高效档案管理范例

【摘要】在当前经济社会持续发展尤其是进入新常态以来，社会各界对于国土资源管理的重视程度逐步提高。以往常规的国土资源档案人工管理模式已经越来越不适应国土资源事业和经济社会发展的客观形势，数字化管理技术逐渐被提上了重要日程。本文结合电子化档案管理的基本内涵，就其在国土资源档案管理中的适用性进行了分析阐述，对于改进国土资源档案管理方法、有效提升国土资源档案管理水平具有一定的参考价值。

【关键词】国土资源；档案管理；数字化

前言

近年来，随着国土资源开发利用数量的逐步增多，加强国土资源档案管理显得越来越重要。如何进一步提高国土资源档案管理质量，更好地实现国土资源信息数据的科学管理和充分共享，更好地适应国土资源事业发展的大好形势，已经成为各级政府包括国土资源行业主管部门的一项重要课题。以往传统的人工管理方法，单纯使用人力对国土资源信息数据进行统计、归集、分析和保管，不但浪费了大量的人力物力而且往往工作效率非常低，经常存在事倍功半的现象，所以，加强国土资源档案的数字化管理就成为了一项重要任务。因此，笔者试就国土资源档案管理中数字化管理的实现以及适应性进行粗浅的分析探讨。

一、国土资源档案数字化管理的基本内涵和适用性

（一）国土资源档案数字化管理的内涵

所谓的数字化管理方法，一般指的是利用模拟方式，把一些比较复杂的信息数据转换为数字模式，然后通过数字与信息数据进行建模，将信息数据储存到建模内，这种数字化管理不但节省了信息数据存储的空间，而且基于数字化模式的检索、查找、控制的便捷化方式，极大地改进了信息数据管理效能，提高了工作效率。近年来，随着国土资源信息数据开发利用的日益增多以及数据共享的客观需求，调取利用国土资源信息数据的数量也大大增加，完全依赖以往的人力方法就会耗时耗力，所以，利用数字化档案管理方法，档案管理人员采用计算机进行信息数据处理，不仅能够高效快捷地提供国土资源信息数据，保证使用者第一时间了解掌握自己所要的信息资源，而且也能够保证国土资源档案管理的安全性和准确性。

摘要：伴随着我国社会发展速度的加快，人们已进入信息化时代，信息技术进入生活及工作的方方面面。医院档案管理信息化已成必然，想要实现信息技术融合、高效档案管理，首先要明确档案管理工作中存在的问题，如管理制度尚未完善、工作人员欠缺素养、管理模式落后、思想上不重视。针对这些问题，应从转变传统观念、做好信息化建设、加强信息化管理、加大人才培养力度等方面着手，实现档案管理信息化，创新档案管理模式，提升档案管理效率及效果。

关键词：医院；信息化；档案管理

0前言

档案属于医院重要资源之一，包含基建、财务、医疗、人事、病历等资料，其管理质量在一定程度上反映着医院整体管理水平。档案管理可在医院管理工作中发挥极其重要的作用，可辅助医院有效挖掘各种可用资源，增加医院资源，减轻医院的资源压力。档案管理是医院管理中较特殊的一种管理工作，记录的主要内容为医院人事问题。在现代化背景下，各种科技在管理工作中的应用，提升医院管理的效率及效果，同时也提升医院档案管理的整体水平。医院需与时俱进，在档案管理中积极引入新技术，积极发挥新技术价值，辅助医院更好地进行各项管理工作。但现今我国多数地区依然采用传统档案管理方法，虽有一定的管理效果，但表现更突出的是管理中存在的各项问题，如工作效率低下、工作质量无法保障等。伴随着互联网技术、信息技术的高速发展，档案管理信息化已成为必然，如何在医院档案管理工作中有效融入信息技术成为重点研究内容，更是档案管理创新、改革的关键。

1档案管理中存在的问题

1.1管理制度尚未完善

医院的档案数量非常多，且档案类型相对复杂，涉及多个领域、多个方面。在传统管理体系下，相应的管理制度无法满足档案管理要求，分管档案的部门比较多，各个部门有对应的工作模式、档案风格以及档案类型，导致整个单位的档案类型十分复杂，且格式不统一，从而导致加大档案管理人员的工作压力，还会造成档案管理效率下降。在这种情况下，档案管理制度难以充分落实，档案管理人员无法按规章制度工作，导致制度成为表面文章。管理制度不完善还会导致其它问题，各个部门无法就档案管理这一工作进行及时、有效沟通，难以在短时间内进行信息工作有效对接，难以规范档案格式[1]。且在传统管理模式下，各个部门因涉及较多的档案缘故，难以保证档案管理工作不出错，无法保证档案信息的准确性与安全性，对档案管理效果造成直接影响，甚至导致档案内信息无效，成为不具法律价值的无用档案。

摘要：档案管理工作是水利部门管理运行的重要环节，通过对水利资料数据的科学管理，可为水利工作开展提供可靠的参考和依据，有效提升水利部门管理水平，为经济社会发展提供基础保障。信息技术在水利档案管理中的科学运用对提升档案管理质量起到关键作用，本文结合水利档案管理实际，对信息技术的重要作用进行详细阐述，对当前管理工作中存在的问题进行深入分析，探讨科学的信息化建设策略，充分发挥信息技术优势，推动档案管理质量和服务水平的提升。

关键词：水利；档案；管理；信息化

1引言

水利事业作为经济社会发展的重要基础，是推动中国特色社会主义建设的重要动力，为社会生产生活提供基础保障。而随着水利事业的快速发展，档案工作作为水利管理部门的重要工作内容，传统的档案管理模式已经不能适应社会发展需求，推动管理模式的科学转型已经成为档案工作的重要任务，但是在实际的信息技术运用中存在着一些问题，制约着管理效果的提升，需要管理部门充分发挥技术优势，构建完善的信号管理体系，对档案工作进行科学优化，推动管理水平的提升。

2水利档案管理信息化建设的重要性

水利档案是对水文资料和水利建设管理中产生额数据资料进行全面收集，并进行科学的管理和利用，为水利事业发展提供基础保障。水利档案信息化建设，能够冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理。信息技术的运用能够有效提升档案管理效率，可一次投入，多次产出，远程服务，实现对管理流程的高效整合，并利用网络途径实现管理决策和资料信息的高效传递，实现档案资源的高效共享。同时利用技术手段对资料数据进行科学分析，保证资料的真实有效，为水利工作开展提供科学依据。专业信息设备和技术的运用能够实现传统档案存储模式的数字化转变，有效提升档案存储的安全性，提升档案利用效率。［1］

3水利档案管理信息化建设存在的问题

摘要:伴随大数据时代的来临，信息技术不断普及，高职院校档案管理工作开始引入信息化管理系统，全面提高了档案管理的效率。但在实际运用的过程中，也存在一些问题与不足，制约了高职院校档案管理工作的质量与效率提升。本文采用文献研究法、分析法等，逐步分析了大数据时代黑龙江高职院校档案管理存在的问题，并提出解决对策，供高职院校档案管理工作人员参考。

关键词:大数据;高职院校;档案管理

0引言

新时代背景下，由于生源数量的不断增加，教师研究成果不断增多，图书馆软硬件设备不断更新，档案资料也逐渐变多，且表现出种类多样，分散庞杂的特点，这给高职院校的档案管理工作带来了一定的难度。为此，本课题组开展了关于“大数据时代黑龙江省高职档案管理应用研究———以黑龙江旅游职业技术学院为例”的课题研究。本文采用文献研究法、分析法等多种研究方式，逐步分析了大数据时代黑龙江高职档案管理存在的问题，并积极探索了有效的解决对策，以此为高职院校档案管理提供一定的理论基础与实践指导。为了全面分析大数据时代黑龙江省高职院校档案管理存在的问题与不足，课题组开展了全面深入的研究。本课题组立足黑龙江高职院校档案管理实际，全面分析了其中存在的问题，并积极探索了有效的解决对策，为高职院校档案管理提供一定的参考，进一步推动了黑龙江省高职档案管理质量与效率的全面提升。

1高职院校档案管理存在的问题

1.1高职院校对档案管理的重视不足

经调研发现，黑龙江省内80%的高职院校对档案管理工作的重视程度都明显不足，部分高职院校对档案管理工作的重视严重不足，具体表现在:第一，部分高职院校没有安排专门的人员开展档案管理工作，对档案管理工作的制度建设、规范性建设与人员安排都存在严重空白，对档案管理的价值与意义也认识不足。第二，部分高职院校对档案管理的交接、收取、发送等环节都没有具体的步骤与管理程序，对档案资料的归档、整理、分类工作也开展不足，致使档案资料混乱无序，缺失严重。第三，部分高职院校对档案管理的资金投入不足，没有积极引入信息化系统，没有实现高职院校档案管理的信息化建设，对档案管理的重视程度严重不足，相关设备设施、资金投入相对较少，难以保障档案管理的高效开展，难以实现档案管理工作质量的全面提升。

【摘要】随着新兴技术的发展，测绘档案管理在国民经济建设中发挥着重要的作用。本文首先分析了当前测绘工程档案信息化管理的弊端，如信息化程度低、管理效率低、人才不足等问题。针对这些问题，提出具体的解决措施，希望能给相关部门提供参考。

【关键词】测绘工程；档案；信息化

0引言

测绘档案管理在当今国民经济建设中发挥着重要的作用。随着信息化时代的到来，测绘档案管理也面临着革新。如何克服自身的弊端、更好地适应新环境，是测绘档案管理如今亟需解决的问题。因此，有必要对测绘方案存在的问题进行分析，并结合信息化技术给予相应的建议，以期测绘档案管理工作更加高效地开展。

1当前测绘工程档案信息化管理的弊端

1.1档案管理信息化程度低

在传统的测绘档案管理中，采用的都是纸质档案，这些档案价值较高，但损坏之后无法复原，纸质档案又容易受到损坏，这种情况下对相关人员的管理水平要求很高。如今，在许多测绘档案管理部门中，难以更新观念，仍旧保持传统的管理方法，通常不能做到信息化的程度。例如，无法将档案存入计算机大数据系统之中，做好备份。这是一种档案管理信息化程度低的表现，会影响用户对测绘工程资料的利用。

摘要:档案管理工作是中专学校管控工作体系之中的关键构成，对于中专学校的办学成效以及人才培育具备十分关键的价值与作用，在科学信息技术的时代环境之下，中专学校档案管理工作也应该积极顺应时代的发展进步特性，应用合理举措进行档案管理工作的科学化与智能化建设工作，为中专学校在全新的时代之中更进一步发展提升垒实基础。基于此，下文将对中专学校档案管理信息化的建设重要性进行分析与阐述，并对当前时期中专学校档案管理工作开展进程中存有的缺陷与不足进行全面分析，最后提出档案管理工作信息化的举措，希望通过本文的研究，可以为相应从业者提供些许建议与思路，并为我国中专学校档案管理领域做出自己的贡献。

关键词:中专学校;档案管理;信息化

中专学校每一年都具有数以千计的在校教师与学生，而教师与学生们每年也都会展开大量的教学研究活动以及科学研究项目，如此巨大的人员组成以及项目组成，为学校的档案管理工作增加了很多的压力。并且有一部分档案具备历史作用以及价值意义，有些档案实效性较强，经常被人查询阅览。在时间的持续推进与累积之下，档案数量越来越多，其工作量以及工作开展困难程度也在持续提升，过去的档案管理模式已经没有办法适合应用在当前时期，中专学校急切需要创设信息化档案管理方式，从而有效顺应全新时代的发展需要。下文将对其展开分析与阐述。

1中专学校档案管理的信息化建设作用

作为培育提升各种类型专业技术人才的学校，中专学校档案关系着学校成立以来的各项重要事务的资料信息储存，也关系着一部分学术类别的研究成果以及教师与学生们实际学习生活的情况资料等。内容十分繁杂多样，过去的档案管理工作模式具备了档案收集、档案储存、档案查询等流程，在档案收集的进程之中，因为需要经由多个部门的审核批阅以及流通，导致档案管理工作的成效与质量较低，还关联着多个部门的工作人员，实际操作起来无法避免会产生失误的情况，档案的质量也没有办法获取高效保证。在教师与学生展开档案查阅的进程之中，不单单需要相应手续办理，同时也应该展开重复查阅以及比对，才可以找出想要获取的资料信息，这一进程是十分琐碎复杂的，所耗费的时间也相对较长，有很多人因为档案查阅成效较差，而选择在互联网之中展开资料查询，这也使得中专学校中的大部分档案无人理会。而中专学校之中的档案作为学校的核心所在，不单单是长时间以来教师与学生的智慧凝结，也是学术领域的宝贵资源，为了顺应全新时代下科学信息技术的前进与发展，为了为中专学校中的教师与学生提供更加便捷快速的查询阅览条件，为了使得中专学校的档案管理工作进行更加规范科学，学校应该关注重视档案管理工作的科学性建设，应用合理高效举措进行管理控制，推进学校档案管控质量与层次，提升中专学校档案应用成效。

2现阶段中专学校档案管理工作现状

2.1档案管理类别混乱

高校档案管理工作是高校工作的重要内容，是提升高校管理水平以及整体工作效率的重要前提，更是促进高校不断发展的重要动力。而随着信息化时代的不断发展，高校档案管理的数字化可以充分满足时展需求，对其存在的优势与弊端进行分析，有助于高校档案工作的高效、全面开展，以促进高校各项工作的顺利进行。

一、高校档案数字化管理的重要性

随着科学技术的快速发展，信息技术在各行各业中得到了广泛应用，而数字化管理就是应用网络、计算机等开展管理工作。而在高校的运营、管理过程中，档案管理工作的良好开展对其自身的健康、持续发展有着十分重要的作用，并且科学、正确的管理方法对管理工作的落实存在直接影响。高校档案是对学校发展的有效记录，是高校管理者对未来发展进行研究规划的重要基础，是众多管理者不断分析、研究、总结的宝贵财富。而高校档案的数字化管理是紧随时展潮流的必然结果，有利于促进高校档案管理工作的顺利、高效开展，显著提升高校各项工作的水平。因此，充分落实档案管理工作对高校、社会发展有着重要意义，而档案管理工作的数字化有利于增强工作的生机与活力，需要管理者在实际工作中进行不断探索与创新，重视对数字化管理优势的充分发挥，并对其弊端进行有效完善。

二、高校档案采用数字化管理的优势

1.保障高校档案的完整性。在目前的高校发展过程中，大部分高校的立卷工作通常会被档案室管理工作所替代，这样就需要档案管理人员对相应档案实施立卷管理。但是在实际管理过程中，档案管理人员并不属于专业人员，所以对档案立卷管理的工作内容不是特别了解，无法对档案的完整性进行确切判断，这对档案管理的质量有着不良影响。而采用数字化形式对档案进行管理，可以对档案实施网络信息化管理，这样能够把档案输进相应的网络系统中，以便于档案管理人员对档案实施统一管理与保存，进而由根本上落实高校档案的高效管理。2.提升管理质量与效率。在传统的高校档案管理过程中，因为受到时间、空间上的限制，管理方面存在众多不便。例如，在传统管理中，想要对相关资料进行查询，首先需要得到校领导的查阅批准，才能够进入学校档案室通过档案室人员进行查找，然后再开展有效查阅。而通过数字化形式实施高校档案管理后，只需要通过网络平台就可以对档案进行有效管理与查询，以降低管理人员的工作难度。采用数字化管理有助于对档案的分类、归档和排序，并且可以在不同载体上进行保存，让档案的保存与查询变得更加便捷，同时还可以提升档案的安全性与保密性，可以为档案的完整性提供可靠保障。在档案数字化管理环境中，每个想要对档案进行使用的人员都能够在通过网络允许的状况下，快捷、方便地对档案进行查找与应用，省时省力，显著提升了档案管理工作的效率。同时资料的更新更具时效性，只需要对档案系统进行实时完善，提高工作效率，从而有效促进高校档案管理工作的高效、持续、健康发展。3.提高深入档案查找的效率。在传统的高校档案管理过程中，能够确保的只有档案自身的原始性以及完整性，但档案所占据的空间十分大，对所使用的库房有较高要求，并且对档案的查找、应用十分费时费力。而对高校档案采用数字化管理之后，所有档案都能够统一在局域网上进行有效管理，同时还可以对档案进行明确、详细的分类，并且拥有大量的保存空间。对新的档案进行增添时，可以随时在网上进行，在对档案进行查找时，能够精准对所需档案进行查找，进而使档案信息的全面性、完整性得到有效提升。此外，以一条线索为依据还能够找出与所查找内容相关的其他档案，方便快捷，这对档案信息的有效开发与利用有着十分重要的作用。此外，还有利于对相关事项的充分追溯，充分满足使用人员的更深层次的需求，实现档案价值的最大化。

三、高校档案采用数字化管理的弊端

1.档案管理人员的专业水平需要提高。信息网络技术的快速发展，为人们的生活、工作带来了更多便捷，同时为高校档案数字化管理工作的开展提供了众多的便利条件。但是在实际的管理工作中，管理人员缺乏对网络、信息管理的确切掌握，信息化管理技术不到位，这样会使管理人员的选择受到诸多限制。目前，大部分高校档案管理人员的网络操作能力需进一步提升，并且需要对档案数字化管理的相应知识进行确切掌握，只有两种能力、素质都兼具的管理人员，才能够对档案数字化管理工作进行明确落实。档案管理工作的本质就是要求管理人员能够对目前相关的各项政策具备较强的敏感度，同时能够对各项政策内容进行贯彻与掌握，重视对自身数字管理技术的不断提高。此外，大部分高校的档案管理人员通常都会身兼数职，所以在档案管理工作中所投入的精力、时间有限，致使档案管理人员自身缺乏良好的专业素养，这样十分不利于高校档案管理工作的高效、稳定、持续开展。在实际的高校档案管理工作中，管理人员自身的业务素质通常比较低，这十分不利于对档案的精准分类，无法对档案资料进行完整收集，档案管理的数字化发展相对比较落后。高校档案的数字化管理对管理人员自身所具备的档案素养、科技素养有着很高要求，所以在新时代背景下，高校档案管理人员需要对相应的网络操作能力进行掌握，并重视自身档案学术理论水平的不断提升，这样才能够为高校档案管理工作的顺利、高效开展贡献力量，充分落实管理工作，以促进高校各项工作的顺利开展。2.档案管理的保密性需要提高。随着网络信息技术的迅速发展，档案管理工作变得更加便捷，但是相应的安全隐患也随之产生，所以在档案查询、分类、收集等过程中，急需对信息安全的确切保障。第一，在对档案进行查找、利用的过程中，可能会带来相应风险；第二，在网络上不法分子会对相关信息进行盗窃，这会对档案信息安全造成非常大的威胁。因此，在档案管理工作中重视信息的使用程序，以为档案信息的安全性提供可靠保障，对档案进行查找的过程中，必须对档案的利用权限制定严格要求，并不是所有人都能够对档案进行随意查阅的，对档案进行查找、利用时需要遵照完整的审批流程。总而言之，档案管理需要重视对安全关卡的严格把控。由文件保密性进行充分考虑，就需要对相关的管理制度进行制定，并监督其实施，不相关的人员不能登录网站，不能查阅档案信息。同时需要让档案鉴定工作得到确切落实，档案鉴定原则就是对档案的信息内容进行有效分析和鉴别，主要是对其现实作用以及历史作用进行明确，并以国家、高校自身的实际需求为依据，对高校档案所具备的保存价值进行明确，进而让高校档案得到明确的分类管理，以便于以后的查阅与利用。同时还需要重视对文件保密等级的有效划分，以开展明确的分类管理，对机密文件实施更加严格的管理措施。而保密等级的确定需要以信息泄露为国家安全、高校利益所造成的影响程度为依据，进而利用国家所制定的法律、法规进行有效保护，为高校档案管理工作的安全开展提供可靠保障。3.档案管理使用效率低下。虽然数字化管理模式的应用为高校档案管理带来了诸多便利，但是我国高校对数字化管理的利用率较低，许多高校依然还应用着传统的管理模式，缺乏对数字化管理的充分认识，缺少先进的科学意识，没有认识到数字化管理的开展对人力、物力、财力的有效节约，也没有看到数字化管理模式为高校档案管理所带来的便利，更加缺乏对数字化管理中丰富网络资源的充分利用。而出现此种状况的主要原因就是管理人员自身缺乏紧随时代潮流的理念，缺乏对新知识进行有效学习与掌握的动力，依然还是采用人工形式开展档案的分类、查询等工作。管理观念十分陈旧，认为采用触手可及的方式实施档案管理，是最为安全、高效的管理方式。这样不仅严重影响数字化档案管理的利用效率，还人为地对高校档案管理工作造成相应制约，十分不利于对档案资源进行有效的网络共享，从而在人力、物力、财力方面造成了大量消耗，造成了档案管理的资源浪费。因此，在实施高校档案管理过程中，关注对管理人员思想理念的有效变革，提升其对数字化管理模式充分利用的重视力度，并对丰富的网络资源进行有效利用。在提升高校档案管理效率的同时，对大量资源进行节约，以促进高校的健康、持续发展。随着信息网络技术的迅速发展，信息时代下高校档案管理工作的方式、方法需要不断创新。想要与时俱进，就不能再对传统的管理方法进行沿用，需要利用更加便捷、科学的方法开展档案管理工作。而在实际的管理过程中，充分利用数字化管理模式所带来的便捷性，重视对其中所存在的问题进行研究与解决，让数字化档案管理得到不断完善。同时对数字化档案管理经验进行有效总结，以显著提升高校档案管理工作的安全性与便捷性。对发展进程中存在的障碍进行有效清除，充分利用现代技术促进档案科学管理的确切落实。

【摘要】本文从档案的基础工作、著录工作以及管理工作入手，积极探索其发展现状和具体的改进措施，以求强化有限电视综合档案信息化管理的工作效果。

【关键词】有限电视行业；综合档案信息管理；改进措施

在实际的有限电视行业内部，档案管理者想要强化档案管理的现代化信息管理效果，首先需要有效强化档案的基础工作，做好档案信息的采集、整合和著录工作，从而为档案管理的信息化提供更加便利的基础条件，逐步强化有限电视综合档案信息化管理的发展进程。

一、档案基础工作的发展现状及改进策略

在具体的档案基础工作中，我们可以发现其中出现了诸多问题需要档案管理者去探索并处理。第一是档案中的编码不正规，或者是目录号缺失，其中一卷多册的情况较为严峻。第二是档案卷缺少标题或者是标题编写不正规，更有甚者，一些标题与实际的档案不符，无法正确的读取档案。第三是没有立足于具体的有限电视工作，著录信息不严格。第四是档案的分类编码搜索查全率不正规。第五是正规化的档案名称检索查准率较低。通常情况下，有线电视综合档案管理工作的规模越大历史进程越长，其中的基础问题就越多。到目前为止，一些有线电视综合档案管理工作仍然不具备信息化的管理标准，所以档案管理者务必要深入新市场，积极探索各种解决手段和技能，以此来强化有线电视综合档案管理的发展进程。

（一）高效普查档案卷，去其槽粕。对于杂乱无章的档案卷来说，档案管理者首先要做的就是去除其中糟粕的地方，促使档案卷编写的正规化。在有线电视企业中有较多长期没有使用到的档案，其已经失去了使用的价值，所以档案管理者要去除这些无用的档案，以此来优化档案基础工作。

（二）高效整合档案卷，促使案卷使用正规化。在实际档案基础工作中，档案管理者需要尽可能整合现有的档案资源，特别是对于一些使用价值较高的、无明显编码和标题的档案来说，需要档案管理者高效整理，以便于后期的运用，以此来保障档案存放的正规性。高效整合档案卷不仅可以强化案卷的存储工作，还可以为后期的档案管理工作奠定坚实的基础。