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一、档案的价值
对施工企业而言，各施工单位可以借助过往形成的工程档案，为以后的施工进行良好的准备与学习。对组织内部而言，施工组织也可以通过各时期形成的工程档案，对内作为凭证、参考、沟通和互动的工具；对组织外部而言，工程档案可以说明该组织的施工情况与发展历程，了解其施工效果与效率。事实上，作为信息世界的一份子，工程档案是珍贵的一手施工记录物，其功能包括累积先前的施工经验与知识、证明施工组织的运行效率、促进不同利益相关者之间的互动与凝聚、以及提供施工权利的合法正当性，同时也是了解和认同组织自身、社会要求的来源，也是传播市场、社会与文化价值的媒介。由此看来，工程档案不仅只是一种传达信息的媒介，更是形塑施工组织资产与先前施工情况的重要材料。因此，若是没有编制并保存完整确实的档案资料，除会造成知识与经验的断裂和证据凭证的消失外，更重要是许多历史发展脉络与事件真相将可能无法原貌在未来无法重现，使得施工组织及其利益相关者的整体记忆与资产丧失其原有的真实与完整性。
二、工程档案编制质量管理的提升措施
（一）完善工程档案编制的制度与责任体系
首先，完善档案编制的相关制度。目前在工程档案的编制过程中，存在着一定的问题，而这些问题归根结底的原因在于制度方面的不完善，难以做到依法管理、依规编制。因而有必要在制度完善方面下功夫，这需要做好如下几点工作。一是对于编制程序与管理程序进行强化。建设单位在整个建设工程招投标、合同签订等的过程中，应当在标书与合同中添加关于工程档案方面的内容与要求。二是构建档案的临时检查规范。这种制度体系应当由工程建设的主管部门进行领导，进而将档案编制部门、城建档案管理部门等的工作融合进来，对于整个施工过程中的档案编制情况进行定期的检查，从而及早发现问题所在，并加以改进。三是配备必要的工程档案编制与管理体系。不管是建设单位或是施工单位、管理单位，都应当设置专兼职人员岗位，进行定期的沟通与合作，并向城建档案管理部门取得联系，确保落实好档案编制过程中的各项工作。其次，完善档案编制的责任体系。建设、施工单位及各参建单位应依照法律法规相关规定，自觉履行建立和完善建设工程档案的职责。建设与施工单位对工程档案的重视程度，是建设工程档案归档是否完整、准确的关键因素。建设单位要做好工程前期文件材料的收集，并督促施工单位按期完成竣工档案及竣工图的收集与整理。施工单位要在布置施工任务的同时，安排布置工程竣工文件的收集与编制工作，确保竣工文件的形成与施工进度同步，工程验收交接与建设工程档案同步交接。对于设计修改较多的建设工程，施工单位应及时做好竣工图的修订编制工作。
（二）强化组织宣传工作
一是在工程档案编制中加强倡导职能分析。工程档案的编制决策主要是以档案编制者职能为出发点，因此了解档案来源的职能内容与性质成为非常重要的工作，这也即在现行以内容为主、职能为辅的编制方式中，职能分析成为形成档案编制和保存决策的基础，因此档案部门应加强倡导职能分析的作用与功能，让档案编制人员了解其对档案编制与保存的重要性。其次，在实际的档案编制过程中，应当根据工程内容进行分类，并根据工程不同工作的特征来进行分类编制。在这种背景下，工程档案编制过程中，有必要在编制规范中明确工程内容的类别，从而以指导具体编制工作的有针对性。二是强化档案编制部门的主动权。在档案的形成过程中，档案部门扮演重要的角色。除行政程序上的限制外，档案部门的心理因素会影响编制工作的进行。基本来看，档案部门通常会认为自身对具体的施工业务知识与能力有所欠缺，因此无法在档案编制的内容上扮演积极的功能。此外，档案部门也会倾向于将自己定位为只是一个档案保存单位，只要确实保管好业务单位所需的档案即可。再加上档案部门也普遍认为工程管理人员并不重视他们，在工程组织内部的地位低微，更使得档案人员认为档案部门的角色与功能都不如具体的施工单位重要。尽管外在因素能够限制档案部门的角色与功能，但档案人员也需要不断突破自己的心理因素，积极加强本身在工程档案编制内容方面的知识与技能外，还应加强与业务单位人员的合作，多加培养对工程业务专业性的了解，让自己具备更多的专业知识与技能，争取在档案编制内容方面的主动权，这也可以使其在工程组织内部扮演更积极的角色。
（三）提升档案部门人员的业务水平
一是协助工程档案人员建立工程内部的职能轮廓。除强调和倡导职能分析的重要性，改变编制标准重点外，档案部门还应制订相关的分析方法或策略，积极协助各施工团体进行本身的职能分析工作，并进而将这一工作与档案编制工作相结合。此外，档案部门还可扮演协调的角色，借助协助各施工单位建立职能轮廓，从宏观或全面的角度提供可能的全面保存建议，让各施工单位除从本身的角度思考档案的编制之外，还应从企业整体的立场着眼，决定其档案编制的优先级。二是推广档案专业培训与教育。普遍说来，工程档案人员的档案编制意识薄弱，并且对工程价值的内涵、形成过程与应用等方面的了解有限，使得他们在工程档案的编制决策上无法扮演更积极的角色。因此，加强工程档案编制人员的相关知识与技能，使之认识到档案编制与管理工作不仅是为工程提供施工上的参考，更要为日后的相思施工奠定良好的基础。为此，建议档案管理部门定期开办相关课程，提供工程档案人员更多进修的机会，来强化他们的专业知识与技能。此外，也建议档案管理部门与大专院校相关科系合作，通过设置学科的方式，在正式教育机构当中培育更多的工程档案编制专业人员。
（四）充分应用信息化技术
在档案编制过程中，信息化技术的应用的突出体现是充分应用数字技术来对资料进行收集、分类、编码、储藏等工作。这种数字技术的应用能够有效的提升档案编制的效率。当然，在使用过程中，也应当注重如下两个方面的问题：一是数字技术应用的安全性问题，必须做好防火墙技术，避免档案信息资料的外泄；二是提升员工信息化技术的水平，从而能够确保各种较为先进的技术得到有效的利用。
作者：曾云云 单位：隆阳区城建档案馆
