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【摘要】
本文在介绍知识管理是勘察设计行业信息化发展趋势的基础上，分析行业内档案信息化建设现状及存在问题，认为知识管理的实施对于促进档案信息化管理和开发档案信息资源具有积极意义，并提出如何构建以知识管理为导向的档案信息化建设体系。
【关键词】
档案；档案信息化；知识管理；勘察设计
一、勘察设计行业信息化的发展趋势
目前我国勘察设计行业大部分单位对知识管理仅处于收集、积累的起步阶段，例如，正在逐步建设以设计数据管理为核心的应用平台，可根据需求扩展其知识库的分类，将设计成品、科研成果转化为分类专题知识库，实现资源整合共享。而行业内有的企业在知识收集、融合、利用和创新方面的建设取得了显著成果，构建了项目工程档案数据模型，集成管理档案、图书、情报资源，开发了以档案信息资源为核心的多元化数据中心、高效的数据管理系统和智能的知识利用平台，建立知识管理实施体系，实现知识资源统一整合和标准化、规范化管理，并智能推送，从而实现个人知识组织化，组织知识个人化，提升核心竞争力。勘察设计行业信息化发展从以数据管理为核心，到现在大部分以信息管理为核心，最终必将提升到以知识管理为核心。行业的发展决定了知识管理的必然性，而行业信息化的发展趋势，必将深刻地影响档案信息化建设的发展趋势。
二、勘察设计行业档案信息化建设的现状
档案管理大多经历了手工管理阶段、计算机辅助管理阶段、档案信息资源管理阶段三个阶段，部分行业领先的企业已经开始探索知识管理。随着行业内越来越多企业使用协同设计、出图管理等系统，逐步实现“从管理纸质档案向管理电子档案转变，从管理静态文档向动态电子文档过程管理转变，从只管理终版文件向工程全生命周期的文件管理转变”，逐步实现电子文件的存储、查询、共享、权限、版本控制等管理，从而奠定了实现工程电子档案全生命周期管理和进而开展知识管理的良好基础。推进档案信息化有利于推动实施知识管理，促进资源共享，但现阶段行业内档案信息化建设中仍普遍存在以下问题：一是档案管理人员容易安于现状，忙于传统的档案整理和调阅图纸这些繁琐的常规性业务工作，管理理念和工作方式没有与时俱进，缺乏开展档案收集工作的多维视角，尚未树立前端化、全过程管理的理念，没有主动地参与设计过程的管理和控制，仅靠管理手段难以验证归档电子文件的真实性、完整性和有效性。二是由于单位的设计成果、科研成果分散在各设计部门，出于自己查阅方便、保护本部门知识产权的思想，这些部门归档意识和共享意识不足，大大增加了档案部门档案收集及时、齐全完整和资源共享最大化利用的难度。工程档案归档范围广，文件内容较多，时间跨度大，归档工作在后端，档案部门难以判断归档内容是否齐全完整，十分被动。
三、构建以知识管理为导向的档案信息化建设体系
作为知识型企业，勘察设计单位历年积累的设计成果和科研成果丰硕，可挖掘利用的知识资源丰富，若这些资源不能规范积累和有效利用，无疑是对企业知识资源的巨大浪费，而丰富的档案信息资源正是显性知识的主体，因此，借助知识管理的发展趋势，做好信息化中长期规划，加快推进档案信息化建设极其重要。档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，“它不是单纯的技术现代化、手段现代化过程，也不能简单地与档案数字化、网络化建设等同起来”，它要求档案部门将信息技术运用到档案管理中去，“以档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障”。当前，对于大多数企业来说，员工对知识管理的认可度低，信息化层次和使用效率低，尚未具备全面铺开开展知识管理的条件，为此，知识管理需分三步走，第一步是夯实档案信息化基础，推动知识管理的实施；第二步是分步建设知识体系，优化资源利用；第三步是优化内部管理，完善管理机制。而对于档案管理部门来说，在这过程中构建以知识管理为导向的档案信息化建设体系可大有作为。
（一）夯实档案信息化基础，推动知识管理的实施。
以档案信息化作为知识管理的基础是勘察设计行业的必然选择，一是设计档案是设计人员的直接成果，是设计单位数量最多、价值最高、利用最频繁的信息资源；二是档案管理已有比较完善的基础，同时也已积累了大量的经过系统整理的信息资源。因此，实施知识管理，首先就要开展以知识管理为导向的档案管理，进而是以档案管理为基础的知识管理。针对行业内档案信息化管理现状，提出以下三点：第一，增强共享意识。知识管理不是某个部门、某部分人的事，需要每个部门、每个员工的共同参与，共建、共享知识资源。保护知识产权可以激励信息资源的创造与产生，但知识产权的过度保护，在一定程度上又会抑制信息资源的共享与使用。知识产权代表了智力成果创造者与投资者的利益，属于个体利益，而资源共享代表的是单位集体利益，即代表了所有员工共同使用信息资源的权利，如何平衡两者利益，增强共享意识和共建动力，是实施知识管理首要解决的问题。第二，丰富知识资源。一方面，开展数字化工作，尤其是图纸档案，将历年来大量的纸质图纸转化为电子图纸，上传到档案管理系统，并进行图纸信息著录，便于设计人员在线检索、预览图纸，促进档案信息资源的高效利用；另一方面，树立以知识管理为导向的档案管理意识，明确依据利用需求，扩宽资源收集范围，为专项知识库建设打好基础。第三，加强各管理环节的无缝对接。以档案信息化为基础的知识管理，并不仅仅是档案部门的工作，它涉及到技术管理、项目管理等多个环节和多个部门，是一个综合管理控制过程，从信息资源的形成、收集、整合到安全使用，需要各部门的有力支持和配合，不同系统间的相关数据对接和整合对于实施知识管理至关重要。知识管理需要建立在完善的标准管理、过程管理和成果管理的基础上，所以首先需要通过各种过程管理系统实现对设计过程的全程管理和对生产经营、行政管理的全面管理，这正是获取知识资源的基础，进而对已有的过程数据和成果数据进行科学梳理，从中提取有效知识，深入挖掘，形成知识地图，便于检索利用、智能推送。
（二）分步建设知识体系，优化资源利用。
知识管理的基础和核心是资源建设，目标和导向是知识服务。首先必须明确知识的来源、结构和价值，深化分析核心知识和知识服务应用的需求，从战略发展、业务流程等进行总体规划，制订目标和实施策略，然后分步建设知识库，建立知识管理系统或平台，深化数据的组织，优化数据的利用，解决各类知识资源的收、存、管、用问题，提供资源整合共享、交流指导、多维度展示及检索利用的平台，方便利用者自如地获取知识和分享知识。依据企业自身需求分步建立专题知识库是构建知识体系的基础，如建立包括行业规范、作业指导书、标准图集等的基础库，包括方案、图纸、设计资料、图片视频等的工程库，包括标准流程库、标准产品库、论文库、科研成果库、专利库等的成果库，等等。
（三）优化内部管理，完善管理机制。
无论是档案信息化建设还是实施知识管理，都不仅仅是建立系统、集中数据，更重要的是要为有效的资源获取、分享和利用创造条件，需要技术、管理和文化三重体系的支持。因此，为确保知识管理平台的及时更新、长效运行，需要优化内部管理，完善知识管理机制，包括知识管理岗位制度、知识和更新制度、知识使用规范、知识考评制度等，充分调动设计人员的积极性和主动性，引导他们改变观念，把知识管理工作纳入岗位职责，同时尽量不增加他们的工作负担。虽然知识管理在勘察设计行业的应用还处于探索阶段，但其重要性和紧迫性已逐渐成为行业共识，若能长远规划，确立知识管理发展战略，推动信息化建设，必将推动企业在科技创新和可持续发展的道路上更快地前进。无论是信息化建设还是知识管理，都不是个别部门的事情，需要多个部门合作、全员参与，档案部门应抓住机遇，在做好档案实体、信息利用服务的基础上，进一步创新管理方式和服务方式，促进档案信息资源更好地发挥其凭证价值和参考价值。
作者：叶琳芳 单位：广东省建筑设计研究院
【参考文献】
[1]中国勘察设计协会，关于印发《“十二五”工程勘察设计行业信息化工作指导意见》的通知[Z]，中设协字〔2011〕30号.
[2]郝亚力，设计公司建筑设计档案的管理特点与方法[J]，城建档案，2005（3）.
[3]黄志文，关于档案信息化建设实效性的思考[J]，档案学研究，2003（4）.
