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合同数字化管理范文1
引言
计算机网络技术已经被灵活运用于变电站运行操作仿真以及智能化开关上，随着这些技术的不断进步与成熟，促进了变电站技术由以往传统的变电站自动化技术转变为高技术含量的数字化智能变电站，从而促进了我国电力事业的进一步发展。然而，目前我国国内对数字化变电站的发展方向尚不明确，那么，对当代的国内数字化变电站智能管理体系的应用进行探讨，并提出促进其长期稳定发展的优化策略，显得十分重要。
1 数字化变电站的特点分析
数字化变电站以国际标准的IEC61850通信规范为基础，通过将一次设备智能化、二次设备网络化，分层构建过程层、间隔层、站控层等三层结构体系。数字化变电站智能管理体系的建立，使得站内的信息由过去的模拟信息转变为数字信息，完成信息采集、处理、传输工作[1]。在此基础上建立与数字化变电站智能管理体系相适应的通信网络体系，确保能我国变电站能符合现代管理的要求，实现信息共享与设备合作。与传统变电站相比，数字化变电站具有一次设备智能化、二次设备网络化以及管理系统自动化等优势。
2 管理系统中数字化技术应用表现
2.1 数字化网络的选型
只有确保网络系统正常的情况下，才能建立数字化变电站智能管理系统，而且网络系统信息传输的快慢决定了该系统的可靠度。传统的变电站系统一般采用在同一个CPU控制下进行的保护算法，使得运算、输出控制命令等变得迅速快捷简捷；而数字化变电站系统采用由多个CPU共同完成的信息保护算法，虽然复杂，但确保了信息的安全性以及提高了网络通讯速度。
2.2 数字化变电站智能管理系统的基本结构
以往传统的变电站系统由测控装置及常规继电保护组成，而数字化变电站实现机电一体化，用智能化设备的控制回路以及数字化传感器替代传统变电站的结构，将变电站带入数字化时代[2]。一般，数字化变电站智能管理系统的结构在逻辑结构上有三个层次，过程层、间隔层以及站控层。
2.3 系统模拟检测
数字化变电站智能管理系统建成后，必须对其测试能力进行验证，那么就必须建立一个数字化变电站测试环境，模拟系统进行检测。运用两款检验软件分别对数字化变电站系统的测试能力进行试验，并对其检验结果进行比较。试验间隔为主变间隔，先放大变压电压以及电流模拟量，再经过同步采样，将采样值送到交换机A中。变压器从交换机A中读取采样值数据，与此同时，将跳闸信号送入另一交换机B中。再通过采用统一的卫星同步时钟源，两款软件同时将采样值输出直接送交交换机A中，并都从交换机B中读取跳闸信号。
3 优化数字化变电站智能管理系统的策略
3.1 加大系统安全问题的解决力度
数字化变电站系统在逐渐转变为开放式系统，建立在标准的、智能的网络技术基础上[3]。通过进行技术开发，结合计算机网络技术，控制、监测该系统，必要时还可以对其进行远程诊断，从而进一步确保数字化变电站系统以及网络的安全可靠性。
3.2 加强防火墙技术的应用
防火墙通过对网络中传输的数据进行加密处理，使得其他系统进行访问时受到控制，确保数字化变电站系统的安全。防火墙技术通常借助隔离网络与限制访问等方法，在变电站网络系统与其他系统之间建立隔离墙，确保变电站系统的安全[4]。隔离墙通过检查进出用户的信息，确定该信息是否被准许通过，一旦发现外界非法程序或是非授权用户有可疑之处，便立刻阻止其进入变电网络系统。在建立变电站系统防火墙时，应要求网络有明确的分辨界限，这样才能确保不放过任何可疑网络，达到保护信息安全的目的。
3.3 重视设备以及管理系统的处理工作
加强对一次设备智能化处理工作。采用微处理器和光电技术设计处理被控制了操作驱动回路的一次设备。摒弃传统的导线连接方式，采纳新型的数字程控制器以及数字公共信号网络；摒弃传统的强电模拟信号，采用新型的光电数字技术。对二次设备进行网络化处理。二次设备之间的连接用高速的网络通信替代传统功能下的I/O现场接口；故障录波装置、测量控制装置以及在线状态检测装置等多种二次设备，均要按照标准化的微处理机进行设计制造，将传统的功能装置完全转变为逻辑的功能模块，从而使得二次设备通过网络能真正实现信息共享、数据共享等建设目标[5]。对管理系统进行自动化处理。电力生产运行时对数据及状态的记录、数据的统计方面实现无纸化；变电站在其运行管理系统中对信息分层以及数据分流交换实现自动化；变电站在运行过程中出现故障时，系统能够及时分析故障原因，并制定处理故障的方案，最后提交故障分析报告；对于经过检修的设备，系统会自动分析并提交检修报告，完成更加高效的状态检修。
4 结束语
综上所述，数字化变电站智能管理系统在技术和管理观念上都进行了创新改革，提高了系统的自动化水平，也提高了电力系统的社会经济效益以及安全保障。数字化变电站智能管理系统的建设工程是一项需要长期才能完成的系统工程，是电力系统实现现代化发展的必要手段。我们必须不断探索和研究在建立数字化变电站智能管理系统中需要掌握的技术性问题通过更新以往的管理观念，促进我国电力事业的蓬勃发展。
参考文献
[1]王元冬，王付卫.数字化变电站自动化技术浅析[J].云南电力技术，2012，10（11）：12.
[2]谢春璇，张文力.浅谈数字化变电站的应用[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2012，8（02）：34.
[3]王修庞，罗虎，李朝阳.变电站集控运行管理模式探索[J].继电器，2013，6（11）：21.
[4]刘春华，郭晓燕.浅谈数字化变电站的技术与发展[J].江苏电机工程，2013，06（19）：32.
合同数字化管理范文2
关键词：冶金企业，铁路运输，自动化管理，信息系统
0.引言
钢铁市场的竞争日益激烈，冶金企业面临巨大的机遇和挑战，各企业大显神通弥补不足，提高效益。其中冶金企业现行的铁路运输管理模式已不能满足生产要求，为了提高生产的可靠性、安全性、高效性，在对目前铁路运输管理系统运作模式、职能划分以及基层作业详细调查研究的基础上开发了铁路运输综合自动化管理信息系统。该系统建成以后可以大大地提高铁路运输管理的现代化水平和工作效率，将为公司领导的决策提供真实可靠、全面快捷的信息，生产作业更加流畅。
1.系统总体构成
铁路运输综合自动化管理信息系统涉及铁路运输的各个方面，能及时、准确地为各运输调度指挥管理部门提供现代化的调度指挥管理手段及平台。该系统由生产指挥控制中心网、运输部中心网及车站设备构成。
2.职能管理部门的系统划分
针对宣化钢铁公司具体情况，运输部中心主要负责协调各作业区之间的运输调度和管理，并协同路局准确统计路局车辆在工厂作业区、成品作业区、西车务作业区以及炼铁作业区发生的交接、调入、待卸、卸车、空停待装、装车、交出等八个主要业务活动和解冻、维修两个辅助业务活动的滞留时间及业务活动的时间间隔;准确统计路局车、自备车装/卸运量、停时以及班组运量、停时、运送时间;实现在厂车总数、车种、品名、交接时间，各作业区路局车总数、车种、品名、交接时间、站场股道占用情况，当日内到达、发出车数、车种、品名、收货单位、发货单位的查询;通过网络查询车辆挂钩计划的编制和执行情况、股道详细信息及车辆详细信息;还可通过调度监督系统掌握厂内铁路全线列车的运行情况。论文参考网。
生产指挥中心主要负责下达月、周、日的运输计划，实现运输的应急管理，协调运输调度指挥，实时掌握厂内车的位置和状态，查询和统计各种运输调度信息。
车站设备主要完成各种作业基础信息的录入，调度计划的输入、发送，调度监督、微机联锁、机车信号信息的采集等功能。论文参考网。
3.系统功能简介
3.1货车实时跟踪管理系统
该系统利用计算机及其网络通信技术，以车站为基础信息源点，收集、处理和交换车流信息，由计算机网络向各级车号、调度提供日常计划和调度指挥所需的各种货车资料。一方面提高各岗位生产人员的工作效率，另一方面使运输组织人员能及时准确地掌握车流和货流，组织有计划装车、卸车和排空车，从而保证均衡运输和良性循环，提高运输生产的能力和效益。通过该系统可实现对整个运输系统中的机车、车辆、原料和产品的位置及状态的实时跟踪和管理，同时自动生成各级查询和统计报表，为各级调度人员和运输部领导进行生产指挥提供实时准确的数据。
3.2运输调度管理信息系统
运输调度管理信息子系统是提高运输效率、实现厂内铁路运输自动化指挥、集中管理、集中监视、集中控制的必不可少的系统。通过该系统可直接指挥行车，实时掌握列车运行状况、信号设备显示状态，完成运输计划的编制、调整及调度命令的生成和下达等功能，并进行信息汇总、处理;可对列车的运行进行实时监视并具有历史查询功能;还可为调度指挥管理人员提供管辖范围内信号设备状态及列车运行状况。
3.3调度命令无线传送系统
一般情况下，调度作业指令的传输是通过调度手写调度计划，再用人工的方式将调车计划单交给调车人员和机车上的司机。这种方式严重限制了机车的作业范围、导致了机车作业的不连续性，降低了机车的作业效率，给生产运输带来了极大的不变。为此我们可以安装使用调车计划无线传输系统，即在各站设立调度命令无线传送控制中心，并在每台机车上加装机车信息台，地面控制中心接收铁路货物车辆实时跟踪管理信息系统的调度作业指令，通过无线方式发送到机车信息台上，机车信息台通过液晶显示器显示调度作业计划单并通过打印机打印出来，作为机车作业的依据，同时机车信息台还将机车的作业完成情况及时反馈给地面控制中心和铁路货物车辆实时跟踪管理信息系统。这种方式可以大大提高机车的作业效率。
该系统由中心局域网和基层网两层网络组成。其中基层网由微机监测系统构成，是面向用户的开放性设计的系统，使安装、调试、使用、维护更加方便、简捷。
3.4智能计算机联锁系统
我们现在正在使用智能型计算机联锁系统，它是模块化系统，采用了双机热备的冗余结构以保证其具有很高的可靠性和可用性，实践证明该设备安全、可靠、实用。该系统具备有进路的选排、锁闭、解锁以及信号操作、道岔操作、特殊操作等联锁功能。操作和显示均通过电气联锁上位机实现，同时可根据需要，给车站值班员配置若干台监视器，以达到安全行车的重要目的。
4.结束语
铁路运输综合自动化管理信息系统是为了适应铁路运输发展需要而开发的，完全实现了运输管理的自动化。论文参考网。如果完全投入使用，将会彻底改变了传统落后的管理模式，取得了良好的经济效益，该系统对于我公司的铁路运输管理将有极大的使用价值，将给我们带来巨大的效益。目前，我们虽然只使用了部分的无线传送系统和计算机联锁系统，但是运输效率却取得了质的飞跃。相信未来，我们的无线平调系统将更加完善，铁路物流将更加顺畅。
参考文献
[1]平调无线调车系统.
[2]微机联锁系统技术.
[3]网络系统的集成管理.概念、体系及其应用.
合同数字化管理范文3
一、国防科技工业固定资产投资项目档案数字的必要性
项目档案的积累、管理以及后期的利用是非常重要的项目管理内容，项目档案的数字化工作也就顺理成章地成为保护档案本身、保障项目档案提供利用、提高项目档案利用效率和提升项目档案信息化水平不可或缺的一项工作。
二、国防科技工业固定资产投资项目档案数字化存在问题分析
（一）项目档案数字化缺乏明确的管理要求
近年来，国家对国防科技工业固定资产投资项目档案管理的要求日益规范，出台了众多管理制度，文件中在项目管理过程和验收环节对项目档案管理提出了一些宏观的要求，但在项目档案数字化方面却没有提出明确的管理要求。
2015年12月，国防科工局和国家档案局联合发文《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》（科工办[2015]931号），原科工办[2007]744号文作废。其中第十七条要求建设g位应接照纸质档案数字化技术规范对项目纸质文件材料进行数字化转换,范围包括但不限于以下内容:项目立项审批文件、地质勘测文件、质量评定（验收）文件、竣工验收文件、竣工图等。但相对要求比较宽泛，只列了大类，没有明确数字化的范围，对项目文件数字化的归档格式、像素大小、载体形式等参数也未进行详细要求。
（二）项目档案涉及单位及形式多样，格式不统一
国防科技工业固定资产投资项目一般会涉及到一个或多个建设单位、设计单位、施工单位、生产厂商、监理单位等不同的单位，而建设单位内部会涉及各部门档案的形式有文件、图样、照片、录像片、光盘等各种形式，档案存在形成单位多，形式多样且格式均未统一。导致项目档案数字化管理的难度较大。
（三）项目档案数字化的制约手段缺失
在项目档案形成、管理和归档过程中，建设单位一般采用签订合同时要求各参建单位提供纸质文件，但对纸质文件的数字化、电子化的要求却提的不多，不全。比如土建工程参加单位鲜有电子文件光盘移交给建设单位归档，设备仪器供应商或非标设备研制单位对于设备的使用说明、研制总结、验收大纲、培训教材、测试记录、源代码等内容电子版文件提供的不全，这说明建设单位缺乏对参建单位提供资料的相应的管理制度或合同制约措施，没有相应的管理要求。
三、推进国防科技工业固定资产投资项目档案数字化的思考
（一）制度要求明确，职责落实到位
首先，从国家层面，制定国防科技工业固定资产投资项目档案数字化相应的标准、规章和技术规范，明确要求项目档案数字化范围，应当归档其数字化版本，并对各类数字化档案的归档格式、像素大小、载体形式等参数进行详细明确。其次，从建设单位层面，应当把对项目档案的要求、措施纳入到相应的管理办法，针对项目制定项目档案工作方案，明确项目档案数字化的具体要求。
（二）经费预算与合同制约相结合，实现项目档案数字化统筹管理
对于本单位自身形成的文件，建设单位应当根据本项目档案工作方案，开展档案数字化工作并归档。对于其他单位形成的文件，建设单位应当在前期的项目建议书、可行性研究报告和初步设计各阶段明确相应的预算需求，并在与勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位以及设备供应商及非标设备研制单位的合同中明确在支付合同款前，应审查参建单位的项目文件材料数字化情况以及电子文件光盘移交情况，是否按合同（协议）条款履行职责，对未按合同（协议）要求的建设单位可暂停或不予支付合同款。
（三）根据利用原则，明确项目档案数字化范围
笔者认为项目档案文件的数字化工作应由建设单位负责统一组织协调，制定项目竣工文件数字化的筛选原则和范围，数字化成果的接收标准和方法，各参建单位根据合同的明确要求，各司其职，按照统一的标准要求，完成规定范围内的项目文件的数字化工作。
在目前国家、上级没有明确的管理要求的情况下，笔者认为要进行项目档案数字化处理前的鉴定工作，明确项目档案数字化的范围，此工作要遵循以需求导向，以便于利用查考为目的。
根据项目档案形成的不同阶段和内容，对于由建设单位收集、归档的各A段文件，如项目的立项批复，各类合同，项目“三同时”文件，审计、档案、项目竣工验收文件在整个项目建设过程中直至项目竣工验收时经常会使用到这些文件，这些文件可由建设单位自行数字化或由专业档案数字化公司按合同要求完成数字化工作。
基建文件中应该明确竣工图必须进行数字化。竣工图数字化是档案利用、管理工作的实际需要。所以对竣工图开展数字化，一方面能更有效的保护档案，另一方面也能更好的提供利用服务。
非标设备的电子文件形成于非标设备研制的全过程，是最直接、最原始的记录。为保证及时提供设备安装、调试及生产过程中的维修利用，明确设备仪器，尤其是非标设备的各类文档及设备图纸的电子版文件要严格按照电子文件归档管理要求与纸质文件同时移交。
四、结语
合同数字化管理范文4
信息时代计算机技术的不断发展，给新时代企业档案的数字化管理带来了发展契机。传统纸质档案的书写记载变成了计算机的信息存储。方便了企业档案的查询和使用，还提高了企业的办事效率。所以，在信息化的今天，如何进行企业档案的数字化管理将成为企业发展中所关注的关键问题。
二、企业档案数字化管理的必要性
企业档案的数字化管理就是在企业的档案管理过程中使用先进的计算机技术把传统使用文字、数字和图片等纸质方式的存贮转变成数字信息储存。比如，指纹录制、照片记录以及档案管理系统等。对企业各类纸质档案进行数字化处理，为其建立集中数字档案馆势在必行，档案数字化管理，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。
三、企业档案数字化管理的应用分析
在信息社会中的档案数字化管理已经不再陌生。比如企业的人事管理，企业的财务管理企业自动化办公等等。数字化的企业档案管理模式不单单克服了传统企业档案管理中的人工查找困难以及查找方式局限性大的问题，还使得企业的档案管理更加的精细化。数字化的企业档案管理顺应社会发展的需要，但同时不能完全否定企业的纸质档案管理，比如企业的合同管理、文书档案管理，底图管理、工程档案等也需要保持传统的纸质管理作备份。因此，我们需要对企业档案中如何进行数字化管理以及数字化管理的具体内容进行确定。
四、企业档案数字化管理的优势分析
首先，企业档案的数字化管理大大地提高了企业的办公效率。数字化档案管理中使用的数据库比如EXCEL以及OA等，使得档案管理的工作更加的便捷。其次，数字化的档案管理对档案存储的原件保护措施得到了完善和增强。只要数字化系统中的硬盘设施不被破坏，数字化的档案将不受到影响。传统的新闻类档案、产品类档案的纸质保管也可以借鉴数字化档案管理的方法，做出数字化的信息，进而使得合同、新闻、产品档案管理更加的高效，同时提高档案的保护措施强度。
五、如何开展企业档案的数字化管理
（一）规范企业的档案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加强企业档案数字化管理过程中，需要逐渐使其规范化。所以，我们需要借助计算机等技术办法，使得人力资源以及数字化加工设备（扫描设备）的能力得到提升，并根据档案管理的内容和方式进行不断的探索，最终使得工作流程规范化。这是保障企业数字化档案管理的关键。以我单位的工程档案为例。使用的是双套双备的管理开发模式。在具体的实施中，把纸质的工程档案转化成电子档案进行存储，同时将电子档案上传到自动化系统数据库中。这样可以使得档案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要备份的电子档案和纸质档案进行双套备份，然后在纸质转化成电子的过程中还需要保持数字化的效果。使得数字化的档案管理工作更加的高效。例如大部分企业现在都利用内部局域网进行办公，文书档案已是在线归档，在线利用。再如：企业档案数字化一条龙服务模式。所谓数字化“一条龙”服务模式就是对企业各个部门整理或扫描的档案材料按顺序完成收集、整理、扫描（数字化）、消毒杀虫、数据备份等系列程序后，将纸质档案归档整编进入档案库，备份档案数据导入数字化档案服务器中，方便查阅利用。
（二）更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念。为了使得企业的数字化档案管理更加的具有高效率，需要培养专业的档案管理团队进行企业的数字化档案管理。如何进行档案管理人员的培养，并使得其管理水平得到提高是我们需要关注的重点问题。首先，要将企业的档案管理理念更新，并使得企业管理者的视野得到开阔。只有管理者充分重视企业的数字化档案管理，才能使得企业内部可以推行数字化的档案管理。数字化的档案管理技术也在大数据的促进下变得日新月异，因此档案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的数字化档案管理水平跟上时代的步伐，进而提高企业的档案管理水平。数字化与传统档案各有利弊，除去一些特殊情况如打官司等要传统纸质档案之外，数字化在利用的方便高效，是企业发展的趋势。
（三）充分地利用先进的计算机技术。计算机改变生活，网络使得人与人之间的距离逐渐缩短，查阅文件已经不需要去图书馆或者档案室中进行查询，只需要连上网络在档案数据库中进行检索。所以，企业档案的数字化管理要充分的利用计算机的便捷性，进而使得档案的查询和管理的流程逐渐变得高效率。但是，在此过程中，也需要注重企业档案数据库的安全保密工作。例如当前会计档案中的纸质发票在逐步转变成电子发票，这样使得发票报销程序更加的快捷。公司的工程档案与企业网络办公相融合，进行数字化的全程跟踪管理，使公司对工程的进展可以全面了解管控。
六、结语
综上所述，本文对企业档案的数字化管理进行分析，首先介绍了企业档案的数字化管理，接着对企业档案数字化管理的应用进行分析，然后提出如何开展企业档案的数字化管理。再具体执行过程中，需要规范企业的档案管理流程、更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念以及充分地利用先进的计算机技术。企业引进档案数字化管理时，需要跟进时展的步伐，提高企业数字化管理的水平，进而使得企业的档案管理的效率更高。
作者:卢立红 单位:河钢集团唐钢公司
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一、出版社总编办的图书资料管理
出版社的出版业务管理核心部门是总编办。总编办的性质，其一是出版社编辑部门的办事机构，必须处理编辑部门的综合性事务；其二是社长总编的秘书机构，时刻为其出版决策和出务管理工作提供数据支持；其三是上级出版管理部门和出版社政策执行监督的机构。其四是出版社图书资料保存、管理的部门。总编办的资料事务繁杂，种类也很多，工作量大，涉及图书编辑出版的整个流程。多年来的出版工作实践，出版社已基本上形成了一整套完整的行之有效的管理模式。数字化时代的来临，出版行业发生了天翻地覆地的变化，图书资料亦由纸质介质逐步被电声数字化所代替。随着数字化的推广和普及，总编室的图书资料管理工作也发生了新的变化，同时，也出现了一些新的问题。结合管理工作实践，以下就结合数字化应对新情况的问题作一些探讨。
二、数字化对总编办图书资料管理的影响
数字化新技术的应用，已深入到社会生活的各个方面。时下的在线阅读、电子出版等，对出版行业的影响也是巨大的。
1.数字化管理的效能大大提高。传统的管理模式转变为数字化管理模式，促使工作程序更加科学合理化，流程速度加快，从而使工作效能大大的提高。管理系统的使用，最大限度地减少了案头手工数据的处理。
2.管理方式和模式发生根本性变革。传统图书资料的管理方式变得更加系统、简单、智能，大量手工的工作数字化后完全由计算机来处理，方便查询、统计、分析图书资料情况，能快速准确为社长总编的决策提供实际数据支持。
3.数字化要求管理人员具备一定的知识和操作技能，岗位素质比传统管理下的要求要高得多，也促使管理人员知识的更新要加快。通过数字化系统应用，能腾出更多时间在服务管理上，而不再需要埋首于日常事务的处理中。
4.能够真正发挥图书资料的价值和作用，从不同的角度，借助于数字化系统，将生产情况、经营情况、发展情况等做出统计分析，为未来发展及项目决策做好参谋。
三、总编办图书资料管理工作中存在的问题
1.仍有相当多的图书资料元数据未能达到数字化的要求标准，使数字化工作的后续工程无以为继。如图书出版后要求存档的数字格式数字化文件文件，其的格式不一，有Word格式的，有PDF格式的，也有排版文件样式的；有的是各部件并不齐全，或只有正文电子档，或只有目录而无内容电子档，或无封面、无插图等等。
2.版权意识淡薄，未能将数字出版销售的权力请作者一并授予。国家新闻出版总署曾专门下发出版合同标准格式给各家出版单位，有相当一部分的出版单位认为合同条款过于冗长，将其简化，只列出几条重要的出版要约条款，恰好将应争取的权力放弃了。
3.对于本版历史的图书资料数字化投入少，没能更有效地应用数字化技术，将图书资料进行数字化后，以电子产品的形式投放市场。当然，数字化后，有相当多的内容是可以二次或三次重复应用。
4.图书资料重复的较多，在内容和形式上没能创新，老是停留在低水平的雷同中，造成资源的巨大浪费。辟如说一个有思想的创意，抓住了市场的眼球，市场销售反应突出，带来了不错的社会效益和经济效益，跟风雷同之作立即层出不穷。
四、对策与建议
数字化时代要及时转变思想，由过去的管理职能部门逐步转变为服务为主、管理为辅的服务性机构。同充分发挥数字化系统的功能和优势，可以有效地解决实际工作中产生的问题。
1.建立一套适合的数字化出版管理系统
（1）根据本社个体的实际，深入调研，从每个部门和岗位人员的实际工作需求出发，建立一套真正为第一线岗位人员量身定做的管理系统。（2）根据出版管理系统要求，制定好各种标准要求，规范要求存档的图书资料格式统一，由责任编辑负责作为出版操作流程中的一个环节，在系统中上传，不必要安排专人上缴，也避免了其中的部件缺失。（3）根据数字化时代出版的特点和要求，重新审视产业动作方式，变革传统出版产业链运营模式。用数字出版的思维做传统出版。数字出版在内容策划、编辑加工、承载方式、传播渠道等诸多方面与传统出版存在很大差异，在管理系统设计时要充分考虑到出版业的发展趋势，将纸质图书内容通过管理手段和系统功能的实现直接架构上新媒体载体，使出版社从内容服务商上升为内容提供商。
2.管理规范化，流程标准化
实现流程标准化，完全可以避免因编辑或管理人员的畏难情绪导致工作上的失误。总编办首先要完成角色的改变，引导业务编辑从内容编辑变身产品策划师。要让编辑们培养数字化的思维方式，根据市场需求、技术手段、阅读方式，主动策划投放不同渠道的产品；将图书资料的价值充分体现出来，对资源进行二度创作，可以形成内容差异化的不同数字产品，而不是简单地将已出版内容被动地提供给平台商、渠道商。
3.加大数字化管理的投入
传统出版的工作流程包括选题策划、编辑出版、印刷发行，而数字化出版工作需要根据不同载体的数字产品，装载相应内容，选择不同运营方式，推送给对应读者群。其工作流程则包括产品策划、内容创建、开发集成、运营服务等方面。每家出版单位的历史都有数年甚至数十年的积累沉淀，有着无数编辑的心血结晶，才造就今天出版的大繁荣大发展局面。因此，慎重对待历史上出版的图书资料，打开这个宝库，加大历史资料的数字化投入，将产生不可估量的收益。
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档案数字化外包业务安全管理体系是档案部门、数字化公司、档案行政管理部门等各方面在档案数字化系统实施的整个生命周期中，通过对系统软硬件、场地等方面存在的风险进行分析，制定安全管理制度，设计相关检查报表，在关键地方设置风险检查点以避免错误，降低风险，制定并执行相应的安全保障策略，确保档案信息的保密性、完整性和可用性，降低安全风险到可接受的程度，从而保障数字化外包工作顺利实施。
可将档案数字化外包行业安全管理体系结构图描述如下：
由图可知该体系是复杂多维的综合管理体系，可从多种属性角度对其分析。
1 相关各方维度
1.1 数字化公司
1.1.1 风险。上世纪90年代以来，随着档案业务外包市场的逐渐形成，大大小小的档案数字化服务机构应运而生，鱼龙混杂。公司内部数字加工人员流动大，水平不一，档案服务的质量可想而知，安全性难以保障。
1.1.2 保障措施。公司内部要建立健全各项规章制度，包括执业考核、奖惩制度等，形成规范的工作程序和有效的内部激励、约束机制。同时结合档案行政管理部门的有效管理，促进行业规范发展。
1.2 档案部门
1.2.1 风险。一些档案部门对于档案数字化中的风险重视不够，几乎不具有任何安全意识和基本的安全知识。
1.2.2 选择数字化公司的方法。档案部门需要通过一定的方式，比如通过网络来自己准备将档案数字化业务外包的信息，内容应明确、具体，如案卷的数量、类别，还要把外包方所需条件、资质、经验等写清楚[1]。
1.2.3 签订保密协议。档案部门应使外包方认识到保密的重要性，与公司签订保密协议书。
1.2.4 建立严格的安全保密制度和措施。档案部门要严格遵守相关的安全保密制度，非公开的档案信息不得数字化，不得上网共享。上网的目录和全文信息要经过严格控制和鉴定。
1.3 档案行政管理部门
1.3.1 不作为风险。有些档案行政管理部门人员认为档案信息安全主要是技术人员的事情，与己无关。
1.3.2 担负起行政指导监督职能
档案行政管理部门应该从管理上下功夫，树立安全意识，做到一体化、同步安全管理，担负起行政监督职能。（1）档案行政管理部门对数字化公司实行登记备案审查制度。档案行政管理部门加强对外包公司的审查，提高企业的准入门槛。备案时要求公司①经工商行政管理部门注册，并取得营业执照；②经营范围必须包含数字化业务；③具备相应的档案整理、数字化的资格和能力；④具有两名以上档案专业人员（有中级职称）。申请材料：营业执照，机构备案登记表，人员简历、身份证、资格证明复印件（加盖企业公章）。
（2）档案行政管理部门对数字化工作人员建立执业资格审查制度。档案行政管理部门应建立数字化人员职业资格审查、考核、培训、持证上岗和注册制度。在培训尤其是上岗培训中加强职业道德培训，提升保密意识。聘请IT行业、档案专业专家进行安全管理方面授课，加强安全保密知识培训。
（3）制定有效的安全管理标准和安全操作规范。档案行政管理部门必须优先制定档案数字化等方面的标准和安全操作规范，保证档案数字化信息的完整性、真实性、有效性。档案部门在数字化外包之前就必须根据上述标准规范编制适合自身需要的标准体系，包括网络平台搭建、数据库建设、信息处理、共享和安全管理。
2 生命周期维度
档案数字化外包所使用的软件是一种信息系统，安全措施需要融入系统生命周期全过程。数字化工作还涉及日常工作的各环节，档案从借出、整理、录入、扫描、挂接、恢复到入库的整个周期都有可能泄密。
2.1 计划组织。档案数字化准备外包之初，就要：（1）全面涉及和考虑信息安全问题，制定并落实安全方案。（2）通过仔细调查分析，挑选一家或几家技术好、有经验的公司作为外包商。（3）最好采用成熟的加工软件。（4）对拟参与数字化项目的专业技术人员进行培训。培训的内容主要是数字化加工技术、安全保密知识。
2.2 签订合同。在合同起草时，应有IT和法律专家参与。一定要做好充分的调研，可以结合历史项目的实践经验和相关领域的行业经验，评估出与外包商谈判项目的价格，科学地评估所需要的时间并预留风险缓冲时间[2]，对于合同中没有提到的，但在日后工作中遇见的问题，档案部门应及时与外包商联系、协商、解决。
2.3 实施交付。项目的验收应该跟随项目过程同时开始、同时进行、同时结束，以保证最后的验收顺利完成。
2.4 日常工作。日常管理中要将档案实体与信息的安全放在同等重要的地位，安全制度要及时更新，制定修订要经过包括领导专家和执行者组成的正式团队按规定程序进行的论证，新旧制度要协调，执行要严格。原始档案要求实体完好、不丢失。主要依靠严密的档案交接手续和加工过程中档案的妥善保管来保证。
2.4.1 档案交接。加工方应指定唯一的档案交接人员负责与档案部门指定的负责人进行档案交接，签署档案交接记录。为保证档案交接清晰、提高工作效率，建议领取一批档案资料后待全部加工完毕后再归还。
2.4.2 档案保管。在加工现场安置密码档案柜，用于临时存放当批加工的档案资料。每日工作完毕后，全部档案资料均应放入密码柜保存，并区分已加工和待加工档案。档案密码柜由专人设置密码，并负责开启关闭。
2.4.3 过程监督。档案部门等应对外包工作进行监督、管理、定期检查。设计加工档案的《调档登记表》、《前处理登记表》、《加工登记表》、《数字档案检验登记表》、《存储备份登记表》和《验收还档登记表》等，每张表格均标明日期、全宗号、目录号、数量、张页数、重量、破损情况等相关信息，并要求相关交接人员签字确认，让数字化工作中每份档案都有一份明确清晰的、记录有每个加工环节的“安全档案”[3]。
2.5 项目结束。数字化项目结束后，应将计算机、硬盘、存储设备一并交给档案部门，加工方不可自留。
3 软硬件环境维度
数字化系统信息泄露主要有网络传输、移动存储器、手机照相和打印到纸介质上四种情况。可采用物理隔离、屏蔽手机信号、封闭USB口、监控录像、禁止带出任何纸张等方法防护。还要记录日志以备事后追踪。
3.1 数字化加工场所。现场应由档案部门指定，并制定严格的人员出入制度，工作人员全部个人物品存放到个人储物柜中，储物柜与工作场地分离；加工所用设备及工具带入加工场地前均应交由档案部门检查，加工结束之前任何工具及设备不得带出工作现场。如有需更换的报废工具，需交由档案部门负责人员处理；禁止个别加工人员单独在工作场地逗留或进出。禁止在加工场所内吸烟，在加工工作台饮水、餐饮等。数字化场所应有接收区、扫描区、后处理区3个独立工作区域，设置多个录像镜头，确保处理全程监控。
