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摘要：为确保档案管理工作能够完美服务于企业的发展，本文在分析当前档案管理模式及形式的基础上，提出了将知识管理与数字档案馆相结合的管理方式，为实现企业档案管理的数字化、网络化企业的高速发展提供动力。
关键词：知识管理；档案管理；知识经济；核心竞争力
当前，全球经济正处于高速发展的年代，且21世纪已经进入了知识经济时代。在新形势下，企业的发展面临由经济环境和组织所带来全新的挑战。一个企业能够稳定、高速的发展在一定程度上取决于该企业的知识储备量及质量，高质量的知识是为企业提高竞争力的主要手段。故，加强对企业的知识管理，包括对企业内部知识的获取、存储、学习、共享及创新，提高企业内部员工的生产能力，提升企业整体的竞争能力。此外，企业的发展除了自身知识的储备外，还与其所掌握的信息息息相关。在市场竞争中，企业可以根据其所掌握的信息资源对市场进行预测，并根据自身发展现状及规划做出相应的决定，使其符合企业的发展要求，最终达到提升其竞争力的目的。
一、加强知识理念，创建知识共享的企业文化，提倡组织学习
1.全面收集知识
所谓收集知识指的是知识获取的途径。当前获取知识的途径包括有从企业内部和企业外部获取。从企业内部获取的知识包括有：与本企业相关的技术、制度等生产知识；从企业外部获取的知识包括：相关行业的市场信息及相关行业的企业动态。因此，获取知识的途径除了企业内部自身研发外，还可以采用联盟、并购等手段从企业外部获取知识。一般的，从企业内部所获取的知识属于非显性知识，该类知识的特点为不宜被人分享与交流。企业内部知识的高度个人化使得其转移困难，高度个性化使得不易被掌握等特点。因此，企业内部为加强隐性知识的交流与分享，应通过技术、经验交流以及人际交往等形式交流学习。
2.构建创新型企业文化
知识的相互学习是企业内部相互沟通的实现，且为了保证知识的高质量传播，企业领导应为企业提供一个相互平等的交流与分享的平台，以提高知识管理的有效性和实用性。为实现上述目标，企业内部必须先形成一股自愿交流、学习、讨论的氛围和文化，该文化氛围能够促使企业内部员工积极、自愿的进行交流与分享知识。该文化氛围除了依靠员工的自觉实现外，还需企业建立相应的考核奖励制度，加强对新知识产生的鼓励，全面提升企业分享、交流知识的积极性。
二、提高企业档案者素质，隐性知识到显性知识的转化
1.企业档案知识管理者的塑造
企业档案管理人员在企业知识管理体系中扮演着重要的角色。具体表现为：企业档案管理人员能够一手获取知识内部的显性知识；企业档案管理人员还可以拥有获取企业知识的独特手段。简单的说，企业的档案管理是对该企业知识进行管理的第一步，包括对该企业技术、图标、商标以及专利等资料的管理，可想而知企业档案管理人员对企业发展的重要性和独特性。因此，需加强对企业档案管理人员的培训，不断提升其专业素质，为企业发展奠定基础。
2.隐性知识到显性知识的转化
一般的,隐性知识所指的是企业员工在实际生产中所产生的灵感和所积累的经验。其中，灵感是主体在外界事务的刺激下在某一瞬间所产生的想法，主要存在于主体的头脑中，具有可不预知性。也就是说，灵感一般不易被分享与交流。经验也分为显性经验和隐性经验。其中，显性经验指的是企业员工在实际生产中所积累的操作经验，可进行分享与交流。隐性经验指的是在企业员工在实际生产中所积累的潜意识，不易分享与交流。对比隐性经验与显性经验可知，隐性经验具有是企业员工的个人财富，是对其多年工作的总结与升华，很难被分享与交流。为实现企业隐性知识到显性知识的转化，加强企业内部知识的交流与分享，企业必须在一定的文化氛围下为员工知识交流与分享提供一个平台。基于该平台企业可以出版内部刊物、建立企业系统知识平台。此外，企业员工基于该平台积极主动学习，并积极参与各类交流学习。
三、建立知识管理体系
建立知识管理体系，主要任务包括基础数据整理、系统建设和制度完善等三方面的工作：一是围绕提高档案资源的利用效率开展全面的数字化；二是开展信息系统建设；三是完善了管理制度流程。
1.信息资源数字化
知识管理的目标是实现知识的有效利用，作为知识载体的基础数据是知识管理的对象，因此知识管理体系建设的核心是数据，电子化的数据是信息化条件下实现知识资源高效利用的前提。企业对以档案为核心的知识管理相关数据进行梳理、分类，分别采用数字化加工、系统集成导入、业务过程收集等手段实现信息资源的数字化。
2.管理设计系统化建设
企业根据自身生产需要，经过需求分析，逐步实现在管理和生产活动中，建立先进的信息管理系统，从各个角度记录保存单位的科研管理活动，通过系统集成自动把其中有价值的知识资料采集到知识管理系统中，可极大提高资源收集的效率。企业将OA系统、PDM（产品数据管理）、TDM（试验数据管理）系统完成集成。
3.管理保障制度化
所有为知识管理体系配套的管理保障措施都要围绕保障知识基础资源能够得到源源不断的补充，补充的过程规范、清晰、职责明确、数据全面且受控。采取的措施包括：规范流程，明确职责，确保各类数据得到持续采集。开展针对产品研制数字化过程中产生的电子文件纳入档案管理体系的研究，针对数字化设计和制造过程中的三维模型的管理与信息化队伍一道成立应用研究团队，协同推进档案管理信息化与企业工程信息化共同发展。
四、从档案收藏中心到知识创新中心的建立
为提升企业内部知识管理的效果，应根据企业的实际状况建立相应的知识管理体系，并将企业所属的档案管理中心升级为企业内部的知识创新中心，并建立与知识管理相关的数字档案中心。基于知识管理的数字档案馆除了满足传统档案管理的功能要求外，还需满足以下要求：
1.信息管理功能
在传统档案馆办公自动化、档案管理信息化的基础上，进一步优化信息管理功能，使其能够实现对档案的接收、加工、存储、检索以及保护等功能。
2.知识管理功能
根据企业的实际情况，建立与企业相关的给类知识管理库。该知识库不仅包含档案相关知识，还包含了与档案相关的外部知识。除此之外，数字化档案馆为企业员工建立可检索技术知识的平台，建立相应的知识管理系统。
3.知识服务功能
基于知识管理的数字档案馆不同于基于信息管理的数字档案馆，其知识服务功能由传统的档案及档案信息提供转变为根据用户的需求直接提供。知识服务功能从一定程度上优化的数字档案馆的功能，确保用户能够得到全面、个性化的知识服务，为知识的创新与共享提供了平台。
4.人本管理功能
基于知识管理的数字档案馆需从人和技术两个方面实现人本管理功能。具体表现：以技术为基础，建立相应的知识管理系统；以人为基础，加强企业内部以人文本的管理策略，使得每位档案管理人员均能够在其岗位上发挥其关键作用。
5.系统无缝链接化
在基于信息化的数字档案馆功能的基础上，丰富其功能，以实现档案管理的自动化功能。故，基于知识管理的档案管理系统能够实现与原系统的完美兼容，实现与原系统功能的无缝衔接，进而达到了相互协作的目的。此外，基于知识管理的数字档案馆并不是由基于信息化数字档案馆功能基础简单叠加而成的，需要在原有数字档案馆功能的基础上对其所产生的信息进行处理，最终达到最档案管理的自动化、流程化、便捷化以及智能化，使其能够更好的为企业发展提供动力。
6.资源加工专深化
为确保基于知识管理的数字档案馆所具备的功能能够服务于企业发展，因此需不断强化对知识的处理力度。故，在实际生产中基于知识管理的数字档案馆将其工作重心放在对知识及档案的深层次处理中，往往降低了其工作效率。故，需要档案管理人员根据自己对知识及档案的理解，对档案及知识进行管理和加工，进而提升了信息的利用价值和利用效率。
7.搜索便捷化
为了确保企业员工能够更快、更精确的搜索到与项目相关的知识和档案，需要为基于知识管理的数字档案馆建立更便捷、细化的知识及档案搜索引擎。该搜索引擎基于一定的知识搜索算法，实现对知识、档案信息的全面搜索，并将搜索所得信息进行深层次分析，发现所搜索出的信息是否包括有相关隐含知识。因此，基于知识管理的数字管理系统能够实现对档案及信息的便捷化搜索，为提升档案及知识的内在价值。
8.服务智能化
不断提升基于知识管理的数字档案馆服务的智能化水平，其智能化水平主要体现在以下几个方面：（1）数字档案馆能够记录用户平时的搜索记录，并分析用户的搜索记录为用户推荐知识；（2）系统为用户提供与搜索相关的管理工具，并为用户提供先进的管理策略，使得用户能够快速的搜索到所需的知识及信息；（3）基于知识管理的数字档案馆为用户提供智能化服务，根据用户的个人情况，为用户推送其可能感兴趣的版块和更加智能化的知识单元。
9.知识交流网络化
基于知识管理的数字档案馆的知识交流是依靠网络实现的。而且企业知识是在不断交流和分享的基础上才能加快其创新速度，故档案管理系统能够全面基于网络实现对知识及档案的充分交流与分享。因此，基于知识管理的数字档案馆在知识交流网络化的基础上，充分发挥数字档案管理的优势，使得企业的知识及档案能够尽快得到转化与创新。综上所述，适用于我国企业发展的档案管理将遵循知识管理的制度，并在此基础上有传统信息化档案管理发展为数字化档案管理。因此，为了加快我国企业的飞速、稳定发展，应将知识管理理念应用于数字档案馆中，丰富档案管理工作的功能与特征，将档案管理从传统的仅有的档案管理功能发展为知识创新中心。
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作者:王力弘 单位:北京宇航系统工程研究所
