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档案管理的分类范文1
论文关键词：合同档案,归类,管理,措施
1 企业合同档案的特征
要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。
1.1 法律性
人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。
1.2 凭证性
在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。
1.3 规范特征
合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。
1.4 相关文件多
企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。
1.5 合同档案数量多
与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。
2 合同档案集分式归类方法分析
2.1 以集分式归类原则为中心
从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。
2.2 集分式分类表
根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文
2.3 分类表的使用法方法
将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。
3 合同档案归类管理的注意事项
在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。
对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。
移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。
合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。
4 结语
企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。
参考文献
[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.
[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.
[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊，2015（15）：83-84.
档案管理的分类范文2
在个人信息法领域中，对人事档案的基本定位，是“依特定目的而收集的并以一定方式编排的个人信息的集合”[1]。法学界在现代隐私权的基础上，建构个人对其人事档案的合法利益的救济框架，完成该合法利益的权利化。按照侵权责任法的原理，对于作为人格权的隐私权的损害主要是给予精神损害赔偿的救济，也不排除对经济损失的赔偿。根据我国人事档案制度的规定，本人是根本无法知悉档案记载的内容为何、档案记载是否有错误、被提供给何人查阅等。不少学者提出在人事档案的管理中应尊重个人信息自决权，给予当事人请求复核、更正、删除等权利[2]，即个人的知情与参与等权利[3]。
从个人信息保护的角度而言，与以传统隐私权保护为基点的隐私权保护机制不同，现代隐私权在权利配置上，要求按照个人信息处理的不同阶段进行权利增设与重置，在保护机制上，要求建立个人信息保护所要求的公共监管机制[4]。在目前，我国隐私权保护法制无法完成现代隐私权，特别是个人信息保护所需要的保护架构。
笔者认为，在分析人事档案制度中，OECD所提出的八项著名指导原则（汇集限制原则、资料内容正确性原则、目的明确化原则、利用限制原则、安全保护原则、公开原则、个人参与原则、责任原则[5]），既可以作为制度分析的工具，也可以作为制度改革的借鉴。本文以我国司法实践中关于人事档案管理侵权的判决文书为基础，结合上述指导原则，以类型化的方式，分析我国司法实践的现状，为人事档案制度改革奠定必要的实证基础。
二、经验材料
在我国有关人事档案管理侵权纠纷的司法实践中，可以将有关的纠纷归纳为以下几个类型：
（一）人事档案因记载不完全导致的侵权责任
该类侵权责任，主要发生于用人单位在档案信息收集与档案材料制作中因所记载的事项不完全的情形中，体现为应当记载的而没有记载，还包括记载错误等其他情形。
在“某制药厂与李某财产损害赔偿纠纷上诉案”[6]中，法院认为：“本案中,李某的《企业职工档案》中只记载了李某自1986年到新疆维吾尔自治区商运司参加工作、工资审批及退休的一些情况,对1985年以前李某参加工作及调动工作的情况均未记载,致使李某1985年之前参加工作的工龄无法认定,故制药厂应对其记载档案不全承担一定的民事责任”。在该案中，法院是把该类侵权纠纷作为财产损害赔偿纠纷，而非作为人格权侵权纠纷予以处理的，而且在判决处理上，也没有给予受害人以任何物质性或者精神性的损害赔偿，而是判决加害人承担补建相应的人事档案的责任。
在“韩某与某公司财产损害赔偿纠纷上诉案”[7]中，法院也认为：“某公司作为代为保管韩某人事档案的单位理应对韩某的相关人事档案信息妥善保管，某公司提供的《企业职工档案》只记载了韩某1985年开始工资套改及退休情况，对1985年之前韩某参加工作的情况均未记载，且某公司对韩某1978年参加工作认可，故对韩某要求某公司赔偿其工资损失的诉讼请求，本院予以支持”。
在“吴耀荣诉广州鹰金钱企业集团公司劳动合同纠纷案”[8]中，法院确认：“由于原告档案没有反映原告辞职的有关情况记载，在这阶段的职工花名册也丢失，以致社会保障局无法取得能够证明原告工作经历的原始资料，造成原告无法享受视同缴费26年1个月年限的养老待遇，并因此无法享受视同养老保险缴费年限满25年由政府专项资金全额资助缴纳过渡性基本医疗保险费，责任在于广州市穗光食品厂”。
本部分所研究的后两个案件判决的重要意义在于，对因人事档案记载不全而给当事人造成的物质损害（工资损失、过渡性基本医疗保险费损失等）给予了赔偿，并没有给予档案关系人以精神损害赔偿。
（二）人事档案因保管不善遗失导致的侵权责任
该类侵权案件，可能发生在公共性档案保管机构（国家机关、事业单位等所属的档案部门）与档案关系人之间，也可能发生在商业性档案保管机构（企业、职业介绍服务中心、职业介绍所等）与档案关系人之间，是一种比较多发的人事档案侵权纠纷类型，而且在是否具有可诉性的问题上，司法机关对行政部门所保管的人事档案遗失与企业、事业单位所保管的人事档案遗失，具有二元化的倾向。司法实践往往对前者持不具有可诉性的立场[9]，而对后者持具有可诉性的立场[10]。
值得注意的是，该类民事案件在纠纷定性上比较复杂，主要是被作为侵权案件予以处理的，且主要赔偿的是当事人的经济损失，但在少数案件中对当事人的精神损害给予了赔偿[11]。只有在双方当事人之间有明确的档案保管约定的情况下，才可能是被作为违约案件予以处理的。
在“刘岩与北京市朝阳区职业介绍服务中心保管合同纠纷上诉案”[12]中，终审法院认为：“职业介绍中心作为保管人没有履行合同的义务将刘岩档案丢失，职业介绍中心具有过错，其违约行为必然影响刘岩今后就业及享受相关待遇，因此，应对其违约行为承担相应的责任，赔偿刘岩相应的损失，对于损失数额，本院依据刘岩提供的证据结合日常生活经验，酌定为30000元”。在该案中，在当事人之间存在着明确的人事档案保管合同（委托存档协议），所以法院将该案作为违约案件予以处理。
在“李蔚萍诉长葛市归侨侨眷联合会劳动争议纠纷案”[13]中，法院认为：“在原告达到退休年龄时因档案丢失而无法办理，对此被告长葛市侨联应负保管不善的责任，具有过错。由于无原告档案材料，造成原告不能及时办理养老退休手续，给原告的利益已造成一定程度的损失。对原告主张的损失，被告应予赔偿”。
在“安阳市北关区彰北街道办事处与陈建设劳动争议纠纷上诉案”[14]中，法院支持了初审法院的观点：“上诉人将被上诉人档案遗失，影响了被上诉人享受相关待遇，给其取得相关利益造成了可预见的损失，故原审判决根据安阳市的人均生活水平，酌定一次性赔偿被上诉人遗失档案损失并无不当，本院予以维持”。更为重要的是，在该案中，终审法院提出了人事档案遗失侵权之诉与劳动关系纠纷之诉的相互独立性问题，即“关于陈建设的身份及双方是否形成劳动关系的问题。因该纠纷同档案遗失引起的侵权之诉不属同一法律关系，本院不予审查，应另行处理”。
在“李传雅与广州钢管厂有限公司劳动争议纠纷上诉案”[15]中，终审法院认为：“钢管厂遗失李传雅档案造成李传雅办理退休手续的延误，以致于李传雅未能享受到从2006年7月起每月增加基本养老金100元的调整，该损失应由遗失李传雅档案的钢管厂承担责任。钢管厂应按每月100元从2006年7月起计算至本判决生效之日一次性支付给李传雅，以后每月于当月30日前支付100元给李传雅至其死亡时止”。该判决将不能办理退休手续的损失用一次性支付和终身定期金的方式予以赔偿，其大胆与创新，令人耳目一新。
在上述案件的损害救济上，对人事档案关系人主要是给予了损害赔偿的救济，但是并未言明是对物质利益的损害赔偿，还是精神损害的赔偿。从合同法和侵权责任法的理论而言，似乎该损害赔偿主要是针对物质损害而做出的，均未对档案关系人的精神损害予以救济。
（三）人事档案在劳动关系终止时未及时移转导致的侵权责任
该类侵权责任，体现为用人单位在劳动合同终止后未能及时移转劳动者的人事档案而产生，主要产生于劳动争议纠纷领域中，而且往往是被作为劳动争议纠纷予以审理的。
在“青岛晶华玻璃有限公司与王政智劳动争议纠纷上诉案”[16]中，法院进一步阐明：“本案中，晶华玻璃公司在与王政智终止劳动关系后至今未给其办理档案转移手续的事实清楚，故原审法院依据劳动合同法的有关规定，判令晶华玻璃公司为王政智转移档案正确，本院予以确认”。在该案中，尽管被告用人单位在相当长的时间内没有给劳动者转移人事档案，但是法院并没有因此给予劳动者损害赔偿的救济，而仅仅是判决用人单位继续履行相应的移转义务。
在“袁媛诉重庆银行股份有限公司劳动争议纠纷案”[17]中，法院认定了用人单位未为及时移转劳动者人事档案的违法性，即“双方的劳动关系在1994年已解除，重庆银行未即时为袁媛转移档案资料，不符合相关规定”，而且还进一步明确了劳动者诉请用人单位及时移转人事档案的权利属于用人单位的在劳动合同解除后的附随义务（后合同义务）且不适用诉讼时效的规定，即“由于原告该诉请系劳动关系解除后用人单位的附随义务，该请求不适用诉讼时效期间的规定”。以此保护劳动者对自己人事档案的合法利益。
（四）人事档案去向信息告知义务不履行而造成的侵权责任
该类侵权案件，体现为用人单位在劳动者的劳动合同中终止后，长期不告知劳动者的人事档案的去向，给人事档案关系人（劳动者）造成损害的情形。在司法实践中，该类案件相对较为少见，而且也是被作为劳动争议纠纷予以处理的。
在“华某某与上海汽车电器总厂劳工合同纠纷上诉案”[18]中，法院确认：“职工档案记录职工的生活、工龄、工作经历等，用人单位应当妥善保管并在职工离职后及时办理移交手续且告知档案的去处以便职工享受其应得的各项政策待遇。上海汽车电器总厂虽然在1993年12月履行了档案转移手续，但直至2008年6月才告知华某某，亦有不当之处。原审法院据此酌情判令上海汽车电器总厂赔偿华某某养老退休金损失15,000元亦无不当”。
在该案中，法院不仅确认了用人单位对劳动者的人事档案的基本义务，即在劳动关系存续期间的妥善保管义务和在劳动关系终止后的及时移转义务，而且还确认了用人单位在劳动关系终止时及时履行档案移转义务后及时告知档案去向的义务，以此保护劳动者的权益。诚为司法能动主义的一大进步。
三、对司法实践的反思
与对人事档案制度改革的思考
从对上述人事档案管理侵权纠纷司法判决材料的整理归纳与初步分析，可以得出如下结论：
首先，在纠纷的性质定位上，有关人事档案管理中的侵权纠纷的归类，较为复杂，且多种多样。既有作为财产损害纠纷，也有作为违约责任纠纷，还有作为劳动争议纠纷予以审理的。在司法实践中，还有法院敏锐地提出了人事档案侵权之诉的独立性问题。这一点主要是跟目前我国立法上关于人事档案关系人对其人事档案的合法利益是否权利化以及如何权利化的规范之阙失有极大的关联。
其次，在损害赔偿的性质和范围上，在我国有关人事档案管理中的侵权纠纷的案件中，司法机关普遍倾向于而且也实践了对给予当事人造成的物质损害应当给予救济的主张，而对前述各类型侵权行为造成的精神损害，则根本就没有或者较少给予赔偿。此外，在司法救济中，还普遍使用了非损害赔偿的救济方式，如继续履行（及时移转）、恢复原状（补充建档）等措施。这是因为在我国司法实践中，被司法机关所看重的是人事档案在记载不完全、遗失、不及时转递以及去向不明等情形中给人事档案关系人在就业待遇、缴纳社会保险、办理养老退休等方面造成的经济损失，忽略了人事档案管理中的侵权行为对人事档案关系人所造成的精神损害。可以说，存在着严重的将人事档案关系人对其人事档案的合法利益财产权化的倾向。这一点与法学理论界将人事档案关系人对其人事档案的合法利益人格权化（隐私权化）的基本观点大相径庭。
最后，在损害赔偿的数额与方式上，法官的自由裁量权起到了主要作用，法官通常会根据当事人提供的证据和日常生活经验相结合予以认定，既有一次性支付的损害赔偿金，也有终生定期支付的损害赔偿金。
综上可以说，从OECD的指导原则而言，人事档案管理中的侵权行为主要体现为对资料内容正确性原则、安全保护原则和个人参与原则等三大原则的违反。
从法律规范的创制而言，对人事档案关系人对其人事档案的合法利益的保护，应当将该合法利益规定为法律上的人格权位阶，特别是隐私权的范畴，为了彰显个人信息主体对其个人信息的权利与传统隐私权的差异，可以称之为个人信息自决权。从司法实践的改善而言，应当注意人事档案关系人对其人事档案的合法利益中的人格权因素，在司法救济上，不仅要给予受害人因人事档案管理中的侵权行为导致的经济损失的救济，而且也要给予受害人因该侵权行为而导致的精神损害的救济。
注释：
[1]齐爱民.拯救信息社会中的人格:个人信息保护法总论,北京:北京大学出版社,2009年版,第81页.
[2]王秀哲.隐私权的宪法保护,北京:社会科学文献出版社,2007年版,第243页.
[3]张建文.论人事档案遗失的权利救济,北京档案.2009年第10期,第19页.
[4]张建文.基因隐私权的民法保护,河北法学.2010年第6期,第11页.
[5]刘怡君.资讯化社会隐私权之研究――以日本个人资讯保护为中心，淡江大学日本研究所硕士班硕士论文,2005年6月,第84-86页.
[6]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第1059号民事判决书.
[7]新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市中级人民法院(2011)乌中民一终字第912号民事判决书.
[8]广东省广州市天河区人民法院(2009)天法民一初字第3137号民事判决书.
[9]许昌县人民法院(2010)许县法行初字第36号行政裁定书.在该案中,法院认为:原告所诉被告因保管不善将档案丢失不属于人民法院受案范围，原告可以向被告或其上级机关及有关部门反映解决.
[10]张建文.行政部门所保管的人事档案遗失的权利救济,北京档案.2011年第7期,第17页.
[11]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第55号民事判决书.
[12]北京市第二中级人民法院(2011)二中民终字第9927号民事判决书.
[13]长葛市人民法院(2009)长民初字第00699号民事判决书.
[14]河南省安阳市中级人民法院(2009)安民二终字第304号民事判决书.
[15]广东省广州市中级人民法院(2007)穗中法民一终字第2563号民事判决书.
[16]山东省青岛市中级人民法院(2011)青民一终字第385号民事判决书.
[17]重庆市渝中区人民法院（2009）中区民初字第6132号民事判决书.
[18]上海市第二中级人民法院(2010)沪二中民三(民)终字第1315号民事判决书.
档案管理的分类范文3
关键词：电子信息技术 档案管理 应用
中图分类号：TN91-4 文献标识码：A 文章编号：1007-9416(2012)08-0088-01
伴随着社会化大生产时代的到来，档案管理的信息量日益增大，档案管理内容的内容日趋复杂化；社会化的生产也使得传统的劳动密集型逐步向知识密集型方向转化，为档案管理实现自动化和程序化提出了现实需要和必要挑战。电子信息技术可以在档案管理过程中发挥其智能化、迅速化、科技化的优势，使档案管理节省大量的人力、物力和财力成本，让档案管理在形成、管理、存储、利用、分享等方面都发生了翻天覆地的变化，极大提高了档案管理的效率。信息化时代背景下，要积极探索档案管理信息化的新模式和信手段。
1、信息技术背景下档案管理工作的特点
第一，信息技术集成有效促进档案管理载体发生重大变化。与传统的档案管理载体不同，信息技术更多的是将档案内容转换成信息化数字内容通过计算机技术和网络技术、借助相关软件作为载体予以保存，实现了档案管理储存的数据化、虚拟化和数字化。传统的档案管理往往是以实物保存为主要的载体形式，受保存空间和时间影响较大，档案储存内容很大程度上依赖于载体的可承受能力。信息技术集成条件下的档案管理载体有效实现了计算机的全程操控，有效实现了档案数据处理与交换的效能，有效避免了受传统档案管理时间和空间约束的限制。信息技术时代下，档案管理以电子文件、电子图纸、虚拟图标形式取代了纸质档案的设计、存储，在档案管理载体上使一次革命化。
第二，信息技术条件下使档案管理分类发生了根本性变化。在传统模式下的档案管理关于文书档案、基建档案、人事档案、科技档案、单位史志等传统的分类方式发生了根本性变化，逐步演变成根据信息技术管理模块功能和具体流程为依据形成的分类标准。信息技术条件下的档案管理分类主要依托计算机信息和网络技术，根据事先设定好的人为指令自动、随时的进行设立和调整。各单位可以根据自己实际情况设定档案管理的相关分类，例如，对企业生产、经营、财务、管理、人事、组织等方面的详细状况进行更加具有针对性、规范性的分类管理。
2、电子信息技术条件下做好档案管理工作的具体路径探析
首先，要从思想观念上充分认识到信息技术的重要性，认识到信息技术在档案管理实际工作的重要意义。
档案管理的信息化是信息时代背景下信息技术具体应用的一个重要方面和重要组成部分。伴随着档案管理难度的日益保密化、复杂化、以及档案管理地位日益重要性，档案文化性质和社会性质逐步被弱化，但被利用的范围和对象却在逐步扩大。面对档案管理新形势下呈现出来的新特点，必须要高度重视信息技术在解决档案管理中出现这些挑战和现实的重要性，高度重视信息技术在解决当今档案管理中各种问题的可能性和有效性。
其次，根据信息技术应用特点对档案管理工作做好统筹规划，使之有的放矢。
档案管理的信息化，使档案管理的内容逐步丰富，是传统档案管理信息量的几十倍、甚至是几百倍；信息化的档案管理是一项系统性、复杂性的工程。做好信息技术在档案管理中的应用，就必须要对本单位的档案状况进行系统规划、统筹安排。例如，要对单位档案的馆藏状况进行系统化的摸底排查，对原有档案的载体、类型、实物、形态、状态、数量等基本信息要做到真实、准确的摸底；根据对原有档案资料的实际情况再选择合适的信息技术手段，包括扫描仪、相机、摄影机等信息设备的应用。由于档案信息化过程中一个主要的特点是数字化，但是要实现原有档案资料的全部数字化是一个漫长的过程，应从保证原有档案真实性基础上再去按照“突出重点、照顾特殊、分步推进：的原则对原有档案的重点项目和利用频次高的项目首先进行数字化；对于特殊性的档案资料要区别对待。
再次，信息技术条件下要加快、稳步实现档案管理的数字化管理和应用。
档案管理数字化管理是信息技术在档案管理应用中的必然体现。面对档案浩如烟海的资源和内容，逐步实现数字化管理是十分必要的。根据档案管理和利用有效性、高效性的原则，要加快实现档案管理的数字化。实现档案管理的数字化可以极大提高档案高价值、高利用率的特征，更便捷的服务于生产和生活。档案实现数字化的过程中要针对性的做好相关参数的优化设置工作。例如，因为在对一些纸质档案进行扫描过程中其扫描参数的设定会对图像产生巨大的影响，参数不同，成像的质量也就不同、效果区别很大。
3、信息技术在档案管理工作应用过程中的现实挑战
信息技术背景下，对档案管理保密性、档案管理人员的综合素质、能力要求等都提出了很高的要求。信息技术应用的公开性要求在档案管理工作中要更加注重档案管理的保密性；由于信息技术条件下档案管理工作是一项既涉及到信息技术应用、维护、管理等技术层面，又涉及到档案管理的专业层面，对档案管理工作人员的综合素质提出了更高的要求。信息技术条件下，档案工作人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中广大档案查询者对档案工作的需求状况，扩大档案服务面。因此，档案管理工作人员在平日做好相关档案管理的日常工作的同时，还要加强研究如何建立起高效、科学、灵活的单位档案信息体系，更好的服务于实际工作。这的确给信息技术条件下的档案工作者提出了新挑战。
参考文献
[1] 陈峰.论电子信息技术在档案管理中的应用[J].硅谷,2010(22):113-113.
[2] 王利超.浅谈电子信息技术在档案管理中的应用[J].档案天地,2010(11):52-53.
档案管理的分类范文4
一、推进社区卫生服务档案管理规范化的必然性
(一)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理由粗放型向集约技术型转变的必然要求。对我们来说，社区卫生服务档案管理是一个新事物，经过几年的初步探索，对社区卫生服务档案的类型、内容构成、分类方法、管理要求、提供利用等方面已经有了一定认识，也形成了一定的管理模式，但还缺乏系统性和规范性，仍然处在各自为政，粗放型管理状态，不利于社区卫生服务档案管理事业的发展。
(二)推进杜区卫生服务档案管理规范化，是加强国家档案资源建设的必然要求。社区卫生服务档案是社区卫生服务活动的真实记录和凭证，是一种相对独立的档案门类，也是国家重要的档案资源之一。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，国家档案资源建设将会受到十分不利的影响。
(三)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理自动化的必然要求。随着办公自动化和网络化的发展，社区卫生服务档案的自动化和网络化已经提到了重要议事日程，如果不推进社区卫生服务档案管理的规范化，使其管理内容、管理方式、方法不加以规范，要实现社区卫生服务档案管理的自动化和网络化是根本不可能的。
(四)推进社区卫生服务档案管理规范化，是充分发挥社区卫生服务职能的必然要求。社区卫生服务具有医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等六位一体职能，是社区建设的重要组成部分。随着社区建设的发展，社区卫生服务作为政府实行的具有一定福利性质的社会公益事业，正日益成为社区居民离不开的重要事业。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，就很难提高社区卫生服务的水平和效率，影响社区卫生服务作用的充分发挥。
二、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容
明确社区卫生服务档案管理规范化的任务和内容，是推进社区卫生服务档案管理规范化的关键。从目前情况看，推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容有如下三个方面：
(一)必须规范社区卫生服务档案的构成
从目前情况看，社区卫生服务档案主要应包括综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等。
1．社区卫生服务综合管理类档案主要应包括对社区卫生服务机构、人员、资格等方面进行管理的过程中产生的相关文件材料和社区综合健康状况材料。社区综合健康状况材料，主要应包括四个方面情况：①社区人口学资料；②社区患病资料；③社区死亡资料；④社区危险因素调查及评估等。
2．家庭健康档案是社区卫生服务档案的核心，主要应包括五个方面：①家庭基本资料；②家族患病史；③家庭健康状况；④家庭以往患病记录；⑤家庭成员健康资料(居民个人健康档案)等。
家庭成员健康资料主要应包括两个方面，一是以问题为导向的健康问题记录，二是以预防为导向的记录。个人健康问题记录包括：①居民基本资料；②以往病史；③所患疾病状况描述及治疗进展情况记录；④特殊疾患随访记录表；⑤化验及辅助检查记录；⑥转诊、会诊记录等。预防为导向的记录包括：①周期性健康检查记录；②预防接种记录；③儿童生长与发育评价记录；④病人教育记录；⑤危险因素筛查及评价记录等。
3．社区卫生服务健康教育类档案主要应包括健康教育系统、健康教育组织、健康教育计划、健康教育活动内容、健康促进记录等。
4．社区卫生服务药品管理类档案主要应包括社区卫生服务机构药品目录、药品服用说明书、药品进出库清单、药品采购清单等。
5．社区卫生服务设备类档案主要应包括社区卫生服务机构购置诊断设备、治疗设备、医疗辅助设备、电教设备的随机文件材料和在使用维护过程中形成的文件材料。仪器、设备要建立总账、分户账、档案卡；各种仪器设备的说明书、线路图等资料要分类存档。
6．社区卫生服务基本建设类档案主要应包括社区卫生服务办公、活动场所等基本建设项目的文件材料，如基本建设项目的设计图、施工图、竣工图、工程概算、决算等。
7．社区卫生服务财务档案主要包括财务决算报表、账簿、凭证等。
(二)必须规范社区卫生服务档案的分类方法
可将整个社区卫生服务档案分成综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等七大类。
1．综合管理类档案宜按年度――问题分类法进行分类。就是先将综合管理类档案材料按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。
2．家庭健康档案类宜采用家庭――姓氏分类法进行分类。先将健康档案按社区内的各个家庭分类，然后在每个家庭内按家庭成员的姓氏进行分类。
3．健康教育类宜采用年度――问题分类法进行分类。先将健康教育类档案按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。
4．药品管理类宜采用门类――品种分类法进行分类。先将药品管理类档案按药品门类分开，然后在门类内按品种进行分类。
5．设备管理类宜采用类别――设备分类法进行分类。先将设备类档案按设备类别分开，然后在每个类别内按具体设备进行分类。
6．基本建设类宜采用项目分类法进行分类。将基本建设类档案按各个具体的基本建设项目进行分类。
7．会计档案类宜采用年度――类型分类法进行分类。先将会计档案按年度分开，然后在每个年度内按会计档案材料的类型进行分类。
(三)必须规范社区卫生服务档案管理的几个重要环节
1．必须规范社区卫生服务档案的收集工作。坚持集中统一管理社区卫生服务档案的原则，进一步明确社区卫生服务文件材料的归档范围，将社区卫生服务文件材料收集齐全，确保其完整。
2．必须规范社区卫生服务档案的整理工作。按照上述分类方法，及时将收集来的社区卫生服务文件材料进行系统化的分类整理编号，编制案卷总目录和分类目录，为社区卫生服务档案的保管和检索利用提供基础条件。
3．必须规范社区卫生服务档案的日常管理工作。建立健全档案查借阅、保护、保密、统计等日常管理制度，强化各种保管和管理措施，加强对社区卫生服务档案的管理，确保档案安全，延长档案寿命。
4．必须规范社区卫生服务档案的提供利用工作。加强社区卫生服务档案编研和检索工作，编制各类必要的检索工具，优质高效地提供档案查借阅服务，积极主动地开展档案提供利用工作，满足开展社区卫生服务工作的实际需要。
三、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要措施
推进社区卫生服务档案管理规范化是一件十分繁重和紧迫的重要任务，必须采取综合有效的措施，从整体上加以推进。
(一)必须加强对社区卫生服务档案管理规范化的宏观研究，在管理理论上实现突破。将社区卫生服务档案规范化管理的研究列入有关计划，尽快拿出研究成果，以指导实践。
(二)必须把社区卫生服务档案管理列为社区卫生服务业务建设的一项重要内容，使其同步发展。将社区卫生服务档案管理纳入社区卫生服务事业的发展规划和计划当中，与其同步规划，同步建设，使社区卫生服务档案管理工作随着社区卫生服务事业的发展而同步发展。
(三)必须加强对社区卫生服务档案管理的业务培训、检查和指导。社区卫生服务机构建档工作起步较晚，管理人员的档案意识还很薄弱，管理水平较低，如果不加强对其业务培训、检查和指导，就跟不上档案管理科学化、规范化、标准化的发展进程。只有及时培训、常指导、勤检查，及时发现并解决管理工作中存在的各种实际问题，才能保证社区卫生服务档案管理工作的健康有序开展。各级档案行政管理部门应高度重视社区卫生服务档案管理工作，切实加强对社区卫生服务档案管理工作的业务指导。
(四)必须尽快出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，对社区卫生服务档案管理提出明确的要求。切实加强对社区卫生服务档案管理各方面具体业务问题的研究，深入总结社区卫生服务档案管理工作的实践经验，尽快制定并出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，使社区卫生服务档案管理有章可循，促进社区卫生服务档案管理规范化水平的提高。
档案管理的分类范文5
［关键词］油田；勘探开发；档案管理
石油勘探开发的档案管理是石油行业档案管理中的一个重要分支，并且它具有一定的专业性。其主要是对油田勘探开发过程中，形成的附属图表、勘探开发的一系列文件和资料进行有效整合，形成一种信息化资源。在进行石油勘探开发档案管理的过程中，相关档案管理人员需要将石油勘探开发的档案进行合理的归档，以使石油勘探开发的档案管理工作更加规范化、明确化以及合理化。本文将对油田勘探开发档案管理的主要内容以及管理的各项措施进行研究。
1我国油田勘探开发档案管理现状
1.1缺乏对油田勘探开发档案管理的重视
油田勘探开发档案管理是油田勘探开发过程中的重要内容，同时也是勘探开发的基本材料的信息依据。然而，有些工作人员甚至一些领导，对档案管理不能够进行充分的认识，在这些人眼里，油田勘探开发的档案管理只是对平时勘探开发所形成的数据资料进行简单记录，并且只需对这些记录进行保管，一般涉及不使用。还有一些工作人员认为，油田勘探开发最多也只不过是辅助工作而已，绝非主要工作，因此，只要把主要工作做好就可以。由此可见，这些工作人员以及相关部门领导，对油田勘探开发档案的管理工作还缺乏相应的认识，而由于档案管理工作被忽视，所以档案管理的效率非常低，无法满足目前油田企业对档案管理的要求。
1.2油田勘探开发档案管理的深度和广度不够
当前油田企业对油田勘探开发的档案记录，仅仅停留在对油田勘探开发过程中，产生的资料、数据文件以及图表进行整理和管理，而针对一些与油田勘探开发存在密切联系的资料却收集的不够，最终导致档案管理在深度上达不到具体的要求。在油田勘探开发档案管理的过程中，油田企业缺乏档案管理专用的工具和硬件设施，致使增加了档案的科学化管理难度。可见，油田勘探开发的档案管理从广度上也存在缺陷。
1.3油田勘探开发档案管理的水平和方法不足
油田勘探开发的档案管理工作离不开相应的管理人才和管理方法。而从目前的状况来看，我国的油田勘探开发档案管理人员仍不够专业，很多档案管理工作者并没有相关的档案管理工作经验，并且未经过相关专业部门的严格培训就直接进入岗位工作。这导致一部分工作人员对档案资料的收集、整理、归类、分档以及保管等业务不熟悉，对档案管理工作的意识非常淡薄，档案管理的水平不高，导致档案管理工作不能有效进行。由于档案管理工作人员的水平较低，没有掌握档案管理工作的方法，从而引发了一连串的问题。
1.4档案管理的信息化程度不高
虽然有些单位已将电子档案管理手段投入使用，但仍有一些单位停留在档案的纸质化管理上。纸质化档案在保存的过程中，如果保存的方法不够得当，会造成纸质档案的严重损毁，且目前正处于科技信息时代的新时期，纸质化档案管理的方式注定要被电子档案所取代。
2油田勘探开发档案管理的主要内容
2.1档案资料的收集
在油田勘探开发的过程中，必定会产生大量的石油勘探信息资料、各种图表附件以及重要的文件，且这些重要信息资料需要专业人员对其进行全面收集，使油田勘探开发的档案资料得以全面保存。除此之外，档案管理人员还应该收集和油田勘探开发相关的一些资料，使档案资料向深层次发展。
2.2档案资料的整理
将所有的档案进行收集后，档案管理人员还需要对所有的资料进行整理，在整理的过程中要坚持“去粗取精、去伪存真”的原则进行整理，将一些粗略的、无用的、冗余的以及无科学依据的资料进行剔除，以保证油田勘探开发档案资料的准确性和精炼性，为下一步分类归档做准备。
2.3档案资料的分类归档
一般来讲，油田勘探开发档案的归档主要分为综合类、地球物理类、单井类以及地球化学勘探类等。在分类归档的过程中，档案管理人员必须要根据实际的工作情况，以及各部门工作的具体流程，制定相应的归档范围，并且还需要建立归档范围的备案制和确认制。同时，档案管理人员还应该使各类档案在分类过程中明细化、清晰化，若档案内容存在两类档案或者两类档案以上重复的情况，其应将重复的内容做好标注，且归档的方向也要进行相应的标注，以便于以后查找。
2.4档案资料的保管工作
档案资料的保管工作是档案管理的重点内容，也是最为关键的一项工作内容。在对档案资料进行保管的过程中，档案管理人员应做好档案资料的备份，在对纸质档案管理的过程中，应该注意保持档案资料的平整性和完整性，还需要对其进行防虫、防潮、防霉变、防污以及防火等，并且还需要增强其保密性。对于电子档案的管理，相关档案管理人员应配备较好的设备和硬件，并对电子档案备份至移动设备。除此之外，相关档案管理人员还需要对电子档案进行加密处理，防止各种档案资料泄漏。
3加强油田勘探开发的档案管理的措施
3.1规范油田勘探开发档案管理工作的流程
目前，根据国家对档案管理方面的具体要求，油田勘探开发的档案管理流程应该规范化，油田企业必须使勘探开发档案的内容包含，从石油勘探开发的形成到收集的整体过程，对档案的移交和接收工作必须形成规范的流程，并建立相应的机制。在整个油田勘探开发档案管理工作的流程中，油田企业需要对两个重点环节进行合理把握。其一，在对油田勘探开发相关资料进行著录的过程中，相关人员需要保证著录的准确性、完整性，并且要对此环节进行高度重视，使其能够发挥正常的作用，这也是后期进行油田勘探开发的重要基础。其二，相关人员需要对实体档案（纸质档案）的整个移交流程进行规范化管理，且必须要谨慎地进行，使其能够准确、完整地移交到接收者的手中。与此同时，档案管理的相关部门一定要对档案源头进行科学、合理的管理，使档案的准确性得到保证。
3.2对档案归档的具体范围进行确定
前文已经提到过，油田勘探开发档案的归档主要分为综合类、地球物理类、单井类以及地球化学勘探类等。而在这些分类中还包含其他的一些子分类，具体分类见表1。由于油田勘探开发档案分类较为复杂，所以在进行归档的过程中，相关人员必须对归档的范围进行确认，使每一种档案都能各归其档。在对档案归档的具体范围进行确定的过程中，相关人员必须要根据油田勘探开发单位的实际工作状况，以及相关部门的详细工作流程，对归档范围进行确定，从而使归档范围具备实际性和真实性，确保相关工作能够顺利进行。
3.3对归档范围进行确认和备案
在进行档案管理的过程中，相关档案管理人员首先要对档案资料进行收集，还要保证档案资料的全面性、完整性，只有这样，才能使档案资料的作用得到最大限度的发挥。所以，油田企业要了解归档范围的具体内容，并对这些内容进行备案，从而保障档案资料的严密性以及完整性。
3.4推动档案的信息化管理
进行档案管理工作是为了档案得到更好的利用，在当今信息化高速发展的年代，油田企业一方面需要通过科技信息技术，提高档案管理工作的效率；另一方面要使档案管理发挥其信息作用，以达到利用的目的。与此同时，油田企业还需要改变档案管理的形式，使电子档案得到充分运用，并加大对硬件设施的投入，为档案管理工作提供有利的条件。
4结语
油田勘探开发的档案管理工作，在油田勘探开发的过程中发挥着重要的作用。它是石油勘探开发的导向，也是人们进行勘察探索的“眼睛”，因此，油田企业需要对此项工作加以重视，并提供条件来完善档案管理工作，还要通过采取相关的措施，对现实档案管理存在的问题进行解决，只有这样，才能促进油田开发事业快速发展。
主要参考文献
［1］张宇.油田勘探开发的档案管理［J］.油气田地面工程,2014(9).
［2］杨静.浅析油气田勘探开发档案的接收管理与开发利用［J］.办公室业务,2016(23).
［3］张艳.油气田勘探开发档案的接收管理与开发利用［J］.企业改革与管理,2015(3).
档案管理的分类范文6
一、医院档案管理中存在的问题
（一）管理人员知识储备不足。在当今社会，医院作为保障人们生命质量的服务行业，人们对医护工作者的要求更多体现在专业技术方面，从而忽略了对档案进行管理的重要意义。工作内容的特殊性决定了医院内部档案包括图片、人事、病例等诸多内容，因此针对医院档案进行管理的相关要求也极为详细，也就是说普通的管理人员无法实现医院档案的高效管理，并且无法对医院内部档案的性质和属性进行准确分类，极易导致档案内容缺失或是资源系统错误情况的出现，这对于提高医院工作效率是非常不利的。
（二）管理意识薄弱。医院的工作内容决定了它在工作职能方面的分类极为详细，因此，一份档案的产生通常需要多个部门共同合作，并且交由不同的部门进行分类管理，而大部分医院的工作人员尚且没有树立起正确的档案管理意识，也无法将档案、资源和信息三者进行有效关联，极易导致档案的遗失或破损。另外，也有部分工作人员没有认识到将档案进行数字化管理的意义，这也会在很大程度上制约医院档案管理模式的改革。
二、医院档案管理模式的改革途径
（一）加强人才建设。长久以来，档案管理工作的意义始终没有引起人们的重视，导致大量医院在档案管理方面存在人才紧缺的情况，这会在很大程度上影响我国医院档案管理工作的发展，因此，在对档案管理模式进行改革的过程中，对档案管理人员进行定期的培训是非常有必要的。一方面，医院应当根据自身的实际情况，培训管理人员对档案进行分类时所需的知识，提高档案分类的准确性，另一方面，让专业知识扎实的管理人员针对档案管理的内容对医护工作者进行培训，例如如何将病人的资料进行快速保存，或是如何实现多元化档案的管理等，通过各方的共同努力，加快医院档案管理模式改革的进程。
（二）强化档案效能。受传统观念的影响，大部分医院单纯将自身存在的意义理解为进行医疗服务的单位，而对档案中部分不同内容具有的价值进行了忽略。对医院档案进行管理主要的目的在于对档案中的信息进行科学利用，因此，在对档案进行管理的过程中，需要档案管理部门的工作人员及时转变自身的工作观念，将被动对档案进行查阅转变为主动将与档案相关的内容进行宣传。例如，在对医院文化进行建设的过程中，管理部门就可以对医院所拥有档案中的照片及其他相关信息进行合理运用，为医院发展史的撰写提供翔实的图文资料，真正实现让档案走向社会的目的，这样做的好处在于能够为档案管理工作注入全新的生机与活力，通过档案自身所具有的教育功能，实现促进医院经济发展的目的。另外，在对医院内部工作人员进行管理的过程中，有关部门可以选择对人事档案的相关内容进行查阅和使用，将不同档案以及档案中不同内容所具有的效能进行充分发挥，以此实现档案管理的最终目标，即为医院的管理和发展提供数据支撑。除此之外，医院作为进行医疗服务的单位，在医疗档案中存在大量的相关临床数据，对这部分数据进行合理的运用，可以在很大程度上推进我国医疗事业的研究和发展。
（三）建立档案的资源库。在对档案进行管理的过程中，不应将工作内容仅仅局限在对基础档案信息进行整理归纳上，而是应当以医院的实际情况为基础，对相关档案信息进行系统的分类和整合，以此建立起完备的资源库，对医院内部各科室的档案进行保管，与此同时，可以在医院内部配备相应的软件，在工作人员对信息进行查阅时，可以显示出相应的反馈信息，包括医院的历史等，这样做的好处在于能够对医院的发展起到一定的推进作用，并且可以提高医护工作者的工作效率。
