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档案整理制度范文1
【摘要】新时期，文书档案管理工作必须要与时俱进，使自身的发展与社会发展节奏相适应，并通过不断地开拓创新，提高档案整理和归档质量。为了进一步促进文书档案管理改革工作的有序开展，强化和规范档案管理工作，本文先着重分析了现阶段文书档案管理中存在的问题，并在此基础上提出一些提高管理质量的策略。
关键词 新时期；文书档案；年度整理；归档；质量
文书档案年度整理归档工作是一项最基本的档案业务工作，在基层各单位档案工作中占据着非常重要的地位。文书档案归档质量的好坏是一个单位档案工作水平的具体体现，它对于档案利用工作的开展具有非常重要的影响和意义。近年来，我国通过各项政策来促进文书档案立卷的改革，大大提高了文书档案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 号令”的实行，要求更加重视年度整理归档工作。但是从现阶段文书档案管理的细节上来看，仍然存在一些亟待改善的环节。
一、现阶段文书档案管理中存在的问题分析
（一）重视程度不够。一些单位的领导对文书档案管理工作的重要性没有足够的认识，因此在工作中也并不重视这方面的关注和投入，从而导致文书档案管理工作的资金投入和人力投入都比较匮乏，那么工作质量就难以得到有效的保障。再加上文书档案管理方式比较落后，管理人员与外界的联系比较少，知识结构更新缓慢，从而导致文书管理工作的效率和质量都比较低。
（二）文书档案收集存在困难。在实际的管理中我们可以看到，一些科室忽视了对文书档案的收集和整理，这主要是由于单位领导存在“重经营、轻档案”的错误思想，在这种情况下，就容易导致工作人员工作的积极性和主动性低下，在文书档案收集方面不用心、也不认真，档案的完整收集存在较大的困难，难以与档案的年度整理归档工作有机衔接起来。
（三）文书档案管理人员综合素质不高。很多机关单位由于不重视文书档案管理工作，因此没有对档案管理人员的培训进行较多的投入，长期缺乏专业的理论知识培训，这样就会使职工在文书档案管理的相关知识和技能方面停滞不前，无法与不断进步的信息技术相适应，难以满足新时期文书档案管理工作的各项要求。
（四）现代化程度比较低。因为经费投入不足等原因，导致很多机关单位库房的设备难以满足文书档案管理标准的最低要求，档案安全保管的标准和信息化程度也比较低，从而导致管理质量低下。随着计算机网络技术的发展和普及，档案管理的现代化程度已经成为档案管理效率提高的一个重要原因。
二、新时期提高文书档案整理归档质量的策略分析
（一）提高领导对文书档案管理的重视。在各单位的管理过程中，文书档案管理都是必不可少的，领导要充分认识到这一点，并在全体职工中大力宣传，把文书档案工作作为提高机关单位整体管理水平的一个重要途径，使全体职工都要有较高的档案意识，及时把档案材料上交整理存档。严格按照有关标准和要求完成公文处理和立卷归档管理工作。与此同时，在档案的管理工作中，领导要经常给予正确的指导和必要的督促，帮助工作人员解决文书档案管理中遇到的问题，进一步做好文书档案工作。
（二）提高文书档案管理工作人员的综合能力。一支高素质、高质量、高水平的工作人员队伍是新时期做好文书档案管理工作，提高管理质量和管理水平的必要条件。针对这一情况，各单位必须要做好理论教育和情感教育，一方面通过理论教育和思想指导，加强文书档案管理工作人员对国家文书档案管理各项规章制度的认识和了解，从而有效促进工作人员档案意识和思想觉悟的提高。另一方面，要对文书档案管理人员的专业技能素质给予充分的重视，通过各项培训工作来促进职工专业素质和技能的提高，为新时期文书档案管理提供人力资源支持。
（三）提高文书档案管理工作的现代化程度。科技化和信息化是时展的潮流趋势，所有行业都开始将信息技术应用于本行业中，使其更好地推动行业的发展和进步。文书档案管理也是如此。在今后的档案管理工作中，要顺应时展的潮流，将信息化技术充分应用于文书档案管理工作中来，例如办公自动化手段应用到文书档案管理中可以实现办公文件快速传递和分享，从而使文书档案的整理和归档效率得到大大的提高，最终实现真正的文书档案管理信息化。
总的来说，在各单位管理工作中，文书档案管理都是必不可少的部分。新时期，信息技术飞速发展，并在各个领域得到广泛的应用，这就为文书档案管理提供了一个新的发展机遇。各单位的领导要正确认识文书档案管理工作的重要性，并加强这方面的资金、人力等方面的投资，通过创新管理方法，完善管理制度，促进文书档案管理工作逐渐向现代化、规范化和高效化的方向发展。
参考文献：
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[3] 吴红红. 切实提高文书档案年度整理归档的质量[J]. 档案与建设,2010,(9):57-58.
档案整理制度范文2
一、当前我国高校人事制度改革的趋势
我国高校人事制度改革的核心内容是用人制度改革和分配制度改革,改革的总体趋势具有以下五个方面的特点:
1.用人制度从行政任用关系向协商聘用关系转变。高等学校的用人制度从行政任用制转变为聘用(聘任)制,这种聘用(聘任)制度将在高校全面推行。学校和教职工在平等自愿的基础上,通过签订聘用(聘任)合同确立新的人事关系。
2.人事管理从身份管理向岗位管理转变。高校的岗位设置和岗位聘用制度要实行核准制度,管理人员、专业技术人员和工勤技能人员都要纳入岗位设置管理。
3.用人期限从职务终身制向合同管理制转变。按照相对稳定、合理流动、专兼结合、资源共享的原则,鼓励校际之间互聘、联聘教师,健全考核制度,加强聘后管理。经考核不能胜任本职工作的,可以通过解聘、辞聘等方式解除聘用合同,终止聘用关系。
4.职工与学校之间的关系从行政依附关系向平等人事主体之间关系转变。实行聘任制度后,高校的教职工由“单位人”逐步转变为“社会人”,学校对聘用人员有聘用和解聘权,教职工对学校有应聘和辞聘权。这样,在高校中延续了几十年的教职工对单位的行政依附将逐渐淡化直至最终完全消除。
5.职工退休养老由退休工资制度向社会保险制度转变。2009年国家人力资源和社会保障部已将《事业单位养老保险制度改革方案》下发到五个省市进行试点,推行退休工资制度为养老保险制度势在必行。
二、改革形势下高校人事档案制度的调整
人事制度改革要求人事档案工作者必须及时做好改革的跟进工作,提高认识,转变观念,对传统的档案制度进行相应的调整。
1.对工作职能和管理方式的调整。传统人事档案管理的一个重要职能是档案管理为干部管理服务,现代人事档案管理应该树立人才资源是第一资源的观念,应该强调档案管理中的公共服务属性和信息服务属性。从这个观念出发,将人事档案的管理职能和管理方式由简单的封闭性管理转变成动态的开放性管理,由单纯的为组织、人事部门服务转变成为高校人才资源市场服务,这应该是人事档案制度调整的一个重要任务。
2.对档案材料收集和归档的调整。根据高校人事制度改革要求用人机制由单位任用关系向聘用关系转变,鼓励高校之间的人才流动和人才资源共享的特点,人事档案材料的收集和归档应当扭转传统人事档案管理中的重政治、轻业务倾向,要从忠实记录人才资源综合素质的角度出发,重视反映教职工个人专业特长、业务能力、工作业绩、个性特点的材料,使人事档案材料真正具有全面性、真实性、写实性和跟进性特征。
3.对人事档案保密制度的调整。人事制度改革后,职工与学校之间的关系由单位依附关系转变为平等人事主体的关系,这种关系是一种“契约关系”,强调关系双方权利和义务的对称。改革后的人事档案制度必须坚持以人为本和保障职工权益的思想,档案的建立、保管、调阅和传递必须保障职工的参与权和监督权。传统人事档案管理的保密制度应该予以调整,非属国家规定的保密内容,作为人事主体之一的教职工应该享有对自己档案内容的知情权和对档案内容披露、公布的监督权和限制权。
4.对人事档案管理办法的调整。高校人事制度改革将打破高校传统的由事业编制控制的用人格局,人事构成与档案管理将出现多元化的局面。在未来高校人员有可能全部实行人事制和全部实行社会养老保险制之前,高校人事档案的管理急需建立起一套适应人事制度改革逐步深化的新的管理办法。
参考文献:
档案整理制度范文3
【关键词】医院 管理类电子档案 整理
管理类电子档案工作的整理也必将科技化、系统化、信息化。我国医院管理类电子档案整理工作的开展，受到医院内部自身人员和发展内容的多样性，其管理类电子档案的种类相对较多，在其整理过程中会给电子档案管理者带来较多的工作量，且工作效率相对较低。因此，对医院管理类电子档案整理的探讨具有研究价值和意义，也是医院电子档案管理工作发展中主要研究的对象之一。
1 医院管理类电子档案整理
医院管理类电子档案整理主要是指针对医院内部相关举办的活动、申请的证明、政府报告、设备专利、药物专利等文档进行电子档案的备注和管理，从而掌握医院各个环节的电子档案内容，对医院进行综合性的整理和归档。医院管理类电子档案具有种类多、数量多的特征，为医院管理类电子档案的整理带来了巨大的难度。因此，加强医院管理类电子档案的整理是医院电子档案管理发展的必然趋势。
2 医院管理类电子档案整理中存在的问题
2.1 制度体系和整理意识不健全
当前我国医院在管理类电子档案整理在其制度体制和整理意识上存在缺陷。首先，在其制度体系上主要表现在以下两方面：第一，管理类电子档案整理工作不能够贯穿医院工作的整个流程。管理类电子档案的整理涉及到医院所有的活动中。但是，在当前我国医院活动中并没有对其进行管理类电子档案的建立。只是在活动结束后对其进行文案总结，从而上交给管理类电子档案管理部门。其实际参与权利削弱，无真实的管理权利；第二，在医院项目计划、项目执行、项目专利申请上缺少健全的管理类电子档案整理制度和体系。工作人员在工作过程中只能根据最终结果进行电子档案的整理。其次，在其电子档案整理意识上当前我国医院电子档案管理工作中对电子档案的整理意识较差，尤其是对管理类电子档案的整理意识。由于医院的电子档案管理工作中主要以病人的电子档案数量最多，且受到医院以服务为主要目标观念的影响。电子档案管理工作人员在进行电子档案整理过程中偏向于就诊人员的电子档案整理，缺乏对医院内部管理类电子档案的整理意识。
2.2 整理机制缺少电子整理体系
当前我国医院管理类电子档案在其分类上根据国家电子档案管理分类可以将其分为32类，在这32类管理类电子档案中涉及到医院各个部门的内容。因此，我国医院管理类电子档案具有种类繁多的特性。而医院管理类电子档案管理工作在其开展过程中并没有建立完善的电子方案分类管理流程和制度，从而对不同管理类的电子档案进行整理和归档，在其进行管理类电子档案管理分类上缺少专业电子电子档案管体系。这样严重的影响了我国医院管理类电子档案整理的工作效率。医院管理类电子档案中包含医院内部设备的研发、与政府进行各类公益活动、国家机关所颁发的各类证明等等。因此，利用当前我国信息技术手段，以电子文档的形式进行电子档案管理和分类能够降低工作人员的工作量，节约工作时间，提高工作效率。但是，当前我国医院内部管理类电子档案整理的过程中仍然采用的是传统文字电子档案的形式，由专门的电子档案整理工作者进行电子档案整理工作。医院内部尽在对病人电子档案进行管理过程中存在电子电子档案和专门的电子电子档案管理系统。
3 医院管理类电子档案整理改进措施
3.1 完善制度体系和整理意识
在完善制度体系和整理意识的过程中必须对其进行针对性的完善。首先，在完善制度体系的过程中华必须将管理类电子档案整理工作渗透到医院的所有日常活动和项目中，这样才能够在电子档案资料的搜集阶段对其整理工作进行完善，从而降低整理中由于资料不全而产生的效率低下的问题。其次，在其电子档案整理意识完善的过程中需要提升医院电子档案管理工作者对管理类电子档案的重视程度，从而从根本上解决医院管理类电子档案整理中存在的问题。例如，对医院管理类电子档案整理在医院活动和项目开展中的重要性进行宣传，从而在医院的日常管理中能够对员工进行管理类电子档案整理意识的宣传。此外，还可以通过电子档案整理意识培训和讲座的方式，从电子档案管理工作的专业上对其工作人员的管理类电子档案整理意识进行改进。
3.2 建立电子管理类整理体系
我国医院管理类电子电子档案整理机制完善的过程中可以从其种类整理系统、内容存储空间系统和监督整理系统三方面进行完善。首先，在电子档电子档案种类整理系统完善中医院必须根据内部活动和发展方向对医院管理类电子档案建立详细的分类电子电子档案制度。在现有的电子电子档案建立基础上增设管理类电子电子档案分类内容及流程。例如，建立党团活动类和普通活动类电子档案类型、建立医疗设备技术研发电子电子档案分类和药物研发流程（申请、审批、资格等）管理类电子档案分类等类型；其次，在电子电子档案流程整理系统上可以通过根据医院现有的电子电子档案整理工作流程制定针对性管理类电子电子档案整理工作流程。例如，在现有医院电子档案电子管理系统内设定管理类电子档案整理程序，设定专门的管理类电子档案存储空间，在医院云电子电子档案空间内设定专门的管理云存储空间；在其监督整理系统完善的过程中可以通过建立电子管理类电子档案整理监督系统，根据当前我国电子电子档案监督处理软件的作用进行引进，从而对医院内部管理类电子电子档案整理工作进行计算机程序监控。通过以上电子管理类整理体系的构建，实现医院管理类电子档案整理工作电子化。
4 结语
当前我国医院管理类电子档案整理工作是电子档案管理部门工作的中心内容，也是未来改进的关键结构。通过本文中的分析能够看出，当前我国医院管理类电子档案整理中存在制度体系和整理意识不健全和整理机制缺少电子整理体系的问题。因此，未来医院管理类电子档案整理过程中必须对其进行针对性的完善。此外，还要建立和完善管理类电子电子档案系统，实现医院管理类电子档案电子化、信息化。
参考文献
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作者简介
贺程（1985-），女，湖南省人。大学本科学历。现供职于新疆阿克苏地区第一人民医院（初级职称）。主要研究方向为病案科。
档案整理制度范文4
【摘要】解决档案管理工作中存在的积压问题，除采取内部集中整理外，还可以聘请中介服务机构参与其中，进行业务外包。而最终需要找到造成积压现象的源头，对症下药，防患于未然。
关键词 档案管理；积压问题；解决措施
档案积压容易造成档案资料混乱，极不利于档案的查找和利用，甚至丢失。为了保证档案管理水平和服务质量，发挥档案利用的最大化，必须做好档案积压的防范工作。
一、造成档案积压问题的成因与解决措施
造成积压的原因多种多样，各不相同。以下总结了其中几个较为突出的主观因素与客观因素，以及相应可采取的解决措施。
( 一) 主观因素及解决措施。
1. 领导对档案工作的不重视。致使经费、人员、场地得不到落实。档案部门工作往往不作为单位的绩效考核目标，因此领导往往不重视，认为档案工作就是抄抄写写、保管保存等事务性工作。多数档案部门被并入了综合办公室的范畴，档案人员也由办公室人员兼职，经费也做不到专拨专用。对于这种现象，在岗的档案工作人员，首先应做好自己的本职工作。其次，在工作之余多参加档案专业学习，提升自身的专业技能。最后多与领导沟通，让其参与其中，了解档案工作的重要性。
2. 档案岗位工作人员的不重视。现在的档案岗位工作人员较多没有上岗证或是兼职，受其他工作的影响，不能一心一意地投入档案管理工作。对应整理、归档的资料视若无睹，消极怠工，致使档案资料堆积如山。档案专业职务是根据档案专业工作实际需要设置的工作岗位，有明确的职责和任职条件，应实行专业职务聘任制或任命制。最好聘用持有上岗证的专业档案工作人员。高、中、初级档案专业职务的限额应与本单位所承担的档案工作任务想适应。上岗后应多鼓励档案工作人员参加继续教育、职称评定等活动，提升服务意识、加强职业道德，正确地进行自我评价。
3. 档案管理制度的缺失或不完善。档案管理制度是保证档案管理工作的关键，目前很多单位在档案管理制度的建立上还不健全。有部分单位虽然建立了档案管理制度，但却没有将制度真正地贯彻执行，而有些档案管理制度没有实际的可操作性。
对于这种现象，总得来说，各单位档案管理方面的制度一定是要建立的，要通过一整套的规章制度来确保档案管理工作的规范化、制度化。同时制定的制度要有实际操作性。例如档案管理制度中要明确归档的时间节点与应归档期限，以及逾期归档应采取的措施。这样档案工作就有章可循、有据可依，严格控制归档时间能有效地防范积压等现象。
( 二) 客观因素及解决措施。
1. 短时间内接收大量文件、资料。档案部门在征集、接收未经系统整理的档案时，短时间内的大量移交会造成积压现象。对于这种现象，首先可以考虑分散或放宽征集、接收期限，避免短时间内接收量猛增。其次，增派人手集中整理，争取在短时间内将接收档案整理完毕。最后，短期的移交量骤增有其规律性，在管理上要有预见和总结，使档案管理工作能够顺利开展。
2. 档案库房空间不足。随着我国经济的快速发展，现存档案、资料数量较以前迅速增加，入库档案数量徒增。库房面积狭小，这是亟待解决问题。首先合理使用档案库房现有空间，应采用节约库房空间的排架法。规范归档范围，避免重复件、复印件的重复归档。其次，合理设置预留空间，使档案库房空间高效利用，不要造成浪费。再有就是移交类别的档案要及时按计划向上级档案室（馆）移交，减轻空间不足的压力。同时还应开展档案存毁鉴定工作，规范销毁无利用价值的档案。档案库房临近饱和时通过申请经费，从有利于档案保护的角度，对库房建筑进行建设与改建。
3. 档案工作人员的频繁调动或离职。基层档案工作人员多为兼职人员，由于工作需要，更换、调动较频繁。虽然国家档案局在《机关档案工作规范》中提出：“档案保管人员调动工作时，要在离职前办好交接手续”，各单位制度中也会列明。但实践中由于认识不清、重视不够、准备不足等诸多原因，许多单位在档案人员离岗时没有做好交接工作，造成档案工作的混乱和被动，档案积压在所难免。
针对以上弊端，应该正确认识和妥善做好交接工作。首先，交接双方要对交接工作有一个充分、全面、正确的认识。做到“知无不言，言无不尽”“有疑必问，有漏必查，有缺必补”“不接糊涂账，不接烂摊子”。其次，离任者要做好交接的准备工作，办好交接手续。对工作中未尽事项、在办事项、待办事项等有关重要事项应加以文字说明，列出交接清册。最后，各级档案行政管理部门应加强对档案交接工作的指导和监督。要做到及时知晓，依法监督、指导，对交接失误者应按《档案法》和有关条例之规定追究责任，给予相应处罚。使因交接工作而发生的积压从根本上解决。
二、档案积压的解决措施
当档案积压已产生时，可寻求内部集中整理和业务外包方式解决。
（一）内部整理。首先建立专项整理小组，任命组长，确定直接负责领导。而在选择整理小组成员时，必须有中、高级职称专业人员参与其中。他们的工作重点在组织协调、制定标准、监督检查。针对所要整理的档案，结合实际研究制定出切实可行的整理方案，使整理工作有据可依，有章可循。其次，集中整理能在短时间内将档案整理完毕，人力与财力的投入必不可少。档案部门的人员必须参与其中，其次是相关的部门人员充分参与，共同组织进行。依据整理工作的时间要求、整理规模，核算相应的人力、财力支出，合理制定整理工作计划。第三，由多部门、多岗位人员组成的整理小组，难免专业能力参差不齐。当专项整理工作计划与方案制定后，应对整体参与人员进行岗前培训。旨在通过授课或实际操作演示等方式，向组员阐明将要整理的档案来源、存在问题、整理方案、操作要求，统一整理标准与手法。第四，全局统筹，合理分配。专项整理积压档案工作量极大，所以在组织工作之初就应全局统筹，而后又要合理分配。选定合适人员安排在合适岗位，申请充沛的预算应对必要的支出。第五，及时的过程控制。积压档案的整理是个耗时但又要求缜密的工作，因此必不可少的过程控制可使整个整理理念贯彻始终，避免可能的偏差。过程控制的方式多种多样，可通过定期抽查检验、工作会议等方式及时收集、发现在整理过程中所遇到的问题。而专项整理工作的总负责人或总工程师是过程控制的关键控制人。第六，为整理工作提供方便。积压档案经过长时间的搁置，灰尘、斑渍等时有发生。因此，应提供相应的整理场所、整理工具。例如口罩、吸尘器、装具等，使整理工作得以顺利进行。
（二）业务外包。业务外包是指企业整合利用其外部最优势的专业化资源，从而达到降低成本，提高效率，充分发挥自身核心竞争力和增强对环境的迅速应变能力的一种管理模式。但由于档案工作的机密性、安全性特点，档案业务外包的提法还非常谨慎。虽然说目前一些政府机关为了把主要精力集中于核心工作上，将非核心的、次要的、技术含量低的辅业务以合约的方式委托给人力资源派遣的业务人员或外部专业中介服务机构办理。具体应使用何种形式外包，从目前看，人力资源派遣或打包式外送加工都是可选的外包模式。相比而言，机关办公室更适合人力资源派遣，优势是与派遣业务人员沟通便利，发现问题可及时纠正，更易于掌握和控制外包工作进展情况，监督指导外包业务的开展情况，可避免监管盲区。而在实施方案中，首选大型、正规的档案中介机构、服务商，并与之签订外包合同，这较适合经济实力强的企事业单位或学校机构。其次，政府机关等部门更适合人力资源派遣至相关岗位提供专业服务。然后便是良好的沟通，包括双方合作条件、档案管理要求、档案管理制度、工作考核办法等。科学制作合同，明确双方权利与义务，职责与权限。最终也是最重要的一环，与外包业务人员签订保密协议。定时开展档案法制宣传教育，档案职业道德教育，提高档案从业人员的自身修养、个人评价。
参考文献：
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档案整理制度范文5
[关键词]档案管理 现代化 信息化
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）20-0145-02
为了进一步加强高校的档案管理，一般高校都能够专门设立档案室、配备专业人员管理档案。与此同时还加强了档案管理制度建设，制定出台相应的档案管理办法，使高校档案管理逐步实现规范化。为贯彻落实围绕中心、聚焦主业、深化“三转”的精神，解决纪检档案资料管理不规范、信息化程度不高的问题，为纪检监察工作提供强有力的后勤保障，柳州地税着力推进纪检监察档案管理信息化、规范化、专业化。
一、高校档案管理工作存在的问题
（一）管理不够专业
现在很多高校不能强化档案管理，使得管理松散。目前，很多高校没有专门的工作人员专项负责档案管理工作以及材料收集、整理和电子录入等相应工作。对照有关档案工作的法规要求，将档案分门别类进行认真细致地归档，才能够实现档案分类明确，排列科学合理，编排规范。档案管理部门制定了相应的法律法规明确了立卷归档、装订整理、保管利用、鉴定销毁、责任追究等每一个流程，建立了《档案管理员岗位职责》《档案保密制度》《库房管理制度》《档案室设备管理制度》等一系列配套制度，在档案借阅、使用等工作中均按规章制度进行，借阅必须经过审批，属资料，还要求借阅者签订保密责任书，使高校档案管理工作走上制度化、规范化轨道。
实现高校档案管理的专业化要求按照一级档案室的标准建设高校档案室，档案室实行库房、微机、办公、阅览四分开，档案库房按标准配备专用档案密集架，配置防火系统、自动灭火装置、除湿机、臭氧消毒机、吸尘器等设备，使档案的管理工作硬件设施齐备，安全保护实现了专业化。
（二）查阅程序不够规范
部分档案管理人员没能对各种档案猿旨笆薄⒑侠怼⒂行У姆掷嗪驼理。只有档案分管管理条件大为改善，才能够提高档案管理工作的效率。
（三）信息化不够完善
实现高校的档案管理信息化需要配套自主研发高校档案管理系统。目前高校的档案编制了全引目录、案卷目录、违纪人员处分索引等索引目录数据库，但是还没有完全实现档案信息查询的电子化、自动化，档案调阅效率低。
二、高校档案管理现代化的具体策略
推进会计档案管理是一项长期而艰巨的任务，加强制度建设、健全监督机制，明确操作规范，各大高校在推进档案管理的道路上，留下了一连串清晰而深刻的印记。为了确保普遍实现各大高校档案的长效管理，按照《档案法》的有关规定，要对需要归档的文件全部整理归档，做到时时收集、年年归档，并严格管理，规范使用，确保档案工作规范化运转。具体措施如下：
（一）加强制度建设实现档案管理精细化
“天下难事始于易，天下大事始于细”，精细化财务管理并不复杂，只是细中求精。各高校应该以细、全、高、严、新、实“六字”精细化管理原则，围绕档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等制定制度，使高校的档案管理水平进一步完善提高。根据《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，各高校应该分别制定适应自己的档案管理办法，进一步明确学校的档案管理工作。
目前，各大高校采取纸介质和计算机、网络通信等信息技术手段管理档案。纸质文档数字化，在收集整理的同时在档案管理系统进行归档，使高校档案管理逐渐走向制度化、规范化。高校数字化档案室的建立，有利于实现国家级数字化档案室。
“数字化档案室”是指将实体档案信息数字化，基于网络来实现档案收集、整理、保管和共享利用，并能够确保档案安全和高效便捷。高校的数字化档案室建设应该获得上级档案局在政策、技术等方面的支持。例如资金方面，用于购买专用档案柜、电脑、扫描仪等档案工作必备用品和配套设备，建成后将实现公文交换系统（OA）与档案管理系统的无缝对接。
数字化档案室是高校档案建设中的一项基础性工作，能够稳步提高档案信息化管理水平。建设高校数字化档案室还应增强档案的服务功能，提高档案管理的日常办公效率和质量；通过完善机制，实现档案管理的精细化；并且通过加强档案管理作为促进高校档案管理规范化、制度化、信息化建设的有效手段。
高校数字化档案室建设要做到档案资源数字化、档案管理系统化、传递网络化、档案信息数据化、档案利用知识化。目前，很多高校已经实现了“前三化”，接下来还要继续实现“信息数据化”“利用知识化”等两个目标。除了与OA系统实现无缝对接，高校档案管理还应该将档案管理系统与网络、微信公众平台相结合，部分文档信息通过移动端实时，实现信息公开，也为有需求的人提供便捷。如此一来，通过数字化档案室与移动端的结合，从根本上提高居委会日常办公效率和质量。
（二）明确操作规范实现过程精细化管理
高校的档案的规整和管理是很烦琐和复杂的。因此，各大高校因该明确提出档案管理操作规范。从档案的收集、整理、归档等环节入手，理清思路，摸清家底，健全制度，规范流程，强化责任，推进档案管理工作规范运行，为科学、有序、高效地开展各项外汇管理工作打下了良好的基础。档案管理办法规定，高校应该严格按照《档案管理条例》及相关制度规定进行操作，使档案更好地为高校的管理服务。严格按照要求，逐级分类管理，多措并举、扎实推进高校档案管理工作。完善制度，规范管理。严格按照查借阅手续，在保证档案安全、保密的前提下，提高相关工作人员查阅资料的速度，从而在整体上提高档案的利用效率。与此同时，加强专业人员的培训。包括文件材料的收集归档范围、立卷归档原则、立卷归档分工、文件材料整理原则及要求、归档文件材料质量要求、归档时间和手续等六个方面。培训能够增强工作效率，让管理人员进一步加深对档案工作方法及重要性的认识与理解，看清档案整理工作中存在的差距和不足。及时培训能够进一步提高档案整理的业务水平和实际操作能力，为进一步规范档案工作打下坚实基础，也为今后更好的服务和工作的发展提供强有力的保障。
（三）健全监督机制实现内部控制精细化
用制度约束和规范档案管理，是高校档案管理工作中的一个亮点。档案管理办法明确了高校档案鉴定、销毁、移交的要求，高校将定期对已到保管期限的档案进行鉴定，并形成档案鉴定意见书。档案鉴定工作由高校档案馆牵头，组织其他机构或人员共同进行。加强督促归档、严格审查机制。严格按照条例做到保质保量地完成档案材料的整理归档工作的同时，对档案要及时审查，对符合要求的要及时整理，对不符合要求的要完成未尽事项、补正相关资料。
结语：强化档案管理意识，明确人员责任。今年以来各部门高度重视档案归档工作，严格执行档案管理规定，按照相应的原则，抓好档案的归档整理工作。完善档案制度建设，强化归档工作。先后建立完善档案归档范围和保管期限的规定，档案归档的操作规程等档案管理制度，将资料进行整理、分卷、复核、编目。召开培训班，全员参与，自查自改，进一步完善档案工作。其中的每份档案都应该进行电子档案登记，并针对以前档案目录中只见案卷名不知案卷内容的弊端，专门在案卷目录中增加简单的索引项，借阅档案可以先从电子目录上看有没有自己要找的文件，避免盲目翻阅，大大提高了查阅档案的效率。为了推进实体档案和电子文档同步归档，高校的档案中心应该为档案管理人员进行业务上的培训指导，工作人员利用业务管理QQ群作为信息交流平台，同时采取一对一、面对面的指导方式，帮助资料员掌握电子档案的文件登记、著录、扫描上传、立卷归档等相关业务。高校的档案管理部T为保证电子档案的顺利报送提供可靠保证。当前，实体档案和电子文档同步归档接收工作已经实现，实体档案和电子档案的同步归档，体现了高校档案工作跨入了档案管理的先进行列，同时也表明高校档案事业进入了信息化时代。
此外，为规范完善档案管理，实现档案规范化、标准化，高校应该强化四项措施，进一步加强档案管理工作：一是强化资料收集，指定专人负责档案的日常收集管理工作，办公室注重对平时文件资料进行收集和积累，以及校内开展的重要活动，及时收集照片、录音、录像等各种载体的信息资料，按照月报、季报、年报顺序负责归档整理，按时移交到档案室，由专人立卷归档；二是强化信息化管理，加强档案的电子化管理，对各文书档案、科技档案、会计文件材料、声像材料、电子文件材料等重点数据资料及时进行备份保存，进行电子化管理，方便统计资料的查阅和利用，实现档案管理信息化；三是强化安全保密，遵守保密制度，切实履行公文的收发、登记、传递、借阅、归档和销毁等各工作环节，对各专业报表严格执行签字、登记、归档手续，严禁随处丢放，确保档案资料的安全；四是规范档案装订工作，做好目录索引，统一装订格式，资料归类规范，一目了然。
【参考文献】
[1]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报，2007（06）.
[2]潘昕，李名家.高校档案服务校园文化建设的实践与思考――基于档案管理现代化的视角，华中农业大学学报（社会科学版）[J].2013（03）.
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[7]陈明九.大数据时代高校档案管理系统建设研究――以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报，2015（10）.
[8]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版）， 2010（07）.
档案整理制度范文6
【关键词】档案文件管理
引言
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
一、档案包含的种类为文书档案（党务、行政档案）；科技档案（产品档案、设备档案、基建档案、科研档案、测绘档案、气象档案、水文档案等）；专门档案（人事档案、会计档案、教学档案、诉讼档案、审计档案等）。
二、档案与文件的关系（文件是档案的前身，档案是文件的归宿），其中包括使用或办理完毕的文件；具有一定的查考价值；按照一定规律集中保存起来的文件。
三、文件材料的形成和积累包括字迹材料（不能使用的是：圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸、红墨水、铅笔等）；积累的内容（文字材料：红头文件和非红头文件；图表：基建、设备、人事、工资、科研等；声像：录音带、录像带、磁盘、光盘、照片等；实物：荣誉证书、奖状、奖杯等）；积累的重点：一是履行自身职责时形成的各种文件材料；二是要积累文件的原件；三是要完整准确。
四、文书档案归档范围概括为（本单位工作活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的收发文件、电报电传、会议文件、内部文件、编印的出版物原稿和印本以及图表、簿册、照片、录音（像）带、光盘、实物等）。
五、确定档案的分类方法和类目（常用的方法：文书档案：按保管期限―年度―机构（问题）；保管期限―年度―问题分类法；科技档案；会计档案：会计文件形式―年度―保管期限；特殊载体档案：按载体形式分类（照片，录音带，录像带，光盘）；实物档案：按种类分类（证书，奖牌，奖杯等））。
六、怎样做好档案工作包括
1.掌握档案工作标准（《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）；《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）；《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）；《企业档案工作规范》（DA/T42-2009））；
2.建立档案工作组织体系（领导、机构、人员、工作网络），其中领导（应在三个层次确定档案工作负责人：分管领导，各职能或承办部门、项目工作部门负责人，档案部门的负责人）；机构（应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心）；人员（专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员；应保持档案人员相对稳定）；工作网络（应建立以档案部门为核心，各职能部门、各项目专兼职档案人员为基础的档案工作体系）；
3.建立档案工作制度包括档案工作规章的制订（建立档案工作岗位责任制。包括分管领导职责；办公室主任（行政工作部部长或总工办主任）职责；档案部门负责人职责；各职能部门（项目部门）分管档案工作负责人职责；档案部门专职档案人员职责；各部门兼职档案人员职责；有关专业技术人员、管理人员职责；
4.制定档案工作制度（文件归档制度；档案保管制度；鉴定销毁制度；档案统计制度；档案利用制度；档案保密制度；电子档案管理制度；档案管理系统操作制度）；
5.制定档案业务规范（文件、档案整理规范；档案分类方案；文件归档范围和保管期限表；特殊载体档案管理规范）。
第二部分：档案整理方法
一、文书档案的整理包括文书立卷方法（订本式）；归档文件的整理方法（以件为单位装盒）。（归档文件的整理单位；归档文件的整理与装订；归档文件的排列；归档文件的编号与归档章的加盖；归档文件的编目；归档文件的装盒）。
二、工程项目文件的整理包括项目文件的构成及归档责任（项目准备阶段，项目施工阶段，项目试运行阶段，项目文件的归档范围）。
三、工程项目文件的组卷（组卷要遵循科技文件的形成规律，保持卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用）；案卷编目（一是整卷装订，要编通号，卷内目录要标明所在页号。单面书写材料在右下角编号；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角编号；图纸的页号编写在右下角或标题栏外右上方；二是以件为单位装盒，卷内目录要标明页数）；案卷封面应印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。
第三部分：档案整理心得
以上仅谈谈本人在建设项目工程管理中积累的一些学习体会，建设工程项目档案管理还涉及到很多方方面面，在今后的工作实践中，我会继续努力学习和总结，在建设工程档案管理中贯彻高效，有效的方法。
第四部分：档案整理示例（设备仪器类）
序号 基 本 范 围 保管期限
1 综合
1.1 设备管理条例、办法、方案、规定、通告等 30年
1.2 设备管理规划、计划、总结，设备运行管理文件，备品备件管理文件 10年
1.3 设备技术管理文件 30年
1.4 设备台帐 永久
2 单台（套）设备仪器
2.1 调研、考察材料；购买设备的申请、批复文件 30年
2.2 购置合同、协议 30年
2.3 洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料 30年
2.4 设备仪器开箱验收记录 30年
2.5 设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料 30年
2.6 设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料 30年
2.7 运行记录及重大事故分析处理报告 30年
2.8 设备仪器保养和大修计划、记录 30年
2.9 设备仪器检查记录、设备仪器履历表 30年
2.10 设备改造记录和总结材料 30年
2.11 技术、质量异议的处理结果材料 永久
2.12 设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果 30年
参考文献
[1]《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
[2]《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）
