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档案归纳方法范文1
关键词：办公室；信息化；电子档案；管理
1 电子档案特点
（一）是一种信息化的档案管理模式
随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐脱离了传统的纸质时代，逐渐向信息化方向发展，电子档案是信息化时代的典型代表。与管理模式落后的纸质档案管理模式不同，电子档案管理拥有先进的设备。近几年，各单位的办公室都开始建立档案管理系统，档案管理工作不断向信息化方向转变。
（二）内容更加丰富，模式更加多样化
近年来，电子档案不断向多样化方向发展，档案管理的范围不断扩大，管理方式更加多样化。相对于传统的纸质档案管理，电子档案的内容和模式更加丰富和多样化，给办公室档案管理带来了便利。
（三）归档复杂，存储信息更加准确安全
3、传统的档案管理是靠纸张来记载和展现信息，存在管理繁琐，存储信息少等多方面弊端。虽然电子文件相较于纸质文件的归档比较复杂，即要经过数字签名、信息确认、身份验证以及加密保护等一系列操作。但是这却保证了电子文件的安全，从某种程度来说，防止了信息泄露事件的发生。
2 办公室电子档案管理中存在的问题
（一）办公室档案管理组织不健全
据调查，目前各单位办公室档案管理组织存在很多不足，原因在于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位自己发展的独特优势和需求来建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特性。在这种情况下，各单位想要做具有本单位特点的档案管理工作相当困难。众所周知，有很多单位都建立了档案管理体系，但这些单位只进行表面工作，缺乏内在管理，导致单位办公室档案管理组织不健全，集中体现在电子档案管理的保存不完整以及保密工作存在极大的安全问题，在应用档案时效率低下，给单位办公室人员带来极大的不便。因此，办公室档案管理组织不健全这方面的问题急需解决。
（二）办公室人员对档案信息的安全意识缺乏
随着科学技术的不断发展和完善，办公室的档案管理工作有了很大的突破，工作环境越来越透明，越来越公众化，档案工作在理念上实现了质的飞跃。正如人们所说，科技是把双刃剑，任何事物都具有双面性。积极方面，档案工作的快速发展给办公室工作人员工作的效率，激发了工作人员工作的积极性，节省了大量时间。但也有不利的一面，网络黑客猖狂，一些破坏分子对办公室档案管理蓄意破坏，给办公室档案管理工作带来了巨大隐患。这些档案都涉及本单位的一些重要信息，如果系统遭到破坏，信息泄露，将会对本单位造成巨大损失。但办公室里的监管人员，他们没有深刻认识档案信息泄露的严重性，缺乏专业知识以及安全意识，对档案信息管理这方面的安全很难顾及。因此各单位要十分重视，并加强对他们的专业培养。
3 做好办公室电子管理工作的措施
（一）电子档案收集方面
档案收集是一份巨大的工程，要从档案的内容，属性多方面进行分析。内容方面：根据内容的重要性来对他们进行时间的保存以及材料是否和内容一致来确定移交时间，电子档案的收集需要增加新的信息到数据库。电子档案信息存在丢失的隐患，工作者要熟悉档案信息的内容，计算机的特性，文档管理的操作，避免在收集过程中没有保存。
（二）电子档案整理和归纳方面
自动化的操作方法让档案的整理和归纳的方式发生了翻天覆地的变化，目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的操作技巧，要学会使用新科技产品，在信息交换是避免发生丢失的意外。防止信息泄露，是每个工作人员做好电子档案整理和归纳的重中之重。
（三）电子档案管理方面
1、保障系统标准化
电子档案的管理系统必须标准化，为了确保管理系统的标准化，必须要规范计算机的应用，建设完善的数据库，确保各项设施使用的标准化，实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量，用极少的资金获得最大的利益。硬件设施是电子档案管理系统重要部分，要有极好的计算机硬件，较完善的档案库，于此同时，要制定统一的使用标准以及使用方式，能够及时对档案管理进行分类，尽早的实现档案管理系统的标准化。要针对软件使用统一标准和档案记录过程产生的信息，制定比较简单的管理程序，使档案管理内容实现最优化。提高电子档案管理系统的标准化信息。
2、加强保密工作
除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。档案保密是档案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技术的发展让人们的保密意识不断增强，人们必须充分发挥信息技术的优势，增强档案管理的保密工作，确保档案的安全。在应用计算机对档案进行管理时，必须确保计算机相当安全，要创造安全的环境，避免一些主观原因造成档案信息的泄露。档案管理人员必须提高安全意识，小心使用外网，防止病毒的侵入造成档案信息的丢失。工作人员必须确保工作环境的安全，必须定期对计算机进行检查，重要的文档必须要进行多层保护，设置使用权限，强化安全监控，确保档案信息绝对安全。
3、进行数字化建设
电子档案管理也离不开数字化的建设。现在是一个网络技术时代，管理部门储存了众多的信息资源，计算机在有网环境中，档案的储存量越来越大，因此，管理部门必须加强数字化的建设，实现数字化管理和自动化管理。从而实现档案的分类以及归档，要不断完善管理信息的服务。在完善档案管理的过程中，管理部门必须遵循相关的法律，适当结合管理档案的要求，不断实现档案的规范化，在档案管理过程中，要确保信息的真实化，集体化和数字化，充分发挥其使用价值，建设数字化档案管理需要部门各部门人员的相互配合，相互合作。
4、进行标准化信息建设
随着科学技术的不断发展，档案管理由原来的纸质管理逐渐演变为自动化和数字化，要想提高管理工作的效率，必须加强档案信息的标准化，要不断完善信息的管理系y，根据工作的特点，对软件的研发不断加强，从而促进档案的分析、管理和收集等的工作。加强档案信息化以及自动化的完善，此外，要建设标准化和信息化的数据库，加强档案信息的安全，并充分利用计算机技术和相关软件，加强对电子档案的信息化管理标准化建设，确保档案管理的有效进行。
档案归纳方法范文2
【关键词】网络环境； 高职院校； 教学档案管理
进行网络环境下的高职院校教学档案管理研究工作是当前高职院校管理的重要组成部分之一，与此同时，高职院校教学档案管理在网络背景下，也呈现出了很多新的特点，并体现出不同的管理形式。在这样的背景下，进行高职院校教学档案管理研究，就需要充分总结网络环境下的高职院校教学档案管理工作呈现出的不同特点，并有针对性地进行相应的管理工作形式的更新设计研究。
一、网络环境下高职院校教学档案管理研究现状
进行网络环境下高职院校教学档案管理研究过程中，首先要进行的就是高职院校教学档案管理的特点研究，进而对网络环境下的高职院校教学档案管理新内容进行分析研究。与此同时，还要对网络环境下新型高职院校教学档案管理内容的内部环境因素和外部环境因素进行分析评估，找寻出目前高职院校教学档案管理中的应用存在的不足，并通过利用先进的网络技术，进行网络环境下的高职院校教学档案管理分析研究工作：
首先，进行高职院校教学档案管理结合网络技术的应用经济适用性分析。使用F分析（即利用F统计检验方法，检验所应用的网络技术是否在显著可信的区域范围内，保证所进行的方案选择的显著性特点）的方法，对高职院校教学档案管理引进先进的信息管理系统进行经济价值分析。与此同时，主要是考虑到高职院校教学档案管理中引进相关软件的费用，所需要的系统的基本配置，并集合后续的教学档案管理实际需要，考虑到后续的高职院校教学档案管理系统维护可能带来的费用。
其次，进行先进的互联网技术在教学档案管理中的应用的技术分析工作。截至目前，大部分互联网信息技术在教学档案管理中的应用过程采用的是B/S模式（即依托于互联网，实现浏览器/服务器结构建设），在该模式下，有很多的高职院校教学档案管理案例可以作为参考依据，这也是网络信息技术在高职学校教学档案管理中的应用的技术基础。
最后，进行网络信息技术在教学档案管理中的应用的操作研究。使用正态分布检验的方法，进行高职院校教学档案管理的操作分析研究。网络信息技术在高职院校教学档案管理中的应用都是基于B/S模式架构，该模式在高职院校教学档案管理运用中的普及程度和操作难度都相对较低，与此同时，该系统具备较为完善的信息管理归纳功能，可以低成本操作运行，具有较高的操作使用性能，是高职院校教学档案管理工作可以放心引进的，对于提升高职院校教学档案管理效率有着很明显的促进作用。
二、网络环境下高职院校教学档案管理发展趋势探析
（一）结合网络技术整体规划高职院校教学档案管理过程。在高职院校教学档案管理中应用现代网络信息技术，首先要完成的是对现代网络信息技术在教学档案管理中的整体性应用研究。一般情况下，现代网络信息技术在教学档案管理中的应用主体结构包括设计多层档案管理过程，并系统性地对学生档案进行高效管理。
在进行现代网络信息技术在教学档案管理应用的设计过程中，为了完成教学档案管理流程的优化设计，所选用的设计应用方法采用 DIV+CSS 技术，并根据教学档案信息调用比较多的实际情况，可以使用Visual Studio2015进行开发设计，保证所制备的高职院校教学档案管理管理系统的完备性，提升高职院校教学档案管理系统的总体表现力。
在进行现代网络信息技术在高职院校教学档案管理中的逻辑架构建设过程中，为了完成教学档案管理使用的过程设计，在进行教学档案管理的逻辑体系优化过程中，要将高职院校教学档案管理的具体项目建设起来，并利用 构建相应的应用模式的优化，并利用 C#语言进行教学档案管理管理信息管理模式的优化，显示出不同层级的工作人员进行教学档案的调用效果。
在进行高职学校教学档案管理系统的数据管理部分建设过程中，为了完成对教学档案管理过程中信息的有效管理，以及对于教学档案管理工作人员的综合工作的统一归纳，进行对于相关数据信息的整理归纳，保证后续的教学档案提取过程的顺利完成。
（二）结合网络技术优化高职院校教学档案调取过程。在进行现代网络信息技术在高职学校教学档案管理中的调取流程优化应用过程中，主要利用结构化的理念优化现有的档案信息调取过程。具体来说，通过设计现代网络信息技术在教学档案管理中的应用途径模式，来完成对于教学档案的各种数据信息的处理。在后续的设计过程中，现代网络信息技术在教学档案管理中的流程优化过程中的应用还会进一步地实现优化完善。
在网络环境下教学档案管理技术使用的过程中，教学档案的管理工作人员所从事的管理工作都是依靠智能化的信息技术方法完成的。在信息技术方法的应用中，这些技术模式都是以不同的形式展现出来的，进而有效保证教学档案管理的安全性和可操作性。与此同时，在进行教学档案管理的（下转第146页）（上接第140页）智能化系统设计的过程中，可以按照不同类型的教学档案进行分类档案管理设计，给予不同的教学档案管理人员不同的权利管理范围，进而有效提升高职院校教学档案管理的针对性和有效性，提升高职院校教学档案管理效率。
（三）结合网络技术控制高职院校教学档案信息维护过程。进行现代网络信息技术在教学档案管理中的智能维护应用主要是依托于先进的互联网数据库技术完成的。在进行教学档案维护的优化设计过程中，就是首先按照教学档案管理过程的实际要求，持续性地进行汇总优化设计，控制好教学档案维护的流程需要，进而发挥出对于教学档案的维护作用。与此同时，在进行教学档案管理过程中，生成一个完善的维护管理模式，提升教学档案管理水平。
除此之外，在这个基本的教学档案管理系统的管理维护模式的应用基础上，按照教学档案管理工作的根本诉求，进行对于现代网络信息技术在教学档案管理中的维护的完善修饰。例如，本文中要重点解决的高职院校教学档案管理问题主要集中于：教学档案更新维护、教学档案类别精度控制。一般情况下，教学档案管理系统管理在以下几个层面发挥自身的智能控制作用：第一，进行对教学档案内容导入的监测维护；第二，进行对教学档案类别的控制调节；第三，进行对教学档案数据库信息的整理收集。
与此同时，将教学档案管理部门引进的新的管理信息技术进行归纳汇总，在进行归纳汇总的过程中，将基本的操作管理功能退出，并给予必要的备注声明。在进行教学档案的维护的过程中，使用Rapid Prototyping法（即快速成型法，保证所建设的模型的时效性）持续性地进行对教学档案管理系统的优化设计，保证其智能化控制管理作用。除此之外，如果研究院引进的新的教学档案信息输出不成功，就要根据教学档案管理过程中产生的具体信息，进行相应的教学档案信息的更新检查处理，保证整个控制过程的顺利进行。为了完善整个教学档案信息控制管理层面，要根据现代网络信息技术在教学档案管理中的应用管理人员的具体信息进行优化设计。
三、结语
综上所述，在网络环境下高职院校教学档案管理的研究过程中，可以通过对于现代网络信息技术的分析总结，完成对于教学档案管理各个层面的优化设计，高效地完成现代网络信息技术在教学档案管理中的档案类别分类、档案资源更新管理等操作，进而有效提升教学档案管理效率的提升。
【参考文献】
[1]高雪红.档案信息数字化进程给档案工作带来的问题及探讨[J]. 机电兵船档案. 2010（04）.
档案归纳方法范文3
一、煤炭企业文书档案管理流程优化的必要性
1.是提高企业效益的一个重要途径
企业文书档案的管理属于企业内部管理的一个重要组成部分。其本身对企业的众多信息，发展过程有着详尽的记录，对于企业各个方面也有着细致的了解。因此，文书档案对于企业内部人员对企业的了解，企业领导者根据企业发展史做出正确的决策都有着重要的意义。
文书档案管理本身是一项极其纷繁复杂的工作，其中涵盖了大量的数据、文献。若是缺乏良好的管理手段以及正确的管理方法，很容易造成文献的流失，企业信息的残缺，使得企业本身的内部呈现一种缺失的状态。而依据哲学“内因决定事物的发展变化”的原理来看，若是一个企业在内部信息的管理上呈现一种混乱的话，很容易使得企业在外部竞争中受挫。
因此，文书档案管理对于保证企业效益是有着极其重要的作用的。
2.是完善企业精神，丰富企业内涵的重要方法
随着社会经济的迅速发展，企业发展模式也早已脱离了以消耗资源为手段的粗放型发展。现今的企业竞争，多是依靠良好的企业形象与内涵。而对于煤炭企业，同样如此，正规、健康、科学的企业形象无疑会使其在国际国内竞争中占据优势。
而文书档案管理工作，涵盖了对企业种种发展阶段、企业活动、企业内涵的全方面的整理与归纳。这种活动，对于企业本身树立形象、丰富自身精神有着重要作用。
二、煤炭企业文书档案管理工作中的不足
1.企业本身没能引起足够的重视
不仅在煤炭企业，在当今很多的国内企业都存在着这种现象。这从根本上反映了企业本身对于档案管理并未引起足够的重视，在企业制度日益科学化的同时，文书档案管理依然是一种传统、老套的制度。甚至在很多企业，文书管理被视为一种赋闲职业，管理人员仅仅保持着一种收取文件，存放文件，看护文件的工作，而对于文件的分类，归纳，整理却常常忽视。
2.文书档案管理制度不够健全
企业文书档案的作用，在于企业内部人员随时可以方便调取，查阅企业发展信息。然而文书档案本身纷繁复杂，且颇为众多，而很多煤炭企业的档案管理制度都不够健全，依然采用传统的档案管理手段，不能够做到定期检查、监督，并且修补缺失文献，致使对企业内部信息流通造成了不便。
3.管理技术落后
在煤炭企业发展过程中，有众多视频资料、音频资料、电子文档、实物资料等，对于这些资料的保存，若是仍然依照旧的管理办法，必然会造成信息的大量流失，也会给信息的再次查阅造成极大的不便。
4.管理人员素质较低
现阶段，就整体来看，存在着文书档案管理人才严重缺失的现象，而大部分在职的档案管理人员，大多人员老化，对于电子技术了解较少，对于文书档案的管理方法也缺乏正确的认识，给文书档案管理工作造成了极大的不便，档案制度的创新也造成了阻碍。
三、优化文书档案管理工作的几个方法
1.加强宣传，提高认识
提高文书档案管理工作的首要措施是企业内部加强宣传，提高对档案管理重要性的认识。只有从心里提高了对其重要性的认识，才可能从根本上改善这种状态。如企业内部可以定期举行一些学习、辩论活动，学习一些档案管理促进企业发展的实例或者介绍一些国外的文书档案管理的工作，使企业本身能够重新对档案管理工作形成新的认识，提高重视程度。
2.完善档案管理制度
煤炭企业在使用科学的企业管理制度改造自身的同时，也应完善文书档案的管理制度。如定期进行检查，保证管理人员对于档案的定期整理，建立监察督促制度，避免一些重要文件因为种种原因没能及时归档，造成流失。
3.积极引进新技术
积极采用各种新的管理技术。如将文档收录电脑，进行编辑整理，刻盘收藏，同时，建立网络数据资源库，将文档进行编辑，归纳，分类，使得企业内部人员可以随是凭借账号身份对文档进行查阅，另一方面，完善企业内部网络，实现电子文档在线传递，提高效率。
4.提高管理人员素质
对于管理人员，可以积极吸纳档案管理专业的高校大学生，为企业档案管理注入新鲜的血液。另一方面，要加强对文档管理人员的素质培训，定期举行学习培训班，使之能够熟悉档案管理新技术，新思想，新方法，从而使档案管理工作能够与时俱进。
结语
档案归纳方法范文4
1我校数字化校园建设的现状
以笔者所在的漯河医学高等专科学校为例，已经完成的数字化校园建设如下所述。
(1)校园网上联到中国教育科研网和中国联通网，出口带宽分别为100M, 2800M；校园网主干传输速率为lOGbps,百兆或千兆到桌面；实现了无线网络校园全覆盖；机房建立了双回路UPS电源，有效保障了校园网用电安全。
(2)与公司合作开发教务管理系统，具有迎新、排课、选课、成绩查询、教务管理等功能。新建校园网站群系统，实现学校主站和二级网站的统一管理，极大提升了网站自身的安全水平。
(3)已实现多媒体教学，全校共有104个多媒体教室，可以满足正常多媒体教学需求。
(4)建成较好的网络学习平台。目前，我校已建成校内网络学习空间和数字资源中心，全校师生可以方便的进行网上学习。
(5)升级校园一卡通工程。升级后的一卡通具有图书借阅、餐卡、水卡、电卡及其他校内消费功能。
(6)实施平安校园工程。目前已做到室内大部分教室、室外主要区域的视频监控覆盖，对维护校园安全起着越来越重要的作用。
近年来，虽然我校数字校园建设取得了不小的成绩，但仍存在诸多不足:各信息系统之间缺乏共享互通，数据“孤岛”现象和数据不一致情况十分突出；跨部门或信息系统的流程再造还没有实际推行；尚未利用物联网等技术建立校内信息实时采集平台，校园管理的智慧化程度有待提高；学校的基础数据库还没有建立，导致现有数据质量不高，无法实现数据分析和预测。
2通过调研，结合学校实际，确定建设目标
在进行智慧校园建设前，应从自己学校的实际出发，确定要坚持的原则和预期达到的目标。互联网的精神是开放的，同样，建设智慧校园也要以开放的心态来面对，我们可以借鉴智慧校园建设比较成功的高校的经验，结合学校现有网络基础设施、数据资源、业务系统以及经梳理后形成的合理的业务流程，打造流程合理、使用方便的具有我校特色的智慧校园。
智慧校园建设需要从学校的高度统一考虑，规划方面既要以发展的观点进行纵向的思考，又要从全校各个部门以及其他校外机构的协作关系进行横向的思考；既要考虑分步实施，又要考虑协调发展，利用“互联网+”思维来建设和推广学校各类信息化应用，最终达到服务于用户的需求，提升学校的综合实力，为学校申本和进一步的发展提供强有力的信息化支撑。系统之间的集成检索和引用变得敏捷化。这对于科技档案中知识利用模式的建立提供了新的思路和方法。
一些企业实行了档案知识管理策略。档案知识管理就是利用知识管理的理念、方法和手段，在档案信息收集基础上借助于现代化计算机技术深人挖掘档案信息中含有的有用的知识单元，并对其进行整理、分析等二次加工，及时、简单满足需要的人的需求。应该说，要做到科技档案中知识的全方位利用，需要从科技档案产生、存储、传递、引用等全生命过程中去考虑，充分认识知识的虚拟性和可归纳性特点，让档案产生之初就形成知识，让档案就是为了知识的应用而存在的。 将基于档案知识的系统应用和档案知识存储管理有机结合在一起，通过挖掘存储的档案数据中的知识，形成可应用的知识单元，以便于新产品研发、制造及测试过程的引用。将档案数据知识化是一项重点和难点任务。其一方面需要将档案数据足够细分，形成最小的结构化数据单元;另一方面还需要汇总合并同类数据单元，遴选优质的数据单元作为有效知识。这两个过程可以随着档案数据产生之初便对数据加工处理实现，也可以后期整理，前者需要拥有与应用系统深人融合的档案管理系统，而后者需要处理的数据量大。在实际应用中，根据信息化条件的不断深人，两种对于档案知识的处理方式均存在，且逐渐趋向于前者。
研发设计阶段为快速完成新产品的研发设计，需要充分借用已有设计知识，包括以往研发设计形成的设计组件、设计单元等具体的设计数据，同时也包括通过技术研究实践形成的成熟的设计方法、仿真方法等内容。设计数据及方法形成可引用的分类知识库，集成到CAT工A, Altium Designer等设计仿真平台中，完成研发设计的知识应用。工艺设计阶段也与研发设计类似，主要形成的知识数据是工艺方法单元、工艺流程单元、工艺术语单元及工艺参数单元等。制造过程记录主要是根据实际制造过程记录产生，每一批次均不同，并不能通过档案知识复用，但是通过大量历史制造过程的数量，可以归纳形成设备参数、人员作业效率等知识内容，这些有利于进行生产计划的制定以及精细化排产等。调试测试数据也是实际调试和测试过程中产生的数据，但是调试和测试的方法、调试测试程序可以归纳整理，形成可供引用的知识单元，这样可极大提高调试和测试的效率。
档案归纳方法范文5
【关键词】 档案管理系统 归档编制要求 列表树扩展 功能 归纳性
随着信息化建设的逐步深入发展，油田地面工程建设基础数据的保存方式，摒弃以往纸质、光盘刻录的归档模式，在信息技术的支撑下，应用专业系统管理软件，以数字化模式著录在数据库中，著录方式更为准确和及时，保存方式更为长久，且与一般操作系统中常用操作方法雷同，给工程参建各方提供更加便利、快捷的查阅方式，并为工程改建、扩建提供可追溯源，有效提高建筑行业管理水平。
中石油档案管理系统（以下简称“档案管理系统”）作为中石油系统专用档案管理软件，自2011年广泛推广使用以来，其简单性、安全性及模块化特点突出。作为普通客户端信息归纳著录人员，在档案系统基建项目资料著录过程中，发现该管理系统客户端在功能性方面与可移植性方面存在问题，且该操作系统对计算机本身操作平台要求较高，细部结构设置还需进一步完善，客观表现在与油田《建设项目文件归档及编制要求》（以下简称“归档编制要求”）条目不一致，结合不密切；系统中具有相关功能项设置，但实际操作者无法扩展应用，需进一步改进和完善等。
1 应用问题
着力分析油气田地面工程建设参加单位资料归档特点：基建项目归档人员流动性大，更换频繁，所以未经统一培训的普通归档者，在实际操作中，对数据库归档中编制要求不清，常常与最终归档编制要求出现很大偏差，在移交过程中，频繁校正，致使工程资料移交过程冗长。
档案管理系统操作平台面向参建单位普通档案管理人员，根据《归档编制要求》，各单位组卷种类分工不同，对应归档编制重点不同。但操作平台界面并未对面向者需进行的实际操作种类进行粗略区分，故而基本权限也未明确。各单位各部门档案管理人员需要归档内容不同，对应建立数据库存在差异。在档案管理系统平台中，设置功能项扩展位，但使用功能不足；且普通归档者无法展开使用功能树。该系统归档组卷完成后，逐条录入条目之间相关性，不能连成整卷显示。在检查过程中，需频繁借阅纸质版本，造成纸质版磨损严重，失去电子著录方便快捷意义。
2 完善策略
功能性方面：
（1）登陆界面。在单个项目归档要求中，要求参建单位使用工程批复文件统一名称，但工程批复文件属于密级文件，一般情况参建单位无法阅读到相关内容。所以，在登陆中，可将登陆人员分为建设单位、施工单位、监理单位及检测单位，赋予建设单位归档人员项目名称立项功能与整体催交提醒权限，便于该项目参建单位使用统一工程名称进行资料组卷，并为数据库录入后，使用统一名称查询提供基础数据；也便于建设单位督促参建单位在规定时间内，完成档案移交；最终使得建设单位档案人员以一个项目所有参建单位资料，向档案管理部门整体移交该项目工程资料。
（2）列表树扩展性。数据录入应用界面中，左侧列表扩展功能无法使用。对于单项工程，在归档编制要求中，已明确要求命名格式，但在系统中，需各自资料封皮进行手工录入，办公自动化程度低，且录入后不能根据单项工程名称，清晰的整体化反映单项工程整体资料移交情况。若建设单位录入统一工程名称，则系统自动拓展如：例：****工程；建设单位：****工程前期项目管理文件；施工单位：****工程施工交工技术文件（施工单位名称）；监理单位：****工程监理交工技术文件；检测单位：****工程无损检测交工技术文件，工程名称清晰统一，用统一工程名称即可查询该项目资料归档组卷清单，便于检索。
（3）档案管理系统最终归档资料，要遵循项目文件形成规律和成套性的特点，但在系统平台中，无成套显示功能项，也无法整体下载卷内所有文件。各个卷内文件逐条显示，不能成卷利用。遇到工程资料检阅状况，就必须向存档单位档案室借阅纸质版本。该种方式大大降低了使用档案管理系统应用目的，自动化办公程度低，使得频繁借阅纸质版本导致磨损严重。
（4）工程竣工验收后，由建设单位归档人员在系统中创建竣工验交时间，并向相关归档单位提示最终归档资料移交时间，要求在提示时间范围内，必须办理完成档案移交手续。档案移交情况可随机查阅，具体操作要求可在工程合同条款中提出相关要求，避免参建单位人员更换，拖延发生资料丢失无法归档现象。待归档部门与单位合同管理部门相关人员确定资料整体移交完毕后，方可进行尾款结算。
（5）为了提高档案管理系统集成自动化办公作用，在系统中，可根据工程资料检查走向，设置检查流程监测点，便于归档人员查看资料审核情况。如：施工单位资料员监理单位资料员建设单位档案管理员工程质量监督站审核人员档案管理员。
3 结语
档案归纳方法范文6
关键词：档案管理；归纳；利用
随着档案资源的急剧增长和现代社会对档案利用的频繁程度，传统的档案利用方式和方法已越来越难以适应现代社会利用的需要和档案信息现代化的需要。因而，作为储存并提供利用的档案工作，特别是档案管理工作的现代化，其重要性日益显现出来。档案工作内部的重心也应从初级的档案存放利用，上升到适应新形势下得“档案现代化管理”上来。档案管理作为档案工作的终极目的，其重要性特征在得到进一步的强化。
1 提高档案管理人员的自身素质和业务素质，增强对档案的意识
提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着眼于政治素质和实际本领的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为档案工作者始终要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府对这个工作大局，要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平。同时也要提高档案管理者对档案的意识和法制观念，认识到档案的重要性和潜在价值，必须意识到档案工作是全馆工作的基础之一，是重要的信息资源，档案管理好坏是一个单位管理水平和文明程度的体现，领导在这种思想指导下，才会强化档案管理工作的指导。领导重视是搞好全馆档案管理工作的有力保证。
2 多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理
档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为馆内决策服务，为群众提供服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。
3 实现新形势下档案管理现代化，工作标准化
档案管理工作现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理技术和管理思想的现代化，工作标准化。新时期现代化的管理离不开现代化的设备，但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、著录和索引规则，文献编纂规则等。这些标准化，规范化的管理都离不开先进的技术，尤其是现代化管理中计算机的技术，光盘技术等先进技术的应用，更少不了懂得先进技术的人才。只有先进的设备，先进的技术，懂得先进技术的人才和先进的思想并有机结合起来，才能真正实现新时期档案管理的现代化。
4 加快数据准备，推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程。尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
4.1 分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
4.2 分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
4.3 分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
5 加强档案人员计算机知识和技能的培训
新的归档方法是以档案工作的现代管理为前提的，没有现代化的计算机设备，不具备操作计算机的能力也是不能胜任工作的。对文件级档案管理，业务人员要加以正确认识，不仅要加强新的档案整理办法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。努力创造条件，争取早日实现档案的现代化管理。
