前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的知识管理地质档案服务简介，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
地质档案是在地质调查研究、矿产勘查等活动中形成的科技档案，是地质工作活动的记录和成果。地质档案管理模式的发展经历两个阶段：第一阶段，基于实体保管的传统档案管理时代，偏重地质资料的收集与保管。地质档案种类繁多，按类型可分为：为国家进行基础建设提供相应决策服务的地质资料，如区域地质调查、化探、物探等;为工农业生产和国防、科技发展提供原料产品基地的地质资料，如矿产、石油、煤层和天然气等;关系国计民生服务的地质资料，如水文、工程、灾害、环境、地震等;为地勘经济建设提供服务的资料，如合同、协议等;不同形式和不同载体实物资料，如岩矿芯、磁盘、标本等。传统地质档案管理以实物管理为主，对环境要求高，档案损耗速度快，档案查找沿用传统人工方法，信息查找依靠手工及借阅者和馆员的个人经验，费时费力。地质档案具有较强的专业性，并且有保密性要求，普通的档案管理者往往不懂技术，经验不丰富的年轻地质工作者对如何查找地质档案的流程不了解，在查找过程中容易发生遗漏，难以有效提取所需信息。档案信息资源的服务能力较弱，未得到充分有效开发利用。第二阶段，基于信息管理的数字地质档案管理时代。特点是在继承传统档案管理的基本功能的情况下，以数字档案资源为主要管理对象、以信息技术为手段、以互联网为依托，实现档案信息的有序整合和便于检索利用。基于信息管理的数字档案管理属于我国电子政务建设的一部分。目前，我国的电子政务建设已经开始向基于知识管理的第三代电子政务过渡，作为电子政务的一部分，基于信息管理的数字地质档案管理也应融入知识管理的理念，从用户需求出发，把对知识的管理和对人的管理融为一体，对馆藏地质档案进行知识挖掘，对信息进行精简、提取、发现在信息中有用的知识单元并对其进行集合组织，使之成为使用者容易检索识别的知识信息内容。
2用知识管理思想指导地质档案服务
用知识管理思想指导地质档案服务，主要体现在服务内容上以用户为中心，为用户提供解决问题方案的服务；在服务方式上是基于档案内容的服务。除了常规的借阅、档案检索等显性知识服务，还可提供的服务有：
2.1为用户提供个性化数据处理与分析服务平台
标准化档案管理信息服务通常是根据关键字进行查找所需资料，侧重于显性知识的挖掘，信息查找范围往往局限于报告名称和关键字，对地质工作覆盖范围、工作程度、工作方法等信息无法直观的了解，导致信息查找效率低下、信息遗漏等问题。在知识管理的理念下，地质档案馆员可针对用户需求，利用信息系统检索库中资料与信息，抽取相关的报告、图件、表格等，按照标准格式生成电子报告供用户利用。该服务所提供知识产品质量的优劣取决于地质档案知识库是否有效。档案知识库的建立要经过“知识积累—创造—应用—形成知识平台—再积累—再创造—再应用—形成新的知识平台”的循环过程后逐渐成长，逐渐成为信息查找更可靠的来源。
2.2逐步开展地质档案数字化和数据挖掘工作为知识创新服务
知识管理强调的是知识的创新,而有价值的情报产品是通过有能力、有经验的档案管理者才能综合提取和归纳出来，这种提取和归纳从某种意义上来说属于数据挖掘工作。我国信息技术普及程度很高，但因人力物力的限制，目前地质档案的数字化程度并不令人满意，尤其是原始地质资料，数字化和共享程度都很低，数据挖掘工作更受此限制。地质档案管理应平衡多方诉求，合理制定计划，逐步开展档案数字化和数据挖掘工作。一方面，地质单位面临激烈的市场竞争，可通过需求分析将更多的资源投入到见效速度快的情报资料以及其他即时研究得出的信息。这里就需要分析档案使用者的需求，可采用分析借阅数据或建立在线交流等开放式的交流方式，根据业务需求，优先开展该类情报收集和数据挖掘工作。另一方面，地质单位还承担着基础科研的任务，应分主题、分阶段，由有经验的地质档案管理员和技术工作者选取有价值的档案进行数字化和关键信息提取，使地质档案充分发挥应有的作用。
3显性知识和隐性知识的有效转化是地质档案知识服务的关键
地质档案知识服务的质量取决于知识库的有效性，目标为最大程度将组织成员的隐性知识和显性知识都积累到知识库中，满足地质技术人员的知识创新需要。需要强调的是，隐性知识只有通过显性化才能被更多的人员应用，真正发挥它的最大价值；显性知识只有变为档案管理员自身的隐性知识才能在工作中得以应用。因此，在知识管理流程中，它们之间的相互转化尤为重要。依据SCEI模型，显性知识和隐性知识的转化过程为经过社会化、外部化、综合化、内部化4个过程来实现个人之间、个人与组织之间知识的传递，并形成一个不断成长的知识螺旋。下面分别就地质资料知识管理在每个过程应注意的问题阐述如下：社会化过程是指个人将自己的隐性知识交流和分享给他人的过程。这里的个人，既包括地质档案管理员，还包括一切与地质档案有关的人员。一方面，地质档案管理员应通过各种方式向档案使用者共享和传递隐性知识，如特殊资料的查找、系统使用办法培训等；另一方面，年代较久远的地质资料由于技术人员的更新换代逐步被遗忘，新的技术人员往往因不了解历史资料，或查找资料困难，费时多而难以找到有用的信息而不去查找。珍贵的历史地质基础资料渐渐被尘封在库房中失去利用价值。如果地勘单位不能很好地管理其所获得的知识，将有失去其知识基础的风险；档案管理员应及时与经验丰富的老地质工作者交流，鼓励他们用书写、讨论、演讲、辅导等形式来共享和传递隐性知识，并通过对地质档案进行加工，如档案数字化、档案标引、数据库建设、资源整合等方式，分期分批的进行馆藏资源数字化加工和专题建设，提高信息保障水平和供给能力，使用户获取信息和知识的需求得到满足。外部化过程是指地质档案管理员在工作中将自己的隐性知识沉淀和转化为显性知识的过程；地质档案管理员可通过OA系统中规章制度、文档工作流、地质档案知识库建设、技术论坛、搜索引擎、数据仓库和在线分析、数据挖掘和知识挖掘等进行知识的转化和积累。其中，地质档案知识库的建立是地质单位知识积累和再积累的关键，是促进知识再创造的基础。综合化过程是将转化得到的零碎的显性知识转化和组合、系统化的过程，是个体成员在接受显性知识以后进行理解消化，并用专业的语言表述出来的一个过程。只有经过深刻理解和消化，个体才能形成自己新的显性知识。接受新的显性知识的个体成员通过技术论坛等平台交流，可促进档案管理者和使用者之间的知识交流，建立尊重知识的内部环境，并最终形成组织的一般显性知识，为组织的工作提供支持。知识综合化的有效手段有知识库管理、文档管理、数据库搜索等。内部化过程是指地质档案管理员通过学习和交流形成自己的隐性知识的过程。地质档案具有较强的专业性，覆盖面广，对档案管理员的知识、技能等综合素质提出了更高的要求，档案管理员应重新认识自己的角色，从单一角色向多元化角色转变，改变以往人们印象中的档案管理人员素质低的局面。随着计算机和互联网技术的普及，地质档案的用户对档案信息的加工、存储、查询、利用等有了新的要求，在知识管理理念下的地质档案管理员需具备的素质有：熟悉本单位地质业务专业知识和业务流程，如地质环境调查、工程物探勘查、遥感与信息技术等；掌握主流专业软件使用方法，如MAPGIS、ARCGIS；掌握和利用各种信息技术，如智能搜索、推送技术、知识发现、数据融合，为实现构建知识服务窗口，信息、知识的有效共享与服务提供可能性。
4结语
将知识管理应用于地质档案管理，虽还未取得档案界的共识，有待于认识的深化和实践的检验。然而，知识管理在临近的图书情报文献学等学科领域产生了深远的影响，必将逐步影响到地质档案管理中来。在知识管理的理念下管理地质档案，不再是规范化的信息资源的收集和组织,而是从使用者的角度出发，充分利用和调动地质档案工作者的智慧分析问题和解决问题，为地质工作者知识再创造提供更到位的服务。
作者：钟智琼 单位：北京市地质研究所
