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采购合同管理规定范文1
关键词：ERP系统；采购；风险
中图分类号：F123.9 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）21-0135-02
一、ERP系统的基本概述
ERP系统，即企业资源计划，是利用现代企业的先进管理思想将企业所有资源进行整合集成管理，并为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的管理平台。简单的说是将企业的三大流即物流、资金流、信息流，进行全面一体化管理的管理信息系统。ERP项目的实施，第一次将油田物资采购业务集成到一个统一的管理信息平台，改变了之前各单位物资系统互不联通，相互独立的局面，为油田物资采购业务的统筹管理和资源优化提供了及时高效的信息化手段，对于油田的信息化建设具有重要意义。
作为集采购、仓储、中转、商品检测、配送、现场服务于一体的专业化物资供应单位，是西北地区实力最强大的大型现代化物资供销企业之一。其主营业务为物资供销，经营金属材料、机电设备、化工材料、建材劳保、钻井工具、汽车配件、电器仪表、五金工具等物资3万余种，从国内33个省区和国外20多个国家与地区进货，年吞吐量100多万吨，年采购金额50多亿元。
在ERP项目的实施过程中，发现ERP系统作为企业内部资源统筹管理和优化配置的信息平台，侧重点在于把企业的物流、资金流、信息流统一起来进行管理，以求最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化。但是对于具体业务操作时ERP系统的功能还存在一些不满足实际操作的情况，需要进行调整、扩充和完善。例如，ERP环境下的物资采购合同管理控制体系所涉及的一些功能就需要重新评估和设计。
二、ERP系统在物资采购管理存在的潜在风险
作为油田采购的管理人员在合同管理中，承担着合同的经济、法律审查职责。ERP系统的实施过程中对物资采购仅仅是以采购订单的形式体现，主要功能也仅仅是作为资源配置的手段，对于买卖双方具有权利、义务的合同内容的审核和管理则明显不足。则ERP系统在实际操作中对于物资采购合同的审核、管理中的潜在风险为：
1.物资采购需要买卖双方签订据有合同形式的法律文书，这就需要系统能提供一个录入和输出标准文本的平台。但由于ERP系统的核心是企业内部资源的统筹管理和优化配置，ERP系统中采购订单模块的重点在于采购物料的配置和管理。对采购合同文本所需各项条款，如质保期、运输条件、付款方式、违约责任等并没有提供一个标准、统一的文本录入格式。
2.作为物资采购合同需要有一个标准的输出打印文本模式。ERP系统中采购订单模块对于合同打印仅仅提供采购订单明细打印，并不包含合同文本中约定的相关条款，无法打印出符合要求的标准合同文本。
3.ERP系统中的采购订单审核功能相对单一。ERP系统中对于采购订单的审核仅仅涵盖了对于整个订单的审核通过与否，没有细化到每条物料明细的审核和合同条款的审核。
4.ERP系统针对物资采购业务没有提供报表统计分析功能。物资供应总公司在日常管理工作中需要对总公司生产、经营情况进行随时的实时统计、分析，以反映总公司各项业务的实际运营情况给总公司决策层提供决策的依据。此项功能的缺失对总公司经营管理产生极大的影响，容易产生统计数据滞后的情况。
5.ERP系统对于发出的合同文本是否经买卖双方签字盖章并返回缺少“合同文本盖章确认”功能。使合同管理部门不能有效防范和化解交易风险，确保物资采购合同对外付款的安全性和有效性（注：我单位管理规定只有供应商将打印出来的合同文本签字盖章，并返回我单位，经合同管理部门审核确认后，我单位财务部门才能依据该合同对供应商付款）。
以上原因造成管理部门在合同审核工作中不能及时发现和化解合同签订、履行过程中的法律风险。因此，如何能更好地适应ERP系统，如何在充分发挥ERP系统作用的基础上与总公司的实际相结合，切实做好和完善物资采购的管理工作，降低企业的法律风险，使ERP系统更能符合管理的需要，就成为了管理部门需要切实考虑的课题。
三、对ERP系统订单式采购的调整、扩充和完善
针对ERP系统中物资采购管理存在的法律风险，在油田ERP项目实施的过程中，采用了两种不同的解决方案来弥补。
1.解决方案1：油田除物资供应总公司以外的其他单位，将采购的管理工作从ERP系统中独立出来，在中石油集团公司提供的另外一套专业用于合同管理的系统（中石油合同管理系统）中进行管理。即对于同一份业务，需要在ERP系统和中石油合同管理系统中各执行一遍。
2.解决方案2：新疆油田物资供应总公司是新疆油田物资采购业务的主体单位，每年签订物资采购合同1万多份，物料明细10万余项。如果采用新疆油田其他单位的做法，对于一份业务，分别在两套系统中各执行一遍，工作量巨大，并且由于工作交叉重复，效率低下，非常不现实，也达不到快速、高效、便捷的管理要求，可行性较低。同时由于中石油合同管理系统对于物资类的器材编码没有设定以及对于仓库管理中的收、发、存等工作也没有设定，无法满足物资采购管理工作的整体需要。因此物资供应总公司选择对ERP系统中的采购订单模块进行改进和完善，并且配套以相关的管理规定，从而在ERP系统中实现合同管理的职能和需要。
（1）对于ERP系统采购订单模块中原有的简单合同文本录入环境做了大量改进，按照国家标准买卖合同文本的要求将质保期、运输条件、付款条件、违约责任等合同条款增加到采购订单的合同文本录入中。同时完善物资采购合同的文本种类，增添了金属材料类、化工产品类、机电设备类等七种具有物资特点合同文本。使在合同签订过程中可以根据各类物资的特性选用适合的文本内容，从而防范了法律风险，维护了企业的合法权益。
（2）为解决ERP系统中采购订单模块无法打印出符合要求的合同文本的情况，在物资供应总公司的ERP系统中，单独开发了合同文本打印程序，该程序能够将采购订单中采购的物料和相关信息，以及录入的各种合同条款，按照标准的符合法律要求的文本格式打印出来。从而满足从系统中直接打印出采购合同的标准文本的要求（另外，该程序还对采购订单做了相关甄别和限制，仅仅是对满足各项要求的、有效的采购订单才能打印出对应合同文本，从而保证了打印的合同文本的真实可靠）。
（3）ERP系统中原有的采购订单审核功能相对单一，对于采购订单的审核仅仅涵盖了对于整个订单的审核通过与否，没有细化到每条物料价格明细的审核和合同条款的审核。例如审核某项采购订单时如果发现其中某项物料的价格存在错误，只能将整个订单退回，而无法标明是哪项物料价格存在问题，审批效率不高。对于这个问题，在物资供应总公司的ERP系统中，也单独开发了全新的采购订单的审批程序，新的审批程序将采购订单的审批细化到每条物料明细的审核和合同条款的审核，当审核人员在审核某项采购订单时发现其中某项物料的价格存在错误，在退回该采购订单的时候选择该项物料的审批状态为“审批不通过”，而该份订单的其余物料选择审批状态为“审批通过”；业务员修改该份采购订单时，仅仅只需要修改“审批不通过”物料的相关信息，对于“审批通过”的物料不需要也无法进行修改，极大地提高了采购订单审批的效率。
（4）对于ERP系统的报表统计功能，我们及时向ERP项目部提出需求，提供所需各类报表的模版及所需的查询条件，希望在ERP系统中建立一整套的业务报表体系，使业务人员根据需要随时得到实时的各项业务统计报表。
以上是物资供应总公司为弥补ERP系统在合同管理工作中存在的法律风险，在ERP项目实施过程中对于ERP系统本身所做的一些改进和开发，从而使其满足了合同管理工作的基本要求。
四、EPR系统下物资采购合同管理的建议
ERP系统是一个庞大复杂的系统，而合同管理又是一项精细严密的工作。尽管ERP系统的实施使企业各部门的业务实现了集成化处理，减少了不必要的环节。但是由于实施企业的业务运作更加依赖于ERP系统，这种依赖和系统本身的特点也使企业原有的管理、控制体系发生改变，一些原有的有利于控制和监督的环节也消失了，这就形成了新的业务风险。为了确保ERP系统正常、安全、可靠地运行，确保数据的真实、及时、完整、合法性。除了需要一些对于ERP系统本身的调整和改进，还需要根据ERP系统实施后的实际业务环境建立一系列配套的管理制度和岗位责任制度，对业务操作人员提出责任和要求，才能保证在ERP的业务环境下切实做好和完善采购合同的管理工作。
为了实现这一目标，我们加强和完善了对ERP系统开发、应用、维护过程中相关人员行为的管理、约束和控制，采取一套预防性的内部管理制度。把健全和完善合同签订制度，规范合同签订行为列入重点工作。在原有制度的基础上总结工作经验，重新修订和颁发了《合同管理办法》，更详尽地规定了各部门，各岗位应履行的职责、范围、程序，使合同签订和管理人员有章可循，使工作程序更加合理，提高合同签订的质量。
ERP系统只是管理者进行企业管理的工具，其本身是比较“死板”的。要充分发挥ERP系统的作用还需要高素质的员工的积极协作才行。我们对物资采购人员，合同签订、管理人员实行定期业务培训制度，提高工作人员的业务水平，掌握和熟练系统的操作指令。确保ERP系统数据库录入信息的真实性、完整性、准确性、一致性和安全性。
采购合同管理规定范文2
随着我国市场经济日渐成熟的大环境，合同已成为各类企业采购活动的重要载体，煤炭企业也不例外。本文从煤炭企业法律工作人员的视角出发，分析企业在采购合同订立、合同履行阶段可能存在的法律风险，并结合现行法律规定与企业实际提出相应的防范建议。
关键词：
煤炭企业；采购合同管理；法律风险
采购合同的风险管理应包括事前、事中、事后管理，相应企业法律部门的职责包括合同签约前监督、合同签订审查、合同履约过程跟踪、合同纠纷处理几个方面。这几个方面缺一不可，也是企业各类合同管理的核心。企业法律风险是指在法律实施过程中，由于行为人做出具体不规范的法律行为，而导致与企业期望目标相违背的法律不利后果发生的可能性，包括内部风险和外部风险。但外部风险往往不是企业自身所能控制的。因此，本文重点阐释内部风险。
一、采购合同法律风险产生的原因
1.采购部门法律意识淡薄
漠视、不遵守企业内部各项采购程序与规定，甚至存在侥幸心理，不按照合同履约，甚至违约、违规、违法侵权，给企业带来各类法律风险。
2.忽视合同履约过程的监督
煤炭企业往往重视合同前期的准备，如严格招投标程序、重视商务谈判。但对于合同履行过程，则多依靠现场工作人员的素质，导致履约质量参差不齐，存在风险。
3.企业合同管理制度落实不到位
制定合同相关管理制度比较完善，由于在把控合同全过程中涉及的岗位较多。因此，在实际执行过程中会存在偏差。
二、合同签订前的法律风险及防控办法
合同签订之前的风险对风险防范是最有效、最根本的。必须严格审查相对人主体资格、相关资质、履约能力，并充分评估各项法律风险发生几率，避免将来发生纠纷。
1.主体不适格
第一，表现形式。供应商主体不合格、资质存在瑕疵导致合同无效、不能完全履行，甚至影响采购物品质量。法人或其他组织未经工商登记或已经吊销、注销导致合同无效、合同效力待定、合同部分无效等风险。相对人企业名称与其所持资质（各类行政许可证、特许经营、生产许可证等）不一致，导致合同无效甚至工商处罚。第二，防控办法。在合同签约前，严格审查相对人的企业法人营业执照，并与全国企业信用查询系统查询比对。涉及特殊行业的，要求相对人提供经营行政许可。在审查中更要注意相对人若是分公司或其他形式的分支机构，要审查对分支机构的授权范围。要尽量核实相对人提供资质证件的真实性。
2.合同条款约定不当
第一，表现形式。采购标的约定不明，包括采购合同标的采用不规范简称，未标明型号、生产厂家、品牌或与采购计划不一致，导致采购物品质量下降、不能使用的风险；采购标的相关技术参数约定不明确，导致采购目标失当；验收标准约定不明确，导致双方验收质量争议，或由此带来的对于检测机构、检测风云争议等。合同履约期限约定不明确，导致合同延迟履行带来提前或逾期交货，增加保管、仓储等费用；对于履行地点和交货方式约定不明确，则容易导致货运中转中意外导致双方责任承担的风险；违约责任约定不明确，若在日后合同履行过程中发生争议，导致部分违约的情形下难以计算损失等风险；争议解决条款约定不明确，则可能导致我方增加诉讼成本等风险。第二，防控办法。在合同条款审查过程中，要明确约定合同标的名称、规格型号、产地及品牌，核查是否与采购计划一致。对于技术规格复杂的大型设备，应将技术详细规格作为合同附件同时留存，避免将来合同履行过程产生纠纷。约定明确交货方式、履约地点，注重明确争议解决条款等。
3.结算条款约定不当
第一，表现形式。双方付款方式约定明显不利于其中一方，有预付款情形的，买方支付预付款后卖方迟迟不发货，延误使用时间；又或者预付款比例不合适，造成大量资金占用。支付方式约定与现场使用不一致，有可能造成已付款但合同标的使用产生问题，造成我方损失。第二，防控办法。制定预付款相关制度，确定合理的预付款比例。按照现场实际，使用确定按期支付采购价款。
4.验收方式不当
第一，表现形式。验收时，库管未严格按照合同核对采购物资的型号、数量、规格等，未找相关机构检验某些大型设备，便视为合格入库。这些行为都是明显确认合同约定，在发生纠纷时对采购方不利。第二，防控办法。制定合理的验收与库房管理规定，制定库房管理人员的岗位职责与工作流程，并严格执行。验收大型设备可在合同中约定由某些机构出具检测报告或者约定在设备运行期内出现问题的相关解决办法。对在验收方面存在的问题要及时收集现场资料，通报法律事务部门。
三、结语
在煤矿企业采购合同法律风险防范的过程中，最主要、最根本的就是要企业管理人员、采购部门人员、法务部门人员形成正确的法律风险防范意识。要对采购合同进行全过程的管理和风险防控。对于签约方选择、合同文本拟定、到货验收及质保期等，都要进行全过程风险防控，把控各个环节，确保采购合同风险防控的全局化管理。
参考文献：
[1]邓江凌.企业法律风险及其防范[J].理论学刊,2010(7).
采购合同管理规定范文3
内部审计是通过对被审单位内部控制制度和管理效能进行审计检查，发现管理方面存在的问题，找出管理中的薄弱环节，促进被审计单位改进管理，提高管理水平。现结合实际工作中的切身体会，谈谈施工单位内部审计中的合同管理审计的几点认识：
一、当前项目经济合同管理存在的主要问题及产生的原因
（一）当前项目经济合同管理存在的主要问题
1、对合同签约对象资质审查不严、考察不力。在签订合同前，必须认真审查对方的履约能力，对合同签约对象，即施工分包单位有一定的资质要求。但在实际操作过程中，还存在个别工程合同缺少施工方的资质证明，或有的资质证明已过期、或多人挂靠一家单位的现象，严重危害到工程的安全和质量。个别项目对外协队伍资质证、安全许可证等资料的审查流于形式，准入制度执行不到位，导致不合规的外协队伍进场；或挂靠单位《企业法人营业执照》未年检、分包单位施工负责人无法人授权委托书、合同甲方主体与公章不一致等现象。
2、有的单位部分合同未按照合同范本，个别施工协议、补充合同未走正规流程进行合同评审，调整单价时未认真进行单价测算和分析。
3、部分劳务单价定价机制不规范、不合理，单价测算错误或缺少测算依据，或者单价调整依据不充分，个别劳务合同单价未执行即调整，且未按规定程序审批。
4、未足额收取或不约定履约保证金、质保金。
5、合同交底不清，部分业务人员职责不明。项目部对分包队伍出现结算错误、应扣未扣等造成损失的现象，除主观人为管理责任因素后，客观上部分项目部由于合同交底不清，或根本就没有进行过合同交底，一些管理人员如副经理、主管收方的领工员对于分包合同内容、双方的权利、义务等内容根本不知晓，执行起来难免出现问题。
6、违约责任未分清，合同条款执行不严
尽管合同一般都订有违约条款，但实际执行中即使发生违约现象，个别单位也没按照有关条款追究责任，存在部分合同条款失效的现象。
7、合同外计时工、临时机械费控制不严格。专业分包原则上不允许发生点工，特殊情况下发生的点工，要有详细的用工地点、时间、人数、工时、施工内容、工作数量等作为计价的依据。但有的项目收方计价资料未附依据，且点工发生数量较大，不符合相关规定。
8、执行物资采购合同不严谨。如某项目部与某某水泥有限公司结算散装水泥款，对散装水泥单价定价时，未严格执行中标约定的条款第10.2条，“以投标月单价为基准点，到货当月价格为结算点，按二者工程造价信息水泥单价差额正负20元/t外，纳入到合同结算出厂单价”，结算时主要是选取投标基准月不准及结算月小票不是送货当月。
9、补充合同调整合同单价与原合同条款不符。二次经营对业主变更尚未形成成果，却已给外协队伍收方计价，无计价依据，与合同条款不相符。合同对于应由我方提供的材料范围约定不清，执行困难。
10、合同文件等内业资料管理不善。部分单位缺乏一套完善的合同文件管理规定，没有做到合同资料的统一规范管理，因此造成合同文件管理较分散，且合同清单和部分合同资料不齐全的现象，同时，合同管理台帐、合同清单的编制也不规范，内容不完整，信息更新不及时，不利于对各项合同的持续监督和控制。
（二）产生上述问题的主要原因剖析
一是合同管理内部控制的意识不强。合同管理中存在诸多不足，主要是部分管理人员没有引起足够重视，有的甚至以“惯例”为借口，忽视了这些问题的危害性，认为反正没“出事”，问题也不大，内部控制的意识较为薄弱。
二是合同管理的内部控制制度不够健全，修订也不及时。公司目前尚未建立严格的合同履行结果验收制度、合同资料管理规定等制度，对合同履约过程、合同资料管理等方面的控制力度不够。
三是合同管理的内控制度执行不严格。尽管有些单位的合同管理和控制制度的制定较规范，但在实际工作中往往将其束之高阁，对于既有的合同管理制度没有认真执行。四是对合同管理情况的考核力度不够。目前，公司每年对下属各单位进行年度安全工作和经营管理工作的考核，建立了一套安全和经济指标考核体系，但其中对合同管理工作缺少相应明确的考核要求。
二、合同审计采取的主要方法
经济合同管理是实现项目成本、工期、安全、质量等目标的基础，是项目管理的灵魂，因此以审计合同管理情况为重点，加强对合同主体的资格鉴别、合同签订及合同履行等环节的审计监督，将能够在很大程度上防范工程项目风险，提高项目管理的效率。
1、审查施工合同条款
首先要审查合同，弄清合同条款内容和各条款之间的相互关系。按照《合同法》和公司有关规定，判定该合同是否有效，合同内容有无违背公司政策和其他规定，合同各条款之间有无自相矛盾内容，合同条款有无明显不平等内容，合同内容有无明显漏洞或缺口。
2、审查补充合同、协议、纪要等资料
实际施工中，项目经常签订有补充合同或协议，这些补充的书面资料与原合同共同构成该工程的全部合约，都具有同等法律效力。审计中要重点对这部分资料进行细致的阅读审查，看其内容是否有、超越、违背原合同条款内容的，有无人为的或因不了解建筑工程规定签订了留有活口的并有可能给公司造成损失的合约。
3、审查变更资料
审查变更要对照施工图和竣工图进行。在审计过程中，对合法变更对照施工图和竣工图及施工日志、隐蔽和现场记录，审查其真实性。
采购合同管理规定范文4
关键词：装备采购；采购方式；招标
中图分类号：F251.1文献标志码：A文章编号：1673-291X(2009)09-09－0015－02
装备采购方式选择是指装备采购机构根据相关要求，通过法定程序和标准选定装备采购项目合同订立方式的一系列有组织的活动。当前装备采购方式选择行为，在一定程度上存在不规范和不科学的做法，规范统一选择装备采购方式行为，已经成为一项现实的需求。
一、装备采购方式种类及其特点
装备采购方式是指装备采购部门使用装备采购经费采购装备时，根据不同情况采用的法定的采购形式。国外国防采办中，在优先采用公开招标进行装备采办的同时，还根据装备项目的具体特点普遍采用了两阶段招标、两步招标法、邀请招标、谈判签订合同、征求建议书、单一来源采购、询价采购等多种方式进行采办。我军《装备采购条例》规定，为了促进装备采购的有效竞争，满足不同类型装备的采购需求，可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价以及总装备部认可的其他装备采购方式来完成装备采购任务[1]。
公开招标是通过公开采购信息，广泛邀请承制单位，形成公开竞争，最终实现获取质优价廉的装备目的的采购方式和途径。采用公开招标采购方式，有助于开展竞争，打破垄断，促使承制单位努力提高装备质量、缩短周期、降低成本。为此，这种方式一直作为一种较理想的采购方式被世界主要国家所推崇，是外军普遍提倡采用的一种采购方式。如美军规定除《联邦采办条例》特别要求以外，必须采用公开招标方式选择承包商。公开招标在其公开程度、竞争的广泛性等方面具有较大优势，但也存在着招标周期较长、费用较高、保密性差等缺点。
邀请招标方式能够较充分地发挥招标的规范性、公平性等优势，并能在一定程度上弥补公开招标的不足；但其竞争程度远远不能与公开招标相比拟。
在一些情况下，由于采购对象的性质或采购情势的要求，招标采购方式并非实现装备采购经济有效性目标的最佳方式，必须采用其他采购方式。竞争性谈判采购既能体现竞争，又具有灵活性的优点，但规范性不够强。
单一来源采购方式是非竞争性的装备采购方式，易造成承制单位抬价、阻碍技术进步、产生不公平交易等现象，而且评审过程难以控制，人为操作性大，易造成市场机制失效，使装备采购部门处于不利地位，影响采购效益，因而，一般在严格符合条件并经上级装备采购部门审批以后才可以实施。国外实践已经证明，国外国防采办制度和政府采购制度中，对单一来源采购方式的运用采取了严格的限制。
询价采购是一种相对简单而又快速的采购方式，邀请报价的承制单位数量应至少有三家，而且只允许承制单位提供一个不得更改的报价。询价采购明显具有方便快捷、费用低廉的优点，但其规范性、程序性相对较差。
由于装备采购的每个项目各不相同，还有其他一些适合的采购方式也是可以采用的，例如批量采购、小额采购等，因此为了适应装备采购在不同情况下的特殊需要，《装备采购条例》规定，经总装备部批准还可以灵活采用其他装备采购方式。需要强调的是，虽然其他采购方式有很多，但只有经总装备部认定的方式才可以用于装备采购。
二、科学选择装备采购方式的意义
规范对装备采购方式选择行为的管理，可以克服和减少随意性，从制度上确保推进和开展竞争性采购，并有效降低采购成本，保证交付进度，提高装备质量。
1.推进装备采购的竞争水平[2]
推行竞争性装备采购，既是社会主义市场经济制度的要求，也是高技术装备发展的需求。规范装备采购方式的选择，积极运用竞争性订立方式的目的，就是充分调动各企业积极性，把装备科研、生产、维修建立在国家最先进的工业技术基础之上，以实现装备采购效益的最大化。世界各国无论政府采购、还是装备采购都采取各种方式，建立了采购方式审定制度，强制推行竞争性采购。因此，加强装备采购方式选择，是推行竞争性装备采购的重要途径。
2.提高装备采购的法治化进程
当前，装备采购指令性计划管理模式的观念和行为还未得到彻底的转变和根除，有意、无意规避竞争，以及竞争性装备采购方式应用不规范，有意选择竞争程度较小的采购方式等问题时有发生。因此，科学选择装备采购方式，建立规范、统一的装备采购方式的选择标准和方法，对规范装备采购工作行为，避免行政干预、暗箱操作等问题的发生，将产生重要的监督、制约作用，提高装备采购行为的法治化进程。
3.向政府采购制度看齐
装备采购属于政府采购范畴。政府采购相关工作行为、过程都受到严格的法律限制和多方的监督；尤其其采购方式的确定已经受到严格的法律管制，任何从事政府采购工作的部门、人员，在组织实施采购工作时，必须按照法律规定、针对项目情况选择合适的采购方式。只有这样，才能建立公正、公平、公开的采购秩序，实现“阳光工程”的目标。因此，为在装备采购工作贯彻落实政府采购制度精神，应加强装备采购方式科学选择。
三、科学选择装备采购方式的实现路径
1.采购信息，平等授予采购机会
装备采购信息，如装备名称、型号、图号，采购数量、采购价格、交付时间，战技指标、关键技术，承制单位信息、采购部门信息，采购合同文本等，几乎都可能涉及到军事秘密。因此，为了维护国防安全，必须做好装备采购的保密工作，保密工作是装备采购信息最关键的把握点。
但是，不能以保密为借口而规避进行公开招标等竞争性采购方式，不能以保密作为选择装备采购方式的唯一“准星”。对于采购军选民用类产品，除军队部门信息（如采购单位、交付单位等）外，其他信息均可按非保密信息处理，可进行公开，以吸引更多的承制单位的参加；对于采购军队专用装备，涉及装备总体、主要分系统及含技术的配套件等产品采购信息为保密信息，可以只向符合相应保密资质的承制单位。此外，还可以根据装备采购信息密级程度积极进行去密和降密处理，降低装备采购信息的获取成本，最大程度地吸引广大潜在承制单位参与到装备采购市场中来。
2.统一判定标准，创造平等遴选规则[3]
影响装备采购方式的因素较多，并且各装备采购项目具体情况不尽相同，为避免在制度上遗留规避竞争的漏洞，应对各影响装备采购方式选择的要素、判定标准、方法给予统一规范，并尽可能实现准确的量化管理。装备采购方式主要由保密要求、采购金额、采购时限、承制单位数量、装备通用性、配套或服务一致性等要素确定。结合实际，参照国内外具体做法，应遵循以下标准和方法进行选定装备采购方式。
第一，密级程度。对于无法处理的装备采购信息只能选择公开招标以外的装备采购方式。
第二，合同金额。各国无论政府采购、还是装备采购，都在法律中要求政府或军队的不同部门，对各种装备采购方式适用的项目经费限额范围给予专门的规定，建立全军统一的装备采购项目经费计算标准。
第三，承制单位数量。竞争必须有相应的市场主体环境，即数量较多的、具备资格条件的承制单位。因此，承制单位数量也是一个制约竞争性装备采购方式使用的重要要素之一。
第四，采购时限要求。采购时限即采购项目所允许的合同订立时间也成为一个制约采购方式选择的要素之一。采购方式不同，所需要的合同订立时间不同；装备采购项目不同，所需要的生产周期、交付时间要求不同。采购时限应按照以下公式计算：
采购时限＝（装备交付时间－装备采购年度计划下达时间）－合同履行时间（按装备生产周期计算）
按照《招标投标法》规定，招标公告日到开标日，至少保留20个工作日的时间间隔，以保证投标人具有充足的时间完成投标书。因此，采购时限允许的项目方可采用公开招标、邀请招标的方式订立合同。
第五，装备的通用性。通用性强的装备，承制单位较多，货源充足，价格较为稳定，适合采用招标或询价方式采购。《装备采购方式和程序管理规定》明确，采用公开招标、询价采购方式订立装备采购合同的项目应具有较强的通用性。通用性一般是指各军兵种通用，或军民通用。从目前的情况来看，适合公开招标、询价采购的项目大部分为军选民用产品。因此，通用性按照军选民用市场情况确定。即凡在民品市场中有多家生产的产品就可认为满足“通用性强”的条件。
3.严格规范程序，保证公平选择
制定严格的工作程序是规范装备采购方式选择行为的重要手段。装备采购方式选择可按以下程序和方法执行：
首先，装备采购业务部门在拟制装备采购年度计划草案前，应组织领导、专家及负责人员对项目进行调研分析，综合考虑项目实际情况，提出装备采购方式建议。其次，装备采购计划部门根据装备采购项目情况组织专家对装备采购方式建议进行审查，重点审查检查业务部门对各要素分析的准确性，法规、判定标准执行情况，提出的采购方式建议的合理性等内容。再次，通过审查的，装备采购主管机关应组织专家，并根据装备采购项目情况，对装备采购方式方案进行审核。对于需调整采购方式的，依法作出装备采购方式修改决定；批准下达执行；经审核无异议的，及时批准下达。
此外，还需借鉴国内外相关做法，建立专门的监督检查机关，并赋予其相应职权和职责，从而加强对采购方式选择的审批监督，以确保全军各级装备采购部门按照法规要求正确选择、使用采购方式。
参考文献：
[1]魏刚，艾克武.武器装备采办合同管理导论[M].北京:国防工业出版社，2005：181-182.
采购合同管理规定范文5
【关键词】医院 内部审计 管理
随着医院经济的发展，医院领导对内审工作愈来愈重视，充分认识到抓好内审工作，建立起健全的内控机制，是医院经济的顺利运良好的保证。
1.内部审计的定义：国际内部审计协会的内部审计准则认为：内部审计是一种独立、客观的确认和咨询活动，其目的为了组织增加价值并改善组织的营运。我国审计署关于内部审计工作的规定中表述：内部审计是独立监督和评价本单位及所属单位财政收支、财务收支、经济活动的真实、合法和效益的行为，以促进加强经济管理和实现经济目标。
2.医院内部审计工作的重要性
内部审计在医院的经营管理活动中具有重要的作用。内部审计部门作为医院内部控制体系的一个重要组成部分，在评价内部控制的有效性，以及提出改进建议方面起着关键的的作用，严密防范违规经济行为的发生， 促进了医院自我约束、自我完善的机制，起到了自我监控防护性的作用。医院内审部门通过日常的财务收支、基建工程等方面的审计，对经济活动进行有效监督，差错纠弊，严肃财经纪律与法规，遏制违反国家法律、行政法规的行为，保障了医院经济活动的顺利进行。通过对医院医疗服务中经济效益的审计，为医院的投资决策提供建设性意见，为医院实现社会效益和经济效益提供了保障。医院的内部审计为医院的可持续发展起着重要的作用
3.医院内部审计的主要工作范围及内容
3.1财务收支审计及预算执行的审计
属于审计科基本的工作。通过审核会计凭证、账簿、报表，审查了每日的收入是否全部入帐，及退还手续是否齐全。原始凭证的支出是否合理、合法、合规，支出方式是否符合现金管理规定，是否符合审批权限，签字手续是否齐全。支出的金额与原始凭证是否相符等等。对会计报表进行了表与表之间的钩稽关系和平衡关系的审计，审查是否有违规的经济事项。通过参与预算的制定、监督预算的执行情况，及时向领导反映执行中存在的问题。
3.2基建工程审计
对基建维修工程决算进行竣工审计，以施工单位、基建科的现场记录为依据，由审计部门、基建部门和施工单位共同到现场核实其工程量，隐蔽工程施工时到现场及时查看、记录，并对建筑的主材询价，做到心中有数，通过对基建维修项目竣工决算的审计监督，，有效地保证了资金的合理开支，也为医院节约了大量的资金。
3.3经济合同审计
随着人民法制意识的增强以及医院经济活动的不断增多，经济合同的审计也逐渐成为审计部门的一项重要工作，采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性、和有效性所进行的审计。建设项目内部合同管理审计只对项目建设过程中各专项合同内容及各项管理工作质量及绩效进行的审查和评价。医院规定对外签署的合同必须通过审计科的审计后，才能盖章生效。因此对经济合同进行及时的审计，提出审计意见和建议。对于重大的经济事项合同，请专业的法律律师提出可行性建议。通过合同审计，避免不必要的经济纠纷，减少了合同的风险，维护了医院权益。
3.4财产物资等内部控制审计
保证医院的财产安全，是内部审计监督的一个重要的内容。
⑴由于医院药品收占医药收入比重较大，结合药剂科的管理现状，审计科对药品物资管理情况以药品质量考核的形式进行了审计考核。对药剂科进行考核、评分，并将每月的考核结果报绩效科与药剂科奖金挂钩。对药品管理考核更加细化、量化，收到了很好的效果。
⑵定期对医院的现金、仓库物资进行抽查，根据检查情况，找出内控存在的薄弱环节，提出建议，加强财产物资的规范、科学化管理，确保内控制度的健全有效，保证医院财产的安全。
3.5设备的经济效益审计
设备的效益审计是我们管理审计的一个尝试，审计科也将其作为一项重要的、新型的专项管理审计，逐渐开展起来。通过经济效益分析，对投资效益做出合理客观的评价，为医院的经营管理提供合理化建议。
3.6审计参与的监督工作及其他工作
医院的招标比价工作，是审计人员日常参与的最多、最主要的工作之一。审计人员不仅参与到招标现场的监督中，而且提前审查招标物的参数设定是否合理，还有投标单位的资质是否符合规定，是否按正确的采购渠道进行采购，有无分解招标等等监督工作。随时接受院领导及上级主管部门分配的任务。
4.怎样进一步加强医院的内部审计工作
4.1建章立制
主要是以《卫生系统内部审计工作规定》、《内部审计基本准则》为依据，制定医院审计科内部审计制度，完善财务收支审计制度、资金检查制度、合同审计制度、基建工程审计制度；规范医院内部审计流程，健全工作程。制定出工作目标与工作计划。保证了审计工作有法可依、有章可循，使审计工作走上得制度化、规范化的轨道。
4.2提高内审人员的素质
应注重对人员素质的培养，在政治素质上，应把作风正、责任感强的人员补充到审计队伍中来，做到能够坚持应有的职业道德操守，坚持原则，严格依法揭示和处理审计发现的各种问题，充分发挥智慧和力量。审计人员的专业素质要提高，应补充新的技术和知识，注重增强审计人员跨专业的整合能力及分析、预测能力和领导能力。只有综合素质提高，内审人员才能充分的发挥在医院经济管理的审计监督作用。审计人员在履行职责时，要做到独立、客观、正直、勤勉。
4.3在审计过程中国要善于沟通
审计科作为医院的一个职能部门应该和其他部门保持互信、和谐、协调的关系，而决不能形成对立关系。内部审计准则强调审计人员参与被审单位及组织管理层的业务活动和管理活动，积极沟通彼此意见，体现参与式内审“以人为本”的理念。因此，加强与科室的沟通，理顺被审科室的关系，在审计过程中对存在的问题与建议与其充分沟通，斟酌用词，得到理解，有效的执行审计的决定，从而提高医院的管理水平。
4.4领导的重视、相关科室的配合也是干好审计工作的关键
采购合同管理规定范文6
关键词：管道燃气工程 项目管理
1、管道燃气工程项目管理现状及存在的问题
1.1项目部定位不准。
对项目部定位不准，造成有的项目部往往以自身利益为中心，置企业利润于一旁。项目部本应自负盈亏，结果是包赢不包亏；本应承担多创利润的责任，却只注重完成工程产值或项目数量，而不注重创造利润的多少。
1.2项目管理的监督体系不完善。
目前大多数管道燃气施工企业习已采用项目承包制的办法管理项目，但是由于承包管理制度还不健全，企业对项目管理难以控制。
2、解决项目管理问题的思路
2.1在权力和责任上企业要对项目部准确定位
项目部只是由企业授权承担施工任务，获得与之相应的人、财、物等资源的支配权和施工中的决策权，代表企业履行合同责任。要管好项目，一是企业对施工财务有关的环节应进行高度的集权化管理。二是项目部须接受企业监管，企业对项目部应按“三个一次性”定位，进行“六统一”管理。
2.1.1对项目进行三个一次性的定位。
一次性授权管理：就是定位项目经理部是生产指挥中心，同时又能及时解体；一次性临时组织：项目经理部定位为企业的临时授权机构，人员组合是临时的，从而改变人员固化配置，推动企业人员向职业化发展；一次性成本中心：项目实行成本责任制，项目完工，成本中心的任务也就完成，不应有延续的费用开支。
2.1.2规范项目管理模式，实行“四统一”。
项目的组织机构应基本统一，各机构的职能定位应基本一致；项目的定员标准要统一，不同规模的项目其定员不同，相同类型的项目，定员应大致相同；项目划分成本的原则，依据要统一；项目的管理制度要基本统一；
2.2 建立符合管道燃气工程施工特点的管理体系，实行企业对项目的全面管理
2.2.1管理组织结构和管理职责
1）企业职能门和项目部管理职责：
部门 管理职责
1 财务部 企业财务管理、工程预结算监督管理、成本核算、材料监督管理
2 工程管理部 企业工程信息管理，施工资源调配
3 综合办 企业后勤和人力资源管理、行政管理、证照管理
4 工程业务部 企业燃气和其他专业的施工项目开发
5 项目部 负责具体的施工项目管理
2）、项目部管理人员聘任
岗位 聘任办法
1 项目经理 由企业考察后任命，持建造师证上岗。
2 项目技术负责人 由企业考察后任命，可兼任。
3 项目副经理 项目经理提名，企业考察同意后任命
4 工程主管 项目经理提名，企业考察同意后任命。
5 现场工程技术管理人员 项目经理选择，企业同意后任命。关键岗位要求持资格证上岗
2.2.2项目管理主要思路----重点对与施工财务有关的环节和内容进行控制。
①实行项目经理负责制。企业制定对项目部的年度考核指标，项目部完成企业下达的经营目标和管理目标；项目部内部工程结算单价（直属队、执行工效工资人员、外包队）由企业制定下发执行。工程产值、费用、利润等由企业制定方案后对项目部经营情况进行过程监督考核。
②项目部财务管理由企业直派财务人员监管，对企业财务部负责；负责项目部日常财务业务。
③如果项目为包工包料的承包方式，则主要材料的采购单价和供货商由企业制定；零星材料由总司列项后由项目部自行采购，单价报企业审批，每年对比更新市场询价情况一次。材料付款手续由项目部参照企业现行付款流程办理（包工包料项目）。材料出、入仓库管理由财务组负责。
如果为甲供材项目，项目部应制定单项工程的材料计划，负责办理领用手续，完成材料领用、进场、保管、安装使用、余料退甲方、安装量核对、材料结算等材料管理工作。单项工程的材料情况应形成统计报表提供给企业。
④项目部主要费用开支（施工队工程款项拨付、零星材料采购、员工工资）需提前作计划报企业审批；付款应有项目部经理、企业财务部、主管领导、总经理签字审核。其他零星开支参照审批流程执行。
⑤项目部制定出每月工作计划，分解到每周。对实际完成情况与计划有偏差的应作出详细说明。报企业的计划主要是：合同签订计划、材料采购计划、工程报验计划、结算计划、回款计划等。
项目部及时统计各种管理报表总结计划完成情况，接受企业的监督管理；其中工程合同台账、进度报表、结算报表、回款报表需每周报一次到企业职能管理部门，企业职能部门整理后报企业领导阅示，纠偏指示由企业相关部门督办。
⑥项目部结合可预见的工程规模，每年提出项目部管理架构和人员编制，报企业审批；项目部人员招聘和解聘由项目部提出报告，企业审批。
⑦项目部负责项目合同签订，工程报装，施工组织，外部协调联络，材料计划、采购联系及安装量审核，项目的质量、技术、安全、进度、成本、资料管理；竣工报验；工程结算；向甲方申请工程款并催办。
2.2.3项目管理主要环节的控制流程
将主要控制环节划分为：费用审批；工程回款；施工合同管理；材料计划和采购、入库、出库、仓储；材料安装管理；结算管理，这些环节企业必须进行重点控制。其他控制环节是：机具设备车辆管理；施工组织管理；工程进度管理；质量管理；安全管理；信息管理，这些环节由项目部控制，定期向企业提供报表，本文未作为重点分析。
（1） 费用审批流程：
项目部经理根据用款计划提出用款申请 主管领导、企业财务部审核 总经理审批 财务部拨款 用款人完善报帐手续
项目 付款依据 备注
1 材料款支付 凭入库单、发票、付款申请单、采购合同提出申请。 每月填报一次
2 现金支付的零星材料款 凭企业审批单购买，采购完毕凭入库单、发票报账。 每周报账一次
3 施工队工程进度款 凭内部签发的任务书、工程进度证明提出付款申请。 每月付款一次
4 施工队工程结算款 凭验收审批表、材料领、用、退核对结论、实际安装量清单经项目部逐级审核后报批。
5 员工工资 提供员工考勤记录、工效计算数据、在岗时间、工程处罚，经项目部经理或项目经理审核后报批。
6 车辆机具设备维修保养费用油料费用 附有关审批手续后报批。
（2）、工程回款管理流程：
根据工程合同、单项工程进度，制定向甲方申请工程进度款、结算款计划 回款计划报企业备案与甲方协调工程回款，办理转款手续统计甲方已付款项目的付款情况报企业企业财务核对工程款到账情况，报总经理对存在的问题，根据企业意见采取处理措施，按时完成，结果反馈到企业
（3）、施工合同管理流程：
填报合同会签文件 报企业主管领导、财务部会签 总经理审批项目经理代表企业签订合同合同（施工任务）交底编制合同台账(工程量、工期、造价、承包方式、质保期)，定时更新上报 以合同要求为主线，进行单项工程管理
（4）、材料计划和采购、入库、出库、仓储管理流程：
A、包工包料模式：
根据工程设计文件和合同编制材料采购计划及与企业指定的材料供应商、单价签订单次采购合同 采购计划报企业财务部、总工会签 总经理审批联系供应商发货 办理入库手续，及时登帐材料到货接收，外观质量与质量文件、数量、规格检查按企业材料管理制度做好库内材料的管理主材限额领料，依据项目部经理的审批手续办理材料领用出库，及时登帐 材料退库：依据企业材料制度规定办理定期盘点库存材料情况，每周提供报表上报，控制库存
B、包工限料（甲方供料）模式的管理流程
制定材料领用计划，工程部经理审核，项目部经理签字到甲方办理甲供材领用审批手续 领用甲供材，外管检查材料进场，保管、使用按设计图安装；出现变更及时办理书面审批手续工程完工，编制单线图，统计实际安装量，与甲方代表签认工程余料退甲方；（有关要求参照甲方有关管理规定执行）
（5）结算管理：
A、内部结算（与直属队、工效人员、外包队的结算）
制定相应的工效定额和外包单价，企业审批成文执行 工程竣工验收，先进行材料结算，核对领、用、退情况施工队提供安装单线图，项目部专人负责现场核查，企业外派财务人员核对，项目部经理、施工队长确认材料结算单，落实材料损坏和帐实不符的责任承担，出具赔偿意见 施工队、工效人员在规定时间内申报工程和工效结算，提出结算数据，项目部预算员计算、统计项目部经理或项目经理、企业财务部复核 企业主管领导、总经理审批付款：直属队、管理人员工效在每月工资中发放；外包队结算款根据企业最终付款计划来安排
B、外部结算（与甲方的工程结算）：
1）材料结算：完成与甲方的材料结算工作，确认材料结算数据。落实材料赔偿责任承担。
2）工程结算：依据合同，与甲方确认结算数据和签证工程量，编制工程结算书，收集甲乙方结算需要的所有资料，报甲方审核，跟踪审核情况。
3）管理流程：
编制单项工程结算书（附结算资料） 报企业财务部、主管领导审核 总经理审批报甲方审批 向总经理反馈甲方审核情况总经理审批 向甲方申请付款
（7）工程进度管理：
根据合同台账和可以申请进度款的进度节点，制定每月工程的进场、过程进度、竣工验收报表，项目部经理或项目经理审核，报企业管理部门 企业管理部门核对台账，整理出单项工程应收进度款、应收结算款报表 企业领导审核，提出提意见 企业管理部门将企业意见反馈项目部和项目部，督促项目部办理工程款回笼项目部据进度报表制定催款计划，与甲方协调付款。
（8）质量管理：
施工质量由项目部按照企业质量管理体系自控，参照分解到的质量管理目标，每月上报企业工程验收情况（数量和一次验收合格情况）。如发生较大质量事件，应专题报企业
（9）安全管理：
施工安全管理由项目部按照企业安全管理体系自控，参照分解到的安全管理目标，每月报企业工程安全管理情况。如发生较大安全事件，应专题报企业。
3、结语
