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摘要:编制外用工是高校后勤用工的主要形式。自2008年《劳动合同法》颁布施行，2012年《劳动合同法》修改及国家普法工作的不断深入，如何规范外聘员工管理，避免劳动纠纷成为高校后勤重点工作之一。本文主要分析了高校后勤用工几个关键环节可能面临的法律风险，同时就各环节风险的防范提出了相关措施。高校后勤外聘员工管理须在遵守法律规定的前提下结合外聘员工特点，注重外聘员工管理工作的细节，注重用情感进行管理。
关键词:高校后勤;外聘员工;招聘环节;劳动合同;法律风险;风险防范
高校后勤服务保障工作是学校教育教学工作的基础和保障，是确保学校安全与稳定的重要环节。而高校后勤服务保障工作的主力军是外聘员工，外聘员工在提高后勤服务效率、服务质量、服务水平中发挥了重要的作用。随着2008年《劳动合同法》的颁布施行以及国家普法工作的深入，公民维权意识不断提高，学校与外聘员工劳动纠纷案件不断增多，甚至有外聘员工为维权大闹学校的事件屡见报端。高校后勤如何规范外聘员工管理、避免劳动纠纷、防范用工法律风险是高校后勤管理工作的主要任务之一。高校后勤外聘员工的管理从招聘到离职的每一个程序或环节都或多或少存在一定的法律风险。注重外聘员工过程管理的规范性和合法性可有效避免劳动纠纷，防范用工法律风险。
一、招聘员工时的法律风险及防范
通常一个企业或单位在招聘员工时都要进行入职审查，实践中入职审查的主要内容有年龄审查、身份审查、劳动关系审查、资质审查和身体健康审查等。高校后勤工作岗位，特别是一些非技术性的工勤岗位对员工的年龄、文化素质及技能等各方面要求不高，很多剩余社会劳动力都能满足后勤用工招聘要求，因此在高校后勤招聘员工时除了按照一般用工单位对劳动者的信息审查外还要着重经历经验审查、年龄审查和身体健康的审查。
(一)最低年龄审查
后勤某些工作岗位，如宿舍值班、保洁、绿化管养等岗位，其劳动强度不大，对劳动者文化素质、专业技术要求不高，随着国民生活水平的提高，从十几岁的青年到退休年龄的人均能胜任这些工作。由于后勤可招聘人员的年龄范围较大，故年龄审查，特别是最低年龄的审查是后勤招聘员工时的重要内容之一。《劳动法》规定，用人单位禁止招用未满16周岁的未成年人。《民法通则》规定，年满18周岁的公民为完全民事行为能力人，而年满16周岁以自己的劳动收入为主要生活来源的公民视为完全民事行为能力人。可见，我国法定的成年人为年满18周岁的公民。《禁止使用童工规定》第十条规定:“对使用童工的单位或个人，劳动行政部门应当责令其立即将童工送回原居住地，童工被送回原居住地所需费用，全部由使用童工的单位或个人承担。”关于招聘员工年龄的规定，法律只对最低年龄进行了限制，对最大年龄则没有限制。用人单位可以招用年满16周岁未满18周岁的未成工，但是对于未成年工，国家法律对其实行特殊劳动保护。因此，后勤在招聘员工时，应对应聘人员的最低年龄进行审查，最好招用年满18周岁的成年人。
(二)健康审查
《违反和解除劳动合同的经济补偿办法》通知(劳部发［1994］481号)就劳动者患病或者非因工负伤后用人单位解除劳动合同的条件以及劳动合同解除后如何发放经济补偿金和医疗补助费进行明确规定。在劳动者患病或非因公负伤治疗期间，用人单位不能以劳动者生病住院为由与劳动者解除劳动关系，劳动者享有一定的医疗期。同时，职工患病或非因工负伤治疗期间，在医疗期内，用人单位仍需继续发放生病职工的工资、疾病救济费和医疗待遇。后勤岗位招聘时，除了与一般用人单位一样除对入职健康进行审查外，还应看劳动者的智力、精神状态是否正常。健康审查时，岗位不同健康审查的项目也尽不同。如食堂岗位，在招聘时就必须明确要进行体检，具备餐饮人员健康证后方可录用。另外，实践中某些高校后勤部门为节约用工成本，往往会招聘已达到退休年龄的人，而这部分人群的患病几率要大于年轻人。因此后勤对员工入职健康审查，对患有某些潜在对工作不利疾病的员工也不能录用。如宿管值班工作会经常熬夜，保洁工作人员会经常低头劳作，患有高血压、心脏病等疾病的人是不适宜录用到这些岗位工作。
(三)其他基本信息审查
高校后勤招聘员工时，除了健康和年龄外需审查，员工的基本信息，如学历、工作经验等也是招聘时需认真核查的信息。制作一张《员工入职信息登记表》，让员工如实填写并提交相关证明资料复印件，必要时需对证明原件资料进行核实。同时入职人员是否有刑事、吸毒、赌博等信息也是招聘人员时，必须了解的信息，这些情况决定员工管理的难易程度以及岗位的安排等。同时，后勤在招聘外聘员工时还需注意招聘人员中亲戚、同乡人数的把控，该问题的审查主要避免后勤员工集体跳槽、集体辞职或是集体罢工影响到后勤服务保障。
二、合同签订环节的法律风险及防范
(一)选择多种用工方式
《劳动合同法》颁布施行后，为进一步规范用工，高校后勤在用工形式上采取了多种方式结合。高校后勤外聘员工的用工方式主要有劳动合同制、劳务合同制、劳务派遣制、返聘制和非全日制用工制。在选择运用上述哪种用工方式时要根据后勤工作的需求，根据岗位的性质和特点以及员工的素质等决定。高校后勤中有些管理岗位、骨干岗位、重点岗位，考虑到用工的稳定性可以由学校与劳动者直接签订劳动聘用合同，如水电工、厨师长以及后勤各块工作的外聘管理人员就可以采用此用工方式。对人员流动快、技术要求不高、人员可以随时补充的岗位可以采用劳务派遣用工方式，劳务派遣用工的临时性、辅助性等特点，决定劳务派遣模式成为后勤外聘员工的主要方式。后勤岗位的某些工种，如绿化养护、保洁、食堂杂工、垃圾运输、员工宿舍清扫等，劳动者每天只需两到三个小时，甚至更少的工作时间就能完成工作，而该工作又属于每天必干的工作，这些岗位均就可采用非全日制用工方式。退休返聘制，是指用人单位通过劳务协议方式聘用已退休人员的用工形式。对于那些工作劳动强度小的后勤岗位可采用该模式，如宿舍值班人员、保洁工作人员、供水值班员、绿化管养员等可招聘退休人员。上述每一种用工模式均有其优势和不足，高校后勤要综合岗位职责需求及便于管理、降低成本等因素考虑选择用工方式。
(二)及时签订劳动合同
《劳动合同法》第八十二条规定:“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。用人单位违反本法规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的，自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付二倍的工资。”用人单位不及时与劳动者签订劳动合同，可能会承担不利的法律后果:即支付双倍工资、可能还要订立无固定期限劳动合同。实践中，很多高校后勤部门考虑到外聘员工流动性大，流动较快，为省事，往往在员工刚入职时不愿意与员工签订劳动合同，或是员工觉得自己待的时间不长或是不想受劳动合同的约束而不愿意签订劳动合同。与劳动者订立劳动合同是用人单位的法定义务，只要有用工就必须签订劳动合同，不能因为用人单位或是用工者的单方面的任何原因而免除。因此，只要有劳动用工，无论是劳动合同还是劳务合同，后勤部门都要与劳动者签订劳动合同。
(三)全员签订劳动合同
后勤外聘员工时，除了在发生用工时及时签订劳动合同，还要注意要全员签订劳动合同。所谓全员签订就是后勤招聘的所有员工，无论哪种用工方式，每个员工都应与学校(或学校授权后勤部门)签订劳动合同或劳务合同或是在劳务派遣单位与劳动者签订劳动合同后，后勤部门与劳动者签订《上岗协议》。这有利于对劳动者进行管理，有利于劳动纠纷的处理。
(四)注意劳动合同签订形式
《劳动合同法》第十条规定:“建立劳动关系，应当订立书面劳动合同……”第六十九条规定:“非全日制用工双方当事人可以订立口头协议”。劳动合同作为劳动关系双方当事人权利义务的协议，有书面和口头两种形式。实践中，高校后勤招录人员很多是由朋友、亲戚、熟人介绍，碍于情面或觉得麻烦，双方就劳动相关事宜只做口头意向承诺，而不签订正式书面合同。书面劳动合同能够加强合同当事人的责任感，促使用人单位和劳动者按照书面约定全面履行各自义务，有利于保护双方的合法权益，避免发生劳动纠纷后，双方各执一词。也有利于主管部门和劳动行政部门进行监督检查。虽然法律对非全日制用工形式劳动合同的订立形式没有强制性要求必须书面合同，但对于非全日制用工，后勤与劳动者也最好签订书面形式的用工合同，用书面文字形式表达和记载当事人经过口头协商而达成一致的意见。
(五)劳动合同必备内容
后勤在与聘用人员签订劳动合同时，除了注意要书面形式签订外，还得注意合同内容的详实性、完整性，若是劳动合同内容过于简单，基本要素残缺，没有必要的细节约束，则不便于用工时对双方的约束，也不便于将来发生劳动争议时有效解决劳动纠纷。劳动合同中必须明确劳动合同期限、工作内容和工作时间、劳动报酬、劳动纪律、劳动保护和违反劳动合同的责任等。作为劳动合同的一些附件，如岗位工作说明书、用人单位工作制度及劳动人员多方面的权益文件等，与劳动合同具有同样的法律约束力，在签订劳动合同时，一定要提醒劳动者认真阅读，必要时进行讲解，并要求劳动者在这些附件上签字认可已知晓并同意遵守。
三、日常管理的法律风险及防范
(一)健全日常用工管理制度
在日常的劳动用工管理中，后勤应按照《劳动合同法》要求，及时建章立制，严格依法用工。《劳动合同法》第四条第二款规定:“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定:“用人单位根据《劳动法》第四条规定通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”司法实践中，若是用人单位以劳动者严重违纪为由单方解除劳动合同，劳动者一般都会以未签收规章制度、不知悉规章制度为由进行抗辩，一旦用人单位无法举证劳动者已经签收规章制度或是该规章制度是经过劳动者民主程序制定，则将承担违法解除劳动合同的责任。因此，高校后勤部门在签订劳动合同时应当向劳动者明示涉及其切身利益的规章制度或是通过召开入职培训会签到或是由劳动者在这些规章制度上签字留存，作为合同的一部分予以确认。
(二)按时发放工资薪酬
《劳动合同法》第三十条规定:“用人单位应当按照劳动合同约定和国家规定，向劳动者及时足额支付劳动报酬。”第三十八条规定:“用人单位对劳动者未及时足额支付劳动报酬的，劳动者可以解除劳动合同。”第八十五条的规定:“用人单位有下列情形之一的，由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿;劳动报酬低于当地最低工资标准的，应当支付其差额部分;逾期不支付的，责令用人单位按应付金额百分之五十以上百分之一百以下的标准向劳动者加付赔偿金:(一)未按照劳动合同的约定或者国家规定及时足额支付劳动者劳动报酬的……”用人单位不按时发放劳动者工资，拖欠劳动者工资或者是克扣劳动者工资的，将会承担两个法律风险:一是劳动者可单方解除劳动合同;二是用人单位需要向劳动者支付赔偿金。后勤部门在实践管理中，应严格考核并按时发放工资，若是出现特殊情况，如学校放假财务不能及时发放外聘员工工资时，应及时做好外聘员工的解释，争取外聘员工的理解，或是在劳动合同中明确特殊情况延迟发放工资的约定，避免承担不必要的法律责任。
(三)足额缴纳社会保险
《劳动合同法》规定，用人单位为劳动者购买社会保险是其法律强制性义务。而劳动者社会保险的缴纳会大大增加用人单位的用工成本。部分高校后勤为降低用工成本，往往会与劳动者协商不购买社会保险或是只购买部分险种。社会保险包括养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险和生育保险。《劳动合同法》第三十八条第一款第(三)项的规定:“用人单位未依法为劳动者缴纳社会保险费的;劳动者可以要求用人单位为其依法缴纳社会保险费，如果用人单位拒不办理的，劳动者可以以此解除劳动关系并要求用人单位支付经济补偿金。”实践中，后勤聘用的员工大多数是农村户籍劳动者，这部分人流动性大，且部分员工基于不想承担个人应缴部分的社保费或是基于目前农村保险与城镇社保不能相互转化等不愿意购买社保。在这种情况下，后勤部门往往会要求员工做出不购买社保的书面承诺。但是因缴纳社会保险费用是用人单位与员工共同的法定义务，双方协议约定免缴社会保险的约定无效。一旦有纠纷，后勤就会承担劳动监察部门责令单位缴纳并进行处罚的法律风险。所以后勤在与外聘员工签订劳动合同后30日内一定要给员工缴纳社保。
四、劳动关系终止或解除时的法律风险及防范
(一)试用期解除劳动关系
试用期解除劳动关系是辞退中最常见的一种，无论试用期多久，只要在试用期期间，用人单位有充足的证据和理由证明“员工不符合录用条件的”，就可以与员工解除劳动合同，无须赔偿。但试用期辞退最大的风险点就是用人单位如何举证。因此，后勤在录用员工签订相关岗位说明书时，除了明确试用期外，还需明确考核要求和标准，也就是明确岗位职责、岗位描述或岗位考核等，这些都是试用期判断员工是否达到录用条件的评价标准。
(二)员工原因导致解除劳动关系
《劳动法》第二十五条第二项规定:“劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同:……(二)严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的;(三)严重失职，营私舞弊，对用人单位利益造成重大损害的;(四)被依法追究刑事责任的。”因劳动者原因导致解除劳动合同时，用人单位同样负有举证责任。因此高校后勤部门在日常的管理工作中，需做好以下几点工作:首先，规范制定员工管理规章制度，并告知员工，由员工签字确认知晓无异议;其次，关于严重违反的“严重性”，后勤部门要收集因工作造成的损失或是不利于继续工作的证据;最后，后勤日常的考勤、考核资料应妥善保管以便举证。
(三)劳动合同到期终止劳动关系
因劳动合同到期或法律规定的法定终止劳动关系时，用人单位也需按法律规定的程序履行相关义务。否则一不小心，不但劳动关系没有终止，反而形成事实劳动合同关系。首先，如果在合同到期后不续签劳动合同的话，用人单位需提前一个月告知劳动者，并由双方签订一个劳动关系终止书面文件;其次，合同到期后，要及时做好后勤工作的交接，以确保后勤工作的延续性。最后，劳动合同终止时，配合最好劳动者社保等手续的转移。规范高校后勤用工，避免法律风险，除了注重用工过程中几个关键环节的管理外，建立员工管理电子系统，完善员工档案管理;关注外聘员工思想状态，关爱暖心，为外聘员工解决实际问题;遇到纠纷时晓之以理，动之有情，用感情留人，用感情化解矛盾等也是高校后勤管理者在管理外聘员工时必须学习和重视的方法。
［参考文献］
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［2］吴敏，黄平．高校编制外用工管理中存在的问题及思考［J］．市场周刊，2016(12)．
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作者:周慧 单位:昆明冶金高等专科学校
