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招标档案管理制度范文1
一，招投标档案管理面临的实际问题
我们通过实际调查发现，目前我国企业的招投标档案管理依然存在着以下几个方面的问题。
问题一：招投标档案的数量庞大，给企业造成严重的管理负担。目前企业主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》(以下简称《实施条例》)的五十六条所规定的“招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”之要求，来确定本企业的招投标档案的保管期限。由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是那些未中标单位的标书数量很多，加之缺乏细化的保管期限划分，已经给许多企业的档案库房造成了巨大的压力。如果不能及时地解决这一问题，必然会给企业带来沉重的管理负担，增加企业的档案管理成本，影响企业的经营效益。
问题二：招投标档案的完整性不够。一般来说，招投标档案应该是每个招投标项目活动的完整的、系统的历史记录，是企业围绕着招投标项目的准备、开标、评标和中标等一系列业务活动形成的各种有保存价值文件材料构成的有机体系。但是，从目前一些企业的招投标档案管理的实际情况看，不完整的问题还是比较严重的。
问题三：招投标档案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。据笔者的调查发现，一些企业的招投标档案管理依然延续较落后的手工管理模式，缺乏必要的检索工具，随意存放现象严重。所以，在查找利用时，只能凭管理人员的记忆，在库房里翻找。
问题四：招投标档案的管理规范和管理制度不健全。从调查的企业情况来看，招投标档案的管理基本上是无相关的制度可循，管理人员一般只是凭经验在管理。这种情形的存在，在一定程度上表明企业的档案管理制度建设还存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。
二、招投标档案管理问题的成因分析
1 法规制度规定的模糊性和粗放性
我国招投标档案管理的直接法律和法规依据就是《中华人民共和国招投标法》(以下简称《招投标法》)和《实施条例》，但这两个法律法规文件对招投标档案的管理所提出的要求和具体规定都比较粗放和模糊，甚至在这两个法律法规文件中都没有出现“招投标档案”的字样。这可以在一定程度上表明这两个法律法规文件的制定者的“档案管理意识”是比较淡薄的。《招投标法》只是在第二十八条中提到“招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启”；在第三十六条中提到“开标过程应当记录，并存档备查”。《实施条例》也只是在第三十三条中规定“招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况，由接收人签字并存档备查”，在第五十六条中规定“[存档及书面报告]招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”。这样的规定，只是给招投标档案的管理提供了一个非常模糊的框架，并且存在着较大的主观随意性。
企业在招标过程中形成的文件资料不一定都具有保存价值，所以没有必要也没有可能保存所有的文件资料，否则就会陷入“有文必档”所造成的档案管理“陷阱”，大大增加企业的档案管理成本，降低企业档案管理的效益。按照一个招标项目至少有三方参与的法律规定，企业要为保存所有没有中标单位提交的“投标书”负担高额的管理费用，十五年以上的保管期限的规定，也会使企业难以克服档案库房空间不足的实际问题。同时，数量庞大的“招投标档案”也会使企业难以用相同的成本投入来切实提高企业档案的管理质量，招投标档案的信息化管理水平的提高，更会变得举步维艰。因此，这种粗放式的法律法规规定，是必须加以改变的现实，否则将会给有关企业造成更为严重的问题。
2 招标业务工作流程中关键性节点缺乏控制、归档范围不清
就目前而言，一些企业的招标项目档案之所以存在“挂一漏万”的问题，就是因为它们没有明确的全程管理思想，没有把握住招投标过程中的关键性“节点”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存价值的招投标过程文档没能及时“捕获”，并最终造成招标项目档案不齐全、不完整的不良后果。另外，一些企业缺乏对招标项目归档文件范围的必要制度规定，也是造成招投标档案完整性受损的重要原因。如果一个企业在开展招标活动中注意把握好招标活动过程的关键点，如登记、预审、开标、评标和中标等“节点”，注意做好相关文件资料的备案管理，确保招投标归档文件资料齐全、系统和完整的控制目标，还是可以顺利实现的。
3 招投标档案管理缺乏必要的理论支持和指导
在目前的档案学应用理论研究成果中，我们只能零星地找到一些研究招投标档案管理的文章，而且多数都是业务经验介绍层次的研究成果，很难对目前的国家政策制定和相关法律法规及管理制度的完善产生实质性的推动作用。有鉴于此，我国企业的招投标档案管理失范也就不奇怪了。缺乏科学档案管理理论指导的实践，包括法律法规、标准制度的建设，都会是相对盲目的。为此，强化档案管理理论的建设，充实能够指导企业招投标档案管理方面的思想内容，是我国档案学研究者必须直面的一个现实性问题。
4 缺乏成本控制意识，信息化管理水平低
成本／收益比，是每个企业在经营管理活动中都必须要考虑到的一个非常实际的问题。如果沿用现在的招投标档案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就无疑会给企业造成较大的管理压力，如若长期持续下去，也会造成有关企业管理积极性的下降，粗会最终损害国家利益、企业利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理规定，以及落后的文档管理理念和制度要求，不仅会造成招投标档案管理的整体质量下降，而且也会给目后的招投标档案资源的开发利用带来不良影响。
基于上述认识，笔者认为目前必须采取切实的改进策略，积极行动起来，才能真正找到解决问题的出路。各有关企业与其采取消极观望的态度和被动的行动方案，毋宁率先变革，积极探索招投标档案的科学、合理、有效的管理方式，并努力通过自身的管理实践加以验证。
三、解决招投标档案管理问题的基本对策建议
通过研究和分析目前现有的成功经验和有关新的政策和规定，我们提出以下几个方面的解决问题的对策和建议，供企业在管理招投标档案的实践中参考。
1 治标不如治本，国家有关部门应当立即着手修订《实施办法》，通过总结各部门和地区比较成功的经验、规定和做法，
进一步明确规定各种招投标档案的保管期限。目前，我国中央和地方又陆续出台了一些与招投标档案管理相关的政策、行政规章，其中的一些规定可以作为我们进行《实施办法》修订工作的重要依据。例如，《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》中所规定的国家电子政务工程建设项目招投标文件归档范围和保管期限，就比较明确具体。该文件规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年，评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年；中标的投标文件(正本)的保管期限为永久；未中标的投标文件，终验后保存2年。政府采购文件保存10年。再如，《水利工程建设项目档案管理规定》规定的水利工程建设项目招投标文件材料归档范围与保管期限为：招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期保存，投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件保存期限为永久；开标、评标会议文件及中标通知书长期保存。《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定“招标、投标、租赁文件：由建设单位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投标档案管理办法》规定：“大型基础设施、市政工程、公共建筑和市级以上重点工程的招投标档案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投标档案保管至工程竣工后三年。未中标单位的投标文件保管期限为半年(自开标之日起计算)”。《湖北省建设工程招投标交易档案管理办法》规定：“招投标档案管理人员应遵守国家《保密法》，合理划分招投标档案密级和保管期限。原则上一般工程招投标档案应保存五年，重大工程项目招投标档案应保存五至十年，投标文件副本可保存半年至一年时间”。还有扬州市、宁波市、河北省、辽宁省等地都在投标档案管理办法中做了相应的规定。
根据上述有关规定的精神，企业的招投标档案的保管期限可以做如下划分规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年；评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年，中标的投标文件(正本)的保管期限为永久，未中标的投标文件，可保存6个月到2年。
2 梳理招投标工作的业务流程，明确招投标档案的形成节点，实现对招投标档案的全程控制。各有关企业可以根据自己的招标工作的业务活动特点，认真梳理招标工作的业务工作流程，明确招投标档案形成的重要节点，标明各节点需要形成的文件种类，并实行全程管理控制，确保招投标文件资料的有序形成、积累和归档，避免缺失和失控，维护每个项目尤其是重大招标项目档案的完整性。
招标档案管理制度范文2
1、综合协调机关政务工作，负责全局政务督察工作；2、传达上级指示精神，协调分局各科室之间及有关部门间的工作关系，沟通信息，加强联络；3、系统掌握全局各阶段工作要点及进展情况，及时反馈信息，当好局领导参谋；4、负责草拟、审核上报、下发全局性文件，搞好文秘、档案、信息、统计、调研、、机要、机关安全等工作；5、负责全局性会议的组织及综合性文件起草；6、负责接待工作，处理群众来信来访，并负责检查落实；7、负责局信息化建设和信息中心工作；8、承担综合性调研和协调各科室的调研工作；9负责承办人大议案、建议和政协提案工作；10、完成分局领导交办的其他工作任务。
二、岗位风险
1、利用职权在物资、物品采购中收受回扣，虚报价格，谋取私利。2、违反招标采购和政府采购的规定，在重大办公物品、装备采购中串通投标、虚假招标。3、对重大未决事项泄密；机要公文、档案管理不善，泄密、损毁、丢失；公章管理不善，导致严重后果。4、重大紧急信息瞒报、迟报、谎报、漏报，影响领导决策，后果严重。5、接待中铺张浪费，私人侵占或者长期占用公共物品和装备，假公济私。文秘岗位风险：对重大紧急信息反应迟缓、贻误工作；印信管理不善，未经批准擅自缮印、出具证明材料；利用职权出具假证明、假材料。档案管理岗位风险：擅自借阅、复制、涂改、调换档案材料。资产管理岗位风险：账实不符，擅自占用、使用、出租、出借、处置公共物品和固定资产；保管、维护、管理不善，导致国有资产损毁、丢失。办公室主任岗位风险：对重大事项、紧急信息瞒报、迟报、谎报、漏报，影响领导决策，后果严重；机要公文、档案、印信管理不善，导致责任事故，形成严重后果；固定资产和公共物品管理使用不科学、不合理、不规范，造成资产闲置、浪费、损毁、丢失；接待中违反规定，浪费资财；利用职务之便，假传领导意图，乱打招呼，乱提要求，影响正常执法监管；利用工作之便，假公济私。
个人廉政风险防范自查报告
（一）姓名、单位、职务
姓名：单位：办公室职务：主任
（二）主要岗位职责
负责办公室日常管理工作，负责办公室的行政、接待、文件管理等工作，监督印鉴管理、、接待、公务车管理和档案管理工作，安排总公司大型会议，负责对外联系协调，以及领导交办的其他工作。
（三）在履行工作职责时，可能存在的廉政风险
存在凭借本岗位权力获取利益的风险；存在对下属工作人员管理监督不力，导致本部门出现廉政风险。
（四）工作流程和管理制度存在的可能造成廉政风险的环节和漏洞
在工作中不断有新的情况出现，可能因管理制度不能及时完善而出现漏洞。
（五）在外部环境方面，存在的可能造成廉政风险的因素
在与外部单位、人员接触的过程中，可能存在凭借自身职权获取利益的廉政风险。
（六）防范措施
加强自身修养，筑牢拒腐防变的思想防线，严格按照总公司制度办事，决不利用岗位权力谋取私人利益。进一步完善办公室内部各项管理规定，在办公室日常管理工作中，坚持原则，客观公正地处理各项事务，加强对下属工作人员的教育、监督和检查，有针对性地对各岗位廉政风险提前防范，并实时进行监控。
（七）完善工作流程和管理制度的意见
招标档案管理制度范文3
关键词：技改技措档案 完整规范 管理
随着我国社会主义市场体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，面对市场竞争愈加激烈的严峻形势，很多企业的老厂区及老生产线已完全适应不了企业发展的需要。为了解决这个问题，企业只有对现有设施进行技术改造，通过采用新技术、新工艺、新设备、新材料努力提高产品质量，促进产品升级换代，降低能耗和原材料消耗，加强资源综合综合利用和治理污染等，提高社会综合经济效益和实现以内涵为主的扩大再生产。 这个生产建设活动过程中产生的档案便是技改技措档案。
技改技措档案管理是指国家对企业投资的基础能力建设项目、研保条件建设项目和批生产能力建设项目等专项技改项目以及本企业自筹资金建设的技改技措项目从立项到国家以及本企业验收过程中所形成档案的全过程管理。企业技改技措项目档案是企业技改技措工程建设过程和建设成果的真实反映，它对于加强技改工程质量控制，以及工程日后维修、改建、扩建等具有重要作用。
技改技措项目档案由于投资大、建设工期长、工种多，档案资料多种多样，管理难度很大。如何确保技改技措档案管理的规范、完整，笔者认为只有明确部门和人员的职责范围，制定严格的管理规章制度，加强档案收集归档、整理组卷等各个环节的管理，才能确保技改技措项目档案的完整规范。
一 、 技改技措项目档案工作的基本原则
企业的技改技措工程是一项复杂的企业生产建设活动，它所产生的项目论证、立项、报批、批复等文件；各项设备仪器的招标采购，调试运行维修等文件；工程建设审批，勘察设计、实施到竣工验收过程中形成的文件；以及以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体的电子文件等等，档案种类繁多，牵涉到企业内部计划部门、设备部门、仪器部门、基建部门、 科技信息部门、档案部门等众多部门，如何才能管理好这些档案，笔者认为最重要的就是要有一个牵头单位实行自上而下的责任保证体系和监督管理体系，这就是企业技改技措档案工作的基本原则。
企业的技改技措项目档案管理应该实行集中与分散管理相结合的管理体制。技改技措项目档案包括科研档案、设备仪器档案、基建档案和电子档案等。其管理工作要纳入到企业计划部门所牵头的技改技措项目检查、协调、考核、组织验收等全过程的管理工作。企业档案部门应对其它部门的档案管理工作进行督促和指导。
为确保技改技措项目档案归档工作的及时有序，企业计划部门应在下达技改技措项目计划的同时，向各有关档案管理部门通知相关内容，比如此次技改技措项目所牵涉的设备仪器的名称、数目，基本建设工程的内容等，档案人员心中有数，档案管理从收集开始就有序进行，切实做到档案管理与项目建设同时起步。
技改技措项目档案的验收工作是工程验收中很重要的一项内容。计划部门通知各部门验收时间后，各相关部门的档案管理人员应按时间节点对其管理的档案进行整理、统计，然后向企业档案部门提交报告，档案部门进行汇总后，向计划部门提交本次技改技措项目档案管理总结报告，各相关单位档案管理人员接受审查组对技改技措项目档案的现场验收。
二 、确保企业技改技措项目档案规范管理的对策
1． 建立完善的归档制度。技改技措项目档案中最让人头疼的问题就是技改技措工程实施期间所归档案不够完整规范。比如在设备仪器档案的管理中，由于相关技术人员的不重视，经常会出现前期招标文件、合同以及后期检测运行维修过程中技术报告的丢失和遗漏等，都是档案归档的不够完整规范的具体表现。
针对这个问题，企业应根据国家相关法律法规规定，结合本单位实际情况制定切实可行的技改技措项目档案管理制度，作为指导监督技改技措项目档案管理的执法依据。使相关技术人员在工程管理的每一个环节中能够有法可依，有章可循，杜绝部门和人员之间的推委扯皮，从而保证技改技措档案归档的完整规范。 其次，结合工程项目施工进程所涉及的内容和单位，制定相关单位人员的职责范围、工作标准及考核措施，加强对相关技术人员的考核，将档案管理纳入每一位员工的绩效考核范围，增强工作责任心，也便于监督、检查和管理。
2．加强企业内部相关人员的档案管理培训。由于企业技改技措工程量大、施工时间长、所涉及的部门和人员多等特点，如果技术人员的档案意识不够强，自觉性、主动性较差，对国家及行业关于技改技措工程档案的相关要求了解不深，就会直接影响技改技措档案的规范管理。要解决这一问题，企业的档案部门应该组织本企业与技改技措工程相关的专、兼职档案员以及设备、基建、科技部门相关技术人员参加技改技措项目档案管理培训，使相关人员进一步理顺技改技措项目档案管理的工作思路和方式方法，对于与技改技措工程档案相关的管理规定、编制规范等技改技措项目档案管理标准有进一步的理解和认识，提高全员的档案意识，为技改技措项目档案工作的全面展开打下坚实的基础。
3．加强各基层单位档案管理人员对技改技措项目档案认识，强化管理，加强工作责任感。技改技措项目档案在企业整个生产经营活动中起着非常重要的作用，档案管理人员在项目建立之初，就要重视档案的收集归档工作，认真学习有关企业技改技措项目制度，对工程管理的每一个环节进行认识和了解，这样才会在档案收集方面变被动为主动，为档案的完整规范打下基础。其次，在档案整理方面严格按照技改技措项目档案管理制度执行，比如整理组卷时封面、标签的填写，页码的打印，装订的规格，目录的制作等，按照统一的标准执行，切实做到技改技措项目档案的齐全、完整、规范。
三、结语
总之，技改技措项目档案作为近年企业档案重要的组成部分，如何加强规范管理，直接影响着企业的生产和再生产。只有制定严格的管理规章制度，明确企业内部相关部门和人员的职责范围，加强档案收集、归档、整理、提供利用等各个环节的管理，才能确保技改技措项目档案的完整规范，使技改技措项目档案在企业的现代化建设中发挥其应有的作用。
参考文献：
招标档案管理制度范文4
一、当前医院人事档案信息化管理存在的主要问题
（一）重视程度不够。医院领导层对人事档案管理工作不重视，认为人事档案管理在医疗核心工作中起到间接辅助作用，不能直接为医院创造经济财富和社会效益；还有的领导甚至认为人事档案管理工作仅仅是人事部门的事情，因而没有加以重视，也没有在人力、物力、财力等方面对人事档案管理加大投入，致使人事档案管理长期处于维持现状和被动应付的状况，医院人事档案信息化建设也就无从谈起。（二）基础设施建设落后。目前许多医院的人事档案基础设施建设落后，还停留在纸质档案阶段，人事档案信息化程度不高，未能将现代化信息技术手段全面引入医院人事档案管理工作。（三）管理不规范。传统的医院人事档案管理方法局限于保管保存功能，利用率不高，实际工作中方法单一致使效率低下，现代化管理手段没有充分应用到人事档案管理工作中，明显滞后于医院各项工作的快速发展。随着人事制度改革的不断深入，档案材料的收集、保管、利用以及档案业务的范围也发生了变化，部分旧的管理制度不适应社会发展的需求，亟待进一步修订完善。（四）管理队伍不专业。档案管理人员需要具备过硬的政治素质和业务素质，还要具有爱岗敬业的职业素养。在人事档案管理信息化过程中，档案管理人员不仅要精通档案管理专业知识，还要能熟练掌握计算机和网络应用技能。当前，很多医院人事档案管理人员不能完全达到以上工作要求，需要进一步的学习和培训。
二、做好医院人事档案信息化管理的对策
（一）重视医院人事档案信息化管理工作。医院领导及组织人事部门要把人事档案管理工作放在事关医院人才队伍建设全局的高度来对待，加强人事档案管理基础设施建设，切实将其纳入重要议事日程。应着重加强人事档案管理工作人员的思想教育，完善医院的人事档案工作考核制度，体现多劳多得、优劳优酬，充分调动管档人员的工作积极性，提高工作效率。（二）提高医院人事档案信息化建设投入。医院提供一定的资金支持，更新硬件设备，如计算机、扫描仪、照相机等；提供技术支持，通过公开招标采构引入专业档案管理软件，来提高医院人事档案管理的信息化程度。同时加强医院人事档案管理安全措施，在软件应用的基础上加设防盗系统。（三）做好医院人事档案系统维护。主要包括以下方面：1.规范的录入规则和内容。在原始数据录入时应该建立统一规范的录入规则，所采集数据应针对实际工作需求，以免造成浪费，做到有用必录入，无关少录入，让人事档案管理系统便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常维护。建立人事档案系统不是一件一劳永逸的事情，需要定期进行对于系统数据进行管理维护与更新。只有经常对系统进行维护才能确保医院人力资源系统的长期长效运用。3.档案的保存与管理。医院人事档案信息化管理是将数据保存在服务器中，同时将数据备份放置硬盘中，以防服务器出现问题。在人事档案的管理过程中不仅要依靠信息化系统，还要对于原始纸质档案进行妥善保存。做到实时系统、硬盘备份与原始材料三方的妥善保存与管理，防止各种意外情况的发生。4.落实安全保护措施。在服务器与客户端之间设置“防火墙”，定期修改服务器密码，针对相应管理人员的上岗、离岗情况签订保密协议，明确管理人员和工作人员申请、变更、注销权限等。严格执行保密规定，加强人事档案信息安全管理。在日常管理工作中，将人事档案信息安全纳入医院安全保护管理的范围。（四）加强信息化管理制度建设。应建立健全人事档案信息化管理制度，特别是要建立健全医院人事档案材料收集、整理、归档、保存等相关制度和人事档案计算机使用管理制度，严格落实，加强监管，明确各个岗位的工作范围及职责，规范档案管理人员行为。（五）建设一支高素质的档案管理队伍。要不断加强档案人员的政治素质、业务素质、工作作风等方面建设，通过业务学习、教育培训、外出进修等方式实现管档人员的基本理论、业务技能、工作水平的提升，努力建设一支政治强、业务精、作风好的高素质医院人事档案管理队伍。鼓励档案管理人员在工作中总结创新工作方法和途径，促进人事档案工作的不断发展。
三、结语
医院人事档案管理为医院人才培养、制定人力资源发展规划等工作提供了有力的信息支撑，是医院人力资源管理不可或缺的重要组成部分。新形势下进行人事档案管理改革势在必行，只有加快人事档案管理信息化建设，才能更好地提高医院档案管理工作的效率，才能推进人事档案管理的科学化和规范化进程。
作者: 单位:临沂市精神卫生中心
【参考文献】
招标档案管理制度范文5
关键词：招标机构项目档案管理模式
随着改革开放形势的发展和市场机制的不断完善，我国在基本建设项目、机械成套设备、科技项目、项目融资、土地承包、城镇土地使用权出让、政府采购等许多政府投资及公共采购领域，都逐步推行了招标投标制度。这对于创造公平竞争的市场环境，提高经济效益，保证服务质量，防止招标投标中的腐败现象都具有重要意义。
北京国际贸易公司为综合性国有外贸企业，从上世纪90年代初期开始承办国际金融组织、世界银行、亚洲开发银行贷款项目的国际招标和对外采购以及政府采购项目的招标采购等工作。近年来，随着国家改革开放的发展以及经济全球化进程的加快，为适应首都经济建设和发展，北京国际贸易公司转变主营方式，先后获取国家部委颁发的国际招标机构甲级资质、政府采购机构甲级资质、中央投资项目招标机构甲级资质和工程招标机构甲级资质，成为北京市国资委系统惟一具有“四甲”资质的招标机构，专业从事各类招标业务和进出口业务。近年来形成的招标项目档案快速增长，档案种类和来源更加多样,档案的管理和编研工作更加复杂，使企业档案工作遇到了前所未有的挑战。
一、招标项目档案在企业发展中的地位和作用
首先，招标是指采用招标方式采购工程、货物和服务的活动。招标项目档案是招标采购业务工作中形成的文字、图纸、图表、声像等不同载体上的记录，是企业业务活动不可或缺的重要文件材料。据统计，2007年-2010年6月，北京国际贸易公司完成的各类招标项目每年增长45%，各类招标业务已占公司总体经营规模的74%。我国《招标法》中明确规定，招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年。其特殊性决定了招标项目档案必须管理到位。
其次，招标项目档案是围绕一个独立招标项目形成的具有保存价值的招标业务文件整体，是企业在经营活动中直接形成的有保存价值的不同形式的历史记录，具有凭证和参考价值。
第三,建立资料完备、检索便捷的招标项目档案资源体系,充分发挥档案工作服务保障作用，为档案工作的可持续发展和企业以后的经营、管理、发展奠定坚实的基础。
二、企业招标项目档案管理存在的主要问题
据调查，近年来，在一些招标机构中，存在着以下四个主要问题：第一，重视不够，观念亟待更新。从企业的发展来看,经营业绩和经济效益是企业的命脉, 而档案工作效果难以立竿见影,不易引起重视。对招标档案工作职能、意义的认识没有提升到应有的高度,造成档案工作从指导思想到具体工作都徘徊在较低水平。第二, 档案管理制度有待补充修订。企业对档案的管理一般都有制度可循,但这些制度都有待健全与完善,比如鉴定销毁制度和借阅制度等,这反映出企业的档案工作缺乏可持续发展和与时俱进的科学意识,从观念和工作理念上亟待加强。第三, 档案工作程序不规范,管理方法不科学。由于招标工作程序繁杂，业务经办人员工作量大，往往忽略应归档文件的齐全,造成招标项目档案在收集、归档、检索、借阅等方面存在不规范的问题。第四,档案室或库房面积受单位办公环境限制，档案室内部资料存放零乱,不能保证招标项目档案存放整齐有序，导致检索、查阅时极不方便。
三、新时期企业招标档案的管理模式
随着北京建设世界城市进程的加快，招标这种采购方式已成为大的趋势。同时新时期招标机构的招标项目档案的管理模式正处于被认识、梳理和接受时期。
首先,应以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标法》等法律法规统领企业招标项目档案工作,对招标机构档案工作基本理念进行梳理，提升招标项目档案管理模式、制度建设等方面的工作。根据招标业务特性，明确职责，执行招标项目档案由经办人收集、立卷、归档、部门集中保管，单位档案室统一进行鉴定、销毁的流程。这有利于转变业务部门人员意识中存在的一些误区,认为档案人员督促归档是给他们增加负担、增加工作量。更重要的是,这种理念转变了“开展此项工作仅仅是各部门配合专职档案人员”的错误观念,使招标项目归档工作有了可以依靠的规范,这种新的理念将有效地促进招标企业各部门对自身工作职能与短期、长期工作目标的思考与整理,并围绕招标项目立卷部门的自身职能，规范活动中可能产生的文件材料的业务内容、种类、载体。这样始终强调“本企业职能”和“各部门工作实际”的档案工作模式,也是考量其与立档部门活动联系的紧密程度及价值的重要依据,从而大大清晰了档案工作的整体思路。
第二, 招标机构档案工作的具体实施必须是一个系统工程,要求从上到下、从领导到档案工作人员,都应该有明确的认识和清晰的思路。面对招标项目数量的日益增多，形成环节复杂，需要建立一个完善的档案工作网络,从基层开始,每个立卷单位都要配备相应数量的兼职档案员,由档案室进行业务指导和监督检查,这样才能保证招标文件收集齐全、整理规范、案卷质量达标，便于检索和提供利用,为企业的发展和建设服务。
第三，制度是保证，人才是关键，场所是基础。为使招标档案管理与业务的增长、企业的发展相适应，企业招标档案管理应从自身实际出发，尽可能提供档案库房场所，档案人员要加强与业务部门的沟通与协作，积极开展招标档案管理综合检查，加强招标项目档案的立卷、归档、保管和销毁，确保其存放有序，查阅方便，严防损毁散失。
综上所述,企业的档案工作是自身建设的重要环节,同时更是进行经营管理的重要基础工作。只有纠正以往对档案工作的认识偏见,以科学发展观为指导，以社会档案信息需求为牵引，进一步与时俱进、解放思想，才能使招标档案工作不断取得新的进展，使企业的档案工作走上规范化、科学化的道路,将企业的建设提高到新的水平。
参考文献:
招标档案管理制度范文6
文物保护工程档案的重要性
《中华人民共和国文物保护法》第十五条要求，各级文物保护单位都要建立记录档案。文物保护工程档案是文物保护单位记录档案的重要组成部分，具有文物特有的唯一性和不可再生性，文物保护工程的施工对象是已经存在的建筑物，必须遵守“不改变文物原状”的原则，以保护历史遗产为目的，保护原有历史痕迹，使其延年益寿。文物管理部门对工程设计方案的报批与审批程序、工程招标程序、施工验收合格标准、竣工专家验收程序等主要内容都与现代建设工程有较大不同，这使得文物保护工程与现代建筑工程或一般的房屋维修工程有着本质的差别。因此，文物保护工程档案在内容、收集整理和归档管理等方面都有特殊性。
建立完备、规范和统一的文物保护工程档案，是文物保护工程的工作内容之一，也是文物管理部门和建设管理部门的共同要求，文物保护工程产生于文物保护工程的全过程，需要本着“对历史负责，为后人着想”的态度，将修缮项目的过程真实地记录并保存下来，为日后查考及其文物保护利用工作，提供翔实可靠的记录。
文物保护工程档案的归档内容
文物保护工程是对核定为文物保护单位的和其他具有文物价值的古文化遗址、古墓葬、古建筑、石窟、寺庙和石刻，近现代重要史迹及代表性建筑、壁画等不可移动文物进行保护的工程，它分为保养维护、抢险加固、修缮、保护性设施建设和迁移等工程类型，按照《中华人民共和国文物保护法》、《中华人民共和国建筑法》和《文物保护工程管理办法》的有关规定，结合工程实践经验，归纳出文物保护工程档案的主要内容为：立项申报文件、勘察设计文件、施工技术设计文件、施工技术文件和竣工资料5个方面。
1 立项申报资料。包括业主单位及上级主管部门名称、拟立项名称和地点、文物保护单位级别和时代、保护范围与建设控制地带、公布与执行情况、保护工程必要性与实施可行性的技术文件、录像或照片等形象资料，经费估算与来源、工作计划、拟聘请勘察设计单位的名称及资信情况，以及上级主管部门批复的文件等。
2 勘察设计文件。包括反映文物建筑历史状况，固有特征和损害情况的勘察报告、实测图、照片；保护方案、设计图及相关技术文件；工程设计概算、材料试验报告书、环境污染情况报告书、工程地质和水文地质资料及勘探报告。
3 施工设计文件。包括施工设计图、设计说明书、施工图预算、相关材料试验报告及检测鉴定结果。
4 施工技术文件。包括施工方案、施工人员进场前接受文物保护相关知识培训的记录、施工记录和施工统计文件、施工过程中收集的有关文物资料、质量自检报告、隐蔽工程办法验收记录。
5 竣工资料。包括工程总结报告、竣工报告、竣工图纸、财务决算书。按照《文物保护工程管理办法》的规定，重要工程应当在验收后三年内发表技术报告，因此，在文物建设修缮过程中还应注意收集技术报告，编写相关档案资料。
文物保护工程档案的管理
文物保护工程档案的建立与管理，是一项具有长远意义的基础性工作，必须紧密联系实际，合理有效地管理好文物保护工程档案，充分发挥工程档案应有的作用，为文物建筑的保护、利用和管理服务。中国是历史悠久的文明古国，拥有丰富的文化依存，我国已知的不可移动文物约有40万处，其中大部分是文物建筑，做好文物保护工程档案的管理，是一项十分重要的、艰巨的且有意义的工作，就目前的现状而言，需从以下方面加强对文物保护工程档案的管理。
1 完善管理制度建设。建立健全并严格执行档案管理工作的规章制度，是保证档案管理工作正常进行的首要条件。为此，要加强对文物保护工程档案管理工作的研究，建立科学、严谨、可操作性强的规范标准和工作规程，从而保证文物保护工程档案的质量。首先建立文物保护工程档案验收制度。基层文物管理部门应根据《中华人民共和国文物保护法》及其实施细则编制文物保护工程档案验收管理制度，使该行业档案验收程序化、制度化，从制度上确保文物保护工程档案管理质量，使参与各方对档案资料管理工作形成对文物保护工程档案资料负责就是对历史负责的责任意识。其次建立文物工程档案移交制度。文物管理部门应制定文物修复工程档案移交管理制度，规定业主单位组织施工、监理、设计等单位对工程档案进行验收移交管理，规定业主单位留存档案资料内容、套数、时间；规定移交手续办理程序；规定移交有关各方责任；规定当地文物管理部门接受的资料内容、套数、时间以及质量要求等内容。
