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档案管理基本流程范文1
1.理论研究
自从企业内部控制管理理念提出以来，人们就很重视企业档案，一些管理专家也都提出内控管理机制中必须要加强档案管理。如法国管理学家亨利•法约尔认为对“管理机器”加以考察可以评估并指导企业进行改进，他所指的“管理机器”即为“包罗现在、过去和将来的记录系统”，这里的记录系统可以理解为企业档案系统。而另一位管理学家卢卡•帕西奥利也强调必须关心内部的管理控制，还建议“备忘录、日记账和分类账要编上号码并注明日期，所有交易的文件都要详尽完备并永久存档，以及定期核查以便内部控制”，这是早期企业档案管理与内部控制的雏形。可见在经典管理学家们眼中，完整的企业记录和档案系统是企业极为重要的管理依据和控制手段。当前，有学者对档案管理与企业内部控制关系研究现状进行了综述分析(截至2014年1月)。作者以中国知网(CNKI)数据库为基础，检索出有效中文文献18篇，相关书籍1本；以EBSCO数据库为基础，检索出有效英文文献12篇，相关法规标准2部；加上我国颁布的《企业内部控制基本规范》(以下简称《基本规范》)以及《企业内部控制应用指引》，共计35份文献。其中最早的是2000年美国的一份政府档案，强调组织的档案管理对组织内部控制的作用。随着2002年美国《萨班斯-奥克斯利法案》(以下简称萨班斯法案)和2008年《基本规范》的相继颁布，近年来对该课题的研究也逐渐增多。但总体来看，档案管理与企业内部控制关系的研究还处于探索阶段，研究成果数量比较少，研究方法比较单一，研究的深度、广度和高度都有所欠缺，整体上并没有形成完备的体系，尚存在诸多理论空白。
2.实践发展
自2001年以来，国内外相继出现了一系列大型上市公司的会计欺诈事件，如美国的安然、世通以及中国的银广夏等，这些都反映了企业控制的严重不力。其中安然事件后的一片混乱，促使美国颁布了萨班斯法案，该法案对于档案材料的真实性、完整性都做了强制性要求，同时还要求档案材料必须满足信息披露的透明性和及时性。我国各界也逐渐认识到，作为市场经济的主体，企业只有提高内部控制能力，使企业的各项活动和资源都能够处于可控、优化状态，才能提高其核心竞争力。2008年，我国财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制订了《基本规范》，随后越来越多的企业也开始执行并制定适用、有效的内部控制制度。通过阅读可以发现，《基本规范》中多个条款与企业档案管理直接或者间接相关，档案管理作为企业信息控制的关键，在企业内部控制过程中的重要性不言而喻，许多企业也逐渐认识到了这一点。如中国长城资产管理公司将档案作为一个重要的控制点，建立了以“三铁(即铁规章铁账本铁档案)”为载体的内部控制制度，从根本上提高了控制效率，确保了长城公司各项工作在合规合法的前提下高效运转。我公司在制定《内部控制手册》时，也将相关的档案管理制度纳入其中。
二、档案管理与企业内部控制的相互关系
《基本规范》第五条提出企业建立与实施有效的内部控制，应当包括五大要素，即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。其中“信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通”，这里的信息包含了企业档案信息，所谓“沟通”包含了档案信息的传递、服务功能。可见，档案管理与企业内部控制是紧密相关、不可分割的。
1.档案管理对企业内部控制的作用
企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，它的原始记录性决定了其基本价值，即具有参考作用和凭证作用。在企业内部控制过程中，这一作用的发挥显得更加重要和明显。档案管理的对象是企业各项活动中形成的全部档案信息，而档案管理的最终目的是为用户提供方便、有效的利用。可以说，在现代化企业管理中，档案管理负责信息的汇集和回馈，通过接收档案信息、提供信息服务的循环运行，参与到企业管理的各个阶段，是企业信息控制的关键环节。企业档案既是企业有形资产的记录和凭证，也是专利权、商标权、知识产权等无形资产的依据和证明，在企业创新、企业管理和规避风险中具有不可替代的作用，并为规范企业管理、辅助生产经营、维护企业合法权益和企业职工利益、完善法制经济、解决企业纷争提供信息支持。可见，企业内部控制制度的有效运行，离不开完善的档案管理工作。
2.企业内部控制对档案管理的影响
企业的内部控制机制能够有效记录并监控企业所有活动信息，这对于企业档案管理也具有积极的影响。首先，企业内部控制强化了档案管理的规范性。依据内部控制制度的要求，档案人员需对现有流程进行梳理，对现有记录的合理、合规性进行重新确认，对遗留问题进行调整处理，对查阅记录、借阅记录、借阅台账及全部档案目录进行核对清理，进而确保各项信息的准确。其次，企业内部控制进一步确保了档案信息的真实性和完整性。由于档案的特殊性，内部控制过程中的档案管理需设置两个风险防控流程。一方面，在档案文件材料归档时要认真履行交接手续，保证归档文件材料的原始性、完整性和真实性；另一方面在档案文件材料的查阅借阅时，要认真履行查、借阅手续，确保档案文件材料在此过程中不会发生更改、破损、丢失等情况。再次，企业内部控制完善了档案管理流程。企业内部控制要求企业的文件材料及其信息自产生时就要处于有效的控制管理状态，打破了文件与档案管理的明显界限，实现文件、档案的全过程、系统控制管理，保证文件和档案之间的连续性。同时由于信息是内部控制的重要因素之一，各部门的归档积极性也有所提高，由被动归档逐步转变为主动归档。总之，企业档案管理与内部控制工作之间是一种良好的促进和循环关系。做好企业档案管理工作就能够促进企业内控能力的提高，而企业的内控机制又反过来完善企业档案管理工作。
三、企业内部控制过程中档案管理的强化措施
企业内部控制是一个依赖信息反馈的过程，档案作为信息的汇集中心，在控制过程中占有非常重要的地位。因此，从内部控制的角度出发，应该对档案管理采取相应的强化措施，从而为企业内部控制提供信息保障，促进内部控制工作的有效运行。
1.加强与档案管理相关的企业法律法规建设
我国有关档案管理的法律法规和企业档案管理规定为现代企业档案管理提供了依据和标准，而《基本规范》为企业内部控制的合理性开展提供了指导和方法。通过分析档案管理法律法规和内部控制基本规范可以发现，两者具备相关性，企业内部控制的实现需要档案管理的支持，然而《基本规范》中虽多处提到了“资料”“信息”“记录”等，说明档案管理的重要性，但在具体文字中却仍未明确指出。同时在我国已颁布的涉及企业的法律中，也都没有对档案工作的明确规定。但是随着企业内部控制的发展，我国社会档案意识也在不断提高。近两年中央有关部委制定的针对上市公司内部控制的规章中，逐渐对档案管理提出相关要求。在全国政协十一次会议上，曾任国家档案局局长的毛福民委员提交了“关于在国家涉及企业的法律法规中对档案管理作出明确规定”的提案，建议有关部门在制定、修改有关企业法律法规时，具体明确企业必须建立业务档案和财务档案，设立合理的保管期限，建立企业档案工作制度，保持档案原始性和完整性等企业档案管理内容。明确企业档案的重要性，加强与档案管理相关的企业法律法规建设，这既是内部控制与档案管理的相互影响与促进，也是从国家层面出发，建设企业内控与档案管理长效合作机制的必然措施。
2.加强企业内部档案制度建设，完善档案管理体系
企业档案管理体系是由多种要素构成的工作系统，一般包括档案管理体制、档案工作制度、档案信息管理系统、主要业务内容、主要工作流程以及档案人员和档案管理设备设施等要素。其中档案工作制度是企业关于档案工作的一组集成配套的管理办法、业务标准、操作细则，它是开展档案管理的行动指南和业务尺度，是运行和控制档案管理的标准和依据。《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)中将档案工作制度的内容作为一个制度体系予以重点列出，并指出其构成内容包含“档案工作规章”、“档案管理制度”、“档案业务规范”三项内容，说明企业档案制度的重要性。目前，我国大多数企业的档案制度相对完善，但随着时间的推移以及内部控制工作的发展需求，档案工作制度也要不断修订，从文件的产生、传递到归档，都要有明确的管理细则，权责分明，确保档案的真实、完整，保证档案工作的高效、规范。同时，还要建立有效的检查措施，定期对制度的执行情况进行检查，在实践中自始至终对制度加以落实，从而满足企业内部控制度对档案管理的要求。
3.转变档案管理模式，实现工作流程重组
企业档案是企业各项职能活动的产物，是随着企业各项职能活动的开展而产生的。对企业内任何一个部门而言，它所产生的档案是其各项行为活动的原始记录，是其职能作用和工作绩效的有力凭证，而内部控制正是针对企业各项活动开展的风险评价和审计监督。因此，各项活动中所产生的档案是否完整系统，档案管理是否科学有序，将直接影响到内部控制工作的有效性。在传统管理环境下，企业档案管理和文件管理以“归档”工作为接口衔接，档案部门缺乏对归档前文件的有效控制，这也正是在内部控制过程中档案管理所需要解决的主要问题。要实现企业档案的有效管理，就应当增强企业档案管理的灵活性、多样性，将企业档案管理的范围扩展到企业文件材料形成之时，对档案工作流程重组，构建正确的档案管理模式，如文档一体化或企业信息一体化管理。即打破对现有文件管理的思维定势，从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档的全过程管理，实现企业档案管理前端控制管理的模式。这种模式要求档案管理要与企业职能活动同步进行，控制监督归档前的文件管理活动，实现对文件到档案的全过程控制，做好归档工作；同时还要重视对归档范围和分类体系的重新审视，并与业务部门配合，做好企业重要活动档案的跟踪工作，及时收集易散落的文档，真正使企业内控在良好的档案信息记录习惯和充足的档案资源基础上实现。
4.提高人员参与意识，加强团队合作
档案管理在企业内部控制过程中的地位非常重要，而一个企业的档案意识则直接影响到档案管理水平的高低。因此，要实现档案管理在企业内部控制过程中的积极意义，必须从整体上提高企业的档案意识。首先，对于企业管理层而言，要充分认识到档案在企业内部控制中所起的关键性作用。由于企业档案的形成、产生和最终归宿均在企业内部，对外无明显产品特性，所以往往容易被管理者忽视。但是随着企业内控的发展，档案在其过程中的参考和凭证作用越来越显著，档案管理在企业活动中的重要性也日益凸显，管理层的重视将更有利于档案工作的有序开展。其次，对于档案管理人员而言，其对档案现象的认知水平，是决定企业档案管理水平的重要因素。因此要加强档案管理人员对档案工作内容和档案工作相关领域内容的认识，提升档案管理思想，学习现代企业制度和相关档案管理知识，理解其职能在内部控制过程中的作用，从而在日常的档案管理工作中完成好其分内职责，并促使档案工作促进并支持企业内部控制的有效进行。最后，对于其他业务部门的工作人员而言，也要具备档案意识，而这主要依靠档案人员向企业员工进行宣讲来实现。要使业务部门的工作人员认识到档案是其各项行为活动的原始记录，档案管理与其职能活动的开展以及内部控制工作的进行都是紧密相关的。提高业务部门工作人员的档案意识，有助于推进档案管理与企业职能活动的同步运行，实现文档一体化或企业信息一体化管理，从而促进档案管理各个环节在企业内控体系中顺利开展。
四、结语
档案管理基本流程范文2
关键词：社保档案；管理；创新
社会保险档案管理工作是社会保险事业的重要组成部分和基础。在推进和谐社会建设和社会保险事业加快发展的新形势下，档案管理工作也面临一些突出矛盾、困难和问题，直接影响这项工作的有效推进，不能发挥社会保险档案及其管理部门的服务作用，不利于社会保险事业的发展和人民群众基本权益的保障，应深入研究，推进工作创新，尽快解决问题。
1社保档案管理存在的主要问题
应依法实施社会保险档案的管理，依法管好用好社保档案，让社会保险档案发挥积极作用，为人民提供更好的社会档案服务。但当前社保档案管理还存在着一些问题［1］。
1.1依法管理社保档案意识不强
一些单位缺乏依法管理社保档案意识，存在造假现象，严重违法违纪，加重了社会保险档案管理的不规范，影响社会保险事业的发展。办理退休时，有很多人想蒙混过关，用假档案或假材料办理退休，给社保档案的管理带来了很多问题。社保档案管理法治意识薄弱，导致档案管理工作恶性循环，不利于维护相关法律的严肃性，不利于构建法治社会［2］。
1.2社保档案管理体制不顺
社保涉及的范围广，流程复杂，包括社会保险、社会福利、社会救助等，从程序方面包括申报、审查、缴纳费用、保费发放以及权益维护等，这些不同的内容和程序，构成了大量的档案管理工作。不同社保档案由于归属不同、体制不顺，在管理过程中会遇到很大的问题。虽然我们引进了先进的电子档案管理系统，但是由于社保档案管理方面的电子软件开发不成熟，实际工作中存在电子档案管理与纸质档案管理两种形式，导致电子档案管理不能得到充分的利用。在电子档案管理过程中，由于信息网络的开放性特点，可能会出现泄密、更改信息等不良现象。
1.3一些社保档案管理人员不适应工作需要
虽然我国颁布了相关的法律法规和业务规范，在很大程度上对社保档案管理进行了规范，但是对于档案管理的具体工作流程，没有统一的规范，社保档案管理人员业务素质整体上不高，只会对社保档案进行基本的收纳，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入电子档案管理，很多档案管理人员缺乏计算机管理技能，不适应工作需要。一些社保档案管理人员基本素质低，法律意识淡薄，在工作中出现社保档案分类不明、划分保管期限不当等问题，个别人员甚至受金钱等诱惑，进行档案造假。
2社保档案的价值和作用
2.1是维护参保人员权益的基本依据
社会保险档案是参保人员维系自身利益的法律凭据。当自身的利益受到损害时，凭借社会保险档案可以维护自身利益，也是决定参保对象能否有资格享受社会各种补助等权益的凭据。社保档案管理部门应创新服务方式，管好用好社保档案，为社保业务和社保对象提供更好的服务，充分发挥社保档案和社保档案管理部门的重要职能作用。
2.2有助于维护社会和谐稳定
社会保险档案的管理有利于社会的稳定和谐，社会保险档案是整个民生档案的关键组成部分［4］。社会保障体系建设是现阶段构建社会主义和谐社会的重要内容，管好社保档案，可以有效推动社保事业的稳定健康发展，促进民生问题的解决。如果在管理过程中出现了差错，严重的会危害到参保群体的基本利益，引起社会波动。对社保档案进行有效管理，可以让参保人得到必要的保障，促进社会稳定。
3社保档案管理的创新途径
3.1大力宣传社保档案作用
要在广大干部群众中组织多种多样的档案法律法规宣传教育活动，大力宣传档案管理工作的重要性以及档案利用的价值，提高全社会对社保档案管理重要性的了解和认识。在宣传过程中应对管理人员和公众进行《档案法》等相关法律法规进的宣传，例如社保电子档案可以作为证据在刑事诉讼中发挥作用，为人民提供相关的保障［5］。《档案法》规定，一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、社会事业单位和公民都有保护档案的义务，各单位都应将档案工作纳入重要议事日程，定期听取档案工作汇报，及时解决档案管理过程中出现的问题。
3.2推进社保档案管理信息化
针对当前档案管理实际工作中存在电子档案和纸质档案两种管理方式的问题，结合社会信息化的发展，应进一步提升档案管理水平，让社会保险档案管理更为便捷高效；应利用信息技术条件，社会社保档案管理部门可以对社保档案的信息进行利用和共享，让社保管理信息发挥更大的作用。对社会保险档案进行电子化或者数字化管理，有利于节省空间，提升管理效率。应加大人力物力财力投入，加快推进社保档案管理信息化，提升档案管理信息化水平。
3.3完善社保档案管理制度
针对社会保险档案管理中存在的问题，进一步建立健全社保档案管理制度，使优化和整合档案资源，用网络技术、数据技术管理档案，为民生服务等都有章可循。应加强对社保档案管理人员的法制教育，使其了解法律规定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保档案。
档案管理基本流程范文3
一、当前企业会计档案管理工作的现状
1.会计档案管理工作形式不断丰富。随着电算化环境下会计档案管理工作的不断深入，档案管理工作的形式持续丰富，主要表现在以下几个方面：第一，档案管理人员结构发生变化。财务部门不仅仅是由专业财务、会计人员组成，还需要了解一定财务知识的程序开发员、系统操作员、系统维护员和系统管理员等共同完成企业会计档案管理工作。第二，会计档案管理的业务处理范围变大。电算化会计档案除了保存会计凭证、会计账簿和会计报表等主要资料外，还需要设计计算机系统可以识别的各种代码、程序文件和数据结构文件等，例如用户使用手册、操作规范、科目代码、计算公式等内容。这些项目虽然不是传统会计核算体系的一部分，但它们是电算化会计档案管理必不可少的前提条件，是对电算化会计系统进行维护、排除故障、降低风险的基础，是新环境下会计档案管理的新范畴。2.会计档案管理人员职能不断变化。会计档案管理人员之间的授权批准控制是内部控制的重要组成部分。在传统会计档案管理中，每一项经济业务的发生和确认、计量、记录、报告的各个环节都需要经过具有相应权限管理人员的审核和签章，不得越权审批。在会计电算化的环境下，档案管理人员的职能划分出现了巨大变化。由于电算化功能的高度集中，导致在以会计电算化系统为主的业务处理中管理人员职能集中，尤其是一些会计人员的职能由会计核算向会计管理转变，某些会计人员既负责数据资料的输入，又负责数据资料的输出和报送，一人兼任多职，架空了授权审批程序。因此，需要加强企业内部控制，控制档案管理人员对数据资料的输入输出管理，强化管理人员职责分离和授权审批的流程，降低因电子档案易于复制、修改和删除等不安全因素对会计档案的可靠性造成的威胁和舞弊风险。3.会计档案管理的法规制度尚不完善。《档案法》是档案工作的基本法律，对企业档案管理工作制定了明确的法律规定。《会计法》也对会计档案管理做出规定“：各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案并妥善保管。其中会计档案的保管期限和销毁办法由国务院财政部门制定。”同时，由国家档案局和财政部联合的《会计档案管理办法》也指出：“会计档案管理工作的指导、监督和检查由各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责。”然而，这些规定被一些企业错误地理解为档案管理工作由企业会计部门负责人分管而非档案管理负责人分管，从而削弱了企业内部档案部门的职责，难以真正起到指导、监督、检查会计人员的工作，使得单位内部建立的会计档案工作的规章制度流于形式，在实际工作中经常发生企业会计档案不正当地被失窃、损毁，甚至在发生法律纠纷时，会计档案被当事企业双方抢夺、销毁。因此，在以法治为特征的市场经济条件下，会计档案管理法律法规的不完善不健全难以保证企业和社会的健康有序发展。
二、《企业内部控制基本规范》对加强会计档案管理工作的影响
1.推进企业会计电算化与档案管理工作的融合。《企业内部控制基本规范》第四十一条指出“：企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。企业应当加强对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制，保证信息系统安全稳定运行。”电算化会计档案主要包括储存在计算机硬盘中的会计资料，以光盘或其他磁性介质存储的会计资料，这些会计资料一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表等一系列数据。电算化会计档案的管理工作是每个单位的一项重要工作，是形成企业会计信息系统的基础。截至2011年，全国已有80%的单位实现电算化会计档案的要求，加强电算化会计档案的管理成为每个单位面临的重要挑战。企业在建设信息化电子档案过程中，要加强对信息数据资料的整理、筛选和编辑能力，从而高效地利用会计信息。同时，在实现纸质档案及时、规范、完整归档的基础上，进一步建立健全电子档案的逻辑归档和物理归档的制度和措施，确保企业不同版本电算化系统的兼容，从而确保档案信息的可识、可读、可用，实现纸质档案和电子档案的完整和一致，最终实现企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的不断融合，实现信息技术在企业管理中应用广度与深度不断推进。2.健全企业电子会计档案管理的内部控制流程。《企业内部控制基本规范》第七条指出“：企业应当运用信息技术加强内部控制，建立与经营管理相适应的信息系统，促进内部控制流程与信息系统的有机结合，实现对业务和事项的自动控制，减少或消除人为操纵因素。”会计凭证、会计账簿和会计报表，可以了解企业经济活动的来龙去脉，反映企业对财经法规的遵守情况。第一，制定规范的归档流程。计算机系统开发程序、数据结构程序、相关代码等资料都应视为电算化会计档案的一部分予以保存；计算机中的会计资料在未打印成纸质文档前应妥善保管，不得随意损毁。第二，制度规范的保管流程。按照《会计档案管理办法》的规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类，根据不同需求，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。电子档案保存方式为只读，并作备份分别存储。对光盘、磁盘等载体进行编号，由专人保管，存储于防尘、防热、防磁、防潮、防火环境中，进行定期检查，确保档案可用性。使用光盘、磁带、磁盘、胶片等介质保存会计档案的还需报财政部、国家档案局备案。第三，制定规范的备份流程。在电子信息化环境下，档案管理人员应定期将数据资料备份到多种介质上，并对备份时间、人员和载体进行详细记录和定期检查，防止信息丢失。3.加强会计档案管理工作中的授权审批制度。《企业内部控制基本规范》第三十条指出“：授权审批控制要求企业根据常规授权和特别授权的规定，明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。企业应当编制常规授权的权限指引，规范特别授权的范围、权限、程序和责任，严格控制特别授权。常规授权是指企业在日常经营管理活动中按照既定的职责和程序进行的授权。特别授权是指企业在特殊情况、特定条件下进行的授权。企业各级管理人员应当在授权范围内行使职权和承担责任。”企业会计档案管理的各项内容要规定不同的权限，普通数据资料可实现大范围共享，涉及企业机密的数据资料需要一定权限才可查阅。针对电子会计档案易于被修改、破坏且不会留下痕迹的特点，应从计算机程序角度出发，加强数据的输入、输出控制，设置密码口令和恢复机制，加强操作记录的控制功能；同时，实行不相容职位相分离，不同岗位赋予不同权限，防止越权操作，例如设置主管、系统程序员、系统维护员等岗位，完善不同岗位间的授权审批制度。4.完善会计档案管理的法律法规建设。《企业内部控制基本规范》第三十一条指出“：会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整。”企业档案管理人员要与财务负责人沟通交流，认真完成会计档案指导、监督和检查工作，对非法隐匿、损毁的会计档案和档案信息失真、虚假披露现象开展检查，对会计档案信息加强管理并进行会计工作评估。一方面，需要进一步强调《档案法》的权威性，明确不同门类档案管理工作的法律责任，另一方面，在《会计法》等具体法规中涉及会计档案管理工作的具体规章制度要与《档案法》实现统一。因此，需要根据我国的国情，根据不断发展变化的社会经济，对相关规章制度进行修订和完善，使会计档案管理法律法规真正成为具有可操作性、指导性和约束力的条文，真正做到有法可依、有法必依。
作者：宋俊霞 许志平 单位：邯郸职业技术学院
档案管理基本流程范文4
关键词：计算机；档案管理；软件设计；软件应用
在企业实际开展档案管理工作的过程中，基于信息技术的发展进步，网络技术的应用优势逐渐凸显出来。而如何结合企业经营项目开展计算机档案管理软件的技术研究工作，就是目前各个企业的工作重点及难点所在。
1计算机档案管理软件的技术设计流程
想要应用计算机档案管理软件开展新时期的企业档案管理工作，就必须结合工作需求，明确软件技术的设计要点，掌握技术的基本设计流程。
1.1功能设计工作
本文主要以航空发动机公司的信息档案管理工作为例展开分析，在实际进行计算机档案管理软件技术的研究工作时，首先，企业应当分析出计算机档案管理软件应当具备的基本功能有哪些。一般来说，档案管理工作涉及到对资源信息的收集和整理等基本工作，内容相对较为复杂和繁琐。因此，软件系统应当具备自动分类的功能。其次，为了保证档案数据的安全，还要具备数据备份功能。同时，计算机档案管理软件的应用优势就是可以在网络平台上便捷完成信息的存储、传递、修改等工作，降低员工的工作压力。最后，在软件技术的设计环节中，技术人员要重点关注于网络连接的问题，科学合理的开展资源共享工作，保证档案资源应用价值的充分发挥。此外，还可以为系统设置打印功能，减少手工劳动的强度。
1.2系统结构建设
计算机档案管理软件的设计工作应当从系统结构设计环节入手，设置资源存储层，建立数据资源库，按照不同档案类型对数据库进行分类设置，给资料查找工作提供便利。同时，应当从软件操作界面的框架结构建设工作入手，结合企业经营项目类型和独特的文化精神，进行界面布局的优化设置工作，提高软件的美观性和实用性。最后，是安全防范结构的建设工作，通常技术人员会在网络准入口以及登录界面设置安全防御机制，降低系统受到安全风险干扰的几率。各个企业都应当充分意识到完善系统结构建设工作的重要作用，并应当重点关注于技术人员对软件技术的应用情况，确保计算机技术应用价值的充分发挥。
2计算机档案管理软件技术的应用要点
在实际操作计算机设备完成电子档案管理工作时，还有一些操作要点需要遵守，具体可以从以下几个方面展开分析和研究。
2.1人员培训工作
虽然我国已经进入信息化时代，信息技术可以实现对数据的自动存储和分类，给员工的日常工作提供了极大的便利。但是，实际的计算机技术仍然需要由专业的工作人员来操作。因此，企业必须要从人才培养的角度出发，了解新时期企业自身的发展情况，明确档案管理工作的重点及难点所在。安排专家为员工传授先进的工作经验，并应当开展素质教育工作，引导员工自觉规范自身的工作行为。在这个环节，企业要注重于提高员工的创新意识及能力，让员工能够不断总结档案管理软件技术的应用优势及不足，研究优化系统结构建设方法及软件操作方案的可行措施。从而有效提高技术的应用效果，推动企业档案管理工作的有序运行。
2.2管理机制建设
企业档案当中涉及到的信息数据有很多，包括企业的发展历史，项目运行的数据信息，员工个人信息及客户个人信息等等。这就要求企业明确哪些档案可以进行信息共享，哪些档案属于私密文件。然后在应用计算机档案管理软件时，在内部建立健全的监管机制，从约束员工的工作行为入手，避免人为因素造成档案资料被篡改或丢失的问题。针对这个问题，档案管理中心的工作人员可以利用信息技术手段在软件平台上为每位员工设置登录账号，以密码登录的方式核实登录平台的人员身份信息。再根据不同部门的工作职能需求，设置其可以查阅以及修改档案数据的权限。从而为档案数据提供双重保护，降低安全隐患的发生几率。同时，档案管理工作的关键就在于对数据信息的开发利用，档案管理人员可以利用计算机技术对整体的数据信息进行整理和分类，根据时展情况和档案的使用年限，对失效档案进行集中清理。最后，将同类项目的档案数据整合起来，分析出项目流程设置工作存在的实际问题，并及时修改。以便于充分发挥出档案管理工作的价值，达到优化工作内容和形式，推动企业经济可持续健康发展的目的。
2.3相关注意事项
在应用计算机档案管理软件的过程中，还有一些注意事项需要遵守。第一，新时期的档案管理工作主要依靠信息技术手段来完成。因此，企业要想充分发挥出软件的实际应用效果，就需要做好前期准备工作，完善基础设施建设。这还涉及到资金成本的投入问题，企业应当安排财务管理人员做好经济预算，提高资金的使用价值，避免出现资金浪费的问题。第二，设计计算机软件进行档案管理的目的是为了提高传统档案管理工作的水平和效率。在软件功能的研究工作上，对档案材料可以进行目录检索，也可进行文件内容全文检索；与打字机文件对接，可直接使用打字机的文件，减少文件材料手工录入量。在这个环节中，技术人员应当保证系统能够实时地反映档案文件分发、借阅、利用、移交、销毁、统计等情况，这是有效减轻员工工作压力，提高计算机档案管理软件应用效果的关键环节，需要各个企业引起高度重视。
档案管理基本流程范文5
关键词：人力资源和社会保障局；档案管理；方法；应用
中图分类号：F249.2；G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）031-000-01
档案管理主要是通过对文字、图表、声像等材料做对应的记录、保管等工作，其主要内容包括资料的收集、征集、整理、保管、编目、检索、编辑、研究、统计汇总与使用等各方面功能的服务。档案管理属于人力资源和社会保障局的基本性工作内容，对于企事业单位与个人的相关工作开展与需求提供服务，维持了社会的基本运作。
一、传统人力资源和社会保障局档案管理的不足
（一）缺乏劳动保险档案的关注
实际档案管理中，劳动保障档案具有较大的数量积累，在操作上也较为繁杂，对应的档案管理硬件条件较为滞后，甚至部分基层区域无法及时有效的做到相关档案归档，保管工作没有落到实处，甚至会出现档案遗失，对个人构成较大的困难，降低了档案管理的实际服务品质，甚至引发用户投诉等问题。
（二）社会保险档案缺乏完善的管理机制
社会保险档案具体所关联的范围较广，社保档案因为不同类别被不同部门做对应接管，进而导致多方管理，缺乏统一性，部门之间的沟通存在一定障碍，甚至单个人的档案由多个人分开管理，进而不能达到统一完整的档案信息归档，导致管理上存在更高的难度，给档案使用的企事业单位与个人构成一定困扰。
（三）档案收集不完整
在档案收集整理中会存在资料难以有效整理完全的情况，工作人员在实际的档案资料收集整理中无法有效做到细致全面，进而导致部分资料被遗漏或者损毁，对档案的完整性构成损害，降低了档案管理的实际价值，甚至因此引发一定服务纠纷。例如在灵活就业人员或者自由职业者，在参保后档案没有得到及时的建档或者不能及时有效的归档，进而导致跨年度移交与归档相关工作存在问题，具体资料查询存在困难。或者部分单位为了能够方便的做到治疗查询，相关经办人没有及时的移交相关材料，进而导致具有较高价值的原版材料分散在业务承办部门中，甚至在个人手中。这种做法只是在个人角度或者小范围角度考虑，缺乏全局考量，导致档案存在较多的空缺，影响了档案的全面性管理价值，对后续档案使用造成影响。
（四）档案管理工作人员缺乏综合素养
档案管理更多情况下需要人力支持来完成具体的执行工作，如果工作人员专业素养与技术缺乏，则会直接导致档案管理工作无法达到规范合理性。在部分人力资源和社会保障局单位内，档案管理工作为了依照有关部门要求，成立了专业的部门，完善了相关机构建设，部分部门与人员配合相关工作形成了管理网络。但是这种网络化管理只是表面形式，缺乏实质性的功能发挥。产生相关情况有多重原因：首先，相关工作人员缺乏专业稳定性，部分人员属于兼职或者临时性工作状态，不能长时间稳定性的保持专业对口工作，进而导致工作不积极，档案收集与管理较为散漫，缺乏责任心，对于从事相关工作的人员缺乏专业规范的指导，操作较为随意。其次，部分人员缺乏专业意识与技能，简单的认为档案管理只是将资料收集后装订整齐上交给对应档案室就可以，缺乏档案整理规范的了解，同时也不知道上交资料的具体内容与范围，操作较为盲目，缺乏规范的流程要求。同时对于档案的充分利用缺乏自主意识，档案管理流于形式，档案不完整、受损、错漏等情况无法有效避免，无法有效提升其利用价值。
二、人力资源和社会保障局档案管理的方法与应用
当下人力资源和社会保障局档案管理的各种问题主要是人们对档案管理价值、技术、制度规范较为缺乏所致，需要不断的加大人们对档案管理价值的认识，发挥先进科技技术的功效，规范管理制度与流程，培养优质人才，才能有效的做好档案管理与利用，更好的服务于社会。
（一）强化档案规范化意识
要提升领导到基层执行人员的档案管理规范化意识，做好管理工作日常规划与监督检查，做好档案管理工作宣传，提升工作对其价值的认识。对日常所做的档案收集、整理、统计、使用等情况做对应的记录，完善相关管理流程，对于资料的状态与存在位置做有效的了解，做好档案的全程化监管，哪个环节出现问题由相关环节工作人员承担对应责任。要完善监督机制，对日常工作做频繁性的考核监督，提升工作人员的谨慎度。
（二）注重人才培养
要注重人才培养，准确的寻找对口人才，不仅在专业上对口，满足实际工作技能所需，同时也需要掌握工作人员心态，积极寻找具有稳定性与长久工作耐心的工作人员。日常做好工作人员专业素养培训，同时要做好对应的思想教育，提升工作人员工作积极性与责任心。积极的建立工作创新机制，让工作人员对日常工作所存在的问题做有效的反馈，同时征集对应的工作提升改善建议，有效的促使档案管理工作与时俱进。尤其是一线工作人员，对于档案管理工作有更为深刻的体会，其所提出的管理意见具有较大的实际价值，避免档案管理工作闭门造车。要多派遣工作人员到档案管理优秀单位学习，学习其技术与整体团队建设的方法，有效的服务于本单位，促进本单位管理更加的科学规范化，同时符合工作人员实际所需，展开人性化管理，促进人才的稳定性，让工作人员对相关工作具有更高的忠诚度。
（三）加大信息化建设
要不断地优化信息化建设，促使各部门收集的资料统一上传专业网络系统，促使资料的共享与完善。要完善相关信息化系统与平台建设，提升档案管理的可靠性、安全性、多功能性，达到档案价值的充分挖掘。尤其要注重工作人员对网络化档案管理技术的培养，让工作人员能够有效的应对信息化管理下的多种问题与操作方法，提升信息化管理的水平。
三、结束语
从国家层面来说，档案管理属于基本工作，可以有效的为相关工作开展提供对应的人力资源信息保障，同时也是保证社会民生稳定的基本保障内容。从个体角度出发，档案管理则影响着企事业单位个人就业、晋升等相关事宜。当下我国人事制度随着社会的发展也在不断地变化中，相关档案管理的价值也日益凸显，相关档案管理工作也日益高科技化，对于工作人员与相关管理的要求也日益提升，从而有效的为民众提供便捷的档案管理服务。
参考文献：
[1]徐忠军.人力资源和社会保障局档案管理有效措施分析[J].现代经济信息，2016（16）：74.
档案管理基本流程范文6
[关键词] 数字化； 人事档案； 功能
[中图分类号] TP391 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02
该系统是针对我院人事档案管理而开发的一套系统。我院目前的人事档案管理是以电子表格（XLS 文档）形式保存教师基本资料信息，以传统的纸质为载体保存教师的档案资料（如年度考核表），人事档案的管理主要由人工进行管理，既浪费人力也浪费物力，制约了我院信息化建设的发展。数字化人事档案管理系统项目在启动之初，通过广泛调研，制订了详细的功能目标和框架，力求使得学院的数字化人事档案管理平台更上一个台阶。本系统将人事档案数字化后将有助于学院信息化建设的发展，打造高职高专骨干院校品牌，提升我院的整体形象，实现学院的跨越式发展。
1 数字化人事档案管理系统功能描述
数字化人事档案管理系统主要用于对学院人事档案进行管理，提供管理员、用户登录，平台信息管理，平台用户管理，人事档案增加、查询和修改等模块，提高学院的人事档案管理水平，提高学院的办公效率。系统用户类型分为：普通用户、管理员。权限定义如表1所示。
整个系统分为 Web 模块和后台数据库服务器模块（见图1）。
本文档描述后台数据库设计和前台Web 部分的功能规范。
通过 B/S（浏览器/服务器）结构实现的Web 部分系统除数据库模块外所有模块都以 Web 模式供普通用户和管理员使用。
通过 SQL Server 2005 企业版实现的后台数据库服务器模块。
数据库中存储了数字化人事档案管理系统中所有的信息和数据，为保证稳定性和良好的并发访问能力，采用SQL Server 2005 企业版来实现。
2 数字化人事档案管理系统功能设计流程
2.1 数据库设计
数字化人事档案管理系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单、明确且独立的组成部分。共划分为用户信息表、部门分类信息表、部门信息表、学科门类信息表、专业信息表、干部职务信息表、任职情况表、用户权限表、教职工基本信息表、学历学位信息表、职称信息表、考核结果表、表彰情况表、干部任免情况表等15个模块。
2.2 登录
客户端输入系统域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，进入系统登录界面，如图2所示。登录时，需要输入用户名及密码，选择用户类型，并单击“登录”按钮，完成登录过程。
3 数字化人事档案管理系统功能定义
3.1 后台管理
3.1.1 添加数据
单击后台管理主界面左侧“添加”标签，进入后台管理添加数据模块，该模块可完成添加部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。
以下是以如何添加学科专业信息为例进行功能定义，其他数据的添加以此类推，功能说明与此相类似。添加学科专业信息功能说明：
输入学科门类代码，输入学科门类名称；单击“提交”按钮，完成学科门类信息添加；单击“清除”按钮，取消学科门类信息添加；选择学科门类名称必选；输入专业代码，代码长度须为6 位，输入专业名称，单击“提交”按钮，完成专业信息添加；单击“清除”按钮，取消专业信息添加。添加成功后，系统将跳转至浏览专业信息界面。
3.1.2 修改数据
单击后台管理主界面左侧“修改”标签，进入后台管理修改数据模块，该模块可完成修改管理员密码、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。
以下是以如何修改教职工学历学位信息为例进行功能定义，其他数据修改以此类推，功能大致相同。修改教职工学历信息功能说明：
选择教工号，修改学历编号，修改学历名称，修改学历获得日期，修改所学专业，修改学习形式，修改毕业时间，修改毕业学校，修改学位名称，修改学位获得日期，修改学位授予单位，单击“修改”按钮，完成教职工学历学位信息修改；单击“清除”按钮，取消教职工学历学位修改。修改成功后，系统将跳转至浏览教职工学历学位信息界面。
3.1.3 浏览数据
单击后台管理主界面左侧“浏览”标签，进入后台管理浏览数据模块，该模块可完成浏览部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。
分页浏览教职工基本信息，分页浏览指定教工号的教职工基本信息，分页浏览指定姓名的教职工基本信息，分页浏览指定部门的教职工基本信息，分页浏览指定任职情况的教职工基本信息。
3.2 前台管理
3.2.1 修改普通用户密码
单击前台主界面左侧“修改”标签，进入普通用户修改密码模块，该模块可完成修改普通用户密码功能。功能说明如下：
输入原密码，输入新密码，确认新密码； 单击“提交”按钮，完成用户密码修改；单击“取消”按钮，取消用户密码修改。
3.2.2 浏览数据
单击前台主界面左侧“浏览”标签，进入前台浏览数据模块，该模块可完成浏览教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。
以下是以如何浏览教职式职称信息为例进行功能定义，其他数据浏览以此类推，功能大致相同。浏览教职式职称信息功能说明：
分页浏览教职工职称信息，分页浏览指定教工号的教职工职称信息，若后台管理员没有赋予该用户浏览教职工职称信息的权限，本页面中部将显示“管理员未为您设置浏览教职工职称信息的权限！”在单行文本框中输入页数，单击“GO”按钮跳转至指定页。
本系统于2011年12月投入实际操作，从设计、开发上来看可实现人事档案管理数据的微机化管理，完成人事档案信息的录入、计算、汇总等功能，便于查询、打印输出，数据不易丢失，且功能比EXL文档操作齐全，大大提高了工作的管理水平和效率。实现了人事档案管理工作的规范化、信息化，使人事档案管理驶入科学化、制度化的轨道，对学校人事档案管理工作具有重大意义。
今后我们将继续探索数字化在人事档案管理工作中的应用，把纸质人事档案材料的扫描件融入该系统，实现人事档案计算机管理，把人事档案管理的信息化推广上一台阶。
主要参考文献
