行政事业单位固定资产管理研究

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行政事业单位固定资产管理研究

一、PAS55的简介

(一)PAS55的起源

PAS,即公共可用规范(PubliclyAvailableSpecifi-cation),55是被授予的标准编号。PAS55是按照ISO标准结构编制的标准规范文件,是近年来英国标准协会推广的标准体系。由于目前国际上还没有通用的资产管理标准,因此,它一出现就得到全球政府监管机构、大中小型企业,特别是资产密集型企业的广泛认可,其重要性也受到了ISO的青睐,并被授予国际标准编号55000。现在,PAS55已在超过50个政府及监管机构、10个国家及15个区域的众多行业领域中应用并得到良好反馈。PAS55作为国际上内容框架最为完整、应用最为广泛的通用资产管理规范,已超越了英国标准和欧洲标准,正逐步迈向国际标准行列。PAS55已经被认为是描述资产管理方面的世界最佳实践经验总结,并在全球范围内被广为认知。

(二)PAS55的构成

PAS55由两部文件构成:一是《PAS55-1:实物资产优化管理规范》,主要包括“PAS55简介”、“PAS55资产管理范围”“、相关引用标准”“、术语及定义”和“PAS55资产管理体系要求”五部分内容,它从需求角度说明了组织开展资产管理要“做什么”;二是《PAS55-2:PAS55-1应用指南》,主要针对《PAS55-1》资产管理体系的内容及要求展开详细的解释,它从应用角度规定了组织开展资产管理该“怎么做”。PAS55既像一本参考书,为组织加强资产管理建设,提升资产管理水平指明改进方向,又像一部考试大纲,为组织通过PAS55认证提供评判依据。

二、PAS55的框架体系

(一)PAS55的主要特点

PAS55与一般的资产管理规范性文件不同,与之前出台的一些标准体系也不同。首先,它更强调及时性、实用性以及指导性,不仅能够紧紧跟随资产管理发展的需求,而且通过总结成功资产管理实践经验,不断修订完善管理内容及体系框架,使之能够更好地适用于不同组织之间,满足多样化的市场需求;其次,它建议性地提出组织“应该做什么”,而没有说明“如何去做”,因此组织能够在其管理体系要求的指导下更加灵活机动地应对各种不同具体情况;同时,它不仅是一部行业标准,还是一部指导行政事业单位加强固定资产管理的应用规范。其主要特点包括:

1.强调资产管理的体系性

PAS55作为一部资产管理的指导性文件,其最大优势是构建了一套完整的资产管理体系,并且明晰了体系的框架结构和内部各关键要素间的关系。资产管理政策、策略、目标、计划,推进方法与管控措施,资产全寿命周期管理活动,管理评价和持续改进等,共同构成了PAS55资产管理体系。

2.强调资产管理的战略承接性

PAS55要求组织构建的是战略导向型的资产管理体系,也就是说资产管理体系建设要从顶层设计入手,管理政策、策略、目标、计划的制定,资产全寿命周期管理活动的开展,管理评价的实施都要与组织战略规划保持高度一致。

3.强调资产闭环式管理

PAS55采用P-D-C-A(Plan-Do-Check-Action)方法,将二十八项管理要素融合其中,实现了整个管理过程的闭合循环。在规划阶段,制定资产管理政策、策略、目标、计划;在执行阶段,在一定保障手段和控制措施的基础上,通过开展资产全寿命周期管理活动实施管理计划;在检查阶段,依据资产管理政策、策略、目标和计划,衡量管理成效;在纠正阶段,采取措施,确保资产管理活动持续改进。

4.强调资产全寿命周期管理

PAS55强调要将资产作为有生命的管理对象来看待,全寿命周期的管理理念贯穿于PAS55的始末。资产管理策略、目标、计划的制定,资产管理业务的实施,资产管理的评价和持续改进,均是围绕资产生命周期内的各关键环节展开的。上述特点促成了PAS55相较于其他资产管理标准或指导性文件的独特优势,这些优势对各领域的组织机构资产管理作出了重大贡献。一方面,PAS55作为国际公认的资产管理典型实践经验的总结,对指导组织科学管理,形成管理闭环,推动管理持续优化,提升资产管理能力、质量和效率有着重要的示范效应;另一方面,PAS55为组织间横向比较资产管理能力提供了衡量的“标尺”,组织获得PAS55认证,即标志着其资产管理能力达到了国际先进水平。

(二)PAS55资产管理体系

PAS55的核心理念就是要求组织建立资产管理体系。概括来说,PAS55资产管理体系框架由决策体系、基础保障体系、执行体系、评价改进体系共同构成。

1.决策体系

决策体系主要包括资产管理政策、策略、目标和计划。资产管理政策是指源于组织战略规划,为资产管理策略的实施和资产管理目标的设定而编制的框架性原则和要求;资产管理策略是组织为贯彻资产管理政策所采用的方法以及需建立的机制;资产管理目标是为构建资产管理体系、开展资产管理活动、衡量资产管理绩效而设置的,管理目标要源于组织战略规划,并具有可估量性;资产管理计划是为实施资产管理策略、实现资产管理目标而进行的部门职责划分和工作任务部署。决策体系解决了组织开展资产管理活动需要“做什么”的问题。

2.基础保障体系

基础保障体系主要包括组织结构、管理文档、管理人员和信息系统。PAS55认为,为有效落实资产管理计划,实现资产管理目标,组织应主要在管理机构设置、文档体系建立、资产管理人员培训、资产信息系统开发方面加大改进力度。首先,应建立一个职能权限划分清晰,与资产管理要求一致的组织架构,使资产管理的各项活动紧密相连,形成一体。其次,应建立完善的文档体系,包括管理文档(如资产管理制度、规定、细则等)、决策文档(如资产管理政策、策略、目标、计划等)、执行文档(如管理标准、技术标准、工作标准等)以及相关法律法规和其他要求。再次,应通过组织培训、开展教育等方式,培养员工资产管理的相关能力,促进资产管理活动有序开展。最后,应加快资产管理信息系统开发,提高信息质量,满足资产管理过程监控、辅助决策、分析评价等需求。基础保障体系解决了组织开展资产管理活动需要“具备什么前提”的问题。

3.执行体系

执行体系主要是指按照资产管理计划,协调相关部门,开展资产全寿命周期管理活动。开展具体业务活动时,纵向应梳理好管理流程,横向应实现部门协同,同时,要对资产实物及价值信息进行实时记录与更新,保证实物流、价值流、信息流有效合一。执行体系解决了组织开展资产管理活动应该“怎么做”的问题。

4.评价改进体系

PAS55规定,组织应通过建立、实施相关评价程序来衡量资产管理绩效,对管理工作是否符合相关管理规定及管理要求进行评估,并根据评估结果发现管理漏洞,采取整改措施,保证资产管理活动与体系的持续优化。评价改进体系解决了组织开展的资产管理活动“效果如何”、“怎样改进”的问题。

三、PAS55在行政事业单位推广应用的可行性分析

(一)PAS55标准的应用范围涵盖了行政事业单位

首先,PAS55适用于行政事业单位固定资产管理。截至目前,PAS55虽然主要应用于资产密集型企业单位,但在《PAS55-1》中明确写道:“对于一些承担着公共责任、需要在资产安全管理及其他提供相关服务的领域里体现最好价值的组织,或任何希望通过全寿命周期管理及可持续发展管理,优化其资产管理的机构,如教育、卫生部门等,PAS55也同样适用。”行政事业单位固定资产是我国各级公共财政支出转化为实物形态的结果,其最终运行的安全性既影响到财政分配的效果,也直接关系到资产的使用效益。其次,PAS55构建的资产管理体系框架能够为改善行政事业单位固定资产管理提供理论上和方法上的指导。PAS55的主要贡献就是构建了通用的资产管理体系框架,该体系框架及相应要求为解决资产管理中的共性难题,如部门壁垒严重、人员配备不到位、资产信息不完善、实物管理和价值管理相脱离等问题提供了解决的思路和方法。当前,我国各级行政事业单位固定资产管理中也存在类似难题,并亟待一部专门针对固定资产的管理规范。通过总结PAS55在企业应用中获得的管理启示,对比分析PAS55在企业资产管理中的要求及行政事业单位固定资产管理现状,构建符合我国行政事业单位自身特色及发展要求的固定资产管理体系,能够为改善行政事业单位资产管理现状、提升管理水平开辟路径。

(二)国内外企业经典应用案例为行政事业单位推广应用PAS55提供了现实参考

PAS55自至今,已在英、美等国家的众多行业领域中应用,并得到良好反馈。在英国,PAS55已经成为所有电力企业的业务模型,并被英国电力电气市场管理机构(OFGEM)视为所有英国公用事业单位必须遵从的资产管理规范。在实际应用上,以EDF公司为例,该公司在通往PAS55认证道路上的做法是:首先,明确企业“为什么要获得认证”;其次,通过差距分析法,将管理现状与PAS55资产管理体系框架的二十八项管理要素进行对比,寻找差距与不足,形成报告;最后,成立工作小组,推出改进计划,加以整改执行。随着PAS55在全球范围的卓然兴起,国内也有越来越多的组织机构、专家学者开始关注这一资产管理标准。早在2005年,香港地铁就通过了PAS55认证。中电控股有限公司从2006年开始实施PAS55,于2007年获得认证。2010年,常州港华燃气有限公司成为内地首家获得PAS55认证的企业。2011年在中国设备管理协会举办的“企业设备资产管理信息化论坛”上,“企业固定资产管理标准PAS55对中国企业的影响”作为会议的首要讨论内容。与此同时,国内专门提供PAS55信息咨询及认证培训的服务机构(如华美信管理顾问有限公司、信安泰信息技术有限公司等)也逐步出现。国内企业获得PAS55认证的过程,可大致总结为:围绕资产管理P-D-C-A循环,发现管理问题,制定纠正措施,检查改进效果。以青海省电网公司为例,目前,该公司通过解读PAS55资产管理关键要素,在系统规划、现状评估、差距分析、方案制定的基础上,已完成了业务流程梳理、信息系统功能提升等工作。下一步,公司计划在人员素质培养、管理流程梳理、基础数据库完善等方面进一步加大改革力度,努力向PAS55认证标准靠近。可以说,PAS55资产管理体系已获得国内主要支柱企业的青睐,它在帮助组织开展资产管理、提升管理绩效的同时,也推动着整个行业和社会经济的有序发展。不出意外,未来它会在更多中小型企业和其他组织中得到认同、运用及推广。这些成功案例表明:国内外专家学者对PAS55的研究解读,以及各行业领域的组织机构成功应用PAS55的实践经验,为行政事业单位引入PAS55提供了很好的借鉴与参考。

四、PAS55在行政事业单位推广应用过程中应把握的问题

目前,向国际先进管理理念和管理方法看齐,进行探索创新并系统形成资产管理理论体系的研究成果还比较少。PAS55的出现和发展,不仅为企业提升资产管理水平提供了指南,也为行政事业单位改善固定资产管理现状,探索形成固定资产管理新模式提供了新的思考视角,具有很好的启示与导向作用。

(一)整体规划,建立管理体系

PAS55强调要建立涵盖资产管理政策、策略、目标、计划、生命周期活动、绩效评价、持续改进在内的资产管理体系,以统筹协调资产管理全局工作。行政事业单位资产管理工作兼具系统性与全局性,只有从战略高度出发,统筹规划,在明确管理目标的基础上,打牢管理基础,理顺管理流程,统筹资产与经费,完善管理评价,构建完整的管理体系,才能保证固定资产管理各项工作有序、高效地运转实施。

(二)整合资源,打牢基础保障

PAS55注重各项资源的有效整合,认为组织架构、管理文档、管理人员、信息系统等与资产管理相关的管理要素均是不可或缺的。因此,行政事业单位在进行固定资产管理时,应特别重视组织职能权限的划分、相关制度规定的完善、资产管理人才的培养,加快信息的流通与传递、加强数据的治理与应用,做好资产管理中涉及的各项基础保障,为开展固定资产管理提供有力支撑。

(三)把握关键,优化管理流程

PAS55认为,固定资产是一种具有寿命周期的管理对象,实施管理时应将每一项资产都作为生命有机体慎重对待,即采用资产全寿命周期管理方法。而管理流程是开展管理活动、实现管理目标的有效载体。行政事业单位在进行固定资产管理时,应充分重视并利用其寿命周期的特点,以管理目标为指引,全面系统地梳理管理流程,综合协调资产全寿命周期不同阶段的管理目标和业务活动,实现各部门、各环节的联动机制和协同效应,实现部门间的信息对称和实时共享。

(四)实施价值管理,统筹经费资产

PAS55界定了固定资产管理与金融资产管理接口部门的内容,包括资本性投入、运营成本、资产绩效等,指出“要在实物资产管理过程中体现货币价值”。鉴于这一点,固定资产管理应改变过去以实物管理为主的模式,加强对资产价值管理的重视程度,将资产和经费统筹起来。在资产价值管理过程中,突出资产计价核算的重要性,动态、真实地反映资产价值,客观、全面地呈现资产状况。

(五)重视考评,持续改进优化

PAS55要求对资产管理的水平和成效进行绩效考评,作为改进管理工作、优化管理体系的有效依据。绩效考评是资产管理中不可或缺的环节。因此,资产管理应以管理目标为牵引,以管理流程为主线,构建科学、合理、有针对性的评价指标体系,选择合理的评价办法,有效利用考评结果,强化管理问责与激励,持续提升固定资产管理水平。

作者:徐俊杰 许瑶 单位:武警后勤学院军事经济系 武警江苏总队无锡支队财务股