前言：中文期刊网精心挑选了档案电子化的重要性范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
档案电子化的重要性范文1
办公自动化、无纸化等事物的出现，使医疗机构档案的生成方式发生很大变化，文件的起草、签发、催办、归档等过程，以及化验结果、病理报告、手术安排、疗程控制等过程均可以在计算机和通讯线路中进行。这样一来，档案的前身就以机读文件为主要形态，那么档案自然也以机读形式存在，这种档案的利用方式与纸质载体档案具有很大差异。这种变化预示着档案电子化管理成为档案管理工作发展的必然趋势。
（一）电子化管理节省存储空间
纸质档案在立卷归档后需要占用大量的空间来存放，而电子档案只需占据极小的存储空间。例如，一张光盘的容量可达600MB―4000MB，它可以存储35万张打印纸上的文字信息或10万页的图形信息。这就相当于把一个文件柜里的档案内容压缩到一张光盘上，对于存档量大而空间较小的档案馆（室），电子化管理可以节省大量的空间。
（二）电子档案复制的精确度较高
纸质档案复制或缩微品拷贝时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制是通过数字化的信息处理，精确度较高，几乎不存在这些问题，可以实现复制件内容与原件内容完全相同，有效避免信息丢失。
（三）电子化管理的操作简捷，工作效率高
电子档案的形成和归档都可以借助计算机及相关的软件系统，减少了人工操作步骤，简化了工作流程，提高了工作效率。在查询利用时，还可以借助计算机对电子档案进行查询，只要输入查询条件，就可以迅速提供查询结果。即使在档案存储量很大、查询条件模糊的情况下，计算机也可以较快地显示查询结果，使得档案查询工作方便快捷。
（四）电子化管理的传递更加快捷
电子档案是在一定的计算机和网络环境下产生的，其传递既可以使用移动存储设备来进行，也可以通过网络来进行，传递起来更加方便快捷。与纸质档案相比，电子档案可以同时传递给多个利用者，不受存储载体的限制，简化了档案的逐个传递过程，节省了传递时间，提高了工作效率。
（五）电子化管理可以促进档案的新分类
实行档案电子化管理后，医疗机构档案传统的分类方法将被打破，取而代之的是医疗信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分布在几个管理模块中，计算机按照规定指令，根据工作目标随时设立和调整类目，档案的分类更能贴近医疗工作各方面的实际情况，分类也将更详细、更科学、更规范。
二、医疗机构档案管理现存的问题
（一）对档案管理工作缺乏足够重视
档案是医疗机构的重要资源，但不少医疗机构都存在“重医疗、轻档案”的思想，认为档案工作不能给单位带来经济效益，对档案工作的重要性认识不足，致使医疗机构档案信息资源开发不足，制约了档案管理工作的发展。
（二）设施不完善，电子设施的投入力度不够
重视不够导致了对档案工作的投入不足，管理设施不完善。当前许多医疗机构都存在档案库房面积狭小、安全保管不到位、办公设施陈旧、管理工作手段落后等问题。虽然计算机、网络、多媒体技术广泛应用于医疗机构的日常工作之中，但档案工作未能完全实现管理手段现代化的及时转变，有些单位对实现档案电子化管理所必需的计算机、扫描仪、管理软件等相关电子设施的投入力度不够，档案的收集、整理、检索大多还停留在手工阶段，档案管理的现代化水平偏低。
（三）标准化和规范化工作有待加强
档案电子化管理的前提是基础工作的标准化和规范化，但目前许多医疗机构的库藏档案业务基础相对薄弱，案卷质量不高导致电子化转换工作任务繁重;归档文件材料的多样性造成现行的档案整理、分类方法及有关规定已不能完全适应;各单位档案管理系统和网络建设各行其是、层次不一，其规范性、开放性、服务性、共享性较低，无法适应档案信息资源共享的要求。因此，提高档案管理的标准化和规范化水平，成为亟待解决的问题。
（四）管理人员的业务素质有待提高
实现档案管理电子化，要求档案管理人员必须具备较高的技术层次、完善的知识结构和熟练的操作技能。目前，很多医疗机构都缺乏具备现代高技术水平的高层次、复合型档案管理人才，大部分管理人员的专业素质和文化程度偏低，缺少系统的专业培训，难以适应档案管理现代化发展的趋势。
三、医疗机构档案电子化管理的实施途径
（一）提高对档案工作及其电子化管理重要性的认识
档案管理是医疗机构日常管理工作的重要内容，是一项基础性管理工作。医疗机构档案是各级各类医疗机构建设和发展过程的原始记录和真实写照，能为其当前的经营和管理提供研究依据和决策参考，所以应该提高对档案工作重要性的认识。医疗机构实施档案电子化管理，既符合新时期档案事业发展的新趋势，又是提升医疗机构整体管理水平的要求，各级卫生行政主管部门及其管辖单位对此项工作都应高度重视，加快推进。
（二）加强电子化管理设施建设
一整套现代化的软件、硬件设施，是实现档案电子化管理的物质基础。在硬件方面，应购置计算机、扫描仪、刻录机、服务器等;在软件方面，应购置和开发档案管理软件，建设档案信息管理网络，并使档案管理系统与本单位的其他各项工作相衔接，确保各类电子文件和电子档案的收集、整合、控制和传递工作快捷、平稳、有序进行。
（三）建立健全电子化管理的标准化和规范化体系
为避免在档案管理中出现无法可依、无章可循的混乱情况，医疗机构必须建立健全档案管理的规范化和标准化体系。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作具有统一科学的准则和依据，将档案各项工作有机联系起来，保证档案管理工作的有序、规范、高效运行，实现经济效益和社会效益的优化。各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要建立一系列具有可操作性的标准和规范，从而形成档案管理标准化体系，并保证贯穿到档案管理工作的各个环节之中。
（四）加强电子化管理人才队伍建设
1.加强档案基础理论和业务技能培训
为使档案管理者具备扎实的档案（下转第73页）（上接第76页）学基础理论和业务知识，应有计划地组织档案管理人员认真学习档案工作的法律法规、规章制度、管理标准和理论知识，并在实际工作中考察他们的应用能力和实践能力，不断提高他们的业务技能。
2.加强档案电子信息技术培训
建立档案电子化管理系统，要求档案工作者必须熟悉计算机操作知识和电子信息管理系统的各种功能，以确保系统的平稳有序运行。对于计算机基础薄弱的人员，应从基础知识和基本操作入手，结合管理系统的基础功能进行培训;对于具有一定计算机应用基础的人员，培训的重点可以放在信息的规范采集、系统的全程运用和网络知识的应用方面。为巩固培训成果，还应将档案电子信息技术的理论水平和操作能力作为重要指标，纳入对档案管理人员的考核范畴中去。
3.留住现有人才，积极引进人才
档案电子化的重要性范文2
关键词：企业；电子档案管理；问题；策略
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-00-01
一、前言
随着计算机在企业办公，管理工作中的广泛运用，很多企业的资料，档案都开始以电子档的形式存在和储存。传统的企业档案主要以归档立卷方法进行整理，通常比较繁琐和复杂， 工作量大，而且缺乏客观真实性，查找起来也不是很方便和快捷，而电子档案管理相对于传统的纸质档案管理来说，有很多优势，如智能管理与识读、高效集成与可用性、信息存储的海量和高密度性。本文作者通过分析我国目前企业档案电子化的管理现状，发现了一些存在的问题，并且提出解决的方案和建议。
二、企业电子档案管理的概念和目前存在的问题
企业电子档案主要包括在企业正常运行的过程中，产生的与公司业务有关系的文件，图片，影像资料等。电子档案相对于传统的档案来说，只是一种存在形式的区别，一般是指以字节、比特方式储存于磁盘、光盘、磁带等介质中，然后通过阅读解码的软件将数据，图表，文字等信息在用户面前显示出来。①
当前我国的企业档案管理电子化存在以下几个主要问题：
(一)企业档案管理电子化普及程度不高
电子办公在很多国内企业中都有普遍的运用，大多企业单位都在使用计算机进行文件处理和部门之间的沟通交流的工具以及日常会议通知等事务性工作。但是电子档案管理是属于企业电子化办公的更深层更系统化的运用，国内企业中能够真正使用计算机管理档案的仍然很少。在实行有限的档案管理电子化的部分公司中，即使是有将计算机运用于管理档案中，但管理层次也仅仅局限于较简单和肤浅的目录管理，而处于不同目录下的电子文档等资料则仍然是很分散的，档案管理电子化有名无实。
(二)企业人员对于档案电子化管理认识不足
目前，在很多企业中，利用电脑进行文书的书写，图表的制作已经是很普遍的了。但是对于已经制作好的文件，在打印使用完之后，电子版的保存工作往往会被人忽视。长此以往，公司电脑中的文档处于不断被删除，修改，或者覆盖的状态，对于这种档案往往就没有整理管理的价值了。②除了不同企业工作人员对档案电子化管理没有概念之外，连有些档案管理人员都没有一个正确的认识，他们认为档案电子化管理就是在管理中应用一定数量的计算机、复机印、扫描机、刻录盘。
(三)电子化管理自身的难题
首先，由于电子档案的储存方式主要是光盘，磁带等形式，存在复杂性，不稳定性，和储存方式的互换性。当储存介质性质发生变化时，储存的信息就很容易造成丢失缺损、覆盖、删除，不利于完整重现信息。③
其次，电子档案的安全性较低。由于电子档案存放位置没有一个统一的标准和规定，具有一定的随意性，而且电子档案的开放性相对于传统的文书档案更加高，电子档案的获取也很容易，导致档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。
另外，电子档案的储存和显示都需要一定的格式和软件，但是不同的企业和单位使用的版本都会存在一定的差异，而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案，使得同一个电子档案无法在不同的使用终端无法共享，失去可读性。
三、企业电子档案管理的有效措施
(一)制定标准，完善企业档案信息化规范体系
在以及实行办公电子化的企业中，领导应当高度重视企业档案电子化管理的重要性，并督促建立有关制度。应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。在档案信息化建设中，必须严格执行档案部门有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准；结合企业的实际情况，制定系统标准化的企业档案信息化管理标准、业务规范、技术规范等。将档案电子化管理渗透到公司的每个角落。④
(二)提高企业档案工作者的信息素质
要改掉传统对于档案管理人员的看法，在信息时代，为了适应电子化的管理，档案工作者必须要有较高的计算机操作技术、信息网络技术。除了普通的管理人员，还要有一批负责企业电子档案的开发利用的精通信息管理应用技术的专业人才。
(三)用先进的的电子、数码设备硬件来辅助档案管理电子化发展
档案电子化管理需要人才也需要必要的先进设备。企业要在设备方面加大投入，除了一些必须的设备，如计算机、服务器、扫描、照像设备等电子、数码硬件等之外，还需要进一步建立档案电子化的载体和数据库，实施内部局域网络，整合内部OA和ERP系统资源，为储存、保护、利用、归集、开发企业的档案，创造有利的硬件条件。
(四)建立安全，共享性强的档案管理的电子数据库
在符合国家规定的标准下，选择使用范围最广的统一档案电子化的格式和软件。将之前的文书式的档案通过电子输入、扫描、照相等手段，全部转换成电子档案，建立一个完整的档案数据库。在建立档案数据库的基础上，还要保证数据库的安全，这就要求在档案数据库之外设置安全防护墙，防止偷窃信息和黑客的攻击，对于可以接触到数据库的人员要进行严格的审查。
四、结论
总之，企业要想真正实现电子化办公，档案管理电子化是其中的一个非常重要的部分。而要想实现档案管理电子化，首先必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度，从而实现电子档案管理的标准化和规范化，提高档案人员的个人专业素质，要适应信息技术发展的需要，积极采取措施抓好自身知识更新，企业要从上到下重视档案管理这一工作，加大投入建立安全，完整地档案电子数据库，做好企业的电子档案管理工作。
注释：
①刘金川.企业电子档案管理的问题与措施[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报),2009(05).
②李莉.企业电子档案归档与管理研究[J].兰台世界,2008(07).
③秦艳梅,周玉英.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议[J].黑龙江史志,2009(15).
④蒋艳霞.企业档案管理与电子信息技术[J].河北农业科技,2008(23).
参考文献：
[1]刘金川.企业电子档案管理的问题与措施[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报),2009(05).
档案电子化的重要性范文3
【关键词】电子档案 现代化 档案价值 管理措施
一、档案管理
近年来的社会发展中，随着各种科学技术、经济结构的出现，传统的单纯以手工检索、人工调卷为主的档案管理方式逐步无法满足社会发展和经济建设要求，更是无法适应时展要求，形成了一套以档案管理理念、信息观念和现代化社会发展观念为主的工作方式。这种档案管理措施和方法是变传统的静态档案为动态档案、变纸质档案为电子档案的一种管理模式，也是搞好和促进社会发展的一种新型、现代化管理模式。截至目前的社会发展中，档案管理事业和管理工作人员为了能够顺应时展潮流，在社会发展中逐步形成了以多个方向去进行教学和归纳，形成了一批有一拼的复合型人才，也是一个坚持不断创新、用于探索和实践的现代化档案管理措施。档案在目前的社会发展中越来越发挥出其重要性作用，是社会各行业在发展中都不可缺少和忽略的工作环节，也是目前社会发展中最值得我们关注和重视的工作环节。截至目前，档案管理工作中逐步形成了一套综合化、系统化、全面化和合理化的发展流程和发展体系，更是实现了以适应时展和社会经济要求为一体的综合性发展模式。尤其是在近年来，随着电子档案的出现与完善，以电子计算机为主的档案管理越来越受到人们的重视与关注，并形成了一套综合性的发展模式和发展趋势，成为目前社会发展中人们关注的重点话题。
二、电子档案的管理原则
（1）规范性原则。规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。规范性原则的要求是：所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样做，不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
（2）效率原则。档案信息的电子化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。首先，应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案，包括最优化的工作流程、最合理的技术模式（信息存储格式、信息组织模式）和最适宜、先进、高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统，则是档案信息电子化工程的助推器。尽管电子化加工系统的建设配置可能需要较大的投入，但它具有一次性投入而长期受益的特点。构建良好的档案信息电子化加工系统，将极大地提高档案信息电子化加工的速度，加快电子化的发展进程。
三、档案管理工作中存在的问题
档案管理作为当前社会发展中最为关键和重要的环节，其不仅在企业经营和工作中受到了人们的关注和重视，同时在国家政府工作中更是得到了人们的高度重视和关注，成为了整个社会发展中最为关键和重要的环节。就目前的档案管理工作进行总结和归纳，其中还存在着诸多的缺陷和问题，对其进行研究和探索发现，其主要问题表现在以下方面：一是档案管理缺乏系统的管理，并且在工作之中对管理人员专业知识和工作素质不够重视，造成管理工作的松懈和不够完善。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，通过相关的科学技术成果促进企业工作方式的转变，档案作为企业工作的重点方式，其在管理和工作中通过信息技术的完善来促使档案工作合理进行，并且形成系统化的工作模式和方法。二是管理人T的素质较低，导致管理力量薄弱。这是目前档案工作中存在的主要问题，同时也是目前档案管理工作中的重大缺陷。在档案管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案。三是档案管理中配套设施不够齐全。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命和保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。是档案管理必备的条件，由于，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、等设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
三、应对和研究措施
（1）档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。
（2）增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。
（3）加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。
综上所述，档案资源的开发与利用，是档案管理现代化的核心，因此，面对经济时代的迅猛发展，档案管理必须因势利导，运用信息技术改造传统的档案管理工作，实现档案管理网络化，加强档案管理信息高速公路建设，大力培养档案管理新型人才，更好地为社会主义现代化建设服务。
档案电子化的重要性范文4
一、档案管理电子化的优点：
（一）加强电子化档案管理，实现无纸化、有利于节省人力物力。在我们传统档案管理工作中，档案资料大多是易破碎的纸质档案材质，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险，信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题。计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力，大大提高了档案管理的工作效率。随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革，无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过网上收发，报告可以通过网上传输，这样既简化了文件收发过程中的烦琐手续，又使文件的传递更加安全、快捷。无纸化办公的实现也更加要求档案管理尽早实现电子化管理应用。
（二）信息易于保管，档案管理将实现缩微化。档案电子化与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。并且电子档案它最大的优点是存储在DVD、光碟、硬盘，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾，特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。
（三）电子传输，实现资源的共享，有利于提高服务质量。在传统的档案手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案及科技成果档案像古董一样闲置和保存着。电子档案的特点是实物资源的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，为此用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选，而电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，人们以网络为载体进行资料的传输，进行网上检索和资源的共享，档案查找及利用更加便捷。并且由于可进行电子传输，资源共享，提高了单位或部门之间的了解，增强和加大了业务联系。同时为了更好的加强电子档案的管理，为读者提供高质量的服务，也就更加要求我们档案管理者必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益，从而大大提高档案管理的服务质量。
（四）提高了档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递费用极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。
（五）加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，就能满足和解决使用者多样化需求。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
二、条件成熟
（一）科研事业单位服务对象平台较高。科研事业单位对内对外大多服务于省、市领导、各厅、局级机关、大型企事业单位、大专院校等，这些单位电脑使用与普及程度高，基本上都实现了办公自动化，能够很好的实现计算机交流与知识对接。对于档案电子化信息的操作使用和认可程度上都能很快适应并加以利用。
（二）人员文化素质较高。在科研事业单位员工的文化水平大多是受过高等教育的人员，了解新知识、运用新科技掌握由纸质档案管理向电子化的档案操作过度，对于现在的科技人员在能够非常熟练使用计算机来进行自动化办公流程的使用者来说是个不难的问题。档案管理实现电子化后对他们平时工作中在同等的时间能查找更多的资料，也能了解更多最新知识和内容，更加便捷和利于他们学习和增加知识面。
（三）设备条件具备。电脑普及程度很高，在科研事业单位除计算机电脑普及外、影像设备、摄像机、扫描仪、刻录机以及DVD、硬盘、光盘等设备都比较齐全、而且工作人员基本都会操作。这些对实现电子化档案管理是必备的条件，如何加以很好的利用就是我们电子化档案管理者所努力的方向。
三、结语
总之，每个新技术的出现都有它很好的优点同时也存在不足，只要我们能加以防患正确接受新技术，就能给我们的工作带来很大的方便和推动。由于使用电子档案的优势和在科研事业单位实现档案管理全面电子化具备着非常成熟的条件，特别是让沉睡的档案知识被人们加以使用和学习是我的方向。希望档案管理电子化在科研事业单位全面实现的这一天早日来到。
参考文献：
[1]张宁红. 浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案， 2011 .
[2]赵思媛. 浅谈文书档案计算机管理的利弊[J].沿海企业与科技，2010.
档案电子化的重要性范文5
高校档案信息化的建立，自然与电子政务之间有着密切的联系，电子政务的发展，需要档案信息化的成立和发展提供一定的保障。因为电子政务的发展是需要大量数据信息的，档案就是一个相当庞大的数据和信息的资源库，电子政务就是对于大量的信息进行整合和利用。所以说，如果没有大量的数据维持，电子政务就寸步难行了，也就失去了本身存在的意义。而电子政务的融入，也让档案的建立和使用更加方便、快捷。传统的纸质档案通过电子政务变成电子版，在运用和查询的时候都会很方便，也就加速了工作效率。
2电子政务加入高校学生档案信息化的好处
2.1电子政务网能让高校档案信息查找更加快捷
当今社会中，快速、省事、节约时间、合理管理是电子政务的相应特征，电子政务融入档案信息化以后，高校查找档案就会更加方便，因此提高了高校的工作效率。并且，工作人员从其他网络查询信息也是完全可以的，这样凭借自己的工作权限，既减轻了工作的任务和负担，又提高了工作的效率。
2.2电子政务网让高校档案信息化更加便捷和现代化
电子政务网还有一个特点，就是能让高校学生的档案更加接近现代化的管理模式。档案的现代化管理，能让工作人员的工作效率更高、更加方便，节省时间。改变了原本乏味无聊的工作流程，帮助工作人员摆脱一成不变的工作内容，提高自己的工作效率，也让高校的档案管理更加完善、更加现代化，最后实现一体化的档案管理。
2.3让高校的电子档案能够更加方便操作和查询
档案的严格监控，让档案的流向更加严谨，是电子政务的另一个特征。原本的档案管理是完全手工记录的，很消耗工作人员的时间和精力，还很容易出现错误，很不方便。如今的档案信息化，可以让传统手工记录的借还问题得到解决，而且电子政务还有自动催促还回的功能，让借档案的人员尽快及时地把档案归还。
2.4提高了研究服务的效率
电子政务的融入，使得高校档案的使用和研究都更加便捷，这也是电子政务融入高校档案信息化的一个特征。高校档案信息化，能让工作人员更加高效率地查找到想要寻找的档案，查询和使用都更加方便。除此之外，高校档案的信息化能更加方便工作人员的思路开发和创新，也能让工作人员在第一时间了解最新的档案动态。
3高校学生档案信息化建设过程中存在的不足
3.1高校的学生信息量较多
高校的学生数量是比较大的，人数很多，情况也比较复杂。还有就是，电子政务毕竟是刚刚融入高校学生档案信息化管理的初级阶段，很多的数据信息还没有形成系统化，处理起来还是很有难度的。除此之外，现在高校的档案初步信息化是不完整的，还是有很多的问题存在。无论如何，现在的电子政务档案信息化，和我们之前传统的档案整理是不一样的，电子版高校档案包含的内容是比较广泛的，无论是在文字信息，还是数字上面，都有很大的量，管理也是比较有难度的。
3.2电子政务融入高校档案信息化是有风险性存在的
随着现代科技的不断发展，政府部门的管理也从传统的模式转换成电子管理的形式，这里面就必然存在着一定的安全隐患。虽然现在的网络发展得比较好，但正是因为这样的快速发展，导致现在电子政务融入高校学生档案管理信息化存在风险性，主要对于档案管理的保密性是存在隐患的，这是现在高校档案信息化首先要解决的重大问题。
3.3高校学生档案电子版转换的效力还没完全得到法律的认可
在我国，人员流动性是非常大的，所以在档案变动这一环节也是比较频繁的，而现在我们要建立的电子版的档案，可变性还是比较强的，所以在法律效力上就降低了很多。特别是电子版的档案，少了法律依据的公章，就远远比不上我们最传统的纸质版档案的法律效率高。也正是因为这样，现在在我国电子版档案和纸质版的档案是同时在运用，这样浪费了很多不必要的资源。所以，我国应该及时地完善电子档案的法律效力。
3.4适应高校档案信息化管理的专业性人才还较为缺乏
高校档案想要电子信息化，必备的就是相应的人才。在高校档案电子化的进程中，很多问题都是需要专业性的人才来解决。但是，由于长期手写档案的工作，让现在很多的档案工作人员都不具备高超的技术性，对于电子版的简历建设不够专业，所以现在很缺乏这方面的专业性人才，人才的缺乏会影响高校档案电子版推进的进程。
4在电子政务融入档案信息化中需要加强的措施
4.1加快电子档案建设步伐
现在，我们在推进高校档案信息化的过程中，很重要的任务就是让电子化档案的建设速度、质量都能达到理想状态，同时让高校档案电子化的法律效力得到增强。对于国家推进的档案电子化来说，现在各个地方性的档案想要进入信息化管理阶段是比较困难的，阻力仍然是比较大的。
4.2减少高校档案电子化的网络隐患
现在高校档案电子化还是存在很大安全隐患的，这也是困扰全球的一个巨大的难题。虽然说现在网络发展比较迅速，对于人们来说是一件好事，但是在网络快速发展的同时，安全隐患也就出现了，这对于档案信息安全形成了很大的威胁。档案毕竟是个人信息的一种体现，是需要加以保护的，否则无论对于个人，还是对于社会都将是很大的损失。所以，在想要推进档案信息化的同时，就一定要加强网络的安全性。
4.3加强高校档案信息化的数据化
高校档案含有大量的数字信息，所以在建设的过程中，怎么样进行数字化的建设也是很重要的一个问题，这主要包含了两个板块，一是当前所拥有的高校档案的数据整理，二是所储存的高校档案的数据统计。加强档案信息化的数据性，可以帮助我们更准确地整合信息，减少不必要的麻烦。
4.4加强档案电子化的人才技能
在档案信息化的过程中，人才是必不可少的，只有拥有专业性的高质量的人才，才能更加快速地进行高校档案电子化的建设。但是，我国目前的情况就是档案电子化的人才还是比较缺乏的，这个问题也是目前的当务之急。可以通过以下几点来解决好这个问题：①对于现有的档案管理工作人员进行专业化培训、进行课程的讲解，让现有的档案管理人员更多地学习档案管理的知识，和专业化的电子版档案管理的操作技能，让现有的档案管理者更加快速地进入到电子版管理档案的状态中，提高工作的效率；②从外部招聘专业的档案信息化的人才；③可以定期邀请一些专业人士，来公司给工作人员进行专业知识的讲解和培训，让工作人员接收到最新的知识；④可以随时让工作人员进行知识培训交流活动，打造一个良好的学习气氛。
5高校档案信息化需要注意的一些问题
5.1明确高校档案电子化未来的发展方向
高校档案电子化一定是未来的发展方向，档案电子化是提高工作效率和质量的最佳的选择。但是，高校档案电子化一定要遵循相应的法律法规，让高校档案电子化更加有法可依。还有，高校档案电子化一定要根据时代的变化而变化，不能一成不变，要不定时地进行调整，工作人员要认识到电子档案发展的必要性和重要性。
5.2高校电子版档案与传统档案同时保存
由于现在高校电子版档案的法律效力还不是非常的明确，因此电子版档案还存在一些安全隐患，安全性还是比较差的，所以应该使用电子版档案和纸质的档案一起保存的方式。不管怎么样，现在我们正在从纸质档案到电子版档案的过渡阶段，所以纸质的和电子版档案一起保存还是比较稳妥的方法。在电子版档案和纸质档案同时保存的情况下，还需要注意：①相应的部门工作人员应该及时地进行档案的移交，把各个部门的档案进行分类保存，清晰明了。在形成电子版档案的同时，还需定期把纸质的档案交给档案室进行保管，防止档案的丢失或者被人篡改；②对于档案的保存时间也是需要严格规定的，档案是有相应的保管期限的，工作人员要保证这些电子版档案是没有安全隐患的，然后将电子版的档案进行妥善保管，并且在一定时期以后要对这些电子版的档案进行编制，以方便日后的查询和使用；③档案室还有备份档案的职责，其中的一份是可以对外的，其他的就需要严格地保存起来。
6结语
档案电子化的重要性范文6
工程档案产生于整个工程建设的全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到项目竣工验收、试运行、投入使用等过程中形成的，应当归档保存的信函、邮件、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。
工程档案的完整、系统、长久地保存，为今后提高工程项目管理水平，改善工程设计理念，扩展工程规划思路保留了宝贵的知识和信息资源；对于工程项目将来的改建、扩建保留了珍贵原始的依据和凭证。
2 工程档案电子化的必然趋势
在计算机尚未普及的年代， 工程档案的存储介质主要是纸质。在缩微技术引进后， 存储介质开始有胶片， 后来也有一定数量的录音带、录像带等磁性材料。总体来说， 纸作为工程档案的存储介质有其特有的优势， 价格便宜， 管理直观， 保存时间长。同时也存在着很大的问题， 如体积庞大， 保存条件相对苛刻， 重复利用相对困难， 检索速度慢等。随着科学技术的日新月异、生产建设水平的不断提高、计算机的普及和大范围应用、电子文件大量产生、各种新存储技术的不断更新，档案的载体被不断地充实和刷新，工程档案也必将随着科技的进步而走入以光盘、磁盘等作为载体保存电子文件的电子数字化时代，这是必然的趋势。
3 工程档案电子化的优势
电子档案其保存的档案材料全部为电子数字化，使我们在使用档案材料时，可以通过完善、敏锐的计算机智能检索系统，非常快速准确的查询资料。
电子档案是通过光盘、磁盘来存储资料，在科学、合适的保管条件和相应的使用情况下，通过现代阅读工具来进行档案的使用，即使多次使用也不会发生档案材料破损和缺损现象，需要详细研究的档案，在档案管理允许范围和授权下，可以随时打印到纸张上，而不会影响资料的保管和使用。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第539期2014年第07期-----转载须注名来源在保管期限上，通过严格控制电脑的复制转载过程，档案材料保管期限可以说会达到真正的完美永久。
利用功能强大的档案管理软件可以对电子档案轻松实现档案基础材料电子化，分类、组卷、立卷、装订等程序化，抄录、编排、打号等电脑化，使用高容量的存储器，达到占用空间小型化，节约大量的人力、物力、财力。并且一次投入，多次产出。
4 工程档案电子化技术要点
第一是应该能确保工程档案资料的真实、合法、有效、不被改动的原始凭证的功能，通过数字签名、信息认证、身份认证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，同时对所归档文件设置安全密钥，用以保障文件的不可改动，只可阅读。以确保电子档案的原始性、真实性和准确性，保证电子文件在法律上的凭证地位。
第二是拥有能提供随时实现即时生效的电子签章系统，通过一套标准化、规范化的软硬件结合的系统，使持章者可以在电子文件上完成签字、盖章，与传统的手写签名、盖章具有完全相同功能，同时依据《电子签名法》使所签署的文档具有可靠、真实的法律效力。
第三是要严格把握好工程档案材料格式的统一化。工程档案一个重要的属性是应用属性，因此归档的工程电子档案应该按照一个统一、通用、规定的格式来存储电子档案，诸如：工程文档可采用后缀名为* . doc、* . xls、* . wps、txt等通用格式；工程图纸可采用后缀名为* . dwg、* . dwf 等CAD 通用格式；工程照片可采用后缀名为* . jpg、* . gif、*. bmp 等格式；工程影像可采用后缀名为* . wmv、* . swf、*. avi、* . mpg 等通用格式。特殊格式的电子文件，应转换成通用格式的电子文件后再存储，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
第四是要建立一个完善、系统、统一、规范化的工程建设档案管理软件系统，该系统应涵盖了文件处理和档案管理全过程，集文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研于一体的档案管理软件系统，真正实现“一次登记，多次使用”的电子数字化档案的管理模式。
