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摘要：行政事业单位的资产管理一直是我国政府较为关注的领域，特别是在国家经济飞速发展的情况下，行政事业单位的资产也随之有了快速增加，但资产管理凸显的问题也越来越多，虽然实施了信息化的管理，但在内部管控上仍旧存在着一些问题。基于此，笔者以山西省农业科学院作物科学研究所为例，论述了事业单位资产信息化管理的内部控制理论，指出了当前事业单位资产管理信息化的现状与问题，并针对性的提出了应对策略，以期能够为实际工作提供借鉴。
关键词：事业单位；资产管理；信息化；内部控制
引言
对于国有资产管理信息化的推进工作，我国政府一直都较为重视。早在2014年，财政部就推广了网络版的资产管理信息系统，以此我国行政事业单位基本上也就实现了资产管理信息化，特别是实现事业单位的资产管理与监管已经实现了网络化与动态化，很多信息管理的相关事项也可以在这个信息系统中实现网络办理。然而，信息系统的要求并没有在事业单位的内部控制当中得到有效贯彻实施，一些制度明显已经不能适应系统性的要求，不规范不合理的地方也存在不少，这严重影响到了事业单位的资产管理水平。山西省农业科学院作物科学研究所是山西省政府直属的公益性农业科研事业单位，隶属于山西省农业科学院。当前有包括行政办公室、人事科、财务科等在内的6个管理机构与包括小麦育种研究室、玉米研究室等在内的9个研究机构，一共15个机构，共有在编人员112人，其中研究员18人，副研究员37人，助理研究员43人。当前研究所里也按照财政部的要求，已经安装了资产管理信息系统，实现了基本的资产管理与监督的网络化与信息化。但就目前来说，研究所在资产信息管理中，仍存在不少问题，内部控制仍旧没能得到较好管理，一些相关制度不符合信息系统的要求，在信息化的要求下，当前研究所的资产管理水平已经不符合发展的要求，需要进一步提高。
一、事业单位资产信息化管理内部控制相关理论
目前，在最新的事业单位内控管理中，对资产管理提出了五方面的要求：一是内部环境。明确了事业单位当中，领导与员工对这个资产管理内部控制是否重视，重视到何种程度，相关管理制度是否规范，相关制度的执行力度是否到位，资产管理信息化是否培训到位，内部管理控制是否已经在部门切实实施，等等，这些基本情况都决定着单位内部控制的基本环境。二是风险评估。资产管理的风险主要来自几方面，资产使用的风险，管理人员的道德风险，资产的增值保值等等。同时，相关风险的评估预测，相关预警机制的建立，相关突发事件的应急机制，等等，这些相关工作都需要事先制定一个科学的对策。三是控制活动。在日常管理工作当中，资产管理的控制是否执行到位，风险目前的水平是否已经降到最低可接受了，信息系统的应用是否已经到位，内部控制制度的制定与实施是否严格按照标准，是否已经按照要求把资产管理这一内容与绩效考核相结合了。四是信息沟通。事业单位的物资采购是否做到了信息的公开透明，是否在工程招标时做到了信息的公开，是否在信息技术的相关应用上做到了规范，是否对内部控制制度进行了宣传，等等，这些内容是否时效内直接影响着资产管理的实际效果。五是内部监督。单位是否已经制定并落实了资产的监管制度，是否有固定的监管人员与机构，是否实现了内部审计的监督，是否对资产管理的内部控制的效果进行了评价，等等，这些工作直接关系到了资产管理工作的质量。
二、事业单位资产管理信息化的现状和问题
目前来看，我国事业单位基本上已经实现了资产管理的信息化。比如山西省，早在2014年财政部的要求下就已经开始实施了资产管理的数据化、信息化和网络化。而后在2015年切实开始了信息化的管理，集中在资产的配置、使用、处置与收益等诸多方面都实现了信息化。由此开启了资产管理的新篇章，实现了资产数据的亏总、调拨与报废等工作审批的信息化。当然，在实际的工作中，仍就一些单位并没有严格按照财政部的这一信息系统的要求进行自身工作的改进，山西省农业科学院作物科学研究所虽然也按照财政部的要求进行了资产信息化的处理，但没有对自身工作进行有效改进，一些地方仍旧同财政部的要求不相适应，资产的内部管理控制存在着诸多问题：
(一)资产管理制度不符合信息系统的要求
目前所实施的资产管理制度并没有随着信息系统的使用而进行变革，仍旧使用的原来的流程。比如具体涉及到资产管理的调拨、转出与报废等，都需要先填写一些单据，而后等待财政部门的审批，而后由会计来进行核销，这一点既费时费力，还不符合新信息系统的相关规定。在实施资产管理信息化中，就要求了资产的调拨与转出、报废等都可以在系统当中选取先关的资产卡片，而后在网络上填写相关单据，在网络上进行审批即可。显然，当前研究所的实际制度与要求是矛盾的。在信息系统的新规定当中，要求一些资产在使用了相关年限之后才能够申请报废，但实际上研究所目前仍旧按照资产算坏无法使用来作为报废的标准，但实际上这些资产并没有满足相关的使用年限要求，由此也就不能够在信息系统当中办理报废。而显然，这是研究所对资产的管理不够重视的表现，研究所人员没有对资产管理信息化引起相当重视，更加没有对信息系统进行全面了解所导致的。
(二)信息系统的数据录入不够详细
在当前的信息系统当中，资产卡片的内容已经是相当详细，在办理录入时也应当详尽。但目前研究所在一些资产信息的录入当中并没有加以严格重视，比如在金额、购买日期、品牌、型号、规格等等诸多信息的录入上并没有完全对应，由此出现了一些信息的遗漏。比如，一些资产信息的录入上并没有上传照片，这就使得一些资产在后期的盘点、监督、处置时，无法根据卡片录入信息与实物进行对比。在一些数量大、种类多的资产录入时，因为没有实物照片，多次出现了账实不符的情况。
(三)资产管理岗位设置不符合内部控制要求
目前在实际工作中，专门设置了资产管理员的岗位，主要就是对资产数据的填制。但因为一些原因，在资产的盘点、配置、稽核、调拨与报废等相关事项的处理上，也同样有这个资产管理员来进行处理，显然这就达不到内部控制的要求。毕竟资产的录入经办人与实际的稽核监管人员是一个人，这是不符合相关规定的。从有效监管的角度看，经济业务记录、财产保管与稽核这三个岗位应当是不能兼容的，需要几个不同岗位的人来负责，否则就极易出现内部控制风险。
(四)资产使用存在浪费现象
基本上所有的事业单位都购置过一些使用频率不高、闲置时间较长，但价格较高的资产，比如相机、摄像机、音响、车辆等等，这些资产的贬值速度很快，一旦出现长时间闲置就是巨大的浪费。目前，山西省农科院作物所就存在着这种问题，一些闲置的设备贬值块，出现了较大的浪费。对于这些资产，实际上应当由政府部门进行集中管理与调配，依靠信息系统实现资产的集约化管理，从而提升这些资产的使用效率。
(五)对资产管理的监督工作不够完善
监督工作，目前农科院作物所也做的不够。首先是岗位的设置，事项办理、信息录入与监督核查，仅仅由一个人来，这样就失去了监督的意义，实际上就是自己监督自己。对一些资产的定期盘点等，落实的不到位，相关数据没有及时录入，而对单位资产的审计管理并没有严格按照信息系统的新要求来做，没有将信息系统纳入到审计工作当中，审计手段较为落后，还是依靠原有的账簿等，没有切实利用好信息系统的数据。
三、事业单位资产信息化管理内部控制的改进措施
(一)完善资产管理制度
针对当前出现在事业单位的资产信息化内控问题，首先应当从制度层面进行重视，进一步完善资产管理制度：对那些新添置的资产应当及时录入，对资产的调拨、报废、出借、经营等都需要及时在信息系统中办理手续，在通过相关部门或领导审批之后才能够办理。对一些符合相关手续与程序的事项，可以直接在信息系统当中直接系统自动审核。同时，需要对作物所的职工加强信息系统方面的宣传，强化大家对国有资产的使用、保管与管理的认识，严肃资产管理的信息化环境，提升大家对资产管理的认识与水平。
(二)完善信息系统的数据录入工作
详实、准确，是当前信息系统的数据录入基本原则。录入员在录入信息时，需要对资产的完整数据进行录入，比如金额、数量、品牌、型号、会计凭证号、使用时间等等，都需要完整且准确，并且需要上传对应资产的实物照片，以此形成完整而准确的资产数据信息，以便于日后的盘点与核查。同时，应当标明资产的使用与管理职责，以此加强对资产使用的管理与监督。
(三)规范岗位设置，强化资产管理
资产管理员这个职位在资产信息化管理当中非常重要。基于内部控制与岗位监督的需要，应当切实按照业务经办岗位、经济业务记录岗位与审核岗位相分离的原则，明确资产管理员的具体职责与权力，确定其对资产盘点、调配、经办的职权，而把资产信息的录入这一工作剥离出来放置在会计部门，而资产最终的审核与稽查，应当由所领导来具体负责，这样相互之间就有了约束，更加利于资产的管理。
(四)实施统一保管、按需调配
对于那些资产价格高、使用频率低、贬值过快的单位资产，应当集中进行管理，依据统一保管、按需调配的原则进行管理。同时，在设置机构预算时，可以适当削减这部分的预算指标，而后在需要使用时，依据资产信息系统进行申请调配，用完后马上归还，以此来减少所里边的财政支出。同时，也间接为所里边减少了一笔保管与维修费用。
(五)加强对资产管理的监督工作
内部监督审计工作是资产管理信息化的意义所在，定期的资产盘点与资产审核是内部控制过程中必不可少的环节。审计人员依靠信息系统所自动生成的相关信息与数据来实现对资产管理的初步监督，这其中需要对资产登记录入的具体情况进行核查，比如是否及时，是否与原物一致，是否对管理责任进行了明确，是否出现资产的损毁等等。审计部门需要逐渐转变自己的审核方式，摆脱原本单纯依靠账簿的形式，逐渐转向依靠计算机来加强审计，强化审计作用，加强对审计的范围与深度，强化对资产的综合数据的审计评估，以此来提升研究所资产管理的风险水平。
四、结语
总之，把信息管理系统应用到事业单位的资产管理当中，有效结合二者的功用，以此来提升事业单位对国有资产的使用与监管水平，强化事业单位资产使用、管理、监督的公开透明，进而有效提升事业单位国有资产的管理水平，这一点是非常重要的。
参考文献：
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作者:王彬 赵成林 高伟 张丽娜 单位:山西省农业科学院作物科学研究所