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档案登记和编码就是对已筛选的档案信息进行加工的过程。档案信息的存在方式多种多样，这给档案的管理和利用带来了不便。因而，这一环节中，将档案信息转成可检索利用的档案知识时，需要制定统一的档案信息分类标准和著录标准，而不是简单地依据档案的载体形态来进行登记和编码。其中，编码应该根据档案内容的属性，提取其相关的内容单元作为关键词，以便不同档案信息之间的链接，实现档案知识信息的共享。档案存储就是档案知识信息保存在档案知识库中，随着档案管理的电子化、网络化，如今完成档案存储环节的工具主要是各种档案管理系统。同时，为防止档案知识信息的意外受损，在这环节还要做好档案的备份工作。档案利用就是对档案知识信息的使用和服务用户的过程。档案工作“三个体系”的提出，扭转了过分注重档案保存而忽视档案利用的倾向。档案利用的实际效果是对档案知识管理其他环节的绩效评估，在一定程度上，档案利用是档案鉴别、档案登记和编码、档案存贮的参照点。同时，档案利用也是档案知识管理的根本目的。
二、档案知识管理进程中应解决的几个问题
1.档案知识表征问题。档案知识管理的实现依赖于档案信息的编码和存储，即档案知识信息的表征，有的也称之为档案知识信息的知识表示。所谓的档案知识表征就是档案信息在系统或组织内的建构和再认的方式。档案知识管理最终目的是为了档案知识信息的有效利用，因而，档案知识信息在档案管理信息系统内的表征形式应符合用户的认知习惯，应与用户的记忆形式相对应。研究表明：知识大部分以分布的形式存储在大脑的神经元之中，神经元之间相互联结，当存在知识需要时，这些联结就会相互激活，共同形成所需要的知识内容。因此，在对档案信息进行编码时，应将档案信息分解为不同的知识单元，并将这些知识单元登记入档案管理系统，形成共同的知识网络。当前，云计算影响深远，它可以实现数据的分布式表征，档案的知识信息可以在不同的网络节点存储，在用户利用档案信息时，系统可以进行并行分布加工，提高档案信息的输出效率和精确性。同时，云计算也实现了档案知识信息的云备份，即使某一节点的数据受损，也不影响档案知识管理系统的正常运转。
2.知识共享问题。通过对档案知识信息进行分布式表征，依据一定的标准将离散的档案数据集合在一起，为档案知识共享奠定了基础。然而，实现这一目标就要求档案部门构建知识库。知识库的构建并非一朝一夕能够完成，它是一个系统的工程。不同的档案，构建知识库的方式也就不同。如，诚信档案就需要全国银行系统共同建设；而人事档案则是由各级人事部门和人才市场共同建设；档案馆的特色档案知识库建设却由该档案馆独自建设。值得一提的是，这些不同档案的知识库的兼容和链接至关重要。
3.资源集成问题。由于在档案知识管理过程中遵循了分布式知识表征的方法和途径，因而实现了不同档案信息的可链接性，为档案知识信息的共享奠定了基础。随着社会的不断进步，广大民众对于档案信息的需要也呈多样性的趋势。然而，传统的档案管理依据档案的载体形态及档案信息的属性进行分别管理，造成了不同档案之间存在着人为的鸿沟和壁垒，不仅不利于档案的管理，更不利于用户的使用。档案的知识管理消除了这样的障碍，对档案知识信息内容进行分布式表征，可以将不同载体、不同内容、不同功能的档案信息整合在一起，实现了档案资源的集成管理。当然，档案资源集成管理的实现离不开信息技术和网络技术的支撑。当前，档案资源管理系统也五花八门，不同类型的系统之间兼容性较差，容易造成“信息孤岛”现象，也不利于档案知识信息的一站式服务。因此，实施档案知识管理，不仅要实现档案信息内容的集成，而且要管理系统的软硬件的表征的一致性，这样知识管理才能落到实处。
三、档案知识管理对档案服务的启示和影响
1.树立了“以用户为中心”的档案管理理念。知识管理本质上就是通过对知识对象的加工，从而实现知识的创造和增值。档案部门通过实施知识管理，可以促进档案数据的加工和利用，从而加快我国档案事业“三个体系”建设的步伐。档案知识管理扭转了传统档案管理以藏为本的管理理念，树立了“以用户为中心”的管理理念。如今“，以人为本”的科学发展观理念已经深入档案工作的各个环节。档案知识管理的各个流程也应体现“以用户为中心”的原则。其一，档案知识管理的流程应与人类获取知识和利用知识的过程是一致的，应充分考虑人们的知识建构的特点；其二，要能够理解档案信息用户的知识获取习性。用户在获取信息的过程中，希望能够经历较少的步骤，较容易地获取所需信息。因而，档案管理信息系统的设计，应根据用户的需要来引导整个界面的设计，应使用嵌入式技术和分布式数据可技术，实现用户检索档案信息和获取信息的一站式服务；其三，应重视用户的参与和互动过程。档案知识管理不仅仅是提供可检索、可获取的档案知识库，还应提供用户和档案部门、用户之间交流互动的平台，不仅能够更好地服务档案用户，还可及时反馈档案管理过程的不足，实现档案知识管理的可持续发展；其四，注重用户的情感体验。愉悦、积极的情绪可以促进用户的身心健康，也可提高档案服务的效能。不论虚拟的，还是现实的档案服务，档案工作者都应注重服务的细节，一言一行、字里行间都显露着你的态度，对于用户也产生着潜移默化的影响，影响着他们的态度和情感。值得注意的是，在遇到问题时，档案工作者应本着“以用户为中心”的原则，不能简单地将造成问题的原因归咎于用户，要有同理心，能够设身处地地替用户着想，能够理解用户所处的情境。
2.档案知识管理使得档案信息个性化服务成为可能。个性化信息服务是指能够满足用户个体信息需求的一种服务，也就是说，用户可以根据自己的需要，自己设定信息的来源方式、表现形式等或通过对用户个性、使用习惯的分析而主动地向用户提供其可能需要的信息服务。档案知识管理使得档案信息有序组织，也可根据知识单元进行组合，形成不同的档案知识主题。用户可根据自己的认知需要，确定自己的档案信息需求，并从档案知识库中找到自己所需要的知识。随着Web2.0甚至于Web3.0的广泛应用，用户在获取信息的同时，可根据自己的知识结构来编辑、修正、补充档案知识库的相关内容，这样的互动不仅有利于档案知识管理的完善，更为主要的是让用户确立了自身的主体地位。此外，档案工作人员也可根据用户的身份信息、知识背景以及其过去信息索取痕迹，明确其可能的档案信息需求，通过RSS技术进行个性化档案信息服务推介。简而言之，档案知识管理的实施改变了档案数据的存在方式和加工方式，使得档案信息个性化服务变成现实，促进整个档案事业的更大发展。总之，档案知识管理的实施是知识经济发展的必然，也是提高档案利用水平的有效路径。在实施档案知识管理过程中，应遵循“以用户为中心”的原则，根据用户的知觉习惯，将档案知识信息分解为一个个小的知识单元，分布存储于管理系统内，从而实现档案知识的共享和使用，也使得档案信息个性化服务成为可能。
作者：高国华 单位：苏州大学档案馆
