的结合起来，实现静态信息和动态信息的统一，有效的确保人事档案利用过程中信息的准确性和实时性，为人事档案管理工作的顺利开展奠定良好的基础。
3结语
在当前社会和经济快速发展的新形势下，相对于经济和社会的发展，人事档案管理工作存在一定的滞后性，为了能够使人事档案管理工作更好的与当前社会发展的需求相适应，则需要加快对人事档案管理工作的完善和优化，加快推动人事档案信息化建设工作，为人事档案更好的服务于人事管理工作奠定良好的基础。
参考文献：
[1]李玮,温婉稀.论人事档案管理信息化和社会化[J].科技资讯,2011(18).
[2]朱伟玲.人事档案管理的信息化建设探析[J].科技创新导报,2012(10).
